Implementasi Modul Human Resource Management Menggunakan ...

of 13/13
1 ISSN 2356 - 4393 I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi tidak hanya digunakan sebagai pendukung dalam aktivitas suatu pe rusahaan melainkan telah digunakan sebagai alat pendukung dalam pengambilan keputusan dan juga sebagai alat menganalisis bisnis. Berdasarkan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi maka banyak perusahaan yang menerapkan Enterprise Resources Planning (ERP). Sistem ERP adalah serangkaian aplikasi bisnis atau modul, yang menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah organisasi seperti keuangan, akuntansi, produksi, dan sumberdaya manusia menjadi sebuah sistem tunggal yang terintegrasi secara kuat dengan platform umum untuk arus informasi di seluruh perusahaan. Saat ini perkembangan sistem ERP cukup pesat karena besarnya manfaat yang diperoleh perusahaan yang menggunakannya. ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan yang berperan mengintegerasikan dan mengotomati sasikan proses bisnis. ERP dapat meningkatkan kualitas informasi yang real time yang pada akhirnya akan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. Implementasi Modul Human Resource Management Menggunakan Open Enterprise Resources Planing pada Perusahaan Profit Wilis Nuraini Purwandari 1) , R. Wisnu Prio Pamungkas 2) Sistem Informasi,InstitutTeknologi dan Bisnis Kalbis Jalan Pulomas Selatan Kav.22 Jakarta Timur 13210 1) Email: [email protected] 2) Email: [email protected] Abstract: Profit Wilis Company is consulting company moving in the field information technology. Information system in this company are not yet integrated with each other which is computerized. The company to fulfill it wishes then they seeks to apply an information system based on Enterprise Resources Planning (ERP). The purpose of this research is to build a prototipe model of implementation of information systems for management of Human Resources (HR). The method used is a model rapid prototyping. Based on the results of research with the application module HR on the consulting firm helping data processing and HR information search more quickly. ERP open source system is Open ERP version 8.0 provides modules that can be installed according the company’s business processes. The results of this research is to provide information systems that are able to make business processes more effective and efficient, including in data processing and human resources information. Keywords: enterprise resource planning, human resources, open erp Abstrak: Perusahaan Profit Wilis merupakan perusahaan konsultan yang bergerak di bidang teknologi informasi. Sistem informasi yang terdapat di perusahaan ini belum saling terintegrasi secara terkomputerisasi. Untuk memenuhi keinginan tersebut maka perusahaan berupaya menerapkan sistem informasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP). Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan rancangan prototipe implementasi sistem informasi untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Metode yang digunakan adalah model prototyping yaitu model pengembangan cepat dengan pengujian terhadap model kerja dari aplikasi melalui proses interaksi untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil penelitian dengan adanya penerapan modul SDM pada perusahaan konsultan membantu pengolahan data dan pencarian informasi SDM secara cepat. Sistem ERP yang digunakan berbasis open source yaitu Open ERP (ODOO) versi 8.0 menyediakan modul-modul yang dapat diinstall sesuai proses bisnis perusahaan. Hasil penelitian ini adalah menyediakan sistem informasi yang mampu membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien termasuk dalam pengolahan data dan informasi SDM. Kata kunci: enterprise resource planning, sumber daya manusia, open erp
  • date post

    21-Jan-2017
  • Category

    Documents

  • view

    237
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of Implementasi Modul Human Resource Management Menggunakan ...

  • Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....

    1

    ISSN 2356 - 4393

    I. PENDAHULUAN

    Perkembangan teknologi informasi tidak hanya digunakan sebagai pendukung dalam aktivitas suatu pe rusahaan melainkan telah digunakan sebagai alat pendukung dalam pengambilan keputusan dan juga sebagai alat menganalisis bisnis. Berdasarkan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi maka banyak perusahaan yang menerapkan Enterprise Resources Planning (ERP). Sistem ERP adalah serangkaian aplikasi bisnis atau modul, yang menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah

    organisasi seperti keuangan, akuntansi, produksi, dan sumberdaya manusia menjadi sebuah sistem tunggal yang terintegrasi secara kuat dengan platform umum untuk arus informasi di seluruh perusahaan. Saat ini perkembangan sistem ERP cukup pesat karena besarnya manfaat yang diperoleh perusahaan yang menggunakannya. ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan yang berperan mengintegerasikan dan mengotomati sasikan proses bisnis. ERP dapat meningkatkan kualitas informasi yang real time yang pada akhirnya akan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat.

    Implementasi Modul Human Resource Management Menggunakan Open Enterprise Resources Planing

    pada Perusahaan Profit WilisNuraini Purwandari1), R. Wisnu Prio Pamungkas 2)

    Sistem Informasi,InstitutTeknologi dan Bisnis KalbisJalan Pulomas Selatan Kav.22 Jakarta Timur 13210

    1)Email: [email protected]lbis.ac.id2)Email: [email protected]

    Abstract: Profit Wilis Company is consulting company moving in the field information technology. Information system in this company are not yet integrated with each other which is computerized. The company to fulfill it wishes then they seeks to apply an information system based on Enterprise Resources Planning (ERP). The purpose of this research is to build a prototipe model of implementation of information systems for management of Human Resources (HR). The method used is a model rapid prototyping. Based on the results of research with the application module HR on the consulting firm helping data processing and HR information search more quickly. ERP open source system is Open ERP version 8.0 provides modules that can be installed according the companys business processes. The results of this research is to provide information systems that are able to make business processes more effective and efficient, including in data processing and human resources information.

    Keywords: enterprise resource planning, human resources, open erp

    Abstrak: Perusahaan Profit Wilis merupakan perusahaan konsultan yang bergerak di bidang teknologi informasi. Sistem informasi yang terdapat di perusahaan ini belum saling terintegrasi secara terkomputerisasi. Untuk memenuhi keinginan tersebut maka perusahaan berupaya menerapkan sistem informasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP). Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan rancangan prototipe implementasi sistem informasi untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Metode yang digunakan adalah model prototyping yaitu model pengembangan cepat dengan pengujian terhadap model kerja dari aplikasi melalui proses interaksi untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil penelitian dengan adanya penerapan modul SDM pada perusahaan konsultan membantu pengolahan data dan pencarian informasi SDM secara cepat. Sistem ERP yang digunakan berbasis open source yaitu Open ERP (ODOO) versi 8.0 menyediakan modul-modul yang dapat diinstall sesuai proses bisnis perusahaan. Hasil penelitian ini adalah menyediakan sistem informasi yang mampu membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien termasuk dalam pengolahan data dan informasi SDM.

