BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan

memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut

Riva’i( 2004:35) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif,kualitatif,

strategi dan operasionalnya ,maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan

keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang”. Oleh karena itu

disini diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi

tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai

dengan kebutuhan .

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses

manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang

diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses

dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk

menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Tujuan dari integrasi system

adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari

perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif, dibandingkandengan prediksi

ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber

daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memflitasi

keefektifan organisasi dapat tercapai.

Demikian juga yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi, salah

satu Unit Bisnis dari PT PLN (Persero) yang bergerak dalam bidang Pengawasan atau Supervisi

terhadap Proyek-Proyek PT PLN (Persero). Proyek-Proyek ini meliputi Pembangunan

Pembangkit Listrik, Pembangunan Jaringan Transmisi, maupun Pembangunan Gardu Induk.

Lokasi Proyek ini berada di seluruh wilayah Indonesia. Oleh karena jumlah SDM PT PLN

(Persero) Jasa Manajemen Konstruksi sangat terbatas dan SDM yang memiliki kompetensi

khusus dalam hal ini dalam bidang sipil, elektrikal dan mekanikal juga terbatas, PLN Jasa

Manajemen Konstruksi seringkali kesulitan dalam memenuhi tugas-tugasnya.

1.2.Profil Perusahaan

PT PLN (Persero) Jasa manajemen Konstruksi atau PLN JMK merupakan salah satu Unit Jasa

Penunjang PT PLN (Persero) yang diberi tugas untuk melaksanakan kegiatan supervisi

Konstruksi dari pembangunan Sarana Ketenagalistrikan PLN yang dibentuk dengan Keputusan

Direksi PLN No. 324.K/010/DIR/2003 tanggal 22 Desember 2003 tentang Organisasi PT PLN

(Persero) Jasa Manajemen Konstruksi yang terakhir diperbaharui dengan SK DIR No.

206.K/DIR/2012 tentang Organisasi PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi, SK DIR No.

377.K/DIR/2012 tentang Formasi Jabatan Unit Induk PLN JMK dan SK DIR No.

378.K/DIR/2012 tentang Formasi Jabatan Unit Pelaksana PLN JMK. Bidang usaha PLN terdiri

atas:

1. Melakukan usaha jasa manajemen konstruksi pada sektor ketenagalistrikan dan sektor lainnya.

2. Membantu unit bisnis PLN lainnya dalam melaksanakan kegiatan jasa manajemen konstruksi.

1.2.1. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi dapat digabarkan sebagai

berikut :

Gambar 1.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi

1.2.1. Visi PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi

Visi dari PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi adalah Menjadi Unit Usaha Jasa

Bidang MAnajemen Konstruksi yang bertumpu pada Potensi Insani yang Profesional

dengan layanan yang ekselen

1.2.2. Misi PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi

Misi dari PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi adalah:

1. Menjalankan kegiatan usaha yang berorientasi kepada etika bisnis dan tata kelola

perusahaan yang baik

2. Memberdayakan bisnis Jasa Manajemen Konstruksi yang mengacu pada kepuasan stake

holder

3. Memberdayakan bisnis Jasa Manajemen Konstruksi sebagai media untuk meningkatkan

kualitas Industri ketenagalistrikan

4. Menjadikan Jasa Manajemen Konstruksi sebagai pendorong kegiatan bidang jasa

konstruksi

1.2.3. Lingkungan Organisasional

Produk utama PLN JMK adalah jasa supervisi konstruksi untuk pembangunan

ketenagalistrikan (Pembangkit, Gardu Induk , Transmisi, serta Sarana dan Prasarana),

dengan mekanisme penyampaian produk kepada pelanggan secara langsung. Adapun faktor

yang sangat penting dari masing-masing produk tersebut terhadap sukses organisasi yaitu

mutu, waktu dan biaya.

Karakteristik utama dari budaya organisasi PLN JMK adalah cerminan perilaku tiap anggota organisasi yang terkandung dalam tata nilai perusahaan secara korporat yaitu Saling Percaya, Integritas, Peduli dan Pembelajar (SIPP).

