Interpersonal Skills - Running Meetings

O L E H :

BANON KEKE IRNOWO

ADHITYA BIMA

NUR AMIN KADIR

SIDIK SASMITO

M. SYARIEF MUCHTAROM

B A N O N K E K E I R N O W O

B A B - 1

Efektivitas, Efisiensi dan Produktivitas Aktivitas Rapat Lemah

LATAR BELAKANG MASALAHPemimpin sebagai

moderator tidak dapatmenyampaikan detil danfokus materi yang akandibahas dalam rapat

Pemimpin mengesampingkankemampuan mengelolarapat yang baik dalamkriteria kapasitas

leadership yang harusdimilikinya

Kemampuan komunikasidari pemimpin dalam

men-drive alurpembahasan rapat

RUMUSAN MASALAH

1) Apakah kemampuan memimpin rapat dibutuhkan

sebagai interpersonal skill pemimpin dalam organisasi?

2) Bagaimana kriteria kemampuan memimpin rapat yang

ideal sebagai interpersonal skill pemimpin?

3) Bagaimana penerapan kemampuan memimpin rapat

yang efektif dan efisien dalam organisasi?

RUANG LINGKUPDAN KETERBATASAN

Ruang lingkup penelitian ini khusus meneliti salah satu

jenis dari interpersonal skill mengenai meeting skill

ditinjau dari sudut pandang pemimpin/leader.

Penelitian ini tidak akan membahas pada sudut

pandang bawahan/ follower

METODOLOGI

Penelitian ini disusun dengan pendekatan kualitatif deskriptif.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kepustakaan (library research) dalam pengumpulan datanya.

Pengumpulan data melalui penelitian kepustakaan dilakukan dengan

membaca dan memahami berbagai literatur, buku, artikel,

dan peraturan-peraturan untuk menginventarisasi teori yang

relevan.

N U R A M I N K A D I R

B A B - 1 1

INTERPERSONAL COMMUNICATION SKILL

Proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan

- Komunikasi hanya dengan penyampaian pesan berupa proses encoding dandecoding pesan tidaklah memadai. Komunikasi harus memberi kesempatanpenerima pesan utk mengambil keputusan berdasarkan pesan yang diterima.

(Master dalam Matin, 2010: 388)

- Komunikasi adalah transmisi atau penyampaian maksud dari satu orang keorang lain atau ke banyak orang baik secara verbal maupun non-verbal.(BARRET, 2006: 386)

Suatu komunikasi antara dua individu atau sedikit individu, yang mana saling berinteraksi, saling memberikan umpan balik satu sama lain.

- Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang secara tatapmuka yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secaralangsung baik secara verbal maupun nonverbal.(MULYANA, 2006: 386)

- Komunikasi interpersonal merupakan komunikasi yang berlangsung dalam situasitatap muka antara dua orang atau lebih baik secara terorganisasi maupun padakerumunan orang.(WIRYANTO dlm DARSANTI, 2012: 10)


Kemampuan interpersonal (Interpersonal Skill) didefinisikan sebagai keterampilan untuk mengenali dan merespon secara layak perasaan, sikap dan perilaku, motivasi, serta keinginan orang lain.


Kemampuan Interpersonal dipandang dari bagaimana kita mampu membangun hubungan yang harmonis dengan memahami dan merespon manusia atau orang lain (Pusdiklat BPKP, 2007: 7)

Suatu komunikasi antara dua individu atau sedikit individu, yang mana saling berinteraksi, saling memberikan umpan balik satu sama lain.

- Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantaraseseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara duaorang yang dapat langsung diketahui balikannya. (MUHAMMAD dlm DARSANTI, 2012: 10)

Komunikasi interpersonal yang efektif dimulai lima kualitas umum yang

dipertimbangkan yaitu openness, empathy, supportiveness, positiveness, danequality. (DEVITO, 2011: 286-290)


ability to work well with people, and involve your acceptance of others, without prejudice. (Smith dalam Matin & Zarei (2010;388)

Kemampuan komunikasi interpersonal bagi pemimpin adalah kemampuan untuk meresponkebutuhan bawahan secara positif, membina lingkungan kerja tanpa diskriminasi sehinggapara bawahan dapat mengembangkan potensi kemampuan mereka secara penuh, danmendelegasikan otoritas (AVKIRAN, 2000: 656)

Kemampuan ini terdiri atas satu set keterampilan, pengetahuan tentang komunikasi, danevaluasi diri, dimana termasuk juga unsur keterbukaan diri, kemampuan memahami danmerasakan, dan kemampuan mendeskripsikan dan mendukung sesuatu..(ROBINSON dlm MATIN &ZAREI (2010: 388)


(Robbins and Hunsaker, 2003)


Pertemuan dalam suatu organisasi, baik dalam situasi formal maupun non formal, yang dilakukan untuk membicarakan, membahas serta menyelesaikan suatupermasalahan berdasarkan kesepakatan bersama demi tercapainya suatu tujuan

KBBI: pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu. Sering juga disebut

sidang atau majelis.

