INSTITUT PENDIDIKAN INDONESIA GARUT JAWA BARAT

INSTITUT PENDIDIKAN INDONESIA

GARUT – JAWA BARAT

N O M O R D O K U M E N : MM.IPI.1

T I N G K A T R E V I S I : 00

T A N G G A L T E R B I T : 31 Januari 2019

P E M E G A N G D O K U M E N :

MANAGEMENT

REPRESENTATIVE

STATUS SALINAN

NOMOR DOKUMEN TANGGAL TERBIT TANGGAL REVISI STATUS REVISI

MM.1.IPI 31 Januari 2019 - -



REKAMAN REVISI DOKUMEN

REV URAIAN TANGGAL PERSETUJUAN



MATRIKS KESESUAIAN & DAFTAR ISI

JUDUL

Rekaman Revisi Dokumen

Kebijakan Mutu

Sasaran Mutu

KLAUSUL STANDARD ISO 9001:2015

1. Ruang Lingkup

2. Acuan Normatif

3. Istilah dan Definisi

4. Konteks Organisasi

4.1. Mamahami organisasi dan konteksnya

4.2. Memahami kebutuhan dan harapan pihak

berkepentingan

4.3 Menentukan Lingkup Manajemen Mutu

4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya

5. Kepemimpinan

5.1. Kepemimpinan dan Komitmen

5.2. Kebijakan

5.3. Peran, Tanggung Jawab, dan Wewenang Organisasi

6. Perencanaan

6.1. Tindakan Ditujukan Pada Peluang dan Resiko

6.2. Sasaran Mutu dan Perencanaan Untuk Mencapai Sasaran

6.3 Peubahan Perencanaan

7. Dukungan

7.1. Sumber Daya

7.2. Kompetensi

7.3 Kepedulian

7.4. Komunikasi

7.5. Informasi Terdokumentasi

8. PelaksanaanKegiatan Akademik

8.1. Perencanaan dan Pengendalian Kegiatan Akademik

8.2. Standar Mutu Profil Lulusan dan Capaian Pembelajaran

Lulusan

8.3. Desain dan Pengembangan Layanan Akademik



JUDUL

8.4. Pengendalian mutu kerja sama dan/atau pengadaan

sumber daya dari pihak luar

8.5. Proses pelaksaaan layanan akademik

9. Evaluasi Kinerja

9.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisis, dan Evaluasi

9.2. Audit Internal

9.3. Tinjauan Manajemen

10. Peningkatan

10.1. Umum

10.2. Ketidaksesuaian dan Tindaka Korektif

10.3. Peningkatan Berkelanjutan



KEBIJAKAN MUTU

Rektor IPI Garut menetapkan kebijakan mutu selaras dengan tujuan organisasi melalui:

1. Pemberian layanan pendidikan yang berkualitas dan memenuhi kepuasan pihak

berkepentingan

2. Pemenuhan persyaratan yang berlaku dan secara konsisten menjalankan sistem

manajemen mutu

3. Perbaikan terus menerus untuk peningkatan mutu dan memperbaiki serta

tercapainya tujuan organisasi

4. Penyediaan dan pengembangan tenaga pendidik yang kompeten dan fasilitas yang

memadai untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan yang berkualitas.



SASARAN MUTU INSTITUT PENDIDIKAN INDONESIA

Sasaran Mutu IPI meliputi:

1. Kepuasan mahasiswa, masyarakat, pengguna lulusan (stakeholders) 80%

2. Perguruan Tinggi terakreditasi minimal B

3. Semua prodi terakreditasi minimal B

4. Pemenuhan persyaratan minimal 24 standar nasional

5. Pelaksanaan monitoring setiap unit kerja dilaksanakan satu semester sekali.

6. Kualifikasi dosen minimal S2 untuk program Sarjana dan Se untuk program

Magister dengan jabatan fungsional minimal asisten ahli dan rasio antara dosen dan

mahasiswa 1:45 (sosial) dan 1:30 (eksak)

7. Setiap ruangan memiliki fasilitas yang memadai sesuai dengan standar sarana dan

prasarana.

8. IPK program S1 di atas 3,00 mencapai 80% dan IPK program S2 di atas 70%

9. Masa studi mahasiswa program S1 (8 semester) 90% dan program S2 (4 semester)

80 %

10. Peningkatan jumlah mhasiswa baru 20%

11. Jumlah publikasi ilmiah dosen minimal 208 judul pertahun

12. Jumlah publikasi pengabdian dosen minimal 24 judul pertahun



1. Ruang Lingkup

Penjaminan mutu perguruan tinggi adalah proses perencanaan, pemenuhan,

pengendalian, dan pengembangan standar pendidikan tinggi secara konsisten dan

berkelanjutan, sehingga pemangku kepentingan (stakeholders) internal dan eksternal

perguruan tinggi, yaitu mahasiswa, dosen, karyawan, masyarakat, dunia usaha, asosiasi

profesi dan pemerintah memperoleh kepuasan atas kinerja dan keluaran perguruan

tinggi. Tujuan penjaminan mutu perguruan tinggi adalah terjaminnya mutu

penyelenggaraan pendidikan tinggi baik pada masukan, proses, maupun keluaran

berdasarkan peraturan perundang-undangan, nilai dasar, visi, dan misi perguruan

tinggi. Kegiatan penjaminan mutu ini merupakan perwujudan akuntabilitas dan

transparansi yang berpegang teguh pada Tridhrama perguruan tinggi yang akan

dikontrol melalui Monitoring dan Evaluasi Diri dan diaudit melalui kegiatan Audit Mutu

lnternal, sehingga obyektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu

pendidikan secara berkelanjutan di Perguruan Tinggi dapat diwujudkan.

Manual Mutu ini disusun dalam rangka mendukung kegiatan penjaminan mutu di

IPI Garut yang mengacu pada standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 sehingga

dokumen Manual Mutu ini ditetapkan sebagai panduan pengendalian implementasi

manajemen mutu IPI Garut dengan lingkup penerapan yang diberlakukan bagi seluruh

bagian dalam lingkungan organisasi yang berkaitan dengan semua proses kegiatan inti

dan proses-proses kegiatan penunjang lainnya.

Rektor IPI beserta seluruh jajaran personil berkomitmen dan berupaya untuk

menjalankan sistem manajemen mutu secara konsisten dan melaksanakan perbaikan

yang berkesinambungan pada setiap proses kerja, sehingga mampu memberikan

pelayanan pendidikan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan dan

memberikan kepuasan bagi pelanggan, masyarakat serta pihak terkait lainnya. Agar

tujuan tersebut dapat tercapai, semua pihak yang terlibat dalam organisasi IPI Garut

berkewajiban memahami, menerapkan dan memelihara Manual Mutu ini.

2. Acuan Normatif

a) Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

b) Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

c) Undang-undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen



d) Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

e) Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan

f) Peraturan Pemerintah No 66 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan

Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan

g) Permendikbud No. 50 Tahun 2014 Tentang SPMPT (Sistem Penjaminan Mutu

Perguruan Tinggi).

h) Permenristekdikti No. 44 tahun 2015, tentang Standar Nasional Pendidikan

Tinggi

i) Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008

j) Akreditasi Program Studi Sarjana dan Magister oleh Badan Akreditasi Nasional,

2009

k) SNI ISO 9001:2015 Persyaratan Sistem Manajemen Mutu .

3. Istilah dan Definisi

1) Organisasi adalah kelompok orang dan fasilitas dengan pengaturan tanggung

jawab, wewenang dan hubungan.

2) Struktur organisasi adalah pengaturan tanggung jawab, wewenang dan

hubungan antar orang dalam organisasi

3) Top Manajemen adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan

mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi

4) Manajemen adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan

mengendalikan sebuah organisasi

5) Pengguna adalah organisasi atau instansi atau perorangan yang berasal dari

pemerintah maupun swasta serta masyarakat yang menerima manfaat dari

hasil pelayanan pendidikan di IPI Garut.

6) Penyedia Barang/Jasa adalah organisasi atau orang yang memberi produk

(dalam bentuk barang atau jasa), misal: Produsen, vendor, distributor, supplier,

retailer atau pengecer atau penyedia jasa atau informasi



7) Proses adalah suatu set kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi dengan

tujuan untuk mengubah (men-transformasi) input (masukan) menjadi output

(keluaran).

8) Produk IPI Garut adalah hasil dari suatu proses pendidikan/pengajaran,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

9) Persyaratan (requirement) adalah suatu kebutuhan atau harapan yang

dinyatakan, dapat secara tersirat, tertulis atau wajib.

10) Mutu (quality) adalah derajat atau kategori atau peringkat yang dicapai oleh

karakteristik yang ada pada sesuatu dalam memenuhi persyaratan.

11) Manajemen Mutu adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan

mengendalikan organisasi dalam hal mutu, kegiatan ini mencakup: penetapan

kebijakan mutu (Quality Policy) dan sasaran/tujuan mutu (Quality Objectives),

perencanaan mutu (Quality Planning), pengendalian mutu (Quality Control),

pemastian/jaminan mutu (Quality Assurance) dan perbaikan mutu (Quality

Improvement).

12) Kebijakan mutu (quality policy) adalah maksud dan arahan secara menyeluruh

dari suatu organisasi dalam hal mutu.

13) Sasaran/tujuan mutu (quality objectives) adalah sesuatu yang dicari (target)

atau dituju berkaitan dengan mutu.