Tujuan PLN JMK : Memberikan layanan jasa supervisi konstruksi baik secara

keseluruhan atau sebagian pekerjaan pelaksanaaan konstruksi mulai dari kegiatan awal

konstruksi sampai dengan penyerahan akhir hasil konstruksi kepada pelanggan. Kompetensi

inti PLN JMK adalah kemampuan organisasi dalam melaksanakan supervisi konstruksi

sesuai penugasan secara efektif dan effiisen.

1.2.4. Ketersediaan Tenaga Kerja

Faktor utama yang menjadi penggerak suatu perusahaan adalah Sumber Daya

Manusia yang dimilikinya. PLN JMK sebagai perusahaan jasa yang pendapatan utamanya

ditentukan oleh penggunaan Man-Month para supervisor-nya didalam mewujudkan

Visi/Misinya haruslah secara terus menerus meningkatkan keprofesionalan dan kompetensi

para SDM-nya.

SDM atau tenaga kerja yang terlibat didalam proses bisnis PLN JMK terdiri dari

SDM organik (pegawai), outsourcing dan TKWT (tenaga kerja waktu tertentu). TKWT

adalah tenaga kerja yang direkrut dari pensiunan pegawai PLN yang keprofesionalan dan

kompetensinya masih dibutuhkan oleh perusahaan. Komposisi masing-masing tenaga kerja

ditampilkan pada Gambar 1.2 dibawah ini :

Gambar 1.2. Komposisi Ketersediaan SDM 2012

Berdasarkan latar belakang pendidikannya, komposisi pegawai mengalami perubahan

dimana jumlah pegawai dengan jenjang pendidikan SLTA mengalami penurunan, tetapi

pegawai dengan jenjang pendidikan D3 dan S1 mengalami kenaikan, begitu pula dengan

pegawai dengan jenjang S2 dan S3. Hal ini menunjukkan perbaikan dan sangat mendukung

dalam rangka peningkatan produktivitas perusahaan mengingat sifat pekerjaan yang

ditangani merupakan skill-oriented.

Gambar 1.3 Gambar Ketersediaan Tenaga Kerja seluruh Unit Bedasarkan Tingkat

Pendidikan

Dalam mengakomodir keharmonisan dalam keberagaman tenaga kerja serta menjaga keseimbangan hak dan kewajiban, dituangkan dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara Manajemen PLN Pusat dengan SP dan merupakan kesepakatan yang mengatur kebutuhan dan harapan pegawai yang antara lain memuat hal-hal sebagai berikut :

Hak dan kewajiban Manajemen dan Pegawai. Syarat-syarat kerja bagi Pegawai. Dengan demikian tercipta hubungan kerja yang harmonis dan dinamis antara manajemen

dengan pegawai yang mendukung kelangsungan dan kemajuan Perusahaan yang berdampak pada peningkatan kesejahteraan.

1.2.5. Hubungan Organisasional

Secara Struktural, organisasi PLN JMK terdiri dari Kantor Induk dan 5 Unit

Ppembantu yang disebut Unit Manajemen Konstruksi (UMK). Struktur organisasi PLN

JMK pada tahun 2003, telah diubah berdasarkan Keputusan DIR No.303.K/DIR/2007

tentang Organisasi PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi. Untuk memperlancar

kegiatan supervisi konstruksi, dibentuk Tim Supervisi Konstruksi sebagai kepanjangan

tangan General Manager PLN JMK yang bersifat non-permanent.

Sistim Tata Kelola organisasi dapat diuraikan sebagai berikut, didalam melakukan

kegiatan supervisi, mengacu pada surat penugasan dari pemberi kerja dalam bentuk surat

penugasan/SLA/Kontrak, Pemimpin Senior menyusun rencana strategis jangka pendek dan

kedepan termasuk jangka panjang yang didalamnya meliputi jumlah proyek yang

disupervisi dan biaya yang dibutuhkan, rencana strategis diaktualisasikan dalam target

kinerja yang selanjutnya diturunkan ke dalam target Unit/Tim hingga tingkat individu.

Tingkat pencapaian dinilai secara periodik triwulanan melalui Laporan Manajemen.

