Pag

e1

Informasi mengenai ISSN dan prosedur Pengajuan

1. Prosedur pengajuan ISSN 2. Persyaratan pengajuan ISSN 3. Kodebar untuk ISSN yang diajukan melalui ISSN Online 4. Kontak lebih lanjut ke Pengelola ISSN Online 5. Informasi lebih lanjut mengenai ISSN 6. Ketentuan dan perjanjian di ISSN Online 7. Akses data bibliografi terbitan berkala yang telah mendapatkan ISSN 8. Memperkecil ukuran data elektronik agar bisa diunggah 9. Membuat kodebar baru sesuai perubahan terbitan berkala 10. Menampilkan kodebar terbaru setelah perubahan 2 angka tambahan di nomor

ISSN 11. Akses pemohon ISSN sebelum adanya sistem ini 12. Rekam jejak ISSN Online 13. ISSN untuk media online murni (media massa online, blog, dll)

1. Prosedur pengajuan ISSN

Terhitung sejak tanggal 1 April 2008, seluruh proses pengajuan dan penerbitan ISSN dilakukan secara online melalui sarana ini.

Melengkapi formulir permohonan online di halaman Formulir permohonan ISSN baru. Segera setelah melakukan permohonan, catat nomor ID serta kata-sandi yang diberikan melalui email yang tercatat di formulir pendaftaran dan simpan dengan baik. Ini diperlukan untuk kembali masuk guna mengunggah seluruh dokumen sampai konfirmasi penerbitan kodebar dijital.

Mengunggah seluruh data elektronik yang dipersyaratkan untuk pengajuan ISSN melalui sarana yang tersedia. Pemohon tidak perlu mengirimkan dokumen-dokumen fisik, tetapi diwajibkan mengunggah seluruh dokumen tersebut di tempat yang tersedia di halaman formulir (setelah masuk).

Melunasi pembayaran biaya administrasi sebesar Rp. 200.000,- langsung ke rekening :

a/n Bendahara Penerimaan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-LIPI No. 070-0000089198 Bank Mandiri Cabang Graha Citra Caraka Kantor Telkom Pusat, Jl. Gatot Subroto, Jakarta

Nomor dan kodebar ISSN bisa diketahui dan diunduh langsung dari halaman status pemohon setelah seluruh proses selesai dan disetujui. Perubahan kodebar akibat variasi terbitan (nomor terbitan, perubahan harga,

Pag

e2

dsb) bisa dilakukan sendiri oleh pemohon dengan mengganti 2 angka terakhir sesuai dengan aturan ISSN.

2. Persyaratan pengajuan ISSN o Pengajuan untuk terbitan regular (terbitan dalam format cetak) maupun

elektronik (terbitan elektronik). Kategori terbitan berkala adalah majalah, surat kabar, buletin, buku tahunan, laporan tahunan, jurnal maupun prosiding aneka pertemuan ilmiah.

o Terbitan memenuhi syarat kelengkapan minimum : Surat permohonan tertulis secara resmi dari penanggung jawab

terbitan berkala suatu lembaga/organisasi berbadan hukum (berkop surat dan stempel lembaga/organisasi dan bukan surat dari pimpinan redaksi). Surat permohonan ditujukan kepada Kepala PDII-LIPI.

Halaman sampul depan terbitan berkala lengkap dengan judul (termasuk anak judul) terbitan, penulisan volume, nomor, dan tahun terbit, serta nama organisasi/lembaga penerbit.

Halaman daftar isi. Halaman daftar Dewan Redaksi.

o Biaya administrasi pengurusan nomor ISSN. o Seluruh dokumen disiapkan dalam bentuk data elektronik dengan

format PDF dan dikompres dengan format ZIP. Untuk media elektronik bisa digantikan dengan tampilan situs yang memuat informasi terkait.

o Setiap nomor ISSN hanya diperuntukkan bagi 1 (satu) judul terbitan pada satu media. Nomor ISSN yang sama terus berlaku selama judul dan atau anak judul terbitan serta medianya tidak berubah. Terbitan yang diterbitkan pada beberapa media berbeda (misal : cetak dan elektronik) wajib mengajukan ISSN untuk setiap media.

