Informe de Pasantias
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA UNEFA NÚCLEO LARA INFORME DE PASANTÍA PROFESIONAL REALIZADA EN LA EMPRESA CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A DE BARQUISIMETO, DEPARTAMENTO DE INFORMATICA. AUTOR (ES): Br. Gladys Cordero. Br. Rubén Torres. TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Carlos Ramírez. TUTOR ACADEMICO: Lic. José Pedrique. Barquisimeto, Junio de 2011
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1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
INFORME DE PASANTÍA PROFESIONAL REALIZADA EN LA
EMPRESA CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A DE BARQUISIMETO,
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.
AUTOR (ES): Br. Gladys Cordero.
Br. Rubén Torres.
TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Carlos Ramírez.
TUTOR ACADEMICO: Lic. José Pedrique.
Barquisimeto, Junio de 2011
2
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
DISEÑO DE UNA PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DEL
PROCESO DE GESTIÓN DE CARTAS DE TRABAJO DEL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANO DE LA
EMPRESA CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A DE
BARQUISIMETO ESTADO LARA.
Informe de pasantía presentado ante la Universidad Nacional Experimental
Politécnica de la Fuerza Armada como requisito parcial para optar al título de
Ingenieros en Sistemas
AUTOR (A): Br. Gladys Cordero.
Br. Rubén Torres.
TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Carlos Ramírez.
TUTOR ACADEMICO: Lic. José Pedrique.
Barquisimeto, Junio de 2011
3
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA
DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA NÚCLEO LARA
DISEÑO DE UNA PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DEL
PROCESO DE GESTIÓN DE CARTAS DE TRABAJO EN EL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANO DE LA
EMPRESA CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A DE
BARQUISIMETO ESTADO LARA.
Pasantes:
Br. Gladys Cordero.
Br. Rubén Torres.
Tutor Académico: Lic. José Pedrique.
Tutor Empresarial: Ing. Carlos Ramírez.
Carrera: Ingeniería en Sistemas.
Año: 2011.
RESUMEN
En un contexto cambiante, las empresas necesitan realizar nuevas competencias
y tener un gran avance profesional. Esto exige actitudes y aptitudes extraordinarias en
todos los niveles y, para lo cual, se necesita de herramientas de gestión estratégicas.
Una de las herramientas estratégicas constituye el sistema, basado en tecnología
informática, que permita integrar las informaciones que requiere toda organización
para una gestión exitosa y de calidad. Este proyecto compone una producción de
conocimientos en el marco del diseño de propuesta para la automatización del
proceso de gestión de cartas de trabajo del departamento de recursos humanos de la
empresa CEMEX VENEZUELA S.A.C.A., de Barquisimeto estado Lara. El mismo
radica en el diagnóstico, ejecución y evaluación de acciones, cuyos ejes centrales de
acción fueron: lograr que el sistema de información que permitirá la automatización
de los procesos le proporcione al personal de mencionado departamento, precisos y
más confiables resultados; además de brindar velocidad con la cual tendrán más
tiempo para dedicarle a otras actividades y/o procesos.
4
ÍNDICE GENERAL
pp.
ÍNDICE GENERAL i
LISTA DE TABLAS iv
LISTA DE GRÁFICOS v
INTRODUCCIÓN 9
MARCO ORGANIZACIONAL
Reseña Histórica de la Empresa 11
Objetivos de la Organización. 12
Misión 13
Visión 13
Estructura Organizativa 14
Funciones de los Departamentos 15
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividades Realizadas 23
CAPITULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento 31
Objetivos 32
Objetivo General 32
Objetivos Específicos 32
Justificación 33
Alcances 34
Limitaciones 34
CAPITULO II. MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación. 36
Aspectos Teóricos 38
Aspectos Legales 40
i
5
Sistema de Variables 41
CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza de la Investigación 46
Diseño y Tipo de Investigación 46
Fases del Proyecto 47
Población 49
Muestra 50
Técnicas e Instrumentos de
Recolección de Datos
50
Validez 51
Confiabilidad 52
CAPITULO IV. RESULTADOS
Análisis de los Resultados 56
CAPITULO V. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Conclusiones 69
Recomendaciones 70
CAPITULO VI. LA PROPUESTA
Presentación 71
Justificación 71
Objetivos de la Propuesta 72
Objetivo General 72
Objetivos Específicos. 72
Fundamento 73
Estructura 73
Estudio de Factibilidad 74
Recursos Humanos 74
Recursos Económicos 75
Recursos Tecnológicos 75
ii
6
FUENTES DE INVESTIGACIÓN 76
GLOSARIO DE TÉRMINOS 77
ANEXOS
La Empresa 79
El Sistema 84
iii
7
LISTA DE TABLAS Y CUADROS
TABLAS CUADROS pp.
1 Cronograma de Actividades 22
1 Sistema de Operacionalización 44
2 Valores de Porcentajes de Ítems 53
3 Categoría de Ítems (SI/NO) 56
4 Ítems 1 (SI/NO) 56
5 Ítems 2 (SI/NO) 56
6 Ítems 3 (SI/NO) 57
7 Ítems 4 (SI/NO) 58
8 Ítems 5 (SI/NO) 59
9 Ítems 6 (SI/NO) 59
10 Ítems 7 (SI/NO) 60
11 Ítems 8 (SI/NO) 61
12 Ítems 9 (SI/NO) 62
13 Ítems 10 (SI/NO) 63
14 Ítems 11 (SI/NO) 63
15 Ítems 12 (SI/NO) 64
16 Ítems 13 (SI/NO) 65
17 Ítems 14 (SI/NO) 65
18 Categoría de Ítems (Preguntas Abiertas) 66
19 Ítems (Pregunta Abierta) 1. 66
20 Ítems (Pregunta Abierta) 2. 67
21 Ítems (Pregunta Abierta) 3. 67
22 Ítems (Pregunta Abierta) 4. 67
23 Ítems (Pregunta Abierta) 5. 68
24 Ítems (Pregunta Abierta) 6. 68
iv
8
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO pp.
1 Celeridad en los Procesos. 56
2 Velocidad de Procesos y Resultados. 56
3 Debilidad en los Procesos. 57
4 Solución de Debilidades de Procesos. 58
5 Acceso de Información. 59
6 Cálculos Numéricos. 60
7 Ambiente de Trabajo. 60
8 Herramientas Tecnológicas. 61
9 Confiabilidad en los Procesos. 62
10 Seguridad en los Procesos. 63
11 Efectividad en los Procesos. 63
12 Certeza de Resultados. 64
13 Rapidez de Procesos 65
14 Rapidez de Resultados. 66
v
9
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto emprende una de las problemáticas que han venido
surgiendo desde años atrás y que aún se encuentran afectando a muchas Instituciones
Organizativas, siendo estas entorno al ámbito educativo, de salud, empresarial, entre
otros; tal como lo es, llevar un Control Automatizado efectivo sobre sus gestiones
profesionales.
Así mismo, la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A; ha servido como
base para efectuar este trabajo; realizándose un dictamen sobre el proceso de gestión
de cartas de trabajos, la cual tiene la finalidad de determinar mediante la evaluación
de profesionales en la materia que tanta eficacia, confiabilidad , veracidad y rapidez
tendría el control automatizado de cartas de trabajo.
Por ende el propósito de este proyecto es realizar un estudio sobre las causas
que originan la necesidad de desarrollar un sistema de gestión de cartas de trabajos en
la referida empresa (CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A), con el apoyo de las
herramientas necesarias para erradicar los problemas más comunes en cuanto a los
procesos manuales.
Con base en las premisas expuestas, el proyecto está estructurado en seis (6)
capítulos de la manera siguiente, que se declaran a continuación: En el capítulo I, se
define el planteamiento del problema, los objetivos generales y específicos, la
justificación del porqué de este trabajo y los alcances y limitaciones del proyecto,
mientras que en el capítulo II, se muestra la teoría que abala el trabajo, es decir, es
donde se emanan los antecedentes de la investigación, las bases teóricas y legales, la
definición de términos, y los sistemas de variables con la operacionalización de las
mismas. En el capítulo III, se describe el marco metodológico que abarca del tipo y
diseño de investigación, así como selección de la población y muestra , las técnicas e
instrumentos de recolección de datos, entre otros puntos relevantes.
Seguidamente, el capítulo IV, se refiere a la presentación de los resultados y el
análisis de las respuestas de cada uno de los ítems que conformaron el cuestionario.
10
En el capítulo V se presentaron las conclusiones y recomendaciones de la
investigación, seguidamente se presenta el capítulo VI, en donde se describe la
propuesta para el diseño de un sistema de información que permita mejorar el proceso
de gestión de cartas de trabajo de la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A.
Por último, el presente proyecto pretende, desde una perspectiva teórica y de
solución a la problemática planteada, la ampliación de los conocimientos y el
desarrollo de modelizaciones ideólogas que, junto a otras propuestas precedentes
sobre las automatizaciones de procesos y desarrollo de sistemas de información,
sirvan de base para futuros trabajos en este campo.
11
MARCO ORGANIZACIONAL
Reseña Histórica de la Empresa
La empresa Cemex Venezuela, fue fundada el 23 de septiembre de 1943 por
iniciativa de un grupo de empresarios liderados por el Sr. Eugenio Mendoza Goiticoa.
En septiembre de 1945 entra en operaciones la primera fábrica de cementos
vencemos Lara, denominada C.A. Vencemos, Lara hoy planta Lara, con una
producción de cemento tipo Pórtland con capacidad instalada de clinker de 15.000
toneladas métricas anuales.
En 1957 en Barquisimeto, planta Lara inicio la producción de cemento blanco,
siendo la primera empresa del país y planta de CEMEX VENEZUELA en producirla
y comercializarla.
En el año 1976 se fundó la empresa de transporte CAURA, empresa de servicio
para Vencemos, distribuyendo cemento a toda Venezuela; y en el año 1979 se
construyó VENMARCA C.A., como principal productora de concreto en el país y
operan con más de veinticinco (25) plantas establecidas en veintidós (22) ciudades
del territorio nacional.
El ministerio de fomento concede a Vencemos y sus empresas subsidiarias el
uso de la marca de calidad NORVEN a partir del año 1977. A principios 1994
Vencemos es adquirida por la empresa transnacional CEMEX S.A. de C.V.
Cementos mexicanos, la empresa cementera más grande de América y tercera del
mundo.
Un año después, específicamente el 10 de noviembre de 1995, planta Lara
celebra sus cincuenta (50) aniversario y recibe el certificado de calidad CONVENIN
ISO 9002; ratificando a planta Lara la certificación ISO 9002.
Para el nuevo siglo, la corporación venezolana de cementos S.A.C.A. (C.A.
Vencemos) cambia su denominación social a CEMEX VENEZUELA S.A.C.A
12
Para el día 04 de Abril del año 2008, el presidente venezolano, Hugo Chávez,
anuncia la nacionalización de "toda la industria del cemento" en el país, debido a que
los planes oficiales de construcción de viviendas se ven retrasados debido al déficit de
cemento en el país, derivado de que las cementeras exportan la mayoría de su
producción, las grandes fábricas de cemento son nacionalizadas para ser
transformadas en empresas de producción social.
