1

Implementasi Aplikasi Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah (JIBAS) Pada Yayasan Pendidikan Kristen Indonesia Bentara

Wacana Muntilan

Artikel Ilmiah

Oleh :

Natanael Jeffrey Budiman Adi

NIM : 682010603

Program Studi S1 - Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

November 2014

2

3

4

5

6

1

Implementasi Aplikasi Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah (JIBAS) Pada Yayasan Pendidikan Kristen Indonesia Bentara

Wacana Muntilan

1)Natanael Jeffrey Budiman Adi, 2)Johan Tambotoh,Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya WacanaJl. Diponegoro 52-60 Salatiga, Jawa Tengah 50711

Email: 1) djarole@gmail.com, 2) johan.tambotoh@staff.uksw.edu,

Abstract

The development of rapid information technology is characterized by increasing integration of information technology in various aspects of our lives, one of them in the aspect of education. The role of information technology in education is becoming more and more powerful, one of which is the School of Information Systems Administration. In practice, the academic system that runs on the Indonesian Christian Education Foundation heralds Discourse Muntilan still not optimal because some data collection process was done manually and the application used to be very simple. The method used to solve these problems is by applying the method of Prototype Web-based open source application JIBAS (Joint Information Network Inter-School). Descriptive Qualitative methods were used to analyze the course of business processes to the application of information system applications in schools. The result of this research is to support the implementation of the application process JIBAS school activities both academic system administration and financial system and facilitate the making of timely and accurate reports.

Keywords: Akademik, Prototyping, Deskriptif Kualitatif.

AbstrakPerkembangan teknologi informasi yang semakin pesat ditandai dengan semakin

terintegrasinya teknologi informasi dalam berbagai aspek kehidupan kita, salah satunya dalam aspek pendidikan. Peranan teknologi informasi dalam dunia pendidikan menjadi semakin kuat, salah satunya adalah Sistem Informasi Administrasi Sekolah. Dalam penerapannya, sistem akademik yang berjalan di Yayasan Pendidikan Kristen Indonesia Bentara Wacana Muntilan dirasa belum berjalan optimal dikarenakan beberapa proses pendataan masih dilakukan secara manual dan aplikasi yang digunakan masih sangat sederhana. Metode yang digunakan untuk memecahkan permasalahan tersebut adalah metode Prototype dengan menerapkan aplikasi open source berbasis Web JIBAS (Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah). Metode Deskriptif Kualitatif digunakan untuk menganalisis jalannya proses bisnis hingga penerapan aplikasi pada sistem informasi sekolah. Hasil dari penelitian ini adalah penerapan aplikasi JIBAS untuk menunjang proses kegiatan administrasi sekolah baik sistem akademik maupun sistem keuangan dan memudahkan dalam pembuatan laporan secara tepat dan akurat.

Kata kunci : Akademik, Prototyping, Deskriptif Kualitatif ________________________________

1)Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Program Studi Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.2)Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.3)Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.

7

1. PendahuluanSalah satu teknologi yang sedang berkembang pesat saat ini adalah

teknologi informasi/komputer. Kemajuan yang berlangsung cepat, dapat ditinjau baik dari segi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), maupun perkembangan kualitas sumber data manusia (brainware). Perkembangan teknologi informasi dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan berbagai kegiatan dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan akurat, sehingga akhirnya dapat meningkatkan produktivitas kerja.

YPKI Bentara Wacana merupakan salah satu sekolah swasta yang berada di kota Muntilan yang berdiri pada tahun 1960 beralamat di Jalan Lettu Sugiarno 40a yang menyediakan pendidikan siswa mulai dari jenjang Taman Kanak-kanak (TK), Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP) dan Sekolah Menengah Atas (SMA). Proses pengolahan data pada sistem administrasi akademik yang telah berjalan pada setiap jenjang sekolah saat ini masih menggunakan pengolahan data manual dengan program Microsoft Excel, sedangkan pada kantor keuangan sekolah telah menerapkan aplikasi yang hanya khusus untuk mengolah data transaksi sekolah yang berasal dari penerimaan kewajiban siswa. Namun aplikasi yang digunakan masih sangat sederhana dikarenakan spesifikasi komputer masih rendah dan memiliki kemampuan yang terbatas. Akan tetapi dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan data administrasi, data-data dari tiap jenjang tidak terintegrasi, data-data akademik masih dikelola sendiri pada kantor tiap-tiap jenjang, sehingga mengalami kesulitan dalam proses organisir data yang menghambat proses pembuatan laporan yang berakibat pada proses administrasi tidak berjalan dengan efektif dan efisien.

Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Keuangan yang telah diterapkan dan berjalan hingga saat ini cukup memberikan dampak positif bagi keberlangsungan proses input keuangan sekolah. Akan tetapi seiring berjalannya waktu dan bertambahnya jumlah siswa yang disertai dengan kemajuan teknologi yang berkembang pesat saat ini, aplikasi tersebut dirasa kurang menunjang dalam pelaksanaan pengolahan data keuangan siswa pada YPKI Bentara Wacana. Hal ini dikarenakan fitur dari aplikasi yang kurang lengkap, menu-menu yang tidak tertata dengan rapi, tampilan yang masih sangat sederhana. Fitur dari aplikasi yang saat ini diterapkan hanya sebatas input data kuangan siswa, dan laporan pemasukan sekolah per hari, per minggu dan per bulan. Aplikasi hanya digunakan pada kantor keuangan yayasan, dan belum terhubung secara online dan atau offline pada jaringan sekolah.

Oleh karena itu dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Sekolah JIBAS diharapkan dapat mendukung berjalannya kegiatan administrasi pada YPKI Bentara Wacana sehingga proses kegiatan pengolahan data sekolah dapat berjalan dengan lebih baik dan efisien dan dengan diterapkannya aplikasi ini diharapkan peran serta dari seluruh guru dan karyawan yang ada dalam menjalankan aplikasi serta mengolah data agar data yang ada dapat memberikan

8

informasi yang bermanfaat dalam berlangsungnya kegiatan belajar mengajar maupun pembayaran administrasi keuangan di YPKI Bentara Wacana Muntilan

2. Kajian PustakaPenelitian yang berjudul "Implementasi Aplikasi Sistem Informasi

Akademik Menggunakan Framework PRADO (Studi Kasus Sekolah Tinggi Bahasa Ading Satya Wacana Salatiga)". Aplikasi menghasilkan sebuah sistem informasi akademik berbasis web yang dapat mengolah registrasi matakuliah dan nilai mahasiswa di StiBa dengan menggunakan framework PRADO.[1]

Penelitian yang berjudul "Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Administrasi dan Akademik Berbasis Web dengan Teknologi MVC dan Ajax (Studi Kasus : Fakultas Teknologi Informasi UKSW)". Aplikasi ini menghasilkan sebuah sistem informasi akademik dan administrasi berbasis web untuk Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana. Sistem ini cukup kompleks karena terdiri dari bagian-bagian untuk menyediakan informasi akademik maupun administrasi. Pada pembuatan sistem ini, digunakan ajax dalam penerapannya guna mengefisienkan penggunaan memori saat program berjalan.[2]

Penelitian yang berjudul "Sistem Informasi Akademik Berbasis Web dengan Menerapkan FusionChart V3 (Studi Kasus : SMA Negeri 2 Waingapu)". Aplikasi ini menghasilkan sistem informasi akademik berbasis web untuk SMA Negeri 2 Waingapu dengan menerapkan FusionChart V3 yang memudahkan pengguna untuk mengolah data dalam bentuk animasi grafik. Sistem ini memberikan perbedaan hak akses pada tiap-tiap pengguna yang akan diidentifikasi lewt account.[3]

Berdasarkan penelitian-penelitian yang pernah dilakukan maka penerapan sistem informasi akademik berbasis web pada sistem informasi sekolah memberikan dampak positif yang salah satu diantaranya adalah meningkatkan efisiensi kerja. Aplikasi berbasis web memiliki beberapa keuntungan yaitu tidak membutuhkan hardware dengan spesifikasi yang terlalu tinggi, dan untuk mengakses aplikasi baik admin maupun pengguna lainnya karena hanya memerlukan aplikasi browser untuk dapat mengakses sistem sekolah. Untuk menerapkan aplikasi JIBAS pada sistem informasi sekolah pada YPKI Bentara Wacana akan menggunakan komputer Server sebagai pusat sistem pengolahan data yang akan diletakkan pada kantor Yayasan dan membutuhkan jaringan yang terintegrasi dengan baik untuk dapat mengakses data dengan cepat dan akurat dari jarak yang dekat maupun jauh.

Penelitian yang dilakukan sebelumnya penerapan dari salah satu dari beberapa framework PHP yang ada dalam pemrograman berbasis web. Hal yang membedakan aplikasi sebelumnya dengan aplikasiweb JIBAS adalah aplikasi ini secara umum diakses melalui komputer server, sehingga memungkin aplikasi tersebut diakses secara serentak oleh tiga sehingga diperlukan framework-framework khusus agar penggunaan memori saat program dijalankan lebih efisien. Menu laporan dalam aplikasi JIBAS juga menerapkan FusionChart ketikan menampilkan grafik statistika siswa, laporan neraca rugi laba dan lain-lain. Dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi ini memadukan beberapa

9

framework dan fitur yang disediakan dalam pemrograman PHP yang berbeda dengan penelitian sebelumnya yang hanya menggunakan salah satu dari fitur dari pemrograman PHP.

