IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011

Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama

Workshop ImplementasiSurabaya 27-29 April 2011

Paradigma HibahTujuan utama peningkatan mutu dalam aspek

yang sesuai dengan tema programDitujukan juga sebagai institutional capacity

building dalampengelolaan program pengembanganPengelolaan keuangan (akuntabilitas dan

pembukuan)Pengelolaan sarana/prasarana (pengadaan,

inventory)Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Internal

Prinsip pengelolaan hibahPimpinan perguruan tinggi sebagai

penanggungjawab utama (single accountable person)

Administrasi kegiatan terintegrasi pada sistem dan struktur operasional (oleh staf yang terkait)Model pendampingan dapat dibenarkan

sebagai program capacity development Dosen terlibat dalam pelaksanaan yang

terkait dengan aspek akademik saja

Aspek yang perlu pengendalian pimpinanProgram pengembangan/peningkatan mutu

sesuai dengan desain yang ada di proposal/RIPSecara sistematik mengarah pada pencapaian

tujuanKeuangan

Efisiensi/kehematan dan efektivitas pemanfaatanTransparansi dan akuntabilitas

InvestasiSesuai prosedur yang telah ditetapkan pemerintahHasilnya dimanfaatkan secara optimal

KeorganisasianPengelolaan di tingkat Ditjen Dikti:

Aspek yang terkait dengan seleksi proposal dan evaluasi pelaksanaan program: Dewan Pendidikan Tinggi

Aspek Adminsitrasi dan Keuangan: PTN: Sekretariat Direktorat Jenderal untuk aspek

administrasi dan keuangan (alokasi melalui DIPA). PTS dan BHMN: Direktorat Kelembagaan dan

Kerjasama DIKTI (kontrak)Di Tingkat Perguruan Tinggi, program hibah

dikelola dan dikoordinasi oleh pejabat sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yang relevan.

Organisasi Pengelola di PTDisarankan terintegrasi dengan struktur yang adaModel ad-hoc dimungkinkan, namun secara bertahap

diintegrasikan kedalam struktur yang ada,Harus dipertegas elemen organisasi yang

bertanggung jawab pada penyediaan sumberdaya dan pelaksana kegiatan

Program institutional capacity building di bidang pengadaan dan pengelolaan keuangan harus diperhatikan

Institutional Capacity building programAspek yang dicakup

Kelembagaan: pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa oleh unit khusus dan tercantum dalam ortala PT

Sistem dan Prosedur: pengelolaan dimaksud di atas dijalankan mengikuti suatu sistem dan prosedur yang baku dituangkan dalam aturan formal PT

SDM: pengelolaan dimaksud dilakukan oleh staff dengan kompetensi yg sesuai

MONEVIN(SPM/SPI/ADHOC)

Organisasi PHKI di PT (Tema A)

BAGIAN/UNIT KEUANGAN BAGIAN/UNIT PENGADAAN

Tema AUnit PelaksanaUnit

PelaksanaUnit Pelaksana

Tema A Kepala-Kepala Bagian/Biro/U

nit

KETUA PELAKSANA PROGRAM

(Wakil Rektor/Direktur/Ketua)

Koordinator Kegiatan

PENANGGUNG JAWAB PROGRAM(Rektor/Direktur/Ketua)

Struktur Terintegrasi

MONEVIN(SPM/SPI/ADHOC)

Organisasi PHKI di PT Tema B

Dekan-Dekan

Ketua-Ketua Jur/PS

BAGIAN/UNIT KEUANGAN BAGIAN/UNIT PENGADAAN

Fak/Jur/PSFak/Jur/

PSFak/Jur/PS

Tema B

KETUA PELAKSANA PROGRAM

(Wakil Rektor/Direktur/Ketua)

Koordinator Kegiatan

PENANGGUNG JAWAB PROGRAM(Rektor/Direktur/Ketua)

Struktur Terintegrasi

Ciri-ciri Ad-hocPengelolaan keuangan tersendiriPengadaan barang dan jasa dilakukan oleh

panitia yang dibentuk khusus, terpisah dari Panitia Tender tingkat institusi

Pelaksanaan kegiatan/program pengembangan dikoordinir oleh personalia di luar pejabat struktural

Ketua Pelaksana Harian

Ass. Pengembangan Program

Ass. Keuangan & Pengadaan

MONEVIN

Pimpinan Institusi

Staf PendukungStaf Pendukung

Kordinator PIC Unit-a

Kordinator PIC Unit-b

Kordinator PIC Unit-..

Pengelola Sumberdaya:

1. Pengemb. Staff 2. CW, Furniture, Alat,

Buku, Jasa Konsultan

3. TG4. Workshop, dll.

Pelaksana Kegiatan/Program.:

1. Kegiatan2. Target Indikator

Contoh MODEL Ad-hoc

Dekan, Kajur, Kepala Biro,

Ketua Lembaga

Tugas Pengelola SumberdayaKetua Pelaksana Harian dibantu Ass.