    Kata kunci: enterprise resource planning, sumber daya manusia, open erp

  • Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016

    2

    Perusahaan Konsultan TI adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang consultant dibidang teknologi informatika. Beberapa tahun belakangan, perusahaan ini sedang mengalami perkembangan yang cukup pesat, namun sistem operasional yang berjalan sekarang kurang mampu mendukung kegiatan perusahaan dengan baik. Oleh karena itu perlu adanya sebuah sistem baru yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini terutama pada bidang manajemen sumber daya manusia.

    Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset penting penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan organisasinya. Maka perlu dilakukan manajemen sumber daya manusia (Human Resource Management) yang tepat dan efektif oleh organisasi agar dapat membuat kinerja aset mereka menjadi maksimal. Human Resource Management (HRM) merupakan hal atau masalah yang kritis dalam sebuah organisasi dan dapat mempengaruhi kinerja dari SDM. Pengelolaan informasi sumber daya manusia di perusahaan konsultan TI masih belum menggunakan sistem yang terintegrasi dengan baik sehingga informasi yang ada tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya dan tidak ada penyebaran informasi secara cepat dan akurat untuk para karyawan dan para manajamen yang membutuhkan.

    Banyak perusahaan yang kemudian menerapkan ERP untuk mengatur sumber daya khususnya sumber daya manusia. Dengan ERP sistem yang tadinya berada pada komputer terpisah, bisa diintegrasikan dalam satu sistem saja namun bisa tetap diakses oleh banyak komputer lainnya yang disebut sistem server dan client. Mengingat semua faktor diatas maka perlu dilakukan riset dan pengembangan sistem terintegrasi dalam proses bisnis perusahaan konsultan TI dengan menggunakan open source ERP yaitu Open ERP (ODOO). Dengan menggunakan software Open ERP diharapkan segala yang berhubungan dengan masalah yang terjadi pada proses bisnis perusahaan dapat lebih baik dan lebih efektif.

    Berdasarkan uraian tersebut, maka penelitian ini mengambil judul Implementasi Modul Human Resource Management Menggunakan OPEN ERP Pada Perusahaan Konsultan TI (PT. Profit Wilis).

    Dalam penelitian ini ada beberapa pembatasan masalah yang dilakukan yaitu: (1) Penelitian hanya dilakukan di kantor pusat perusahaan Profit Wilis. Oleh karena itu, perancangan sistem disesuaikan dengan kondisi kantor pusat perusahaan saat ini; (2) Perancangan sistem informasi sumber daya

    manusia pada modul Human Resource meliputi bagian kepegawaian sebagai berikut: (a) Recruitment (perekrutan karyawan); (b) Pendataan karyawan; (c) Attedances (absensi karyawan); dan (d) Leaves management (permohonan cuti karyawan); dan (3). Mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menggunakan Open ERP pada perusahaan Profit Wilis. Adapun tujuan penelitian adalah untuk merancang sistem informasi sumber daya manusia pada modul Human Resource Management Enterprise Resource Planning (ERP) dan mengimplementasikan sistem ERP menggunakan Open ERP (ODOO) pada perusahaan.

    II. METODE PENELITIAN

    Metode penelitian berhubungan dengan prosedur, alat serta desain penelitian yang digunakan dalam melaksanaan penelitian. Tahapan proses dalam penelitian ini mengalir sesuai dengan alur yang logis. Tujuannya adalah memberikan petunjuk yang jelas, teratur dan sistematis[1]. Tahapan penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 1.

    Gambar 1 Diagram Alur Langkah-langkah Penelitian

    Berikut ini adalah penjelasan langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan penelitian di

    Penetapan Permasalahan dan Tujuan

    Studi Pendahuluan

    Analisis Kebutuhan

    Kustomisasi Open ERP

    Perancangan Penerapan Open ERP

    Uji Coba Aplikasi Open ERP

    Studi Literatur Studi Lapangan atau Survey

    Identifikasi Kerangka Modul Open ERP

  • Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....

    3

    perusahaan konsultan TI, seperti yang digambarkan pada Gambar 1.

    1. Penetapan Permasalahan dan Tujuan

    Dalam penelitian ini dilakukan identifikasi masalah yaitu permasalahan tentang sistem operasional yang berjalan pada perusahaan konsultan TI kurang mampu mendukung kegiatan perusahaan dengan baik. Oleh karena itu perlu adanya sebuah sistem baru yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini terutama pada bidang manajemen sumber daya manusia. Sistem ERP merupakan solusi bagi perusahaan yang bertujuan untuk mengintegrasikan proses bisnis dan mengimplementasikan ERP pada modul HRM (Human Resource Management).

    Identifikasi proses bisnis dilakukan dengan melakukan analisis terhadap proses bisnis yang telah tergambar dari aktivitas ataupun prosedur yang telah ada. Hal ini dilakukan untuk melihat hubungan antar departemen atau divisi sehingga hubungan tersebut dapat menjadi lebih efisien dan efektif. Identifikasi proses bisnis dilakukan untuk memudahkan dalam proses mengaplikasikan proses bisnis kedalam software Open ERP. Informasi ini diperoleh dengan cara observasi secara langsung dan wawancara tentang aliran data dari departemen-departemen terkait seperti bagian HRM.

    2. Studi Pendahuluan

    Dalam penelitian ini terdapat dua jenis studi yang dilakukan yaitu:a. Studi Literatur dan Review Jurnal. Dukungan

    jurnal atau paper yang terkait, teori dan bahanbahan bacaan mengenai sistem informasi, konsep manajemen sumber daya manusia, Enterprise Resource Planning (ERP), pengenalan Open ERP dan teori Human Resource Management yang menunjang dan membantu peneliti untuk memahami obyek penelitian.

    b. Studi Lapangan atau Survey. Tahap Studi Lapangan atau Survey dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui dan melihat secara langsung dan lebih mendetail permasalahan yang akan diteliti, sehingga diperoleh datadata yang diperlukan yaitu mengenai gambaran umum perusahaan, proses bisnis, kepegawaiaan, sistem informasi yang digunakan.

