IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011

download IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011

If you can't read please download the document

  • date post

    24-Feb-2016
  • Category

    Documents

  • view

    55
  • download

    2

Embed Size (px)

description

IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama Workshop Implementasi Surabaya 27-29 April 2011. Paradigma Hibah. Tujuan utama peningkatan mutu dalam aspek yang sesuai dengan tema program Ditujukan juga sebagai institutional capacity building dalam - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011

PENGELOLAAN PHK-I dan PELAPORAN

IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama

Workshop ImplementasiSurabaya 27-29 April 2011Paradigma HibahTujuan utama peningkatan mutu dalam aspek yang sesuai dengan tema programDitujukan juga sebagai institutional capacity building dalampengelolaan program pengembanganPengelolaan keuangan (akuntabilitas dan pembukuan)Pengelolaan sarana/prasarana (pengadaan, inventory)Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi InternalPrinsip pengelolaan hibahPimpinan perguruan tinggi sebagai penanggungjawab utama (single accountable person)Administrasi kegiatan terintegrasi pada sistem dan struktur operasional (oleh staf yang terkait)Model pendampingan dapat dibenarkan sebagai program capacity development Dosen terlibat dalam pelaksanaan yang terkait dengan aspek akademik saja

Aspek yang perlu pengendalian pimpinanProgram pengembangan/peningkatan mutusesuai dengan desain yang ada di proposal/RIPSecara sistematik mengarah pada pencapaian tujuanKeuangan Efisiensi/kehematan dan efektivitas pemanfaatanTransparansi dan akuntabilitasInvestasiSesuai prosedur yang telah ditetapkan pemerintahHasilnya dimanfaatkan secara optimalKeorganisasianPengelolaan di tingkat Ditjen Dikti: Aspek yang terkait dengan seleksi proposal dan evaluasi pelaksanaan program: Dewan Pendidikan TinggiAspek Adminsitrasi dan Keuangan:PTN: Sekretariat Direktorat Jenderal untuk aspek administrasi dan keuangan (alokasi melalui DIPA).PTS dan BHMN: Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama DIKTI (kontrak)Di Tingkat Perguruan Tinggi, program hibah dikelola dan dikoordinasi oleh pejabat sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yang relevan. Organisasi Pengelola di PTDisarankan terintegrasi dengan struktur yang adaModel ad-hoc dimungkinkan, namun secara bertahap diintegrasikan kedalam struktur yang ada,Harus dipertegas elemen organisasi yang bertanggung jawab pada penyediaan sumberdaya dan pelaksana kegiatanProgram institutional capacity building di bidang pengadaan dan pengelolaan keuangan harus diperhatikanInstitutional Capacity building programAspek yang dicakupKelembagaan: pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa oleh unit khusus dan tercantum dalam ortala PTSistem dan Prosedur: pengelolaan dimaksud di atas dijalankan mengikuti suatu sistem dan prosedur yang baku dituangkan dalam aturan formal PTSDM: pengelolaan dimaksud dilakukan oleh staff dengan kompetensi yg sesuaiMONEVIN(SPM/SPI/ADHOC)Organisasi PHKI di PT (Tema A)BAGIAN/UNIT KEUANGANBAGIAN/UNIT PENGADAANTema AUnit PelaksanaUnit PelaksanaUnit PelaksanaTema AKepala-Kepala Bagian/Biro/UnitKETUA PELAKSANA PROGRAM (Wakil Rektor/Direktur/Ketua)Koordinator KegiatanPENANGGUNG JAWAB PROGRAM(Rektor/Direktur/Ketua)Struktur TerintegrasiMONEVIN(SPM/SPI/ADHOC)Organisasi PHKI di PT Tema BDekan-DekanKetua-Ketua Jur/PSBAGIAN/UNIT KEUANGANBAGIAN/UNIT PENGADAANFak/Jur/PSFak/Jur/PSFak/Jur/PSTema BKETUA PELAKSANA PROGRAM (Wakil Rektor/Direktur/Ketua)Koordinator KegiatanPENANGGUNG JAWAB PROGRAM(Rektor/Direktur/Ketua)Struktur TerintegrasiCiri-ciri Ad-hocPengelolaan keuangan tersendiriPengadaan barang dan jasa dilakukan oleh panitia yang dibentuk khusus, terpisah dari Panitia Tender tingkat institusiPelaksanaan kegiatan/program pengembangan dikoordinir oleh personalia di luar pejabat struktural Ketua Pelaksana HarianAss. Pengembangan ProgramAss. Keuangan & PengadaanMONEVINPimpinan InstitusiStaf PendukungStaf PendukungKordinator PIC Unit-aKordinator PIC Unit-b

