Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

INSTITUT BISNIS MUHAMMADIYAH BEKASI

MUTASI, PINDAH DAN KELUAR KE PERGURUAN TINGGI

LAIN

Diajukan oleh:

Kepala BAAK,

M. Ridwan, S.IQ., S.Pd.I., M.Si.

NIP. 100315003

Diperiksa oleh:

Kepala LPM,

Hamluddin, M.Si.

NIP/NIDN. 100218021/0428038101

Disetujui dan Disahkan oleh:

Wakil Rektor,

Atika Rahmi, SE., Ak., M.Si.

NIP/NIDN. 201118010/0126028006

Rektor,

Dr. H. Jaenudin, S.Ag., M.Pd.

NIP/NIDN. 100115001/0425017401

INSTITUT BISNIS

MUHAMMADIYAH BEKASI

No. Dok. : 016/SOP-BAAK/IBM/2019

Revisi Ke : 0

SOP MUTASI, PINDAH &

KELUAR KE PT LAIN

Tanggal : 10 Mei 2019

Jumlah Hal : 9 Halaman

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

MUTASI, PINDAH DAN KELUAR KE PERGURUAN TINGGI

LAIN

A. Ruang Lingkup

Mutasi mahasiswa adalah perubahan status mahasiswa yang terjadi karena pindah

ke perguruan tinggi lain, keluar atau kehilangan hak studi. Mahasiswa Institut

Bisnis Muhammadiyah Bekasi karena sesuatu hal dapat mengajukan pindah ke

Perguruan Tinggi lain. Proses mutasi mahasiswa meliputi proses konsultasi dengan

Dosen Pembimbing Akademik/Ketua Program Studi, pengisian form pindah

kuliah/surat permohonan keluar, penyelesaian administrasi keuangan, penyelesaian

urusan perpustakaan, persetujuan Dekan Fakultas, verifikasi Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan sampai perubahan status mahasiswa di Sistem

Informasi Akademik.

B. Tujuan

Sebagai acuan dalam pelaksanakan pengajuan mutasi mahasiswa di Institut Bisnis

Muhammadiyah Bekasi.

C. Indikator Keberhasilan

Proses mutasi dinyatakan berhasil dan selesai jika formulir pindah/surat

permohonan keluar sudah diisi, dilengkapi dan keterangan pindah/keluar sudah

masuk ke dalam Sistem Informasi Akademik.

D. Pihak yang Terlibat

1. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)

2. Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK)

3. UPT. Perpustakaan

4. Ketua Program Studi / Dosen Pembimbing Akademik

5. Dekan Fakultas Terkait

6. Mahasiswa yang bersangkutan.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 3

E. Acuan Kegiatan

1. Peraturan Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.

2. Pedoman Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi

3. Standar Mutu Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.

F. Mekanisme Dan Prosedur Kerja

1. Mekanisme Mutasi (Keluar, Pindah ke Perguruan Tinggi Lain) adalah:

a. Pengajuan mutasi (keluar, pindah ke perguruan tinggi lain) dilakukan

bersamaan dengan pelaksanaan Herregistrasi.

b. Pengajuan mutasi (keluar, pindah ke perguruan tinggi lain) di luar

waktu herregistrasi yang sudah ditentukan, tidak dilayani.

c. Mahasiswa yang kehilangan hak studi dapat menerima surat keterangan

keluar/ pindah dari BAAK disertai transkrip nilai yang telah dicapai.

d. Sebelum mahasiswa keluar/pindah harus melakukan konsultasi dengan

dosen pembimbing akademik/Kaprodi.

2. Prosedur Mutasi (Keluar, Pindah ke Perguruan Tinggi Lain) adalah:

a. Mahasiswa keluar dari IBM Bekasi, mengajukan permohonan

mengundurkan diri/keluar dari IBM Bekasi yang ditujukan kepada

Rektor c/q Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

dengan melampirkan:

1) Surat permohonan mengundurkan diri/keluar.

2) Surat keterangan bebas administrasi keuangan, perpustakaan, dan

lain-lain di Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.

b. Mahasiswa pindah ke perguruan tinggi lain, mengajukan permohonan

pindah yang ditujukan kepada Rektor c/q Kepala Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan dengan melampirkan:

1) Surat permohonan pindah ke perguruan tinggi lain.

2) Surat keterangan diterima di perguruan tinggi yang dituju.

3) Surat keterangan bebas administrasi keuangan, perpustakaan, dan

lain-lain di Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.

c. Mahasiswa mengunduh form pindah diwebsite BAAK

http://baaksdm.ibm.ac.id.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 4

d. Mahasiswa melakukan konsultasi dengan Dosen PA dan Kaprodi

perihal keluar/kepindahan yang akan diajukan.

e. Mahasiswa mengisi formulir pindah dan melengkapi dokumen tanda

tangan pejabat terkait sebagai bukti validasi (Dosen PA, Kaprodi,

Dekan, Kepala Perpustakaan dan BAUK.

f. Setelah seluruh persyaratan keluar/pindah validasi telah dipenuhi,

selanjutnya adalah verifikasi BAAK.

g. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan melakukan

perubahan status mahasiswa di Sistem Informasi Akademik.

h. Pengarsipan surat keluar/pindah.

G. Rekaman (Quality Record)

1. Surat Permohonan Keluar / Pengunduran Diri.

2. Surat Permohonan Pindah.

3. Surat Keterangan Diterima di Perguruan Tinggi Baru.

4. Surat Keterangan Keluar/Pindah

5. Transkip Akademik.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 5

H. Diagram Alir Mutasi, Pindah dan Keluar

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 6

I. Surat Permohonan Pengunduran Diri

Form Dapat Diunduh Pada Laman http://baak.ibm.ac.id.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 7

J. Surat Permohonan Mutasi/Pindah Kuliah

Form Dapat Diunduh Pada Laman http://baak.ibm.ac.id.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 8

K. Surat Keterangan Diterima Di Perguruan Tinggi Baru

Surat keterangan diterima di perguruan tinggi baru dikeluarkan oleh perguruan

tinggi tujuan, dibubuhi tanda tangan pihak terkait dan distempel basah. Surat

ditujukan kepada Ketua Program Studi/Dekan Fakultas terkait di IBM Bekasi.

L. Surat Keterangan Mutasi/Pindah Kuliah

Form dapat diunduh pada laman

http://baak.ibm.ac.id.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Mutasi, Pindah dan Keluar | 9

M. Surat Keterangan Keluar / Mengundurkan Diri

Form dapat diunduh pada laman http://baak.ibm.ac.id.