IMPLEMENTASI MODEL MANAJEMEN KEARSIPAN DESAIN …

Prosiding Seminar Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat (Online) ISBN : 978-602-73114-5-9 (Print) ISBN : 978-602-73114-4-2

IMPLEMENTASI MODEL MANAJEMEN KEARSIPAN DESAIN APLIKASI

E-DOCUMENT DATA BASED PADA KANTOR KELURAHAN PABUARAN

MEKAR, CIBINONG BOGOR JAWA BARAT.

Dra. Dahlia Br. Pinem1, Dra. Bernadin Dwi MM2, Erly Krisnanik,S.Kom,MM3

1Dosen Fakultas Ekonomi & Bisnis Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta 2Dosen Fakultas Ekonomi & Bisnis Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta

3Dosen Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta

ABSTRAK

Kelurahan Pabuaran Mekar Kecamatan Cibinong Bogor Jawa Barat sebagai pemekaran wilayah perlu segera

berbenah dalam melayani kebutuhan surat menyurat bagi stake holder yang membutuhkan yaitu warga

masyarakatmaupun Stake holder lainnya . Sebagai Wilayah Pemekaran tata kelola pengarsipan saat ini masih

digunakan pencatatan secara manual dan memerlukan waktu yang lama dan belum terintegrasi . Arsip merupakan

salah satu sumber informasi yg harus dikelola dengan baik agar dapat dipertanggung jawabkan kebenaran dan

keakuratan bagi semua pihak yang membutuhkan. Manajemen kearsipan yang masih kurang maksimal dan masih

dilakukan secara manual serta belum terdokumen dengan baik berdampak pada rendahnya kualitas pelayanan

kepada masyarakat seperti data yang tidak Valid, data tercecer dan sulit ditemukan. Demikian juga Pengetahuan

dan Ketrampilan karyawan prlu ditingkatkan kompetensinya , serta peningkatan manajemen kearspannya yang

lebih sistematis berbasis data ( e – document ). Tujuan Pengabdian meningkatkan ketrampilan kompetensi karyawan bagian pengarsipan agar dapat mengelola arsip in aktif di kantor Kelurahan Pabuaran Mekar dapat

dilaksanakan dengan baik berbasis data yang terintegrasi ( e document) melalui penyuluhan dan pendampingan

pengelolaan arsip untuk meningkatkan pelayanan masyarakat dan kinerja kantor Kelurahan Pabuaran Mekar .

Hasil yang diperoleh dari pengabdian tersebut peserta dapat memahami materi dan mampu mengerjakan

pengarsipan berbasis data dengan mengimplementasi model manajemen kearsipan desain aplikasi e-document

data based sehingga ada peningkatan pelayanan kearsipan berbasis data ( e document ) kepada stake holder.

Kata kunci : Desain aplikasi, e-document, Implementasi Manajemen Kearsipan ,Model Data Based

1. PENDAHULUAN

Arsip sebagai sumber informasi harus dikelola dengan baik agar dapat dipertanggung

jawabkan kebenaran dan keakuratan bagi semua pihak yang suatu saat membutuhkan. Dewasa ini semua aspek kehidupan manusia tidak terlepas peran teknologi yang terus berkembang dengan pesat.

Teknologi selalu berkembang sesuai dengan kebutuhan manusia. Demikian juga perkembangan

teknoloi dalam bidang informasi. Kebutuhan masyarakat akan informasi sekarang merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam kehidupan yang modern. Dengan demikian perkembangan teknologi dalam

bidang informasi dewasa ini sangat pesat mengikuti kebutuhan masyarakat. Dalam perkantoran, banyak

sekali pekerjaaan – pekerjaan yang sangat membutuhkan kemajuan teknologi. Dalam hal pengetikan,

dulu cukup dengan mesin ketik manual, kemudian meningkat penggunaan mesin ketik elektronik, dan diera sekarang penggunaan computer sudah tidak asing lagi dalam penyelesaian tugas – tugas kantor.