Hardjana (1997: 88)rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempatdalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama.

Rumsari & Dwiantara (2004: 88), rapat merupakan bentuk komunikasi yangdihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan masalah tertentu.

Romano & Nunamaker (2001: 1), Rapat adalah interaksi fokus dari atensikognitif, baik direncanakan atau tidak, dimana orang-orang sepakat untukberkumpul bersama untuk satu tujuan tertentu, baik itu pada waktu dan tempatyang sama maupun berbeda.

Ernawati (2004:169) menyebutkan manfaat antara lain yaitu forum diskusi untuk memecahkan masalah, forum silaturahmi, saranabernegosiasi, forum memutuskan ketentuan hukum, forum demokrasi, sarana brainstorming, dan sarana berkonsultasi

Wahyuni (2004:82) menjelaskan tujuan-tujuan rapat kepada tiga bagian

besar yaitu untuk memberikan informasi, untuk menjalinkerjasama, dan untuk mengatasi permasalahan

Paxton et al (1993) membagi kompetensi utama seorang pemimpin menjadi 13

bagian besar yaitu (1) solving problems, (2) directing projects or activities, (3) forming

and working with groups, (4) planning for group action, (5) managing meetings,(6) communicating effectively, (7) developing proficiency in teaching, (8) mobilizing for

group action, (9) understanding and developing oneself, (10) understanding financial

matters, (11) understanding leadership, (12) understanding society, and (13)

understanding social change.

Dyer (1983) menambahkan bahwa salah satu keterampilan yang dibutuhkan oleh

kebanyakan pemimpin adalah kapabilitasnya dalam menjalankan dan

mengatur rapat/pertemuan secara efisien.

S I D I K S A S M I T O

M . S YA R I E F M U C H TA R O M

B A B - 1 1 1

KEBUTUHAN KEMAMPUAN MEMIMPIN RAPAT SEBAGAI INTERPERSONAL SKILL

Peran pemimpin dalam organisasi setidaknya memperhatikan 5 hal:

Peran tersebut memiliki korelasi kuat salah satunya dengan rapat, karena dibutuhkan

bagi pemimpin dalam menjalankan rapat agar rapat efektif dan efisien.


Rapat sangat dibutuhkan dan memegang peranan penting, sebagaimana diungkapkan

oleh:

1. Romano dan Nunamaker (2001) yang mengutip pendapat Drucker (1967), bahwa setiap anggota

memiliki tugas dan pekerjaan yang berbeda-beda, sehingga dengan rapat dapat

dilakukan koordinasi dan kerjasama menyelesaikan tugas. Pengalaman yang

berbeda-beda setiap orang juga dapat menjadi masukan dalam penyelesaian

tugas.

2. Hasibuan (2014) mengungkapkan bahwa rapat menjadi urutan kerja tertinggi bagi

pimpinan sehingga sering jadi tolak ukur baik buruk usaha kerjasama suatu

organisasi.

3. National University of Singapore dalam modul Meeting Skills (2011) menyatakan disamping

rapat memakan waktu kerja pemimpin rata-rata diatas 25%, rapat juga menjadi

sarana komunikasi antara pimpinan dan anggota organisasi agar memperoleh

berbagai masukan dan bertukar pikiran dalam perencanaan kegiatan.


Romano dan Nunamaker (2001) mengungkapkan bahwa tujuan rapat selain bertatap muka dan bertemu, memiliki tujuan lain:


1. Memberikan pemahaman terkait inisiasi dan kebijakan terkini organisasi

2. Mendorong anggota turut berkontribusi

3. Mendapat variasi pandangan dan pendapat yang dikemukakan anggota

4. Menjadikan partisipan memiliki rasa keterlibatan dan dianggap penting oleh

organisasi karena diikutkan dalam rapat.

National University of Singapore dalam modul Meeting Skills (2011) menyebutkan tujuan rapat sebagai berikut:

KRITERIAPEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF


Proses komunikasi yang efektif memungkinkan para pemimpin

dapat mengelola rapat sesuai dengan tujuan yang ingin

dicapai.


a. Mengerti apa yang menjadi pokok bahasan, atau agenda rapat yang akan didiskusikan

b. Memiliki kemampuan dan kesungguhan untuk mendengarkan setiap pendapat yang muncul

c. Memiliki kemampuan untuk menjaga, mengarahkan, dan menyimpulkan keputusan-keputusan yang

dibuat

d. Pengenalan pribadi yang baik terhadap para anggota organisasi

e. Pribadi yang berintegritas

f. Mengerti prinsip-prinsip dasar PMK, hal-hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan

g. Kemampuan untuk lobi di luar rapat (hal ini dapat dilakukan sebelum atau sesudah rapat)

h. Memiliki dan menerima masukan dari anggota tentang kemampuan memimpin rapat

PENERAPAN MEETING SKILLS PEMIMPIN

tidak semua rapat berjalan efektif dan efisien, beberapa faktor penyebabnya sebagaimana terangkum

dalam Effective Meetings (2011) yang diterbitkan Pemerintah Manitoba, Prancis:

Menurut Matin, et al (2010), peran pemimpin sangat penting dalam jalannya rapat, bahkandikatakan kemampuan memimpin rapat, menjalankan dan menyusun rapat yang efektif menjadi kemampuan yang dibutuhkan sebagian besar manajer dan pimpinan.


