HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1

HHUUMMAANN RREESSOOUURRCCEE MMAANNUUAALL BBOOOOKK

BBAARRIITTOO RRUUBBBBEERR GGRROOUUPP 22001155

BARITO RUBBER GROUP | HR MANUAL BOOK

ii

KATA PENGANTAR

Barito Rubber Group sebagai perusahaan yang terus berkembang, berkomitmen untuk

menempatkan karyawan sebagai partner dalam bisnisnya. Dalam perjalanannya, telah terbukti bahwa

hal-hal yang berkaitan dengan karyawan memiliki pengaruh sangat besar dalam keberhasilan

Perusahaan. Karyawan yang berkualitas dan dikelola dengan baik membuat perusahaan mampu

menghadapi persaingan di dunia bisnis yang sangat kompetitif sehingga dapat menghasilkan profit yang

maksimal secara berkesinambungan.

Sejalan dengan hal tersebut, setiap level pimpinan di Barito Rubber Group dituntut untuk dapat

mengelola SDM di bagian yang dipimpinnya dengan melihat lebih dekat dan memahami lebih dalam

kebijakan-kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan hak dan kewajiban karyawan. Sebagai seorang

Leader, pimpinan bertanggung jawab untuk menciptakan karyawan yang berkualitas dengan memberikan

bimbingan serta menjadi panutan bagi bawahannya. Untuk itu diperlukan adanya guidance bagi para

pimpinan agar dapat menjalankan tanggung jawabnya tersebut.

Buku panduan ini diterbitkan dengan tujuan agar dapat memberikan petunjuk yang singkat dan

jelas mengenai proses yang berhubungan dengan kekaryawanan di Barito Rubber Group. Untuk

mempermudah pemahaman, buku ini dilengkapi tata cara/flow chart serta rujukan ketentuan yang

mengacu kepada Peraturan Perusahaan, Surat Keputusan, Surat Edaran dan Memo Internal yang

berlaku di Rubber Barito Group.

Jakarta, 07 Januari 2015 Joko Agus Susanto HR Regional


iii

DAFTAR ISI

BAB I . Struktur Organisasi & MPP .................................................................... 5 a. Desain Struktur Organisasi ................................................................... 5 b. Grading ......................................................................................... 6 c. Man Power Planning .......................................................................... 6

BAB II. Penerimaan Karyawan Baru ................................................................. 7 a. Permintaan Pemenuhan Karyawan ........................................................ 7 b. Rekrutmen dan Seleksi ....................................................................... 8 c. Magang ......................................................................................... 9

BAB III. Administrasi Karyawan Baru .............................................................. 10 a. Perjanjian Kerja Staff/Non Staff ........................................................... 10 b. Pembuatan Kartu Tanda Pengenal (ID Card) ........................................... 11 c. Absensi ....................................................................................... 12 d. Pengajuan Login User & E-mail ........................................................... 12

BAB IV. Orientasi Karyawan Baru .................................................................... 14 a. Orientasi Karyawan Baru (OKB) .......................................................... 14

BAB V. Tata Tertib Kerja ............................................................................... 16 a. Jam Kerja, Absensi, dan Pakaian Kerja .................................................. 16 b. Penggunaan Kartu Tanda Pengenal (ID Card) .......................................... 16 c. Administrasi Cuti, Izin, dan Sakit .......................................................... 18 d. Surat Teguran dan Surat Peringatan ..................................................... 19

BAB VI. Remunerasi .................................................................................... 21 a. Jam Kerja Lembur & Upah Lembur ....................................................... 21 b. Tunjangan Hari Raya (THR) ............................................................... 22 c. Pajak .......................................................................................... 22 d. BPJS Ketenagakerjaan ..................................................................... 23 e. BPJS Kesehatan ............................................................................. 26 f. Santunan Kedukaan ........................................................................ 27 g. Sumbangan Pernikahan ................................................................... 28 h. Cuti Tahunan ................................................................................. 29 i. Cuti Besar .................................................................................... 30 j. Klaim Kesehatan ............................................................................. 32

BAB VII. Performance Management ................................................................. 33 a. Performance Management System ....................................................... 33 b. Penilaian Karya .............................................................................. 35

BAB VIII. Perencanaan Karier ....................................................................... 38 a. Promosi ....................................................................................... 38 b. People Review ............................................................................... 38 c. Demosi ........................................................................................ 40 d. Mutasi ........................................................................................ 41

BAB IX. Program Pengembangan .................................................................... 43 a. Internal Training & Inhouse Training ...................................................... 43 b. Public Training ............................................................................... 44

BAB X. Termination ..................................................................................... 46 a. Pemutusan Hubungan Kerja ............................................................... 46


iv

b. Surat Pengunduran Diri ..................................................................... 48 c. Exit Interview (Wawancara Akhir Kerja) .................................................. 48 d. Penyelesaian Kewajiban Karyawan....................................................... 49 e. Penutupan Akses Karyawan ............................................................... 50 f. Surat Keterangan Kerja dan Surat Referensi Kerja .................................... 50


5

Bab I

Struktur Organisasi & MPP

a. Desain Struktur Organisasi

Defenisi

Struktur Organisasi adalah gambaran yang berisi elemen – elemen yang meliputi spesialisasi pekerjaan, pengelompokan pekerjaan, rantai komando garis kewenangan, rentang kendali, sentralisasi – desentralisasi dan formalisasi sejauh mana pekerjaan itu di gambarkan.

Tujuan Untuk mengatur proses perubahan struktur organisasi agar pelaksanaanya sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan. Penanggung Jawab HR Talent Management HR Organization Development Tata Cara

PROSES PENGAJUAN STRUKTUR ORGANISASI

GM/DIVISION HEAD

· Mengajukan Draf Pengajuan Struktur

Organisasi baru

· Melampirkan draf Struktur Organisasi yang

baru dan melampirkan Struktur Organisasi

yang lama

· Melampirkan detail Job Description dari

pengajuan Struktur Organisasi

· Melampirkan hasil analisa perubahan

Struktur Organisasi

· Mengirimkan seluruh dokumen kepada HR

terkait

HR TALENT MANAGEMENT

· Melakukan review dan analisa terkait

dengan pengajuan perubahan Struktur

Organisasi

· Melakukan konfirmasi terkait perubahan

Struktur Organisasi kepada GM/Division

Head

· Meminta persetujuan kepada Komite MPP

terkait dengan perubahan Struktur

Organisasi

· Melakukan sosialisasi perubahan Struktur

Organisasi kepada pihak – pihak terkait


6

b. Grading

Defenisi Adalah pengelompokan golongan, pangkat dan jabatan berdasarkan hirearki organisasi yang menunjukkan tingkat hubungan antar lini di dalam organisasi Tujuan

- Untuk mempermudah penerapan Peraturan Perusahaan, tingkatan wewenang dan tanggung jawab bagi karyawan.

Penanggung Jawab

- HR Talent Management - HR Organization Development

Policy

Perusahaan menyusun tingkat golongan, pangkat dan jabatan berdasarkan hirearki sebagai berikut :

c. Man Power Planning

Defenisi Merupakan kegiatan penyusunan rencana kebutuhan tenaga kerja pada level staff dan non staff, yang meliputi alokasi jumlah tenaga kerja serta jumlah biaya yang diperlukan dalam rentang 1 (satu) tahun (Januari - Desember). Tujuan

Untuk mengatur proses pembuatan Man Power Planning (MPP) agar pelaksanaanya sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Penanggung Jawab HR Talent Management HR Organization Development

Tata Cara

Tata cara pengajuan Man Power Planning di atur di dalam SOP Man Power Planning (MPP) tahun 2015.


7

Bab II

Penerimaan Karyawan Baru

a. Permintaan Pemenuhan Karyawan

Defenisi Merupakan proses permintaan pemenuhan karyawan berdasarkan Man Power Planning .

Tujuan Agar setiap permintaan pemenuhan karyawan sesuai dengan standar prosedur dan ketentuan yang berlaku. Penanggung Jawab HR Talent Management HR Recruitment Tata Cara

DIVISI/DEPARTMENT

· Meminta persetujuan pejabat terkait sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

· Melampirkan dokumen MPP berjalan yang

sudah disetujui dan di tanda tangani

· Mengajukan permintaan pemenuhan

karyawan kepada HR Talent Management

· Melakukan review pengajuan MPP dari Divisi/

Department terkait

· Berhak menerima atau menolak pengajuan

apabila tidak sesuai dengan prosedur yang ada

· Meneruskan permintaan pengajuan ke bagian

rekrutmen

HR RECRUITMENT

· Melakukan proses rekrutmen dengan melalaui

media elektronik dan cetak

· Review pengajuan permintaan karyawan

harus sesuai dengan kebutuhan MPP

berdasarkan tahun berjalan

· Apabila tidak sesuai maka HR berhak

melakukan pending menunggu pengajuan

MPP yang baru disetujui



8

b. Rekrutmen dan Seleksi

Defenisi Rekrutmen adalah proses proses pemenuhan karyawan untuk non staff sampai staff. Sedangkan seleksi adalah tahapan proses rekrutmen untuk mencari kandidat pelamar yang berpotensi. Tujuan Terpenuhinya kebutuhan tenaga kerja yang berkualitas. Penanggung Jawab HR Recruitment Tata Cara Proses Sourcing melalui:

- Iklan di Media massa

- Referensi, Job Fair, Walk in interview, Kampus Hiring, Poster dikampus dsb.

- Website, Job On-line, Linked in, E-mail Internal.