Perkembangan dalam bidang computer pun ssemakin meningkat baik dalam hal hardware maupun

software yang digunakan. Permasalahan pada kearsipan saat ini masih kurang mendapatkan perhatian , tidak hanya dari

segi pemeliharaan, tetapi juga dari segi system filingnya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan

kembal apabila sewaktu waktu diperlukan. Masalah pada kearsipan yang bersifat dinamis akan terus

berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau Lembaga yang bersangkutan. Dengan bertambahnya jumlah arsip secara terus menerus tanpa diikuti dengan tata kerja dan peralatan atau

fasilitas serta tenaga ahli professional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.

Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka dewasa ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam penelolaan dokumen yang dimiikinya. Dengan menggunakan

media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen

dengan baik secara efektif, dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan dan pendistibusian, dan perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering

Prosiding Seminar Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat (Online) ISBN : 978-602-73114-5-9 (Print) ISBN : 978-602-73114-4-2 disebut dengan system pengarsipan elektronik ( electronic Filing System ) yang berbasis pada penggunaan komputer.

Kelurahan Pabuaran Mekar adalah kelurahan di Kecamatan Cibinong , Bogor Jawa Barat.

Kelurahan ini merupakan kelurahan yang terletak paling Utara di Kecamatan Cibinong dan berbatasan langsung dengan Kota Depok. Kelurahan Pabuaran Mekar Kecamatan Cibinong Kabupaten Bogor Jawa

Barat, adalah wilayah pemekaran berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 11 Tahun

2015 tentang Pembentukan Kelurahan Pabuaran Mekar Kecamatan Cibinong ditetapkan dengan Surat

Keputusan Kementian Dalam Negeri Nomor surat 125.1/3273/BAK, tanggal 16 Juni 2016. Dengan Kode Wilayah Kelurahan Pabuaran Mekar Kecamatan Cibinong Kabupaten Bogor yaitu

32.01.01.1013.2 denagn luas wilayah 192.80 ha memiliki 10 Rukun Warga dan 78 Rukun Tangga

dengan jumlah penduduk 24.549 jiwa. Batas Wilayah Kelurahan Pabuaran Mekar , Sebelah Utara berbatasan dengan Kelurahan Cilodong, Sebelah Barat berbatasan dengan Kelurahan Kali

Baru,Cilodong dan Kota Depok; Sebelah Timur berbatasan engan Kelurahan Ciriung, cibinong dan

Cilangkap; Sebelah Selatan berbatasan dengan Kelurahan Pabuaran dan Cibinong. Di Kelurahan tersebut ada 4 Sekolah SD, 2 Sekolah SMP, 2 Sekolah setingkat SMA. Sebagai organisasi yang baru

Tata Kelola Kearsipan yang kurang baik jadi Persoalan Srius di Pabuaran Mekar. Demikian juga seperti

yang dikemukakan oleh DR. Mustari MPA, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI )

Richard Susilo, tata kelola kearsipan secara nasional masih menjadi permasalahan , hilangnya beberapa arsip milik negara, polemik aset negara karena tidak didukung kepemilikan arsip masih menjadi

permasalahan yang serius. Kondisi Kelurahan Pabuaran mekar juga mengalami permasalahan yang baru

Mekar, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat, penumpukan arsip disembarang tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai kaidah kaidah kearsipan merupakan permasalahan

kearsipan yang sangat komplek. Salah satu indikator tata kelola kearsipan yang baik ditentukan dengan

tata kelola pengarsipan yang baik pula sehingga kelurahan mewujudkan tata kelola kearsipan modern yang lebih baik.


Mengingat banyaknya permasalahan dalam manajemen kearsipan, apalagi kelurahan yang baru Mekar maka diperlukan penataan arsip yang lebih baik. Penataan arsip harus direncanakan seawal

mungkin, artinya suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang

pengelolaannya. Penataan sumber data berdasarkan SIM (sistem Informasi Manajemen) harus terprogram dengan rapi, sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Penataan

arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip

tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-

langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, dan sebagainya).