    Pada tahap ini dilakukan dengan cara interview yaitu suatu cara mendapatkan data melalui wawancara langsung dengan orang yang berhubungan langsung dengan masalah, serta wawancara kepada pihak-pihak terkait dalam perusahaan seperti pimpinan, manager

    dan staff karyawan. Metode penarikan narasumber untuk wawancara menggunakan teknik pengambilan purposif (purposive sampling). Contohnya tinjauan umum perusahaan yaitu sejarah, sumber daya manusia dan visi misi perusahaan.

    3. Analisis Kebutuhan

    Berdasarkan kegiatan penelitian untuk sistem yang sedang berjalan di perusahaan konsultan TI, maka dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa modul dalam divisi HRD yang dapat dianalisa. Modul-modul tersebut ditunjukkan pada Gambar 2.

    Gambar 2 Modul Existing System Pada Perusahaan

    4. Identifikasi Kerangka Modul Open ERP

    Tahapan ini dilakukan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi workflow (proses bisnis yang dimiliki oleh software Open ERP). Workflow ini selanjutnya menjadi acuan untuk merubah proses bisnis kondisi perusahaan saat ini. Setelah melihat karakteristik dari Open ERP dan deskripsi dari masing-masing modul

    Gambar 3 Identifikasi Kerangka Modul Open ERP Pada Perusahaan Profit Wilis

  • Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016

    4

    dapat terdefinisikan, selanjutnya diidentifikasi untuk membentuk kerangka modul. Kerangka modul ini akan menjadi input dalam merancang proses bisnis usulan yang selanjutnya dilakukan proses pendekatan. Proses ini merupakan proses penggabungan antara proses bisnis dan modul yang dibutuhkan untuk aktivitas pada proses bisnis yang dirancang ditunjukkan pada Gambar 3.

    5. Kustomisasi Open ERP

    Open ERP mempunyai kemampuan yang mengagumkan, tidak hanya karena modul modul generiknya namun kemampuan untuk dikustomisasi. Berikut merupakan proses mengecilkan lingkup Open ERP yang tadinya Full ERP system menjadi hanya menangani HRM System. Kompensasinya tentu saja modul-modul generik HR milik Open ERP akan dikustomisasi hingga bisa dijadikan aplikasi siap pakai bukan berupa modul generik yang membutuhkan kustomisasi lebih lanjut. Dikustomisasi hanya untuk menangani HRM di perusahaan secara khusus. Open ERP yang didesain khusus untuk dapat diimplementasikan di perusahaan Indonesia akan mampu bersaing dengan aplikasi HRM. Berikut ini adalah tampilan Open ERP yang dapat di install modul-modulnya termasuk modul Human Resource.

    Gambar 4 Kustomisasi Open ERP

    6. Perancangan dan Penerapan Open ERP

    Perancangan penerapan sistem ERP adalah dengan melakukan implementasi langsung terhadap aplikasi yang digunakan, dengan menentukan aplikasi apa yang dibutuhkan dan diinginkan kemudian melakukan proses setting pada aplikasi. Dan merancang user yang akan menjalankan sistem tersebut. Perancangan dilakukan dengan menyesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis kondisi perusahaan sekarang dengan modul yang

    terdapat pada software. Pada modul-modul tersebut terdapat keterkaitan yang tidak dapat dipisahkan. Pada Open ERP tersebut terdapat modul support yaitu modul yang mendukung modul utama. Dan apabila tidak terdapat modul suport software tidak akan berjalan.

    7. Uji coba Aplikasi Open ERP

    Uji coba aplikasi secara umum yang sering dilakukan dengan 2 tahap, yaitu: a).SIT: System Integration Test. Uji coba yang dilakukan untuk mengintegrasikan modul secara teknis aplikasi.Untuk uji coba ini belum diperlukan keberadaan user; dan b).UAT : User Acceptance Test. Uji coba yang dilakukan untuk mengintegrasikan modul sesuai proses bisnis dari aplikasi. Untuk uji coba ini keberadaan user sangat dibutuhkan mengingat secara bisnis, dari aplikasi harus disesuaikan pada kebutuhan yang pernah didokumentasikan di awal. Apabila proses uji coba ini telah disepakati oleh user (disebut dengan User Acceptance Test UAT) maka aplikasi sudah bisa disosialisasikan ke user melalui tahap implementasi salah satunya training. Alur skenario dari uji coba tersebut akan mengikuti proses yang ditetapkan dan disepakati oleh PIC (Person In Charge) di pihak user. Sehingga dalam pelaksanaan uji coba tersebut tepat guna dan tepat sasaran.

    Proses bisnis yang akan diaplikasikan pada penelitian ini adalah pada bidang konsultan TI terutama bagian Human Resource yang meliputi kegiatan diantaranya adalah recruitment (perekrutan karyawan, pendataan karyawan, attedances (absensi karyawan), leaves (permohonan cuti karyawan), education (pelatihan atau training karyawan) dan penilaian karyawan. Keterkaitan modul dengan proses bisnis dipetakan dalam suatu matriks keterkaitan antara modul ERP dengan proses bisnis

    Gambar 5 Modul Human Resource Open ERP

  • Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....

    5

    perusahaan. Implementasi sistem ERP modul Human Resource pada Open ERP dilihat pada Gambar 5.

    A. Metode Pengembangan Sistem

    Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pendekatan prototipe (prototyping). Metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesesaikan masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya [2].

    Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem. Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan oleh analis dengan memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam bentuk model (prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user. Tahapan model prototype antara lain: 1). Pemilihan fungsi yaitu penentuan modul yang digunakan terdiri dari modul Human Resource Management yang memiliki beberapa sub modul antara lain recruitment, attendance, dan leave management; 2). Penyusunan sistem informasi yaitu penyusunan permintaan kebutuhan dari perusahaan yang digunakan untuk identifikasi masalah penelitian; 3). Evaluasi yaitu uji coba prototype hasil implementasi modul Human Resource Management pada perusahaan Profit Wilis; 4). Penggunaan selanjutnya yaitu pengembangan dan kustomisasi prototype; dan 5). Penerapan prototype merupakan tahapan untuk menggunakan modul Human Resource Management pada perusahaan Profit Wilis.

