Drs. Totok Krisdianto, MMPT Aetra Air JakartaJakarta, 9 - 10, 2010

Human Capital Management For Line Managers

Objectives

Memahami tujuan HCM untuk mencapai tujuan perusahaan

Memahami bagaimana cara perusahaan mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi dan mempertahankan pegawai

Memahami tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan HC

Menangani tim lebih baik dengan cara menangani masalah HC secara efektif

Time Table

Day 108.00 – 10.00 Ice Breaker, Harapan dan Komitmen peserta

- HCM overview- Competency-Based Management- Recruitmen dan Selection

10.00-10.15 Coffee Break10.15- 12.00 - Training & Development 12.00- 13.00 Lunch13.00- 15.00 - Performance Management15.00-15.15 Coffee Break15.15-17.00 - Compensation & Benefits

Day 208.00 – 10.00 - RACI Matrix, Konsep dan Implementasi10.00-10.15 Coffee Break10.15- 12.00 - Identifikasi Tipe Komunikasi

- Bagaimana beradaptasi dengan orang yang memiliki tipe komunikasi yang berbeda

- Hubungan Industrial 12.00- 13.00 Lunch13.00- 15.00 - Coaching dan counseling

- Evaluasi dan Action Plan15.00- 15.15 Coffee Break15.15- 17.00 - Sosialisasi Program HCM – Aetra

Faktor Utama Yang Mempengaruhi HCM

1–5

StrategicHCM

Demographicsand Diversity

Globalization

Trend Terkini

Pengembangan Human CapitalPenggunaan tehnologi baruPengelolaan tenaga kerja

Pengembangan Human Capital

Menangani talentrecruitmentdevelopmentretention

Mencari talent terbaik

Penggunaan Tehnologi Baru

Komunikasi • Intranets• E-Newsletters• Emails

Sistem terintegrasi• PeopleSoft• SAP• Oracle

Penggunaan Tehnologi Baru Aplikasi

Succession planningApplicant trackingJob evaluationPerformance evaluation

Evolusi Pegawai lebih mandiriMengolah data pegawaiTransaksi pembayaran

Mengelola Tenaga Kerja

Meningkatnya perbedaan di tempat kerja Keseimbangan kerja Pergeseran struktur dari manufaktur ke sektor

pelayanan

Apakah Human Capital Management?

Penggunaan individu secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi maupun individu

Recruitment, selection, development, compensation yang efektif dan pengelolaan human capital yang dilakukan oleh perusahaan

Mengapa peduli pada HCM?

Berdampak pada Anda sebagai pegawai

Berdampak pada Anda sebagai Manajer

Peran potensial sebagai HC professional

Berdampak pada HCM di perusahaan

Model baru HC

• Lebih strategis• Lebih proaktif• Sebagai konsultan• Sebagai “employee champion”

Kompetensi HCM

• Kredibilitas

• Business mastery

• HC mastery

• Change mastery

Fungsi HCM

• Human capital planning • Equal employment opportunity• Staffing (recruitment and selection)• Compensation and benefits• Employee and labor relations• Human capital development

Werner & DeSimone (2006)

16

Talent Management Frame Work

Proses Recruitment dan Selection Employment planning and forecasting

Recruiting: Build a pool of candidates

Applicants complete application forms

Utilize various techniques to identify viable job candidates

Interview final candidates to make final choice

Sumber Internal dan Metode

Internal• promosi• transfer dan relokasi• rotasi

Metode• job posting• skills inventories

Inventory Ketrampilan

o Pengalaman kerjao Pengetahuan bisniso Pendidikan formalo Pelatihano Bahasa asingo Minat kariro Kinerja

Sumber Eksternal dan Metode

Sumber• Referensi• Walk-ins• Perusahaan lain• Agen profesional• Tenaga asing

Metode• Radio dan televisi• Koran• Websites• Akuisisi dan merger

Peran HC menghubungkan atara kinerja dan strategi

Standar kinerja berdasarkan kompetensi

Kompetensi dapat digunakan untuk menyediakan kebutuhan perilaku kerja

Menarik pegawai melalui rekrutmen

Recruitment and Attraction

Perlu mempertimbangkan :

• Biaya

• Waktu

• Market tenaga kerja

• Ketrampilan, profesi, posisi

• Geografis

Recruitment and Attraction

Kenapa Manajer perlu Melakukan TNA ?

