IMPLEMENTASI MICROSOFT SQL SERVER 2005 BUSINESS INTELLIGENCE PADA APLIKASI CUSTOMER RELATIONSHIP

MANAGEMENT PT. KELAB 21 RETAIL

Sufi Alawiyah

Jl. Margonda Raya No. 518 Depok 16424 Sufi5potter@gmail.com

ABSTRAK Era informasi (Information Age) saat ini, telah banyak mengubah lanskap bisnis di semua bidang. Persaingan bisnis saat ini tidak terletak pada persaingan produk barang maupun jasa, tetapi lebih kepada model bisnis. Model bisnis yang memiliki keunggulan kompetitif untuk bersaing adalah model bisnis yang menerapakan teknologi informasi, yaitu suatu model bisnis yang proses bisnisnya dilakukan secara elektronik atau digital melalui jaringan internet. Konsep dari CRM adalah untuk mengenal, mengetahui dan menggali dari apa yang diharapkan dari seorang pelanggan atau konsumen dari perusahaan. Business Intelligence pada PT. Kelab 21 Retail adalah suatu alat bantu pengambil keputusan pada perusahaan, khususnya pada aplikasi Customer Relationship Managemenet (CRM), dengan mengoptimalkan database yang ada, serta menggali data yang diperoleh dari para pelanggan. Kata Kunci: CRM, SQL Server 2005, Business Intelligence. PENDAHULUAN

Dewasa ini penggunaan teknologi informasi yang diintegrasikan dengan proses pekerjaan di suatu perusahaan sudah menjadi kebutuhan mutlak. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan dari perusahaan tersebut untuk meningkatkan kemampuan dalam menganalisis masalah-masalah yang dihadapi, serta dalam pengambilan keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap, benar dan tepat sudah menjadi kebutuhan pokok bagi kelangsungan hidup suatu organisasi.

Masalah pada PT. Kelab21 Retail adalah kendala pada proses pemasukan data secara manual dan individu pada setiap outlet, menyebabkan keterlambatan pemasukan data pada perusahaan, sehingga proses pembuatan laporan pun terganggu.

Begitu juga dengan penyediaan laporan yang tidak akurat dan keterlambatan dalam penyediannya, hal itu disebabkan karena proses pembuatan laporan tersebut dikerjakan oleh akuntan secara manual, menyebabkan kinerja perusahaan kurang maksimal.

Masalah-masalah diatas dapat ditanggulangi dengan adanya implementasi aplikasi Business Intelligence, agar data dapat diolah sedemikian rupa dan laporan dapat disajikan dengan akurat dan tepat waktu.

Business Intelligence (BI) banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam mengelola data dan informasi sampai dengan dukungan pengambilan keputusan. Secara ringkas, BI dapat diartikan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan (usaha) suatu perusahaan.