Actualmente, debido al cambio producido la empresa atraviesa un periodo de
transición hacia la nacionalización que tuvo comienzo desde el mes de agosto del año
2008, llamándose así Cemex Venezuela Empresa en Transición. La empresa Cemex
Venezuela planta Lara está ubicada en la carretera vía Duaca kilómetro 4 sector la
cañada. Barquisimeto estado Lara.
Objetivos de la Organización
Objetivo General
Producir y explotar comercialmente Cementos Portland, de cualquier otro
producto similar a este y de todas las sustancias que existan en los terrenos de nuestra
propiedad. Asimismo, todos los actos jurídicos que se requieran para la realización
del mismo, adquisiciones de bienes muebles e inmuebles, cualquier tipo de operación
con títulos de crédito y operaciones necesarias para garantizar obligaciones de
terceros.
Objetivo Específico
Estar comprometidos a ser la mejor opción en el mercado de materiales para la
construcción; y ofrecer productos y servicios únicos, diseñados a la medida para
satisfacer las necesidades específicas de los clientes, ya sea para la construcción o
remodelación de viviendas, desarrollo de infraestructura, obras industriales y
comerciales, así como proyectos marítimos e hidráulicos.
13
Misión y Visión de la Organización
Misión
Satisfacer globalmente las necesidades de construcción de sus clientes y crear
valor para su accionista, empleados y otras audiencias claves, consolidándose como la
organización cementera multinacional más eficiente y rentable del mundo.
Visión
Ser la empresa líder en la producción de cemento con los más altos estándar
nacional e internacional de calidad y gestión.
Garantizar la plena satisfacción de nuestros clientes, con un servicio integral
que supera las mismas exigentes expectativas.
Armonizar las operaciones con el medio ambiente, el cual preservamos y
mejoramos, en un claro compromiso de solidaridad con la comunidad y el futuro de la
vida.
14
Estructura Organizativa
15
Funciones de los Departamentos
Vicepresidencia Técnica
Actualmente dicho cargo lo ocupa un Ingeniero. Su función es servir de enlace
a los directores de las plantas con la presidencia.
Director de Operaciones Planta Lara
Se encarga de planificar, coordinar, dirigir y supervisar la implementación de
las políticas trazadas por la junta directiva y representar legalmente a la empresa, a fin
de alcanzar las metas y objetivos previstos en el plan estratégico y preservar el buen
nombre de la empresa.
Administrador de Información
Preparar y analizar la información necesaria para la implantación y
seguimiento del sistema de gestión, consultar y analizar movimientos de costos de
áreas de la planta, mediante sistemas metodológicos previamente establecidos.
Asistente Departamental
Es el encargado de todo lo relativo a la trascripción, manejo y archivo de toda
la información relacionada con la dirección.
Coordinador de Relaciones con la Comunidad
Coordinar y mantener de manera permanente actividades orientadas al
acercamiento con los entes gubernamentales, comunidades vecinas y cualquier grupo
de interés externo a la empresa.
16
Coordinador Seguridad y Salud en el Trabajo
Diseñar y ejecutar programas de seguridad industrial que permitan identificar,
evaluar y controlar factores de riesgo en el ambiente de trabajo en conjunto con el
equipo.
Gerente de Producción
Planifica, coordina, dirige y supervisa el proceso de producción, con el fin de
obtener las metas establecidas, tanto para el proceso de fabricación de cemento gris
como de blanco al menor costo y bajo los parámetros de calidad establecidos.
Coordinador de Producción
Es el responsable de programar, coordinar, supervisar, dirigir y controlar las
actividades relacionadas con la operación, mantenimiento y reparación de los equipos
de cocción y molienda, con el fin de mantenerlos en optimo estado y así alcanzar las
metas de producción, los rendimientos técnicos y los parámetros por Aseguramiento
de Calidad establecidos
Supervisor de Servicios Generales
Programar, dirigir, controlar y coordinar las actividades de transporte, limpieza,
mantenimiento de la planta física, áreas internas y externas de Cemex Venezuela
Planta Lara.
Analista de Control de Procesos
Tomar y procesar muestras de la materia prima, pasta cruda, clinker y cemento,
además realiza los diferentes ensayos relativos al producto elaborado (cemento),
17
aplicando acciones correctivas según sea el caso que garanticen el cumplimiento de
las normas CONVENIN, el control y la optimización en la calidad del producto.
Jefe de Turno
Coordinar y dirigir las operaciones de los equipos principales de producción.
Evaluar, dirigir y coordinar soluciones de problemas que afectan la operatividad de la
planta
Gerente de Gestión Comercial
Mantener el contacto con los clientes de su gerencia comercial regional
centralmente, dándole respuesta satisfactoria a las necesidades que se le presenten, a
través de contratos telefónicos o visitas que estos hagan a su oficina a dar el servicio
de información estadística comercial a su gerente comercial regional y al
administrador de mercadeo y servicio.
Administrador de Mercadeo y Servicio
Diseñar los programas de despacho del mes, estableciendo planes de
distribución y logística en coordinación con las plantas de su zona, de acuerdo con los
lineamientos corporativos de transporte, logística y mantenimiento para el uso óptimo
de la flota, así como también negociar y establecer las rutas de transporte terrestre de
la zona. Además, controla la gestión de la operación transporte del frente, de acuerdo
al plan de negocios de la V. P. Comercial y con la finalidad de racionalizar costos y
entregando en forma satisfactoria el producto al cliente.
18
Administrador de Cartera / Mesa Productiva
Administrar, supervisar, controlar crédito y cobranzas de la zona manejándola
bajo las políticas establecidas y de acuerdo a la estrategia comercial.
Coordinador de Facturación
Atender a los clientes (chóferes) para la realización del proceso de despacho en
un solo punto de control en el cual, se satisfagan las necesidades de información y
operación sobre el proceso mencionado con el nivel de calidad, que supere
expectativas de los clientes (chóferes).
Consultor Comercial
Ejecutar programas de visitas establecido para el segmento, realizar plan de
ventas, cobranzas, brindar asistencia y asesoría en el sitio (obra o local) de los
clientes. Detectar las necesidades y oportunidades del mercado, búsqueda y selección
de clientes, monitorear la percepción de calidad de nuestros productos y servicios, así
como la competencia, entregar y canalizar documentación comercial, reportes de
visitas, ventas y asesorías, canalizar y hacer seguimiento a todas las quejas y
reclamos, apoyar a la fuerza de ventas.
Planeador de Abasto
Administrar los recursos materiales y humanos del área para lograr un
suministro oportuno de los materiales, bienes y servicios con las mejores condiciones
de calidad, costo, cantidad y ubicación para satisfacer las necesidades de la planta.
19
Negociador JR
Adquirir de una manera oportuna los materiales, bienes y servicios tomando en
cuenta las mejores condiciones de calidad, costo y cantidad para satisfacer las
necesidades de la planta, de acuerdo a las normas y políticas establecidas.
Jefe de Almacén
Asegurar el cumplimiento de los lineamientos y procedimientos del proceso de
inventarios con el propósito de mantener los stocks reales del sistema y recopilar
datos para elaborar estadísticas con el propósito de mantener enterado al Planificador
de Abasto de los parámetros importantes y necesarios con la finalidad de cumplir a
cabalidad con una visión del área y así satisfacer de manera adecuada con los
requerimientos de los usuarios. Asegurar que todo el material entregado por los
proveedores reúna las características y las especificaciones de la orden de compra que
ha requerido el usuario con el propósito de garantizar una recepción eficiente de los
recursos solicitados por las unidades de la empresa.
Operador de Almacén
Verificar, organizar ubicar y mantener el stock de materiales del inventario en
los diferentes almacenes con el propósito de garantizar el buen estado, ubicación, y
accesibilidad a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios de acuerdo a
normas y procedimientos establecidos. Despachar y recibir materiales con el
propósito de agilizar y garantizar el suministro de los mismos a las diferentes
unidades de planta.
20
Jefe de Aseguramiento de la Calidad
Planificar, coordinar y controlar todas las actividades necesarias para garantizar
un producto final dentro de las especificaciones de calidad previstas. Es responsable
de administrar el sistema de gestión de la calidad de la empresa según lo establecido
en la Norma Venezolana COVENIN ISO 9000 vigente.
Coordinador del Sistema de Gestión
Facilitar y asesorar a cada una de las áreas de la planta en el mantenimiento de
los requerimientos de los Sistemas de Gestión. Promover al aprovechamiento de los
equipos y recursos para cumplir las metas y objetivos de los sistemas de gestión.
Promover y liderar proyectos de mejora que optimicen los resultados de la empresa
en las áreas de control de la contaminación. Promover los programas y políticas de la
empresa en las áreas de calidad, seguridad e higiene y control ambiental. Control
administrativo de aplicación de nuevos procedimientos establecidos para los sistemas
de control ambiental establecidos, que puedan producir incumplimiento de la
normativa legal.
Coordinador de Aseguramiento de la Calidad
Planificar, coordinar, controlar y mantener todas las actividades necesarias para
garantizar un producto final dentro de las especificaciones de calidad previstas. Es
responsable de mantener el sistema de gestión de la calidad de la empresa
Analista del Sistema de Calidad
Realizar los análisis químicos y físicos a las materia primas, productos
intermedios y productos de calidad finales de acuerdo a las procedimientos y normas
establecidas en el área de Aseguramiento de Calidad, para determinar y comprobar la
21
composición química y propiedades físicas de estos, a fin de aplicar los correctivos
necesarios durante el proceso y así poder garantizar la buena calidad del producto,
mediante controles químicos y estadísticos.
Gerente de Recursos Humanos
Planificar, coordinar, dirigir y supervisar la función de recursos humanos y dar
cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales, así como de las políticas,
normas y procedimientos de la empresa y garantizar una relación óptima obrero
patronal.
Coordinador de Seguridad y Protección Física
Dirigir, controlar y coordinar las actividades de protección física para las
instalaciones, terrenos de la empresa.
Coordinador de Administración de Personal
Coordinar, controlar y supervisar las políticas, normas y procedimientos en las
funciones de organización y compensación, al igual que las de administración de
personas tales como normas, planes y beneficios, con la finalidad de cumplir las
normativas legales y de contratación colectiva, así como velar para que la empresa se
mantenga con salarios competitivos en el mercado.
Analista de Recursos Humanos
Planificar y desarrollar programas de selección y capacitación para todas las
diversas áreas de la planta.