Sesuai Kpts. DIR No. 017.K/DIR/2010, PLN JMK bertanggungjawab kepada Direksi

PT PLN (Persero) di bawah pembinaan Direktur SDM & Umum dan berkoordinasi dengan

Direktur Operasi Jawa-Bali, Direktur Operasi Indonesia Barat dan Direktur Operasi

Indonesia Timur. Dalam menjalankan kegiatan supervisi JMK berkoordinasi dengan para

pihak yang terlibat (stakeholders) sesuai dengan peran dalam sistim kerja, selalu

memperhatikan ukuran proses kerja kunci (mutu, waktu dan biaya), yang merupakan

ekspektasi pelanggan, dengan memperhatikan Undang-undang, kebijakan serta penerapan

sistim kerja yang professional (standard dan prosedur kerja ISO dan GCG PLN).

Segmen pasar utama PLN JMK adalah segmen Unit-Unit Induk Pembangunan (UIP)

dan Unit Operasional di PT PLN (Persero) termasuk PLN Pusat, yang merupakan pemberi

kerja dimana hubungan kerjanya terikat dengan Surat Penugasan/SLA/Kontrak atas proyek-

proyek yang dibangun. Pelanggan tersebut dapat dikelompokan menjadi pelanggan di sektor

pembangkitan, jaringan serta sarana & prasarana. Kelompok Stakeholders utama terdiri atas

PLN Pusat, Pelanggan, Pegawai, Pemasok, Mitra Kerja serta Kolaborator.

1.2.6. Sistem Kepegawaian PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi

Dalam menjalankan usahanya PT PLN JMK mempunyai 5 unit pembantu yang

masing –masing dipimpin oleh seorang Manajer. Unit ini berlokasi di Medan, Palembeng,

Jakarta, Surabaya, dan Makassar dengan Kantor Induk berlokasi di kota Semarang. Hal ini

dikarenakan lokasi proyek PT PLN berada di seluruh wilayah Indonesia.

Sistem kepegawaian yang diterapkan adalah semua unit memiliki kewenangan

mengatur tenaga SDMnya sendiri. Hal ini bararti setiap unit memiliki pegawai masing-

masing. Dan control tetap dipegang oleh PLN JMK Kantor Induk. Tetapi dalam

kenyataannya, PLN JMK Kantor Induk tidak memberikan kewenangan secara penuh

pengelolaan SDM kepada unitnya. Seperti, ada pegawai dengan status kepegawaian di Unit

Manajemen Konstruksi (UMK V) tetapi yang bersangkutan bekerja di PLN JMK Kantor

Induk. Hal ini sangat menyulitkan Unit dalam mengelola SDM nya, karena sewaktu-waktu

membutuhkan tenaga dari SDM tersebut, unit tidak bisa serta merta langsung menarik

tenaga kerja tersebut tetapi harus menunggu persetujuan dari PLN JMK Kantor Induk. Di

lain sisi pekerjaan pengawasan atau supervise proyek diserahkan secara penuh kepada Unit

Manajemen Konstruksi.

Hal ini dilakukan oleh PLN JMK Kantor Induk dikarenakan bahwa dengan model

bisnis yang seperti ini, dimana lokasi pekerjaan atau proyek yang tersebar di seluruh

wilayah Indonesia dan jumlah SDM yang terbatas, PLN JMK menerapkan sistem matrix

terhadap sitem kepegawaiannya. Sistem matrix ini adalah sistem mobilisasi pegawai yang

flexible dimana satu pegawai dapat dipindah-pindah sesuai dengan kebutuhan. Misalnya

pegawai A dengan status kepegawaian di UMK 1 melakukan pengawasan pekerjaan dilokasi

wilayah UMK 1, apabila proyek tersebut telah selesai maka pegawai yang bersangkutan

dapat di mobilisasi ke wilayah kerja dibawah pengelolaan UMK 2.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1   Pengertian perencanaan SDM

         Berbagai pandangan mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia seperti yang

dikemukakan oleh:

  Handoko (1997),  Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan

serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan

lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-

kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.

  Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa:

“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses

menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar

pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

  George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173).