Menentukan pengembangan yang relevan terhadap kebutuhan pegawai

Megetahui pengembangan yang dapat meningkatkan kinerja

Menetukan TNA dari masalah organisasi Menghubungkan kinerja dengan tujuan

organisasi

Training ?

Training menjembatani

(gap)

Yang ada sekarang• Ketrampilan•Pengetahuan•Sikap

Yang disyaratkan• Ketrampilan•Pengetahuan•Sikap

Training Need Analysis (TNA)

Yang ada sekarang• Ketrampilan•Pengetahuan•Sikap

Yang disyaratkan• Ketrampilan•Pengetahuan•Sikap

Esensi TNA

Mulai dengan tujuan organisasi

Assessment pada kinerja karyawan dalam mencapai tujuan

Assessment pada ketrampilan, pengetahuan, sikap dalam meningkatkan kinerja

Identiffikasi TNA untuk menjebatani “gap”

1

2

3

4

Performance Management

Communicate

ObserveEvaluate

Set Goals

Kenapa Performance?

Menghilangkan aktivitas yang tidak produktif

Mendorong dan memberi reward pada perilaku yang sejalan dengan misi dan tujuan perusahaan

Skala Penilaian

4 - Excellent (Exceeds Standards)

3 - Good (Fully Meets Standards)

2 – Acceptable (Usually Meets Standards)

1 – Unsatisfactory (Fails to Meet Standards)

Kesalahan Umum

Labeling Recency Central Tendency Halo Effect Constancy Similarity

Performance Appraisal Practice

Meninjau Performance Appraisal sbb : Dibawah rata-rata Diatas rata-rata Sangat buruk

Mengacu pada latar belakang pegawai

Tulis kembali Performance Appraisal menggunakan cara yang sudah direview

Mengisi form secara lengkap termasuk “Goals”

Conducting The Meeting

Review sistem penilaian

Diskusikan penilaian pegawai (self-review)

Beri kesempatan agar pegawai bertanya

Perhatikan Kata-kata Intonasi Bahasa tubuh

Tetap fokus pada kinerja

Kompensasi

• Compensation – Total reward yang diberikan kepada pegawai karena jasa yang telah diberikan

• Direct financial compensation – Pembayaran yang diterima dalam bentuk upah, gaji, bonus dan komisi

• Indirect financial compensation (benefits) – Semua reward financial yang tidak termasuk dalam direct compensation

• Nonfinancial compensation – Kepuasan seseorang yang diterima dari pekerjaan itu sendiri atau dari lingkungan di mana dia bekerja

Equity

• Financial equity – Pemberiankompensasi yang adil bagi setiap pegawai

• External equity – Pegawai dibayar sama dengan pegawai lain yang menunjukkan pekerjaan yang sama di perusahaan lain.

• Internal equity – Pegawai dibayar berdasakan nilai pekerjaan di dalam suatu organisasi

Equity

• Employee equity – seseorang yang melakukan pekerjaan yang sama di perusahaan yang sama diberikan kompensasi berdasarkan hal-hal yang unik termasuk level kinerja maupun senioritas

• Team equity – Tim yang lebih produktif diberikan reward lebih dari pada yang kurang produktif

Organisasi sebagai penentu

• Kebijakan kompensasi• Level Organisasi• Kemampuan memberi

kompensasi

Survey Kompensasi

• Bagaimana perusahaan lain memberikan kompensasi ?

• Wilayah geografis survey• Perusahaan yang harus

dihubungi• Pekerjaan apa saja

Job Analysis dan Job Descriptions

• Sebelum menentukan nilai dari pekerjaan, maka perusahaan harus mendefinisikan isinya

• Dilakukan dengan mengadakan Analysis/Job Descriptions

Job Evaluation

• Menentukan nilai suatu pekerjaan dihubungkan dengan pekerjaan lain

• Ranking • Klasifikasi• Point• Hay

Pemberian Kompensasi Berdasarkan Kinerja

• Merit pay – Pemberian kompensasi berdasarkan tingkat kinerja yang tercantum dalam appraisal

• Variable Pay – Kompensasi berdasarkan kinerja

• Bonus – Pemberian award berupa financial karena produktivitas

• Spot bonuses – Relatif kecil, diberikan kepada pegawai yang pekerjaan atau usahasa sangat memuaskan