22
ACTIVIDAD
AÑO 2011
SEMANAS
Febrero Marzo Abril Mayo Junio
N° NOMBRE 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
1 Asignación de Proyecto (Desarrollo de un sistema para el Departamento de Recursos
Humanos de la Empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A)
2 Recolección y refinamiento de requisitos (Levantamiento de Información)
3 Configuración de extensiones telefónicas
4 Descargas e instalación de Drivers a equipos de cómputo
5 Diseño rápido de prototipo del sistema a desarrollar
6 Reparación de PC
7 Mantenimiento de Equipos a Nivel de Hardware y Software
8 Determinación de los objetivos del proyecto en base al sistema a diseñar, desarrollar e
implementar
9 Comprensión (análisis) de todas las facetas importantes del departamento de Recursos
Humanos de la Empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A., que se encuentra bajo
estudio
10 Realización y control de inventario
11 Recuperación de información y mantenimiento de las PC
12 Construcción del Prototipo diseñado del sistema a desarrollar
13 Instalación de imágenes CDVNET en las PC de la Empresa Cemex Venezuela. S.A.C.A.
14 Detección de fallas en Red
15 Instalación de puntos de Red.
16 Evaluación de los prototipos realizados del sistema a desarrollar
17 Instalación de impresoras
18 Desarrollo, pruebas e implantación del sistema al departamento de Recursos Humanos de
la Empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A.
Tabla 1. Cronograma de Actividades.
23
ACTIVIDADES REALIZADAS
El proceso de ejecución de pasantías en la empresa CEMEX VENEZUELA.
S.A.C.A. de Barquisimeto estado Lara, comienza con la ubicación del (la) pasante
(desarrollador (a) del presente proyecto), por medio del gerente de recursos humanos
en el departamento de informática, el cual es el que se adapta a la especialidad del
mismo. A fin de cumplir con un periodo de dieciséis (16) semanas, donde se
realizaron actividades en orden cronológico, de una forma satisfactoria y de la manera
siguiente:
Semana Nº: 1
Actividades:
Asignación de Proyecto (Desarrollo de un sistema para el
Departamento de Recursos Humanos de la Empresa CEMEX
VENEZUELA. S.A.C.A).
Recolección y refinamiento de requisitos (Levantamiento de
Información).
Descripción:
El primer día de pasantías, luego de la ubicación en el departamento de
informática y la presentación del personal del mismo; el ingeniero en sistemas Carlos
Ramírez tutor industrial y coordinador de dicho departamento, manifestó las
necesidades que estaba presentado la empresa, haciendo hincapié en la
automatización de algunos procesos; específicamente en el proceso de gestión de
cartas de trabajo que maneja el departamento de recursos humanos.
En base a ello, se propusieron diversas soluciones, surgiendo así la asignación
del presente proyecto, establecido en el diseño y desarrollo de un sistema de
información para la automatización del proceso de gestión de cartas de trabajo del
24
departamento de recursos humanos. Así mismo, durante esa primera semana se
procedió al levantamiento de información, con el fin de responder el qué, cuanto,
cuando, con qué, donde y como conducirse en el desarrollo de la actividad
establecida.
Semana Nº: 2
Actividades:
Configuración de extensiones telefónicas.
Descargas e instalación de Drivers a equipos de cómputo.
Diseño rápido de prototipo del sistema a desarrollar.
Descripción:
Además de la realización del proyecto asignado, se realizaron otras actividades
tales como la configuración de extensiones telefónicas, dicha actividad consistió en la
asignación de puertos telefónicos desde un servidor central hasta diferentes
departamentos de la empresa, facilitando así la comunicación entre el personal que
labora allí.
Por otra parte, se procedió a descargar e instalar drivers (controladores, es decir,
programas informáticos que permiten al sistema operativo interactuar con un
periférico, haciendo una abstracción del hardware y proporcionando una interfaz -
posiblemente estandarizada- para usarlo.) a equipos de cómputos que tenían en el
departamento de informática.
También se arrancó con el sistema de información, mediante el diseño rápido
de prototipos del mismo, realizando una representación limitada del sistema con el fin
de estudiar su uso y demostrar con prontitud al departamento de recursos humanos,
que se estaba trabajando en ello.
25
Semana Nº: 3 y 4
Actividades:
Reparación de PC.
Mantenimiento de Equipos a Nivel de Hardware y Software.
Descripción:
En las semanas siguientes (semana 3 y 4)); se repararon aproximadamente
veinte (20) computadoras que se encontraban no operativas, dándole a estas el
adecuado formato para su perfecta operatividad. Además se visitaron varios
departamentos realizando un mantenimiento preventivo a todas las computadoras,
limpiando la parte del hardware y actualizando el software de las mismas.
Semana Nº: 5
Actividades:
Comprensión (análisis) de todas las facetas importantes del
departamento de Recursos Humanos de la Empresa CEMEX
VENEZUELA. S.A.C.A., que se encuentra bajo estudio.
Determinación de los objetivos del proyecto en base al sistema a
diseñar, desarrollar e implementar.
Descripción:
En esta semana se realizó un estudio profundo, trabajando a través de los
resultados obtenidos en el levantamiento de información, sobre las verdaderas
necesidades y requerimientos del departamento de recursos humanos; determinado así
los objetivos del presente proyecto en base al sistema a diseñar, desarrollar e
implementar.
26
Semana Nº: 6 y 7
Actividad:
Realización y control de inventario.
Descripción:
Se hizo un recorrido por toda la empresa, visitando todos los departamentos de
la misma y realizando un inventario manual de todas las computadoras que allí se
encontraban, tomando como datos claves las marcas, los seriales, las capacidades en
memoria RAM y discos duros, y los departamentos específicos. Luego de haber
finalizado el recorrido se elaboró el inventario sistémicamente, para así llevar un
control del mismo en operaciones posteriores.
Semana Nº: 8 y 9
Actividad:
Recuperación de información y mantenimiento de las PC
Descripción:
Durante las semanas ocho (8) y nueve (9), se visitaron los demás
departamentos y se prosiguió con el mantenimiento preventivo de las computadoras a
nivel de hardware y software, dicho mantenimiento se comenzó a realizar en las
semanas anteriores; además se recuperó información de PC que se encontraban en
mal estado, salvando así el trabajo realizado de algunos empleados de la empresa.
27
Semana Nº: 10
Actividad:
Construcción del Prototipo diseñado del sistema a desarrollar.
Descripción:
Retomando el sistema de información, en esta semana se construyó el prototipo
del sistema diseñado anteriormente, realizando ordenadamente las siguientes
actividades:
Se evaluó la solicitud del sistema.
Se elaboró una representación abreviada de los requisitos.
Se creó un conjunto de especificaciones del diseño para el prototipo.
Se creó y probó el software del prototipo.
Se presentó el prototipo al departamento de recursos humanos bajo la
supervisión del tutor industrial Ing. Carlos Ramírez; en donde se validaron
requerimientos y se aceptaron sugerencias para las modificaciones necesarias.
Semana Nº: 11
Actividad:
Instalación de imágenes CDVNET en las PC de la Empresa Cemex
Venezuela. S.A.C.A.
Descripción:
En esta semana se procedió a recibir diez (10) computadoras nuevas que
llegaron a la empresa, específicamente al departamento de informática. A las mismas
se le hizo la instalación de las imágenes CDVNET, las cuales son el paquete de
programas autorizados con lo que se trabaja en la empresa.
28
Semana Nº: 12
Actividades:
Detección de fallas en Red.
Instalación de puntos de Red.
Instalación de impresoras.
Evaluación de los prototipos realizados del sistema a desarrollar.
Descripción:
Se realizaron diversas actividades, tales como la detección de fallas en el
servidor central de Red, ya que, las computadoras de la empresa no se podían
comunicar, lo cual se solucionó efectivamente; además se instalaron nuevos puntos
y/o puertos IP (puntos de red) para la nuevas computadoras recibidas en la semana
anterior. Y en base al sistema se realizó una evaluación de los efectos que produjo el
prototipo en el departamento de recursos humanos, en cuanto a logros, actitud e
interés.
Semana Nº: 13, 14, 15 y 16.
Actividad:
Desarrollo, pruebas e implantación del sistema al departamento de
Recursos Humanos de la Empresa CEMEX VENEZUELA.
S.A.C.A.
Descripción:
En estas cuatro últimas semanas, luego de la evaluación y aprobación del
prototipo diseñado; se procedió al desarrollo del sistema como tal, es decir, a la
programación informática del mismo, mediante la utilización de programas
29
especiales; en este caso se utilizó Visual Basic versión 6.0. Luego de terminado el
sistema, se realizaron las necesarias pruebas, para así detectar fallas y arreglar
detalles y por último se realizó el instalador, implantándolo en las computadoras del
departamento de recursos humanos, y quedando hasta ahora satisfechos por ambas
partes con el trabajo realizado.
30
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento
A medida que va avanzado el tiempo, las organizaciones estudian la calidad de
gestionar los primordiales requerimientos, tales como la mano de obra, la materia
prima, entre otras cosas; donde, la información se ha situado en un ventajoso punto
como uno de los más importantes recursos que poseen las empresas actualmente. Es
significativo revelar que los entes que se encargan de las tomas de decisiones han
comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la
conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de
los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
En este aspecto, si se desea maximizar la utilidad que posee la información, la
organización la debe operar de manera correcta y eficiente, tal y cómo se conducen los
demás recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general
que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento
y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la
información se encuentra en los alrededores, se debe saber que ésta no es gratis, y su
uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma favorable a la empresa
dentro de un negocio.
Por su parte, la fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las
tecnologías de información en general hoy en día, han creado una sublevación
informática en la sociedad y de forma particular en los negocios; donde el manejo de
información generada por computadoras difiere en forma significativa la
administración de datos producidos manualmente.
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Conforme a lo expuesto anteriormente, es necesario e importante enunciar sobre
los sistemas de información, que son un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio,
un sistema de información no necesariamente incluye equipos electrónicos (hardware).
Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información
computarizado (SIC)”.
Así mismo, los SIC se han convertido en herramientas muy efectivas de la
ingeniería y de las ciencias básicas. El desarrollo vertiginoso del mundo de la
informática ha permitido la creación de numerosos programas con aplicación
específica y en los cuales se ve contenido todo el conocimiento y el estado del arte en
las diferentes áreas del saber; proporcionando esto más confianza y seguridad a
cualquier información manejada en las organizaciones.
En base a lo anterior expuesto, en la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A.,
se ha observado la falta de automatización de procesos (la ausencia de un sistema de
información), lo cual demuestra lo ineficaz del proceso de gestión de cartas de trabajo,
funcionando en forma relativamente manual y causando alto grado de
desorganización, lentitud en los demás procesos, además ocasiona agotamiento del
personal y perdida de información importante. Por lo tanto, con fundamento en las
situaciones antepuestas, es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado
que agilice el proceso de gestión de cartas de trabajos siendo éste confiable, seguro y
amigable.
En tal sentido, hacen presencia las interrogantes siguientes:
¿De qué manera se puede diagnosticar el actual proceso de gestión de cartas de
trabajo de la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A?
¿Es primordial describir la importancia de la automatización de procesos en la
empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A?
¿Será necesario proponer el diseño de un sistema de información para la
automatización de procesos de gestión de cartas de trabajo para la empresa CEMEX
VENEZUELA. S.A.C.A?
32
¿Se podrán clasificar las ventajas y desventajas que traería la automatización del
proceso de gestión de cartas de trabajo para la empresa CEMEX VENEZUELA.