    B. Tempat dan Waktu Penelitian

    Kegiatan penelitian ini dilakukan di perusahaan Konsultan TI PT. Profit Wilis di Bekasi. Penelitian ini dilakukan selama satu tahun yaitu dimulai bulan April 2015 hingga April 2016.

    C. Alat dan Bahan Penelitian

    Alat penelitian yang digunakan dalam proses penelitian ini sebagai berikut: (1) Perangkat keras berupa seperangkat komputer dengan spesifikasi Processor Intel CORE i5-2450M, CPU @2.5 GHz, 4.0 GB RAM; dan (2) Perangkat lunak berupa

    Microsoft Windows 7, aplikasi open source ERP yaitu Open ERP versi 8 dikenal dengan ODOO untuk mengimplementasikan modul Human Resource, software Open Project Tools untuk membuat time table, dan software Edraw UML Diagram untuk membuat perancangan sistem menggunakan diagram UML.

    D. Perencanaan SistemPerencanaan sistem yang diusulkan dalam

    penelitian ini menggunakan Unified Modeling Language (UML). UML kepanjangan dari Unified Modeling Language yaitu bahasa spesifikasi standar untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. Dapat dikatakan UML merupakan sebuah tool untuk membuat sebuah objek atau model untuk merancang dalam pembuatan software atau aplikasi yang berorientasi pada pada objek. Sistem yang dibuat dalam penelitian ini merupakan sistem informasi sumber daya manusia berupa alur atau prosedur dalam kegiatan Human Resource Management. Diagram UML yang digunakan terdiri dari usecase diagram.

    E. Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional

    Kebutuhan fungsional berhubungan dengan fitur aplikasi yang ingin dibuat, sedangkan kebutuhan non fungsional tidak secara langsung terkait pada fitur tertentu. Kebutuhan non fungsional memberikan batasan pada kebutuhan fungional. Dalam pembuatan website ini memiliki kebutuhan fungsional yaitu data siswa, data guru, data karyawan sedangkan kebutuhan non fungsional adalah keamanan (aplikasi hanya bisa diakses oleh pengguna yang berhak), performansi. Analisis Kebutuhan Sistem sejalan dengan tujuan perancangan sistem yang akan dibuat, diperlukan perangkat teknologi pendukungnya. Perangkat teknologi itu meliputi personil, peralatan dan perlengkapannya.

    1. Kebutuhan Fungsional

    Jenis kebutuhan fungsional (functional requirement) adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem Adapun kebutuhan fungsional dalam sistem ini ditunjukkan pada Tabel 1.

    2.Kebutuhan Non Fungsional

    Adapun kebutuhan non fungsional dalam sistem ini yaitu:

  • Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016

    6

    lMenggunakan sistem operasi Windows 7 Intel Core 2 Duo atau High End Processor 512 MB of RAM .

    lPerangkat keras adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian data. Perangkat keras yang diperlukan adalah: (a) Alat Masukan; (b) Alat Pemproses; (c) Alat Penyimpanan Data; (d) Alat Keluaran.

    lPerangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem informasi. Perangkat lunak untuk menjalankan sistem ini adalah Sistem Operasi Windows 7, OPEN ERP versi 8.0, dan Postgre SQL.

    Tabel 1 Kebutuhan Fungsional

    III. PEMBAHASAN

    A. Profil Perusahaan Profit Wilis

    Profit Wilis didirikan pada tahun 2006 oleh sekelompok profesional muda yang dinamis dan pengusaha yang mendedikasikan pengetahuan dan pengalaman mereka di industri TI. Tag line Profit Wilis adalah Effective Solution. Profit Wilis didedikasikan untuk memberikan solusi yang efektif dan membantu klien dalam hal biaya, waktu, kemampuan dan kegunaan. Pelayanan Profit Wilis antara lain: (1) Application Development; (2) Outsourcing Service; (3) Bussiness Process Modelling

    B. Konsep Dasar Sistem Informasi

    Sistem informasi merupakan suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Konsep dasar sistem informasi yang dibahas melitputi pengertian dari sistem, pengertian informasi dan pengertian sistem informasi.

    1. Pengertian Sistem

    Menurut Raymond McLeod, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Edhy Sutanta, suatu sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan [4]. Sistem adalah suatu perangkat dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut W.Geral Cole, prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan bebrapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi-transaksi pemisahan yang sering terjadi. Menurut Steven, sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut sub sistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian dari sistem adalah kumpulan beberapa komponen yang saling terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

    2. Pengertian Informasi

    Raymond McLeod menjelaskan bahwa informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti bagi si penerima. Sumber informasi adalah data. Data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi yaitu menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan, mengurangi ketidakpastian saat pengambilan keputusan, mengurangi resiko kegagalan mengurangi keanekaragaman atau variasi yang tidak diperlukan sehingga menghasilkan keputusan yang lebih terarah, dan memberi standar serta keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

    3. Pengertian Sistem Informasi

    Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan [5]. Definisi

    Tabel 1 Kebutuhan Fungsional

    No Aktor Deskripsi 1 Staff HRD Sistem harus dapat

    melakukan input, delete, dan edit data karyawan serta proses perekrutan karyawan.

    2 Manager HRD

    Sistem dapat menampilkan laporan absensi karyawan, approve permohonan cuti, dan approve kontrak kerja.

    3 Karyawan Sistem harus dapat menampilkan informasi tentang biodata karyawan, melakukan absen, dan permohonan cuti.

    Tabel 3 Simbol Use case Diagram

    Nama Simbol Keterangan Actor

    Pengguna sistem atau yang berinteraksi langsung dengan sistem, bisa manusia, aplikasi, ataupun objek lain

    Use Case Digambarkan dengan lingkaran elips dengan nama use case tertulis di tengah lingkaran

    Assocation Digambarkan dengan sebuah garis yang berfungsi menghubungkan actor dengan use case.

  • Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....

    7

    umum dari sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama satu dengan lainnya, mencangkup kegiatan mengumpulkan, memproses dan menyebarkan informasi yang berguna bagi suatu organisasi.