TINJAUAN PUSTAKA Pengenalan Business Intelligence Business Intelligence (BI) merupakan sistem dan aplikasi yang berfungsi untuk mengubah data-data dalam suatu perusahaan atau organisasi (data operasional, data transaksional, atau data lainnya) kedalam bentuk pengetahuan. Aplikasi ini melakukan analisis data di masa lampau, kemudian menggunakan pengetahuan tersebut untuk mendukung keputusan dan perencanaan perusahaan. Definisi lain dari BI yaitu penjelasan tentang suatu konsep dan metode bagaimana meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis berdasarkan sistem yang berbasiskan data. BI seringkali disamakan dengan briefing books, report and query tools, dan sistem informasi eksekutif. BI merupakan sistem pendukung pengambilan keputusan yang berbasiskan data. SQL Server 2005 Analysis Services (SSAS) Analysis Services adalah teknologi untuk OLAP (Online Analytical Processing). Development OLAP menggunakan Business Intelligence Development Studio (BIDS). Dengan BIDS, dibangun sebuah core component dari Analysis Services (Data Source, Data Views, Dimension, Value, Cube, Role, dan sebagainya). OLAP, OLTP dan Datawarehouse OLAP adalah sebuah database yang optimal untuk kebutuhan analisa dan mendukung proses pengambilan keputusan, dimana harus ada data yang dianalisa. Sumber data yang dibutuhkan adalah insert, update dan delete yang biasa disebut OLTP. Setelah proses transaksi selesai, IT akan menyalin data ke database yang berbeda atau biasa disebut Datawarehouse. User dapat melakukan query ke datawarehouse untuk mengetahui apakah produk yang dijual mengalami keuntungan atau kerugian, dimana jumlah penjualan suatu produk dibandingkan dengan produk lainnya. Konsep OLAP Bekerja dengan Analysis Services harus mengetahui terminologi dari OLAP, termasuk Cube, Dimension dan Measures. Konsep tersebut ada hubungannya dengan objek yang digunakan dalam Analysis Services dan teknologi yang berhubungan dengannya. Berikut adalah beberapa konsep yang terdapat pada OLAP: Cube Cube adalah sebuah penyajian data secara multidimensional, tergantung dari banyaknya nilai dalam suatu Analisis. Analisis data terdapat pada tabel vw_OlapPOS. Elemen yang terdapat pada OLAP POS adalah OrderQuantity, SalesAmount, CreditCardAmount. Dalam Analysis Services tidak dibatasi oleh jumlah dimensi. Sales dan Quantity adalah measure yang dapat dibaca oleh dimensi-dimensi secara bersamaan, seperti dimproduct, dimproductsubcategory, dimproductcategory, dimcustomer dan dimstore. Gambar di bawah ini adalah contoh yang menyajikan data dari Club21 database :

Gambar 1. Simple Cube Sales CRM Club21

Dari cube diagram diatas terdapat 3 dimensi (DimProduct, dimproductcategory dan dimstore) karena lebih mudah untuk digambarkan, tetapi bukan berarti Analysis Services dibatasi oleh 3 dimensi. Cells Cell adalah atomic unit (Unit terkecil) dari sebuah cube pada Analysis Services. Identifikasi pada sebuah cell dapat difokuskan dalam cube terhadap dimension. Sebuah measure sales dapat diidentifikasi secara unik, dari sisi customer, sales person, credit type card dan product. Measure dan Fact Table Didalam sebuah cube, measure group seperti vw_OlapPOS terdapat quantitative values, seperti OrderQuantity dan SalesAmount. Selama Value bersifat numeric, measure dapat diaggregasikan (Sales di aggregasi terhadap product category, product color atau sales by customer). Measure terdapat pada factable, yang mana dalam satu tabel database terdiri dari banyak measures. Maesurement tidak hanya terdapat pada field tabel dalam sebuah database, tetapi dapat berupa hasil perhitungan (Sales tanpa komisi, sales plus komisi, dll). Dimension dan Attribute Definisi formal dari Dimensi pada Analysis Services adalah “Sebuah Dimensi akan mengelompokkan sebuah measure”. Dimensi DimStore akan mengelompokkan measure pada vw_OlapPOS pada toko pembelian produk. Dimensi DimCustomer dimensi yang lebih independent dibandingkan dengan dimensi DimStore yang akan dikelompokkan pada customer yang melakukan pembelian terhadap product. Setiap Dimensi akan memiliki karakteristik tersendiri, misalnya pada DimProduct, Product memiliki kategori suites, sweater, blouse dan lain-lain. Kategori produk adalah attribute dari sebuah dimensi. SQL Server 2005 Integration Services (SSIS) SQL Server 2005 Integration Services atau biasa disingkat dengan SSIS adalah sebuah tool yang digunakan untuk melakukan proses Extract, Transform, and Load (ETL) dan diklasifikasikan sebagai fitur Business Intelligence (BI). ETL adalah proses untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber (Extract), membersihkannya (Transform), dan kemudian menyimpannya kedalam system yang lain (Load).

SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2005 Database Engine merupakan servis utama (core) untuk penyimpanan pemrosesan, dan pengamanan data. Database Engine ini menyediakan akses terkontrol dan proses transaksi cepat untuk memenuhi kebutuhan aplikasi penggunaan data yang paling mendesak dalam perusahaan anda.Database Engine juga menyediakan pendukungan yang kaya fitur bagi pemenuhan ketersediaan yang tinggi. SQL Server Business Intelligence Development Studio Business Intelligence Development Studio adalah sebuah lingkungan berintegrasi yang berfungsi untuk mengembangkan konstruksi business intelligence seperti cubes (kubus), reports (laporan), data sources (sumber data), dan paket Integration Services (pelayanan integrasi). Business Intelligence Development Studio meliputi proyek template yang menyediakan sebuah konteks pengembangan kontruksi yang lebih spesifik. Contohnya, proyek Analysis Services (Pelayanan Analisis) dapat dipilih jika ingin membuat database Analysis Service yang mengandung cubes, dimesions(dimensi), atau model mining. Dalam Business Intelligence Development Studio, proyek adalah bagian dari sebuah solusi (pemecahan) yang tidak tergantung pada server tertentu lainnya. Sebagai contoh, proyek Analysis Service (pelayanan Analisis), proyek Integration Services (pelayanan integrasi), dan proyek Reporting Services (pelayanan penyajian laporan) dapat dimasukkan dalam pemecahan yang sama.

Proses deploy objek pada test server dapat dilakukan untuk testing selama perkembangan berlangsung, dan selanjutnya dapat dilakukan deploy output (hasil) dari proyek-proyek tersebut pada satu atau lebih tampilan atau server produksi. SQL Server Management Studio SQL Server Management Studio merupakan lingkungan yang dilengkapi fitur untuk mengakses, mengkonfigurasi, mengatur, dan megolah data semua komponen SQL Server kedalam sebuah lingkungan tunggal. SQL Server Management Studio menggabungkan kumpulan tool grafik dengan editor skrip untuk memberikan akses SQL Server kepada developer dan administrator pada semua tingkat kemampuan. SQL Server Management Studio menggabungkan kemampuan pada Enterprise Manager dan Query Analyzer, termasuk SQL Server yang dikeluarkan sebelumnya, kedalam sebuah lingkungan tunggal. Selain itu, SQL Server Management Studio menyediakan lingkungan untuk mengatur Analysis Services, Integration Services, Reporting Services, dan XQuery. Lingkungan ini melengkapi developer dengan pengalaman yang familiar dan memberikan administrator database sebuah utility tunggal untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan kenyamanan penggunaan tool grafik dan pengalaman scripting yang kaya dengan fitur. Microsoft SQL Server Management Studio, fitur terbaru dalam Microsoft SQL Server 2005, merupakan lingkungan yang berintegrasi untuk mengakses, mengkonfigurasi, mengatur, dan mengembangkan semua komponen SQL Server, sehingga dapat memaksimalkan kinerja system.

SQL Server Management Studio menggabungkan kumpulan tool grafik yang luas dengan sejumlah editor skrip yang kaya fitur untuk memberikan akses SQL Server kepada developer dan administrator pada semua tingkat kemampuan.

SQL Server Management Studio menggabungkan fitur pada Enterprise Manager, Query Analyzer, Analysis Manager, termasuk SQL Server yang dikeluarkan sebelumnya (SQL Server 2000) menjadi sebuah lingkungan tunggal.

Selain itu, SQL Server Management Studio dapat bekerja dengan semua komponen pada SQL Server seperti Reporting Services, Integartion Services, SQL Server Mobile, dan Notifications Services. Developer akan memperoleh pengalaman yang familiar, dan administrator database mendapatkan pemahaman penggunaan utility tunggal yang menggabungkan tool grafik yang mudah dipakai dengan kemampuan scripting yang kaya fitur.