Penataan arsip mulai dari surat masuk sampai ditetapkan untuk disimpan sebagai arsip perlu

dikelola dengan baik. Demikian pula, surat keluar mulai dari mengeluarkan arsip aktif, pemberian disposisi sampai surat dikirim keluar dan pertinggalnya (arsip) disimpan di unit arsip (Mulyono, dkk,

2011:8) .

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang

dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable

Record.

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file

diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi.

1.1. Permasalahan Mitra Sebagai wilayah pemekaran yang baru sejak mulai 16 Juni 2016 kegiatan manajemen kearsipan

yang ada masih mengalami kendala yaitu :

Permasalahan penataan berkas terkait erat dengan permasalahan kearsipan pada umumnya. Rendahnya apresiasi pada tingkat manajemen, terbatasnya Sumber daya Manusia baik kualitas,

tidak adanya standar baku sarana serta minimnya anggaran merupakan hal yang mempengaruhi

kelancaran pelaksanaan penataan berkas. Kesadaran akan pentingnya penataan berkas yang baik

biasanya muncul terlambat. Kantor kelurahan Pabuaran Mekar dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip masih

menggunakan pencatatan secara manual yang membutuhkan waktu yang lama dan terkadang

sangat beresiko salah memasukkan data karena dokumen yang belum terintegrasi dan terbatasnya sarana prasarana, dampaknya banyak arsip yang masih terbengkalai, padahal arsip tersebut masih

digunakan setiap harinya. Data kejadian sehari-hari seperti catatan kelahiran, meninggal dunia atau

permohonan surat keterangan masih belum di catat dengan baik, verifikasi data arsip masih

tercampur. Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

1) Belum terdokumentasi dengan baik kegiatan organisasi secara akurat dan lengkap sesuai dengan

fungsi fungsi dalam, manajemen kearsipan yang memenuhi standard , perlindungan keamanan, efisien dan efektif sesuai dengan harapan stake holder belum terpenuhi.

2) Belum terampilnya tenaga bagian kearsipan dalam memahami mengenai pengelolaan dalam

manajemen kearsipan yang dinamis dan belum memahami dan menerapkan 3) Perlu segera di rencanakan dan diaplikasikan desain model aplikasi e-document data based

kearsipan pada kantor kelurahan Pabuaran Mekar Kecamatan Cibonong Kabupaten Bogor Jawa

Barat

1.2 Target dan Luaran

1.2.1 Target

1) Melatih dan memberi contoh pengelolaan arsip yang sesuai dengan standar manajemen

kearsipan yang berlaku. 2) Melatih tenaga bagian kearsipan agar mampu dan terampil dalam memahami mengenai

pengelolaan dalam manajemen kearsipan yang dinamis.

3) Melatih dan menjalankan computer desain aplikasi e-document data based kearsipan pada kantor kelurahan Pabuaran Mekar Kecamatan Cibonong Kabupaten Bogor Jawa Barat

1.2.2 Luaran :


1) Model desain aplikasi e-document data based manajemen kearsipan pada kantor Kelurahan Pabuaran Mekar dan Pabuaran Kecamatan Cibonong Kabupaten Bogor Jawa Barat.

