PAGE

BAB IPENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Perkembangan peradaban manusia selalu diiringi dengan perkembangan bagaimana cara mengelola informasi. Teknologi Informasi(TI) atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilahInformation Technology(IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. Kombinasi dariteknologi informasidan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasional dan manajemen disebut Sistem Informasi. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Sistem Informasi dari setiap zaman akan selalu mengalami perubahan dan pengembanganPenerapan dan pengembangan sistem informasi di lakukan sebagian besar oleh organisasi-organisasi bisnis, hampir semua organisasi bisnis menerapkan sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System). Penggunaan program komputer (computer application) untuk pengolahan informasi dimulai pada tahun 1954 ketika satu program utama komputer pertama kali disusun untuk bidang akuntansi, untuk mengolah daftar gaji, dan program ini disebut pemrosesan data akuntansi. Aplikasi tersebut selanjutnya diikuti oleh pembuatan program untuk bidang lainnya, yaitu Sistem Informasi Manajemen/SIM (Management Information Systems/MIS), Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems/DSS), Otomatisasi Perkantoran (Office Automation/OA), dan Sistem Ahli (Expert Systems/ES). Kelima aplikasi inilah, termasuk aplikasi akuntansi, yang dinamakan sistem informasi berbasis komputer.

Suatu organisasi melakukan pengkhususan informasi untuk memberikan keahlian kepada pegawainya dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Keahlian ini nantinya diharapkan dapat membentuk para spesialis informasi yang terdiri dari analis sistem (systems analysts), administrator basis data (database administrators), webmaster, spesialis jaringan (network specialists), programer (programmers), dan para pelaksana/operator (operators). Selain spesialis informasi, hal yang sangat penting lainnya untuk mendukung system informasi adalah sumber daya informasi yang terdiri dari peranti keras komputer (hardware), peranti lunak komputer (software), spesialis informasi (information specialists), pengguna (users), fasilitas (facilities), basis data (database), dan informasi (informations). Sebagian besar sumber daya informasi tersebut berlokasi di unit layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari Chief Information Officer/CIO.

Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Area-area bisnis dasar perusahaan adalah keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, dan pemasaran. Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung tingkat, eksekutif dan area organisasi. Gambar 1.1 menunjukkan bahwa sistem informasi dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum bagi para manajer perusahaan.

Gambar 1.1.

Sistem Informasi Dikembangkan untuk Mendukung Tingkat dan Area Organisasi Sistem informasi dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan, dan lima sistem informasi di tingkat lebih rendah mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik/khas dari area-area bisnis tersebut. Sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin, dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang, dst. Inovasi-inovasi di bidang teknologi informasi telah memungkinkan banyak aktifitas perusahaan dilaksanakan tanpa dibatasi oleh lokasi fisik. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization). Dengan berkembangnya aplikasi komputer di perusahaan, yang selanjutnya menimbulkan aplikasi otomatisasi kantor, maka konsep organisasi maya atau kantor maya (Virtual Office) dimana pekerja tidak harus secara fisik bertempat di lokasi kantor agar dapat melaksanakan pekerjaannya pun muncul. Ketika sistem informasi yang pertama dikembangkan oleh spesialis informasi, pengguna/users tidak diharapkan (atau diijinkan) untuk melakukan hal-hal selain menyebutkan kebutuhan informasi mereka. Ketika tuntutan pengguna untuk mendapat dukungan komputer yang lebih besar mengalami lonjakan, para spesialis tidak mampu mengikutinya. Akibatnya, pengguna pada akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri, suatu fenomena yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing).Pengguna yang mampu melakukan sendiri pengembangan sistemnya mengandalkan spesialis informasi untuk jasa konsultasi. Sedangkan pengguna yang masih dirasa belum mampu melakukan pengembangan sistemnya sendiri masih sepenuhnya mengandalkan diri pada spesialis-spesialis informasi. Sebuah perusahaan yang para penggunanya mampu berpartisipasi dalam komputasi pengguna akhir akan menikmati keunggulan di atas perusahaan yang penggunanya tidak mampu. Komputasi pengguna akhir (end-user computing) dapat memberikan manfaat nyata, namun bukan dengan tanpa risiko. Tanpa melihat apakah sistem dikembangkan oleh spesialis informasi atau pengguna, beberapa pengetahuan dan keahlian tertentu masih tetap dibutuhkan.

