hyperlink

Modul Komputer Perkantoran Oleh : Armiati, S,Pd, M.Pd & Dessi Susanti, S.Pd Konsentrasi ADP Fak. Ekonomi UNP

BAB 10

PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SEDERHANA

MENGGUNAKAN FUNGSI HYPERLINK PADA MS. EXCELL

Database atau basis data dapat dibayangkan ibarat sebuah lemari arsip.

Jika anda bekerja di perkantoran tentu sangat banyak arsip-arsip atau dokumen

kantor yang disimpan ke dalam lemari tersebut. Sering anda melihat bahwa

penempatan arsip didalam lemari tidak dilakukan secara sembarangan/acak, tapi

diberi pembeda antara satu arsip dengan arsip yang lainnya. Pembedanya dapat

berupa nomor urut, warna sampul, urutan letak atau berdasarkan tanggal dan lain

sebagainya. Begitu juga halnya dengan buku telpon/alamat yang anda punyai,

biasanya diatur menurut abjad nama atau kategori tertentu, seperti teman,

keluarga, klien dan lain sebagainya. Semuanya disimpan dan diatur menurut

aturan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Upaya anda untuk menyusun dan

melakukan hal diatas baru akan terasa kalau data arsip dan daftar alamat yang

dimiliki sudah banyak. Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam mencari atau

mengambil data tertentu dalam arsip maupun buku alamat tadi secara Cepat dan

mudah. Bayangkan kalau semua arsip atau daftar buku alamat tersebut tidak diatur

penyusunannya, tentu akan sangat sulit untuk mencari arsip atau nomor telpon

tertentu. Tidak saja sulit tapi akan sangat membutuhkan waktu yang lama.

Secara konseptual, database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data-

data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara

logis, sehingga menghasilkan informasi. Sebuah informasi yang berdiri sendiri

tidaklah dikatakan database. Contoh : Nomor telpon seorang pelanggan, disimpan

dalam banyak tempat apakah itu di file pelanggan, di file alamat dan di lokasi


yang lain. Antara file yang satu dengan file yang lainnya tidak saling

berhubungan, sehingga apabila salah seorang pelanggan berganti nomor telpon

dan anda hanya mengganti di file pelanggan saja, maka akibatnya akan terjadi

ketidakcocokan data, karena di lokasi yang lain masih tersimpan data nomor

telpon yang lama. Dalam sistem database hal ini tidak boleh dan tidak bisa terjadi,

karena antara file yang satu dengan file yang lain saling berhubungan, jika suatu

data yang sama anda ubah, maka data tersebut di file yang lain akan otomatis

berubah juga. Sehingga tingkat keakuratan/kebenaran data sangat tinggi. Secara

prinsip, dalam suatu database tercakup dua komponen penting, yaitu Data dan

Informasi. Jadi tujuan akhir anda adalah bagaimana mengelola data sehingga

mampu menjadi informasi yang diinginkan dan dapat dilakukan proses

pengambilan, penghapusan, pengeditan terhadap data secara mudah dan cepat

(efektif, efisien dan akurat) Data sedangkan informasi adalah data yang telah

diolah sehingga bernilai guna dan dapat dijadikan bahan dalam pengambilan

keputusan. Data adalah fakta, baik berupa sebuah obyek, orang dan lain-lain yang

dapat dinyatakan dengan suatu nilai tertentu (angka, symbol, karakter tertentu,

dll). Informasi Merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

A. Merancang Aplikasi Database dengan Hyperlink

Fasilitas pendukung lain yang disediakan oleh Excel adalah penghubung

antar data (Link). Link atau tautan sangat membantu kita untuk menuju suatu

halaman pada excell, baik dalam satu lembar kerja, antar lembar kerja (worksheet)

atau antar file. Link bisa mempercepat akses apabila kita memiliki lembar kerja


yang luas atau banyak tanpa harus mencari secara manual. Kita dapat menaruh

link dimana saja hingga pada file yang berbeda, sehingga kita dapat menemukan

cell yang dituju dan membukanya dengan mudah. Putra (2005: 160) menyebutkan

bahwa Link adalah hubungan suatu data dengan yang lainnya dan menyebabkan

antar data tersebut menjadi satu kesatuan yang saling berkaitan.