14) Kriteria Keberterimaan (acceptance criteria) adalah kriteria yang ditetapkan

sebagai tolak ukur diterimanya mutu suatu jasa atau barang.

15) Perencanaan mutu (quality planning) adalah bagian dari manajemen mutu yang

diarahkan ke penetapan tujuan mutu dan merincikan proses operasional yang

diperlukan dan sumber daya terkait untuk memenuhi tujuan mutu.

16) Rencana mutu (quality plan) adalah suatu dokumen yang menetapkan prosedur

dan sumber daya yang diperlukan untuk diterapkan oleh personil tertentu pada

waktu tertentu dalam suatu pool atau proses produksi atau kontrak tertentu.

17) Pengendalian mutu (quality control) adalah bagian dari manajemen mutu yang

diarahkan untuk memenuhi persyaratan mutu.

18) Pemastian/jaminan mutu (quality assurance) adalah bagian dari manajemen

mutu yang diarahkan pada pemberian keyakinan untuk memastikan/menjamin

bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi.



19) Perbaikan mutu (quality improvement) adalah bagian dari manajemen mutu

yang diarahkan pada peningkatan kemampuan memenuhi persyaratan.

20) Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu persyaratan

21) Ketidaksesuaian (non-conformity) adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan

22) Koreksi (correction) adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian

yang ditemukan

23) Tindakan koreksi (corrective action) adalah tindakan menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

24) Tindakan pencegahan (preventive action) adalah tindakan untuk

menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial

yang tidak dikehendaki.

25) Audit adalah kegiatan yang sistematis untuk menentukan apakah aktivitas-

aktivitas dan hasil-hasilnya telah terpenuhi sesuai dengan perencanaan yang

ditetapkan dan apakah perencanaan tersebut diterapkan secara efektif untuk

mencapai tujuan & kebijakan organisasi.

26) Dokumen sistem mutu adalah semua dokumen yang berkaitan dengan

manajemen mutu dan memiliki tingkat revisi seperti Manual Mutu, Prosedur,

Pedoman/Instruksi Kerja.

27) Penyediaan sumber daya yang dimaksud adalah meliputi: sumber daya

manusia, sarana prasarana, bahan ajar, lingkungan kerja, data/informasi,

rekanan/penyedia barang/jasa dan sumber daya finansial.

4. Konteks Organisasi

4.1. Memahami Organisasi dan Konteksnya

4.1 Organisasi dan Konteksnya

A. Profil dan Layanan Institut Pendidikan Indonesia

Institut Pendidikan Indonesia (IPI) Garut didirikan pada tahun 2018, di bawah

pengelolaan Yayasan Griya Winaya. IPI merupakan perubahan bentuk dari Sekolah

Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) berdasarkan SK no 653/KPT/I/2017.

Sejak berdirinya sampai sekarang, IPI Garut membina dua fakultas yaitu Fakultas Ilmu

Terapan dan Sains (FITS) dan Fakultas Pendidikan Ilmu Sosial Bahasa (FPISBS) serta

Program Pascasarjan. Fakultas Ilmu Terapan dan Sains (FITS) terdiri dari lima program

studi (S-1) yaitu: (1) Pendidikan Matematika, (2) Pendidikan Biologi, (3) Pendidikan



Teknologi Informasi, (4) Pendidikan Fisika, (5) Sistem Informasi. Fakultas Pendidikan

Ilmu Sosial Bahasa (FPISBS) terdiri dari lima program studi (S-1) yaitu: (1) Pendidikan

Bahasa dan Sastra Indonesia, (2) Pendidikan Bahasa Inggris, (3) Pendidikan

Kewarganegaraan, (4) Pendidikan Guru Sekolah Dasar, (5) Pendidikan IPS. Program

Pascasarjana terdiri dari dua program studi (S-2) yaitu (1) Teknologi Pendidikan, (2)

Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia. Dilengkapi dengan fasilitas sarana prasarana

meliputi Gedung Rektorat, Gedung Perkuliahan, Gedung Layanan Administrasi, Gedung

Yayasan, Aula Serba Guna, Ruang Perpustakaan, Laboratorium Komputer, Lab Biologi,

Lab Microteaching, Lab Bahasa, Sarana Olahraga, Sarana Ibadah, Kantin, Wisma Dosen,

Mini Market dan Ruang Kegiatan Mahasiswa.

B. Domisili IPI Garut.

IPI Garut beralamat di Jalan Pahlawan No. 32, Sukagalih Tarogong Kaler Garut Jawa

Barat – Indonesia.

Website: www.institutpendidikan.ac.id

Email: [email protected]

C. Kekuatan Pegawai

Total Jumlah Pegawai yang bekerja di IPI Garut sampai dengan Mei 2020 adalah

182 orang yang terdiri atas Pimpinan 1 orang, Tenaga Pengajar/Dosen Tetap 78 orang,

Dosen DPK 22 orang, Dosen LB 40 orang, Pegawai TU dan Staff Administasi 26 orang,

Satpam 6 orang, dan OB 9 orang. Untuk memenuhi tuntutan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi, sumber daya manusia IPI Garut terus dikembangkan

melalui transformasi berbagai bidang keilmuan. Selain itu, dilakukan usaha-usaha yang

mendorong peningkatan kualifikasi jenjang pendidikan S2 dan S3 secara mandiri serta

peningkatan kompetensi melalui pelatihan, penataran, seminar dan Loka Karya.

D. Sistem Manajemen Mutu IPI Garut

IPI Garut menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan

memelihara sistem manajemen mutu serta melaksanakan perbaikan yang berkelanjutan

secara efektif berdasarkan persyaratan standar Pendidikan Tinggi dan standar ISO

9001:2015, dengan mengelola proses-proses utama sebagai berikut:

http://www.institutpendidikan.ac.id/



a. Proses pelayanan pendidikan tinggi untuk program studi sarjana (S1) dan Magister

(S2)

b. Proses penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan

c. Proses pengabdian kepada masyarakat untuk pemberdayaan masyarakat

d. Proses manajerial dan evaluasi kinerja dengan melaksanakan pengembangan

penjaminan mutu internal dan penjaminan mutu eksternal melalui Akreditasi

Nasional dan Internasional

e. Proses kerja sama dengan pemangku kepentingan (stake holders).

f. Proses pelayanan pendukung.

Interaksi antar proses yang berlaku di IPI Garut diilustrasikan dalam bentuk tabel

(proses dan output) serta bagan alur sebagai berikut:

Tabel 1. Hubungan antar Proses dan Output di IPI Garut

Proses Output (produk) Pengguna

Pelayanan pendidikan

tinggi untuk program studi

sarjana (S1) dan Magister

(S2)

Sarjana Pendidikan (S1)

Sarjana non Pendiidkan

(S1)

Magister Pendidikan

(S2)

Karya ilmiah yg tidak

dipublikasikan (skripsi

dan tesis)

Mahasiswa

Orang Tua

Pengguna Lulusan

Penelitian untuk

pengembangan ilmu

pengetahuan

Karya ilmiah yang tidak

dipublikasikan (laporan

hasil penelitian)

Karya ilmiah yang

dipublikasikan (jurnal,

artikel ilmiah, buku).

Mahasiswa

Instansi Pemerintah

Instansi Swasta

Peneliti Lain

Pengabdian kepada

masyarakat untuk

pemberdayaan

masyarakat

Jasa pembelajaran,

pelatihan dan konsultasi

Jasa Pendampingan dan

Kemitraan.

Masyarakat

Instansi Pemerintah

Instansi Swasta



Manajerial dan evaluasi

kinerja dengan

melaksanakan

pengembangan

penjaminan mutu internal

dan penjaminan mutu

eksternal melalui

Akreditasi Nasional dan

Internasional

Laporan Kinerja Dosen

Laporan tahunan

Laporan evaluasi diri

terhadap pencapaian

sasaran mutu.

Audit internal &

Evaluasi BPM

Nilai Akreditasi Prodi &

Institusi

Atasan langsung Pimpinan

Unit Kerja

kerja sama dengan

institusi terkait di dalam

dan luar negeri

MoU dan MoA dalam

kegiatan ilmiah dan budaya

(seminar, symposium,

kuliah tamu, studi banding,

penelitian)

Masyarakat

Pemerintah

Swasta

Dosen

Pelayanan pendukung Informasi dan pelayanan

yang berhubungan dengan

akademik.

Mahasiswa,

Dosen,

Pengguna Lulusan



Bagan 1. Sistem Pendidikan IPI Garut



Pelaksana penjaminan mutu pada Institut Pendidikan Indonesia Garut dilakukan

oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM). Unit tersebut bertugas untuk melakukan

penjaminan mutu internal baik akademis maupun non akademis untuk menjamin

kualitas input, proses, output pada Institut Pendidikan Indonesia Garut yang langsung

bertanggung jawab pada Rektor.

BPM bertanggung jawab langsung kepada Rektor dan memiliki tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku. Adapun tugas pokoknya adalah:

1) Merencanakan pedoman Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi dan Sistem

Manajemen Mutu kegiatan akademik dan non akademik;

2) Melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi dan Sistem Manajemen

Mutu di lingkungan Badan Penjaminan Mutu;

3) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan

Tinggi;

4) Membina, mengawasi, mengevaluasi dan mengarahkan pelaksanaan Sistem

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi;

5) Membina, mengawasi, mengevaluasi dan mengarahkan pegawai di lingkungan

kerjanya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

6) Kepala BPM dalam melaksanakan fungsi dan tugas pokoknya bertanggungjawab

kepada Rektor Institut Pendidikan Indonesia Garut.