3. Kodebar untuk ISSN yang diajukan melalui ISSN Online

ISSN Online tidak hanya berfungsi sebagai media untuk pengajuan dan penerbitan nomor ISSN, tetapi juga sekaligus membantu pemohon ISSN untuk membuat kodebar sesuai nomor ISSN yang dimiliki. Sistem ini memberikan keleluasaan dan dapat mengakomodasi setiap perubahan kodebar akibat variasi terbitan. Hal ini dimaksudkan agar pemohon ISSN setiap saat bisa membuat kodebar untuk terbitan yang sama, namun memiliki ciri yang berbeda, misalnya : harga, edisi khusus, dsb. Yang lebih penting, pemohon tidak perlu memiliki atau membeli perangkat lunak apapun untuk membuat kodebar ini.

Kodebar untuk ISSN mengacu pada standar EAN-13 yang merupakan kombinasi 13 karakter (0-9, X). ISSN sendiri hanya terdiri dari 8 karakter (0-9, X). Kodebar untuk ISSN ditentukan dengan cara :

3 angka pertama : 977 yang khusus diperuntukkan sebagai identifikasi nomor ISSN.

7 angka pertama dari nomor ISSN. 2 angka tambahan yang bebas ditentukan oleh pemilik ISSN

untuk membedakan terbitan berkalanya. Umumnya dimulai dari kombinasi 00 s/d 99.

1 karakter (0-9, X) sebagai karakter-cek EAN-13 yang dihitung secara otomatis berbasis modulo 11.

Pag

e3

Di ISSN Online, pada awal persetujuan 2 angka tambahan diberikan angka standar 00 yang merepresentasikan edisi awal.

Cara menghitung karakter-cek dengan modulo 11 :

5. Buat deret yang terdiri dari 7 angka pertama ISSN ditambah 2 angka tambahan.

6. Kalikan setiap angka dengan 2, 3, ..., 10 dimulai dari angka terakhir.

7. Jumlahkan seluruh hasil perkalian tersebut. 8. Bagi hasil perkalian tersebut dengan 11. 9. Sisa yang tidak terbagi menjadi karakter-cek EAN-13. Bila sisa

tersebut sama dengan 10, diganti dengan huruf X.

Berikut ini adalah contoh untuk kasus dengan nomor ISSN : 1234-5679 dengan 2 angka tambahan 00.

1

2

3

4

5

6

7

0

0

x

x

x

x

x

x

x

x

x

10

9

8

7

6

5

4

3

2

10 + 18 + 24 + 28 + 30 + 30 + 28 + 0 + 0 168

Karena, 168 : 11 = 15 sisa 3, maka karakter-cek EAN-13 = 3 ! Karena itu hasil pembuatan kodebar menjadi 9771234567003.

Hal yang sama berlaku untuk angka ke 8 dari ISSN yang merupakan karakter-cek untuk nomor ISSN. Angka ini dihitung dengan cara yang sama seperti diatas berbasis modulo 11. Hanya perhitungan dilakukan untuk 7 angka pertama saja, tanpa 2 angka tambahan. Tetapi angka sisa dipakai untuk mengurangi 11, dan hasil pengurangan ini yang dipakai sebagai karakter-cek. Pada contoh diatas :

1

2

3

4

5

6

7

x

x

x

x

x

x

x

8

7

6

5

4

3

2

8 + 14 + 18 + 20 + 20 + 18 + 14 112

Karena, 112 : 11 = 10 sisa 2, maka karakter-cek ISSN = 11 - 2 = 9 ! Sehingga ISSN lengkap menjadi 1234-5679. Bila hasil yang diperoleh adalah 10 diganti dengan huruf X, sedang 11 diganti dengan 0.

Pag

e4

Kontak lebih lanjut ke Pengelola ISSN Online

Untuk informasi mengenai status permohonan ISSN, sangat dianjurkan untuk melakukan kontak melalui HALAMAN PEMOHON setelah masuk. Dengan sistem ini, kesalahan komunikasi bisa diminimalisir dan menjamin kepastian dan kecepatan tanggapan.