S.A.C.A?,
Objetivos
Objetivo General
Diseñar una propuesta para la automatización del proceso de gestión de cartas
de trabajo del departamento de recursos humano de la empresa CEMEX
VENEZUELA. S.A.C.A de Barquisimeto estado Lara.
Objetivos Específicos
Diagnosticar el actual proceso de gestión de cartas de trabajo de la empresa
CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A, de Barquisimeto estado Lara.
Describir la importancia de la automatización de procesos en la empresa
CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A., de Barquisimeto estado Lara.
Proponer un diseño de sistema de información para la automatización del
proceso de gestión de cartas de trabajo de la empresa CEMEX VENEZUELA.
S.A.C.A., de Barquisimeto estado Lara.
Clasificar las ventajas y desventajas que traería la automatización del proceso
de gestión de cartas de trabajo para la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A., de
Barquisimeto estado Lara.
33
Justificación
Este proyecto planea otorgarle a la organización los elementos que le permitan
manifestar eficientemente las necesidades de la misma, acelerando las actividades
respectivas al proceso de gestión de cartas de trabajo, para así lograr toda la eficacia,
confiabilidad, veracidad y rapidez en dicho proceso.
En esencia, el proyecto permitirá observar las actividades que comprende y que
requiere el proceso de gestión de cartas de trabajo, donde el nuevo sistema le
proporcionará al personal del departamento de recursos humanos, precisos y más
confiables resultados; además de brindar velocidad con la cual tendrán más tiempo
para dedicarle a otras actividades y/o procesos.
Ahora bien, desde el punto de vista académico, este proyecto servirá de apoyo
para futuros trabajos relacionados con el diseño y desarrollo de sistemas de
información, ya sea en procesos de gestión de cartas de trabajo, como también en
procesos similares. Igualmente, el marco teórico presenta un resumen de contenidos y
contextos que prestarán el progreso teórico de futuros investigadores de la rama
ingeniería en sistemas de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la
Fuerza Armada Nacional (UNEFA – LARA).
Por último, es importante destacar que este proyecto se orienta bajo las líneas
de investigación de Ingeniería, Tecnología e Innovación (INTEI); las cuales tienen el
objetivo de desarrollar y promover conocimientos científicos y tecnológicos
tendientes a la solución de problemas de la sociedad venezolana, que permitan
avanzar en la independencia tecnológica, la inclusión social y el progreso de
capacidades nacionales en pro del desarrollo endógeno, sustentable y humano del
país.
Alcances y Limitaciones
En este punto, se refleja la trascendencia que se ha obtenido mediante la
ejecución de este trabajo, en cuanto a las posibles soluciones y restrictivas del
34
planteamiento del problema, que en este caso es la falta de automatización de
procesos, lo cual demuestra lo ineficaz de la gestión de cartas de trabajo, funcionando
en forma relativamente manual y causando alto grado de desorganización en la
empresa. Por ello es necesario, un cambio, a través de un sistema automatizado que
agilice dicho proceso siendo éste eficaz y eficiente.
Alcances
Por tales razones, en lo que hasta ahora ha transcurrido este proyecto, se han
tenido como alcances para solución de la problemática ya mencionada la valiosa
colaboración del personal del departamento de recursos humanos, en cuanto al
suministro de información, además de la disponibilidad y dedicación por parte del
investigador (a) y desarrollador (a) de este proyecto en la ejecución del mismo. Por
otra parte, con enfoque al sistema de información que se está desarrollando; el mismo
facilita el proceso de gestión de cartas de trabajo de la empresa CEMEX
VENEZUELA. S.A.C.A.; proporcionándole a los usuarios más rapidez en el trabajo,
y la oportunidad de dedicarse a la ejecución de otras actividades y/o procesos.
Limitaciones
Es importante y ventajoso manifestar que el este proyecto, no presenta ningún
tipo de limitaciones; ya que se cuenta con la información y las herramientas
necesarias.
35
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
En este capítulo se reflejará toda la teoría que acredita la información siguiente:
antecedentes de la investigación, bases teóricas, bases legales, entre otros puntos
resaltantes e importantes para el desarrollo del presente proyecto fundamentado en el
desarrollo de un sistema de información.
Antecedentes de la Investigación
Cuando se habla de los Antecedentes de la investigación, se refiere a
indagaciones previas que sustentan el estudio, es decir, tratan sobre el mismo
problema o se relacionan con otros. Sirven de guía al investigador y le permiten hacer
comparaciones y tener ideas sobre cómo se manipuló el problema en esa oportunidad.
En otras palabras, se conocen y/o se determinan aquellas investigaciones que se
vinculan directamente con el motivo de estudio, expresando un pequeño origen de sus
logros. En este sentido el apoyo teórico, en cuanto a los antecedentes de la
investigación, está basado en lo siguiente:
Para Naranjo (2008), en su trabajo de grado titulado “Diseño de un Sistema de
Información Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones de la Alta
Gerencia del Grupo Químico”, planteó como objetivo general “Proponer un sistema
automatizado que permitiera el manejo de la información en forma gráfica y resumida
para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia del grupo químico
para mejorar el manejo del negocio”, el cual para lograr su objetivo estudió el
funcionamiento del sistema actual que poseían (sus debilidades y fortalezas), los
requerimientos de la información por parte de la gerencia, donde al finalizar
recomendó el diseño del sistema de información gerencial, y su implantación.
36
Todo lo anterior, con la finalidad de que la alta gerencia cuente con una
herramienta poderosa en el manejo de la información; sugerencia que se relaciona con
el desarrollo de la investigación planteada, ya que con la implantación de un proceso
automatizado, se pretende mejorar, el mecanismo de control de la información, a
objeto de obtener una verificación rápida de la data, sobre determinadas operaciones
que le permitan aplicar oportunamente el proceso de gestión de cartas de trabajo de la
organización.
Ahora bien, Quintero en el 2007, realizó una investigación titulada
"Implantación de un Nuevo Sistema de Control de Inventarios e Investigación Acerca
de los Resultados de su Aplicación", planteándose como objetivo general, “Estudiar y
realizar el Sistema de Control de Investigación de la empresa y aplicar ajuste,
correcciones y adaptaciones que sean necesarias para garantizar el acuerdo
abastecimiento”; así mismo logra llegar a la siguiente conclusión:
Un sistema de control de inventarios diseñados especialmente para las
necesidades de la empresa constituye un factor esencial en las políticas de
producción y venta así como en las proyecciones funcionales, puesto que
permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia
prima para la producción con el mínimo posible de inversión estática en los
inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la
producción.
Por lo tanto, el software de monitoreo, de dicho sistema fue desarrollado en el
lenguaje Visual Basic 5.0 para realizar una interfaces basadas en Windows 95. La
filosofía del proyecto es que el sistema pueda ser utilizado por cualquier persona,
tanto en su parte de configuración como en su parte de monitoreo, para no tener
necesidad de contratar personas especializadas en los equipos del sistema para su
configuración y establecimiento en el nodo. Lo cual se quiere lograr con el sistema de
información de procesos de gestión de cartas de trabajo de la empresa CEMEX
VENEZUELA. S.A.C.A.; para que sean los mismos trabajadores del departamento de
recursos humano quienes manejen el mismo, y no tenga la necesidad de contratar a
terceros.
37
De igual manera, Bauza (2008), realizó una investigación titulada “Sistema
IABN (Instituto Autónomo Biblioteca Nacional)”, ella fue de tipo estructural o de
sistema, en donde se propuso el desarrollo de un modelo operativo factible, además,
esto permitió elaborar un instrumento para un sistema operativo viable, con el
objetivo de “Solucionar problemas de procedimientos y normas, así como de tipo
practico”, por medio de la cual se garantizaba un servicio de préstamos con la calidad
que (IABN) brinda a toda la nación. Los datos fueron obtenidos a través del
cuestionario diagnosticado, estos fueron basados en una matriz de doble entrada y
expresados en términos porcentuales por medio de procedimientos estadísticos.
En esencia, este trabajo proponía una base de datos que fuera dirigida a facilitar
el servicio de préstamos centralizados de libros y otros documentos. Lo que se
asemeja con el sistema de información de procesos de gestión de cartas de trabajo,
donde se propone extraer toda la información de los trabajadores de la empresa que se
encuentra en una hoja de cálculo Excel y colocarla en una base de datos que será
manejará luego desde el programa Visual Basic versión 6.0.
También se tiene en la tesis de grado realizado por Ercolino en el año 2009, que
llevó por título “El diseño y manejo de un sistema de monitoreo y control remoto para
los nodos de telecomunicaciones que conforman la red de servicios de Impsat S.A.”
de la Universidad Metropolitana tiene como objetivo principal, “Establecer un
sistema que sea capaz de monitorear los equipos de potencia del nodo y además
algunas variables externas necesarias, para el buen funcionamiento de este”. Además
se propuso un esquema de potencia robusto a las fallas así como también el diseño del
sistema de monitoreo necesario para llevar un control sobre los nodos, tanto en la
parte de tipos de potencia tanto en la parte de variables físicas necesarias.
Donde la relación existente entre el sistema de información para el proceso de
gestión de cartas de trabajo y el sistema de monitoreo y control anterior, es el hecho
de requerir que se mantenga un control en los datos que se manejan en dichos
procesos y así evitar fallas e inconvenientes.
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Aspectos Teóricos
Constituyen el corazón del trabajo de investigación, pues es sobre este que se
construye toda la labor, y se refleja su importancia, la cual se centra en la relevancia
que tienen para el desarrollo científico tanto en la demostración empírica como en el
desarrollo teórico. Así pues, el proceso teórico, se enfoca en:
Sistema
Conjunto de dos o más elementos de cualquier clase interrelacionados entre sí,
que puede dividirse en partes o subsistemas. Un sistema, debe considerarse como un
todo puede dividirse en partes o subsistemas. Estos subsistemas son sistemas más
pequeños que tienen las siguientes propiedades:
Cada subsistema tiene un efecto sobre el sistema.
Toda parte del sistema es afectada por lo menos alguna otra parte, por lo
tanto, ninguna parte debe influir independientemente sobre es todo.
Él todo no puede ser descompuesto en subconjuntos independientes.
Un sistema de información proporciona información para la toma de
decisiones en la resolución de problemas dentro de una organización.
Sistema de Información
Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por
quien los recibe para fines de toma de decisiones. El sistema de información dentro
de una organización juega el papel análogo al del sistema nervioso de un animal.
Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como: la
percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación,
transformación. Su propósito primordial es proporcionar información para la toma de
decisiones y la coordinación. En el sentido más amplio el sistema de información
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incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinación y
advertencia tanto humanas como automáticas.
Análisis de los Sistemas
Es la ciencia encargada del estudio de sistemas grandes y complejos y la
interacción entre esos sistemas. Esta área se encuentra muy relacionada con la
Investigación de operaciones. También se denomina análisis de sistemas a una de las
etapas de construcción de un sistema informático, que consiste en relevar la
información actual y proponer los rasgos generales de la solución futura. Los sistemas
en correspondencia con el análisis de sistemas están relacionados con cualquier
campo tales como: procesos industriales, administración, toma de decisiones,
procesos, protección al medio ambiente, etc.