2) Tenaga bagian kearsipan mampu dan terampil dalam mengimplementasikan sistem

manajemen kearsipan yang dinamis sdan sesuai standar yang berlaku. 3) Draft publikasi pada Jurnal Ilmiah “Madani”

Tabel 1 Rencana Target Capaian Luaran

No JenisLuaran IndikatorCapaian

1. Publikasi ilmiah di jurnal/prosiding 1) Draf

2. Publikasi pada media masa (cetak/elektronik) 2) Draf

3. Peningkatan omzet pada mitra yg bergerak dalam bidang ekonomi 3) Tidak ada

4. Peningkatan kuantitas dan kualitas produk 4) Tidak ada

5. Peningkatanpemahamandan ketrampilan masyarakat 5) Ada

6. Peningkatan Ketrampilan/ kesehatan mitra masyarakat umumnya Ada

7. Jasa, model, rekayasa sosial, produk Ada

8. Hak Kekayaan Intelektual sederhana, hak cipta Draf

9. Buku ajar Tidak ada

2. Tinjauan Pustaka

1) Pengertian Arsip Arsip secara umum adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam

bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan

kegiatan, yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses

berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Sedangkan menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang

Nomor 43 , Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena

mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas

harus dapat diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara

cepat, tepat, lengkap dan berkualitas. Selama ini persepsi masyarakat terhadap arsip masih sangat

memprihatinkan. Arsip masih dinilai sebagai kertas usang di gudang, yang sewaktu-waktu terancam dibuang. Penataan berkas atau dikenal dengan filling merupakan kegiatan lanjutan dari penanganan

arsip ketika langkah pengurusan surat telah selesai dilaksanakan. Dalam hal ini ketertiban

pelaksanaan pengurusan surat akan mempengaruhi penataan berkas (Michael:1999) Penataan berkas

yang baik adalah sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasi bila terjadi perubahan sistem, fleksibel dan elastis untuk

menampung perkembangan, murah, aman, jelas, dan logis. Secara teknis penataan berkas juga harus

mempertimbangkan kepentingan maupun fungsi berkas itu sendiri. Arsip merupakann berkas yang memiliki nilai guna sehingga nantinya akan digunakan kembali. Dengan demikian perlu digunakan

seleksi dokumen sebelum dilakukan penyimpanan. (E.Martono,1994).

Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka “perencanaan,

penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan

laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Basir; 2000)

Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi


yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaa

sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip dinamis menurut Amsyah

(2003:2) adalah semua arsip yang masih berada dalam kantor, baik kantor pemerintahan, swasta, atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya.

Menurut UU No 11 Tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik mendefinisikan

elektronik sebagai satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange ( EDI ), surat elektronik (elektronik

mail ), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, amgka,kode akses,symbol,yang telah

diolan yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Digunakannya komputer dalam sebuah pengolahan dan manajemen kearsipan salah satu sebabnya

adalah karena memiliki kelebihan yaitu :

a. Proses Pengolahan yang cepat b. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi

c. Kemudahan interaksi dengan penggunannya

Sedangkan keterbatasannya :

a. Komputer hanyalah alat b. Komputer memerlukan program aplikasi

c. Komputer terbatas pada kemampuan Algoritmis

2) Jenis Jenis Arsip a. Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. b. Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam

penyelenggaraan administrasi.

c. Arsip Inaktif Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah

menurun.

d. Arsip Statis Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan

kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari

administrasi negara.

e. Arsip Duplikasi Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

3) Ada 5 macam sistem pengarsipan. a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor d. Sistem Geografis / Wilayah

e. Sistem Tanggal (Chronologis).

4) Langkah-langkah dalam penyimpanan surat

1) Menetapkan kode surat sebelum disimpan 2) Mencatat surat pada kartu kendali

3) Menyimpan surat.

5) Konsep dasar Kearsipan Elektronik

Sistem Kearsipan elektonik pada dasarnya memeiliki konsep yang sama dengan Teknik

kearsipan konvensonal. Jika pada kearsipan konvensional memiliki cabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dukumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka

system kearsipan berbasis computer ini memiliki cabinet virtual . Selanjutnya didalam map


virtual berisi lembaran – lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar atau dokumen. Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa pada arsip konvensional ,e,iliki rak, map,

dan lembaran arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip

secara virtual dalam bentuk file. Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik :

Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat

secara fisik.

Berupa cabinet virtual yang dibuat dengan

data based.

