INTRO_SOP

SOSIALISASIKEPMENKES NO. 1626/MENKES/SK/VIII/2011

TENTANG JUKLAK PENYUSUNAN STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

(SOP-AP)DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN

KESEHATAN

DASAR HUKUM

• UNDANG-UNDANG NOMOR 28 / 1999 TENTANG PENYELENGGARAAN NEGARA YANG BERSIH DAN

BEBAS DARI KKN

• PERMENPAN NO.PER/15/M.PAN/7/2008 TENTANG PEDOMAN UMUM REFORMASI BIROKRASI

• PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA NOMOR

PER/21/M.PAN/11/2008 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

LATAR BELAKANG

1. ESENSI RB PERBAIKAN PELAYANAN PUBLIK DGN

MEMPERBAIKI/MENATA SELURUH ASPEK PELAYANAN AGAR MAMPU

MENGHASILKAN BIROKRASI YG EFEKTIF DAN EFISIEN.

2. SALAH SATU UPAYA UTK MEWUJUDKAN KOMITMEN PELAKS TUGAS

UMUM PEMERINTAHAN YG BERKUALITAS, MEMUASKAN,

TRANSPARAN, DAN DPT DIPERTANGGUNG JAWABKAN

PENERAPAN SOP-AP.

3. SOP-AP MEMBERIKAN INFORMASI YG LENGKAP TTG LANGKAH,

TAHAPAN, PERSYARATAN, DAN TARGET.

4. JUKLAK SOP KESERAGAMAN DAN PERSAMAAN PERSEPSI

PENYUSUNAN SOP DI LINGKUNGAN KEMENKES.

PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.

• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam

melaksanakan tugas.

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan

organisasi secara keseluruhan.

MANFAAT SOP

• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan

pimpinan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

• Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai

cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu

mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

MANFAAT SOP

• Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

• Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur.

• Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

MANFAAT SOP

• Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.

• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

• Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan penyimpangan.

MANFAAT SOP

• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.

• Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan

MANFAAT SOP

Ruang lingkup SOP Kementerian Kesehatan:

1. SOP Kementerian Kesehatan.Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon I (Setjen, Ditjen, Itjen, Badan) yang ada di lingkungan Kementerian Kesehatan. Penanggung jawab pelaksanaan SOP ditingkat Kementerian Kesehatan adalah Menteri Kesehatan.

2. SOP Unit Kerja Eselon I.

Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon II di lingkungan unit kerja eselon I lingkup Kementerian Kesehatan. Penanggung jawab pelaksanaan SOP di tingkat unit kerja eselon I adalah pimpinan unit kerja Eselon I yang bersangkutan (Sesjen, Dirjen, Irjen, Kepala Badan).

3. SOP Eselon II Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon III yang ada

di lingkungan unit kerja eselon II. Penanggung jawab pelaksanaan SOP ditingkat unit kerja eselon II adalah pimpinan Eselon II yang bersangkutan.

4.SOP Eselon III Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon IV yang ada

dilingkungan unit kerja eselon III. Penanggung jawab pelaksanaan SOP ditingkat unit kerja eselon III adalah pimpinan Eselon III yang bersangkutan.

MUATAN SOP-AP

Dokumen SOP-AP di lingkungan Kementerian Kesehatan terdiri atas :

1.Halaman Judul (Cover)

Halaman ini adalah halaman

pertama dan berisi informasi

mengenai :

a. Logo/Lambang Kementerian

Kesehatan

b. Judul dokumen SOP-AP

c. Tahun pembuatan SOP-AP

d. Informasi lain yang diperlukan

e. Alamat Instansi

Contoh Halaman Judul Dokumen SOP-AP

Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan

Kementerian Kesehatan

2011

Kementerian Kesehatan RIJL……… Telp. ……….