Pentingnya peran pemimpin rapat juga disebutkan dalam Meeting Skills yang diterbitkan National

University of Singapore yang terdiri dari beberapa poin, yaitu:

1. Perencanaan, informasi, dan persiapan

a. Identifikasi tujuan rapat

b. Penentuan waktu yang tepat

c. Penentuan tempat yang tepat

d. Penentuan anggota rapat yang tepat

e. Mengingatkan tujuan rapat kepada anggota rapat

2. Pengelola dan pengatur

3. Menugaskan pihak notulensi mencatat hasil rapat


agar dapat memimpin rapat dengan baik, tentunya emimpin juga harus mengetahui tujuan rapat,

berdasarkan tujuan, jenis rapat dibedakan menjadi:

Six Thinking Hats bekerja berdasarkan prinsip

parallel thinking process, yaitu proses berpikiryang menempatkan setiap sudut pandang atau pendapat

seseorang, paralel (sejajar) dengan sudut pandang

atau pendapat yang lainnya.

Dalam sebuah meeting, teknik ini berguna bagi

seorang pemimpin dalam menghentikan konfrontasi yang

terjadi ketika orang-orang yang mendiskusikan

permasalahan yang sama memiliki cara pikir yang

berbeda.


Melalui data dan informasi tersebut, seorang pemimpin dapat

mempelajari dan menganalisa situasi dan kondisi dalam

meeting.

Pemimpin akan melihat masalah melalui intuisi, reaksi berantai,

dan emosi, bahwa semua orang akan bereaksi secara emosional

terhadap perencanaan baru.

Menganalisa semua sisi negatif suatu persoalan, mencari semua

faktor resiko, bahaya, kesulitan, dan kelemahan suatu ide.

Pemimpin diarahkan untuk hanya berpikir hal yang positif,

berpikir konstruktif dan generatif.

Pemimpin menumbuhkan kreativitas, mencari ide baru

dan berbagai alternatif.

Digunakan untuk mengontrol proses berpikir dan

penggunaan topi-topi berpikir lainnya, untuk memberi

arahan tentang situasi yang dihadapi, arah mana yang

dituju, serta tujuan dan capaian yang dikehendaki

S I D I K S A S M I T O

M . S YA R I E F M U C H TA R O M

B A B - 1 V

KESIMPULAN Rapat merupakan forum resmi yang diadakan untuk membahas sesuatu yang berhubungan dengan

pelaksanaan sebuah institusi sekaligus sebagai salah satu forum dalam penyelesaian masalah.

Dalam rapat dibutuhkan kehadiran struktur pengambil keputusan tertinggi dalam organisasi yaitu

pemimpin.

Lima hal yang harus diperhatikan pemimpin meliputi :

1. Peran sebagai katalisator.

2. Peran sebagai fasilitator.

3. Peran sebagai pemecah masalah.

4. Peran sebagai penghubung sumber.

5. Peran sebagai komunikator.

Peran pemimpin sebagaimana disebutkan di atas memiliki korelasi yang erat dengan meeting skill

yang dibutuhkan pemimpin karena memimpin dapat menjalankan peran tersebut dalam agenda

rapat yang sering dilakukan dalam organisasi.

KESIMPULAN Sebagai seorang pemimpin, ada beberapa kriteria pemimpin rapat yang

efektif dan efisien, antara lain:

1. Rencana dan desain rapat yang efektif

2. Komunikasi yang efektif

3. Memiliki standar pemimpin rapat yang baik

Beberapa peran penting pemimpin yang dapat dilakukan dalam meeting yang

efektif dalam organisasi:

1. Melakukan perencanaan, pengumpulan informasi, dan persiapan

2. Mengelola dan mengatur

3. Menugaskan pihak notulensi untuk mencatat hasil rapat

SARAN Rapat memiliki arti penting dalam hal penyelesaian

masalah dalam membahas sesuatu yang

berhubungan dengan pelaksanaan sebuah institusi

untuk mencapai tujuan bersama.

Maka setiap pemimpin organisasi yang menggunakan

rapat sebagai sarana penyelesaian masalah dalam

organisasi wajib memiliki meeting skill sehingga rapat

yang diadakan menjadi efektif.

37

TERIMA KASIH

Interpersonal Skills - Running Meetings

Documents

Transcript of Interpersonal Skills - Running Meetings