• Piecework – Pegawai dibayar berdasarkan setiap unit yang dihasilkan

42

RACI

Suatu teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas dan individu maupun kelompok yang terlibat di dalamnya

43

RACI

Responsible Seseorang yang bertanggung jawab melakukan pekerjaan. R dapat di bagi dalam melakukannya

Accountable Seseorang yang memiliki hak untuk menyetujui. Hanya ada satu “A” yang diberi tugas

Consulted Seseorang yang di mintai pendapat sebelum keputusan diambil

Informed Siapa saja yang perlu mendapat informasi setelah ada keputusan

44

Tujuan Proses RACI

Dapat menjawab pertanyaan berikut :

• Apa yang harus dilakukan ?• Siapa yang bertanggung jawab melakukan ?• Siapa yang memberi persetujuan ?• Siapa yang dimintai pendapat ?• Siapa yang perlu mendapat informasikan ?

45

Langkah-langkah Membuat RACI

1.Meeting

• Memberi informasi kepada tim• Memilih dan melatih tim

2.Memilih suatu proses, menentukan langkah- langkah dan identifikasi peran

46

Langkah-langkah Membuat RACI

3. Membuat RACI pada proses yang sudah ada

R R R R R R

AI A

A

A

A

R

R

R

RR

R C

C

C

I

I

IR R

A3

A1

A2

A5

A4

1 2 3 4 5 6

Aktivitas

Roles

47

Langkah-langkah Membuat RACI

4.Umpan Balik• RACI Chart didistribusikan kepada tim dan

departemen yang terkait dalam organisasi

5.Analysis

• Evaluasi “gap” dan ‘redundancies” terhadap proses-proses yang sudah ada

48

6.“Mengajukan" RACI Chart• Analisa gap• Distribusi kepada tim dan pihak terkait• Menentukan roles

7.Komunikasi

8.Follow Up

Langkah-langkah Membuat RACI

Contoh : Manage Recruitment

Activities Corp. Plan

Relations Commercial

Internal Audit

OrgTransf.

HSE

Analyze & Plan A/R A/R A/R A/R A/R A/R

Create Job Requisition

A/R A/R A/R A/R A/R A/R

Source & Screen Applicants

C C C C C C

CandidateSelection & Official Offer

C C C C C C

Final Decision A/R A/R A/R A/R A/R A/R

Orientation A/R A/R A/R A/R A/R A/R

Administer C C C C C C

Monitor A/R A/R A/R A/R A/R A/R

50

Guidelines

• Hanya ada satu “accountability” setiap aktivitas• Authority harus ada pada accountability• Minimalisir consults (c) dan informs (i)• Semua roles and responsibilities harus

didokumentasikan dan dikomunikasikan

Tujuan Komunikasi

Memberi informasi Ingat Menjelaskan Mengerti Menyakinkan Tidak ragu Mempengaruhi Merubah

pendapat Mendapatkan Bertindak

persetujuan

Tipe Komunikasi

Tipe Terbuka

Ciri – ciri : Orientasi hubungan Perlu persetujuan orang lain Bergerak, bertindak dan berbicara cepat Menghindari hal–hal detail Memiliki kemampuan meyakinkan orang lain

Tipe Terbuka

Suka bekerja sebagai :

Public relations Pembawa acara Talk show Pengacara Staff hotel

Bagaimana Berhubungan Dengan Orang Yang Memiliki Tipe Terbuka

Dukung pendapat dan ide-idenya Tunjukkan rasa tertarik Hindari konflik Beri apresiasi

Tipe Dominan

Ciri – ciri :

Orientasi tugas

Bergerak, bertindak dan berbicara cepat

Senang diberi tugas

Mengupayakan hasil melalui orang lain

Tipe Dominan

Suka bekerja sebagai :

ReporterKonsultanCorporate CEO

Bagaimana Berhubungan Dengan Tipe Dominan

Beri dukungan pada goal dan tujuannya Bicarakan hasil yang diharapkan Bicarakan hal-hal bisnis Hargai ide bukan individu Efisien dan teratur Bicarakan fakta bukan perasaan

Tipe Akurat

Ciri – ciri :