Map Berupa map fisik untuk menyimpan

lembaran arsip.

Berupa map virtual atau folder untuk

menyimpan file document.

Lembaran-lembaran surat yang sudah

ditransfer ke dalam file gambar/ teks.

Arsip Lembaran-lembaran surat hard copy. Personel computer (PC) sebagai alat

proses data dan membuat sistem

Kabinet Virtual Kabinet Virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari cabinet nyata yang digunakan pada

system kearsipan konvensional. Hanya bedanya dalam cabinet nyata, kemampuan menampung map

arsip adalah terbatas, tetapi jika cabinet maya kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital.

Atribut dalam cabinet virtual mencatat beberapa hal :

- Kode Kabinet, akan mencatat kode cabinet sesuai dengan aturan penulisan kod dalam perusahaan - Nama kabenet, digunakan untuk mencatat nama cabinet seperti surat masuk dan surat keluar

- Fungsi cabinet, untuk mencatat fungsi cabinet

- Lokasi, untuk mencatat lokasi cabinet

- Dll. Map Virtual

Map Virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam system

kearsipan konvensional. Beberapa atribut yang dicatat mengenai map Virtual antara lain :

- Kode map

- Nama map

- Lokasi map - Keterangan

- Dll

Lemaran arsip Lembaran arsip yang tersimpan didalam map Virtual, bias berbentuk file dokumen atau gambar, File

dokumen adalah file – file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Poin dsb. Sedangkan file

gambar adalah file yang berupa gambar hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. Beberapa atribut yang tercatat di lembaran map :

- Kode arsip

- Nama arsip

- Lasifikasi - Tanggal arsip

- Dll

3. Metode Pelaksanaan

1) Penyuluhan, Sosialisasi dan Diskusi tentang pengelolaan manajemen kearsipan Model desain

aplikasi e-document model data based kearsipan yang lebih efektif dan efisien serta akurat dan dapat dipertanggungjawabkan

2) Pendampingan dalam praktek aplikasi e-document model data based kearsipan

3.1 Tahap Pelaksanaannya :

Tahap 1. Koordinasi dengan mitra


Koordinasi dengan mitra dilakukan untuk menyusun rencana kegiatan, penjadwalan dan pengurusan ijin dengan Kepala Kelurahan Pabuaran Mekar Kecamatan Cibonong Kabupaten

Bogor Jawa Barat

Tahap 2 Sosialisasi /Penyuluhan, serta pelatihan kepada aparat kantor desa agar dapat lebih memahami tata kelola arsip prima

Tahap 3 Praktek dan Pendampingan membuat Rancangan Aplikasi e dokumen berbasis data

Tahap 4 Evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan

4. Hasil Pengabdian

4.1 Sebelum mengadakan penyuluhan kami melakukan survey awal mengenai kondisi kelurahan

Pabuaran Mekar meliputi usia, pendidikan , penghasilan , jumlah keluarga, dan kegiatan

sehari-hari yang dilakukan oleh Warga Pabuaran tsb. .Pelaksanaan program kegiatan pada msyarakat ini dimulai pada bulan April 2018 hingga bulan Oktober 2018 ( 7 bulan ) . Kegiatan

dimulai dengan koordinasi dengan mitra dilakukan untuk menyusun rencana kegiatan,

penjadwalan dan pengurusan ijin dengan Ketua Lurah Pabuaran Mekar .Koordinasi dan diskusi

awal dengan beberapa Pegawai Kelurahan dan Bapak Lurah untuk mengetahui kondisi kearsipan di Kelurahan tsb. Kegiatan Sosialisasi dan Pendampingan pembuatan e dokumen

berbasis data tanggal 8 Agustus 2018 yang dihadiri 15 orang pegawai Kelurahan beserta Bapak

Lurah dengan Tema : Implementasi Model Manajemen Kearsipan Desain Aplikasi e-Document Data Based . Kegiatan dimulai jam 09.00 WIB, dengan diawali registrasi peserta

dan kata sambutan oleh Lurah Pabuaran, serta Tim menyiapkan segala perlengkapan untuk

sosialisasi / penyuluhan tsb. Pada saat sosialisasi dilakukan tanya jawab tentang Model desain aplikasi e-document data based.

