Identifikasi, Pengelolaan

& Perawatan Donatur

Muhammad YusufSekolah Fundraising PIRACBecome A Successful Fundraiser, Hotel Lembah Nyiur-Bogor, 16-18 Oktober 2012

Oleh:

yusufyudapraja

Tujuan Sesi

• Pengenalan tentang apa, bagaimana dan mengapa identifikasi, pengelolaan dan perawatan donatur harus dilakukan dalam fundraising lembaga.

Output Sesi

• Peserta mengetahui tentang pentingnya identifikasi donatur

• Peserta mengetahui tentang pengelolaan donatur harus dilakukan.

• Peserta memahami cara perawatan donatur

1. Kelompok anda diminta memasukkan sejumlah bola ke dalam keranjang yang masing masing keranjang tersebut memiliki nilai yang berbeda sesuai dengan tingkat kesulitannya. 2. Masing-masing kelompok akan mendapatkan sumber daya 10 bola yang bernilai 1 juta/bola (total 10 juta)3. Kelompok harus menentukan target fundraising berdasarkan assesment kemampuan masing-masing4. Target minimal yang harus dicapai oleh masing-masing kelompok adalah 1 M5. Masing-masing keranjang memiliki nilai yang berbeda sesuai dengan tingkat kesulitannya6. Jika anggota kelompok gagal memasukkan bola, maka akan dikenakan penalty pengurangan nilai sebesar 10% dari target yang dituju7. Masing-masing anggota kelompok harus mencoba melemparkan bola sesuai dengan kapasitasnya8. Pemenang dari permainan ini adalah kelompok yang berhasil mencapai atau melampaui target, dan mengumpulkan poin terbanyak diantara kelompok lain

Fundraising Basket Game

“Di Indonesia terdapat 12,9 juta perusahaan permanen dan 9,8 juta perusahaan bersifat non permanen (Sensus Ekonomi 2006).

-Apakah semua perusahaan akan anda prospek?-Apakah semua cocok dan tepat bagi program dan organisasi anda?-Seberapa banyak “peluru” (sumber daya) yang anda miliki?-Bagaimana membuat upaya fundraising anda efektif dan efisien?

Contoh: Perusahaan sebagai Target Fundraising

Beberapa langkah menentukan prospek

donatur:

1. Memilih segment donatur

2. Mendapatkan data donatur

3. Menyeleksi data donatr

4. Sistem informasi data donatur

5. Memperbaiki dan mengembangkan data

donatur

Tahapan Identifikasi & Pemetaan Donatur

1. Memilih Segment Donatur

–Berbasis geografis: segmen prospek dipilah berdasarkan pembagian wilayah tinggal atau keberadaan prospek/jaringan/koneksi (lokal, regional, nasional, internasional).

–Berbasis demografis: segmen prospek dipilah berdasarkan kelompok kependudukan dalam masyarakat, seperti usia, jenis kelamin, pekerjaan, pendapatan/kekayaan dan keberagamaan.

–Berbasis psikografis: segmen prospek dipilah berdasarkan perilaku dan gaya hidup, ketertarikan/interest.

2. Mendapatkan Data Donatur• Buku Tamu Lembaga / Acara Lembaga• Kartu Nama Jaringan dsb• Buku Agenda• Daftar Penerima Manfaat / Pelanggan• Daftar Pengunjung Web Lembaga Anda• Anggota Milis Anda• Buku / Database Alumni• Direktori: Perusahaan, Alumni, Komunitas• Iklan atau publikasi umum: koran, majalah, news

letter, dll.• Daftar donatur lembaga lain• Buku Pembelian Pulsa Telepon• Membeli di Lembaga Penyedia Database (Contoh

Lelang Database Pengguna Kartu Kredit di www.kaskus.us)

Data prospek yang wajib anda miliki:

• Profil target donatur corporate• Kontak person: Nama, direktur, manager, dll.• Alamat, telepon, fax, email, HP• Minat/ program/ visi misi• Model dan format proposal• Lembaga yang pernah disumbang, riwayat

berdonasi• Mekanisme persyaratan, administrasi dan

pertanggungjawaban• dll

Data Prospek yang baik:

1. Memiliki batasan atau spesifikasi yang jelas

2. Berasal dari sumber yang jelas

3. Mudah untuk digunakan

4. Dapat diukur hasilnya

3. Menyeleksi Data Donatur

4. Sistem Informasi Data Donatur

Kegunaan sistem informasi data prospek:

• Menyimpan data prospek dalam jangka panjang

• Mudah dibaca atau diakses

• Mudah untuk digunakan

• Dapat menjadi pengontrol otomatis

5. Memperbaiki danMengembangkan Data Donatur

•Mendapatkan komplain dari donatur

• Adanya masukan baru data donatur

• Periksa silang melalui telpon

• Perbaikan secara periodik

Exercise ???

Pengelolaan Donatur

Customer Relationship Management

• Database Donatur dan Donatur Potensial• Bagian dari Perawatan Donatur• Segmentasi dan perlakuan personal donatur

Contoh Software: SugarCRMMicrosoft CRMCRM berbasis Opensource

Customized Database Donatur PKPU

Database Fundraising

•Microsof Excel•Microsoft Access•Dsb

(Cara Pembuatannya bisa diperoleh di buku PIRAC)

DATABASE

•Menyimpan data prospek dalam jangka panjang

•Mudah dibaca atau diakses

•Mudah untuk digunakan

•Dapat menjadi pengontrol otomatis

•Adanya masukan baru data prospek

•Selalu cek silang melalui telpon, email dsb

•Selalu perbaiki secara periodik

•Rajin-rajin update

•Rutin mengupdate dan meriset konsumen/donatur

Fungsi, Manfaat

Perlakuan

Perawatan Donatur

Apa sih yang donor mau?

• Mengenal lembaga/program

• Mengetahui keterkaitan program yang

ditawarkan dengan ketertarikan mereka

• Mempercayai reputasi lembaga /tokoh lembaga

• Mudah mendapatkan info tentang lembaga

• Kenyamanan untuk melanjutkan proses

komunikasi

• Ucapan terima kasih• Perhatikan aturan main pemanfaatan dana,

pelaporan dan pertanggungjawaban: MoU• Perhatikan tenggat waktu dan tahapan program• Kunjungan “hangat” dan jaga komunikasi rutin• Informasi dan layanan• laporan rutin: program dan keuangan• Usulkan kunjungan ke lokasi• Ajak berpartisipasi dalam kegiatan• Berikan penghargaan dan hadiah

Bagaimana Membuat DonorSelalu setia?

Bagaimana Membuat DonorSelalu setia?

• Yakinkan bahwa donasi yang disalurkan melalui lembaga Anda digunakan secara baik

• Selalu informasikan bagaimana donasi tersebut disalurkan

• Berlaku baik kepada publik• Tanggap merespon masukan/keluhan donatur dan

publik atas informasi donasi• Buat donatur Anda merasa nyaman dengan

komunikasi dan perlakuan Anda• Berikan perhatian personal kepada donatur• Usahakan Anda selalu ada ketika donatur Anda

sedang membutuhkan• dsb

Jika Donatur Puas?

• Donasi berlanjut• Menjadi Fundraiser alami tanpa diminta• Possitive image bagi lembaga• Sama-sama puas

Terima kasih