Profil PT. Kelab21 retail PT. Kelab 21 Retail adalah perusahaan retail fashion yang berpusat di Singapura, didirikan sejak tahun 1972 dan kini telah memiliki cabang di 10 negara & di empat benua. PT. Kelab 21 Retail merupakan pemegang lisensi untuk merek fashion ternama seperti Calvin Klein, DKNY Jeans, Dolce & Gabbana, Balenciaga, Marc Jacobs, dll. PT. Kelab 21 Retail bekerjasama dalam bentuk joint venture dengan Giorgio Armani S.p.A. untuk mengembangkan A|X Armani Exchange di seluruh dunia. Pada akhir 2005 lalu baru dibuka PT. Kelab 21 Retail di Jakarta. Kesuksesan ini merupakan wujud dari kerjasama yang kuat dari kantor PT. Kelab 21 Retail Global di seluruh dunia. Di masa yang akan datang PT. Kelab 21 Retail akan terus mengembangkan jaringan global dan berkomitmen untuk membawa solusi progresif untuk memenuhi kebutuhan busana dan gaya hidup para pelanggan setianya dan tetap mempertahankan integritas di dalam setiap langkah bisnisnya. Aplikasi CRM PT. Kelab21 Retail Era informasi (Information Age) saat ini, telah banyak merubah lanskap bisnis di semua bidang. Bill Gates menyatakan bahwa persaingan bisnis saat ini tidak terletak pada persaingan produk barang maupun jasa, tetapi lebih kepada model bisnis. Model bisnis yang memiliki keunggulan kompetitif untuk bersaing adalah model bisnis yang menerapakan teknologi informasi, yaitu suatu model bisnis dimana proses bisnisnya dilakukan secara elektronik atau digital melalui jaringan internet. Beberapa sistem aplikasi komputer telah banyak diterapkan di banyak sektor bisnis (enterprise information system).

CRM merupakan suatu piranti baru yang memiliki tujuan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Konsep dari CRM adalah untuk mengenal, mengetahui dan menggali dari apa yang diharapkan dari seorang pelanggan atau konsumen dari perusahaan. Menurut Gartner Group, CRM adalah strategi bisnis yang fokus pada pelanggan, didesain untuk mengoptimasi profitabiliti, revenue, dan customer satisfaction. Dengan CRM, perusahaan dapat membangun databases mengenai pelanggan, yang akan mencatat profile pelanggan seperti jenis pekerjaan, kesukaan, besarnya penghasilan, jumlah anggota keluarga. Informasi ini kemudian dapat dipergunakan untuk membangun relasi antara perusahaan dengan pelanggan, pelanggan satu dengan yang lainnya.

Oleh karena itu, maka perlu diterapkan suatu strategi yang lebih baik dengan cara mengimplementasikan suatu produk teknologi komunikasi informasi (baca infokom), yaitu suatu aplikasi CRM. Dengan aplikasi CRM, maka diharapkan akan terjalin relasi yang lebih kuat diantara perusahaan dan pelanggan, dan pada gilirannya sedikit demi sedikit loyalitas pelanggan dapat terbangun. Pelanggan yang loyal

merupakan cermin dari kepuasan pelanggan, dimana pada saat ini harga tidak menjadi faktor yang utama bagi mereka, namun menjadi sesuatu yang relatif.

Aplikasi CRM PT. Kelab21 Retail dibangun menggunakan DotNetNuke yang merupakan sistem konten manajemen yang ideal dalam pembuatan dan pemeliharaan website profesional. Arsitekturnya yang terbuka memungkinkan untuk berperan sebagai akses poin tunggal yang berintegrasi untuk komunitas ditribusi, data digital, dan kolaborasi online.

Spesifikasi teknis aplikasi CRM yang dibangun dengan DotNetNuke adalah sebagai berikut:

1. Pemrograman web server dengan ASP.NET 2. Scripting menggunakan VB.Net 3. Koneksi database menggunakan OLEDB.Net 4. Database menggunakan SQL Server 2005 Standard Edition

METODE PENELITIAN Tahapan secara umum implementasi Microsoft Business Intelligence pada aplikasi CRM PT. Kelab21 Retail adalah :

1. Analisa dan desain penggabungan data pada database aplikasi pejualan dan aplikasi CRM.

2. Pembuatan paket pada SQL Server Integration Services (SSIS) 3. Pembuatan dimension dan cube pada SQL Server Analysis Services

(SSAS) 4. Menampilkan laporan, dimension dan cube pada aplikasi CRM.