Berdasarkan uraian diatas mengenai sistem informasi, implikasi dan unsur-unsur terkait, maka kami mencoba untuk menguraikan lebih mendalam mengenai para pengguna dan pengembang sistem informasi di dalam suatu perusahaan/organisasi dengan menyusun sebuah makalah yang berjudul PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM (SYSTEM USERS AND DEVELOPERS).

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka masalah dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1. Apa manfaat dan risiko dari kantor maya (virtual office) dan organisasi maya.

2. Siapa dan Apa saja tanggung jawab spesialis informasi.

3. Bagaimana spesialis informasi dapat diintegrasikan dalam suatu unit organisasi layanan informasi.

4. Siapa saja pengguna sistem informasi.5. Siapa yang dimaksud dengan end-user computing, penyebab kemunculannya manfaat dan risikonya.6. Pengetahuan dan keahlian apa yang harus dimiliki oleh spesialis dan pengguna informasi.

1.3.Tujuan Penyusunan Makalah

Penyusunan makalah ini bertujuan untuk:

1. Mengetahui apa manfaat dan risiko dari kantor maya (virtual office) dan organisasi maya.

2. Mengetahui siapa dan apa saja tanggung jawab spesialis informasi.3. Mengetahui bagaimana spesialis informasi dapat diintegrasikan dalam suatu unit organisasi layanan informasi.

4. Mengetahui siapa saja pengguna sistem informasi.5. Mengetahui siapa yang dimaksud dengan end-user computing, penyebab kemunculannya, manfaat dan resikonya.6. Mengetahui pengetahuan dan keahlian apa yang harus dimiliki oleh spesialis dan pengguna informasi.

BAB II

PEMBAHASAN2.1.Kantor Maya dan Organisasi MayaOtomatisasi kantor (office automation-OA) meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Gambar 2.1 adalah suatu model OA yang menunjukkan bagaimana para pemecah masalah menggunakan aplikasi berbasis komputer dan berbasis non-komputer.

Keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

Gambar 2.1

Model Otomatisasi kantor (Office Automation-OA)Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahuan komputer di kalangan manajer dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapat menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Contohnya mereka dapat menggunakan pengolah kata, e-mail, faks, dan penanggalan elektronik.2.1.1. Kantor Maya

Kemampuan otomatisasi kantor menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. Konsep kantor maya mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, istilah ini diperkenalkan karena merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik pergi ke tempat kerja. Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi. Fokus telecommuting pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas pekerja kantor tertentu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka di rumah, telah meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi nama hoteling, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor. Keunggulan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor.Kantor maya mampu mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata, antara lain :a) Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja ditempat lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang sebesar dulu, sehingga memungkinkan turunnya biaya untuk sewa dan perluas kantor.b) Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi peralatan seperti para partisipan di dalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber daya komputasi.

c) Berkurangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju, banjir, badai, dan semacamnya menjadikan karyawan tidak dapat melakukan perjalanan ke tempat kerja fisik, aktivitas perusahaan dapat langsung terhenti. Akan tetapi, dalam suatu kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat terus dilanjutkan.d) Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orang-orang yang sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang-orang dengan cacat tubuh, manula, dan para orang tua dengan anak-anak masih kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosial.Ketika perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya, maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa dampak negatif akan dapat terjadi, yaitu :a) Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yang rendah. Salah satunya adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tatap muka dengan atasan dan sesama rekan kerja.b) Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya. 2.1.2.Organisasi maya

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi seluruh perusahaan, sebuah organisasi maya. Di sebuah organisasi maya, operasi perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik.