Menu utama Sistem Akademik dan Keuangan yang terdapat pada aplikasi JIBAS akan memudahkan pihak sekolah dalam menyusun program kerja pendidikan maupun data keuangan sekolah secara tepat dan akurat. Untuk memenuhi kebutuhan YPKI Bentara Wacana, langkah awal yang diperlukan adalah analisa mengenai proses bisnis yang berjalan sampai dengan saat ini dan mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk dapat disesuaikan dengan aplikasi yang akan diterapkan pada sistem informasi sekolah, kemudian setelah seluruh data siap untuk dimasukkan kedalam Aplikasi Sistem Informasi Sekolah maka akan dilakukan presentasi pengenalan program kepada seluruh guru dan karyawan sekolah.

Melalui penelitian ini, diharapkan Aplikasi JIBAS dapat membantu dan memberikan kemudahan dalam menjalankan pengelolaan data administrasi baik sistem akademik sekolah maupun sistem keuangan sekolah sehingga proses jalannya pengelolaan sistem informasi sekolah dapat berjalan lancar, efisien dan lebih akurat demi meningkatkan kualitas sekolah.

Istilah “Sistem” sekarang ini telah banyak diterapkan pada sistem perbankan, sistem akuntansi, sistem inventori, sistem pemasaran, sistem pendidikan dan lain-lain. Definisi sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu atau merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tersebut. Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.[4]

Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasional organisasi yang bersifat manajerial. Dalam hal ini, Sistem informasi memiliki tujuan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan sistem akademik di suatu sekolah. Menurut Hall (2001) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana ada data dikelompokkan, di proses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.[5]

Peranan sistem Infomasi dalam dunia pendidikan saat ini belum dapat dirasakan oleh banyak sekolah, karena terkait berbagai kendala yang sebelumnya sudah dijelaskan. Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam pendidikan berkaitan dengan penjelasan sistem informasi manajemen pendidikan yang berisi tentang pengelolaan aspek-aspek yang berkaitan dalam pendidikan, baik akademik maupun keuangan.

10

Sistem informasi akademik dibuat untuk memberikan informasi akademik yang dibutuhkan secara akurat dan tepat waktu. Sistem informasi akademik khususnya bertujuan untuk memberi informasi mengenai nilai dan mata pelajaran, namun idealnya sistem informasi seharusnya dapat memberikan informasi yang lebih dari sekedar memberikan informasi nilai dan mata pelajaran saja, sistem informasi akademik dapat berisi mengenai jadwal pelajaran, data kelas, rencana kegiatan pembelajaran sekolah hingga aspek-aspek penilaian yang ditentukan dari tiap-tiap guru pengajar. Pada era sekarang ini sistem informasi akademik pada umumnya sudah berbasis web yang dapat diakses dimanapun dan kapan pun, dimana semua informasi yang ada dalam sistem dapat ditampilkan dengan menggunakan media Internet. [6]

Sistem Informasi akademik berbasis komputer memiliki nilai efisien yang baik. Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk pencatatan data-data sekolah, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertas-kertas tersebut, dan sebagainya. Selain itu, dengan sistem media elektronik ini, penulisan data secara berulang kali untuk kepentingan berbeda maupun sama dapat dihindari yang berarti menambah faktor efisiensi di atas. [7]

Jibas lahir dari visi "Kebersamaan Untuk Pendidikan". Kami membayangkan sebuah jaringan sistem informasi sekolah terintegrasi yang membantu pengelolaan sekolah, mengalirkan informasi, menyediakan media komunikasi dan membangun kolaborasi di antara komunitas pendidikan sekolah dari mulai siswa, guru, sekolah, orang tua, pemerintah dan masyarakat umum.

Misi JIBAS yakni menyediakan sistem informasi sekolah yang lengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan kualitas pengelolaan sekolah, membuka seluas-luasnya akses informasi akademik sekolah yang faktual bagi masyarakat, sehingga sekolah mendapatkan umpan balik positif dalam meningkatan mutu pendidikan secara kontinu, menyediakan sistem pengendalian mutu sekolah yang memiliki standarisasi pengukuran dan dapat diakses secara transparan oleh berbagai pihak berwenang, seperti pemerintah, orang tua, komite sekolah atau yayasan. mengelola media komunikasi dan kolaborasi yang efektif dan efisien bagi komunitas pendidikan sekolah.

Kelebihan JIBAS dibandingkan dengan aplikasi SISKO adalah tampilan JIBAS yang menarik dan mudah dipahami disertai dengan referensi alur program dalam bentuk gambar yang memberikan informasi kepada pengguna mengenai langkah-langkah dalam menjalankan aplikasi, fitur atau menu yang disediakan tidak sebatas akademik dan keuangan saja tetapi juga terdapat menu perpustakaan, pelaporan, info guru, info siswa dan jendela sekolah yang memungkinkan pengguna dapat mengakses JIBAS melalui media internet. JIBAS juga menyediakan beberapa aplikasi pendukung yaitu aplikasi sms gateway, backup and restore, import data siswa, live update, offline update, password changer, photo take, dan fingerprint client. Disamping itu tim developer JIBAS yang berada di kota Bandung Jawa Barat menyediakan jasa pelatihan selama 4 hari bagi Organisasi Pendidikan yang hendak menerapkan aplikasi JIBAS yang disertai dengan sertifikat pembekalan dari JIBAS dan menyediakan jasa sinkronisasi dan backup data secara online.