Lenguaje de Programación
Los lenguajes utilizados para escribir programas de computadoras que puedan
ser entendidos por ellas se denominan lenguajes de programación. También se dice
que un programa es un conjunto de órdenes o instrucciones que resuelven un
problema específico basado en un lenguaje de programación. Los lenguajes de
programación se clasifican según su base desarrollo y su uso en a) Lenguaje basado
en cálculos numéricos en lo que se mencionan el Fortan, Maple, Matlab y Algol, b)
Lenguajes para Negocios como Cobol, c) Lenguajes para la inteligencia Artificial
como Prolog, Adal, Lisp y Logo y d) lenguajes para sistemas como C y el
ensamblador. (Bonnet, 1992).
Seguridad del Sistema Automatizado
La seguridad de un sistema tiene múltiples facetas, incluyendo desde aspectos
tales como protección ante posibles daños físicos de los datos (fuegos, terremotos,
40
etc.) hasta el acceso indebido a los mismos (intrusos, fallos de confidencialidad, etc.)
los ataques contra la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de un sistema.
En el caso de un sistema informático hay varios electos susceptibles de sufrir
dichos ataques, no siendo suficiente proteger solo alguno de ellos o protegerlos
parcialmente. El hardware, el software y los datos de un sistema informático pueden
sufrir ataques internos o externos al sistema. Por lo tanto, la seguridad debe tener en
cuenta eventos externos provenientes del entorno en que opera el sistema. De nada
sirve tener mecanismos de protección interna muy buenos, si el sistema o si no existe
una política de salvaguarda de datos ante la rotura de un disco.
Aspectos Legales
El marco legal proporciona las bases sobre las cuales las instituciones
construyen y determinan el alcance y naturaleza de la participación política;
regularmente se encuentran en un buen número de provisiones regulatorias y leyes
interrelacionadas entre sí. Ahora bien, es importante señalar que el presente proyecto,
para su posible desarrollo, se apoya textualmente en diversas bases legales.
El primer fundamento, es la Ley de Tecnologías de Información; la cual tiene
como objetivo establecer las normas, principios, sistemas de información, planes,
acciones, lineamientos y estándares, aplicables a las tecnologías de información.
Ahora bien, el artículo tomado de dicha ley es el número veintiséis (26), que
manifiesta:
Los sistemas, aplicaciones y servicios de tecnologías de información
orientados a mejorar la gestión del Poder Público y la prestación de los
servicios serán claros, sencillos, ágiles, racionales, pertinentes y de fácil
entendimiento para los usuarios.
Considerando este artículo, el presente proyecto guarda relación con el mismo
en cuanto a que el sistema de información para el proceso de gestión de cartas de
trabajo coexistirá de forma sencilla, rápida y de fácil entendimiento para sus usuarios.
41
Por ende, lo que se quiere con este proyecto es buscar soluciones óptimas para el
mejor cumplimiento de las actividades de la empresa.
Así mismo, este proyecto, también se encuentra fundamentado en la Ley
Especial de Delitos Informáticos, que tiene como objetivo la protección integral de
los sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y
sanción de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualquiera de sus
componentes o los cometidos mediante el uso de dichas tecnologías. Y en su artículo
numero veintiséis (26) expresa:
Oferta engañosa. El que ofrezca, comercialice o provea de bienes o
servicios mediante el uso de tecnologías de información y haga
alegaciones falsas o atribuya características inciertas a cualquier
elemento de dicha oferta de modo que pueda resultar algún perjuicio
para los consumidores, será sancionado con prisión de uno a cinco años
y multa de cien a quinientas unidades tributarias, sin perjuicio de la
comisión de un delito más grave.
En virtud de ello, es que se toma el anterior artículo, ya que, el desarrollador del
presente proyecto actúa de manera correcta en cuanto a la realización del sistema de
información para el proceso de gestión de cartas de trabajo; sin engañar ni ofrecer un
sistema falso, al contrario, se ofrece un sistema totalmente legal, con verdaderas
soluciones y bienestar para la empresa.
Sistema de variables
Un sistema de variables, consiste en una serie de características por estudiar,
definidas de manera operacional, es decir, en función de sus indicadores o unidades
de medida. El sistema puede ser desarrollado mediante un cuadro, donde además de
variables, se especifiquen sus dimensiones e indicadores, y su nivel de medición. Es
importante dejar claro que la ausencia de hipótesis no implica la inexistencia de
variables en la investigación.
42
Variable
Es la cualidad o cantidad medible que se estudia de los elementos de análisis y
que varían de una unidad a otra. El autor Briones, J. (1987), define, "Una variable es
una propiedad, característica o atributo que puede darse en ciertos sujetos o pueden
darse en grados o modalidades diferentes. Son conceptos clasificatorios que permiten
ubicar a los individuos en categorías o clases y son susceptibles de identificación y
medición".
Por otra parte, el desarrollador (a) de este proyecto la define como, aquello que
varía o puede variar. Se trata de algo inestable, inconstante y mudable. En otras
palabras, las variables se especifican como un conjunto de factores que intervienen en
los resultados de algunos hechos.
Variables Nominales
De acuerdo al glosario de términos de Coordinación de Innovación Educativa
(CIE), ubicada en la Universidad de Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, Cuidad
de México; se define una variable nominal, como aquellas que son descritas por
algunas características de sus integrantes. En este caso, para la mejor comprensión de su
concepto, se tiene como objetivo general diseñar una propuesta para la automatización del
proceso de gestión de cartas de trabajo en el departamento de recursos humano de la
empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A., de Barquisimeto estado Lara
En base a ello, la variable nominal es “cartas de trabajo en el departamento
de recursos humanos”; es decir, se está cumpliendo con la correcta aplicación de su
definición; donde la variable nominal descrita, es la marcada anteriormente.
43
Variables Conceptuales
Básicamente, la definición conceptual de las variables constituye una abstracción
articulada en palabras para facilitar su comprensión y su adecuación a los
requerimientos prácticos del proyecto. Las variables conceptuales, se elaboran
sintetizando el trabajo desarrollado desde una teoría particular. Es una visión teórica
de la labor realizada.
Partiendo de ello, es decir con base en las variables conceptuales, se procede al
paso operacional, el cual se constituye por una serie de procedimientos o indicaciones
para realizar la medición de la variable definida conceptualmente. En efecto para el
destacado conocimiento de lo expresado, se muestra a continuación el sistema de
operacionalización de variables, del presente proyecto.
44
Sistema de Operacionalización
Cuadro 1.
Variable Dimensión Indicadores Fuentes Técnicas Instrumentos Ítems
- Gestión de cartas
de trabajo.
- Automatización de
procesos.
- Actividad.
- Procesos.
- Celeridad.
- Debilidad.
- Acceso.
- Operación.
- Ambiente.
- Herramientas.
- Información.
- Confiabilidad.
- Efectividad.
- Rapidez.
Personal del
Departamento
de Recursos
Humanos de la
empresa
CEMEX
VENEZUELA.
S.A.C.A.
Encuesta
Cuestionario
1-2
3-4
5-6
7-8
9-10
11
12-13-14
15-16
17-18
19-20
Fuente: Guía para la Elaboración y Presentación del Trabajo Profesional. Cordero, G. Torres, R. (2011).
45
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
La metodología a utilizar para el desarrollo de este proyecto, tiene como fin
esencial mostrar los métodos e instrumentos que se emplearán desde la ubicación
acerca del tipo de estudio y el diseño de investigación, además de la población y
muestra a emplear, así como las técnicas e instrumentos de recolección, procesamiento
y análisis de datos. En tal sentido, se mencionan estos métodos y procedimientos para
ofrecerle al lector una información detallada del cómo y el por qué se realizó el estudio
sobre el título del trabajo.
Naturaleza de la Investigación
El presente proyecto, se desarrolla bajo los lineamientos metodológicos del
paradigma positivista, debido a tratarse de una investigación cuantitativa y proyectista
que se encuentra en la modalidad de proyecto factible, el cual se orienta en los
lineamientos generales para la elaboración y evaluación del trabajo de investigación
(tesis doctorales – trabajos de grado – trabajos especiales de grado y trabajos
técnicos) de la UNEFA (2003).
Además, por cuanto su estructura permitirá a este trabajo de automatización del
proceso de gestión de cartas de trabajo como alternativa para dar algunas
recomendaciones, sugerencias, orientaciones a otros trabajos especiales y/o
profesionales.
De acuerdo, al manual de trabajo de grado de especialización y maestría y tesis
doctórales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2006) y apoyado
en las definiciones presentadas por el mismo:
46
...Proyecto Especial son trabajos que llevan a creaciones tangibles,
susceptibles de ser utilizadas como soluciones a problemas demostrados,
o que respondan a necesidades e intereses de tipo cultural. Se incluyen
en esta categoría los trabajos de elaboración de libros de texto y de
materiales de apoyo educativo, el desarrollo de software, prototipo y de
productos tecnológicos en general, así como también los de creación
literaria y artística. (p.17).
De lo anteriormente expuesto, dicho estudio pretende es automatizar el proceso
de gestión de cartas de trabajo de la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A.,
siendo esto último un producto tangible, que puede ser utilizado más adelante, y se
puede ratificar que se encuentra dentro de esta modalidad.
Diseño y Tipo de Investigación
El diseño de la investigación indica lo que se debe realizar para alcanzar los
objetivos de estudio. Según Hurtado, J. (2006):
El diseño de la investigación se refiere a dónde y cuándo se recopila la
información, así como la amplitud de la información a recopilar, de modo que
se pueda dar respuesta a la pregunta de investigación de la forma más idónea
posible. (p. 143)
En este sentido, luego de analizar con anterioridad la situación problemática de
la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A., a través de la modalidad de proyecto
factible, el cual se desarrollará en mencionada organización, con el objetivo de ofrecer
una solución viable que admita optimizar el tiempo de respuesta y mejorar la calidad
de servicio que ofrece la misma y a la vez beneficiar indirectamente a los trabajadores.
De ahí, la labor debe apoyarse en una modalidad que incluya la investigación factible
de carácter descriptivo, ya que permite ordenar, agrupar o sistematizar los objetos
involucrados en este trabajo.
47
Así pues, un proyecto factible, según la definición de la UPEL (1990),
“...consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o una
solución posible a un problema de tipo práctico para satisfacer necesidades de una
institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una
investigación de campo o en una investigación documental; y puede referirse a la
formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos.” En éste
aspecto, este proyecto, procura proponer a la empresa Cemex Venezuela, la
automatización de uno de sus procesos, apoyándose de una investigación documental
con formulación o base a la tecnología.
Asimismo, en éste punto, se pretende realizar una descripción parcial de las
etapas a desarrollar, las cuales se encuentran en concordancia con los objetivos
específicos del proyecto, que constituyen la formulación del plan de estudio; con el
objeto de operacionalizar este trabajo se procedió al desarrollo de las tres (3) primeras
fases del proyecto de investigación, como son: como primera fase, el estudio
diagnóstico, segunda fase la descripción de la importancia de la automatización de
procesos, y por último la propuesta de un diseño de sistema de información para la
automatización del proceso. El diseño de la investigación propiamente dicha, se
describe a continuación.