PROSES SELEKSI KARYAWAN BARU

Melakukan seleksi awal

(psikotest. Interview HR)

HR RECRUITMENT & USER

Melakukan proses seleksi

lanjutan (Interview User)

Interview Awal (HR)

Job Optional Test (Tentative)

Psikotest (Profilling)

Lamaran yang masuk diseleksi sesuai

requirement / persyaratan, (mis:pendidikan, usia,

pengalaman kerja).

Untuk beberapa posisi tertentu,

mis : Akunting, Finance, Legal

yang sifat optional

HR RECRUITMENT

· Negoisasi gaji

· Pemeriksaan Kesehatan

(Medical Check Up)

· Confirmation Letter

· Penempatan

Confirmation Letter yang berisi posisi,

jabatan, golongan, gaji pokok,

tunjangan, masa kontrak, dsb.

HR RECRUITMENT

Melakukan proses seleksi

Surat lamaran kerja

HR RECRUITMENT


9

c. Magang

Defenisi Magang adalah sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan untuk mahasiswa tingkat akhir atau siswa SMK kelas 3 (PKL), dimana dokumen pengajuan magang harus di sertakan sebagai syarat magang.

Tujuan Membantu pekerjaan yang tidak terkait dengan sistem dan bersifat project (temporer). Penanggung Jawab HR Corporate HR Site HR PGA Policy

- Karyawan hanya diberikan fasilitas makan dan tempat tinggal (apabila magang dilakukan di site)

- Karyawan magang tidak diberikan upah harian atau upah bulanan - Tujuan magang adalah untuk membantu pekerjaan yang sifatnya sementara - Karyawan magang wajib memberikan agenda magang sebelum mengikuti

kegiatan magang - Karyawan akan di tempatkan di salah satu departemen sesuai dengan

kebutuhan pekerjaan yang ada. - Karyawan magang wajib menggunakan atasan putih dan bawahan hitam

selama hari kerja kecuali hari jum’at


10

Bab III

Administrasi Karyawan Baru

a. Perjanjian Kerja Staff/Non Staff

Defenisi Perjanjian kerja adalah suatu perjanjian antara pekerja dan pengusaha atau pemberi

kerja yang memuat syarat-syarat kerja hak dan kewajiban kedua belah pihak.

Tujuan Sebagai bukti adanya keterikatan hak dan kewajiban antara pihak perusahaan dan karyawan.

Penanggung Jawab HR Recruitment HR Organization Development HR Employee Services

Policy : 1. Surat Perjanjian Kerja dibuat setelah semua berkas karyawan lengkap. 2. Berkas karyawan yang harus dilengkapi yaitu :

No. Berkas Karyawan No. Berkas Karyawan

1. Foto Copy Akte Kelahiran 9. Fotocopy Surat Referensi Kerja 2. Pas Photo berwarna 2x3 (2 lembar) dan

4x6 (2 lembar) 10. Fotocopy Sertifikat Pelatihan, Kursus, dan

Piagam Penghargaan 3. Fotocopy KTP 11. Fotocopy Transkip Nilai

4. Fotocopy NPWP 12. Fotocopy Surat Nikah 5. Fotocopy Rekening Tab. BNI 13. Laporan Hasil Interview & Laporan

Psikologi Singkat ( Optional )

6. Kartu Jamsostek (bila sudah ada) 14. Formulir Isian Data Karyawan

7. Fotocopy Ijazah terakhir 15. Hasil Tes Kesehatan ( optional )

8 Confirmation Letter 16. Nomor NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak )

9 Fotocopy Kartu Keluarga (KK) 17 Formulir Pendaftaran Jamsostek & BPJS Kesehatan


11

Tata Cara

HR RECRUITMENT

Kelengkapan Berkas Karyawan

HR RECRUTIMENT

Finalisasi Kandidat

In put data personal file karyawan ke

dalam sistem payroll

HR EMPLOYEE SERVICES

I

· Surat Perjanjian Kerja dibuat dengan syarat

berkas karyawan sudah lengkap.

· Surat Perjanjian Kerja dibuat oleh bagian

Organization Development

· Untuk unit seluruh berkas Surat Perjanjian

Kerja dikumpulkan ke bagian Rekrutmen

HR ORGANIZATION DEVELOPMENT

· Membuat Perjanjian Kerja

· Penandatanganan Perjanjian Kerja

b. Pembuatan Kartu Tanda Pengenal (ID Card)

Defenisi Kartu tanda pengenal merupakan kartu identitas karyawan yang wajib dipakai oleh seluruh karyawan selama berada di lingkungan operasional perusahaan.

Tujuan Sebagai tanda pengenal karyawan dalam lingkungan perusahaan. Penanggung Jawab HR Organization Development HR Employee Services HR Site

Policy 1. Karyawan wajib memakai ID Card dengan benar (menggunakan card holder dan

tali yang sudah ditentukan oleh perusahaan). 2. ID Card dikalungkan dengan menggunakan tali dan card holder yang diberikan

perusahaan 3. ID Card wajib dikenakan selama bekerja (selama jam kerja dan berada

dilingkungan tempat kerja).


12

4. Bagi karyawan yang mengundurkan diri/PHK diwajibkan mengembalikan ID Card ke HR Employee Services/atasan masing-masing untuk kantor pusat, dan ke HR Siteuntuk unit, pada hari terakhir karyawan tersebut bekerja.

5. Untuk ID Card yang hilang bagi karyawan Corporate dikenakan penggantian biaya sebesar Rp. 150.000,- sementara untuk karyawan site akan dikenakan biaya Rp. 25.000,- dan dibayarkan secara tunai kepada HR

6. Untuk pembuatan ID card corporate HR Employee Services akan mengirimkan NIK dan Foto karyawan melalui email kepada Building Maintenance untuk dibuatkan ID card sekaligus Acces Door

7. Untuk pembuatan ID Card site, dari PGA mengirimkan NIK dan Foto ke HR Employee Services untuk dibuatkan melalui vendor

c. Absensi

Defenisi Absensi merupakan proses pencatatan secara efektif kegiatan kerja yang di hitung dari mulai masuk jam kerja sampai dengan waktu kepulangan sesuai dengan peraturan perusahaan.

Tujuan

- Menjaga produktifitas dan efektifitas kerja karyawan.

- Meningkatkan disiplin karyawan. Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site HR PGA Policy Setiap hari karyawan wajib mencatatkan kehadirannya pada finger scan yang telah disediakan, baik pada waktu masuk maupun pulang dari tempat bekerja sesuai dengan aturan jam kerja perusahaan

Tata Cara Untuk alat absensi menggunakan finger scan, namun bagi site yang belum memiliki finger scan masih mengunakan absensi manual dengan buku absensi.

d. Pengajuan Login User & E-mail

Defenisi Merupakan proses permintaan pengajuan login user & email yang diperlukan untuk menunjang kinerja dan proses komunikasi antar lintas Divisi dan Departemen.

Tujuan Membantu kelancaran komunikasi dan pekerjaan. Penanggung Jawab HR Employee Services IT Department


13

Policy 1. Login User & E-Mail dapat diajukan oleh atasan langsung kepada HR. 2. Pemberian Login User & E- Mail harus sesuai grading dan jabatan karyawan 3. Password Login User & E-Mail harus selalu diganti secara berkala oleh karyawan

sesuai dengan aturan yang ada Tata Cara

ATASAN LANGSUNG

Mengirimkan Form permohonan

Login User dan E-mail ke HR

Employee Services melalui email

HR EMPLOYEE SERVICES

HR Employee Services mengirimkan

konfirmasi permintaan kepada IT

Corporate

IT CORPORATE

· Membuat Login E-mail dan User

· Menginformasikan kepada

atasan karyawan


14

Bab IV :

Orientasi Karyawan Baru

a. Orientasi Karyawan Baru (OKB)

Defenisi Orientasi karyawan baru merupakan program yang dirancang untuk menolong karyawan baru agar dapat lebih cepat mengenal perusahaan dari visi, misi, core bisnis, values, PP & budaya organisasi serta areal yang menjadi tanggung jawab pekerjaan mereka sesuai dengan fungsi, peran & kedudukannya masing – masing sehingga diharapkan muncul rasa kepemilikan, pemahaman dan proses adaptasi yang lebih cepat dan lebih baik.

Tujuan

- Menanamkan kebanggaan dan semangat bekerja pada karyawan baru dengan memperkenalkan sejarah, profil, visi dan misi perusahaan.

- Memberikan pengetahuan dan kecakapan dasar pada karyawan baru - Memberikan petunjuk dasar pengetahuan core business perusahaan dan detail

pekerjaan bagi karyawan baru Penanggung Jawab HR Talent Management HR Site HR PGA

Policy 1. Setiap karyawan baru di lingkungan Barito Rubber Group wajib mengikuti training

Orientasi Karyawan Baru baik di corporate maupun di site. 2. Materi training Orientasi Karyawan Baru dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu :

a. Materi OKB General

Karyawan Materi OKB General

Corporate/Site

We are Barito Rubber Group

Visi, Misi & Core Value

Management Kebun Karet

Internal Audit Suistainibility Licence Regulation Procurement Management Safety Health Environment

Human Resource Finance & Accounting

b. Materi OKB Functional berisi tentang materi tanggung jawab pekerjaan sesuai

dengan fungsi , peran dan kedudukannya masing-masing.