Untuk pengunjung umum, kontak bisa dilakukan melalui halaman KONTAK KAMI.

Hanya memang bila benar-benar diperlukan silahkan melakukan kontak langsung ke :

Bidang Dokumentasi - PDII LIPI Gd. PDII (lt. 5) Jl. Gatot Subroto 10, Jakarta 12042 PO BOX 4298 Tel / fax (021) 5733465 / 5733467, 5207387

Informasi lebih lanjut mengenai ISSN

Untuk informasi lebih detail mengenai ISSN, silahkan langsung mengunjungi situs International Standard of Serial Number.

Ketentuan dan perjanjian di ISSN Online

Silahkan akses halaman Ketentuan dan perjanjian.

Akses data bibliografi terbitan berkala yang telah mendapatkan ISSN

Seluruh data bibliografi dari pemohon yang telah disetujui bisa diakses oleh publik melalui halaman Daftar ISSN yang telah diterbitkan.

Namun, untuk data lama (sebelum tahun 2007) merupakan hasil konversi dari bibliografi PDII LIPI, dan tidak seluruh informasi lengkap tersedia.

Memperkecil ukuran data elektronik agar bisa diunggah

Saat ini untuk masing-masing data elektronik yang dipersyaratkan, ukuran data yang bisa diunggah dibatasi maksimal 1 MB setelah dikompres dalam format ZIP. Secara umum ukuran data ini sudah sangat cukup. Apabila Anda mengalami kesulitan akibat ukuran data yang terlalu besar, pastikan :

Pindai data dengan resolusi standar 72 dpi. Ubah ukuran riil gambar hasil pemindaian sesuai ukuran kertas

A4 (210 x 279 mm).

Pag

e5

Secara umum, bila kedua hal diatas dilakukan ukuran data gambar tidak akan melebihi 500 KB.

Membuat kodebar baru sesuai perubahan terbitan berkala

Meski ISSN berlaku terus untuk terbitan yang sama selama tidak ada perubahan judul (termasuk anak judul) dan media, kodebar untuk ISSN bisa berubah-ubah sesuai dengan variasi terbitan. Misal : edisi khusus terbitan, perubahan harga, dsb. Sehingga memungkinkan pembedaan kodebar untuk pemakaian dalam proses distribusi.

ISSN Online memberikan fasilitas untuk membuat kodebar dijital yang selanjutnya bisa diunduh dan dipakai oleh pemilik ISSN. Segera setelah disetujui, akan ditampilkan kolom isian untuk 2 angka tambahan yang bebas ditentukan oleh pemilik ISSN untuk membedakan produk terbitannya yang memiliki ISSN yang sama. Cukup isi kolom tersebut dengan 2 kombinasi angka, kemudian tekan tombol SIMPAN. Maka akan dibuat kodebar sesuai dengan nomor tersebut. Kodebar yang disimpan di ISSN Online hanya kodebar yang dibuat terbaru. Untuk menampilkan kodebar lama, cukup revisi kembali 2 angka tambahan dengan 2 angka lama dan tekan tombol SIMPAN.

Menampilkan kodebar terbaru setelah perubahan 2 angka tambahan di nomor ISSN

Setelah mengubah 2 angka tambahan di nomor ISSN seperti dijelaskan diatas dan menekan tombol SIMPAN, adakalanya gambar kodebar yang ditampilkan tidak berubah. Hal ini disebabkan oleh perambah yang dipakai masih menampilkan data lama yang tersimpan di cache komputer Anda.

Untuk menampilkan gambar terbaru, arahkan kursor ke gambar kodebar, klik kanan di tetikus dan pilih View Image. Maka gambar kodebar akan ditampilkan di perambah. Kemudian tekan tombol RELOAD atau REFRESH di perambah Anda. Akan ditampilkan gambar kodebar yang terbaru. Untuk kembali, cukup tekan tombol BACK di perambah.

Akses pemohon ISSN sebelum adanya sistem ini

Seluruh data terbitan yang telah memiliki ISSN sebelum sistem ini bisa diakses melalui halaman Daftar ISSN yang telah diterbitkan.