Orientasi tugas

Bergerak, bertindak dan berbicara cepat

Pekerjaan yang memerlukan intelektual

Perhatian pada akurasi

Pembuat keputusan yang sangat berhati - hati

Menunjukan kemampuan memecahkan masalah

Tipe Akurat

Suka bekerja sebagai :

Akuntan Insinyur Programer Ilmuwan

Bagaimana Berhubungan Dengan Tipe Akurat

Persiapan yang baik Tunjukkan dengan tindakan bukan kata-kata Sistematik, teratur, persiapan Penjelasan yang detail Beri fakta

Tipe Kalem

Ciri - ciri:

Orientasi hubungan

Bergerak, bertindak dan berbicara lambat

Menghindari resiko

Mencari ketenangan

Menikmati kerjasama

Menunjukan ketrampilan counseling

Tipe Kalem

Suka bekerja sebagai :Counselor Guru Pekerja sosial PsikologHRD

Bagaimana Berhubungan Dengan Orang Yang Memiliki Tipe Kalem

Hangat dan tulus Tunjukkan perhatian Cara informal Mendengar aktif Bina hubungan

Ketrampilan Seorang Coach

Membina Mendengar BertanyaHubungan

Memberi Feedback Merangkum

Sikap melakukan coaching

Memahami diri sendiri

self-control

Empati

Ketrampilan sosial

Hargai persamaan dan perbedaan

17

Sikap melakukan coaching

Peduli

Komitmen

Mendorong orang mencari alternatif

Membantu orang melihat sesuatu dengan perspektif

yang berbeda

18

Contract dalam Coaching

Periode

Tujuan

Tingkat support

Situasi

Pertemuan dan review

19

Coach yang baik

Memberi kesempatan Komunikasi yang baik Memahami orang lain Memberi dan menerima nasehat Punya visi

GROW Steps

G –Goal : Apa yang Anda inginkan ?

R – Reality : Apa yang terjadi saat ini ?

O - Options: Apa yang bisa Anda lakukan?

W – Will: Apa yang akan Anda lakukan?

20

Powerful Questions

Dari rasa keingintahuan Langsung, sederhana, pertanyaan terbuka Mendorong berpikir kreatif Mendorong refleksi diri

Ketrampilan bertanya

Open-Ended Questions“Apa pendapatmu tentang program ini ?”

Closed-Ended Questions (Yes/No)“Apakah Anda suka dengan tipe ini ?"

Probing Questions“Topik apa yang Anda inginkan ?"

Echo Question"…Uang lagi ? "

Leading Questions“Anda mengerti apa yang saya katakan bukan ?

Counseling ???

Pembicaraan 4 mata antara supervisor dan anak buahnya

Membantu karyawan untuk mengidentifikasi kinerja yang buruk dan bagaimana meningkatkannya

Lebih formal daripada sekedar feedback. Biasanya dilakukan hanya untuk sebagian kecil pegawai

Tujuan Counseling

Mengkomunikasikan uneg – uneg pegawai

Mencari penyebab perilaku pegawai

Menentukan sarana untuk perbaikan dan pengembangan

Meningkatkan kinerja pegawai

Kapan Melakukan Counseling?

Bila diperlukan tindak lanjut setelah feedback Menyesuaikan kembali ekspektasi Biasanya pelanggaran kecil, namun dilakukan

berulang – ulang akan memerlukan counseling

PROSES COUNSELING :Sebelum Mulai Sesi

Tentukan tujuan Siapkan dokumentasi Review berbagai fakta Buat outline Atur privasi Informasikan tujuan meeting

PROSES COUNSELING :Pedoman Sesi

Perilaku dan apa yang Anda katakan selama sesi counseling akan mempengaruhi hasil counseling

Intonasi yang positifMenjelaskan masalahTanya dan dengarkanPerbaiki situasiAmbil kesimpulan

PROSES COUNSELING :Menghindari Konflik

Lakukan counseling pada waktu yang tepat Berikan counseling secara pribadi Carilah akar masalahnya Dengar, jangan melakukan interupsi Tunjukan minat yang tulus pada karyawan Bila bisa membantu, maka tawarkan dan

lakukan

PROSES COUNSELING :Setelah Sesi

Dokumentasi Apapun yang Anda ingin lakukan setelah sesi,

segera lakukan Rencanakan konsultasi untuk follow-up Tetap lakukan monitor terhadap kinerja

The end of this lesson...But the learning task never ends...