Penulisan ini memerlukan data dan informasi dari devisi IT, CRM dan akunting dari PT. Kelab21 Retail, ditambah dengan artikel yang diambil dari internet. HASIL DAN PEMBAHASAN Alur Proses Penggabungan Data POS dan CRM

Gambar 2. Proses Penggabungan data POS dan CRM

Gambar di atas menjelaskan bagaimana alur data dari database POS menjadi data yang dapat dibaca oleh Microsoft SQL Server 2005. Langkah awal adalah mengosongkan temporary tabel dengan memindahkan tabel-tabel temporary pada database POS ke database CRM. Pada tahap pertama, tabel-tabel yang dipindahkan adalah tabel producttype, productseason, productgoup, productbrand, productcategory, invoiceitem, invoiceinfo serta tabel productitem.

Pembuatan Paket pada SSIS

Setelah melewati alur transfer data dari database POS ke database CRM, maka langkah selanjutnya adalah membuat paket pada SQL Server Integration Services.

Pembuatan Data Source Untuk memulai pembuatan “task” / tugas-tugas pada paket, sebaiknya diawali dengan pembuatan Data Source. Data Source yang digunakan dalam paket Transfer Data ini adalah Data Source ke Database CRM dan Data Source ke Database POS.

1. Data Source ke Database CRM (SQL 2005 Database Engine) Pembuatan Data Source dapat dilakukan sebagai berikut: o Klik kanan pada Data Source Folder pada Solution Explorer, kemudian klik

“New Data Source”

Gambar 3. Memuat Data source ke database CRM

o Kemudian akan muncul kotak Connection Manager. Untuk koneksi ke SQL

Server 2005 Database Engine, pilih Provider Native OLE DB\SQL Native Client.

o Isi Server name, authentication dan database, setelah selesai coba koneksi dengan klik tombol “Test Connection”

Gambar 4. Connection Manager pada database CRM

o Jika koneksi benar, maka Data Source ke Database CRM (SQL Server 2005

Database Engine) sudah selesai dibuat, lalu akan muncul pesan:

Gambar 5. Koneksi database CRM telah berhasil

2. Data Source ke Database POS (PostgreSQL Database)

Pembuatan Data Source dapat dilakukan sebagai berikut: o Klik kanan pada Data Source Folder pada Solution Explorer, kemudian klik

“New Data Source”

Gambar 6. Memuat data source ke database POS

o Kemudian muncul kotak Connection Manager, lalu untuk koneksi ke

PostgreSQL Database, pilih Provider .Net Providers\ PostgreSQLDirect.Net, kemudian isi Server name, authentication dan database, setelah selesai coba koneksi dengan klik tombol “Test Connection”

Gambar 7. Connection Manager pada database POS

Membuat Dimension dan Cube pada SSAS Setelah pembuatan data source, lalu transfer tabel dari database POS ke database CRM dan deploy SSIS project, maka langkah selanjutnya adalah membuat projet analysis dan dimension pada cube-cube yang ada pada database PT. Kelab 21 Retail

Membuat Dimension Pembuatan dimension-dimension ini mempunyai beberapa langkah, berikut akan dijabarkan langkah pada pembuatan dimension POSPeriod untuk pembuatan dimension bertipe Time Dimension dan standard dimension.

1. Pembuatan dimension bertipe Time Dimension :

o Pada BIDS menu, Project, pilih New Dimension Pada kotak Dimension Wizard, pilih Build Dimension Using Data Source dan pilih Auto Build agar Wizard secara otomatis melakukan Build pada dimension yang baru dibuat, lalu Klik Next untuk melanjutkan.

Gambar 8. Dimension Wizard

o Langkah selanjutnya adalah memilih Data Source View. Pilih Data

Source View yang ada, kemudian klik Next untuk melanjutkan. o Selanjutnya, pilih tipe dimension dan sumber data dimension. Karena

jenis dimension yang akan dibuat adalah dimension waktu, maka pilih Time Dimension pada Dimension Type dan data source adalah vw_olapPOSPeriod

Gambar 9. Memilih tipe dimensi

o Dimensi waktu memiliki atribut yang berbeda dari dimensi regular, pada

dimensi waktu dapat ditentukan field-field yang merupakan property waktu. Gambar berikut ini menunjukkan penyesuaian property waktu dengan field dari tabel yang digunakan, lalu klik next.

o BIDS secara otomatis menentukan Hierarchy dari dimension yang dibuat. Lalu klik next untuk melanjutkan.