Para pemilik ISSN tersebut tetap bisa memanfaatkan sarana yang ada dengan memakai nomor ID dan kata-sandinya masing-masing. Setelah dilakukan pencarian, nomor ID bisa diketahui dari halaman informasi detail setiap terbitan. Untuk mendapatkan kata-sandi, masukkan nomor ID tersebut di kolom untuk pengingat kata-sandi di halaman depan situs ISSN Online. Kata-sandi akan dikirim melalui surat elektronik yang tercatat di database. Untuk itu pastikan bahwa surat-e dalam

Pag

e6

keadaan aktif. Bila surat-e lama sudah tidak aktif, kontak langsung ke PDII LIPI untuk meminta perubahan data surat-e.

Seluruh data lama dimasukkan di kategori data dengan permohonan pada tahun 2007. Karena itu saat masuk pastikan untuk memilih tahun permohonan : 2007.

Rekam jejak ISSN Online

Sejak diluncurkan ISSN Online telah mendapatkan pengakuan publik berupa :

Hak Cipta no. 045144 (25 Januari 2010). ISSN Awards 2009 dari ISDS Paris.

ISSN untuk media online murni (media massa online, blog, dll)

ISSN juga bisa diterbitkan untuk aneka media online murni seperti koran online, majalah online, blog dan sebagainya. Namun, sesuai dengan cakupan "terbitan berkala" ada beberapa pembatasan bagi media online murni :

Dikelola oleh institusi dengan identitas yang jelas serta situs resmi.

Memiliki nama domain yang unik dan merujuk ke institusi diatas. Pengelola yang bertanggung-jawab atas konten dengan

identitas yang jelas. Khusus untuk blog :

Pengisi blog adalah multi personal dengan sistem keanggotaan yang baku. Sehingga blog pribadi TIDAK TERMASUK kategori yang bisa diberikan ISSN.

Sistem di blog harus menjamin bahwa tulisan tidak bisa direvisi maupun dihapus, minimal setelah mendapatkan komentar dari pembaca.

Untuk media online murni, berkas-berkas terkait sebagai persyaratan ISSN diatas bisa dipenuhi dengan mengambil layar cetak (print screen) dari halaman depan media, daftar artikel sebagai pengganti Daftar Isi serta halaman keterangan pengelola media sebagai pengganti Dewan Redaksi.

CONTOH SURAT PERMOHONAN ISSN : Kepada Yth Kepala PDII-LIPI cq. Kepala Bidang Dokumentasi PDII-LIPI di Jakarta

Dengan Hormat,

Kami yang bertanda tangan dibawah ini:

o Nama penerbit/pengelola: o Bekerjasama dengan:

Pag

e7

o Alamat penerbit/pengelola:

bermaksud mengajukan ISSN untuk:

o Nama terbitan berkala: o Bulan dan tahun pertama kali terbit: o Frekuensi terbitan: o Bahasa untuk artikel yang diterbitkan: o Media terbitan (cetak/elektronik):

Bersama ini kami sertakan/upload persyaratan dokumen pendukung yang diminta, yaitu:

o Edisi terakhir terbitan berkala yang telah diterbitkan (2 eks) o Cover (sampul) depan terbitan berkala yang dimaksud (bila belum

pernah diterbitkan)(2 lembar) o Susunan dewan redaksi (2 lembar) o Daftar isi terbitan (2 lembar) o Bukti transfer pembayaran (jika pendaftaran dilakukan secara online).

Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

(Tempat...,tanggal/bulan/tahun)

Kepala Lembaga/Dekan/Direktur...

Tanda tangan dan cap/stempel

Nomor induk pegawai

Pag

e8

Ketentuan dan perjanjian bagi pemegang nomor ISSN:

PDII LIPI memiliki wewenang sepenuhnya untuk memberikan persetujuan atau penolakan atas permohonan yang masuk.

Nomor ISSN yang diberikan berlaku seterusnya kecuali bila dilakukan pencabutan oleh PDII LIPI atau pergantian judul terbitan.