Sosialisasi dan pelatihan dilakukan agar aparat kantor desa lebih memahami tata kelola arsip

prima.

Pada saat sosialisasi selesai dilakukan, dilaksanakan tanya jawab tentang Model desain aplikasi e-document model data based.


Gambar saat sosialisasi

4.2 Membuat beberapa Rancangan Aplikasi e dokumen Berikut ini akan kami sajikan beberapa Rancangan model Implementasi Model Manajemen

Kearsipan Desain Aplikasi e-Document Data Based.

4.2.1 Perancangan Penggunaan Aplikasi e Documents

Scan Dokumen Manual

menjadi E-Documents

Dokumen Manual

Receiving

Pelatihan Penggunaan

Aplikasi E-Documents

Smart Staf kelurahan

Simpan Dalam Database

Penyiapan Materi Pelatihan

Penggunaan aplikasi e-Documents

Gambar 1 Tahapan penyiapan dan pelaksanaan pelatihan penggunaan aplikasi e-Documents


3.2.2 Alur Pengabdian

Gambar 2 Alur Pengabdian

CloudMasyarakat

Staf KependudukanStaf Pelayanan E-documents

Kepela Lurah

Gambar 3 Konsep Rancangan Data Base Arsip Dokumen


Filling Kabinet Arsip

Database Arsip

Arsip manual

PROSES

Gambar 4: Gambaran Iptek yang akan di transfer kepada Mitra

+update()

-nik : int

-nama : char

-alamat

aplikasi penduduk

+update()

-username : char

-password : char

-nama : char

-alamat : char

-email : char

-telepon : int

kepala desa

-username : char

-password : char

login

+update()

-id_kelamin : int

-nama kelamin : char

jenis_kelamin

+update()

-id_pekerjaan : int

-nama pekerjaan : char

Pekerjaan

+update()

-id_kecamatan : int

-nama_kecamatan : char

kecamatan

-End1*

-End2*

-End5*

-End6*

-End7

*

-End8

*

+update()

-nik

-nm_penduduk

-alamat

-email

-nomer telepon

penduduk

-End9

*

-End10

*

-End3

*

-End4

*

-End11

*

-End12*

Gambar 5: Rancangan Desain Aplikasi Model Kelurahan Pabuaran Mekar


Gambar 6 : Rancangan Tabel Detil Keluarga

Tabel 1 : Data Keluarga


Tabel2 : Mutasi Keluarga

Tabel 3 : Data Surat


Gambar 7 : Data Penduduk

Gambar 8 : Data Pekerjaan


Gambar 9 : surat masuk

Gambar 10 : surat Keluar


Gambar 11 : Data Kematian

Gambar 12 : Buku Kelahiran


Gambar 13 : Data Domisili

Gambar 14 : Data Kehilangan


5. Hasil Pengabdian

Tabel 4 Hasil Pengabdian

Dari hasil pelaksanaan Abdimas, peserta penyuluhan dan Pelatihan merespon secara positif

dan terlihat antusias. Dapat terlihat pula antusiasme peserta untuk melakukan program

pengarsipan secara on line. Peserta juga telah menunjukkan pemahamannya dengan membuat surat - surat yang berbasis desain aplikasi e document data based

Tabel 5. Proses Evaluasi dari Kegiatan

Kegiatan Kriteria

Indikator Keberhasilan

1. Sosialisasi

Meningkatkan pengetahuan,

pemahaman dan wawasan

Meningkatkan pengetahuan dan

pemahaman tata kelola arsip

melalui : a. Pencatatan Administrasi

dalam buku arsip

b. Menyimpanan data

administrasi yang baik c. Pencatatan data dengan data

based komputer

Tabel 6 Proses Evaluasi dari Kegiatan

Kegiatan Kriteria

Indikator Keberhasilan

2. Pendampingan Mampu melakukan

menginputan data melalui

komputer

25 % Memahami komputer

dan jaringan komputer

50% Memahami sistem data based

pengarsipan 75% Melakukan input data

administrasi

100% Melaksanakan kegiatan adminitrasi dan pengarsipan

dengan komputer.