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan

sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

2.2. Hubungan Antara Strategi SDM dan Strategy Perusahaan

Perencanaan Sumber Daya Manusia (HR Planning) merupakan proses manajemen dalam

menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa

depan. Menurut Wayne F. C Strategi merupakan perumusan dari misi perusahaan, tujuan dan

sasaran termasuk rencana kegiatan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan secara eksplisit

mempertimbangkan aspek persaingan, dan pengaruh faktor lingkungan. Strategi sumber daya

manusia adalah seperangkat proses-proses aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer

sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah bisnis yang terkait dengan

manusia (people-related business issue). Strategi bisnis di masa yang akan datang dipengaruhi

perubahan kondisi lingkungan menuntut manajer (pimpinan) untuk mengembangkan program-

program yang mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa

depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia dapat membangun

perencanaan bisnis yang akhirnya menentukan kebutuhan SDM. Berikut ini adalah model

hubungan antara Strategy SDM dengan Strategy Perusahaan.

Gambar 2.1. Hubungan Strategi SDM dan Strategi Perusahaan

2.3. Perencanaan Strategis SDM (Sumber Daya Manusia)

Menurut Manzini (1996); untuk merancang dan mengembangkan perencanaan SDM

yang efektif, terdapat 3 (tiga) tipe perencanaan yang saling terkait dan merupakan suatu kesatuan

sistem perencanaan tunggal :

1. Strategic planning yang bertujuan untuk mempertahan-kan kelangsungan organisasi dalam

lingkungan persaingan.

2. Operational planning yang menunjukkan demand terhadap SDM.

3. Human resoures planning yang digunakan untuk memprediksi kualitas dan kuantitas

kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang yang

menggabungkan program pengembangan dan kebijakan SDM.

Perlu dilakukan integrasi antara perencanaan sumber daya manusia dengan perencanaan

strategik dan operasional adalah untuk mengidentifikasikan human resources gap antara demand

dan supply, untuk menciptakan proses yang memprediksi demand sumber daya manusia yang

muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitas dibandingkan dengan

prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM.

How do we compete?

What must we execute well?

How do we delight our internal and external customers?

What competencies, incentives, and work practices support high performance?

Execute Bottom - up

Play Top - down

BUSINESS PLANNING PROCESS

WORKFORCE PLANNING PROECESS

Strategic Planning : Long Range Perspective

Operational Planning: Middle

Range Perspective

Budgeting : Annual

Perspective

Issues Analysis Forecasting Requirements

ActionPlans

Gambar 2.2 Impact of Three Level of Business on workforce planning

Strategi SDM dalam praktek organisasi dilakukan dengan pertimbangan sampai seberapa

jauh departemen SDM memperhatikan :

1. People issues business (HR concern)

2. Menggunakan orientasi isu dalam memutuskan mobilisasi SDM-nya (key-issues oriented)

3. Melibatkan manajer lini pada masalah-masalah sumber daya manusia (involving line managers)

Ada 6 (enam) unsur penting dalam pendekatan strategik manajemen sumber daya manusia :

1. Pemahaman tentang Pengaruh Lingkungan Luar

2. Pemahaman Pengaruh Dinamika dan Persaingan Pasar Kerja

3. Fokus Jangka Panjang

4. Fokus terhadap Pilihan dan Pengambilan Keputusan

5. Pertumbuhan Seluruh Personil

6. Integrasi dengan Strategi Perusahaan

Menurut Cascio (1995); Strategic Planning (Perencanaan Strategi) dalam berkaitan

dengan Issues Analysis dalam HR Planning yang berkaitan dengan kebutuhan-kebutuhan bisnis

pada masa yang akan datang, faktor-faktor eksternal, penawaran internal, dan analisis implikasi

manajemen. Perencanaan strategic biasanya untuk jangka panjang (antara 2 sampai 5 tahun atau

lebih). Perencanaan Taktikal Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan Jangka Menengah (

1 sampai dengan 2 tahun).

Perencanaan yang bersifat operasional berkaitan dengan program MSDM, yaitu

rekruitasi, pengembangan, kompensasi, dan program lainnya sesuai kebutuhan baik eksternal

maupun internal perusahaan/organisasi

2.4 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

1.      Lingkungan Eksternal

Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-

kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.

a) Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai

contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu

kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

b) Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia

melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan

sebagainya.

c) Perkembangan teknologi/komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana

perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

d) Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi

permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan

memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam

perencanaan sumber daya manusia.