15

Tata Cara

HR RECRUITMENT

· Mendata karyawan baru yang

bergabung dengan perusahaan

· Menyampaikan data karyawan

baru kepada HR Talent

Management & HR Regional


· Menyiapkan materi atau

program – program pelaksaaan

Orientasi Karyawan Baru

· Mengirimkan materi Orientasi

Karyawan Baru kepada HR Site

· Menerima OKB Report dari HR

Site

HR SITE/HR PGA

· Melakukan penyampaian

materi orientasi karyawan baru

sesuai dengan SOP yang

berlaku

· Mengirimkan report kegiatan

orientasi karyawan baru ke HR

Talent Management

Jumlah peserta minimal pelaksanaan OKB adalah 10 orang

Mengumpulkan dan

memperbanyak materi untuk

dibagikan kepada peserta yang

mengikuti training


16

Bab V

Tata Tertib Kerja

a. Jam Kerja, Absensi, dan Pakaian Kerja

Defenisi Merupakan aturan yang memuat peraturan – peraturan berupa waktu pelaksanaan kegiatan kerja, pencatatan kehadiran serta pakaian yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan kerja. Tujuan - Menunjang ketertiban, kelancaran dan administrasi kerja karyawan. - Menjaga produktivitas dan efektivitas kerja serta disiplin karyawan. Penanggung Jawab HR Corporte HR Site HR PGA Policy 1. Setiap Karyawan wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu yang telah ditetapkan oleh

Perusahaan. 2.

Corporate

Hari Kerja Jam Kerja Istirahat

Senin - Jumat 08.00 – 12.00 & 13.00 – 17.00

12.00 – 13.00

Site

Hari Kerja Jam Kerja Istirahat

Senin - Jumat 07.00 – 12.00 & 14.00 – 16.00

12.00 – 14.00

Sabtu 07.00 – 12.00 -

3. Saat bekerja, karyawan wajib mengenakan pakaian kerja formal (rapi dan bersih) sesuai

dengan aturan yang telah ditetapkan perusahaan, kecuali pada hari Jumat, karyawan diperbolehkan mengenakan pakaian kasual.

4. Setiap hari hadir bekerja, Karyawan wajib mencatatkan kehadirannya baik pada waktu datang maupun pulang dari tempat kerja . Untuk Kantor Pusat menggunakan mesin absensi otomatis dan Kantor Site menggunakan finger print dan Buku Absensi

b. Penggunaan Kartu Tanda Pengenal (ID Card)

Defenisi Kartu tanda pengenal merupakan kartu identitas karyawan yang wajib dipakai oleh seluruh karyawan selama berada di lingkungan operasional perusahaan.


17

Tujuan

- Memudahkan identifikasi karyawan.

- Menunjang kelancaran kerja antar karyawan. Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site HR PGA Policy 1. Selama berada di lingkungan perusahaan, karyawan wajib memakai Kartu Pengenal

Karyawan (ID Card) 2. Karyawan wajib menggunakan card holder dan tali yang sudah ditentukan oleh

perusahaan. 3. Posisi ID Card selalu dengan photo dan nama terpampang di depan (dapat terlihat dan

terbaca oleh orang lain), tidak dimasukkan atau digantung di saku atau di pinggang. 4. Atasan langsung dan HRD berhak untuk menegur ketidaklayakan pemakaian ID Card.

Tata Cara

PROSEDUR PENGAJUAN ID CARD HILANG

Karyawan Ybs

Melaporkan kepada Atasan

langsung

Dept Head

Melaporkan ke HR

Employee Services Untuk pembuatan ID Card baru

Karyawan Ybs

Membayar biaya

administrasi Besar biaya yang dikeluarkan

Corporate : Rp. 150.000

Unit : Rp. 25.000

HR Employee

Services

Menyerahkan ID Card baru

kepada atasan ybs

Karyawan Ybs

Mengembalikan ID Card

sementara


18

c. Administrasi Cuti Tahunan, Izin, dan Sakit Defenisi Merupakan aturan mengenai pengajuan kegiatan cuti meliputi (cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti menikah, cuti keagamaan dan cuti besar), izin tidak masuk kerja dan sakit Tujuan

- Menunjang kelancaran dan koordinasi kerja karyawan.

- Menunjang ketertiban administrasi karyawan.

- Sebagai alat pencatatan perhitungan sisa cuti karyawan

Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site HR PGA Policy 1. Cuti tahunan baru diberikan setelah masa kerja 12 bulan berturut – turut. 2. Lamanya cuti tahunan ialah 12 hari kerja perusahaan. 3. Untuk karyawan site yang memiliki jam kerja on – off maka cuti tahunan tidak boleh diambil

2 (dua) hari cuti secara bersamaan dengan jadwal off 4. Bagi karyawan baru yang belum mendapat jadwal off dan belum memiliki jatah cuti

tahunan maka tidak diperbolehkan untuk hutang cuti atau memajukan jadwal off. 5. Bagi karyawan yang sudah habis jatah cuti dan melakukan pengambilan cuti maka akan

dilakukan pemotongan gaji secara prorate sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6. Perusahaan dapat memberikan ijin kepada karyawan untuk meninggalkan pekerjaan

dengan mendapatkan upah dalam hal :

- Pernihakan karyawan sendiri (3 hari)

- Pernikahan anak sah karyawan (2 hari)

- Khitanan/Pembabtisan karyawan/anak karyawan (2 hari)

- Istri karyawan melahirkan/keguguran kandungan (2 hari)

- Suami/istri/anak/orang tua/mertua/menantu/Saudara kandung karyawan yang meninggal (2 hari)

- Anggota keluarga karyawan yang meninggal selain yang tersebut di atas dalam hal ini dan tinggal satu rumah dengan karyawan diberikan (1 hari)

- Melaksanakan ibadah haji termasuk manasik haji sesuai dengan keperluan (satu kali dalam kurun waktu masa kerja, minimal setelah 2 (dua) tahun bekerja)

7. Izin sakit maka harus disertai Surat Keterangan Sakit dari dokter, apabila tidak ada Surat Keterangan dari dokter maka akan dilakukan pemotongan cuti tahunan.


19

Tata Cara

PROSES PENGAJUAN IZIN SAKIT

KARYAWAN

· Memberitahukan langsung

kepada atasan ybs perihal

konidisi kesehatan ybs

· Atasan ybs wajib

menyerahkan surat

keterangan dokter kepada

HR

Melakukan administrasi

pencatatan izin karyawan ybs

HR EMPLOYEE SERVICES/HR

SITE

· Proses pengajuan izin dapat dilakukan

dengan media komunikasi yang ada

· Ybs wajib memberikan surat keterangan

sakit kepada HR

d. Surat Peringatan

Defenisi Adalah proses pemberian sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan yang dimana dimaksudkan sebagai tindakan korektif, disiplin dan mendidik terhadap sikap dan tingkah laku serta kinerja karyawan. Tujuan Sebagai peringatan dan tindakan korektif terhadap sikap dan tingkah laku karyawan yang menyalahi aturan dan etika. Penanggung Jawab HR Corporate HR Site Atasan Langsung Policy

- Surat Peringatan diberikan berdasarkan pada pertimbangan akan jenis pelanggaran, frekuensi, bobot, unsur kesengajaan, dan peraturan/standar perusahaan.

- Surat Peringatan dapat berdampak terhadap pencabutan fasilitas tertentu, penundaan kenaikan gaji berkala/prestasi, penurunan pangkat/ tingkat / golongan, pemberhentian sementara (scorsing) dan pemutusan hubungan kerja.


20

Tata Cara

ATASAN LANGSUNG

· Menemukan pelanggaran yang

dilakukan karyawan

· Mengadakan pencarian fakta

· Mengkonfirmasikan pencarian

fakta kepada ybs (teguran lisan)

· Menyampaikan informasi kepada

HR Corporate apabila terjadi

pelanggaran yang serupa

HR CORPORATE/HR SITE

· Membuat Surat Peringatan

· Memberikan Surat Peringatan

kepada Atasan ybs

· Melakukan pengarsipan surat

peringatan

ATASAN LANGSUNG

Memberikan Surat Peringatan

kepada karyawan ybs didampingi

oleh pihak HR

- Atasan mendapatkan informasi mengenai

pelanggaran yang dilakukan bawahannya

- Mengklarifikasi kepada ybs apakah benar – benar

melakukan pelanggaran


21

Bab VI

Remunerasi

a. Administrasi Lembur & Upah Lembur

Defenisi Adalah pekerjaan yang dilakukan diluar waktu kerja atas perintah Pimpinan Perusahaan. Tujuan - Menjaga produktivitas dan efektifitas kerja karyawan. - Menjaga kondisi kesehatan karyawan akibat beban kerja yang berlebihan

Penanggung Jawab HR Site HR PGA Policy 1. Lembur dilakukan pada hari kerja atas yang hanya diberlakukan hanya bagi karyawan Non

Staff Golongan A. 2. Untuk jam kerja lembur dan pengupahannya diatur sesuai dengan aturan yang berlaku. 3. Lembur hanya berlaku hanya untuk karyawan Non Staff. Tata Cara

PROSEDUR PENGAJUAN JAM KERJA LEMBUR

ATASAN LANGSUNG

· Harus ada Surat Perintah Lembur

· Surat Perintah Lembur harus disetujui

dan di tanda tangani oleh atasan ybs

· Surat Perintah Lembur dijadikan

sebagai dasar perhitungan upah

lembur

· Surat Perintah Lembur harus

diserahkan kepada HR Site

HR SITE/HR PGA

· Memeriksa dokumen pengajuan lembur

· Melakukan in put jam kerja ke dalam

sistem payroll

· Memastikan jumlah perhitungan upah

yang dibayarkan sudah sesuai dengan

jumlah kerja lembur


22

b. Tunjangan Hari Raya (THR)

Defenisi Tunjangan yang diberikan kepada karyawan dalam rangka memperingati Hari Raya keagamaan Tujuan Memenuhi peraturan UU No. 13 Tahun 2013 mengenai hak karyawan Penanggung Jawab HR Corporate Policy 1. Perusahaan memberikan THR kepada semua karyawan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku. 2. Waktu pemberian Tunjangan Hari Raya diberikan 1 (satu) tahun sekali pada saat Hari

Raya Idul Fitri 3. Jumlah Tunjangan Hari Raya diberikan dengan ketentuan sebagai berikut :

c. Pajak

Defenisi Pajak adalah besarnya potongan yang dikeluarkan oleh karyawan terkait besarnya jumlah penghasilan yang dibayarkan oleh perusahaan. Tujuan Agar karyawan menjadi wajib pajak yang taat. Penanggung Jawab HR Corporate HR Site HR PGA Finance & Accounting

No Masa Kerja Karyawan THR

a Sampai dengan tanggal Hari Raya telah mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus menerus atau lebih.