Jakarta

Logo/Lambang Kementerian Kesehatan

Judul Dokumen SOP-AP

Tahun Pembuatan

SOP-AP

Alamat Instansi

MUATAN DOKUMEN SOP-AP (lanjutan)

2. Keputusan penetapan SOP-AP

Dokumen SOP-AP hrs memiliki kekuatan hukum

a. SOP-AP Kementerian Kepmenkes

b. SOP-AP TK Eselon I Kep Es I

c. SOP-AP TK Eselon II Kep Es I

3. Daftar Isi Dokumen SOP-AP

4. Penjelasan Singkat Penggunaan

(Ruang lingkup menjelaskan tujuan prosedur dibuat, Ringkasan, DO/Pengertian Umum)

5. SOP-AP

SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN DALAM

PENYUSUNAN SOP

SIMBOL NAMA KETERANGAN

Proses awal dan akhir kegiatan (Terminator START dan END)

Titik awal, akhir, ataupemberhentian

dalam suatu proses atau program

Mulai

Selesai


Proses pengambilan keputusan (Decision)

Digunakan dalam sebuah bagan alir untuk memperlihatkan adanya 2 alternatif. Simbol berisi pertanyaan keputusan dengan jawaban ya (Y) atau tidak (T)

T

Y

T

Y


Proses suatu aktivitas Kegiatan pemrosesan suatu aktivitas


Proses Serentak

Suatu penanda masuk dari, atau keluar ke, halaman lain. 2 simbol yang berhubungan berisi angka yang sama / perpindahan aktivitas ke halaman berikutnya

Konektor dengan halaman yang lain (Off Page Connector)

KETERANGANNAMASIMBOL


Alir dokumen atau proses

Arah pemrosesan atau arus dokumen

TAHAP PENYUSUNAN SOP

Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan

Melakukan penilaian kebutuhan

Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan

Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP

Persiapan Penilaian Kebutuhan

Pengembangan

Integrasi dalam

Manajemen

Membentuk tim dan kelengkapannya

Melakukan pelatihan2 bagi anggota tim

Memberitahukan kepada seluruh unit ttg kegiatan penyusunan SOP

Pengumpulan Informasi dan identifikasi alternatif

Analisis dan Pemilihan Alternatif

Penulisan SOP

Pengujian dan review SOP

Pengesahan SOP

Perencanaan penerapan

Pemberitahuan

Distribusi dan aksibilitas

Pelatihan pemahaman

Monitoring

Evaluasi

MONEV

Langkah-langkah dalam penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Kesehatan

1. Tentukan Format SOPSOP administrsi pemerintahan Kementerian Kesehatan disusun dengan format berbentuk flowchart.

2. Tentukan Nama SOP

SOP memiliki nama (judul). Nama SOP mencerminkan batasan kegiatan awal yang ditandai dengan in-put dan batasan akhir kegiatan yang ditandai dengan out-put kegiatan. Dengan demikian maka nama SOP menentukan besaran SOP yang dicirikan dengan jumlah kegiatan dalam SOP.

Langkah-langkah dalam penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Kesehatan.

3. Identifikasi Aktivitas (Kegiatan).Kegiatan apa saja yang harus dilakukan guna menghasilkan out-put kegiatan mulai dari awal hingga akhir. Aktivitas merupakan serangkaian kegiatan yang berurutan mulai dari awal hingga akhir yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out-put).

4. Identifikasi Aktor (Pelaksana)Siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.

Langkah-langkah dalam penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Kesehatan.

5. Isi Mutu Baku dan Keterangan - Kelengkapan, yaitu bahan-bahan yang diperlukan dalam

proses kegiatan. Contoh : surat permohonan, Rancangan, dokumen renstra, data keuangan, dan lain-lain.

- Waktu, adalah jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan (menit, jam, hari, bulan, dsb).

- Out-put, adalah hasil dari suatu kegiatan. Contoh : draft laporan, disposisi, surat yang telah

diparaf.- Keterangan/penjelasan singkat, adalah tambahan

informasi untuk memperjelas kegiatan

Identitas yang perlu dilengkapi dalam penyusunan SOP adalah:

1. Nama unit kerja tempat SOP diberlakukan. Diisi nama Nomenklatur Instansi tempat SOP diberlakukan,

dan Nomenklatur Institusi tempat SOP diberlakukan. 2. Nomor SOP. Diisi sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam buku

Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan Departemen Kesehatan

(…. Kalau ada …). Penomoran untuk SOP dilakukan pada masing-masing unit

kerja eselon II dengan kode klasifikasi SOP, ditulis berurutan mulai dari nomor 1.