Ketentuan dan perjanjian :

1. PDII LIPI memiliki wewenang sepenuhnya untuk memberikan persetujuan atau penolakan atas permohonan yang masuk.

2. Nomor ISSN yang diberikan berlaku seterusnya kecuali bila dilakukan pencabutan oleh PDII LIPI atau pergantian judul terbitan.

3. Satu nomor ISSN hanya bisa dipakai untuk satu terbitan berkala pada media tertentu. Terbitan berkala yang sama namun pada media yang berbeda (versi cetak dan elektronik) harus memiliki nomor ISSN yang berbeda.

4. Judul dan sub-judul terbitan yang didaftarkan ISSN elektroniknya harus sama dengan judul atau sub-judul terbitan tercetak (yang telah diterbitkan), kecuali jika terbitan elektronik yang dimaksd akan dimulai lagi dari volume 1. No. 1.

5. Kewajiban penerbit pemilik ISSN :

a. Mencantumkan ISSN di pojok kanan atas pada halaman kulit muka, halaman judul, dan halaman daftar isi dari terbitan tersebut diatas dengan diawali tulisan ISSN.

b. Mencantumkan kodebar ISSN di pojok kanan bawah pada halaman kulit belakang untuk terbitan ilmiah. Sedangkan untuk terbitan non-ilmiah di pojok kiri bawah pada halaman kulit muka.

c. Mengirimkan setiap terbitannya sebanyak minimal 2 (dua) eksemplar setiap kali terbit ke PDII-LIPI, sebagai dokumentasi nasional, termasuk pembuatan Indeks Majalah Ilmiah Indonesia dan koleksi di perpustakaan PDII. Selain itu agar dapat dikelola dan diakses melalui the Indonesian Scientific Journal Database, khususnya untuk terbitan ilmiah.

d. Untuk terbitan ilmiah online, mengirimkan berkas digital atau softcopy dalam format PDF dalam CD maupun terbitan dalam bentuk cetak.

e. Segera melaporkan ke PDII-LIPI apabila ada perubahan judul atau anak judul terbitan. Setiap ISSN hanya berlaku untuk judul dan anak judul pada terbitan yang sama. Pergantian judul dan atau anak judul harus mendapatkan ISSN baru.

f. Nomor ISSN mulai berlaku sejak tanggal, bulan, dan tahun diberikannya nomor tersebut dan tidak berlaku surut (mundur). Penerbit/pengelola terbitan berkala tidak diperkenankan mencantumkan nomor ISSN yang dimaksud pada terbitan terdahulu.

g. Penomoran terbitan harus mengacu pada standar terbitan yang berlaku, yang terdiri atas volume, nomor, bulan, dan tahun. Volume menandakan tahun ke-, sejak diterbitkannya, sedangkan nomor adalah urutan terbit yang ke-, pada tahun yang dimaksud, kemudian diikuti

Pag

e9

dengan bulan dan tahun. Contoh: Jurnal A terbit pertama kali bulan Januari tahun 2012, dengan frekuensi penerbitan 2 bulan sekali. Volume 1, Nomor 1, Jan-Peb 2012 ......... sampai Volume 1, Nomor 6, Nov-Des 2012 Volume 2, Nomor 1, Jan-Peb 2013 ......... sampai Volume 2, Nomor 6, Nov-Des 2013, dst. Jika ISSN Jurnal A baru diberikan pada bulan Maret/April 2013 maka berlakunya ISSN tersebut adalah mulai edisi: Volume 2, Nomor 2, Mar-Apr 2013.

h. Pergantian judul dan atau anak judul, harus disertai dengan pergantian nomor ISSN baru. Nomor ISSN baru dimulai dengan Volume 1 dan nomor 1 kembali, bukan kelanjutan dari volume dan nomor terbitan sebelumnya (dengan judul dan ISSN yang berbeda). Jika substansi pada terbitan baru sama atau hampir sama dengan judul sebelumnya, penerbit/pengelola dapat menjelaskan pada lembaran setelah cover atau sampul depan, bahwa jurnal baru yang dimaksud merupakan kelanjutan dari jurnal sebelumnya dengan judul, ISSN, dan edisi terbitan terakhirnya.