11

Menu JIBAS yang membantu pengelolaan data kegiatan dan operasional sekolah, diantaranya 1 SIMAKA (Sistem Informasi Akademik Sekolah) adalah aplikasi untuk membantu mengelola data-data akademik sekolah. Mulai dari penerimaan siswa baru, pendataan guru dan pelajaran, pendataan siswa dan kelas, penyusunan jadwal mengajar dan kalender akademik, periwayatan kehadiran siswa dan guru, pendataan nilai ujian, perhitungan nilai rapor, kenaikan kelas, pendataan alumni dan pengelolaan mutasi siswa. 2 SIMKEU (Sistem Informasi Keuangan Sekolah) adalah aplikasi untuk membantu mengelola data-data keuangan sekolah. Keuangan sekolah dikelola berdasarkan proses akuntansi sederhana. Pengolahan data-data keuangan sekolah meliputi pencatatan penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah, pembuatan berbagai laporan keuangan akuntansi seperti: laporan transaksi keuangan, laporan audit perubahan data keuangan, laporan buku besar, laporan rugi laba, laporan neraca percobaan, laporan neraca, laporan perubahan modal dan laporan arus kas.

3 SIMTAKA (Sistem Informasi Perpustakaan) merupakan aplikasi yang membantu sekolah untuk mengelola data dan kegiatan perpustakaan, seperti pendataan barang-barang perpustakaan dan pencatataan peminjaman serta pengembalian oleh anggota perpustakaan. 4 EMA (Executive Summary Report) - Pelaporan Eksekutif merupakan aplikasi yang menampilkan berbagai laporan terpadu bagi para eksekutif sekolah, seperti: pihak yayasan, kepala sekolah, pejabat dinas pendidikan atau donatur sekolah. Contoh laporan yang ditampilkan seperti laporan data siswa, laporan penilaian siswa, laporan kepegawaian, laporan penerimaan dan pengeluaran keuangan, laporan transaksi keuangan harian, laporan arus kas sekolah dan laporan lainnya.

5 InfoGuru merupakan aplikasi yang menyediakan media informasi dan komunikasi antara guru dengan siswa di lingkungan sekolah. Guru dapat mengakses berbagai data akademik, seperti: data presensi dan nilai siswa serta jadwal mengajar. Guru dapat menyebarkan pengumuman dan berbagi informasi dengan mengunggah berkas-berkas dan menulis berbagai berita. Guru juga dapat berkomunikasi dengan mengirim pesan kepada sesama guru atau siswa. 6 InfoSiswa merupakan aplikasi yang menyediakan media informasi dan komunikasi antara siswa dengan guru di lingkungan sekolah. Siswa dapat membaca dan melihat berbagai informasi dan laporan akademik miliknya, seperti: data nilai dan presensi, informasi jadwal dan kalender. Siswa dapat menulis berbagai berita yang bisa dibaca dan dikomentari rekan-rekannya. Siswa juga dapat berkomunikasi dengan mengirim pesan dengan sesama siswa dan guru di sekolah.

Menu yang disedikan pada sistem akademik adalah a). Registrasi Peserta Didik, menu ini digunakan pada saat penerimaan siswa baru hingga penempatan kelas para siswa baru; b).Pengelolaan Guru dan Siswa, fungsi dari menu ini adalah untuk mengelola data lengkap guru dan siswa; c).Daftar Pelajaran, menu ini digunakan untuk memasukkan data mata pelajaran yang ada disekolah; d).Jadwal Pelajaran, menu ini adalah menu untuk mengatur jadwal pelajaran agar lebih sistematis; e). Penilaian, menu ini adalah hasil kompetensi siswa yang diambil berdasarkan aspek-aspek yang telah ditentukan oleh tiap-tiap guru pengajar.

12

3. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Adapun metode atau desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini merupakan metode deskriptif kualitatif. Penelitian ini merupakan penelitian yang berusaha melihat kebenaran-kebenaran atau membenarkan kebenaran, namun di dalam melihat kebenaran tersebut, tidak selalu dapat dan cukup didapat dengan melihat sesuatu yang nyata, akan tetapi terkadang perlu pula melihat sesuatu yang bersifat tersembunyi, dan harus melacaknya lebih jauh pada sesuatu yang nyata tersebut. Tahap-tahap dalam penelitian ini digambarkan pada gambar 1.