Selain pada tingkat institusi, kelembagaan yang menjamin terlaksananya

penjaminan mutu terdapat pada tingkat fakultas yang dikenal dengan nama BPM

Fakultas dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BPM Institut Pendidikan

Indonesia.

BPM memiliki komitmen untuk memelihara dan meningkatkan mutu

penyelengaraan perguruan tinggi secara berkelanjutan, mengacu pada Standar Nasional

Pendidikan Tinggi (SN Dikti) dan penjaminan kualitas internasional (International

Quality Assurance) untuk mewujudkan visi dan misi serta memenuhi kebutuhan

stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Selain itu, BPM

sebagai pengendali kesesuaian pelaksanaan tugas pokok setiap unit sesuai dengan

standar yang telah ditetapkan serta sebagai media untuk mengkomunikasikan SPMI

kepada stakeholder terkait di Institut Pendidikan Indonesia.



Berikut ini adalah Jenis dokumen mutu SPMI yang terdapat di Institut Pendidikan

Indonesia :

1. Substansi level-1 (Kebijakan): Dokumen yang berisi uraian secara garis besar

tentang bagaimana suatu perguruan tinggi memahami, merancang, dan

mengimplementasikan SPMI Perguruan Tinggi dalam penyelenggaraan pendidikan

tinggi sehingga terwujud budaya mutu pada Perguruan Tinggi Tersebut

2. Subtansi level-2 (Manual): Dokumen tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara,

langkah, atau prosedur tentang bagaimana setiap standar dalam SPMI PT

dirumuskan/ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan

secara berkelanjutan oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk

melaksanakannya pada semua aras PT

3. Susbstansi level-3 (Standar): Pernyataan tertulis yang berisi spesifikasi atau rincian

tentang sesuatu hal yang khusus, yang memperlihatkan tujuan, cita-cita, keinginan,

kriteria, ukuran, patokan, pedoman.

4. Substansi level-4 (Formulir): Naskah/dokumen/buku yang berisi berbagai formulir

yang berfungsi sebagai instrumen untuk merencanakan, menerapkan,

mengendalikan, dan mengembangkan standar mutu. Formulir yang telah diisi

disebut sebagai rekaman mutu, dan berfungsi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.

4.2. Memahami Kebutuhan dan Harapan Pihak Berkepentingan

BPM memiliki tugas dan fungsi secara umum untuk meningkatkan kualitas

penyelenggaraan pendidikan yang dilaksanakan setiap fakultas dan unit/badan pada

lingkup Institut Pendidikan Indonesia. Berdasarkan tugas dan fungsi tersebut, BPM

melaksanakan sistem manajemen mutu dengan menentukan:

a. Pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu yaitu: pihak

internal (seluruh stakeholders di lingkungan IPI Garut) dan pihak eksternal (BAN

PT dan ISO).

b. Persyaratan dari pihak berkepentingan ynag relevan dengan sistem manajemen

mutu, yaitu adanya kesesuaian antara pelaksanaan standar dengan standar yang

telah ditetapkan.



4.3. Menentukan Lingkup Sistem Manajemen Mutu

Sesuai tugas dan fungsi serta bagan alir proses layanan yang diberikan, maka

lingkup layanan yang diberikan BPM berlaku untuk semua unit yang ada di lingkungan

Institut Pendidikan Indonesia mulai dari Program Studi, Fakultas, Bagian, Unit, Badan

sampai dengan Institut. Ruang lingkup penerapan SPMI adalah seluruh bagian dalam

lingkungan organisasi yang berkaitan dengan semua proses ini dan proses-proses

kegiatan penunjang lainnya dengan mempertimbangkan:

a. Isu internal dan eksternal yang tercantum dalam analisis SWOT IPI

b. Persyaratan pihak berkepentingan yang relevan

c. Produk dan jasa organisasi

Institut Pendidikan Indonesia beserta seluruh unit kerja di bawah ini, telah

menyusun, menetapkan dan menjalankan 63 Standar Sistem Penjaminan Mutu Internal

yang diimplementasikan secara bertahap. Standar tersebut terdiri dari 24 Standar

Nasional Pendidikan Tinggi, 10 standar turunan dari standar nasional, dan 29 Standar

yang ditetapkan oleh Institut Pendidikan Indonesia. Penyusunan dokumen SPMI

mengacu kepada Permenristekdikti No. 44 tahun 2015, tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi. Berikut ini adalah Daftar Standar yang diberlakukan di Institut

Pendidikan Indonesia:

Tabel 2. Daftar Dokumen SPMI

Kode SN Standar Nasional (SN) Kode ST Standar Turunan (ST)

SN1.IPI Standar Kompetensi Lulusan

SN2.IPI Standar Isi Pembelajaran ST2.IPI.1 Standar Penyusunan Kurikulum

SN3.IPI Standar Proses Pembelajaran

ST3.IPI.1 Standar Perkuliahan

ST3.IPI.2 Standar KKN

ST3.IPI.3 Standar PLP 1 dan 2

ST3.IPI.4 Standar Tugas Akhir

ST3.IPI.5 Standar Drop Out

SN4.IPI Standar Penilaian Pembelajaran

SN5.IPI Standar Dosen dan Tenaga Pendidikan

ST5.IPI.1 Standar Jabatan Fungsional

SN6.IPI Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran

ST.6.IPI.1 Standar Perpustakaan

SN7.IPI Standar Pengelolaan Pembelajaran

ST.7.IPI.1 Standar Sistem Informasi dan Teknologi



SN8.IPI Standar Pembiayaan Pembelajaran

SN9.IPI Standar Hasil Penelitian ST9.IPI.1 Standar Pengelolaan Jurnal

SN10.IPI Standar Isi Penelitian

SN11.IPI Standar Proses Penelitian

SN12.IPI Standar Penilaian Penelitian

SN13.IPI Standar Peneliti

SN14.IPI Standar Sarana dan Prasarana Penelitian

SN15.IPI Standar Pengelolaan Penelitian

SN16.IPI Standar Pembiayaan Penelitian

SN17.IPI Standar Hasil PkM

SN18.IPI Standar Isi PkM

SN19.IPI Standar Proses PkM

SN20.IPI Standar Penilaian PkM

SN21.IPI Standar Pelaksana PkM

SN22.IPI Standar Sarana dan Prasarana PkM

SN23.IPI Standar Pengelolaan PkM

SN24.IPI Standar Pembiayaan PkM

No Kode

Standar PT Standar Perguruan Tinggi

1 SPT1.IPI Standar Visi dan Misi

2 SPT2.IPI Standar Pedoman Kode Etik

3 SPT3.IPI Standar Pembimbing Akademik

4 SPT4.IPI Standar Pengelolaan Ijazah, Transkrip Nilai, dan SKPI

5 SPT5.IPI Standar Wisuda

6 SPT6.IPI Standar Cuti

7 SPT7.IPI Standar Mahasiswa Pindahan

8 SPT8.IPI Standar Kerjasama

9 SPT9.IPI Standar Pengelolaan Laboratorium

10 SPT10.IPI Standar Penulisan Buku Ajar dan Modul

11 SPT11.IPI Standar Audit Mutu Internal dan Rapat Tinjauan Manajemen

12 SPT12.IPI Standar Monitoring

13 SPT13.IPI Standar Pemilihan Pejabat Struktural

14 SPT14.IPI Standar Disiplin

15 SPT15.IPI Standar Keselamatan Kerja

16 SPT16.IPI Standar Pemberian Pensangon

17 SPT17.IPI Standar Dokumen SPMI



18 SPT18.IPI Standar Kesekretariatan

19 SPT19.IPI Standar Penerimaan Praktikan

20 SPT20.IPI Standar Infrastruktur

21 SPT21.IPI Standar Mitigasi Bencana

22 SPT22.IPI Standar Tracer Study

23 SPT23.IPI Standar Penerimaan Mahasiswa Baru

24 SPT24.IPI Standar Beasiswa

25 SPT25.IPI Standar PKKMB

26 SPT26.IPI Standar Upacara

27 SPT27.IPI Standar Pelaksanaan Akademik Masa Pandemi

28 SPT28.IPI Standar Perubahan Prosedur/Sistem

29 SPT29.IPI Standar Kegiatan Mahasiswa

30 SPT30.IPI Standar Penilaian Kinerja

4.4. Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya

4.4.1 Institut Pendidikan Indonesia Garut menetapkan, menerapkan, memelihara dan

meningkatkan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan, termasuk proses

dan interaksinya yang diperlukan sesuai dengan persyaratan standar. IPI

menentukan proses yang diperlukan bagi sistem manajemen mutu dan

penerapannya diseluruh unit dan harus:

a. Menetapkan masukan yang diperlukan dan keluaran yang diharapkan dari

proses

b. Menetapkan urutan dan interaksi proses

c. Menetapkan dan menerapkan kriteria, metode (termasuk pengukuran dan

indikator kinerja terkait) yang diperlukan untuk memastikan operasi, dan

kendali proses yang efektif.

d. Menetapkan sumber daya yang diperlukan dan memastikan ketersediaan.

e. Penunjukkan tanggungjawab dan wewenag untuk proses tersebut

f. Menangani resiko dna peluang yang sesuai dengan persyaratan dari 6.1,

merencanakan dan menerapkan tindakan yang tepat untuk mengatasinya

g. Mengevaluasi metode untuk memantau, mengukur, bila sesuai, dan

mengevaluasi proses dan jika diperlukan, perubahan proses untuk

memastikan hal tersebut mencapai hasil yang dimaksud.

h. Meningkatkan proses dan sistem manajemen mutu.