    B. Konsep Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia

    Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

    1. Pengertian Sumber Daya ManusiaSumber daya manusia merupakan salah

    satu unsur penting dalam perusahaan yang dapat menggerakkan perusahaan untuk mewujudkan eksistensinya. Perusahaan yang ingin terus berkembang tidak boleh mengabaikan aspek pengembangan kualitas sumber daya manusianya. Menurut Nawawi, sumber daya manusia adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal non material dalam organisasi bisnis, yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi. Dengan kata lain, sumber daya manusia merupakan tenaga kerja penggerak organisasi yang siap, mampu, dan siaga dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

    2. Pengertian Manajemen Sumber Daya ManusiaMenurut Gary Dessler, manajemen sumber

    daya manusia adalah kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek orang atau sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan penilaian[6]. Sedangkan menurut Malayu Hasibuan, manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah kegiatan mengatur dan mengelola sumber daya manusia yang ada di dalam suatu perusahaan agar tercapai tujuan perusahaan.

    3. Komponen Manajemen Sumber Daya ManusiaKomponen manajemen sumber daya manusia

    dibedakan menjadi 3 bagian, yaitu: (a) Pengusaha.

    Pengusaha adalah setiap orang yang menginvestasikan modalnya untuk memperoleh pendapatan dan besarnya pendapatan itu tidak menentu, tergantung dari laba yang dicapai perusahaan tersebut; (b) Karyawan. Karyawan adalah setiap orang yang bertugas untuk menetapkan rencana, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai. Karyawan dibedakan menjadi dua, yaitu : (1) Karyawan operasional adalah setiap orang yang secara langsung harus mengerjakan sendiri pekerjaannya sesuai dengan perintah atasan; (2) Karyawan manajerial adalah setiap orang yang berhak memerintah bawahannya untuk mengerjakan sebagian pekerjaannya dan dikerjakan sesuai dengan perintah; dan (c) Pemimpin. Pemimpin adalah seseorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya untuk mengarahkan orang lain serta bertanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut dalam mencapai suatu tujuan.

    4. Fungsi Manajemen Sumber Daya ManusiaFungsi manajemen sumber daya manusia

    merupakan dasar pelaksanaan MSDM yang efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan oerganisasi. Fungsi manajemen sumber daya manusia menurut Gary Dessler dibedakan menjadi lima, yaitu: (a) Perencanaan, berarti menentukan sasaran dan standar-standar, membuat aturan dan prosedur, menyusun rencana-rencana dan membuat perkiraan; (b) Pengorganisasian, berarti memberikan tugas spesifik kepada setiap bawahan, membuat divisi-divisi, mendelegasikan wewenang kepada bawahan, membuat jalur wewenang dan komunikasi, mengkoordinasikan pekerjaan bawahan; (c) Penyusunan staff, berarti menentukan tipe orang yang harus dipekerjakan, merekrut calon karyawan, memilih karyawan, menetapkan standar prestasi, memberikan kompensasi kepada karyawan, mengevaluasi prestasi, memberikan konseling kepada karyawan, melatih dan mengembangkan karyawan; (d) Kepemimpinan, berarti mendorong orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan, mempertahankan semangat kerja, memotivasi bawahan; dan (e) Pengendalian, berarti menetapkan standar seperti kuota penjualan, standar kualitas atau tingkat produksi, memeriksa untuk melihat bagaimana prestasi yang dicapai dibandingkan dengan standar-standar ini; melakukan koreksi jika dibutuhkan.

    C. Rekruitmen Tenaga Kerja

    Di dalam bukunya, Dr. Dewi Hanggraeni menjelaskan pengertian rekruitmen yaitu proses menemukan dan menarik pelamar-pelamar yang memiliki keahlian untuk menduduki posisi tertentu

  • Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016

    8

    di dalam organisasi [7]. Casio dan Munandar mendefiniskan rekruitmen sebagai suatu proses penerimaan calon tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja pada suatu unit kerja dalam suatu perusahaan. Prosesnya dimulai saat akan kebutuhan merekrut karyawan baru dinyatakan hingga lamaran mereka diterima. Tujuan dari rekruitmen adalah menyediakan kelompok calon tenaga kerja yang cukup banyak agar manajer dapat memilih karyawan yang mempunyai kualifikasi yang mereka perlukan. Rekruitmen merupakan wujud dari proses pengadaan pada manajemen sumber daya manusia. Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli, maka dapat disimpulkan bahwa proses rekruitmen adalah kegiatan mencari dan menemukan kandidat-kandidat sumber daya manusia yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik dari internal maupun eksternal organisasi, yang akan menentukan kinerja dan mutu dari organisasi tersebut.

    Di dalam kegiatannya, rekruitmen dapat mencari kandidat-kandidat terbaiknya melalui dua cara yaitu: (1) Rekruitmen Internal. Rekruitmen internal artinya kandidat-kandidat yang mengisi posisi di dalam organisasi berasal dari internal organisasi itu sendiri. Jabatan kosong yang dicari dipublikasikan melalui papan informasi perusahaan, internal e-mail, dan atau bulletin perusahaan. Yang termasuk dalam rekruitmen internal adalah rehiring (memperkerjakan kembali mantan pegawai yang pernah bekerja di organisasi tersebut) dan suksesi (proses regenerasi dari dalam oganisasi); dan (b) Rekruitmen Eksternal. Rekruitmen eksternal berarti mengumpulkan kandidat dari luar organisasi. Jabatan kosong dapat dicari melalui iklan, agensi tenaga kerja, kampus, dan referral pekerja.

    D. Pelatihan dan Pengembangan KaryawanMenurut pendapat Dr. Dewi Hanggraeni

    di dalam bukunya, pelatihan adalah proses melatih pekerja menjadi ahli untuk membantunya mengerjakan pekerjaannya yang sekarang sehingga ia bisa berkinerja dengan optimal [7]. Istilah pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan teknis.

    Metode-metode pelatihan adalah: (1) On The Job Training, berarti melatih seseorang untuk mempelajari sebuah pekerjaan sambil mengerjakannya; (2) Magang, berarti proses terstruktur dimana pekerja dilatih menjadi terampil melalui kombinasi instruksi di kelas dan pelatihan langsung di pekerjaan; (3) Belajar secara informal = proses belajar yang tidak ditentukan / dirancang oleh organisasi; dan (4) Job Instruction Training = daftar urutan tugas setiap

    pekerjaan dan hal penting lainnya, untuk memberikan langkah-langkah pelatihan secara bertahap kepada seluruh karyawan.