Dampak sosial kantor dan organisasi maya terutama untuk industri-industri yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan. Contohnya adalah bidang pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, perjalanan/travel, olah raga, dan konsultasi. Berkembangnya industri yang lebih tertarik kepada kantor atau organisasi maya, memungkinkan sekali perubahan cara orang hidup dan bekerja.

Meskipun kantor maya dan organisasi maya terutama diidentifikasikan sebagai suatu strategi bisnis, konsep ini pada akhirnya akan dapat memberikan dampak kepada masyarakat. Kantor maya dan organisasi maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar langit dan transportasi, menjadikan kota kita lebih tenang untuk di huni.2.2.Organisasi Layanan Informasi

Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Salah satu area bisnis dasar perusahaan yang penting adalah layanan informasi (information service IS). Layanan ini digunakan untuk menguraikan unit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama atau istilah lain yang sering dipergunakan untuk fungsi ini adalah Organisasi Layanan Informasi, Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM), atau Departemen SIM ataupun Divisi Teknologi Informasi/TI (Information Technology).

Organisasi layanan informasi ini dipimpin oleh seorang Kepala Kepegawaian Informasi (CIO /Chief Information Officer). Nama lain yang umumnya dipergunakan selain CIO adalah EIS (Executives Information System). CIO berbeda dengan CEO (Chief Executives Officer), CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer) yang lebih dulu ada. Istilah CIO menunjukkan sebuah aturan rekomendasi bahwa manajer jajaran atas di unit organisasi layanan informasi harus berperan besar. 2.2.1.Struktur Organisasi Layanan Informasi

Spesialis informasi dalam unit organisasi layanan informasi dapat diorganisasikan dalam berbagai cara. Unit organisasional yang pertama merupakan struktur sentralisasi di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit layanan informasi ini. Gambar 2.2 mengilustrasikan struktur organisasi layanan informasi yang tersentralisasi.

Gambar 2.2Sruktur organisasi bagi unit layanan informasi perusahaan yang tersentralisasi

Struktur ini disesuaikan dengan siklus hidup sistem. Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem (system analysts) dan programer (programmers) untuk mengembangkan sistem-sistem baru, dan beberapa orang analis sistem dan programer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.

Tahun 1970-an dan 1980-an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasikan mayoritas sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit bisnis untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Yang mengelola sumber daya informasi di area-area tersebut adalah seorang Direktur Informasi Divisi (Divisional Information Officer/DIO).

Tahun 1990-an perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang terdesentralisasi secara sentral. Struktur ini memberikan wewenang kepada unit Information System (layanan informasi) perusahaan untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur TI, dan memberi wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan TI secara strategis di area-area mereka masing-masing.

Namun struktur ini memiliki kesulitan karena dua alasan, yaitu :

1. Kini TI memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan dari pada sebelumnya.

2. Pesatnya perubahan teknologi menuntut agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan. Sebagai respon akan kebutuhan tersebut, maka muncul 3 struktur inovatif, yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model terskala (scalable model). Model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Model platform adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. Model terskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.

Gambar 2.3Model jaringan dari struktur organisasi layanan informasi yang menerapkan fitur-fitur partner model, platform model, dan scalable modelStruktur diatas meliputi jaringan penentuan visi (visioning network) yang memungkinkan CIO bekerja dengan manajemen puncak dalam perencanaan strategis sumber daya informasi, jaringan inovasi (innovation network) yang dipergunakan oleh CIO untuk berinteraksi dengan area-area bisnis sehingga aplikasi-aplikasi inovatif dapat dikembangkan, dan jaringan pencarian sumber (sourcing network) yang dipergunakan untuk berinteraksi dengan para vendor untuk tujuan mendapatkan sumber daya informasi.Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi ini, bahwa fungsi TI berinteraksi dengan pengguna maupun vendor, dan tanggung jawab atas fungsi-fungsi tertentu dialokasikan kepada spesialis-spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer rekening. Pandangan ini membuat fungsi TI sebagai salah satu pemain dalam penggunaan sumber daya informasi sebuah perusahaan.2.3.Spesialis Informasi (Information Specialists)

Spesialis informasi merupakan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan.