Fases del Proyecto
Fase I: Diagnóstico o Identificación
Esta fase se encuentra en correspondencia con el primer objetivo de la
investigación, el cual indica realizar un diagnóstico de la situación actual de la
empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A., en cuanto sus procesos, mediante la
aplicación de una encuesta dirigida al personal que labora en el departamento de
recursos humanos, con la finalidad de hacer un análisis a los mismos en cuanto a sus
actividades laborales.
48
Para tal fin, se han recopilado datos tanto de fuentes primarias como de
secundarias, así como también el levantamiento de información realizado al personal
del mencionado departamento, utilizando un instrumento de trabajo específicamente
para ello; con el fin de analizar el problema planteado, describirlo, entender su
naturaleza y predecir su ocurrencia. De las fuentes primarias se obtienen las mejores
pruebas disponibles como son investigaciones hechas en el pasado que sirven como
base para el presente trabajo. Estas fuentes constituyen elementos básicos del mismo.
A la vez, las fuentes secundarias, se encuentran conformadas por las
informaciones que proporcionan las personas que no están involucradas directamente
en el problema o problemas similares al planteado. Estos datos se encuentran en
enciclopedia, diarios, publicaciones y otros materiales.
Fase II: Determinación o Descripción
Mediante la utilización de herramientas y técnicas, tales como lo fueron la
entrevista y el cuestionario, compuesto por veinte (20) preguntas abiertas y cerradas a
las opiniones de los cuestionados; esta fase tuvo como resultado la obtención de
información referente al actual proceso de gestión de cartas de trabajo que se realiza
en el departamento de recursos humanos de la empresa CEMEX VENEZUELA.
S.A.C.A.
Es importante señalar que técnicamente es factible llevar a cabo el presente
proyecto, ya que, el desarrollador posee las herramientas, conocimientos, habilidades,
experiencia, etc., que son necesarios para efectuar las actividades, y cumplir con los
objetivos propuestos. En cuanto al estudio de factibilidad económica, es preciso
indicar que es totalmente probable, ya que, no es necesario ningún tipo de inversión
para llevar a cabo el proyecto.
Por último, la factibilidad operativa, si es posible realizarla, ya que, se tienen
recursos humanos capacitados a parte del desarrollador (a) del proyecto dispuesto (a)
a participar durante la operación del mismo, además se posee la planificación de
todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo general de
49
proponer la automatización del proceso de gestión de cartas de trabajo en el
departamento de recursos humano de la empresa CEMEX VENEZUELA. S.A.C.A.,
ubicada en la carretera vía Duaca Km 4, Sector la cañada. Barquisimeto estado Lara.
Fase III: Propuesta y/o Evaluación
Se puede conceptualizar a la evaluación como un proceso dinámico, continuo y
sistemático, enfocado hacia los cambios de eficacia y eficiencia, mediante el cual se
verifican los logros adquiridos en función de los objetivos propuestos. En este caso, la
generación de alternativas de mejoras en el trabajo, se realizó con el estudio de las
estimaciones obtenidas por el personal encuestado, tomando en cuenta las medidas
estándares fijadas en la empresa, con el fin de diseñar nuevas alternativas y opciones
para continuar con el plan de propuesta de un diseño para la automatización de
procesos.
Población y Muestra
Población
El término población referido por Tadeo, J. (2005), se expresa como: “cualquier
conjunto de elementos de los que se quiere conocer o investigar alguna o algunas de
sus características”. La población es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde sus
unidades poseen una característica común, la que se estudia y da origen a los datos de
la investigación. En éste caso, particularmente el universo está representado por el
personal del departamento de recursos humanos de la empresa, el cual es el que está
ligado directamente con la investigación.
50
Muestra
Una muestra es una parte representativa de una población, cuyas características
deben reproducirse en ella, lo más exactamente posible, esto según Balestrini (2001),
pero en este caso se debe hacer referencia a lo expresado por Sampieri (2002), quien
afirma que como el tipo de población estudiada es finita, en alusión a que sus
integrantes son conocidos, pueden ser identificados y listados por el investigador en su
totalidad (p.13). En tal sentido, como el universo es pequeño se tomó su totalidad
como el tamaño de la muestra. Por lo tanto, se fijó el estudio a todas las personas del
departamento de recursos humanos.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Es de suma importancia para el proyecto la selección de las técnicas mediante
las cuales se va a obtener la información, según Arias (2006) define las técnicas de
recolección de datos como “…las distintas formas o maneras de obtener la
información”, y a los instrumentos como “....los medios materiales que se emplean
para recoger y almacenar la información” (p.111). Para el desarrollo de este trabajo,
se utiliza la encuesta como técnica de recolección de datos, a través de un instrumento
tipo cuestionario de preguntas abiertas y cerradas, con solo opiniones o juicios con el
que se pretende observar la reacción (favorable o desfavorable) del personal
encuestado.
Técnicas de Procesamiento
Las Técnicas de procesamiento de datos permiten ordenar y presentar de forma
más lógica e inteligible los resultados obtenidos por los instrumentos aplicados.
Tamayo y Tamayo (1987) afirma que:
51
“El procesamiento de los datos no es otra cosa que el registro de los datos
obtenidos por los instrumentos empleados, mediante una técnica analítica en
la cual se comprueba la hipótesis y se obtienen las conclusiones...Por lo tanto
se trata de especificar el tratamiento que se dará a los datos, ver si se pueden
clasificar, codificar y establecer categorías precisas con ellos” (P. 103).
En esencia, las técnicas de procesamiento para presentar los resultados
contenidos en el presente proyecto, se muestran en los posteriores capítulos, a los
cuales corresponde este punto.
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez
Al hacer referencia a la validez del instrumento, se toma en cuenta la selección
de dos (2) especialistas encargados de hacer el juicio de experto, entre ellos esta: uno
(1) en el área de programación de sistemas de información y un (1) analista en
sistemas; quienes son los encargados de revisar y evaluar la pertinencia, coherencia,
claridad y congruencia con que es elaborado el cuestionario de preguntas tipos
dicotómicas a fin de realizar observaciones y/o modificaciones pertinentes.
Confiabilidad
Una de las características técnicas que determinan la utilidad de los resultados de
un instrumento de medición es su grado de confiabilidad. En este sentido, Hernández,
S. (2006), expresa que la confiabilidad del instrumento “es el grado en el que la
aplicación repetida de un instrumento de medición al mismo fenómeno genera
resultados similares”. (p.277), lo expresado viene a indicar que un instrumento bien
elaborado, brinda resultados favorables y conformado a esta explicación se debe
manifestar que la confiabilidad indica si los ítems están o no correlacionados con los
indicadores del estudio.
52
En lo referente a la confiabilidad de los datos, se aplica el cuestionario al
personal del departamento de recursos humanos de la empresa CEMEX
VENEZUELA.S.A.C.A., con la finalidad de verificar la veracidad del instrumento y
se calcula el coeficiente de confiabilidad por el método Kuder-Richardson por medio
del paquete estadístico SPSS, para examinar la consistencia interna del cuestionario,
de la manera siguiente:
σt2 = varianza total del instrumento
N = número total de ítems del instrumento
Pi = Porcentaje de personas que responde correctamente cada ítem
Qi = Porcentaje de personas que responde incorrectamente cada ítem
Se puede mostrar que el KR20 es el promedio de los Índices de la fidelidad, el
cuál se obtendrá si se calcula la fidelidad para todas las particiones posibles en dos. Y
se muestra de la siguiente manera:
2
2
120
t
iit qp
n
nKR
53
Tabla 2. Valores de porcentajes de ítems
Ítems
Encuestados
(N)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Total
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20
2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 20
3 1 0 1 1 0 0 0 1 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 1 8
4 0 0 1 1 0 0 1 1 1 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 10
5 1 0 0 1 1 1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 11
6 1 0 1 0 1 0 0 1 0 1 1 1 0 0 1 0 0 1 1 0 10
7 1 1 0 1 0 1 1 1 0 1 0 1 1 1 0 0 0 1 1 0 12
8 0 1 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 1 1 1 0 1 0 1 11
9 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 1 10
10 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 1 0 1 1 12
0,80 0,50 0,70 0,60 0,60 0,50 0,70 0,80 0,50 0,40 0,70 0,60 0,60 0,80 0,70 0,30 0,40 0,80 0,70 0,70
0,20 0,50 0,30 0,40 0,40 0,50 0,30 0,20 0,50 0,60 0,30 0,40 0,40 0,20 0,30 0,70 0,60 0,20 0,30 0,30
0,16 0,25 0,21 0,24 0,24 0,25 0,21 0,16 0,25 0,24 0,21 0,24 0,24 0,16 0,21 0,21 0,24 0,16 0,21 0,21 4,3
54
Se sugiere sacar la Media (promedio o medida de tendencia central) de los valores,
para poder calcular la varianza:
Media = X = ∑
X =
=
= 12,4.
Ahora bien, ya teniendo el valor de la media, se procede a calcular la varianza de
la manera siguiente:
= ∑
=
=
= 17,38
Ya con el valor de la varianza, se realiza el método Kuder Richardson:
Dónde:
n = 20.
= 17,38.
∑ = 4,3.
KR20 = (
)
= 1,0526 . 0,7526 = 0,7922
KR20 = 79,22% Confiabilidad
2
2
120
t
iit qp
n
nKR
55
CAPITULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Esta sección del proyecto se centra en la presentación de los datos obtenidos por
medio de los instrumentos diseñados para el estudio. Los resultados arrojan
información valiosa para interpretar el actual proceso de gestión de cartas de trabajo de
la empresa Cemex Venezuela; y proyectarse en el diseño de propuesta de un sistema
de información para la mejora de dicho proceso.
Asimismo, el instrumento consta de catorce (14) preguntas cerradas con dos (2)
opciones SI/NO; y seis (6) preguntas abiertas, a criterios de los encuestados. Para ello,
se realiza la presentación gráfica de cada respuesta y el análisis respectivo a los datos.
CATEGORÍA RESPUESTA PORCENTAJE
SI 85 60,72%
NO 55 39,28%
TOTAL 140 100%
Tabla 3. Categoría de ítems (SI/NO)
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
1. ¿Actualmente las actividades a realizar en la
gestión de cartas de trabajo se hacen con
celeridad?
8
80%
2
20%
Tabla 4. Ítems 1 (SI/NO)
56
Si
No
Si
No
Gráfico 1. Celeridad en los Procesos.
En la representación de la tabla 4, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 80% de los encuestados específicamente 8 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que las actividades en el proceso de gestión de cartas de
trabajo, actualmente se realizan con celeridad; mientras que un 20% (2 empleados)
aprecian lo contrario, opinan que las actividades son lentas.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
2. ¿Cree usted que es necesario emprender
acciones veloces en las actividades de la
gestión de cartas de trabajo?
5
50%
5
50%
Tabla 5. Ítems 2 (SI/NO)
Gráfico 2. Velocidad de Procesos y Resultados.