2.      Keputusan-keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya

manusia.

a) Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Hal ini mengikat

perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat

pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan

jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.

b) Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi

operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang

paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

c) Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal

merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para

karyawan di masa mendatang.

3.      Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan.

Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan

personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa

berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

2.5. Manfaat Perencanaan SDM

Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik

bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:

1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara

lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan

inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan.

Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:

Jumlah karyawan yang ada

Berbagai kualifikasinya

Masa kerja masing-masing karyawan

Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program

pelatihan kerja yang pernah diikuti

Bakat yang masih perlu dikembangkan

Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan

2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih

ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki

yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing

sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah

berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan

sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan,

pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan

dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan

produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan

dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang

akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang

berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.

4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di

masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan

menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.

5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting

ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan

akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya

manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri

maupun di luar negeri). Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen

melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang

berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di

era perubahan yang serba cepat.

6. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan

kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek program

kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah

ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.

Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.

7. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon

sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan

adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon

yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang

memerlukan sumber daya manusia.

8. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.

Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan,

tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi

sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang

dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat

dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat

penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.

2.6. Proses Dalam Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan

akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1. Kepentingan Perencanaan SDM

Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:

o   Kepentingan Individu.

o   Kepentingan Organisasi.

o   Kepentingan Nasional.

2. Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:

Tujuan

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu,

organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan

SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari

mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan

perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi..

Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan

perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.

Syarat – syarat perencanaan SDM

a. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

b. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

c. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi

persediaan SDM.

d. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

e. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

3. Proses perencanaan SDM

Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk

mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini

memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan

dikembangkan dan dikelola.

Adapun proses perencanaan tersebut adalah:

  Prosedur perencanaan SDM

  Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

  Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

  Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

  Menetapkan beberapa alternative.

  Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

  Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

4. Pengevaluasian Rencana SDM

Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan

sebagai berikut:

Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau

terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.

Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi

ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih

besar biayanya.

Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas

didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat

dilaksanakan dengan lebih baik.

5. Kendala-kendala Perencanaan SDM

Standar kemampuan SDM

Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan

SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini

menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM untuk menghitung potensi SDM

secara pasti.

Manusia (SDM) Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini

menjadi kendala Perencanaan SDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya

dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

Situasi SDM

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan

SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM yang baik dan

benar.

2.7.  Sistem Perencanaan SDM

Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM

1. Inventarisasi persediaan SDM

Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas di Suatu

Organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil

yg dicapai, pendapat umum, sekarang atau yang sedang terjadi.

2. Forecast SDM/ peramalan SDM

Peramalan SDM berguna  untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa datang.

Metode peramalan ketersediaan /penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber eksternal

terdiri atas:

a. Perencanaan rekrutmen dan seleksi

b. Pasar tenaga kerja

Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand) mendatang lebih rumit dan subjektif

daripada memprediksi ketersediaan tenaga kerja (supply), karena banyak faktor yang

mempengaruhinya.

Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora, 1997:176)

terdiri atas:

   Perubahan lingkungan eksternal

   Perubahan kondisi organisasi

   Perubahan kondisi tenaga kerja

3. Penyusunan rencana SDM

Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan

kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian,

dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar

tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.

4. Pengawasan dan Evaluasi

Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang

manusia dalam organisasi. Pengawasan dan evaluasi sumber daya manusia merupakan fungsi

yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi

manajemen sumber daya manusia ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan.

Pelaksanaan merupakan langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan

menyusul kedua fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan

apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Analisis Efektifitas Sistem Matrix pada PT PLN (Persero) Jasa Manajemen

Konstruksi

Berdasarkan penjelasan yang telah diberikan dalam BAB I sebelumnya, PT PLN (Persero)

Jasa Manajemen Konstruksi menerapkan sistem kepegawaian secara matrix, dimana pegawai

dapat dimobilisasi sesuai dengan kebutuhan. Sistem Matrix ini mempunyai keuntungan

dimana kita dapat memobilisasi pegawai ke tempat atau posisi yang dirasa memeerlukan

sesuai dengan kebutuhan organisasi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Meskipun

demikian ada beberapa kelemahan atau ketidak konsistenan antara sistem matrix yang

diterapkan oleh perusahaan dengan sistem penempatan pegawai pada PT PLN (Persero) Jasa

manajemen Konstruksi. Antara lain :

1. Perusahaan menerapkan sistem matrix, tetapi dilain sisi perusahaan menerapkan status

penempatan pegawai ke UMK. Hal ini berpotensi untuk memunculkan perselisihan

antara unit dan PLN JMK kantor Induk

2. Sistem matrix ini menjadi tidak efektif apabila ada penambahan proyek, sedangkan

jumlah SDM tetap.