1 (satu) bulan upah

b Sampai dengan tanggal Hari Raya masa kerjanya kurang dari 12 bulan tetapi sudah 3 bulan atau lebih.

Masa kerja x 1 (satu) bulan upah 12

c Diberhentikan atau mengundurkan diri lebih dari 30 hari sebelum jatuh tempo Hari Raya Idul Fitri.

Tidak berhak d Masa kerjanya kurang dari 3 bulan.


23

Policy 1. Setiap karyawan harus memiliki kartu NPWP. 2. Karyawan harus melaporkan nomor NPWP pada HR untuk diinput dalam database

karyawan. 3. Pelaporan PPh 21 pribadi adalah kewajiban pribadi Karyawan bukan kewajiban

Perusahaan. 4. Apabila karyawan belum memiliki NPWP maka harus melaporkan kepada HR PGA/HR

Employee Services untuk dibantu mendaftarkan keikutsertaaan. Tata Cara

HR CORPORATE

Mendistribusikan Form 1721 A-1

melalui HR Site/HR PGA untuk

karyawan yang berada di site

KARYAWAN

· Mengisi Form 1770, SS atau

1770 S

· Melaporkan SPT tahunan ke

kantor pajak

Untuk setiap karyawan di setiap

awal tahun

- Sesuai dengan form 1721 A-1 dan

melengkapi lampiran yang ada sesuai

dengan petunjuk dari kantor Pajak.

- Form yang sudah diisi beserta

lampirannya dikirimkan ke kantor pajak

sesuai dengan KPP masing - masing

Note: - Bagi karyawan yang mempunyai penghasilan lebih dari 60 juta maka mengisi form 1770

S. Dan, kelengkapan pendukunganya a.l form 1770 S-1, form 1770 S-2, SSP lembar 3, data Susunan Keluarga, dan Identitas.

- Bagi karyawan yang mempunyai penghasilan kurang dari 60 juta maka mengisi form 1770 SS. Sedangkan kelengkapan berkasnya a.l SSP lembar 3, data Susunan Keluarga, dan Identitas.

- Jadual Pelaporan PPh 21 Pribadi Tahunan dapat dilihat di kantor pajak setempat atau berdasarkan informasi dari Dept. Personalia.

- Pelaporan PPh 21 Pribadi dapat dilakukan melalui kantor Pos, kantor pajak setempat atau dropbox yang terdapat di beberapa tempat umum.

d. BPJS Ketenagakerjaan

Defenisi Adalah pemberian jaminan sosial yang diberikan kepada karyawan yang berupa jaminan kecelakaan kerja, jaminan hari tua, dan jaminan kematian. Tujuan Memberikan jaminan sosial kepada karyawan berupa:

- Tunjangan Hari Tua


24

- Asuransi Kecelakaan Kerja

- Asuransi Kematian Penanggung jawab HR Employee Services HR Site HR PGA Policy

- Setiap karyawan berhak atas Jaminan Sosial Tenaga Kerja sesuai dengan yang diatur dalam Peraturan Perusahaan.

- Perusahaan mengikutsertakan setiap Karyawan dalam program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (BPJS Ketenagakerjaan), sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja.

- Jaminan Sosial Tenaga Kerja (BPJS Ketenagakerjaan), adalah suatu perlindungan bagi Karyawan dalam bentuk santunan berupa uang sebagai pengganti sebagian dari penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa atau keadaan yang dialami oleh Karyawan berupa kecelakaan kerja, hari tua dan me¬ninggal dunia, sebagaimana tercantum dalam UU Nomor 3 Tahun 1992.

- Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan segala hal kewajiban maupun manfaatnya akan mengikuti Peraturan Ketenagakerjaan dan Peraturan BPJS Ketenagakerjaan yang berlaku

Tata Cara

PROSEDUR PENGAJUAN KLAIM BPJS KETENAGAKERJAAN UNTUK KECELAKAAN KERJA


25

DIVISI/DEPARTMENT

Melaporkan Kecelakaan Kerja via e-mail, telepon atau faximile ke HR Employee Services dan BPJS

Ketenagakerjaan

Mengisi Formulir BPJS Ketenagakerjaan no 3, 3a, 3b &

dokumen pendukung

KARYAWAN/AHLI WARIS

HR EMPLOYEE SERVICES/HR

SITE/HR PGA

Menyerahan Formulir BPJS Ketenagakerjaan & dokumen

pendukung ke BPJS Ketenagakerjaan

Klaim Jaminan Kecelakaan Kerja dicairkan ke rekening

Perusahaan.

BPJS KETENAGAKERJAAN

HR Employee Services meneruskan ke BPJS Ketenagakerjaan (jangka waktu pelaporan 2 X 24 jam). Atau Departemen/Cabang dapat juga langsung lapor ke BPJS Ketenagakerjaan

· Form dimintakan dari HR

· Melengkapi dokumen pendukung, yaitu:

- FC KTP/SIM/Passport Karyawan,- FC Kartu Keluarga FC KPJ- No. rekening ybs- Surat tugas dari Perusahaan- Kuitansi pengobatan & resep dokter asli disertai materai.

Unit dapat menyerahkan kelengkapan klaim tsb ke Dept. Personalia untuk diteruskan ke BPJS Ketenagakerjaan atau langsung ke BPJS Ketenagakerjaan

Note: Klaim biaya pengobatan akibat kecelakaan kerja terlebih dahulu diklaim kepada Asuransi Kesehatan, bila masih ada sisa klaim dapat diklaim ke BPJS Ketenagakerjaan dengan meminta copy bukti pengeluaran yang telah dilegalisir oleh pihak Asuransi Kesehatan.

PROSEDUR PENGAJUAN KLAIM JAMINAN HARI TUA

KARYAWAN

· Mengisi Form BPJS Ketenagakerjaan

No. 5 & dokumen pendukung

· Menyerahkan Form BPJS

Ketenagakerjaan No. 5 & dokumen

pendukung lainnya ke BPJS

Ketenagakerjaan


Pencarian jaminan hari tua ke rekening

karyawan

· Form dimintakan di HR

· Melengkapi dokumen pendukung yaitu:

- Kartu BPJS Ketenagakerjaan Asli - FC KTP/SIM/Passport yang masih berlaku- FC Kartu Keluarga- Surat Referensi Kerja- No. rekening karyawan ybs

· Karyawan akan diberikan tanda terima dari BPJS

Ketenagakerjaan

Note: Bagi karyawan yang mengundurkan diri dan masa kepesertaannya >= 5 tahun, dapat mengajukan klaim jaminan hari tua. Proses dan persyaratan pengajuan sama seperti diatas.


26

PROSEDUR PENGAJUAN KLAIM KEMATIAN

AHLI WARIS

· Mengisi Formulir BPJS

Ketenagakerjaan No 4 & dokumen

pendukung

· Menyerahkan Formulir BPJS

Ketenagakerjaan & dokumen

pendukung ke BPJS Ketenagakerjaan


BPJS Keternagakerjaan melakukan

pencairan melalui rekening Ahli Waris

- Form dapat diperoleh dari BPJS

Ketenagakerjaan/HR Employee Services

- Melengkapi dokumen pendukung, yaitu:

- Kartu JAMSOSTEK Asli

- FC KTP/SIM/Passport karyawan & ahli waris

yang masih berlaku

- FC Surat Kematian

- FC Surat Nikah

- FC Kartu Keluarga

- Surat keterangan ahli waris yang asli

- No. rekening ahli waris

- Ahli waris dapat menyerahkan langsung ke

BPJS Ketenagakerjaan

- Jika ahli waris berhalangan, dapat

menguasakan ke bagian HR dengan

memberikan Surat Kuasa

e. BPJS Kesehatan

Defenisi Adalah pemberian jaminan kesehatan yang diberikan kepada karyawan yang berupa rawat jalan, rawat inap dan persalinan yang besarannya di tentukan oleh premi masing – masing karyawan. Tujuan Memberikan jaminan kesehatan kepada karyawan berupa:

- Rawat Jalan

- Rawat Inap

- Persalinan/Melahirkan Penanggung jawab HR Corporate HR Employee Services Policy

- Setiap karyawan berhak atas Jaminan Pemeliharaan Kesehatan sesuai dengan yang diatur dalam Peraturan Perusahaan.

- Perusahaan mengikutsertakan setiap karyawan dalam program Jaminan Kesehatan (BPJS Kesehatan), sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja.

- BPJS Kesehatan, adalah suatu perlindungan bagi Karyawan dalam bentuk bantuan pemeliharaan kesehatan yang di atur dalam Permen Tenaga Kerja No. 1 Tahun 1998 Tentang Penyelenggaraan Pemeliharaan Kesehatan Bagi Tenaga Kerja


27

- Iuran BPJS Kesehatan akan dibayarkan sepenuhnya oleh perusahaan sesuai dengan level dan golongan masing – masing karyawan.