Gambar 1 Tahapan Penelitian

Penelitian dilakukan di Yayasan Pendidikan Kristen Indonesia Bentara Wacana yang terletak di jalan Lettu Sugiarno nomor 40a, kecamatan Muntilan, kabupaten Magelang. Fokus penelitian ini dilakukan pada kantor keuangan Yayasan dimana penulis mengamati fenomena yang terjadi di sekolah kemudian menulis segala aktivitas yang dan kendala-kendala yang dialami dari proses yang berjalan di kantor keuangan.

Proses penelitian diawali dengan mengamati aktivitas kegiatan di kantor keuangan, kemudian berperan serta dalam proses pembayaran sekolah baik secara manual maupun ketika memasukkan data keuangan ke dalam aplikasi.

Hasil dari pengamatan yang didapat melalui metode observasi partisipan maupun non partisipan kemudian disesuaikan dengan hasil wawancara bebas tidak terikat yang ditujukan kepada Ibu Magdalena Hartini selaku penanggungjawab kantor keuangan dan dicatat sebagai data penelitian. Kendala yang dialami kantor keuangan adalah aplikasi yang digunakan hanya dapat mengolah pemasukan keuangan yang berasal dari uang sekolah siswa akan tetapi laporan pembukuan keuangan sekolah masih menggunakan metode pencatatan secara manual. Kemudian aplikasi keuangan berbasis desktop yang belum terintegrasi pada satu jaringan dengan jenjang-jenjang sekolah yang berada di satu

13

lokasi yang sama membuat tugas dari kantor keuangan menjadi bertambah dikarenakan harus mencatat nama-nama siswa yang belum melunasi biaya sekolah berdasarkan permintaan dari penanggungjawab di tiap-tiap jenjang pendidikan.

Langkah selanjutnya setelah mengidentifikasi masalah yaitu pengumpulan data. Data yang dikumpulkan adalah printscreen dari aplikasi yang digunakan, buku laporan keuangan, lembar daftar nama siswa yang menunggak.

Dari hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa keberadaan aplikasi keuangan yang saat ini dijalankan masih sangat sederhana yang memerlukan pengembangan lebih lanjut, pembagian kerja yang kurang baik di YPKI Bentara Wacana baik karyawan Kantor Keuangan maupun karyawan yang berada di tiap jenjang.

Alur sistem penerimaan siswa baru dengan menggunakan flowchart dapat dilihat pada gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2 Flowchart Proses Penerimaan Siswa Baru

Dari flowchart di atas dapat dijelaskan bahwa proses penerimaan siswa baru secara keseluruhan hingga penempatan siswa baru. Formulir pendaftaran disediakan ketika melakukan promosi pada sekolah-sekolah dan tersedia juga di kantor bagian penerimaan siswa baru. Pendafaran calon siswa yang akan masuk terbagi menjadi beberapa gelombang dengan batas pendaftar berbeda-beda pada tiap gelombangnya. Proses penerimaan siswa baru di YPKI Bentara Wacana hanya melalui wawancara lisan dan disertai dengan keterangan lengkap dari calon siswa agar dapat diinputkan kedalam daftar siswa baru yang akan diserahkan pada

14

bagian Tata Usaha untuk menginputkan keterangan data lengkap siswa pada sistem informasi sekolah.

Data calon siswa berdasarkan hasil luaran sistem yang berupa laporan data siswa baru akan diserahkan pada kepala sekolah dan akan diadakan rapat untuk penempatan kelas siswa-siswa baru disesuaikan dengan kapasitas kelas dan jumlah kelas yang penentuannya berdasarkan dari jumlah calon siswa yang masuk.

Gambar 3 Flowchart Proses Input Data Siswa dan Penilaian

Sistem Database Sekolah menginput data lengkap Siswa Baru atau Siswa Tetap (sebelum implementasi sistem dijalankan), Biodata Guru, Data Kurikulum dan Nilai Siswa yang diambil dari beberapa aspek tertentu. Data-data tersebut digunakan untuk proses pembagian kelas, jadwal mengajar, dan jadwal pelajaran.

Hasil luaran dari sistem adalah nilai rapor siswa yang akan diserahkan pada orang tua siswa, kemudian laporan data Guru yang berisi data jadwal mengajar para Guru, laporan data siswa yaitu laporan data siswa per tingkat dan per kelas dan laporan nilai siswa yang menggambarkan perkembangan

15

kompetensi siswa yang disimpan menjadi pedoman pola mengajar dan bimbingan para guru-guru pengajar demi meningkatkan lulusan yang berkualitas.

Gambar 4 Flowchart Sistem Keuangan Sekolah

Proses pembayaran diawali dari menginput form kesanggupan biaya sekolah dari hasil wawancara tiap pergantian tahun ajaran yang kemudian diserahkan pada kepala sekolah untuk persetujuan dan diserahkan ke bagian tata usaha untuk diinput pada sistem keuangan sekolah. Dari hasil pengolahan data pada sistem maka muncul tagihan siswa yang terdiri dari beberapa jenis pembayaran mulai dari biaya SPP, uang tabungan, uang tes dan uang komputer.