Pada bagian ini akan dibahas pemakaian fasilitas Hyperlink antar sheet

untuk merancang aplikasi database. Hyperlink artinya melompat ke dokumen lain

atau serangkaian teks ataupun citra yang dapat membawa ke posisi lain dalam

suatu dokumen atau ke bagian lain. Sumber informasi tersebut tidak hanya berupa

teks, dapat juga berupa grafiks, citra, audio dan video, yang sering disebut

hypermedia (Elvina, 2009).

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah menggunakan fasilitas Hyperlink

untuk perancangan aplikasi database kemahasiswaan.

1. Menentukan Entity yang dibutuhkan

Untuk merancang sebuah aplikasi database kemahasiswaan, terlebih

dahulu yang harus dilakukan adalah menetukan entity. Entity merupakan sesuatu

yang dapat diidentifikasi dari suatu sistem database, bisa berupa objek, orang,

tempat, kejadian atau konsep yang informasinya akan disimpan dalam database.

Misalnya pada sistem database akademik, yang menjadi entity adalah, mahasiswa,

dosen, matakuliah fakultas, jurusan, lokal dan lain sebagainya. Dalam aplikasi,

penggunaan istilah Entity sering di samakan dengan istilah Tabel. (Entity = table).

Disebut tabel, karena dalam merepresentasikan datanya di atur dalam bentuk baris

dan kolom. Baris mewakili 1 record dan kolom mewakili 1 field. Dalam system

database tradisional, entity/table ini disebut juga dengan file.


Maka secara sederhana, anda dapat menentukan tiga entity utama yang

terlibat dalam proses kegiatan akademik, yaitu : 1. Entity Mahasiswa, berfungsi

untuk menyimpan data mahasiswa. 2. Entity Dosen, berfungsi untuk menyimpan

data dosen, dan 3. Entity Matakuliah, untuk menyimpan data matakuliah.

Gambar 10.1. Entity pada sistem informasi akademik

Proses menentukan entity ini memang agak sulit tapi akan menjadi mudah

apabila sering latihan terhadap berbagai macam kasus database.

2. Menentukan Attribut Setiap Entity

Setelah menentukan entity-entity yang terlibat pada sistem database yang

dirancang, langkah berikutnya adalah menentukan atribut yang melekat pada

entity tersebut. Atribut adalah ciri khas yang melekat pada suatu entity dan

menunjukkan item sejenis. Sama halnya dalam menentukan entity, dalam

menentukan atribut ini juga banyak kemungkinan, maka anda harus memilah-

memilah atribut apa saja yang diperlukan oleh sistem database yang dirancangan.

Berikut beberapa atribut yang mungkin pada entity mahasiswa :

No. Bp

Nama

Tempat Lahir

Tanggal Lahir

Fakultas

Jurusan/Program Studi

Agama

Mahasiswa Mata Kuliah Dosen


Jenis Kelamin

Tanggal Masuk

Asal SMU

Alamat

Nama Orang Tua

Pendidikan Orang Tua

Dan seterusnya.

B. Worksheet Database

Pada bagian ini, kita akan memulai untuk membuat Aplikasi sistem informasi

akademik untuk Program Studi Pendidikan EkonomiAplikasi sistem informasi

akademik yang akan dirancang membutuhkan 8 worksheet yaitu worksheet Menu,

Mahasiswa, Dosen dan Mata kuliah (Mata kuliah bersama, MK. Pendidikan

Akuntansi, MK. Adm. Perkantoran, MK. Tata Niaga dan MK. Ekonomi

Koperasi). Adapun langkah-langkah untuk menyiapkan worksheet tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Buka lembar kerja excel.

2. Pada tampilan lembar kerja excel terdapat 3 sheet yang sudah disediakan.

Karena kita membutuhkan 8 sheet, maka perlu menambah 5 (lima) sheet lagi

dengan cara klik pada lambang Insert worksheet yang terdapat disebelah Sheet

3. Menambah sheet ini juga dapat dilakukan dengan menekan tombol Shift +

F11.


Gambar 10.2. Menambah sheet baru

3. Agar kita tidak ragu dengan data yang terdapat dalam setiap sheet, maka

sebaiknya nama sheet tersebut diganti sesuai dengan rancangan yang sudah

ditetapkan, yaitu worksheet untuk Menu, Mahasiswa, Dosen dan Mata Kuliah.