Spesialis informasi meliputi:

1. Analis Sistem (System Analysts). Analis sistem bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan memperbaiki sistem-sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumen tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

2. Administrator Basis Data (Database Administrators). Bertanggung jawab atas basis data. Tugas administrator basis data terbagi dalam 4 area utama; perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.

3. Webmaster. Bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan dan/atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Satu tugas penting dari seorang webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan. Angka statistik ini memberikan informasi penting mengenai keefektifan situs web tersebut. 4. Spesialis Jaringan (Network Specialists). Bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis ini menggabungkan keahlian dari bidang komputasi & tekomunikasi. 5. Programer (Programmers). Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.6. Operator (Operators). Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa.

2.4.Pengguna Sistem (System Users) dan Komputasi Pengguna Akhir (End-User Computing)

Manajer adalah pengguna informasi di salam suatu perusahaan. Karena manajer terdapat di berbagai tingkatan manajerial dan di dalam berbagai area bisnis perusahaan, maka kebutuhan informasi sangat beragam.

Sistem informasi pertama dikembangkan dengan para spesialis informasi melakukan seluruh pekerjaan bagi para pengguna. Pendekatan ini diilustrasikan dengan gambar 2.4 di bawah ini dan masih banyak dipergunakan untuk proyek-proyek sistem saat ini, menunjukkan bagaimana spesialis informasi bertindak sebagai perantara, yang memisahkan pengguna dari komputer.

Gambar 2.4Rantai Komunikasi Tradisional

Di akhir tahun 1970-an, minat pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri meningkat, suatu pendekatan yang disebut end-user computing (komputasi pengguna akhir). Komputasi pengguna akhir bisa berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul karena 4 pengaruh utama, yaitu:1. Dampak Pendidikan Komputer. Pendidikan komputer yang baik di sekolah, perguruan tinggi, dan perusahaan industri menyebabkan jajaran manajemen, terutama di tingkat lower management banyak terisi oleh orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Dan seiring berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya.

2. Antrian Layanan Informasi. Para spesialis informasi selalu memilki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Dan para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada unit layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memenuhi tuntutan tersebut, bahkan antrian pekerjaan semakin menumpuk untuk dikerjakan dengan komputer. Sehingga pengguna harus menunggu semua itu.3. Murahnya Peranti Keras (Hardware). Pasar yang dibanjiri komputer mikro berharga murah menyebabkan pengguna dapat dengan mudah memperoleh komputer mikro berikut sistemnya.

4. Peranti Lunak (Software) Siap Pakai. Perusahaan hardware dan software memproduksi software yang dapat mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Software ini menawarkan dukungan lebih dan kemudahan penggunaan, sehingga memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mampu mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer. Pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun mereka harus menanggung sebagian tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem. Oleh karena itu, konsep end-user computing tidak berarti hilangnya kebutuhan akan spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan bahwa spesialis informasi akan lebih banyak memainkan peranan konsultasi daripada yang sebelumnya pernah mereka lakukan.

Gambar 2.5 menunjukkan end-user computing akan mengandalkan spesialis informasi untuk mendapat dukungan pada tingkat tertentu.

Gambar 2.5Rantai Komunikasi Komputasi Pengguna Akhir (End-User Computing)

End-user computing memberikan 2 manfaat utama:1. Menyamakan kemampuan dan tantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut, juga memiliki lebih banyak waktu tersedia untuk memelihara sistem yang sudah ada.