Kordinator PIC Unit-..Pengelola Sumberdaya:Pengemb. Staff CW, Furniture, Alat, Buku, Jasa KonsultanTGWorkshop, dll.Pelaksana Kegiatan/Program.:KegiatanTarget IndikatorContoh MODEL Ad-hoc Dekan, Kajur, Kepala Biro, Ketua Lembaga Tugas Pengelola SumberdayaKetua Pelaksana Harian dibantu Ass. Keuangan, Barang & Jasa melakukan fungsi-fungsi a.l.:Menyusun Rencana penggunaan dan melaksanakan administrasi keuanganMenjamin realisasi keuangan tidak melampaui kemajuan fisik kegiatanMembentuk panitia pengadaan barang & jasa (CW, Furniture, Buku, TA)Menverifikasi keakuratan detail barang dan jasa yang akan diadakan

Tugas Pengelola SumberdayaKetua Pelaksana Harian dibantu Ass. Pengembangan Program menjamin:Terimplementasinya:TG (Keketatan kompetisi sesuai Panduan 1:3!)WorkshopTAPengembangan Staf TercapaianyaIndikator KinerjaKetaatan pada jadwal implementasi kegiatan

Capacity BuildingAss. Keuangan, Barang & JasaMelibatkan staf dari bagian keuangan institusi (minimal sebagai staf pembantu)Panitia Tender melibatkan unit kerja yang bertanggung jawab pd kegiatan serupa pd tingkat institusi.Ass. Pengembangan ProgramMelibatkan staf bagian akademik atau unit terkait lainnya (minimal sebagai staf pembantu)Tugas Pelaksana ProgramMelaksanakan seluruh kegiatan yang dijanjikan pd Proposal / RIP sesuai jadwalMenjamin tercapainya target indikatorMencatat dan melaporkan pelaksanaan kegiatan (capaian, kendala, out-standing performance)Menjamin investasi sumberdaya relevan dgn kebutuhan & dimanfaatkan secara maksimal Koordinasi - 1Setiap surat keluar dari pengelola CC: Pimpinan Institusi, Penanggung Jawab pada Unit Kerja terkait (Ketua Prodi, Ketua Jurusan, Dekan, Kepala / Ketua unit terkait lainnya)Jadwal implementasi (sumberdaya) disusun secara detail oleh Pelaksana Harian PHK dan disampaikan ke seluruh unit terkait Setiap potensi masalah dikoordinasikan dgn Pimpinan Institusi sehingga penyelesaiannya melalui komando strukturalSemua kontrak pengadaan barang & jasa diketahui oleh Pimpinan Institusi, dan copy kontrak di CC ke unit terkait untuk memudahkan pengecekan pada saat penerimaan barang / jasaKoordinasi - 2Reviewer TG di-SK-kan oleh Pimpinan Institusi atau Lembaga yang relevan. Pemenang disahkan oleh Pimpinan Institusi atau lembaga yang relevan.Rencana dan pelaksanaan Pengembangan Staf Dikoordinasikan dan disetujui oleh Pimpinan InstitusiRencana dan pelaksanaan Program Pengembangan (lokakarya, in-house training dll) dikoordinasikan dengan Pimpinan Institusi / Pimpinan unit kerja terkaitLessons-learnedKoordinasi antar unit terkait tidak maksimal, sehingga beberapa program berjalan parsial, bahkan pejabat struktural tidak mengetahui detail kegiatan yang sedang berjalan.Kegiatan tidak sesuai jadwal dgn alasan dana terlambatKegiatan tidak diinisiasi lebih awal, terutama tahap persiapan yg tidak membutuhkan dana, seperti:Proses kompetisi TGPenyiapan tender CW, Alat, Buku (Pembentukan Panitia, Detail Spec, RKS)Pengadaan TA (TOR, Panitia Seleksi)Persiapan Staf Dev (Letter of acceptance lebih awal)Lokakarya (TOR, identifikasi nara sumber relevan)

Lessons-learned (Cont)Pengelola keuangan tingkat institusi tidak memahami tata-kelola PHK sehingga menghambat pelaksanaan kegiatanAdministrasi keuangan tidak sesuai standar pengelolaan keuangan (bukti pengeluaran dan pencatatan)Alokasi / tingkat keketatan kompetisi TG tidak sesuai Panduan (1:3).

PHK-I Tahun 2011Pencairan dana: satu termin (+ 38.4% dari total usulan semula)Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa:Mengikuti Perpres No. 54 tahun 2010

Pelaporan dan Mon-EvPenanda tanganan kontrakPencaian danaLaporan interimDanPIP thn berikutnyaLaporan akhirMon-Ev JanAprilAgustSeptDesRekomendasi Pelaksanaan Tahun berikutnyaTrack record dari PT ybsMeiMonev InternalPanduan pengelolaan administrasi, keuangan dan pengadaan barang dan jasaPanduan penulisan laporan dan PIPLAPORANLaporan InterimLaporan AkhirCapaian indikatorKemajuan kegiatanKemajuan FisikDaya serap keuanganPerkiraan dan rencana penyerapan dana sampai dengan Desember 2011

Capaian indikatorHasil kegiatanCapaian FisikDaya serap keuanganRencana Pengembangan Tahun berikutnya

PelaporanPenyerahan Laporan interim dan laporan akhir:

Direktorat Kelembagaan dan KerjasamaGedung DIKTI lantai 6Jalan Pintu I SenayanTERIMA KASIH