Kegiatan Materi Indikator

keberhasilan

Ketercapaian

Penyuluhan Sosialisasi, penyuluhan, dan

diskusi kearsipan berbasis e document

Menilai pemahaman

tentang Kearsipn berbasis e - document

melalui Tanya jawab.

Peserta memahami materi

penyuluhan mengenai kearsipan berbasis e

doument.

Praktek Peraktek pembuatan Arsip berbasis e document

Peserta mampu megoperasikan

computer berbasis e

document.

Peserta mampu mengerjakan proses

pengarsipan dengan

menggunakan aplikasi e document

Pendampingan Pendampingan bagian

pengarsipan melakukan

penginputan data dengan system yang berbasis e

ducument

Mampu melakukan

operasi penginputan

data dengan menggunakan aplikasi

e document

Mampu mengoperasikan

computer dengan program

yang sudah dibuat dengan program aplikasi e

document


6. Kesimpulan

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat dilaksanakan di Kelurahan Pabuaran Mekar

Kecamatan Cibinong Bogor , dapat disimpulkan sebagi berikut : 1. Pelaksanaan Abdimas tentang implementasi model manajemen kearsipan desain aplikasi e-

document data based di kelurahan Pabuaran Mekar Cibinong dilaksanakan pada tanggal 8

September 2018 2. Jumlah Peserta yang hadir ada 15 orang

3. Dari hasil pelaksanaan Abdimas, peserta dapat memahami materi tentang implementasi model

manajemen kearsipan desain aplikasi e-document data based. 4. Dari hasil evaluasi, diketahui peserta memahami materi penyuluhan dan mampu mengerjakan

pengarsipan berbasis e document

5. Dari hasil pendampingan peserta mampu mengoperasikan computer dengan program yang

sudah dibuat dengan program aplikasi e document

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2015, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis

Komputer, Yogyakarta, Gava Media

Agus Sugiarto, 2015 , Manajemen Kearsipan Modern, Gava Media Yogyakarta Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta, Gramedia Pustaka Utama.

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Barthos Basir , 2000, Manajemen Kearsipan, Jakarta, Bumi Aksara

Gie,The Liang Gie, 1992 Administrasi Perkantoran , Penerbit Liberty, Yogyakarta Edisi : Keempat Musliichah, 2016, Bunga Rampai Kearsipan, Gadjah Mada Univercity Press

Martono, E. 1994, Rekod Manajemen dan Fillimg Dalam Praktek Perkantoran Modern, Jakarta,Karya

Utama.

Michael Cook, 1999, The Management of Information from Archives, second edition, Gower. Inspira. 2010. http://www.ims.web.id/sistem_ kearsipan_dms. htm. Diakses tanggal 28 Maret 2012

Administrasi Perkantoran , Penerbit Liberty, Yogyakarta Edisi : Keempat

Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1,ayat 2. https://www.zonareferensi.com/pengertian-arsip/

www.gogle Tata Kelola Kearsipan

https://www.google.co.id/search?tbo=p&tbm=bks&q=inauthor:%22Michael+Cook%22

https://www.zonareferensi.com/pengertian-arsip/

http://www.gogle/

IMPLEMENTASI MODEL MANAJEMEN KEARSIPAN DESAIN …

Documents

Transcript of IMPLEMENTASI MODEL MANAJEMEN KEARSIPAN DESAIN …