4.4.2 Sejauh yang diperlukan, IPI harus:

a. Memelihara informasi terdokumentasi untuk mendukung operasi dari

prosesnya

b. Menyimpan informasi terdokumentasi untuk mempunyai keyakinan bahwa

proses yang dilakukan sesuai rencana.

5. Kepemimpinan

5.1. Kepemimpinan dan Komitmen

5.1.1 Umum

Manajemen puncak (Rektorat) dapat menunjukkan kepemimpinan dan

komitmennya terhadap keefektifan manajemen mutu dengan :

a) Mengambil tanggung jawab atas keefektifan sistem manajemen mutu.

b) Memastikan kebijakan dan sasaran mutu yang selaras dengan konteks dan arahan

stratejik organisasi.

c) Memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam penyelenggaraan

Tridharma Perguruan Tinggi.

d) Penguatan kepedulian pada pendekatan proses penyelenggaraan Tridharma

Perguruan Tinggi yang berbasis risiko.

e) Memastikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan untuk sistem manajemn

mutu.

f) Mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan kesesuaian

terhadap persyaratan sistem manajemen mutu.

g) Memastikan sistem manajemen mutu mencapai hasil yang diharapkan.

h) Melibatkan, mengarahkan,dan mendukung setiap orang untuk berkontribusi pada

keefektifan sistem manajemn mutu.

i) Mempromosikan peningkatan.

j) Mendukung peran manajemen (unit kerja) lainnya yang relevan untuk

memperlihatkan kepemimpinannya dalam bidang tanggung jawab mereka atau

masing-masing unit kerja.



5.1.2 Fokus pada Stakeholders

Manajemen puncak (Rektorat) memperagakan kepemimpinan dan komitmennya

untuk fokus pada stakeholders dengan memastikan bahwa :

a. Peraturan dan perundangan-undangan yang berlaku dapat dipenuhi.

b. Resiko dan peluang yang mempunyai pegaruh terhadap pelayanan di bidnag

akademik maupun non akademik serta kemampuan untuk meningkatkan kepuasan

stakeholders ditentukan dan disampaikan.

c. Fokus pada terpeliharanya kepuasan stakeholders.

5.2. Kebijakan

5.2.1 Penetapan Kebijakan Mutu

Manajemen puncak (Rektorat) menetapkan, menerapkan dan memelihara

kebijakan mutu yang :

a) Sesuai dengan rencana strategis yang berorientasi mutu.

b) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan sasaran mutu.

c) Berkomitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku.

d) Berkomitmen untuk peningkatan berkelanjutan dari sistem manajemen mutu.

5.2.2 Komunikasi Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu harus :

a) Tersedia dan terpelihara sebagai informasi terdokumentasikan.

b) Dikomunikasikan, dimengerti dan diterapkan di lingkuran perguruan tinggi.

c) Tersedia untuk pihak berkepentingan yang terkait jika diperlukan.

5.3. Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang Organisasi

Manajemen puncak (Rektorat) harus memastikan bahwa tanggung jawab dan

wewenangnya untuk peran yang relevan ditentukan, dikimunikasikan dan dimengerti

dalam perguruan tinggi.

Manajemen puncak (Rektorat) harus menunjukkan tabggung jawab dan wewenang

untuk :

a) Mematikan bahwa sistem manajemen mutu memenuhi persyaratan standar.

b) Memastikan proses tridahrma pendidikan tinggi menghasilkan output dan out come

sesuai yang diharapkan.



c) Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu

d) Memstikan adanya komunikasi yang terus menerus dengan fokus sasaran

stakholders

e) Memastikan keutuhan sistem manajemn mutu selalau terpelihara.

6. Perencanaan

6.1. Tindakan Ditujukan Pada Peluang dan Resiko

6.1.1 Dasar pertimbangan perencanaan sistem manajemen mutu.

Isu (Klausul 4.1) dan persyaratan (Klausul 42). Isu-isu bersumber dari internal

dan eksternal, sedangkan persyaratan bersumber dari kebutuhan dan harapan pihak

yang berkepentingan yang relevan dengan sistem penjaminan mutu. BPM akan

menentukan resiko dan peluang yang akan muncul untuk :

a. memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang

dimaksudkan,

b. meningkatkan pengaruh yang diinginkan,

c. mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan,

d. mencapai peningkatan

Tujuan mempelajari resiko dan peluang adalah untuk mencegah atau

mengurangi dampak dari resiko yang tidak diinginkan dan melakukan upaya perbaikan

berkelanjutan agar memberikan jaminan bahwa sasaran sistem manajemen mutu dapat

tercapai.

6.1.2 Organisasi harus merencanakan:

Badan Penjaminan Mutu (BPM) juga merencanakan tindakan dalam mengatasi

resiko dan peluang, mengintegrasikan dan menerapkan tindakan tersebut dalam

proses-proses sistem manajemen mutu serta mengevaluasi efektifitasnya. Tindakan-

tindakan untuk menangani resiko-resiko dan peluang-peluang harus proporsional

dengan dampak potensial terhadap kesesuaian produk dan layanan.

Untuk mengatasi risiko BPM dapat menentukan beberapa pilihan yaitu

menghindari risiko, menga mbil resiko untuk mengejar peluang, menghilangkan

sumber resiko, mengubah kemungkinan atau konsekuensi, berbagi risiko, atau

mempertahankan resiko dengan keputusan.



Peluang dapat mengarah pada adopsi praktek baru, meluncurkan inovasi baru

dalam pendidikan, menangani mahasiswa baru, membangun kemitraan, menggunakan

teknologi baru dan kemungkinan lainnya untuk mengatasi kebutuhan IPI.

Pemenuhan persyaratan tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang untuk

sistem manajemen mutu sebagai implementasi dari persyaratan standar ISO 9001:2015

Klausul 6.1 Tindakan Untuk Mengatasi Risiko dan Peluang (merujuk pada Bab 4.4.1).

6.2. Sasaran Mutu dan Perencanaan Untuk Mencapai Sasaran

6.2.1 Organisasi harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkat dan proses

yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu.

Sasaran Mutu ditetapkan pada setiap fungsi, tingkatan dan proses yang relevan

pada organisasi IPI. Penetapan nilai kuantitatif sasaran Mutu dikembangkan

berdasarkan Indikator Kinerja Kunci (Key Performance Indicator) tiap bidang, yang

ditetapkan dari aktivitas IPI yang terkait data pemantauan dan pengukuran kinerja

kegiatan manajemen mutu.

Pemantauan dan pengukuran dilaksanakan terhadap setiap tahapan aktivitas

yang direncanakan dalam program pencapaian sasaran Mutu. Setiap ketidak-sesuaian

dari penetapan sasaran mutu, dari hasil evaluasi data pemantauan dan pengukuran,

dapat diusulkan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap penetapan indikator

kinerja kunci IPI, dan terhadap tujuan Mutu yang telah dijalankan.IPI akan memelihara

informasi terdokumentasi pada sasaran mutu. Sasaran mutu harus:

a. konsisten dengan kebijakan mutu;

b. terukur;

c. selaras dengan persyaratan-persyaratan yang berlaku;

d. selaras dengan upaya pencapaian kesesuaian produk dan layanan serta peningkatan

kepuasan pelanggan;

e. dipantau;

f. dikomunikasikan;

g. diperbaharui bila diperlukan.



6.2.2 Ketika merencanakan bagaimana mencapai tujuan mutu, organisasi harus

menetapkan :

Pada saat merencanakan pencapaian sasaran mutu organisasi IPI, BPM harus

menetapkan:

a. tindakan apa yang akan dilakukan;

b. sumber daya apa yang akan diperlukan;

c. siapa yang bertanggung jawab;

d. kapan akan selesai;

e. bagaimana hasil akan dievaluasi.

Penetapan tata waktu dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk pencapaian

sasaran Mutu akan diuraikan dalam program pencapaian yang spesifik bagi setiap

sasaran Mutu yang ditetapkan BPM. Penerapan sasaran mutu ini untuk memenuhi

persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, sesuai Klausul 6.2

Sasaran Mutu dan Perencanaan Pencapaian Sasaran Mutu.

6.3. Perubahan Perencanaan

BPM dapat menentukan kebutuhan perubahan pada sistem manajemen mutu,

seperti perubahan proses, perubahan struktur organisasi, perubahan kebijakan dan

lain-lain komponen sistem manajemen mutu. Namun perubahan tersebut harus

dilakukan secara terencana.

Perencanaan perubahan harus mempertimbangkan:

a. tujuan perubahan dan potensi konsekuensinya;

b. integrasi sistem manajemen mutu;

c. ketersediaan sumber daya;

d. alokasi atau realokasi tanggung jawab dan wewenang. Pemenuhan persyaratan

perencanaan perubahan sistem manajemen mutu sebagai implementasi dari

persyaratan standar ISO 9001:2015 Klausul 6.3 Perencanaan terhadap perubahan,

merujuk pada Rencana Stategis IPI Garut Periode Tahun 2018-2022.