Untuk mengganti nama setiap sheet tersebut dapat dilakukan dengan cara klik

kanan sheet yang akan diganti namanya, pilih Rename dan langsung ketik

nama sheet yang baru. Gambar berikut akan memperlihatkan hasilnya.

Gambar 10.3. Mengganti nama sheet

Setelah mempersiapkan semua sheet yang dibutuhkan untuk Program

Aplikasi Sistem Informasi Akademik ini, langkah berikutnya adalah menginput

semua data yang dibutuhkan di semua sheet. Pada pembahasan terdahulu nama

sheet ini disebut dengan entity. Entity pertama yang kita input adalah untuk

mahasiswa. Pada latihan ini kita cukup menginputkan data untuk 10 mahasiswa

saja.


Tabel 10.1. Data Mahasiswa

No. Nobp Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Fakultas Program Studi

1 2 3 4 5 6 7

1 1202001 Robert Rivia Padang 12-Jan-93 Ekonomi Pendidikan Ekonomi

2 1202002 Ice Maria Pekan Baru 25-Agust-93 Ekonomi Ekonomi Pembangunan

3 1202003 Nevika Aditya Padang 30-Mar-94 Ekonomi Pendidikan Ekonomi

4 1202004 Dewi Nilla Sari Padang 02-Feb-92 Ekonomi Manajemen

5 1202005 Sonya Khristy Jakarta 05-Mei-92 Ekonomi Akuntansi

6 1202006 Sinta Rahayu Bukittinggi 23-Mar-93 Ekonomi Manajemen

7 1202007 Surya Edo Saputra Medan 04-Des-93 Ekonomi Akuntansi

8 1202008 Mardi Reski Payakumbuh 17-Sep-93 Ekonomi Ekonomi Pembangunan

9 1202009 Wirendi Indra Bukittinggi 18-Okt-93 Ekonomi Akuntansi

10 1202010 Ari Gusti Naldi Padang 08-Jan-93 Ekonomi Pendidikan Ekonomi

Lanjutan ...

Agama Jenis Kelamin Tanggal Masuk Asal SMU Alamat

8 9 10 11 12

Islam Laki-Laki 24-Sep-12 SMA 1 Padang Jl. Gajah Mada 12 Padang

Kristen Perempuan 25-Sep-12 SMK 2 Padang Jl. Hamka 12 Padang

Islam Perempuan 26-Sep-12 SMA 10 Padang Jl. Belibis 3 Padang

Islam Perempuan 27-Sep-12 SMA 1 Bukittinggi Jl. Sawahan 8 Padang

Kristen Perempuan 28-Sep-12 SMA 2 Padang Jl. Adinegoro 25 Padang

Islam Perempuan 29-Sep-12 SMK 1 Bukittinggi Jl. Patenggangan 3 Padang

Islam Laki-Laki 30-Sep-12 SMA 1 Tebing Tinggi Jl. Polonia 7 Padang

Islam Laki-Laki 01-Okt-12 SMA 1 Payakumbuh Jl. Andalas 1 Padang

Kristen Laki-Laki 02-Okt-12 SMA 2 Padang Jl. Linggar Jati 5 Padang

Islam Laki-Laki 03-Okt-12 SMA 1 Padang Jl. Enggang 22 Padang

Lanjutan ...

Nama Orang Tua Pendidikan Orang Tua

13 14

Setiadi SMA

Budiman Weri SMA

Dedi Seto SMA

Burhanudin S1

Jurin SMA

Wasis SMA

Prambudi Sani S1

Geno Wijaya SMA

Susanto Mardi SMA

Bujang SMP

Setelah menginput semua data di atas, berikutnya tampilan sheet

mahasiswa perlu diperindah sesuai dengan kebutuhan. Adapun tampilan pada

sheet Mahasiswa tersebut adalah sebagai berikut:


Gambar 10.4 Tampilan Data Mahasiswa yang sudah diketik

Pada tampilan sheet Mahasiswa di atas, kita memerlukan sebuah tombol

yang bisa diberi nama tombol “Home” yang berfungsi sebagai jalan untuk

kembali ke halaman utama aplikasi (Cara membuat tombol Home ini ada pada

bagian 2 setelah pembahasan ini, yaitu “Membuat Tombol”).