Setiap jenjang pendidikan memiliki jenis pembayaran yang berbeda-beda. Khusus pada biaya SPP, selain berdasarkan kesanggupan melalui formulir kesanggupan, adapula penentuan biaya berdasarkan beasiswa untuk siswa berprestasi dan beasiswa dari instansi-instansi yang memberikan bantuan pelayanan pembiayaan biaya sekolah siswa. Instansi yang bekerja sama dengan YPKI Bentara Wacana adalah PPA-Nain, yang merupakan intansi cabang yang berpusat di Kota Bandung,Jawa Barat.

Setelah muncul tagihan siswa, siswa membayarkan kewajibannya di kantor bagian keuangan, kemudian laporan pembayaran siswa otomatis diproses oleh sistem. Ketika Yayasan atau Tata Usaha dari setiap jenjang ingin melihat

16

pembayaran siswa, dapat membuka Sistem Informasi Keuangan pada menu Laporan Pembayaran Siswa dan Kelas. Daftar dari siswa yang menunggak juga dapat di export ke dalam file excel maupun dicetak dalam bentuk hardcopy.

Pemodelan tagihan yang dijalankan pada aplikasi adalah jumlah tagihan sesuai kesepakatan di kali total bulan selama satu tahun ajaran. Tiap pembayaran yang sudah ditentukan angsuran tiap bulannya akan mengurangi jumlah hutang biaya pendidikan siswa. Dari beberapa proses bisnis yang ada, fokus penelitian ini adalah untuk membantu pihak sekolah dalam mengolah data akademik dan keuangan agar proses kerja tiap-tiap bagian lebih efisien dan memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan yang akan dibicarakan pada rapat rutin bulanan Yayasan bersama dengan Rapat Majelis Gereja sebagai pendiri YPKI Bentara Wacana.

Perancangan sistem pada YPKI Bentara Wacana digambarkan dengan Data Flow Diagram. Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan untuk membantu perancangan pembuatan sebuah sistem sehingga mudah dipahami oleh pengguna. Berikut Data Flow Diagram Level 0-1 yang mengambarkan proses bisnis pencatatan dan pengelolaan data administrasi akademik sekolah DFD Level 0 digambar pada Gambar 5.

Pada DFD level 0 Sistem Informasi Akademik Yayasan Pendidikan Kristen Indonesia Bentara Wacanca Muntilan, terdapat sistem informasi sekolah yang mencakup sistem pengelolaan akademik sekolah yang berisi data calon siswa baru, data siswa, data guru, data kurikulum, data kelas, data wali kelas dan kepala sekolah. Dari data yang diperoleh melalui penelitian, maka dapat diinput kedalam sistem sekolah, sehingga menghasilkan informasi yang jelas dan akurat. Dapat dilihat pada Gambar 5 di bawah ini.

Gambar 5 Data Flow Diagram Level 0

17

4. Hasil dan PembahasanLangkah awal dari proses implementasi di awali dari pengajuan saran

kepada ketua Yayasan untuk pembelian komputer yang baru. Komputer yang akan digunakan adalah komputer server sesuai standart spesifikasi server dengan pertimbangan ketahanan dan kecepatan membaca database ketika aplikasi diakses oleh banyak pengguna. Langkah selanjutnya adalah intalasi jaringan sekolah melalui kabel LAN yang saling terhubung dari TK, SD, SMP, SMA dan Kantor Keuangan Yayasan yang berlangsung selama dua minggu. Proses instalasi aplikasi dilakukan selama tujuh hari dikarenakan perlu menghubungkan aplikasi ke jaringan sekolah dan dilakukan pengujian apakah aplikasi dapat di akses dari komputer yang berbeda dalam satu jaringan intranet sekolah dimana proses instalasi ini melibatkan karyawan yayasan Bapak Deri Indra Pradika, Bapak Agus Sukendar, Bapak Jimmy Kusdiarto dan Bapak Robert Yunianto.

Tahapan selanjutnya adalah membuat undangan yang ditujukan kepada yayasan, pengelola kantor keuangan, kepala sekolah tiap jenjang dan tata usaha setiap jenjang yang isinya mengundang untuk pengenalan aplikasi JIBAS. Prioritas utama diadakan aplikasi ini adalah menyelesaikan permasalahan yang dialami kantor keuangan yayasan. Tahapan selanjutnya adalah mempersiapkan data-data yang akan dimasukkan kedalam aplikasi. Proses pengambilan data dilakukan dengan cara pengajuan surat untuk meminta data sekolah terdiri dari data siswa, data guru lengkap dengan status dan jabatannya, data mata pelajaran dan guru pengajar, jadwal pelajaran dan struktur organisasi tiap sekolah yang ditandatangani oleh Ketua Yayasan.