3.2. Penerapan Sentralisasi Kepegawaian

Sistem sentralisasi Kepegawaian adalah suatu sistem dimana pengelolaan atau status

kepegawaian berada dibawah satu divisi atau satu unit dalam organisasi. Dalam Kasus PT

PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi ini penerapan sentralisasi kepegawaian dapat

diterapkan dengan cara memindahkan pengelolaan dan status penempatan kepegawaian ke

PLN JMK Kantor Induk. Dengan dilakukan Sentralisasi ini maka sistem matrix yang selama

ini diterapkan oleh Manajemen PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi dapat

bersinergi atau tersupport dengan baik. Beberapa keuntungan yang diharapkan didapat

dengan perpaduan sistem sentralisasi dan sistem matrix kepegawaian antara lain :

1. Berkurangnya perselisihan antara unit dan PLN JMK Kantor Induk berkaitan dengan

mobilisasi pegawai, hal ini dikarenakan kewenangan dalam kepegawaian telah terpusat.

2. Memudahkan sistem monitoring terhadap kebutuhan dan pemetaan SDM

3.3. Perubahan Struktur Organisasi Perusahaan

Selama ini PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi mempunyai strukstur organisasi

yang kompleks. Dimana Selain dipimpin Oleh seorang GM yang dibantu oleh Tiga Orang

Manajer Bidang, PLN JMK juga mempunyai 5 (lima) Unit Pendukung yang masing masing

dipimpin oleh Manajer Unit yang dibantu oleh 3 (tiga) orang Asisten Manajer. Dengan

adanya penerapan Sistem Sentralisasi Kepegawaian, maka hal ini berdampak pada

modifikasi atau perubahan struktur organisasi dimana Unit Pendukung yang selama ini

dipimpin oleh Manajer Unit, mungkin hanya akan menempatkan seorang Koordinator yang

bertugas untuk memonitor jumlah kebutuhan dan pelaksanaan kepegawaian dan proyek.

3.4. Melakukan Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja

Dalam menjaga sustainability atau kelangsungan Ketersediaan Tenaga Kerja, maka PT PLN

(Persero) Jasa Manajemen Konstruksi harus melakukan analisis terhadap Jumlah Proyek dan

Kebutuhan Tenaga Kerja yang diharapkan akan digunakan dimasa yang akan dating.

Diakrenakan proses perekrutan pegawai dilakukan secara terpusat oleh PT PLN (Persero)

Kantor Pusat. Maka sebagai Unit Bisnis PT PLN, PT PLN (Persero) Jasa Manajemen

Konstruksi dapat memperoleh Tenaga Tambahan dari Pihak Ketiga atau dalam hal ini adalah

outsourcing. Selain itu sistem kepegawaian di PLN juga memungkinkan menambah jumlah

tenaga kerja dengan cara merekrut para pensiunan yang memiliki keahlian khusus yang

dilakukan melalui kontrak waktu tertentu. Dimana di PLN istilah ini dikenal dengan TKWT

atau Tenaga Kerja Waktu Tertentu. Adapun dalam melakukan penambahan tenaga kerja ini

PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi harus memperhatikan beberapa factor berikut

ini :

1. Perencanaan SDM

Meliputi :

a. Berapa banyak tenaga yang dibutuhkan

b. Kapan tenaga kerja tersebut dibutuhkan

c. Spesifikasi seperti apa yang diperlukan

2. Tanggung Jawab Organisasional

Meliputi :

a. Siapa yang bertanggungjawab atas perekrutan tenaga kerja tersebut

b. Bagaimana cara perekrutan dilakukan

c. Pelatihan apa yang harus diberikan stelah direkrut

3. Keputusan Perekrutan Strategis

Meliputi :

a. Sitem kontrak yang akan digunakan

b. Fleksibilitas tenaga kerja

c. Sumber tenaga kerja

4. Metode Perekrutan

Meliputi :

a. Metode Internal

b. Metode Eksternal

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan beberapa hal antara lain :