7. Dukungan

7.1. Sumber Daya

7.1.1 Umum

Rektor Institut Pendidikan Indonesia menetapkan dan menyediakan sumber daya

yang cukup untuk:

1) menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu serta secara berkelanjutan

memperbaiki keefektivannya, serta

2) meningkatkan kepuasan stakeholders dengan memenuhi persyaratan yang

ditentukan.

7.1.2 Orang

Rektor Institut Pendidikan Indonesia menjamin bahwa sumber daya manusia

yang bertugas di setiap fungsi organisasi telah dinilai kompetensi berdasarkan

pendidikan, pelatihan keterampilan dan pengalaman sesuai dengan bidang

pekerjaannya. Persyaratan kompetensi dosen menurut Undang-Undang Nomor 14

Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen telah ditetapkan sebagai dasar kualifikasi

penerimaan dosen.

7.1.3 Infrastruktur

Untuk mendukung kelancaran dan keefektivan proses pelayanan pendidikan,

Institut Pendidikan Indonesia menyediakan sarana dan prasarana berupa:

1) kompleks gedung di jalan Pahlawan nomor 32 Desa Tarogong Kidul Garut yang

terdiri atas gedung rektorat, dekanat, program studi, ruang kuliah, unit kerja, badan,

organisasi mahasiswa, perpustakaan, dengan pembagian yang proporsional.

2) Peralatan kantor seperti komputer, printer, meja tulis, kursi, lemari serta fasilitas

lain yang diperlukan untuk mengoptimalkan produktivitas kerja yang dikelola dan

dipeliharan oleh bagian umum yang mengacu pada SOP pengadaan dan

peminjaman.

3) Penyediaan pelayanan melalui pusat data dan informasi atau PUSDATIN dengan

data yang senantiasa up date untuk optimalisasi pelayanan dengan mengacu pada

SOP yang telah ditetapkan.



4) Penyediaan laboratorium biologi, laboratorium bahasa, serta laboratorium

komputer dengan mengacu pada SOP yang telah ditetapkan.

5) Jasa pendukung berupa kendaraan operasional dengan sistem pemeliharaan dan

peminjaman yang merujuk pada SOP yang telah ditetapkan.

7.1.4 Lingkungan untuk Operasi Proses

Institut Pendidikan Indonesia melalui bagian umum mengelola lingkungan kerja

yang aman, nyaman, dan kondisip untuk dapat memberikan pelayanan yang maksimal

sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dengan memperhatikan:

1) Memelihara lingkungan sosial agar senantiasa tenang, tidak konfrontatif, dan tidak

diskriminatif,

2) Memelihara lingkungan psikologis yang tidak menimbulkan stress, mencegah

kelelahan, serta memelihara stabilitas emosi.

3) Memelihara lingkungan fisik yang kondusif dengan mengontrol temperatur, panas,

kelembaban, cahaya, aliran udara, kebersihan, serta terhindar dari gangguan siuara.

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya

7.1.5.1 Umum

Institut Pendidikan Indonesia menentukan dan menyediakan sumber daya yang

diperlukan untuk memastikan keabsahan dan kehandalan hasil pemantauan dan

pengukuran yang dipergunakan untuk memverivikasi kesesuaian pelayanan terhadap

persyaratan.

Institut Pendidikan Indonesia juga senantiasa memastikan bahwa sumber daya

yang disediakan itu:

1) Sesuai dengan kegiatan untuk jenis pemantauan dan pengukuran yang spesifik yang

sedang dilakukan,

2) Terpelihara untuk memastikan kesesuaian terhadap pemenuhan tujuannya

berlanjut,

3) menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti kesesuaian dengan

tujuan pemantauan dan pengukuran sumber daya.



7.1.5.2 Mampu Telusur Pengukuran

Institut Pendidikan Indonesia akan menjadikan “mampu telusur pengukuran”

untuk dijadikan persyaratan atau bahan pertimbangan yang penting untuk memberikan

keyakinan pada keabsahan hasil pengukuran. Untuk itu, peralatan pengukuran:

1) akan dikalibrasi atau diverifikasi pada rentang waktu yang sudah ditentukan atau

sebelum dipergunakan terhadap standar pengukuran yang mampu telusur pada

standar pengukuran nasional maupun internasional,

2) diidentifikasi untuk menentukan status kalibrasi,

3) dijaga dari penyetelan, perusakan atau penurunan mutu yang dapat membuat

status kalibrasi dan sebagian hasil pengukuran menjadi tidak sah.

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

Institut Pendidikan Indonesia:

1) menentukan pengetahuan yang cukup untuk operasi dari proses dan untuk

mencapai kesesuaian mutu pelayanan,

2) memanfaatkan pengetahuan dari sumber internal melalui kepemilikan intelektual,

pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman, proses pembelajaran dari kegagalan

dan kesuksesan, perolehan dan berbagi dari pengetahuan dan pengalaman yang

tidak terdokumentasi, hasil peningkatan produk dan jasa,

3) sumber eksternal seperti standar, tenaga ahli, konferensi, mengumpulkan

pengetahuan dengan pemangku kepentingan.

7.2. Kompetensi

Institut Pendidikan Indonesia menentukan:

1) kompetensi yang cukup bagi orang yang melaksanakan pekerjaan dalam kondisi

terkendali yang dapat berpengaruh pada kinerja dan keefektivan sistem

manajemen mutu,

2) memastikan orang ini kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, atau

pengalaman sesuai,

3) mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang diperlukan dan

mengevaluasi keefektivan dari tindakan yang diambil,

4) menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti kompetensi.



5) Penyediaan pelatihan, mentoring atau penugasan kembali orang yang baru

dipekerjakan.

7.3. Kepedulian

Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa orang yang melakukan

pekerjaan di bawah kendali IPI peduli terhadap:

1) kebijakan mutu,

2) sasaran mutu yang relevan,

3) kontribusinya terhadap keefektivan sistem manajemen mutu termasuk manfaat

peningkatan kinerja

4) pengaruh bila tidak menaati persyaratan sistem manajemen mutu

7.4. Komunikasi

Institut Pendidikan Indonesia menentukan komunikasi internal dan eksternal

yang relevan dengan sistem manajemen mutu, termasuk:

1) pada materi yang dikomunikasikan,

2) waktu berkomunikasi,

3) dengan siapa berkomunikasi,

4) bagaimana cara berkomunikasi, serta siapa yang berkomunikasi.

7.5. Informasi Terdokumentasi

7.5.1 Umum

Sistem manajemen mutu Institut Pendidikan Indonesia mencakup:

1) informasi terdokumentasikan yang diperlukan oleh standar,

2) informasi terdokumentasi yang ditentukan oleh Institut Pendidikan Indonesia

yang perlu untuk keefektivan sistem manajemen mutu.

7.5.2 Membuat dan Memutakhirkan Data

Pada saat membuat dan memutakhirkan informasi terdokumentasi Institut

Pendidikan Indonesia harus memastikan kesesuaian:

1) identifikasi dan deskripsi seperti judul, tanggal, penulis, dan nomor referensi,

2) format seperti bahasa, edisi, piranti lunak, grafik,



3) media seperti kertas kertas dan sebagainya

4) tinjauan dan persetujuan untuk kecukupan dan kesesuaian.

7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

7.5.3.1 Informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu dan

oleh standar ini harus dikendalikan untuk memastikan:

a. ketersediaan dan kesesuaian agar dapat dipergunakan setiap diperlukan,

b. dilindungi secara cukup dari kehilangan, kerusakan, penggunaan yang tidak

sesuai, atau kehilangan integritas.

7.5.3.2 Untuk mengendalikan informasi terdokumentasi

Institut Pendidikan Indonesia harus menangani kegiatan:

1) distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan,

2) penyimpanan dan penjagaan, termasuk penjagaan terhadap kemudahan membaca

3) pengendalian perubahan, serta masa simpan dan pembuangan.

8. Pelaksanaan Kegiatan Akademik dan Non Akademik

8.1. Perencanaan dan Pengendalian Kegiatan Akademik dan Non Akademik

Institut Pendidikan Indonesia merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan

proses (lihat 4.4) yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan untuk penyediaan

pelayanan akademik dan non akademik untuk melaksanakan tindakan yang ditentukan

dalam Klausa 6, meliputi:

8.1.1. Menentukan persyaratan untuk pelayanan akademik dan non akademik.

8.1.2. Menetapkan kriteria untuk:

a. Proses akademik dan non akademik

b. pelayanan akademik dna non akademik.

8.1.3. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan

persyaratan pelayanan akademik dan non akademik.

8.1.4. Menerapkan kontrol proses sesuai dengan kriteria.

8.1.5. Menentukan dan menjaga informasi di dokumentasikan sejauh yang diperlukan:

a. Memiliki keyakinan bahwa proses telah dilakukan seperti yang

direncanakan



b. Untuk menunjukkan kesesuaian pelayanan akademik dan non akademik

untuk kebutuhan stakeholders.

CATATAN “Menjaga” menyiratkan baik memelihara dan mempertahankan informasi

didokumentasikan. Output dari perencanaan ini harus sesuai untuk layanan akademik

dan non akademik Institut Pendidikan Indonesia.

Institut Pendidikan Indonesia mengontrol perubahan yang direncanakan dan

meninjau konsekuensi dari perubahan yang tidak diinginkan, mengambil tindakan

untuk mengurangi efek samping yang diperlukan.