- Mekanisme keikursertaan peserta BPJS Kesehatan mengikuti regulasi BPJS Kesehatan

f. Santunan Kedukaan

Defenisi Merupakan pemberian bantuan santuan kepada karyawan dan ahli waris karyawan yang disebabkan karyawan atau keluarga dari karyawan (istri dan tiga orang anak) meninggal dunia karena kecelakaan kerja atau bukan karena kecelakaan kerja (bukan karena akibat kesalahan sendiri atau self misconduct) Tujuan Sumbangan perusahaan sebagai bentuk duka cita yang diberikan kepada karyawan atau ahli waris karyawan meninggal dunia dan atau karyawan meninggal dunia. Penanggung jawab HR Employee Servise HR Site Policy 1. Apabila yang meninggal keluarga inti (suami/istri dan anak) karyawan, besarnya

sumbangan kedukaan ditetapkan sesuai yang tertera dalam Peraturan Perusahaan (PP). 2. Apabila karyawan/karyawati meninggal dunia, maka Perusahaan akan memberikan

sumbangan kedukaan kepada ahli warisnya sebesar Rp. 2.500.000,- (dua setengah juta rupiah)

3. Selain sumbangan kedukaan, ahli waris karyawan yang meninggal dunia juga mendapatkan: a. Upah untuk bulan yang sedang berjalan. b. Uang Pesangon, Penghargaan Masa Kerja (PMK) dan Uang Penggantian Hak yang

besarnya serendah-rendahnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku tentang Ketenagakerjaan dan pelaksanaannya.

c. Santunan BPJS Ketenagakerjaan, pensiun, dan lain-lain. 4. Sumbangan kedukaan tidak diberikan bila yang meninggal adalah orangtua karyawan

(ayah/ibu) atau kakak/adik karyawan. 5. Karyawan yang meninggal dunia karena kecelakaan kerja atau bukan karena kecelakaan

kerja (bukan karena akibat kesalahan sendiri atau self misconduct), maka Perusahaan akan memberikan kepada ahli warisnya upah dalam satu bulan yang sedang berjalan, dan uang santunan sesuai ketentuan perusahaan yang berlaku

Tata Cara

PROSEDUR PENGAJUAN SUMBANGAN KEDUKAAN


28

· Memberitahukan kpd Atasan ybs

mengenai berita duka tsbt

· Memberitahukan kepada HR

melalui e-mail atau berita tertulis

KARYAWAN

HR EMPLOYEE SERVICE

Karyawan menerima sumbangan

kedukaan· Pemberian Santunan bersamaan dengan

pembayaran gaji.

· Melampirkan Surat Keterangan Kematian

dari Instansi Pemerintah/Kelurahan

Suami/Istri atau Anak Karyawan Meninggal Dunia :

Ahli waris karyawan menerima

sumbangan kedukaaan

· Memberitahukan kepada Atasan

ybs mengenai berita duka tsbt

· Memberitahukan kepada HR

Regional/HR Employee Services

KELUARGA/REKAN KARYAWAN

HR EMPLOYEE SERVICE

Karyawan/ti Meninggal Dunia :

Menyertakan Surat Keterangan Kematian dari

Kelurahan/Kecamatan setempat (untuk proses ke

BPJS Ketenagakerjaan), sedangkan untuk unit

pemberitahuan via HR Regional melalui e-mail

Sumbangan kedudukan diberikan bersamaan

dengan hak2 lainnya (upah, pesangon dan

lainnya).

g. Sumbangan Pernikahan

Defenisi Merupakan pemberian bantuan kepada karyawan/ti yang melakukan pernikahan untuk pertama kalinya Tujuan Sumbangan Perusahaan sebagai bentuk sukacita terhadap karyawan /karyawati yang baru saja melakukan pernikahan. Penanggung jawab HR Employee Servise HR Site HR PGA Policy


29

- Sumbangan pernikahan diberikan apabila karyawan/ti sudah menyelesaikan administrasi dokumen berupa surat undangan pernikahan, fotocopy surat nikah, form perubahan data karyawan dan fotocopy KTP pasangan

- Besarnya sumbangan yang diberikan sebesar dengan rincian sebagai berikut : a. Staff : Rp. 1.500.000,- b. Non Staf : Rp. 500.000,-

Tata Cara

PROSEDUR PENGAJUAN SUMBANGAN PERNIKAHAN

KARYAWAN

Mengajukan permohonan kepada HR

Site/HR PGA (Site) dan HR Employee

Services (Jakarta)

Menerima sumbangan pernikahan

HR EMPLOYEE SERVICES /HR SITE

Karyawan menyerahkan bukti fotokopi Surat Nikah dan fotokopi KTP karyawan & pasangan.

Sumbangan pernikahan diberikan bersamaan

dengan pembayaran gaji.

h. Cuti Tahunan

Defenisi Cuti tahunan adalah cuti yang diberikan kepada karyawan setelah bekerja selama 12 (dua belas) bulan secara terus menerus. Tujuan

- Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meluangkan waktunya untuk urusan keluarga, pribadi dsb diluar waktu kerja

- Menjaga kondisi fisik dan mental karyawan agar dapat lebih kelihatan sehat dan fresh Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site


30

HR PGA Policy 1. Karyawan yang telah bekerja selama 12 (dua belas) tahun secara terus menerus 2. Karyawan berhak mendapatkan cuti tahunan sebanyak 12 (dua belas) hari kerja. 3. Masa pengambilan cuti tahunan baru dapat digunakan pada tahun ke 2 (dua) berjalan. 4. Pekerja yang mengambil cuti tahunan berhak atas upah penuhnya yaitu gaji pokoknya dan

tidak termasuk tunjangan-tunjangan yang diperhitungkan berdasarkan kehadirannya di tempat kerja per hari.

5. Perusahaan berwenang untuk menolak permintaan cuti dari karyawan yang belum genap 1 tahun bekerja.

6. Cuti bersama sesuai dengan kebijakan perusahaan maka secara otomatis akan memotong jumlah jatah cuti tahunan karyawan.

7. Karyawan yang tidak masuk kerja/mangkir minimal 1 (satu) hari tanpa alasan yang jelas maka secara otomatis akan memotong jatah cuti karyawan, apabila karyawan tersebut belum memiliki jatah cuti tahunan maka akan dilakukan pemotongan gaji secara prorate

8. Hak cuti tahunan akan gugur akan gugur setelah 12 (duabelas) bulan terhitung sejak timbulnya hak cuti tersebut bila karyawan tidak menggunakan haknya bukan karena alasan yang diberikan perusahaan

9. Cuti tahunan disetujui secara tertulis oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti

Tata Cara

PROSES PENGAJUAN CUTI TAHUNAN

KARYAWAN

· Karyawan menagajukan cuti melalui Form

Pengajuan cuti tahuan

· Meminta persetujuan kepada atasan

langsung minimal 2 (dua) hari sebelum

pengambilan cuti

· Karyawan mengirimkan Form Pengajuan

Cuti yang sudah disetujui ke HR Site/

Employee Services

HR EMPLOYEE SERVICES/HR SITE/HR PGA

· Melakukan pengecekan dan pencatatan

jumlah cuti karyawan ybs

· Memberikan izin/menolak pengajuan cuti

· Pengajuan pengambilan jatah cuti

tahunan harus sesuai dengan kuota

sisa cuti

i. Cuti Besar

Defenisi Cuti Besar adalah cuti yang diberikan kepada karyawan setelah bekerja selama 5 (lima) tahun secara terus menerus Tujuan

http://www.gajimu.com/main/Gaji%20Minimum


31

Bentuk perhatian dari perusahaan atas loyalitas karyawan yang dalam bekerja Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site HR PGA Policy Penerapan Cuti Besar berlaku untuk karyawan perusahaan yang tergabung dalam Barito Rubber Group (PT. Wanamukti Wisesa, PT. Lestari Asri Jaya, dan PT. Multi Kusuma Cemerlang) yang telah memiliki masa kerja 5 (Lima) tahun atau lebih dan berstatus tetap (Permanen) dengan ketentuan sebagai berikut

1. Setiap karyawan berstatus tetap (Permanen) yang memiliki masa kerja sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun secara terus-menerus dan setiap kelipatan 5 (lima) tahun berikutnya berhak atas cuti besar selama 10 (sepuluh) hari kerja diluar cuti tahunan 12 (dua belas) hari.

2. Untuk masa kerja karyawan terhitung dari tanggal, bulan, dan tahun pengangkatan karyawan tersebut menjadi karyawan tetap (Permanen).

3. Cuti besar harus diambil sekaligus secara penuh atau diambil 2 (dua) kali masing-masing 5 (lima) hari pada tahun yang sama.

4. Pada cuti besar setiap karyawan berhak atas kompensasi 1 (satu) kali gaji pokok. 5. Kompensasi 1(satu) kali gaji dapat dicairkan bersamaan dengan pengajuan cuti besar

tersebut. 6. Cuti besar yang tidak diambil sampai dengan 12 (dua belas) bulan timbulnya masa cuti

besar maka dinyatakan kadaluwarsa (hangus) berikut kompensasi yang menyertainya 7. Proses pengajuan pengambilan Cuti Besar harus dilakukan minimal 1 (satu) bulan

sebelum pengambilan cuti

Tata Cara PROSEDUR PENGAJUAN CUTI BESAR


32

KARYAWAN

· Karyawan menagajukan cuti melalui Form

Pengajuan Cuti Besar

· Meminta persetujuan kepada atasan

langsung minimal 1 (satu) bulan sebelum

pengambilan cuti

· Karyawan mengirimkan Form Pengajuan

Cuti yang sudah disetujui ke HR


· Melakukan cek & review masa kerja

karyawan ybs

· Melakukan in put data pengajuan cuti

· Memberikan tunjangan cuti pada saat pada

saat tanggal pembayaran penggajiani

i. Klaim Kesehatan

Defenisi Adalah proses pemberian bantuan kepada karyawan terkait dengan perawatan kesehatan yang meliputi rawat inap, rawat jalan dan melahirkan. Tujuan Untuk memberikan jaminan kesehatan bagi Karyawan dan anggota keluarganya. Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site HR PGA

Policy


33

1. Tunjangan kesehatan karyawan di bagi ke dalam 3 (tiga) bagian yaitu : rawat inap, rawat jalan dan melahirkan

2. Seluruh pengelolahan kesehatan karyawan di kelola oleh BPJS Kesehatan. 3. Tata cara penggunaan BPJS Kesehatan akan disosialisasikan oleh petugas BPJS

Kesehatan yang di undang oleh HRD 4. Adapun penambahan fasilitas kesehatan lainya di atur dengan Kebijakan

Perusahaan melalui Memo Internal.