1. Pemberian kewenangan pengelolaan SDM kepada Unit Pendukung atau Unit Pelaksana

pada PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi dinilai tidak tepat karena hal ini akan

terjadi pertentangan antara PLN JMK Kantor Induk dan Unit Pelaksana apabila terjadi

perbedaan pendapat tentang penerapan matrix pegawai

2. Penerapan sistem Matrix ini tidak akan berjalan efektif apabila Jumlah Proyek bertambah

sedangkan tidak ada penambahan Jumlah SDM

3. Sistem yang tepat dalam mendukung sistem matrix pegawai adalah sistem sentralisasi

pengelolaan SDM.

4. Keuntungan dari penerapan sistem sentralisasi adalah :

- Berkurangnya perselisihan antara unit dan PLN JMK Kantor Induk berkaitan dengan

mobilisasi pegawai, hal ini dikarenakan kewenangan dalam kepegawaian telah

terpusat.

- Memudahkan sistem monitoring terhadap kebutuhan dan pemetaan SDM

5. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja dilakukan dalam rangka untuk menjaga

kelangsungan usaha di masa yang akan datang.

6. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menambah jumlah tenaga kerja, adalah :

- Perencanaan SDM

Meliputi :

a. Berapa banyak tenaga yang dibutuhkan

b. Kapan tenaga kerja tersebut dibutuhkan

c. Spesifikasi seperti apa yang diperlukan

- Tanggung Jawab Organisasional

Meliputi :

a. Siapa yang bertanggungjawab atas perekrutan tenaga kerja tersebut

b. Bagaimana cara perekrutan dilakukan

c. Pelatihan apa yang harus diberikan stelah direkrut

- Keputusan Perekrutan Strategis

Meliputi :

a. Sistem kontrak yang akan digunakan

b. Fleksibilitas tenaga kerja

c. Sumber tenaga kerja

- Metode Perekrutan

Meliputi :

a. Metode Internal

b. Metode Eksternal

4.2. Saran

Berdasarkan Kesimpulan diatas, saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut :

1. PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi sebaiknya merubah sistem Pengelolaan

Kepegawaiannya dari semula yaitu memberikan kewenangan pengelolaan SDM di Unit

Pelaksana menjadi Pengelolaan Terpusat atau sentralisasi di PLN JMK Kantor Induk. Hal

ini juga mencakup merubah status kepegawaian menjadi status pegawai PLN JMK

Kantor Induk untuk mendukung sistem matrix tersebut.

2. Mengubah struktur Organisasi, dimana Unit Pelaksana hanya cukup dikelola oleh

seorang coordinator saja yang dibantu oleh beberapa staf sesuai dengan kompetensi yang

diperlukan. Misalnya : keuangan, teknik pembangkit dan teknik jaringan

3. Melakukan pemetaan kepegawaian untuk mengetahui berapa sebenarnya tenaga kerja

yang diperlukan atau dibutuhkan. Dalam hal ini dapat diketahui misalnya dalam satu

proyek pembangkit, berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan, berapa jumlah outsourcing

yang dibutuhkan.

4. Melakukan perekrutan tenaga ahli atau pensiunan yang memiliki ketrampilan yang baik

sehingga dapat membimbing atau membina pegawai maupun outsourcing yang lain yang

lebih muda.

5. Mengadakan kerjasama dengan Penyedia Jasa Tenaga Kerja yang berpengalaman

sehingga lebih siap pakai.

6. Mengawal proses perekrutan tenaga kerja sehingga tenaga kerja yang diperoleh dapat

beradaptasi dengan sistem matrix yang diterapkan oleh PT PLN (Persero) Jasa

Manajemen Konstruksi.

DAFTAR PUSTAKA

Wayne F. Cascio, 2013. Managing Human Resources, ninth edition, McGraw-Hill. Colorado,

USA.

Sofyandi, Herman, 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Pertama.

www.google.co.id

Buku Malcolm Baldridge PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi Tahun 2012.