8.2. Profil Lulusan dan Capaian Pembelajaran Lulusan

8.2.1 Komunikasi Mahasiswa

Komunikasi dengan mahasiswa meliputi:

a. Memberikan informasi yang berkaitan dengan pelayanan akademik

b. Penanganan pertanyaan, kontrak atau permintaan, termasuk perubahan

c. Memperoleh umpan balik mahasiswa yang berkaitan dengan pelayanan akademik

termasuk keluhan mahasiswa

d. Penanganan atau mengendalikan kepemilikan mahasiswa

e. Menetapkan persyaratan khusus untuk tindakan darurat, jika relevan

8.2.2 Menentukan persyaratan berkaitan dengan pelayanan akademik

Menentukan persyaratan untuk pelayanan pendidikan, penelitian dan PKM yang

akan ditawarkan kepada mahasiswa, Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa:

a. Persyaratan untuk capaian pembelajaran lulusan ditetapkan termasuk:

1) Persyaratan peraturan serta perundang-undnagan apapun

2) Yang ditetapkan oleh perguruan tinggi

b. Institut Pendidikan Indonesia dapat memenuhi tuntunan untuk layanan akademik

yang ditawarkan.

8.2.3 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan akademik

8.2.3.1 Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa ia memiliki kemampuan

untuk memenuhi persyaratan untuk pelayanan akademik yang akan ditawarkan

kepada mahasiswa. Institut Pendidikan Indonesia melakukan tinjauan sebelum



melakukan untuk memberikan pelayanan akademik kepada mahasiswa,

meliputi:

1. Persyaratan yang ditetapkan oleh mahasiswa, termasuk persyaratan

untuk terlibat dalam setiap kegiatan akademik dan kegiatan pasca;

2. Persyaratan tidak dinyatakan oleh mahasiswa, tetapi yang diperlukan

untuk penggunaan yang ditentukan atau dimaksudkan, bila diketahui;

3. Persyaratan yang ditentukan oleh organisasi;

4. Persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku untuk pelayanan

akademik;

5. Tercatat sebagai mahasiswa aktif ditandai dengan kewajiban mengisi FRS

pada setiap awal semester perkuliahan

Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa pengisian FRS dari yang

sebelumnya ditetapkan diselesaikan. Kebutuhan Mahasiswa dikonfirmasikan

oleh Institut Pendidikan Indonesia sebelum diterima, ketika mahasiswa tidak

memberikan pernyataan terdokumentasi dari kebutuhan mereka.

CATATAN : Dalam beberapa situasi, seperti penjualan melalui internet, tinjauan

dapat mencakup informasi kegiatan akademik dan non akademik yang relevan,

seperti katalog atau materi iklan

8.2.3.2 Institut Pendidikan Indonesia menyimpan informasi didokumentasikan, jika

sesuai:

a. Pada hasil tujuan;

b. Pada setiap persyaratan baru untuk pelayanan akademik.

8.2.4 Perubahan persyaratan pada layanan akademik

Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa informasi yang relevan

didokumentasikan diubah, dan bahwa orang-orang yang relevan disadarkan

tentang persyaratan untuk setiap layanan akademik yang dirubah



8.3. Desain dan Pengembangan Mutu Pendidikan, Penelitian dan PKM Program

Sarjana dan Magister)

8.3.1 Umum

Institut Pendidikan Indonesia menetapkan dan menerapkan pengaturan

memelihara desain dan pengembangan proses yang tepat untuk menjamin penyediaan

berikutnya pelayanan akademik.

8.3.2 Perencanaan desain dan pengembangan

Dalam menetapkan dan kontrol untuk desain dan kontrol untuk desain dan

pengembangan Institut Pendidikan Indonesia mempertimbangkan:

a. Sifat, durasi dan kompleksitas kegiatan desain dan pengembangan;

b. Tahap proses yang diperlukan, termasuk desain dan pengembangan yang berlaku

ulasan;

c. Desain dan verifikasi pengembangan dan validasi kegiatan yang diperlukan

d. Tanggung jawab dan otoritas yang terlibat dalam proses desain dan

pengembangan;

e. Membutuhkan sumber daya internal dan eksternal untuk desain dan

pengembangan pelayanan pendidikan;

f. Kebutuhan untuk mengontrol antarmuka antara orang-orang yang terlibat dalam

proses desain dan pengembangan;

g. Kebutuhan untuk keterlibatan mahasiswa dan pengguna dalam proses desain dan

pengembangan;

h. Persyaratan untuk penyediaan berikutnya dari pelayanan akademik;

i. Tingkat kontrol yang diharapakan untuk desain dan pengembangan proses oleh

mahasiswa dan pihak berkepentingan lainnya yang relevan;

j. Informasi didokumentasikan diperlukan untuk menunjukkan bahwa desain dan

pengembangan persyaratan telah dipenuhi.

8.3.3 Masukan desain dan pengembangan

Institut Pendidikan Indonesia menetapkan persyaratan utama untuk jenis

tertentu dari pelayanan pendidikan yang akan dirancang dan dikembangkan. Institut

Pendidikan Indonesia mempertimbangkan:

a. Persyaratan fungsional dan kinerja;



b. Informasi yang diperoleh dari kegiatan desain dan pengembangan serupa

sebelumnya;

c. Standar atau kode praktek bahwa Institut Pendidikan Indonesia telah

berkomitmen untuk menerapkan;

d. Potensi konsekuensi dari kegagalan karena sifat dari pelayananpendidikan Input

memadai untuk keperluan desain dan pengembangan, lengkap dan jelas.

Masukan desain dan pengembangan yang bertentangan harus diselesaikan.

Institut Pendidikan Indonesia harus menyimpan informasi didokumentasikan

pada masukan desain dan pengembangan.

8.3.4 Pengendalian desain dan pengembangan

Institut Pendidikan Indonesia menerapkan kontrol untuk proses desain dan

pengembangan untuk memastikan bahwa: 1. Hasil yang akan dicapai ditentukan; 2. Tinjauan dilakukan untuk mengevaluasi kemampuan dari hasil desain dan

pengembangan telah memenuhi persyaratan; 3. Kegiatan verifikasi yang dilakukan untuk memastikan bahwa desain dan

pengembangan output memenuhi persyaratan; 4. Kegiatan validasi yang dilakukan untuk memastikan bahwa desain dan jasa yang

dihasilkan memenuhi persyaratan untuk aplikasi tertentu atau penggunaan yang

dimaksudkan; 5. Setiap tindakan yang diperlukan diambil dari masalah ditentukan selama kegiatan

tinjauan, atau kegiatan verifikasi dan validasi;

6. Informasi terdokumentasi dari kegiatan.

8.3.5 Hasil desan dan pegembangan

Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa hasil desain dan

pengembangan: 1. Memenuhi persyaratan masukan

2. cukup untuk proses selanjutnya untuk penyediaan pelayanan akademik.

3. Menyertakan atau mengacu pada persyaratan pemantauan dan pengukuran, jika

sesuai dan kriteria penerimaan;



4. Menentukan karakteristik pelayanan akademik yang penting untuk tujuan

mereka sehingga mereka merasa aman dengan layanan tepat.

Institut Pendidikan Indonesia menyimpan informasi didokumentasikan pada desain

dan pengembangan output.

8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan

Institut Pendidikan Indonesia mengidentifikasikan, mengkaji, dan kontrol

perubahan yang dibuat selama, atau setelah, desain dan pengembangan pelayanan

pendidikan, sejauh yang diperlukan untuk memastikan bahwa tidak ada dampak

buruk pada kesesuaian dengan persyaratan. Institut Pendidikan Indonesia

menyimpan informasi didokumentasikan pada: 1. Perubahan desain dan pengembangan;

2. Hasil tinjauan;

3. Otorisasi perubahan;

4. Tindakan yang diambil untuk mencegah dampak yang merugikan

8.4. Pengendalian Mutu Kerjasama dan/atau Pengadan Sumber Daya dari Pihak

Luar

8.4.1 Umum

Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa proses eksternal yang

disediakan, sumber daya dan layanan sesuai dengan kebutuhan. Institut Pendidikan

Indonesia menentukan kontrol untuk diterapkan secara eksternal disediakan proses,

pelayanan pendidikan saat: 1. sumber daya dari penyedia eksternal dimaksudkan untuk dimasukkan ke dalam

pelayanan akademik organisasi sendiri;

2. Pelayanan akademik yang diberikan secara langsung kepada mahasiswa oleh

penyedia eksternal atas nama Institut Pendidikan Indonesia;

3. Proses atau bagian dari proses, disediakan oleh penyedia eksternal sebagai hasil

dari keputusan oleh Institut Pendidikan Indonesia

Institut Pendidikan Indonesia menetapkan dan menerapkan kriteria untuk

evaluasi, seleksi, monitoring kinerja, dan evaluasi ulang penyedia eksternal,

berdasarkan kemampuan mereka untuk memberikan proses atau produk dan layanan



sesuai dengan kebutuhan. Institut Pendidikan Indonesia menyimpan informasi

terdokumentasi dan kegiatan ini dan setiap tindakan yang diperlukan yang timbul

dari evaluasi. 8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian

Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa progres eksternal yang

disediakan, pelayanan akademik tidak mempengaruhi kemampuan organisasi untuk

secara konsisten memberikan sesuai produk dan layanan kepada mahasiswa. Institut

Pendidikan Indonesia mampu: 1. Memastikan bahwa proses eksternal yang disediakan tetap dalam kendali sistem

manajeman mutu

2. Mendefinisikan kedua kontrol bahwa mereka berniat untuk diterapkan ke

penyedia eksternal dan mereka bermaksud untuk menerapkan output yang

rahasia;

3. Mempertimbangkan

a. Dampak potensial dari eksternal yang disediakan, pelayanan pendidikan pada

kemampuan organisasi untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan

mahasiswa dan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku;

b. Efektivitas kontrol yang diterapkan oleh penyedia eksternal; 4. Menentukan verifikasi, atau kegiatan lainnya, yang diperlukan untuk memastikan

bahwa proses eksternal yang disediakan, pelayanan pendidikan memenuhi

persyaratan.