Pengumpulan data sekolah ini berlangsung selama dua minggu dikarenakan harus mengumpulkan data-data sekolah terbaru selama tahun ajaran 2013-2014. Setelah semua data terkumpul, baru dilakukan proses input data kedalam aplikasi yang memerlukan waktu 26hari karena harus menyesuaikan dengan data siswa yang dari tiap sekolah dengan data siswa yang ada di kantor keuangan. Pada proses input bagian kuangan memerlukan persetujuan dan kerja sama dari pengurus yayasan yaitu Bapak Robert Yunianto sebagai bendahara 1 yayasan karena pembukuan yang ada pada aplikasi harus disesuaikan dengan aturan-aturan dalam pembukuan keuangan yang disudah berjalan di yayasan.

Tahap selanjutnya yakni pengujian program yang diawali kegiatan pendampingan di kantor keuangan yang dilakukan selama satu bulan dimulai pada bulan April 2014 hingga bulan Mei 2014. Dari proses pendampingan, banyak pertanyaan mengenai teknis penggunaan dan pengelolaan data dengan aplikasi yang baru. Hal ini dianggap wajar sebab tampilan dan menu yang disediakan oleh JIBAS berbeda jauh dengan menu yang ada pada aplikasi sebelumnya. Setelah berjalan selama satu bulan melalui pendampingan khusus, kemudian kembali dilakukan pengujian kelayakan aplikasi untuk sekolah melalui metode wawancara yang ditujukan kepada Ibu Magdalena Hartini, Ibu Rut Tri Waryanti dan wakil pengurus yayasan bagian bendahara 1 Bapak Robert Yunianto.

18

Pertanyaan yang diajukan dalam sesi wawancara secara bebas mengenai hasil uji coba program tersebut yaitu apakah tampilan dari aplikasi menarik, apakah menu dari aplikasi mudah dipahami, apakah alur program yang terdapat pada aplikasi sudah sesuai dengan proses bisnis yang berjalan di kantor keuangan, kendala tersulit apa yang dialami ketika menjalankan program keuangan, apakah penerapan aplikasi JIBAS pada proses keuangan memakan banyak waktu, apakah pendapat anda mengenai aplikasi keuangan baru yang diterapkan saat ini, apakah aplikasi ini sudah menjawab segala permasalahan dan kebutuhan dari kantor keuangan yayasan, apakah aplikasi JIBAS layak diterapkan untuk proses pengelolaan data sekolah kedepannya. Hasil dari wawancara kedua yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa aplikasi JIBAS merupakan aplikasi yang kompleks dengan tampilannya yang menarik, menu yang disediakan yang lengkap, mudah dipahami dan layak diterapkan pada proses akademik di tiap jenjang pendidikan sekolah yang ada di YPKI Bentara Wacana.

Setelah kegiatan keuangan berjalan lancar, kemudian tahap selanjutnya adalah penerapan fitur akademik di sekolah. Hak akses pengguna aplikasi yang berhak mengelola data sekolah ditentukan oleh yayasan pada rapat yayasan guna menjaga kerahasiaan data, keabsahan data dan menghindari dari penyalahgunaan aplikasi. Pada menu program akademik ini diperlukan partisipasi dari pengelola setiap jenjang untuk ikut aktif dalam pengelolaan data baik siswa, guru maupun data kurikulum yang menyangkut data pelajaran hingga proses absensi dan nilai siswa. Proses implementasi aplikasi JIBAS pada YPKI Bentara Wacana diawali dengan proses pendataan Sekolah yang ditampilkan pada gambar 5.

Gambar 6 Referensi Data Sekolah

19

Langkah awal pendataan sekolah yang terdapat pada alur menu aplikasi JIBAS adalah memasukkan data pegawai yang berperan dalam proses pendidikan disekolah, baik pegawai bagian akademik maupun non akademik. Pendataan pegawai menjadi langkah awal dikarenakan pada proses pembuatan Departemen memerlukan Kepala Sekolah dan pada setiap kelasnya memerlukan guru wali kelas.

Gambar 7 Tambah Departemen

Departemen yang dimaksudkan adalah jenjang-jenjang pendidikan yaitu Taman Kanak-kanak (TK), Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA).

20

Gambar 8 Jadwal Pelajaran Kelas

Gambar 8 menerangkan jadwal belajar mengajar yang berlangsung di SMA Bentara Wacana. Jam belajar dibagi menjadi 8 jam pelajaran, lama setiap jam pelajaran adalah 50 menit dan berakhir pada pukul 13:35 siang. Jam istirahat sekolah adalah 2 kali selama 15 menit. Jadwal pelajaran setiap kelasnya akan terintegrasi dengan jadwal mengajar guru dan perhitungan jam mengajar guru. Dengan adanya aplikasi ini, jadwal mengajar guru dengan jadwal pelajaran lebih teroganisir dengan baik.