    E. Penilaian KinerjaMenurut Henry Simamora, penilaian kinerja

    adalah sebuah proses ketika organisasi mengevaluasi kinerja seorang individu di dalam organisasi. Menurut Malayu Hasibuan, definisi dari penilaian kinerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu. Penilaian kinerja berguna sebagai dasar penentuan kompensasi dan promosi karyawan, meninjau perilaku karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan, memberikan sebuah kesempatan untuk meninjau rencana karir karyawan dan membantu mengatur dan meningkatkan prestasi perusahaan. Penilaian dilakukan dengan cara membandingkan hasil aktual kinerja individu dengan job performance standard.

    Tahapan yang dilakukan pada proses penilaian kinerja adalah: (1) Mendefinisikan pekerjaan. Mendefinisikan pekerjaan berarti memastikan bahwa antara karyawan dan manager sepakat atas tanggung jawab dan standar pekerjaan karyawan; (2) Menilai prestasi. Menilai prestasi berarti membandingkan prestasi nyata si karyawan dengan standar yang telah ditetapkan; (3) Memberikan umpan balik. Pada tahap ini, antara manager dengan karyawan akan membahas prestasi dan kemajuan si karyawan tersebut serta membuat rencana untuk suatu pengembangan yang diperlukan.

    F. Konsep Dasar Enterprise Resource PlanningEnterprise Resource Planning (ERP) adalah

    sistem informasi bagi perusahan manufaktur maupun jasa, yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis. Software ERP mendukung proses bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan aktivitas bisnis, termasuk penjualan, pemasaran, produksi, logistik, akuntansi dan sumber daya manusia8].

    1. Definisi ERP

    ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, materialdan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional disebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk

  • Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....

    9

    menghasilkan nilai tambah bagiseluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut. ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses penciptaan produk atau jasa perusahaan,mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya produkjadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto, 2002). Selain itu ERP juga membantu mengintegrasikan data-data didalam organisasi didalam sebuah platform yang umum.

    Menurut Daniel E. OLeary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut:(a) Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan; (b)Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis; (c) Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan; (d) Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja; dan (e) Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).2. Fungsi-fungsi ERP

    Fungsi-fungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP adalah perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategis), peramalan, proses MRP II (master planning, perencanaan produksi, pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harga tetap, general ledger), sumber daya manusia, sistem informasi, rekayasa pabrik dan peralatan, dan lain-lain.

    Gambar 6 Konsep Dasar ERP

    3. Keuntungan ERP

    Berikut keuntungan penggunaan ERP: (a) Integrasi data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik; (b) Standarisasi Proses Operasi, yang dilakukan melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas,

    penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk; dan (c) Standarisasi Data dan Informasi dilakukan melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

    4. Sistem Open Source ERPSekarang ini, perangkat lunak open source

    bersaing setara dengan aplikasi-aplikasi proprietary dengan berusaha menawarkan solusi terjangkau untuk pengguna dengan biaya terbatas. Jenis perangkat lunak ini distribusikan secara gratis dan hanya layanan tertentu atau fitur tambahan sepert instalasi, kustomisasi, pelatihan dan dukungan teknis yang akan dikenakan biaya. Sistem ERP untuk perencanaan sumber daya dan optimasi proses banyak digunakan terutama di perusahaan-perusahaan besar. Bagaimanapun, perusahaan dengan skala kecil maupun medium juga memerlukan sistem seperti itu. Suatu sistem ERP open source yang tanpa biaya lisensi dapat menjadi solusi alternatif bagi perusahaan-perusahaan tersebut. Mereka juga dapat menikmati integrasi proses sebagaimana yang dirasakan oleh perusahaan-perusahaan besar dengan penggunaan sistem ERP open source [9].

    Sistem Open ERP adalah sistem ERP open source yang komprehensif yang dibentuk secara modular sehingga memungkinkan penerapan suatu modul spesifik saja dan jika perusahaan ingin menambahkan modul lebih lanjut hal tersebut dapat dilakukan dengan mudah.Sistem ini tersedia dalam bentuk on-line maupun on-site.

    G. Open ERP (ODOO)Open ERP versi 8.0 dikenal dengan istilah

    ODOO adalah sebuah perangkat lunak manajemen perusahaan berbasis Open Source. Aplikasi ini mampu melakukan seluruh otomatisasi perusahaan, meliputi sebagian besar kebutuhan dan proses perusahaan yang terintegrasi. Software ini akan membantu perusahaan untuk mengendalikan semua kegiatan secara otomatis. Misalnya kegiatan penjualan akan secara otomatis membuat perintah produksi, input akuntansi diperbarui oleh operasi stok, surat masuk yang dilacak dalam sistem, dan sistem manajemen dokumen terpadu membantu tim untuk berkolaborasi. Sistem ini dapat dimplementasikan secara modular. Perusahaan dapat memulai implementasi dengan salah satu modul yang dikustom berdasarkan kebutuhan perusahaan tersebut, kemudian berkembang sesuai kebutuhan sampai akhirnya menjadi sebuah solusi terintegrasi [10].

  • Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016

    10

    1. Keunggulan dan Kelemahan Odoo (OpenERP)Odoo (OpenERP) memiliki keunggulan

    dibandingkan software-softwareERPlainnya dalam hal fitur-fitur yang tersedia, kustomisasi, fleksibilitas dan kualitas yang ditawarkan. Berikut kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh Odoo (OpenERP): (a) Akses informasi yang dapat dipercaya; (b) Multi platform bisa menggunakan sistem operasi Windows, MacOS, Linux, dan Android; (c) Menghindari redundansi dari pemasukan data dan operasi; (d) Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi dan laporan; (e) Pengurangan biaya, penghematan waktu, dan peningkatan kontrol dengan analisis skala enterprise; (f) Modul lengkap dan saling terintegrasi; dan (g) Adanya komunitas khusus di Indonesia. Adapun kelemahan Odoo (OpenERP): (a) Program aplikasi Odoo (OpenERP) banyak memberikan pilihan konfigurasi, hal ini menyulitkan untuk menentukan cara tertentu/terbaik; (b) Odoo (OpenERP) dikembangkan oleh komunitas, maka setiap saat program ini banyak mengalami perubahan dan perbaikan; dan (c) TinyERP/Odoo (OpenERP) yang dikembangkan dengan bahasa pemrograman Phyton komunitasnya belum terlalu banyak/masih sangat kecil sehingga kalau ada masalah sulit mencari support yang dibutuhkan.