IDENTITAS SOP

IDENTITAS SOP (lanjutan)

3. Tanggal pembuatan SOP. yaitu tanggal SOP selesai dibuat.

4. Tanggal revisi SOP, yaitu tanggal SOP disahkan.5. Tanggal efektif berlakunya SOP. Diisi tanggal SOP

diberlakukan secara efektif6. Pengesahan SOP. SOP yang sudah disusun disahkan

oleh pimpinan unit kerja Eselon II yang bersangkutan.7. Nama SOP. Diisi Judul SOP yang dibuat.8. Dasar hukum SOP. Peraturan Perundang-undangan

yang mendasari Prosedur yang dibuat.9. Keterkaitan dengan SOP Lain. Keterkaitan antara SOP

yang dibuat dengan SOP lainnya.10. Peringatan yang diperlukan. Kemungkinan yang terjadi

jika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan

IDENTITAS SOP (lanjutan)

11. Kualifikasi pelaksana SOP. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.

12. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP. Penjelasan mengenai daftar perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam melaksanakan SOP

13. Pencatatan dan pendataan yang ada dalam SOP. Memuat berbagai hal yang perlu dibuat dan dicatat oleh setiap pegawai dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan.

PENULISAN SOP

Untuk memudahkan penulisan SOP, yang harus dilakukan adalah :

- Identifikasi aktivitas (kegiatan) yang dilakukan mulai dari awal hingga akhir (selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out put);

- Kemudian identifikasi aktor (pelaksana), yaitu siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.

- Buat symbol flowchart untuk melambangkan kegiatan yang dilakukan.

PENULISAN SOP (lanjutan)

Isi mutu baku dan keterangan :• Kelengkapan apa yang diperlukan dalam

melaksanakan kegiatan.• Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan

kegiatan tersebut.• Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.• Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu

ditulis dalam melaksanakan kegiatan. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan

input dan output akhir kegiatan. Apakah nama SOP sudah mencerminkan cakupan

input, output utama dan output akhir?

Kementerian Kesehatan

REPUBLIK INDONESIA

Inspektorat Jenderal

Inspektorat I

Nomor SOP

Tgl. Pembuatan

Tgl. Revisi -

Tgl. Efektif

Disahkan oleh

Nama SOP

Dasar hukum :

1.

2.

……

Keterkaitan dengan SOP lain:

1.

2.

……

Peringatan :

1.

2.

…….

Kualifikasi pelaksana :

Peralatan yang digunakan :

1.

2.

…….

Pencatatan dan Pendataan:

FORMAT SOP-AP

No. AKTIVITASPELAKSANA MUTU BAKU KET.

Plksn I

Plksn II

Plksn

III

Plksn IV

Kelengkapan Waktu Output

1.

2.

3.

4.

5.

Contoh : Identifikasi Kebutuhan SOP berdasarkan Fungsi Pusat Promosi Kesehatan (Kepmenkes

1144/2010)Pasal 942

Pusat Promosi Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan kebijakan teknis, bimbingan, dan pelaksanaan pemberdayaan masyarakat dan promosi kesehatan.

Pasal 943Pusat Promosi Kesehatan menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan kebijakan teknis, rencana, dan program di bid pemberdayaan masyarakat dan promkes;

2. Pelaksanaan tugas di bid ……..dst;3. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas di bid ……dst;4. Pembinaan advokasi dan kemitraan kesehatan;5. Pembinaan pemberdayaan dan peran serta masyarakat di bid kes;6. Pengembangan metode dan teknologi promkes; dan 7. Pelaksanaan administrasi Pusat.

TUGAS FUNGSI SUB-

FUNGSI

OUTPUT ASPEK JUDUL

SOPMelaksa-nakan penyusun-an kebija-kan teknis, bimbingandan pelaks pemberdayaan masyarakat dan promkes.

a. ……

b. ……

c. Peman-tauan, eva-luasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang pemberdayaan masy dan promkes

1) Pelaksanaan pemantauan pelaks tugas di bid …

2) Pelaksanaan evaluasi pelaks tugas di bid..

2) Pelaporan pelaksanaan tugas di bidang

……………

Pemantauan pelaksanaan tugas di bid …….

Evaluasi pelaksanaan tugas di bid…

Laporan pelaksanaan tugas di bid ….

Pelaksanaan

Pelaksanaan

Penyusunan

Pembahasan

Pelaksanaan pemantauan pelaks tugas di bid….

Pelaksanaan evaluasi pelaks tugas di bid…

Penyusunan laporan pelaks tugas di bid …

Pembahasan laporan pelaks tugas di bid….

SEKIAN

TERIMA KASIH...

INTRO_SOP

Documents

Transcript of INTRO_SOP