2. Mempersempit Jarak Komunikasi. Kesulitan dalam mengembangkan sistem komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi, karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Juga ketika pengguna mengembangkan sebagian sistem mereka, jarak ini akan menyempit.Meskipun end-user computing memberikan manfaat namun bukan berarti tanpa risiko. Ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko, yaitu:1. Sasaran sistem yang buruk. Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual.

2. Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Pengguna akhir tetap sulit dapat menyamai profesionalisme dari spesialis informasi dalam hal perancangan sistem.

3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Ketika tidak ada kendali pusat atas akuisisi hardware dan software, perusahaan bisa saja mendapatkan hardware yang tidak sesuai dan software yang berlebihan.

4. Hilangnya integritas data. Pengguna akhir bisa saja tidak hati-hati dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan, sehingga ketika digunakan pengguna lainnya akan menghasilkan output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan kesalahan pengambilan keputusan.5. Hilangnya keamanan. Pengguna akhir mungkin saja tidak dapat menjaga data dan software mereka. Sehingga orang yang tidak diinginkan dapat akses ke sistem dan merugikan perusahaan. 6. Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer.

2.5.Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian yang Dibutuhkan untuk Karier di Bidang Layanan Informasi

Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinyu. Pengguna menerapkannya ketika mereka ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

2.5.1.Pengetahuan Pengembangan Sistem

Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik secara formal maupun upaya sendiri. Tabel 2.1. memperlihatkan beberapa pengetahuan yang perlu dimiliki.

Tabel 2.1Persyaratan Pengetahuan

Penjelasan pengetahuan-pengetahuan yang perlu dimiliki diuraikan dibawah ini :

Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah, di mana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi informasi dengan orang lain.

Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) adalah topik-topik yang biasanya terdapat di dalam mata kuliah inti S1 dan S2 bisnis, akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen, SIM, dan operasi.

Teori sistem (systems theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif. Proses pengembangan sistem (system development process) terdiri atas langkah-langkah yang diambil untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Pembuatan model sistem (systems modelling) terdiri atas berbagai cara untuk mendokumentasikan suatu sistem. Data dan proses sistem dibuat modelnya dengan menggunakan alat seperti: diagram hubungan entitas (entity relationship diagram), diagram arus data (data flow diagram), dan diagram kelas (class diagram).2.5.2.Keahlian Pengembangan Sistem

Kita juga dapat mengidentifikasikan jenis-jenis keahlian pengembangan yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Meskipun keahlian-keahlian ini dapat dipelajari, setiap individu biasanya memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda yang berasal dari bakat alamiah, dan proses pembelajaran yang menyempurnakannya. Tabel 2.2. di bawah memperlihatkan persyaratan keahlian.

Tabel 2.2Persyaratan Keahlian Penjelasan keahlian-keahlian yang perlu dimiliki diuraikan dibawah ini :

Keahlian komunikasi (communications skills) melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan, tulisan, atau gambar.

Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respons atau solusi.

Kreativitas (creativity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru.

Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya.2.5.3. Mengelola Pengetahuan yang Ditunjukkan oleh Sumber Daya Informasi Perusahaan.

Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang mencerminkan sumber daya dan operasi fisik perusahaan. Perusahaan sering kali menganggap manajemen pengetahuan (knowledge management-KM) sebagai sistem jenis lain yang harus dikembangkan. Sistem seperti ini akan menciptakan pengetahuan, mengelolanya, dan mengirimkannya ke pengguna yang tepat.2.5.4. Menempatkan Pengguna Sistem Dan Spesialis Informasi Pada PerspektifUnsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.

Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.

Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan dimana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami pekerjaan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada suatu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, dimana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat.