    2. Arsitektur Open ERPOpenERP menawarkan tiga tingkat arsitektur

    web, kemudahan penggunaan dan fleksibilitas, sehingga user dapat memilih apakah ingin menggunakan browser untuk OpenERP client server atau menggunakan application client (GTK client) yang diinstall di tiap computer. Tiga komponen utama dalam arstitektur OpenERP adalah [9]: (a) Dataserver: PostgreSQL untuk menyimpan database; (b) Aplikasi Server: OpenERP yang menjalankan logic dalam aplikasi Open ERP; dan (c) Web server, aplikasi yang disebut Open Object client-web sehingga dari berbagai macam browser dapat terhubung ke Open ERP. Obyek ini tidak dibutuhkan kalau user menggunakan GTK client.

    H. Unified Modelling Language UML merupakan kepanjangan dari Unified

    Modeling Language yaitu bahasa spesifikasi standar untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. UML merupakan sebuah tool untuk membuat sebuah objek atau model untuk merancang dalam pembuatan software atau aplikasi yang berorientasi pada pada objek misalnya java dan yang lainnya dalam bentuk diagram [12].

    UML adalah bahasa model standar untuk pengembangan cetak biru perangkat lunak. Bahasa model merupakan bahasa yang memiliki kamus kata dan aturan yang berpusat pada gambaran konseptual dan fisik dari suatu system. UML sebagai bahasa model menyatakan bagaimana membuat dan membaca model dengan benar, namun tidak menyatakan model apa yang harus dibuat dan kapan seharusnya dibuat.

    1. Peran UMLBeberapa peran UML antara lain: (a) VisualisasiMenggambarkan ide dalam notasi dan semantik

    yang lebih mudah dipahami oleh siapapun; (b) Spesifikasi. Spesifikasi dari semua keputusan penting yaitu analisis, perancangan, dan penerapan yang harus diambil dalam pengembangan dan deployment sistem; dan (c) Konstruksi. UML bukan bahasa pemrograman visual. Model UML dapat dihubungkan secara langsung dengan beberapa bahasa pemrograman: (1)Forward engineering: menghasilkan kode dari model; dan (2) Reverse engineering: membangun model dari kode; dan (d) Dokumentasi. UML mencakup dokumentasi arsitektur sistem dan rincinya.

    2. Use case DiagramUse case diagram menggambarkan

    fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Langkah pertama untuk analisis kebutuhan adalah mencari sesuatu yang berinteraksi dengan sistem. Dalam use case, sesuatu diluar sistem yang berinteraksi dengan sistem disebut actor. Actor Tabel 3 Simbol Use case Diagram

    Tabel 1 Kebutuhan Fungsional

    No Aktor Deskripsi 1 Staff HRD Sistem harus dapat

    melakukan input, delete, dan edit data karyawan serta proses perekrutan karyawan.

    2 Manager HRD

    Sistem dapat menampilkan laporan absensi karyawan, approve permohonan cuti, dan approve kontrak kerja.

    3 Karyawan Sistem harus dapat menampilkan informasi tentang biodata karyawan, melakukan absen, dan permohonan cuti.

    Tabel 3 Simbol Use case Diagram

    Nama Simbol Keterangan Actor

    Pengguna sistem atau yang berinteraksi langsung dengan sistem, bisa manusia, aplikasi, ataupun objek lain

    Use Case Digambarkan dengan lingkaran elips dengan nama use case tertulis di tengah lingkaran

    Assocation Digambarkan dengan sebuah garis yang berfungsi menghubungkan actor dengan use case.

  • Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....

    11

    class digunakan untuk memodelkan dan menyatakan peran untuk pemakai dari sistem, termasuk manusia dan sistem lain. Simbol-simbol yang digunakan dalam Use case diagram ditunjukkan oleh Tabel 3.

    Karakteristik use case: (a) Use cases adalah interaksi atau dialog antara sistem dan actor, termasuk pertukaran pesan dan tindakan yang dilakukan oleh sistem; (b) Use cases diprakarsai oleh actor dan mungkin melibatkan peran actor lain. Use cases harus menyediakan nilai minimal kepada satu actor; (c) Use cases bisa memiliki perluasan yang mendefinisikan tindakan khusus dalam interaksi atau use case lain mungkin disisipkan; dan (d) Use case class memiliki objek use case yang disebut skenario. Skenario menyatakan urutan pesan dan tindakan tunggal.

    I. Usecase Diagram Perekrutan Karyawan

    Rekruitmen tenaga kerja dilakukan oleh HRD ketika suatu divisi membutuhkan tambahan atau pengganti tenaga kerja baru. Use case diagram kegiatan rekruitmen di perusahaan konsultan pada Open ERP 8.0 (ODOO) dapat dilihat pada Gambar 7.

    Gambar 7 Usecase Diagram Rekruitmen Tenaga Kerja

    J. Usecase Diagram Pendataan KaryawanPendataan karyawan adalah kegiatan HRD

    dalam melakukan pencatatan dan pengubahan biodata beserta dengan status kepegawaian yang dimiliki oleh karyawan. Use case diagram pendataan karyawan di perusahaan konsultan seperti pada Gambar 8.

    K. Usecase Diagram Absensi KaryawanDalam kesehariannya, karyawan harus

    melakukan absensi ketika datang dan pulang kantor. Absensi digunakan untuk memudahkan pengecekan kehadiran dan keterlambatan karyawan. Absensi juga digunakan sebagai salah satu pendukung keputusan manager dalam melakukan penilaian. Use case

    diagram absensi karyawan seperti pada Gambar 9.