Gambar 9 Penilaian Mata Pelajaran

21

Penilaian dilakukan oleh guru pengajar mata pelajaran, terdapat juga penilaian dengan sistem grading seperti halnya pada penilaian Mata Kuliah di Universitas.

Gambar 10 Referensi Menu Sistem Informasi Keuangan

Pada menu referensi Sistem Informasi Keuangan, alur proses informasi di awali dari meng-input kode rekening yang digunakan dalam sistem keuangan. Kemudian memasukkan data jenis-jenis pembayaran siswa. Tahun buku merupakan tahun awal dimulainya pembukuan keuangan sekolah yang disesuaikan dengan awal tahun ajaran baru pendidikan. Jenis-jenis perimaan adalah pemasukkan sekolah yang berasal dari kewajiban pembayaran siswa. Pada menu jenis penerimaan, perlu memasukkan kode rekening pengalokasian dana pada kas, pendapatan, piutang dan diskon.

22

Gambar 11 Penerimaan Pembayaran SPP

Gambar 11 menjelaskan proses pembayaran SPP sekolah. Pada kolom Pembayaran yang harus dilunasi, jumlah bayaran merupakan besarnya biaya SPP selama 1 tahun ajaran. Besarnya cicilan adalah jumlah pembayaran yang dibayarkan pada tiap bulannya. Pada proses pembayaran cicilan per bulan disertai dengan keterangan pembayaran yang akan digunakan pada proses pelaporan keuangan. Nama user yang bertugas akan secara otomatis tercantum pada kolom petugas yang melayani transaksi pembayaran. User yang dapat mengakses menu keuangan hanya dapat ditentukan oleh yayasan sebagai posisi admin pada sistem. Data login setiap user akan terekam sistem pada yang hanya dapat dilihat oleh admin. Data login pada pengguna yang diberikan hak akses pada menu keuangan dan akademik berbeda-beda. Hal ini bergantung pada kebijakan dari pemegang admin guna menjaga keamanan data dari penyalahgunaan aplikasi.

23

Gambar 12 Laporan Pembayaran SPP per Kelas

Gambar 12 merupakan informasi laporan pembayaran SPP tiap kelas yang disertai dengan jumlah hutang pembayaran. Keterangan lunas adalah ketika telah menyelesaikan pembayaran selama satu tahun ajaran dan nominal pada kolom hutang adalah nol. Laporan Pembayaran siswa dapat dicetak dan di export ke dalam file excel.

Uji coba program dilakukan setelah instalasi jaringan intranet selesai, komputer server telah saling terhubung dengan komputer lain dan setelah seluruh proses input data selesai.

5. Simpulan

Berdasarkan penelitian yang dilakukan melalui wawancara dan pengamatan secara langsung, penerapan Aplikasi JIBAS memberikan solusi pemecahan permasalahan yang ada pada kegiatan administrasi YPKI Bentara Wacana. Proses implementasi Aplikasi JIBAS diawali dengan membangun jaringan intranet yang dikhususkan untuk proses informasi data sekolah. Kemudian sebagai media pengolahan dan penyimpanan data administrasi, YPKI Bentara Wacana menggunakan komputer server yang terhubung langsung ke jaringan intranet sekolah. Pihak-pihak yang bertugas mengolah data administrasi sekolah adalah Tata Usaha tiap jenjang, Staff Keuangan dan Pengurus Yayasan yang berkedudukan sebagai admin.Program JIBAS yang telah berjalan 4 bulan ini mendapat respon positif dari pengurus yayasan, staff keuangan dan bagian tata usaha yaitu pengeloaan data yang lebih mudah, meminimalisir adanya redundasi data, lebih menghemat waktu dalam proses pengolahan data, mengurangi jumlah pengeluaran kertas untuk mencatat laporan. Laporan akademik dan keuangan

24

dapat di backup melalui aplikasi backup yang disediakan oleh JIBAS atau diexport ke dalam file excel. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan keamanan dimana pihak sekolah yang diberikan hak akses harus memasukkan username dan password yang berbeda pada masing-masing pengguna yang telah ditentukan oleh admin.

6. Daftar Pustaka

[1] Kadir, A. 2003, "Pengenalan Sistem Informasi". Penerbit Andi, Yogyakarta[2] McLeod, R. Jr. 1996, "Sistem Informasi Manajemen", Edisi Bahasa

Indonesia,Prenhallindo, Jakarta.[3] Mulyanto, A. 2005, "Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada

FakultasSains Dan Teknolgi Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga". Tesis, UGM, Yogyakarta

[4] Jogiyanto, HM. 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi: PendekaatanTerstruktur, Yogyakarta: Andi Offset

[5] Whitten, L.J. 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem, Edisi ke-6, Yogyakarta.

[6] http://www.kamadeva.com/index-menu-whyus.htm. Diakses tanggal 26 Januari 2014

[7] www.jibas.net/content/infojibas/infojibas.php. Diakses tanggal 10 February 2014)