Bab VII

Performance Management

a. Performance Management System

Defenisi Adalah proses Performance Management merupakan hubungan yang saling terintegrasi :

1. Rencana kerja

2. Rencana pengembangan


34

3. Evaluasi kinerja terkait dengan aktivitas yang dilakukan karyawan yang

mengacu kepada strategi perusahaan.

Tujuan Menyediakan kesempatan untuk melakukan evalusi terhadap kinerja secara objektif:

· Arahan dan umpan balik terhadap kinerja

· Komunikasi dua arah

· Rencana pengembangna dan perbaikan yang terstruktur

· Berhubungan dengan pemberian reward dan penghargaan kepada karyawan

Penangung Jawab HR Organization Development

Performance Management Cycle

· Activy Plan/KPI – Rencana pengembangan disusun setelah IPP disepakati

dan merupakan hal yamg terpenting dalam menentukan area pengembangan

apa yang dibutuhkan untuk mrnampilkan keahlian atau kompetensi uang

diharapkan sehingga target kinerja tercapai.

· Individual Performance Plan (IPP) – Rencana kerja individu yang diturunkan

dari strategi perusahaan. Individual Performance Plan (IPP) pada awal tahun,

termasuk didalamnya target pencapaian dancara mencapai target tersebut.

Hal yang perlu diperhatikan pada saat menyusun IPP adalah tujuan dan

rencana kerja harus jelas, efektif dan terukur.

· On going Performance (Monitoring) - Pemberian umpan balik/feedback

wajib dilakukan sepanjang tahun. Tanpa pemberian feedback yang teratur dan

terus menerus, dapat terjadi kemungkinan ketidakpuasan, ketidaksetujuan, dal

lain-lain terkait dengan kinerjanya. Hal yang sangat positif dalam pemberian

feedback adalah bahwa hal ini secara langsung dan tidak langsung mampu

memotivasi dan mengembangkan karyawan dan merupakan kompetensi yang

kritikal bagi supervisor dan manager

· PICA Review – Penilain karya akhir tahun merupakan evaluasi akhir terhadap

pencapaian kinerja karyawan terhadap keseluruhan kinerja selama 1 tahun

yang berdampak pada keberhasilan perusahaan. Tahap ini mengikutsertakan

evaluasi pimpinan, evaluasi karyawan sendiri, diskusi hasil akhir dan

dokumnetasi hail final. Setelah evaluasi penilaian karya final/lengkap, hasil

kerja akan diikuti dengan proses pemberian penghargaan dan reward.


35

· Performance Appraisal (Penilaian Karya) – Penilaian karya akhir tahun

merupakan evaluasi akhir terhadap pencapaian kinerja karyawan terhadap

keseluaruhan kinerja selama 1 tahun yang berdampak pad akeberhasilan

perusahaan. Tahp ini mengikutsertakan evaluasi manager, evaluasi karyawan

sendiri, diskusi hasil akhir dan dokumentasi hasil final. Setelah evalusi

penilaian karya final/lengkap, hasil kinerja akan diikuti dengan proses

pemberian penghargaan dan reward.

a. Penilaian Karya

Defenisi Adalah proses penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan dalam periode rentang 1 (satu) tahun berjalan. Proses penialaian kerja juga meliputi proses coaching dan counseling. Tujuan

- Mengenali kelebihan dan kelemahan pekerja, sehingga dapat diketahui adanya kebutuhan pelatihan dan disiapkan arah pengembangan selanjutnya.

• Performace Appraisal (Penilaian Karya) : Final Review (Nilai PK), Coaching & Counseling --> On November

•Reward & Punisment : Bonus, Salary Increasement, Development Planning, Career Planning

• On Going Performance (Monitoring) : PICA Review, Coaching & Counseling

•Performance Planning (IPP) : Activity Plan/KPI -->

• Submit KPI : Dec

• Start KPI : Jan

Plan Do

Check Action

Diagram Performance Management Cycle


36

- Sebagai alat komunikasi antara atasan dan bawahan sehingga terbina hubungan yang sehat dan harmonis, bawahan memahami apa yang diharapkan atasan, sebaliknya atasan mengenali aspirasi/harapan bawahan.

- Menyadarkan Pekerja bahwa keberadaannya di Perusahaan menimbulkan kewajiban bagi dirinya untuk memberikan prestasi kerja yang terbaik bagi Perusahaan, sehingga penilaian karya akan mempengaruhi nilai kenaikan upah, kesempatan promosi, sanksi dan penghargaan

Penanggung Jawab HR Talent Management HR Organization Development HR Site Policy

- Penilaian pelaksanaan pekerjaan (penilaian karya) dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam setahun bersifat rahasia antar sesama Pekerja namun bersifat terbuka antara atasan dan bawahan

- Bahwa yang berwenang membuat penilaian pelaksanaan pekerjaan (performance appraisal) diatur secara berjenjang yaitu atasan langsung dan akan dilakukan balancing dari Atasan dari Atasan Langsung dan HR Site

- Dilakukan setiap akhir tahun (Januari- Desember). - Berguna sebagai :

a. sarana evaluasi performa kerja karyawan. b. landasan perhitungan bonus, kenaikan gaji, demosi, dan promosi reguler. c. landasan untuk melakukan coaching dan counseling.

Tata Cara

PROSEDUR PENILAIAN KARYA


37

HR TALENT MANAGEMENT/HR

ORGANIZATION DEVELOPMENT

· Melakukan reminder kepada seluruh

Pimpinan Direktorat, Divisi dan Departmen

terkait dengan proses pelaksanaan

Penilaian Karya (PK)

· Proses reminder dilakukan sebelum bulan

Desember (tenggat waktu pengumpulan

PK)

· Memastikan seluruh Pimpinan Direktorat,

Divisi dan Departemen sudah melakukan

proses penilaian dan berjalan sesuai

dengan yang direncanakan

DIRECTOR, GENERAL MANAGER, DIV HEAD

& DEPT HEAD

· Melakukan proses penilaian karya untuk

masing – masing karyawan sesuai dengan

target kerja yang sudah di susun pada awal

tahun

· Memastikan adanya proses coaching &

counseling pada saat

· Melakukan proses balancing Penilaian

Karya di tingkat Direktorat, Divisi dan

Department

· Mengirimkan hasil penilaian karya, kepada

HR terkait sesuai dengan tengat waktu

yang ditentukan

· Melakukan proses pengumpulan Penilaian

Karya dari seluruh Direktorat, Divisi, dan

Department

· Melakukan proses balancing dari setiap

Direktorate, Divisi dan Departemen

· Menggunakan penilaian PK untuk

keperluan :

1. Landasan Perhitungan Bonus

2. Perhitungan Gaji

3. Promosi

4. Demosi

HR TALENT MANAGEMENT/HR OD/HR SITE

·

Karyawan yang dinilai adalah karyawan yang

sudah bekerja ≥ 3 bulan atau sudah melawati

masa percobaan

Bagi karyawan yang masa kerja ≤ 3 bulan, tidak

dilakukan proses penilaian ·

· Aspek penilaian yang menjadi tolak ukur

adalah pencapaian target sesuai dengan

penyusunan IPP di awal tahun berjalan

· Bagi karyawan yang belum melakukan

penyusun IPP di awal tahun berjalan

(karyawan baru) maka indikator tolak ukur

adalah pencapaian hasil kerja selama

proses waktu berjalan

· Kriteria Hasil Penilaian Karya yaitu

1. Baik Sekali : (A)

2. Baik : (B)

3. Cukup : (C)

4. Kurang : (D)

5. Kurang Sekali : (E)

Bab VIII


38

Perencanaan Karier

a. Promosi

Defenisi Promosi adalah kenaikan jabatan dan atau pangkat yang diberikan kepada karyawan berdasarkan keputusan manajemen sesuai dengan peraturan yang di atur lebih lanjut di dalam kebijakan promosi Tujuan Untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atas posisi tertentu atau sebagai bentuk apresiasi perusahaan atas prestasi karyawan. Penanggung Jawab HR Talent Management Policy

- Setiap pengajuan promosi harus disesuaikan dengan MPP. - Promosi berdasarkan Kompetensi / kemampuan kerja dari Pekerja dan adanya formasi

posisi dalam Perusahaan - Proses promosi harus melalui asesmen dan hasil dari Penilaian Karya (PK). - Setiap promosi di ikuti dengan perubahan remunerasi

Tata Cara

PROSEDUR PENGAJUAN PROMOSI

ATASAN LANGSUNG/ATASAN DARI ATASAN

LANGSUNG

· Mengajukan permohonan pengajuan

promosi melalui Form Request Change

Status

· Melampirkan dokumen nilai PK dan

dokumen pendukung lain (jika diperlukan)

· Melakukan review dan analisa dari

pengajuan promosi

· Melakukan proses asesmen secara

kompetensi bila di perlukan

· Untuk promosi ke level managerial ke atas

perlu dilakukan people review

· Melakukan proses pencetakan Surat

Keterangan

· Menyerahkan SK Promosi kepada atasan

ybs


ATASAN LANGSUNG/ATASAN DARI ATASAN

LANGSUNG

Menyampaikan SK Promosi kepada karyawan

ybs

b. People Review

Defenisi


39

People review adalah penilaian terhadap potensi dan kinerja staff yang dilakukan oleh Komite People Review sebagai persyaratan promosi pada tingkat Manager ke atas. Tujuan Untuk menentukan sejauh mana kesiapan seseorang yang akan di promosikan dengan melihat apa yang telah di lakukan dan apa yang akan di lakukan untuk memajukan perusahaan Penanggung Jawab HR Talent Management Policy

- People review dilakukan dengan mempertimbangkan atas dasar kesiapan karyawan untuk di promosikan ke jabatan yang lebih tinggi. Dalam hal ini promosi kepangkatan yang di maksud adalah untuk promosi dari level manager ke atas

- Dalam proses people review dapat diberlakukan proses assesment tambahan jika di perlukan.