    Gambar 9 Usecase Diagram Absensi Karyawan

    L. Usecase Diagram Permohonan Cuti KaryawanCuti karyawan dapat diajukan oleh karyawan

    yang sudah bekerja di dalam perusahaan selama satu tahun. Cuti karyawan harus diajukan paling lambat satu minggu sebelum hari dimana karyawan tidak masuk bekerja dan juga harus ada persetujuan oleh manager divisi terkait. Use case diagram kegiatan ijin cuti karyawan dapat dilihat pada Gambar 10.

    J. Perancangan Sistem Perancangan sistem ERP modul Human

    Resource pada Open ERP (ODOO) meliputi

    Staff HRD

    Membuat AplikasiRekruitmen

    MelakukanWawancara Kedua

    MelakukanWawancara Pertama

    Input Data CalonPelamar

    Menyetujui Kontrak

    Tanda tanganKontrak

    Manager HRD

    Karyawan

    Melengkapi Dokumen Diri

    Input Data PublicInformation

    Input DataPersonal Information

    Mengelola DataKaryawan

    Staff HRD

    Karyawan

    Melakukan Absendengan Check clock

    Mengelola Data Absen(Timesheet Management)

    Membuat LaporanAbsensi (Summary Detail)

    Admin HRD

    Karyawan

    Mengisi FormulirCuti

    Mengecek sisa cuti

    MenyetujuiPermohonan Cuti

    Mencatat Data Cuti

    Manager

    Staff HRD

    Gambar 10 Usecase Diagram Permohonan Cuti Karyawan

    Gambar 8 Usecase Diagram Pendataan Karyawan

  • Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016

    12

    Kelas Uji Butir Uji Jenis

    Pengujian Login Input username

    atau email dan password

    Black Box

    Database Create database

    Black Box

    Form Input Data Calon Pelamar

    Pengisian data Black Box

    Form Perekrutan Karyawan

    Pengisian data Black Box

    Tampilan Laporan Rekruitmen

    Menampilkan data calon pelamar dan dokumen

    Black Box

    Data Karyawan

    Menambah, mengubah, menghapus dan data

    Black Box

    Form Absensi Karyawan

    Memasukkan absensi karyawan

    Black Box

    Tampilan Absen Karyawan

    Menampilkan Data

    Black Box

    Form Permohonan Cuti

    Mengisi form pengajuan cuti

    Black Box

    Tampilan Cuti Karyawan

    Menampilkan Data

    Black Box

    perancangan form recruitment (perekrutan karyawan), perancangan form employee (pendataan karyawan), perancangan form attendance (absensi karyawan) dan perancangan form leave management (permohonan cuti karyawan).

    1. Recruitment (Perekrutan Karyawan)Penerapan kegiatan rekruitmen di perusahaan

    konsultan Profit Wilis pada ODOO dapat dilihat pada Gambar 11.

    Gambar 11 Penerapan Modul Rekruitmen Karyawan Pada ODOO

    2. Pendataan KaryawanPenerapan ODOO pada pendataan karyawan di

    perusahaan konsultan Profit Wilis dapat dilihat pada Gambar 12.

    Gambar 12 Penerapan Modul Pendataan Karyawan Pada ODOO

    3. Attedance ( Absensi Karyawan)Penerapan ODOO pada kegiatan absensi

    karyawan di perusahaan konsultan Profit Wilis dapat dilihat pada Gambar 13.

    4. Leave Management

    Penerapan ODOO pada kegiatan permohonan cuti karyawan di perusahaan konsultan Profit Wilis dapat dilihat pada Gambar 14.

    Gambar 13 Penerapan Modul Absensi Karyawan Pada ODOO

    Tabel 4 Skenario Pengujian

    Gambar 14 Penerapan Modul Permohonan Cuti Karyawan Pada ODOO

  • Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....

    13

    K. Pengujian Sistem

    Uji coba yang dilakukan untuk mengintegrasikan modul sesuai proses bisnis dari aplikasi. Pengujian dilakukan terhadap dua aspek yaitu aspek fungsionalitas dan aspek user.

    1. Skenario Pengujian

    Untuk uji coba ini keberadaan user sangat dibutuhkan mengingat secara bisnis, dari aplikasi harus disesuaikan pada kebutuhan yang pernah didokumentasikan di awal. Apabila proses uji coba ini telah disepakati oleh user (disebut dengan User Acceptance Test UAT) maka aplikasi sudah bisa disosialisasikan ke user melalui tahap implementasi salah satunya training. Berikut tabel pengujian yang telah dilakukan kepada manager Profit Wilis. Skenario pengujian dapat dilihat pada Tabel 4.

    IV. SIMPULAN

    Pada penelitian ini telah dihasilkan rancangan prototipe sistem informasi berbasis sistem ERP, dengan mengaplikasikan open source ERP yaitu Open ERP (ODOO) versi 8. Modul-modul yang digunakan berdasarkan pada kebutuhan dari proses bisnis yang sudah dirancang untuk kegiatan kepegawaian perusahaan. Berdasarkan analisis proses simulasi pengujian disimpulkan bahwa rancangan sistem ERP tersebut dapat diaplikasikan untuk mengelola informasi karyawan.

    V. DAFTAR RUJUKAN

    [1] L. Aprilia, Perancangan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Menggunakan Openbravo Modul Sales Management Sub Modul Sales Order Pada PT.ABC, Jurnal Informatika Gunadarma, vol. 5, pp. 67-68, 2011.

    [2] S. Delia, Integrasi Proses Bisnis Perusahaan dengan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Open Source, Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi (SNASTIKOM), 2013.

    [3] E. Lendi, Meningkatkan Kinerja Human Resource Management Dengan Human Resource Information Systems, Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia, 2014.

    [4] E. Sutanta, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2003.

    [5] R. McLeod, Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Indeks, 2004.

    [6] G. Dessler, Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. Jakarta: Indeks, 2004.

    [7] D. Hanggraeni, Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 2012.

    [8] W. Dewanto, ERP (Enterprise Resource Planning) Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika, 2007.

    [9] (2011, March) OPEN ERP. [Online]. https://www.openerp.com/

    [10] Manufacturing with ODOO ERP, Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Andalas Padang, 2014.

    [11] M. Flower, UML Distilled Edisi 3. Yogyakarta: Andi Offset, 2005.

    [12] N. Purwandari, Simulasi Penerapan Modul Sumber Daya Manusia Menggunakan ODOO Pada Perusahaan Konsultan, Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia, Nopember 2015.