Setelah menyelesaikan input data untuk entity mahasiswa, maka langkah

selanjutnya adalah menginput data untuk entity dosen. Berikut 10 data dosen yang

bisa di input sebagai bahan latihan:

Tabel 10.2. Data Dosen

No. NIDN NIP NAMA Tempat Lahir Tanggal Lahir

1 2 3 4 5 6

1 23456 19800512 200312 2 0 10 Ani Suwandi, SE, MM Padang 12-Mei-80

2 34567 19780511 200312 2 0 11 Sudiro Husodo, SE, M.Si Surabaya 11-Mei-78

3 12345 19800412 200312 2 0 12 Mahyudi Iskandar, SE, M.Si Jakarta 12-Mar-80

4 45678 19801212 200312 2 0 13 Supriati Nensi, SE, MM Malang 12-Des-80

5 11223 19791109 200312 2 0 14 Patrisia Rahmi, S.Pd, M.Pd Padang 09-Nop-12

6 12232 19800720 200312 2 0 15 Sudarma Ali, S.Pd, M.Pd Padang 20-Jul-80

7 23213 19780111 200212 2 0 16 Gerry Yahya, SE, MM Payakumbuh 11-Jan-80

8 24242 19800512 200312 2 0 17 Susanti Utami, SE, M.Si. Ak Bukittinggi 12-Mei-80

9 23332 19760224 200012 2 0 18 Dr. Hayati Pratiwi, M.Pd Padang 24-Feb-76

10 21222 19770722 200012 2 0 19 Herawati, SE, MM Padang 22-Jul-77


Lanjutan ...

Fakultas Jurusan Agama Jenis Kelamin Golongan Alamat

7 8 9 10 11 12

Ekonomi Manajemen Islam Perempuan III B Jl. Andalas 1 Padang

Ekonomi Ekonomi Pembangunan Islam Laki-Laki III C Jl. Pramuka 12 Padang

Ekonomi Ekonomi Pembangunan Islam Laki-Laki III C Jl. A. Yani 34 Padang

Ekonomi Manajemen Islam Perempuan III C Jl. Gajah Mada 8 Padang

Ekonomi Pendidikan Ekonomi Islam Perempuan III B Jl. Patenggangan 6 Padang

Ekonomi Pendidikan Ekonomi Islam Laki-Laki III B Jl. Poloni 24 Padang

Ekonomi Manajemen Islam Laki-Laki III B Jl. Sudirman 9 Padang

Ekonomi Akuntansi Islam Perempuan III B Jl. Khatib Sulaiman 42 Padang

Ekonomi Pendidikan Ekonomi Islam Perempuan III C Jl. Adinegoro 7 Padang

Ekonomi Manajemen Islam Perempuan III C Jl. Khatib Sulaiman 12 Padang

Setelah menginput semua data di atas, berikutnya tampilan sheet Dosen

perlu diperindah sesuai dengan kebutuhan sama seperti sheet Mahasiswa. Adapun

tampilan pada sheet Dosen tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 10.5 Tampilan Data Dosen yang sudah diketik

Sama seperti sebelumnya pada tampilan sheet Dosen di atas, kita

memerlukan sebuah tombol yang bisa diberi nama tombol “Home” yang berfungsi

sebagai jalan untuk kembali ke halaman utama aplikasi (Cara membuat tombol

Home ini ada pada bagian 2 setelah pembahasan ini, yaitu “Membuat Tombol”).


Entitiy selanjutnya yang harus diselesaikan adalah untuk mata kuliah. Pada

latihan ini data untuk mata kuliah dikelompokkan pula menjadi 5 bagian, yaitu 1)

MK. Fakultas, 2) MK. Pendidikan Akuntansi, 3) MK. Adm. Perkantoran, 4) MK.

Tata Niaga dan 5) MK. Ekonomi Koperasi.

Tabel 10. 3 Mata Kuliah Tingkat Fakultas

No Kode MK

Mata Kuliah SKS

1). Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian (MPK)

a. Wajib

1 UNP024 Bahasa Inggris 3

2 UNP030 Pendidikan Agama 3 3 UNP031 Pendidikan Kewarganegaraan 3

4 UNP032 Bahasa Indonesia 3

Jumlah SKS 12

b. Pilihan 2-4 sks

1 UNP015 Pendidikan jasmani kesehatan 2

2 UNP016 Pendidikan sejarah perjuangan bangsa 2

3 UNP018 Kuliah Kerja Nyata 4

Jumlah SKS 8

2). Mata Kuliah Keilmuan dan Keterampilan (MKK)