En la representación de la tabla 5, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 50% de los encuestados específicamente 5 trabajadores seleccionados
57
Si
No
para la muestra, consideran que es necesario emprender acciones veloces en las
actividades de la gestión de cartas de trabajo; mientras que el otro 50%, 5
trabajadores más, opinan que las acciones deben seguir como están actualmente.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
3. ¿Presenta actualmente alguna debilidad las
actividades que se realizan para la gestión de
cartas de trabajo?
7
70%
3
30%
Tabla 6. Ítems 3 (SI/NO)
Gráfico 3. Debilidad en los Procesos.
En la representación de la tabla 6, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 70% de los encuestados específicamente 7 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que las actividades que se realizan para la gestión de
cartas de trabajo, presentan debilidad; mientras que el otro 30%, 3 trabajadores más,
opinan que todo funciona perfectamente.
58
Si
No
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
4. De ser afirmativa su respuesta anterior.
¿Considera usted que puede ser solventada
dicha debilidad para la mejora de las
actividades en la gestión de cartas de
trabajo?
6
60%
4
40%
Tabla 7. Ítems 4 (SI/NO)
Gráfico 4. Solución de Debilidades de Procesos.
En la representación de la tabla 7, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 60% de los encuestados específicamente 6 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que las debilidades que presentan actividades que se
realizan para la gestión de cartas de trabajo pueden ser solucionadas; mientras que el
40%, 4 trabajadores más, insisten que todo funciona sin inconvenientes.
59
Si
No
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
5. ¿Cualquier persona de este departamento
tiene acceso a la información para la
realización de las actividades de la gestión de
cartas de trabajo?
5
50%
5
50%
Tabla 8. Ítems 5 (SI/NO)
Gráfico 5. Acceso de Información.
En la representación de la tabla 8, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 50% de los encuestados específicamente 5 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que cualquier persona de este departamento tiene acceso a
la información; mientras que el otro 50%, 5 trabajadores más, opinan que la
información es restringida.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
6. ¿Realizan algún tipo de cálculo numérico,
escalas, porcentajes, etc., en la información
que operan?
8
80%
2
20%
Tabla 9. Ítems 6 (SI/NO)
60
Si
No
Si
No
Gráfico 6. Cálculos Numéricos.
En la representación de la tabla 9, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 80% de los encuestados específicamente 8 trabajadores seleccionados
para la muestra, realizan algún tipo de cálculo numérico, escalas, porcentajes, etc., en
la información que operan; mientras que el otro 20%, 2 trabajadores más, no realizan
ningún tipo de cálculo.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
7. ¿Se siente usted a gusto bajo el ambiente
actual con que se realizan las actividades en
la gestión de cartas de trabajo?
4
40%
6
60%
Tabla 10. Ítems 7 (SI/NO)
Gráfico 7. Ambiente de Trabajo.
61
Si
No
En la representación de la tabla 10, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 40% de los encuestados específicamente 4 trabajadores seleccionados
para la muestra, se sienten usted a gusto bajo el ambiente actual con que se realizan
las actividades; mientras que el otro 60%, 6 trabajadores más, se siente bajo presión
en el cumplimiento de sus labores.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
8. ¿Utiliza usted alguna herramienta
tecnológica en los procesos de gestión de
cartas de trabajo?
7
70%
3
30%
Tabla 11. Ítems 8 (SI/NO)
Gráfico 8. Herramientas Tecnológicas.
En la representación de la tabla 11, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 70% de los encuestados específicamente 7 trabajadores seleccionados
para la muestra, utilizan usted herramientas tecnológicas en los procesos; mientras
que el otro 30%, 3 trabajadores más, no utilizan ningún tipo de herramienta
tecnológica.
62
Si
No
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
9. ¿Considera usted que el procedimiento que
se efectúa en el proceso de gestión de cartas
de trabajo, arroja resultados confiables?
7
70%
3
30%
Tabla 12. Ítems 9 (SI/NO)
Gráfico 9. Confiabilidad en los Procesos.
En la representación de la tabla 12, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 70% de los encuestados específicamente 7 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que el procedimiento que se efectúa en el proceso de
gestión de cartas de trabajo, arroja resultados confiables; mientras que el otro 30%, 3
trabajadores más, no están muy seguros de ello.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
10. ¿Cree usted que si se llegaran a automatizar
los procesos, estos serían más seguros y
confiables?
3
30%
7
70%
Tabla 13. Ítems 10 (SI/NO)
63
Si
No
Si
No
Gráfico 10. Seguridad en los Procesos.
En la representación de la tabla 13, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 30% de los encuestados específicamente 3 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que al automatizar los procesos, estos serían más seguros
y confiables; mientras que el otro 70%, 7 trabajadores más, no están muy seguros de
ello, ya que, presentan resistencia al cambio.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
11. ¿Considera usted efectivos los actuales
procesos desarrollados en la gestión de cartas
de trabajo?
4
40%
6
60%
Tabla 14. Ítems 11 (SI/NO)
Gráfico 11. Efectividad en los Procesos.
64
Si
No
En la representación de la tabla 14, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 40% de los encuestados específicamente 4 trabajadores seleccionados
para la muestra, considera efectivos los actuales procesos desarrollados en la gestión
de cartas de trabajo; mientras que el otro 60%, 6 trabajadores más, opinan que los
procesos carecen de efectividad.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
12. ¿Existe efectividad en los resultados
obtenidos en los procesos de gestión de
cartas de trabajo?
8
80%
2
20%
Tabla 15. Ítems 12 (SI/NO)
Gráfico 12. Certeza de Resultados.
En la representación de la tabla 15, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 80% de los encuestados específicamente 8 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que existe efectividad en los resultados obtenidos en los
procesos de gestión de cartas de trabajo; mientras que el otro 20%, 2 trabajadores
más, opinan que tanto los procesos, como sus resultados les faltan de efectividad.
65
Si
No
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
13. ¿Se realizan los procesos de gestión de cartas
de trabajo de forma rápida?
7
70%
3
30%
Tabla 16. Ítems 13 (SI/NO)
Gráfico 13. Rapidez de Procesos.
En la representación de la tabla 16, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 70% de los encuestados específicamente 7 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran que los procesos de gestión de cartas de trabajo se
realizan de forma rápida; mientras que el otro 30%, 3 trabajadores más, opinan que
los procesos, son lentos.
ÍTEMS
OPCIONES
SI % NO %
14. ¿Considera usted necesaria la rapidez, tanto
en los procesos como en la obtención de
resultados en la gestión de cartas de trabajo?
7
70%
3
30%
Tabla 17. Ítems 14 (SI/NO)
66
Si
No
Gráfico 14. Rapidez de Resultados.
En la representación de la tabla 17, cuyo ítem fue orientado exclusivamente al
personal del departamento de Recursos Humanos de la empresa Cemex Venezuela, se
observó que el 70% de los encuestados específicamente 7 trabajadores seleccionados
para la muestra, consideran necesaria la rapidez, tanto en los procesos como en la
obtención de resultados; mientras que el otro 30%, 3 trabajadores más, opinan que
los procesos, son que la rapidez no es importante.
CATEGORÍA PREGUNTAS ANÁLISIS
PREGUNTAS ABIERTAS 6 MATRIZ FODA
Tabla 18. Categoría de ítems. (Preguntas Abiertas)
ÍTEMS
OPCIONES
F O D A
1. ¿De qué manera
usted accede a la
información que
necesita para la
realización de las
actividades en la
gestión de cartas de
trabajo?
Programa
Especial de
almacenamiento
de información.
Actualización
de la data de
información,
en un periodo
mensual.
El
funcionamiento
del programa
es a través de
redes.
La red se
desconecta
en
seguidas
ocasiones.
Tabla 19. Ítems (Pregunta Abierta) 1.
67
ÍTEMS
OPCIONES
F O D A
2. ¿Cuántas
personas operan
la información
de este
departamento
y/o realizan las
actividades del
mismo?
Información
manipulada
por personal
seleccionado.
Asignación de
responsabilidades
en cuanto al
manejo de
información.
Uso de
dispositivos de
almacenamiento
personal en la
empresa.
Información
confidencial,
fuera de la
empresa.
Tabla 20. Ítems (Pregunta Abierta) 2.
ÍTEMS
OPCIONES
F O D A
3. ¿Bajo qué ambiente se
realizan las actividades
en la gestión de cartas de
trabajo?
Cumplimiento
de Horarios
de trabajo.
Horas
Extras de
Trabajo.
Trabajo
bajo
presión.
Agotamiento
del personal.
Tabla 21. Ítems (Pregunta Abierta) 3.
ÍTEMS
OPCIONES
F O D A
4. ¿Qué tipo de
información se
maneja en este
departamento para
llevar a cabo los
procesos y
actividades?
Conocimiento
completo en
el área de
trabajo.
Cursos de
Adiestramiento
al personal.
Mucha
información
a la vez.
Equivocaciones
y/o errores en
las actividades.
Tabla 22. Ítems (Pregunta Abierta) 4.
68
ÍTEMS
OPCIONES
F O D A
5. ¿La información que
manejan en las actividades
y procesos, es extraída de
alguna base de datos?
Indique cual.
Manejo de
base de
datos.
Fácil
acceso a la
base de
datos.
Base de
datos sin
protección
de acceso.
Fuga de
información.
Tabla 23. Ítems (Pregunta Abierta) 5.
ÍTEMS
OPCIONES
F O D A
6. ¿Usted realiza
consultas de datos e
información solo
por pantalla ó
siempre la requiere
en físico (Impresa)?
Acceso a la
información de
varias
maneras.
Se cuenta con
las
herramientas
necesarias.
Hardware
compartido
(impresoras)
Perdida de
algún
documento
de
información
del hardware
compartido.
Tabla 24. Ítems (Pregunta Abierta) 6.
69
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
La realización de este proyecto, permitió elaborar una propuesta para la
automatización del proceso de gestión de cartas de trabajo de la empresa Cemex
Venezuela. S.A.C.A, empresa en transición, planta Lara; el cual fue desarrollado
como una manera de darle solución a las fallas que se presentan en el mencionado
proceso y que es realizado relativamente de forma manual, cuyo planteamiento del
problema se originó de la observación directa de las tareas y actividades que se
cumplen en el departamento de Recursos Humanos de dicha organización.
A fin de solventar las fallas encontradas, de forma precisa y metodológica, se
planteó el objetivo general y los objetivos específicos de este proyecto, los cuales han
sido cumplidos a cabalidad. Además de describir el problema actual, lo cual fue el
fundamento para proponer un sistema automatizado; con el fin de que cuando se
realice cualquier actividad, operación u otro, referente a este proceso, el mismo sea de
una forma rápida, sencilla y efectiva.
En este sentido, una vez culminado todos los puntos planteados para el
desarrollo del proyecto, se llega a la conclusión que fue factible lograr el mismo, al
haberse elaborado la propuesta para la automatización del proceso de gestión de
cartas de trabajo; la cual se encuentra apta para efectuarle ajustes, de acuerdo a los
nuevos requerimientos que se tengan en el transcurso de la puesta en marcha de la
misma.