8.4.3 Informasi untuk penyedia eksternal

Institut Pendidikan Indonesia memastikan kecukupan persyaratan sebelum

komunikasi mereka ke penyedia eksternal. Institut Pendidikan Indonesia

berkomunikasi dengan penyedia eksternal persyaratan untuk:

a. Layanan akademik dan luaran yang akan diberikan;

b. Pesetujuan:

1. Pelayanan akademik

2. Metode, proses dan peralatan;

3. masa berakhirnya pelayanan akademik;

c. Kompetensi, termasuk kualifikasi yang dibutuhkan orang;



d. Interaksi penyedia eksternal dengan organisasi;

e. Kontrol dan pemantauan kinerja penyedia eksternal yang akan diterapkan oleh

organisasi

f. Verifikasi atau validasi kegiatan yang organisasi, atau mahasiswa, bermaksud untuk

melakukan di tempat penyedia eksternal.

8.5. Proses Pelaksanaan Akademik

8.5.1 Pengendalian Pelaksanaan Layanan Akademik)

Institut Pendidikan Indonesia menerapkan pelaksanaan layanan akademik dalam

keadaan terkendali, kondisi terkendali harus mencakup, sebagaimana berlaku: a. Ketersediaan informasi yang didokumentasikan yang mendefinisikan

1. Karekateristik produk yang akan dihasilkan layanan yang akan diberikan atau

kegiatan yang akan dilakukan

2. Hasuk yang akan dicapai b. Ketersediaan informasi yang didokumentasikan yang mendefinisikan

1. Karekateristik luaran dalam hal ini profil lulusan yang akan dihasilkan layanan

yang akan diberikan atau kegiatan yang akan dilakukan

2. Hasil yang akan dicapai c. Ketersediaan dan pengunaaan pemantauan yang sesuai dan sumber daya

mengukur;

d. Pelaksanaan kegiatan pemantauan dan pengukuran pada tahap yang sesuai untuk

memverifikasi bahwa kriteria untuk pengendalian proses atau output, dan kriteria

penerimaan pelayanan akademik telah dipenuhi;

e. Penggunaan infrastruktur yang cocok dan lingkungan untuk pengoperasian proses;

f. Penunjukan orang yang kompeten, termasuk kualifikasi yang dibutuhkan;

g. Validasi, dan revalidation periodik, dari kemampuan untuk mencapai hasil yang

direncanakan dari pelaksanaan layana akademik, di mana output yang dihasilkan

tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran;

h. Pelaksanaan tindakan untuk mencegah kesalahan manusia;

i. Pernyataan masa akhir perkuliahan/kelulusan



8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur

a. Institut Pendidikan Indonesia menggunakan cara-cara yang sesuai untuk identifikasi

output jika diperlukan untuk menjamin kesesuaian pelayanan akademik

b. Institut Pendidikan Indonesia mengidentifikasi status output sehubungan dengan

persyaratan pemantauan dan pengukuran seluruh produksi dan penyediaan jasa.

c. Institut Pendidikan Indonesia mengendalikan identifikasi unik dari output ketika

mampu telusur dipersyaratkan, dan akan menyimpan informasi didokumentasikan

diperlukan agar ketertelurusan..

8.5.3 Properti milik mahasiswa atau penyedia eksternal a. Institut Pendidikan Indonesia behati-hati dengan properti milik mahasiswa atau

penyedia eksternal sementara itu berada di bawah kendali Institut Pendidikan

Indonesia atau digunakan oleh Institut Pendidikan Indonesia.

b. Institut Pendidikan Indonesia mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan menjaga

mahasiswa atau penyedia ekternal properti yang disediakan untuk digunakan atau

penggabungan ke dalam. ( kegiatan akademik)

c. Ketika properti dari mahasiswa atau eksternal penyedia hilang, rusak atau ditemukan

tidak sesuai untuk digunakan, Institut Pendidikan Indonesia harus melaporkan hal ini

kepada mahasiswa atau penyedia eksternal dan menyimpan informasi terdokumentasi

pada apa yang terjadi.

CATATAN: Mahasiswa atau properti penyedia eksternal dapat mencakup material

komponen, peralatan dan perlengkapan, tempat, kekayaan intelektual dan data pribadi. 8.5.4 Penjagaan

Institut Pendidikan Indonesia menjaga output selama pelaksanaan layanan

akademik sejauh yang diperlukan untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan.

CATATAN: Pelestarian dapat mencakup identifikasi, penanganan, pengendalian,

pencemaran, pengemasan, penyimpanan, transmisi atau transportasi, dan perlindungan.



8.5.5 Masa akhir perkuliahan/kelulusan

Institut Pendidikan Indonesia memenuhi persyaratan untuk kegiatan Masa akhir

perkuliahan/kelulusan seperti tracer alumni. Dalam menentukan tingkat kegiatan pasca

pengiriman yang diperlukan Institut Pendidikan Indonesia harus mempertimbangkan

1. Persyaratan hukum dan peraturan;

2. Konsekuensi yang tidak diinginkan potensial yang terkait dengan lulusan/alumni

3. Sifat, penggunaan dan dimaksudkan seumur hidup pelayanan,akademik;

4. Persyaratan mahasiswa;

5. Umpan balik mahasiswa. CATATAN: Melakukan pembinaan lanjut kepada seluruh alumni.

8.5.6 Pengendalian perubahan a. Institut Pendidikan Indonesia meninjau dan mengontrol perubahan untuk

menyediakan produksi atau jasa, sejauh yang diperlukan untuk memastikan terus

sesuai dengan persyaratan.

b. Institut Pendidikan Indonesia menyimpan informasi terdokumentasi yang

menggambarkan hasil dari tinjauan perubahan orang-orang yang mempunyai otoritas

perubahan, dan tindakan yang diperlukan yang timbul dari tinjauan 8.6 Kegiatan Wisuda

a. Institut Pendidikan Indonesia menerapkan pengaturan yang direncanakan, pada

tahap yang sesuai, untuk memverifikasi bahwa persyaratan telah dipenuhi.

b. Pelepasan mahasiswa/ wisuda tidak akan dilakukan sampai persyaratan doipenuhi

kecuali disetujui oleh pimpinan yang berwenang

c. Institut Pendidikan Indonesia menyimpan informasi terdokumentasi pada rilis

pelayanan pendidikan. Informasi yang didokumentasikan meliputi:

1. Bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan;

2. Ketertelusuran ke orang yang berwenang untuk pelepasan.



8.7 Pengendalian ketidaksesuaian hasil-hasil

a. Institut Pendidikan Indonesia memastikan bahwa output yang tidak sesuai dengan

kebutuhan mereka diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan

yang tidak sengaja atau pengiriman.

b. Institut Pendidikan Indonesia mengambil tindakan yang sesuai berdasarkan pada

sifat ketidaksesuaian dan efeknya pada kesesuaian pelayanan pendidikan. Ini juga

berlaku untuk pelayanan pendidikan yang tidak sesuai terdeteksi setelah pengiriman

produk, selama atau setelah penyediaan layanan

c. Institut Pendidikan Indonesia berurusan dengan output yang tidak sesuai dalam satu

atau lebih dari cara berikut:

1. Koreksi;

2. Segregasu, penahanan kembali atau penanggguhan penyediaan pelayanan

pendidikan;

3. Menginformasikan mahasiswa;

4. Memperoleh otorisasi untuk penerimaan di bawah konsesi

5. Kesesuaian dengan persyaratan harus diverifikasi ketika tidak sesuai output yang dikoreksi.

Organisasi harus menyimpan dokumentasi informasi karena:

a. Menjelaskan ketidaksesuaian

b. Menjelaskan tindakan yang diambil

c. Menjelaskan konsesi yang diperoleh

d. Mengidentifikasi otoritas memutuskan tindakan sehubungan ketidaksesuaian.

9. Evaluasi Kinerja

9.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisis, dan Evaluasi

9.1.1 Umum

IPI Garut harus menentukan:

a. Apa yang diperlukan untuk dipantau dan diukur

b. Metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi yang diperlukan

untuk memastikan keabsahan hasil

c. Kapan pemantauan dan pengukuran harus dilakukan

d. Kapan hasil pemantauan dan pengukuran harus dianalisis dan dievaluasi



IPI melakukan evaluasi kinerja mengenai kefektifan sistem menejemen mutu melalui

rapat tahunan. IPI mendokumentasikan setiap kegiatan dan informasi secara efektif sebagai

bukti dari kinerja civitas akademik. IPI harus menyimpan informasi terdokumentasisesuai

sebagai bukti hasil tersebut.