1 EKO001 Pengantar ekonomi mikro 3 2 EKO002 Pengantar ekonomi makro 3

3 EKO003 Pengantar akuntansi 1 3 4 EKO004 Pengantar akuntansi 2 3 5 EKO005 Pengantar bisnis 3 6 EKO006 Pengantar manajemen 3 7 EKO007 Matematika ekonomi 3 8 EKO008 Statistik 1 3 9 EKO009 Statistik 2 3

10 EKO010 Pengantar aplikasi komputer 2 11 EKO011 Pengantar ekonomi pembangunan 3 12 EKO013 Bahasa inggris bisnis 3

13 EKO014 Perkoperasian 2 14 EKO082 Kewiraswastaan 3 15 EKO084 Metodologi penelitian pendidikan 3

16 EKO136 Pengetahuan administrasi 2

Jumlah SKS 45

4). Matakuliah Perilaku Berkarya (MPB)

1 EKO104 Micro Teaching 3 2 EKO135 Pengelolaan kelas 2 3 EKO162 Evaluasi Hasil Belajar Ekonomi 2 4 EKO163 Strategi Pembelajaran Ekonomi 2 5 EKO164 Media Pembelajaran ekonomi 1

Jumlah SKS 11

5). Mata kuliah Berkehidupan Bersama

a. Wajib

1 UNP033 Ilmu sosial dan budaya dasar 3

2 UNP034 Ilmu kealaman dasar 3

Jumlah SKS 6


Tampilan sheet untuk MK. Fakultas juga perlu diperindah setelah

menginput semua data di atas sesuai dengan kebutuhan. Dan tampilan pada sheet

MK. Fakultas tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 10.6 Tampilan Data MK. Tingkat Fakultas yang sudah diketik

Sama seperti sebelumnya, kita juga membutuhkan tombol HOME untuk

kembali ke halaman utama Program aplikasi ini. Berikutnya adalah data yang

akan kita input pada sheet MK. Pend. Akuntansi seperti yang terdapat pada Tabel

10.4 berikut ini:

Tabel 10. 4. Mata Kuliah Pendidikan Akuntansi

No. KODE MATA KULIAH A. Keahlian Pendidikan Akuntansi

SKS a. Wajib

1 EKO016 Akuntansi keuangan 1 3 2 EKO017 Akuntansi keuangan 2 3

3 EKO018 Akuntansi keuangan lanjutan 1 3

4 EKO019 Akuntansi keuangan lanjutan 2 3 5 EKO020 Teori akuntansi 3 6 EKO021 Sistem informasi akuntansi 3 7 EKO023 Akuntansi biaya 3 8 EKO024 Akuntansi manajemen 3 9 EKO025 Pemeriksaan akuntansi 1 3

10 EKO026 Pemeriksaan akuntansi 2 3 11 EKO027 Hukum pajak 2 12 EKO029 Komputerisasi akuntansi 2

13 EKO030 Manajemen keuangan 1 3 14 EKO031 Sistem pengendalian manajemen 3 15 EKO033 Bank dan lembaga keuangan 2


16 EKO083 Analisis informasi keuangan 3 17 EKO138 Perpajakan 2 18 UNP013 Skripsi 0 19 UNP101 Pengantar pendidikan 3 20 UNP102 Perkembangan peserta didik 3 21 UNP104 Profesi kependidikan 3 22 UNP105 Praktek lapangan kependidikan 4 Praktek Non Kependidikan 4

Jumlah SKS 70

b. Pilihan (2 sks)

1 EKO145 Anggaran perusahaan 2 2 EKO146 Manajemen audit 2 3 EKO147 Manajemen biaya 2 4 EKO118 Pendidikan kependudukan dan lingkungan hidup 2

Jumlah SKS 8

Setelah selesai input data dan di edit untuk memperindah tampilannya,

tidak lupa ditambahkan pula tombol HOME, maka tampilan sheet MK. Pend.

Akuntansi dapat dilihat seperti tampilan berikut:

Gambar 10.6 Tampilan Data Mata Kuliah Pend. Akuntansi

Kelompok berikutnya adalah Mata Kuliah Untuk Administrasi

Perkantoran yang akan diinput pada sheet MK. Adm Perkantoran. Data-data Mata

kuliah Administrasi Perkantoran adalah sebagai berikut:

hyperlink

Education

Transcript of hyperlink