Así pues, en caso de que la propuesta sea implementada, esta puede llegar a
convertirse en una herramienta fundamental que permitirá de una manera eficaz y
confiable incrementar la continuidad de los procesos existentes y a futuros para el
70
departamento de Recursos Humanos y otros departamentos de esta empresa que
requieran este beneficio tecnológico.
Recomendaciones
Entre las principales recomendaciones derivadas del presente proyecto, se
establece lo siguiente:
Implantación de sistemas automatizados que puedan agilizar los procesos
manuales en toda la empresa.
Es recomendable diseñar un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los
datos e informaciones en caso de cualquier eventualidad.
Adiestramiento y/o asesoramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para
un mejor funcionamiento del mismo.
Mantenimiento constante al sistema, como a la base de datos.
71
CAPÍTULO VI
LA PROPUESTA
En este capítulo se da a conocer la viabilidad de este proyecto como es la
presentación, justificación, objetivos, fundamentación, estructura, factibilidad y costo
de la propuesta para el diseño de un sistema de información que automatice el
proceso de gestión de cartas de trabajo que opera el departamento de recursos
humanos de la empresa Cemex Venezuela. S.A.C.A., empresa en transición, planta
Lara; con el objetivo de que este sea más rápido, confiable y efectivo.
Presentación
Para la posible presentación de la propuesta formulada, fue necesario realizar
una valoración previa referente al actual proceso que se realiza relativamente de
forma manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución y
factibilidad de la misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un
sistema de información que efectúe de forma efectiva el proceso de gestión de cartas
de trabajo de la empresa, a través de un proceso manual a uno automatizado,
mediante una aplicación bajo el entorno del sistema operativo Windows XP,
desarrollado en el lenguaje Visual Basic 6.0 y utilizando como gestor de base de
datos Access 2010.
Justificación
Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar
gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados serían menos confiables.
72
En este orden de ideas, el sistema propuesto es una herramienta confiable para el
manejo y manipulación de información.
En este sentido, el sistema propuesto en este proyecto se encuentra orientado a
mejorar el proceso de gestión de cartas de trabajo; alcanzando resultados efectivos.
La iniciativa de incluir esta herramienta en el departamento de recursos humanos,
responde a la carencia de control de datos antes mencionados, sin embargo, el
propósito del diseño de un sistema automatizado, es el mayor y mejor control en el
manejo de cualquier proceso. Además la comunicación entre el usuario y el sistema
propuesto será más confiable y amigable para así facilitar el efectivo funcionamiento
del sistema.
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Diseñar el sistema propuesto para el proceso de gestión de cartas de trabajo, con
el fin de mejorar el proceso actual, adaptando al personal del departamento de
recursos humanos a la comodidad de operar dicho sistema.
Objetivos Específicos
Determinar las fallas en el proceso actual de gestión de cartas de trabajo.
Elaborar un sistema de información que permita arrojar resultados eficientes y
eficaces en el proceso de cartas de trabajo.
Adiestrar y/o asesorar a los usuarios del sistema, para el mejor funcionamiento
del mismo.
73
Fundamento
Esta propuesta se encuentra fundamentada sobre la base del desarrollo de
sistemas informáticos que vienen orientándose sobre el enfoque de la sistematización
progresiva de los procesos internos que se llevan a cabo diariamente, para obtener un
flujo rápido de informaciones fiables, elevar la cantidad y disminuir los costos
operativos asociados otorgando respuestas inmediatas a las necesidades de los
usuario. Para la adecuada terminación de requerimientos de sistema propuesto,
además de la comunicación de los usuarios directos del sistema de información y
comunicación realizada a través del cuestionario aplicado, fue necesario la
observación de cómo se realiza actualmente el proceso de gestión de cartas de
trabajo.
Así pues, a través de esta estrategia que se pudo establecer que, además de los
fallos evidenciados en el planteamiento del problema, dentro de la empresa se cuenta
con los recursos y elementos necesarios para la realización y puesta en
funcionamiento de la propuesta.
Asimismo, es necesario hacer notar la automatización de un determinado
sistema el cual es utilizado como una herramienta factible, con el fin de facilitar el
desarrollo de actividades de mayor envergadura en cuanto al procesamiento de
información y labor del personal.
Estructura
La propuesta automatizada del proceso de gestión de cartas de trabajo, se basa
en la manipulación de objetos dispuestos en pantallas de trabajo que básicamente
representa el programa. Se encuentra diseñada para manejar datos, la pantalla
principal del programa, consta de cinco iconos primordiales, tales como extraer datos,
constancias, trabajador, reportes y salir. El primer icono (Extraer Datos); es el que
permite realizar la emigración de los datos desde un archivo Excel, que es donde se
74
encuentran inicialmente estos, hasta una base de datos creada en Visual Basic; donde
se manejaran los mismos directamente desde el sistema.
En el mismo orden, el segundo icono (Constancias); es el que permite acceder a
las opciones de unidades de negocios tales como Cemento, Transporte, Concreto; las
cuales son las áreas a las se le elaboran las cartas de trabajo, según las solicitudes de
cada una de ellas. El siguiente icono (Trabajador); accede a la inclusión de
trabajadores nuevos al sistema, sin la necesidad de realizar una emigración de datos;
además permite visualizar la data actual y transferir datos de trabajadores a una data
distinta como lo es el historial, que es donde se encuentran los datos de los
trabajadores que ya no laboran en la empresa, pero que aún solicitan cartas de trabajo,
como constancias que prestaron sus servicios allí.
Asimismo, el penúltimo icono (Reporte); es donde se encuentran registradas la
cantidad de cartas de trabajos solicitadas en un periodo mensual; el cual permite
llevar un control y evitar desorganización en este proceso. Y el último icono (Salir);
es que cierra completamente el sistema, quedando sin acceso al mismo.
Por su parte, este programa esta enlazado con una base de dato en Access 2010
cargada previamente por el encargado de instalar el sistema, en esta base de datos
existen varias tablas relacionadas de uno a muchos.
Estudio de Factibilidad
Según las categorías mencionadas en líneas anteriores humana, económica,
material y tecnológica, la distribución de los recursos a emplear en el desarrollo de
prototipo se da de la siguiente forma:
Recursos Humanos
Personal del departamento de recursos humanos de la empresa Cemex
Venezuela. S.A.C.A.
Dos (2) especialistas en sistemas.
75
Recursos Económicos
La empresa Cemex Venezuela. S.A.C.A., cuenta con todo los recursos
necesarios (hardware y software), por ende no se requiere de ninguna inversión.
Recursos Tecnológicos
Para garantizar un rendimiento adecuado del sistema propuesto es necesario que
los equipos hardware donde se van a instalar y operar el sistema cumplan con los
siguientes requerimientos; unidad central de procesamiento (CPU) Pentium III en
adelante, se recomienda como mínimo 512 MB de memoria RAM,). Disco duro de 80
GB en adelante. Sistema operativo Windows Xp en adelante, monitor SVGA, teclado
y mouse, desarrollo y programación Visual Basic 6.0 y la base de datos Microsoft
Access 2000 en adelante.
76
FUENTES DE INVESTIGACIÓN
- Naranjo A, Yubiry G. (2008). Diseño de un sistema de información gerencial.
Trabajo de grado de ingeniería. Universidad Bicentenaria de Aragua. Maracay.
- Quintero, A. (2007). Implantación de un nuevo sistema de control de inventario e
investigación. Trabajo de grado no publicado. Universidad Simón Rodríguez.
Barquisimeto.
- Bauza R, M. (2008). Sistema IABN (Instituto Autónomo Biblioteca Nacional).
Trabajo de grado de ingeniería. Instituto Tecnológico Autónomo de México.
México.
- Ercolino. (2009). Diseño y manejo de un sistema de monitoreo y control remoto
para los nodos de telecomunicaciones de la red de servicios IMPASAT. C.A. tesis
de grado no publicada. Instituto de Ciencias de la Educación (ICE). España.
- Ley de Tecnología de Información. (2006) Características de los servicios de
gobierno electrónico. Artículo 26. Caracas.
- Ley Especial de Delitos Informáticos. (2008) Delitos contra el orden económico.
Artículo 26. Caracas.
- Hurtado, J. (2006). Diseño de la Investigación. Caracas.
- Balestrini (2001), Tipo y diseño de investigación (p. 142). Caracas.
- Sampieri (2002), Metodología de la Investigación científica (p.13). Caracas.
- Arias (2006) El Proyecto de Investigación (p. 111). Caracas. Editorial Texto, C.A.
- Tamayo y Tamayo (1987) El proceso de la investigación científica. México.
- Hernández, S. (2006) Validez Y Confiabilidad Del Instrumento. Caracas.
- (http://www.alegsa.com.ar/Dic/Sistemas.php).
- (http://www.gestiopolis.com/canales4/mkt/simparalas.htm).
- (http://ingenieriadesistemasyalgomas.blogspot.com/2010/07/analisis-de-
sistemas.html).
77
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Automatizar. Realizar procesos o trabajos utilizando poco o nada la mano del
hombre.
Cartas de trabajo. Certificación escrita, en la que se registran los datos laborales de
un trabajador (empleado).
Cdvnet. Paquetes de programas autorizados con lo que se trabaja en la empresa.
Celeridad. Prontitud, rapidez, velocidad.
Clinker. Principal materia prima de la que se obtiene el cemento. Previamente, el
clinker es sometido a un proceso de cocción, a partir del cual puede ser utilizado por
las industrias que lo someterán a una trituración laboriosa de la que se obtiene el
cemento.
Congruencia. Relación de similitud o equilibrio que puede existir entre dos o más
elementos.
Drivers. Programa informático que permite al sistema operativo interactuar con un
periférico (aparatos o dispositivos auxiliares e independientes conectados a la unidad
central de procesamiento de una computadora CPU).
Empírico. Resultado inmediato de la experiencia, que solo se funda en la observación
de los hechos.
Gestión. Conjunto de trámites que se llevan a cabo para solucionar un asunto.
Hardware. Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una computadora:
sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos, entre otros.
Inteligible. Que puede ser entendido claramente.
Operacionalizar. Determinar los parámetros de medición a partir de los cuales se
establecerá la relación de variables.
Prototipos. Ejemplar original o primer molde en que se fabrica una figura u otra
cosa.
Software. Equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital, y
comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la
realización de tareas específicas.
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ANEXOS
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1. La Empresa
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1.1. Maqueta de la Estructura de la Empresa
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1.2. Sitios de la Empresa
82
1.3. Departamento de Informática
1.4.Servidores de Red.
83
1.5. Cuarto de Almacenamiento de Equipos
1.6. Los Pasantes y sus Tutores
Ing. Carlos Ramírez y Gladys Cordero
TSU. Luis Mujica y Rubén Torres
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2. El Sistema.
85
2.4. Pantalla Principal. Opciones del Sistema.
2.5. Pantalla Siguiente. Unidades de Negocio Cemex.
86
2.6.Pantalla de Emigración de Datos.
2.7.Pantalla de Inclusión, Consulta y Eliminación.
87
2.8. Data de Trabajadores.
2.9. Reporte del Sistema.