Keuangan, Barang & Jasa melakukan fungsi-fungsi a.l.:Menyusun Rencana penggunaan dan melaksanakan administrasi keuangan

Menjamin realisasi keuangan tidak melampaui kemajuan fisik kegiatan

Membentuk panitia pengadaan barang & jasa (CW, Furniture, Buku, TA)

Menverifikasi keakuratan detail barang dan jasa yang akan diadakan

Tugas Pengelola SumberdayaKetua Pelaksana Harian dibantu Ass.

Pengembangan Program menjamin:Terimplementasinya:

TG (Keketatan kompetisi sesuai Panduan 1:3!)

WorkshopTAPengembangan Staf

TercapaianyaIndikator KinerjaKetaatan pada jadwal implementasi

kegiatan

Capacity BuildingAss. Keuangan, Barang & Jasa

Melibatkan staf dari bagian keuangan institusi (minimal sebagai staf pembantu)

Panitia Tender melibatkan unit kerja yang bertanggung jawab pd kegiatan serupa pd tingkat institusi.

Ass. Pengembangan ProgramMelibatkan staf bagian akademik atau

unit terkait lainnya (minimal sebagai staf pembantu)

Tugas Pelaksana ProgramMelaksanakan seluruh kegiatan yang

dijanjikan pd Proposal / RIP sesuai jadwalMenjamin tercapainya target indikatorMencatat dan melaporkan pelaksanaan

kegiatan (capaian, kendala, out-standing performance)

Menjamin investasi sumberdaya relevan dgn kebutuhan & dimanfaatkan secara maksimal

Koordinasi - 1Setiap surat keluar dari pengelola CC:

Pimpinan Institusi, Penanggung Jawab pada Unit Kerja terkait (Ketua Prodi, Ketua Jurusan, Dekan, Kepala / Ketua unit terkait lainnya)

Jadwal implementasi (sumberdaya) disusun secara detail oleh Pelaksana Harian PHK dan disampaikan ke seluruh unit terkait

Setiap potensi masalah dikoordinasikan dgn Pimpinan Institusi sehingga penyelesaiannya melalui komando struktural

Semua kontrak pengadaan barang & jasa diketahui oleh Pimpinan Institusi, dan copy kontrak di CC ke unit terkait untuk memudahkan pengecekan pada saat penerimaan barang / jasa

Koordinasi - 2Reviewer TG di-SK-kan oleh Pimpinan

Institusi atau Lembaga yang relevan. Pemenang disahkan oleh Pimpinan Institusi atau lembaga yang relevan.

Rencana dan pelaksanaan Pengembangan Staf Dikoordinasikan dan disetujui oleh Pimpinan Institusi

Rencana dan pelaksanaan Program Pengembangan (lokakarya, in-house training dll) dikoordinasikan dengan Pimpinan Institusi / Pimpinan unit kerja terkait

Lessons-learnedKoordinasi antar unit terkait tidak maksimal,

sehingga beberapa program berjalan parsial, bahkan pejabat struktural tidak mengetahui detail kegiatan yang sedang berjalan.

Kegiatan tidak sesuai jadwal dgn alasan dana terlambat

Kegiatan tidak diinisiasi lebih awal, terutama tahap persiapan yg tidak membutuhkan dana, seperti:Proses kompetisi TGPenyiapan tender CW, Alat, Buku

(Pembentukan Panitia, Detail Spec, RKS)Pengadaan TA (TOR, Panitia Seleksi)Persiapan Staf Dev (Letter of acceptance

lebih awal)Lokakarya (TOR, identifikasi nara sumber

relevan)

Lessons-learned (Cont’)

Pengelola keuangan tingkat institusi tidak memahami tata-kelola PHK sehingga menghambat pelaksanaan kegiatan

Administrasi keuangan tidak sesuai standar pengelolaan keuangan (bukti pengeluaran dan pencatatan)

Alokasi / tingkat keketatan kompetisi TG tidak sesuai Panduan (1:3).

PHK-I Tahun 2011Pencairan dana: satu termin (+ 38.4%

dari total usulan semula)Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa:

Mengikuti Perpres No. 54 tahun 2010

Pelaporan dan Mon-Ev

Penanda tanganan kontrak

Pencaian dana

Laporan interimDanPIP thn berikutnya

Laporan akhir

Mon-Ev

Jan April Agust Sept Des

• Rekomendasi Pelaksanaan Tahun berikutnya

• Track record dari PT ybs

Mei

Monev Internal

Panduan pengelolaan administrasi, keuangan dan pengadaan barang dan jasa

Panduan penulisan laporan dan PIP

LAPORANLaporan Interim Laporan AkhirCapaian indikatorKemajuan kegiatanKemajuan FisikDaya serap keuanganPerkiraan dan rencana

penyerapan dana sampai dengan Desember 2011

Capaian indikatorHasil kegiatanCapaian FisikDaya serap keuanganRencana Pengembangan

Tahun berikutnya

PelaporanPenyerahan Laporan interim dan laporan

akhir:Direktorat Kelembagaan dan KerjasamaGedung DIKTI lantai 6Jalan Pintu I Senayan

TERIMA KASIH