- Beberapa metode yang dapat di gunakan untuk proses people review antara lain : 1. Potential Review, metode untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang

Potensi yang di miliki oleh individu. Teknisnya dapat melalui:

- Tes Psikologi. - Presentasi. - Panel Interview. - Leaderless Group Discussion ( Kelompok Diskusi ).

2. Comprehensive Test Metode evaluasi karyawan selama menjalani masa Acting.

Teknisnya dapat melalui: - Presentasi. - Interview Panel.

Tata Cara

PROSEDUR PELAKSANAAN PEOPLE REVIEW


40


· Menginformasi kepada peserta people

review terkait dengan jadwal

pelaksanaan, materi yang akan di

sampaikan dan pengumpulan materi ke

HR

· Mengundang para komite peserta people

review sesuai dengan jadwal

· Melakukan review dan feedback terkait

dengan materi peserta people review

PESERTA PEOPLE REVIEW

· Mengumpulkan materi people review ke

HR Talent Management sesuai dengan

tenggat waktu yang ditentukan

· Melakukan revisi materi people review

(jika diperlukan)

· Melakukan presentasi pemaparan di

hadapan Komite People Review


· Meminta rekap penilaian dari masing –

masing anggota Komite People Review

· Membuat Rekapitulasi Hasil penilaian

dari masing – masing anggota Komite

People Review

· Menyampaikan hasil People Review

kepada peserta People Review

Bentuk pemaparan materi berupa :

- Presentasi.

- Panel Interview.

- Leaderless Group Discussion

Apabila penilaian dari masing – masing

anggota Komite People Review tidak

memenuhi persyaratan maka akan dilakukan

People Review ulangan jika di perlukan

c. Demosi

Defenisi Demosi adalah kewenangan Perusahaan untuk mengambil tindakan berupa perubahan jabatan yang lebih rendah dalam satu bagian maupun antar bagian yang dikarenakan Karyawan tidak dapat memenuhi kualifikasi tugas-tugasnya atau melanggar Peraturan Perusahaan yang dapat dikenakan sanksi. Tujuan

- Untuk memberikan sanksi/punishment kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran

- Sanksi yang diberlakukan bersifat membina bagi karyawan ybs

Penanggung Jawab HR Talent Management HR Corporate


41

Policy Demosi dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

- Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang dipromosikan menunjukan bahwa yang bersangkutan dinilai tidak mampu menempati jabatan tersebut sehingga harus kembali ke jabatan yang lama.

- Hasil Penilaian Prestasi Kerja menunjukan bahwa yang bersangkutan dinilai tidak mampu menempati jabatan saat ini, sehingga harus diturunkan jabatan atau golongan yang lebih rendah.

- Terjadi kesalahan maupun kelalaian karyawan yang mengakibatkan kerugian Perusahaan baik materi ataupun non-materi.

- Terjadi kelalaian karena tidak melaporkan usaha-usaha yang merugikan Perusahaan. - Pada dasarnya karyawan tidak mengalami penurunan gaji pokok. Namun penyesuaian

tunjangan, tetap dimungkinkan jika karyawan didemosi.

d. Mutasi

Defenisi Mutasi adalah kewenangan Perusahaan untuk memindahkan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain, dari suatu bagian ke bagian lain, atau dari suatu lokasi tempat kerja ke lokasi lain, yang disesuaikan kebutuhan organisasi perusahaan. Tujuan Untuk Pengalihtugasan karyawan dilakukan untuk mendayagunakan tenaga kerja serta dalam rangka mencapai tujuan Perusahaan.

Penanggung Jawab HR Corporate HR Site HR PGA Policy

- Dalam hal pelaksanaan Mutasi, perusahaan terlebih dahulu membicarakan kepada karyawan yang bersangkutan paling lambat 2 (dua) minggu sebelumnya.

- Pekerja yang dimutasi, tidak mengurangi upah yang diterima, minimal sama dengan upah yang diterima sebelum dipindahkan.

- Biaya yang timbul dalam proses Mutasi diatur lebih lanjut dalam Kebijakan Perusahaan.

- Mutasi bukan merupakan tindakan hukuman terhadap pekerja. Tata Cara

PROSEDUR PENGAJUAN MUTASI


42

DIVISI/DEPARTMENT TERKAIT

· Divisi atau Department terkait

mengajukan permohonan pengajuan

mutasi

· Mengirimkan pengajuan permohonan

mutasi kepada HR Terkait

HR CORPORATE/HR Site

· Melakukan Review dan analisa terkait

dengan pengajuan mutasi

· HR berhak menolak pengajuan mutasi

dengan alasan kebutuhan perusahaan

· HR Employee Services/HR Site

mencetak SK Mutasi dan

mengirimkanya ke bagian terkait

· Up date data perubahan ke dalam

sistem dan Struktur Organisasi

DIVISI/DEPARTMENT TERKAIT

· Memberikan SK Mutasi kepada

karyawan ybs

· Menyiapkan segala hal yang

berhubungan dengan serah terima

dokumen

Bab IX


43

Program Pengembangan

a. Internal Training & Inhouse Training

Defenisi

- Internal Training adalah Training yg diselenggarakan oleh Learning Center berdasarkan identifikasi & analisa kebutuhan karyawan atau berdasarkan permintaan.

- Inhouse Training adalah Training yg diselenggarakan oleh pihak lain baik diluar perusahaan maupun didalam perusahaan yg seluruh pesertanya adalah karyawan Rubber Barito Group

Tujuan Untuk memberi pembekalan tentang basic skill, motivasi, dan pengembangan diri kepada karyawan baik di level Staff maupun Manager melalui training yang diadakan di Learning Center Penanggung Jawab HR Talent Management HR Site HR PGA Tata Cara

PROSEDUR INTERNAL TRAINING & INHOUSE TRAINING

(TRAINER DARI INTERNAL PERUSAHAAN)

BRG LEARNING CENTER

· Menginformasikan kepada masing – masing

atasan tentang pelaksanaan kegiatan

pelatihan

· Mengatur akomodasi, konsumsi dan adaptasi

· Memberikan pengrahan proses keberangkatan

dan kepulangan peserta training

KARYAWAN

· Berangkat menuju ke lokasi Pelatihan (BRG

Learning Center)

· Mengikuti program pelatihan sesuai dengan

jadwal yang sudah ditetapkan

BRG LEARNING CENTER

· Mengisi dan mengumpulkan absensi peserta

pelatihan

· Melakukan evaluasi hasil pelatihan

· Membuat sertifikat bagi peserta

· Meng in put data pelatihan ke dalam sistem

PROSEDUR INTERNAL TRAINING & INHOUSE TRAINING

(TRAINER DARI LUAR PERUSAHAAN)


44

DIVISI/DEPARTEMENT TERKAIT

· Mengajukan Form Pengajuan Pelatihan

· Berkoordinasi dengan pihak Learning Center

terkait dengan pelaksanaan kegiatan pelatihan

· Jika menggunakan vendor maka Divisi/

Department terkait wajib melakukan pitching

vendor minimal 3 (tiga) vendor sebagai

pembanding

· Melampirkan rincian biaya, jadwal dan peserta

pelatihan

· Meminta persetujuan dari HR Talent

Management

KARYAWAN

Mengajukan Form Pelatihan Internal dan meminta

pesetujuan atasan langsung

ATASAN LANGSUNG

Memberikan persetujuan Form Pelatihan yang di

ajukan oleh karyawan


· Menerima permintaan pengajuan pelaksanaan

pelatihan

· Melakukan analisa terhadap vendor yang di

tunjuk oleh pemohon

· Berkordinasi dengan pihak Learning Center

terkait dengan proses pelaksanaan pelatihan

· Melakukan proses pembayaran biaya pelatihan

· Melakukan proses evaluasi proses kegiatan

pelaksanaan pelatihan diakhir kegiatan

· Melaksanakan proses pelaksanaan

kegiatan pelatihan

· Menyerahkan Invoice biaya pelatihan

beserta dokumen – dokumen yang

diperlukan

Koordinasi dengan pihak Learning Center

terkait dengan akomodasi, kosumsi dan

transportasi

VENDOR PELATIHAN

b. Public Training


45

Definisi Mengikutsertakan karyawan pada training yg diselenggarakan oleh pihak lain (eksternal). Tujuan Memberi kesempatan kepada Karyawan untuk mengikuti training di luar yang diselenggarakan oleh pihak luar (eksternal) guna mengembangkan pengetahuan dan kemampuan kerja Karyawan (di luar training yang diadakan oleh perusahaan Penanggung Jawab HR Talent Management Tata Cara

