Migunani, S.Kom, M.Kom

Sistem ERP merupakan sistem yang besar dan kompleksBerpengaruh pada sebagian besar departemenVolume data sangat besarInvestasi tidak sedikitKeberhasilan implementasi dipengaruhi banyak aspekFaktor-faktor yang mempengaruhiInfrastructure, manufacturing, IT maturity, goverment, business size, regional, BPR experience

ERP merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi, oleh karena itu diperlukan perencanaan proyek yang cermat.Berbagai isu manajemen proyek yang harus diperhatikan :Estimasi waktu : penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal, sebagainya harus ditentetukan dengan cermat.Jenis sistem ERP yang akan diadopsi : Sistem yang diadopsi utuh dari vendor biasanya dengan modifikasi minimal. Tujuan utma adalah implementasi ERP yang tepat untuk organisasi.

Critical success factor keberhasilan implementasi sistem ERP [OLS-2004]:Pemahaman yang jelas atas sasaran strategisKomitmen dari seluruh jajaran manajemenManajemen proyek mplementasi yang baikTim implementasi yang baikEkayasa ulang proses bisnisKomitmen organisasi untuk berubahPendidikan dan pelatihan yang intensifData yang akuratSosialisasi dan komunikasi yang intensifPengukuran kinerja yang jelas dan fokusnyaDapat mengatasi isu multisite

Secara garis besar terdapat tiga pendekatan umum [OLS-2004] :Penggunaan satu paket utuh (vendor tunggal)Kombinasi dari berbagai vendor (multi vendor)Kostumisasi atau membuat sendiri sistem ERPBiasanya dipilih pendekatan yang sesuai dengan kemampuan perusahaan serta skenario implementasi jangka panjang.

Langkah-langkah umum implementasi ERP tidak jauh berbeda dengan tahapan sistem informasi lainya :Membangun organisasi tim proyekMenentukan pendekatan implementasiMembangun rencana implementasiMenentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukuranya

Implementasi ERP harus dikelola oleh sekelompok tim yang dibentuk khusus untuk implementasiKomite Pengarah : terdiri atas perwakilan klien dan para eksekutive unit bisnis. Anggota tim ini harus diwakili oleh semua area yang dipengaruhi ERP.Staf Teknologi Informasi Internal : Manajer, Programmer, Analis, dan Dukungan TeknikUser Utama InternalPerwakilan Vendor/konsultan

Komite PengarahTim ProyekDukungan AdministratifPokja LogistikPokja Tim PengembanganPokja SDMPokja AkuntingCatatan : Kelompok tergantung modul ERP yang dikembagkan

PerencanaanLangkah awal : membentu komite pengarahTugas utama komite ini adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan tim lainya.Tugas tim proyek pada fase ini :Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan ERP dan Ruang lingkupnyaMengevaluasi alternatif pendekatan pada ERPMembuat jadwal dan anggaran proyek

2) AnalisisKomite pengarah telah sepakat menjalankan sistem ERP dan mungkin telah menentukan pendekatan yang akan dilakukan.Mengumpulkan informasi dan mendefinisikan kebutuhan dari berbagai fungsi di organisasi.Memilih vendor ERP dan mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan merekomendasi kepada tim pengarah.Tanggung jawab utama tim pada fase ini adalah mengeidentifikasi rekayasa ulan proses bisnis yang diperlukan berdasarkan paket software.Jika vendor dipilih perwakilan vendor atau pihak konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis. Pada akhir analisis idalnya dihasilkan prototipe sistem ERP diberbagai area untuk disimulasi dan diinterasikan.

3) DesainTingkat desain tergantung pada pendekatan ERP.Jika dipilih satu paket maka antarmuka sebagian besar telah ditentukan, kostumisasi hanya dibagian minor.Jika dipilih kostumisasi paket, desain antarmuka menjadi lebih lama.Aspek desain lainya yang cukup penting adalah hardware, karena semua fungsi bisnis akan menggunakan sumber daya yang samaPada fase ini pengguna akhir (end user) harus mendapatkan pelatihan intensif atas paket ERP.Pada fase ini kemungkinan akan terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis.

4) ImplementasiUntuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan permodul.Beberapa modul harus dikonfigurasicmenjadi sistem yang terpadu.Setelah modul selesai dikonfigurasi selanjutnya dilakukan validasi dengan beberapa kali iterasi dan beberapa kali revisi hingga sistem siap dijalankan.Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan pengguna sistem. Tahap terakhir membuat rencana instalasi.

5) Dukungan TeknisTujuan pada fase ini untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang.Meski pelatihan telah diberikan tetap masih diperlukan dukungan teknis.Elemen penting lain adalah pemeliharaan sistem ERP.Pemeliharaan adaptif diperlukan jika mengupgrade versi paket dan modul atau terjadi kostumisasi.Pemeliharaan perspektif diperlukan untuk memilihara kinerja sistem agar tetap optimal.