Pengetahuan spesialis informasi dan perusahaan adalah suatu sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program-program manajemen pengetahuan (Knowledge Management KM) formal sering kali terjadi atas system-sistem yang mengumpulkan, menyimpan dan memilah-milah pengetahuan.2.5.5. Sistem Pengembangan Produk Baru

Berikut ada dua sistem pengembangan produk baru yang di sajikan dalam diagram di bawah ini :1. Sistem Awal Pengembangan Produk Baru

Gambar 2.6Sistem Pengembangan Konsep Awal Jaringan Nortel2. Sistem Pengembangan Konsep Baru Jaringan Nortel yang Memanfaatkan Manajemen Pengetahuan

Gambar 2.6Sistem Pengembangan Konsep Baru Jaringan Nortel

yang Memanfaatkan Manajemen PengetahuanBAB IIIKESIMPULAN3.1.Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian pada bab-bab sebelumnya, dapat kami simpulkan:

1. Dewasa ini banyak perusahaan/organisasi, terutama organisasi bisnis menerapkan sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System), sehingga suatu fungsi layanan informasi memiliki peran besar dalam suatu perusahaan. Spesialis informasi yang berada dalam fungsi layanan informasi terdiri atas; analis sistem, administrator basis data, webmaster, spesialis jaringan, programer, dan operator. Para spesialis informasi ini memiliki tanggung jawab utama memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan dan memelihara sistem-sistem yang ada, juga bekerja sama dengan pengguna dalam hal ini end-user computing mengembangkan sistem baru. 2. Kantor maya memiliki keuntungan dan juga kerugian. Keuntungan kantor maya antara lain; biaya fasilitas yang lebih rendah, biaya peralatan yang lebih rendah, berkurangnya penghentian karyawan, dan kontribusi sosial. Sedangkan kerugiannya antara lain; moral yang rendah dan kekhawatiran akan risiko keamanan.

3. Organisasi maya memberikan kemudahan dalam pekerjaan operasional perusahaan/organisasi. Operasi perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik. Namun demikian memberikan dampak sosial terutama terhadap perubahan cara orang hidup dan bekerja, dan memungkinkan sekali di masa yang akan datang kita tidak akan mendapati gedung-gedung perkantoran yang menjulang tinggi.

4. Pengguna sistem informasi (sistem informasi manajemen) di dalam suatu perusahaan adalah seluruh manajer di berbagai tingkatan manajerial dan di dalam berbagai area bisnis perusahaan. Seiring perkembangan jaman, tuntutan pengguna untuk mendapat dukungan komputer yang lebih besar mengalami lonjakan, dan para spesialis tidak mampu mengikutinya. Akibatnya, pengguna pada akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri, suatu fenomena yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Komputasi pengguna akhir timbul karena 4 pengaruh utama, yaitu; dampak pendidikan komputer, antrian layanan informasi, murahnya peranti keras (hardware), peranti lunak (software) siap pakai.5. End-user computing memberikan 2 manfaat utama, yaitu; menyamakan kemampuan dan tantangan, dan mempersempit jarak komunikasi. Namun bukan berarti tanpa risiko. Risiko yang dihadapi perusahaan ketika pengguna bertindak sebagai end-user computing adalah; sasaran sistem yang buruk, sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk, penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien, hilangnya integritas data, hilangnya keamanan, dan hilangnya kendali.6. Tanpa melihat apakah sistem dikembangkan oleh spesialis informasi atau pengguna, beberapa pengetahuan dan keahlian tertentu masih tetap dibutuhkan. Pengetahuan pengembangan sistem yang perlu dimiliki meliputi; pengetahuan komputer, pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, pengembangan sistem, dan pemodelan sistem. Sedangkan keahlian pengembangan sistem yang perlu dimiliki meliputi; komunikasi, kemampuan analitis, kreatifitas, dan kepemimpinan.

CIO

Manajer Pengembangan Sistem

Manajer Pemeliharaan Sistem

Manajer Operasi Komputer

Analis Sistem

Pegawai Operator

Manajer Administrasi Basis data

Manajer Jaringan

Administrator basis data

Spesialis Jaringan

Analis Sistem

Programer

Programer

makalah pengguna dan pengembang sistem mm 2015 19