9.1.2 Kepuasan Stakeholders

Persepsi stakeholders terhadap kinerja IPI Garut dalam memberikan pelayanan

akademik selalu dipantau dan diukur yaitu pada saat berlangsungnya kegiatan sosialisasi

hasil layanan akademik, rapat dengan pelanggan maupun pada saat diadakannya pameran

hasil layanan akademik dengan menggunakan kuisioner. Persepsi stakeholders yang telah

terekam tersebut selanjutnya dianalisis sesuai persyaratan sistem manajemen mutu. Tata

cara pelaksanaan pengukuran kepuasan mahasiswa, pengguna lulusan dan masyarakat

ditetapkan dalam Prosedur Pemasaran dan Komunikasi.

9.1.3 Evaluasi dan Analisis

IPI Garut mengevaluasi dan menganalisis data sesuai dengan lingkup bidang dan

tugasnya untuk menunjukkan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu serta

kebutuhan untuk mengevaluasi tindakan perbaikan yang berkelanjutan. Hasil analisis yang

diperoleh diguanakan untuk mengevaluasi:

a) Kinerja IPI yang berkualitas sesuai dengan standar LPTK dan Dikti

b) Tingkat kepuasan mahasiswa, masyarakat dan pengguna lulusan

c) Kinerja Badan Penjaminan Mutu (BPM)

d) Efektivitas kinerja civitas akademik

e) Penentuan tindakan yang diambil pada risiko dan peluang

f) Kinerja Penyedia Barang/Jasa dan subkontraktor.

g) Peningkatan pada sistem manajemen mutu.

9.2. Audit Internal

IPI Garut melaksanakan audit internal sesuai dengan rencana pada setiap akhir

semester. untuk memastikan apakah sistem manajemen mutu telah:

a) Diterapkan sesuai dengan Sasaran Program Kegiatan Tahunan yang ditetapkan

b) Memenuhi persyaratan standar ISO 9001: 2015 dan Standar Nasional Perguruan Tinggi



c) Memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan organisasi.

d) Diterapkan dan dipelihara secara efektif di semua unit yang terkait.

9.2.2 Ruang Lingkup Audit

a) BPM IPI Garut merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program

audit meliputi frekuensi, metode, tanggung jawab, persyaratan, perencanaan dan

pelaporan yang harus dipertimbangkan sebagai pentingnya proses pelaksanaan audit

terhadap perubahan yang berpengaruh kepada lembaga IPI Garut dan hasil audit

terdahulu.

b) BPM IPI menetukan lingkup dan kriteria audit untuk setiap pelaksanaan audit

c) BPM IPI Garut memilih auditor dan melaksanakan audit untu memastikan objektivitas

dan ketidak berpihakan dari proses audit

d) BPM IPI Garut memastikan hasil audit dilaporkan pada manajemen yang relevan

e) BPM IPI Garut melakukan koreksi dan tindakan korektif yang sesuai dengan secepatnya

f) BPM IPI Garut menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti penerapan program

dan hasil audit.

9.3. Tinjauan Manajemen

9.3.1. Umum

BPM IPI Garut meninjau sistem manajemen mutu organisasi sesuai dengan yang

direncanakan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifannya dan diselaraskan

dengan arah strategi lembaga IPI Garut.

9.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen

BPM IPI Garut merencanakan dan melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

dengan mempertimbangkan ;

a) Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu

b) Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan pada Sistem Manajemen Mutu

c) Informasi kinerja dan keefektifan dari sistem amanajemen mutu, termasuk

kecendrungan dalam;

1) Kepuasan mahasiswa, masyarakat dan pengguna lulusan serta umpan balik dari

pihak terkait yang relevan



2) Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi

3) Kinerja proses

4) Ketidaksesuaian dan tindakan korektif

5) Hasil pemantauan dan pengukuran

6) Hasil audit

7) Kinerja penyedia Barang/Jasa dan subkontraktor.

d) Kecukupan dosen dan pegawai

e) Keefektifan tindakan yang diambil ditujukan pada resiko dan peluang ( 6.1)

f) Peningkatan peluang

9.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen

Keluaran tinjauan manajemen meiluputi keputusan dan tindkan terkait dengan ;

a) Peningkatan peluang

b) Keperluan perubahan terhadap sistem manajemen mutu

c) Kebutuhan SDM

BPM IPI Garut menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti hasil tinjauan

manajemen.

Penyelenggaraan program audit direncanakan oleh Wakil Manajemen STKIP Garut

dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses-proses yang berlaku dan hasil

audit sebelumnya serta menentukan kriteria audit, lingkup, frekuensi, dan metoda yang

digunakan.

Wakil Manajemen memastikan bahwa pemilihan/seleksi auditor dilaksanakan secara

objektif dan tidak memihak dalam proses audit. Auditor yang dipilih tidak diperkenankan

untuk mengaudit area/unit kerjanya sendiri.

Tanggung jawab dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, serta

pelaporan hasil audit dan pemeliharaan rekaman audit ditetapkan dalam Prosedur Audit

Internal.

Personil/fungsi penanggung jawab pada area yang di audit berkewajiban untuk

melaksanakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan tanpa penundaan. Hasil

perbaikan dan tindakan perbaikan harus diverifikasi dan dilaporkan.



10. Peningkatan

10.1. Umum

IPI harus menentukan dna memilih peluang untuk tindakan peningkatan dan

penerapan seperlunya untuk memenuhi persyaratan stakeholders dan emningkatkan

kepuasan stakeholders. Hal ini mencakup:

a. Meningkatkan pelayanan akademik dan non akadmeik untuk memenuhi kebutuhan

stakeholders

b. Memperbaiki, mencegah atau mengurangi pengaruh yang tidka diinginkan

c. Meningkatkan kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu.

BPM sebagai penjaminan mutu melakukan penjaminan manajemen secara terus-

menerus dengan berskalan terukur untuk memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu

melalui evaluasi terhadap kegiatan:

1. Kebijakan dan tujuan mutu yang telah ditetapkan,

2. Hasil audit (internal maupun eksternal),

3. Hasil pemantauan dan pengukuran serta analisa data

4. Tindakan Koreksi, dan Pencegahan/ mitigasi yang telah dilakukan hasil rapat tinjauan

manajemen

5. Aktivitas r a p a t tinjauan manajemen (RTM) dan rekomendasi h a s i l a u d i t

yang telah ditetapkan

BPM sebagai penanggungjawab melaksanakan tindakan perbaikan sebagai upaya

menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah tidak terulangnya kesalahan

yang terjadi. Tindakan perbaikan harus menyangkut pengaruh ketidaksesuaian yang

dihadapi.

10.2. Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif

10.2.1 Bila ketidaksesuaian terjadi termasuk yang timbul dari keluhan, IPI harus:

a. Bereaksi terhadap ketidaksesuaian dan jika berlaku:

1) Mengambil tindakan untuk mengendalikan dan memperbaiki

2) Sepakat dengan konsekuensi

b. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian agar tidak terulang atau terjadi ditempat lain, dengan:



1) Meninjau dan menganalisa ketidaksesuaian

2) Menentukan penyebab ketidaksesuaian

3) Menentukan kesamaan ketidaksesuaian yang sudah ada atau potensial terjadi

c. Menerapkan tindakan yang diperlukan

d. Meninjau keefektifan tindakan koreksi yang diambil

e. Memutakhirkan resiko dan peluanh yang ditetapkan saat perencanaan, bila perlu

f. Melakukan perubahan pada sistem manajemen mutu, bila perlu

Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh dari ketidaksesuaian yang ditemui.

10.2.2 IPI harus menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti:

a. sifat ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil berikutnya

b. hasil dari setiap tindakan korektif

10.3. Peningkatan Berkelanjutan

BPM secara terus-menerus memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu ini melalui

evaluasi terhadap :

1. Kebijakan dan tujuan mutu yang telah ditetapkan,

2. Hasil audit (baik internal maupun eksternal),

3. Hasil pemantauan dan pengukuran serta analisa data

4. Tindakan Koreksi, dan Pencegahan yang telah dilakukan

5. Aktivitas rapat tinjauan manajemen dan rekomendasi yang telah ditetapkan

Secara lengkap rekomendasi ini mempertimbangkan hasil rapat tinjauan

manajemen dalam kegiatan rapat tinjauan manajemen, disamping menetapkan perbaikan

berkelanjutan dan memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang.

BPM melakukan tindakan koreksi terhadap ketidaksesuaian yang terjadi, termasuk

menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

Tindakan koreksi harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.

Tindakan perbaikan didapatkan dari hasil ketidaksesuaian saat pemantauan dan

pengukuran proses, Layanan dan persepsi kepuasan pelanggan, hasil semua

ketidaksesuaian saat internal audit, dan hasil rekomendasi tinjauan manajemen.



Mekanisme tindakan perbaikan harus mencakup :

1. Identifikasi dan evaluasi ketidaksesuaian yang terjadi

2. Penetapan akar penyebab ketidaksesuaian ,

3. Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang

kembali.

4. Penilaian terhadap rekaman hasil tindakan yang dilakukan.

5. Mengevaluasi efektivitas tindakan koreksi yang telah dilakukan.

Pemenuhan persyaratan tindakan perbaikan untuk sistem manajemen mutu sebagai

implementasi dari persyaratan standar ISO 9001:2015, Klausul 8.5. Tindakan

Perbaikan.

Lampiran-1 Struktur Organisasi IPI Garut

INSTITUT PENDIDIKAN INDONESIA GARUT JAWA BARAT

Documents

Transcript of INSTITUT PENDIDIKAN INDONESIA GARUT JAWA BARAT