PROSEDUR PELAKSANAAN PELATIHAN PUBLIC TRAINING

KARYAWAN

· Mengajukan permohonan mengikuti kegiatan

Pelatihan melalui Form Permintaan Pelatihan

Eksternal

· Meminta persetujuan dari Atasan dan Atasan

Langsung

· Meminta persetujuan kepada Direktur Terkait

· Menyerahkan Form Permintaan Pelatihan

Eksternal kepada HR terkait (HR Talent

Management & HR Regional)

HR TALENT MANAGEMENT/ HR REGIONAL

· Melakukan review dan analisa terkait dengan

dokumen pengajuan

· HR berhak menolak pengajuan permohonan

apabila tidak sesuai dengan kebijakan

perusahaan

· Mendaftarkan peserta ke pihak penyelengara

pelatihan

· Berkoordinasi dengan pihak penyelenggara

terkait dengan pelaksanaaan pelatihan

VENDOR PELATIHAN

· Melaksanakan proses pelaksanaan kegiatan

pelatihan

· Menyerahkan Invoice biaya pelatihan beserta

dokumen – dokumen yang diperlukan

· Membayarkan biaya pelatihan

· Melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan

· Melakukan in put data pelaksanaan kegiatan

pelatihan

HR TALENT MANAGEMENT/ HR REGIONAL

· Mengikuti kegiatan pelatihan sesuai

dengan waktu yang di jadwalkan

· Melaporkan pelaksanaan kegiatan

pelatihan kepada HR

· Mengisi Form Evalusasi Pelatihan dan

menyerahkan fotocopy sertifikat pelatihan

KARYAWAN

Bab X :


46

Termination

a. Pemutusan Hubungan Kerja

Definisi Terputusnya hubungan kerja antara Perusahaan dengan Karyawan yang terbagi atas beberapa kelompok:

1. Karyawan / Karyawati mengundurkan diri. 2. Karyawan / Karyawati meninggal dunia. 3. Pemberhentian karena usia lanjut ( Pensiun ). 4. Berakhirnya Kesepakatan Kerja Waktu Tertentu. 5. Karyawan / Karyawati tidak memenuhi syarat pada saat masa percobaan. 6. Karyawan / Karyawati tidak mencapai standar prestasi kerja yang ditetapkan

perusahaan. 7. Tidak mampu bekerja karena alasan kesehatan. 8. Pelanggaran peraturan tata tertib dan disiplin. 9. Pembebasan tugas ( skorsing ). 10. Pemberhentian umum.

Policy Ketentuan mengenai uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak mengacu pada Peraturan Perusahaan dan Undang-Undang No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Penanggung Jawab HR Corporate HR Site HR PGA Tata Cara


47

PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN

KARYAWAN

· Mengajukan surat pengunduran diri

minimal 1 (satu) bulan sebelum karyawan

mengundurkan diri

· Mengisi dan memberikan Form Exit

Interview ke bagian HR

· Mengajukan surat pengunduran diri

minimal 1 (satu) bulan sebelum karyawan

mengundurkan diri

· Mengisi dan memberikan Form Exit

Interview ke bagian HR

HR CORPORATE/HR SITE/HR PGA

Menyelesaikan segala kewajiban karyawan

(Exit Clereance)

KARYAWAN

IT DIVISION

Melakukan penutupan akses


Memberikan rekomendasi Surat Keterangan

Kerja & Surat Referensi Kerja

Menyelesaikan kewajiban seperti serah terima

pekerjaan, hutang atau pinjaman yang masih

tersisa

Pemberian Surat Keterangan Kerja dan Surat

Referesi Kerja diberikan pada hari terakhir

karyawan bekerja

Proses pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran Peraturan Perusahaan (mengacu pada PP berlaku) akan melalui mekanisme tersendiri:

PROSEDUR PROSES PHK


48

DIVISI/DEPARTEMENT TERKAIT

· Menemukan pelanggaran

karyawan berdasarkan fakta dan

temuan di lapangan

· Membuat laporan dan rekomendasi

GM atau Manager memberikan tanggapan/

rekomendasi atas temuan yang dilaporkan mengenai

karyawan yang bersangkutan. diberi jangka waktu 10

hari sejak temuan pelanggaran dilaporkan untuk

membuat laporan / rekomendasi mengenai karyawan

ybs. Laporan / rekomendasi ditujukan ke Audit.

ATASAN LANGSUNG

Mengajukan permohonan PHK ke HR

Corporate

HR CORPORATE/HR SITE

· Membuat Surat Perjanjian

Bersama (SPB) atau Surat

Pemutusan Hubungan Kerja

· Melakukan penandatangan SPB

· Serah terima SPB bersama

karyawan ybs

· Surat PHK dan SPB ditandatangani oleh HR dan

Atasan ybs, kemudian diserahkan ke karyawan ybs

dengan dibubuhkan tanda tangan karyawan ybs

sebagai bukti bahwa surat PHK dan SPB terlah

disepakati.

· Surat PHK dan SPB di fotocopy 2 rangkap ( 1 untuk

Dept. Head/BM/ROH dan 1 untuk karyawan ),

sedangkan yang asli disimpan oleh pihak HR

b. Surat Pengunduran Diri

Tujuan Adanya bukti tertulis kepada Perusahaan atas permohonan pengunduran diri karyawan. Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site Policy 1. Surat permohonan pengunduran diri karyawan kepada perusahaan diajukan paling lambat

1 (satu) bulan sebelum tanggal pengunduran diri. 2. Apabila pengunduran diri kurang dari 1 (satu) bulan maka karyawan tidak akan

mendapatkan Surat Referensi Kerja

c. Exit Interview (Wawancara Akhir Kerja)

Defenisi Merupakan fase tahapan akhir wawancara bagi karyawan yang akan mengundurkan diri dari perusahaan Tujuan Mendapatkan informasi, tanggapan atau masukan dari karyawan mengenai perusahaan dan atasan sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan. Penanggung Jawab


49

HR Corporate HR Site Policy 1. Atasan langsung karyawan ( setingkat Dept. Head ) harus melaporkan kepada pihak HRD

paling lambat 3 hari kerja setelah menerima permohonan pengunduran diri karyawannya. 2. Exit Interview Form dan Exit Clearance diserahkan ke HRD paling lambat 2 (dua) minggu

sebelum hari efektif karyawan tersebut keluar, dilampiri surat pengunduran diri atau berita acara pemutusan hubungan kerja.

Tata Cara

PROSEDUR EXIT INTERVIEW

KARYAWAN

· Pengajuan pengunduran diri

· Mengisi Form Exit Interview

ATASAN LANGSUNG

Mengisi Form Exit Clereance dari

Karyawan ybs

· Menyerahkan Form Exit Interview

dan Exit Clereance ke HR terkait

· Melakukan wawancara dengan

Atasan Langsung

· Jika diperlukan lakukan wawancara

dengan HR terkait

KARYAWAN

HR EMPLOYEE SERVICES/HR SITE

Melakukan pengarsipan Form Exit

Clereance dan Exit Interview

d. Penyelesaian Kewajiban Karyawan

Tujuan Sebagai pertanggungjawaban atas kewajiban karyawan terhadap perusahaan berupa pengembalian asset perusahaan, seperti hutang (KTA, Medical, Koperasi), ID Card, fasilitas kantor (kamera, notebook, login user, dll). Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site HR PGA Policy


50

Bila terjadi pemutusan hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan yang disebabkan oleh alasan apapun, maka karyawan wajib melunasi semua hutangnya kepada perusahaan pada saat terputusnya hubungan kerja terjadi

e. Penutupan Akses Karyawan

Tujuan Menjaga kerahasiaan dan menghindari penyalahgunaan data perusahaan. Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site

Policy Penutupan access seperti login user dan e-mail melalui permohonan dari atasan langsung ( setingkat Dept. Head ). Tata Cara

PROSEDUR PENUTUPAN AKSES

ATASAN LANGSUNG

Mengajukan permohonan

penutupan akses via email

Melakukan penutupan akses

berdsarkan permintaan dari

atasan langsung

IT HEAD

Atasan langsung mengirimkan informasi

kepada HR melalui email

IT menutup akses bila sudah mendapatkan

konfirmasi dari pihak HR terkait

f. Surat Keterangan Kerja dan Surat Referensi Kerja

Defenisi Adalah surat yang diberikan kepada karyawan berupa keterangan kerja dan referensi kerja yang diberikan kepada karyawan yang mengundurkan diri Tujuan - Memberikan kemudahan kepada mantan karyawan untuk mengurus hal-hal yang masih

berhubungan dengan hak-haknya (Jamsostek atau pensiun - Sebagai rekomendasi perusahaan mengenai kinerja selama karyawan tersebut bekerja. Penanggung Jawab HR Employee Services HR Site Policy


51

1. Semua karyawan yang keluar dari perusahaan berhak untuk mendapatkan Surat Keterangan Kerja.

2. Surat Referensi kerja di berikan kepada karyawan dengan syarat: a. Telah mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya

30 hari sebelum tanggal pengunduran diri. b. Sudah menjadi karyawan tetap. c. Memiliki tingkat produktivitas sesuai dengan standar produktivitas yang ditetapkan

perusahaan ( tidak low performance ). d. Tidak melakukan fraud atau melakukan perbuatan yang merugikan perusahaan baik

secara finansial maupun reputasi/nama baik perusahaan. e. Telah menyelesaikan semua kewajiban terhadap perusahaan f. Bagi karyawan yang menundurkan diri tidak seusai dengan masa one month notice

maka karyawan ybs tidak berhak mendapatkan Surat Referensi Kerja

HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1

Documents

Transcript of HUMAN RESOURCE MANUAL BOOK - Rev 1