Gambar 10. Pembuatan hirarki pada dimension wizard

o Pembuatan dimension POSPeriod selesai. Beri nama POSPeriod

kemudian klik Finish

Gambar 11. Pembuatan dimensi bertipe time dimension

Membuat Cube Pada penulisan ini, cube yang akan dibuat bernama Club21Sales.cube. Untuk pembuatan cube langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:

o Pada menu bar, pilih Project kemudian pilih New Cube o Pilih Data Source Cube, setelah selesai klik Next.

Gambar 12. Memilih Data Source Cube

o Langkah selanjutnya adalah menentukan Dimension yang akan terkait pada

Cube.

Gambar 13. Menentukan dimensi yang terkait pada Cube

o Beri nama pada cube yang telah dibuat.

Gambar 14. Menamai Cube

Deploy Project Setelah dimension dan cube selesai dibuat, maka project harus di deploy ke Analysis Server agar cube dapat diakses dan ditampilkan pada external viewer. Untuk mendeploy project pilih menu Build kemudian pilih Deploy Analysis Project.

Gambar 15. Deploy Analysis Project

Setelah proses deploying sukses, maka project yang telah dideploy dapat dilihat pada Analysis Server pada SQL Server Management Studio. Menyimpan dan Menampilkan Format Laporan pada OLAP Viewer Untuk menyimpan bentuk format grid laporan yang telah dibentuk adalah sebagai berikut:

o Buka Laporan (Club21Sales.cub) o Bentuk laporan berdasarkan dimension dan measure sesuai keinginan o Klik tombol Save untuk menyimpan format laporan o Setelah laporan ditampilkan, maka laporan tersebut dapat diunduh dan

disimpan dalam bentuk XML file

o Simpan laporan tersebut dalam folder yang diinginkan Format laporan yang telah disimpan dapat ditampilkan kembali dengan

memanggil file format laporan dalam bentuk .xml file. Setelah diunduh, maka laporan tersebut dapat dibuka kembali tanpa harus

mengakses site administrator. Untuk menampilkan format laporan adalah sebagai berikut:

o Buka laporan yang telah diunduh (Club21Sales.cube) o Klik tombol Load Report o Setelah Report dapat dibuka, pilih file laporan yang diinginkan dengan

tombol browse

Gambar 16. Tampilan laporan pada file yang telah dibuka

o Maka laporan akan memiliki bentuk sesuai dengan format xml pada file yang telah dibuka.

KESIMPULAN

Dari hasil analisis di atas dapat disimpulkan bahwa Business Intelligence dapat dimanfaatkan sebagai dasar analisis data dimasa lampau, kemudian pengetahuan yang merupakan hasil analisa tersebut digunakan untuk mendukung keputusan dan perencanaan perusahaan. Business Intelligence dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis dan memaksimalkan kinerja perusahaan berdasarkan sistem yang berbasiskan data pada PT. Kelab 21 Retail. Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan memasukkan target penjualan ke dalam aplikasi, sehingga target tersebut dapat digunakan dalam pembentukan Key Performance Indicator (KPI) pada Analysis Services. DAFTAR PUSTAKA Alosyus, Heru, 2003, Pengenalan Customer Relationship Management (CRM), Kuliah

Umum IlmuKomputer.Com, Jakarta. Hancock, John, 2006, Practical Business Intelligence with SQL Server 2005, Addison

Wesley International, Canada.

Hutabarat, Bernaridho, Datawarehousing dengan SQL Server 2005, Elex Media Computindo, Jakarta.

Langit, Lynn, 2007, Foundations of SQL Server 2005 Business Intelligence, Appres, Berkeley, U.S.

Larson, Brian, 2006, Delivering Business Intelligence with Microsoft SQL Server 2005, McGraw-Hill/Osborne, California, US.