Home Office And BranchRelationships

Pertemuan 7 dan 8

HOME OFFICE & BRANCH RELATIONSHIPS

• Penggunaan tenaga penjual dalam rangka perluasan daerah pemasaran seringkali kurang berhasil, hal tersebut disebabkan :

• Jarak tempuh yang cukup jauh sehingga tidak efisien bagi salesman untuk menguasai daerah pemasaran yang berada diluar jangkauannya

• Perbedaan budaya antara kantor pusat dengan kantor cabang yang tidak diakomodasi oleh manajemen

Lanjutan• Apabila penggunaan tenaga salesman dan katalog tidak

memberikan hasil yang diinginkan, maka pembentukan kantor cabang /branches merupakan alternatif yang paling tepat sebagai sarana pencapaian tujuan pemasaran karena :

• Konsumen dapat berkomunikasi secara cepat dengan perusahaan, sehingga kendala yang menghambat dapat diatasi secara cepat

• Karyawan kantor perwakilan / cabang biasanya direkrut dari daerah setempat yang menguasai budaya daerah tersebut

PERBEDAAN ANTARA PERWAKILAN DENGAN CABANG

No Keterangan Agency Branch

1Penjualan kepada pihak ketigadilaksanakan oleh

Kantor pusat Cabang

2Persediaan barang dagangan Tidak memiliki tetapi barang

contoh / sampleMemiliki

3 Syarat penjualan Ditentukan Kantor pusat Ditentukan Cabang

4

Beban operasional & modal kerjaditentukan

KP dan tidak mengelola bebanoperasional kecuali kas kecil

Cabang mengelola penjualan sertabeban operasional termasuk kas

OPERATIONS & ACCOUNTING FOR AN AGENCY

• Agen / kantor perwakilan merupakan organisasi penjualan di daerah yang berada dibawah pengawasan langsung kantor pusat dalam membantu kelancaran pemasaran di daerah tersebut.

• Kegiatan operasional perwakilan dibiayai dengan dana yang dikirim dari kantor pusat dan dikelola dengan sistem dana kas kecil tetap (imprest fund). Agen tidak menyelenggarakan akuntansi, namun hanya administrasi kas kecil yang mempertanggung-jawabkan dana kas yang diberikan. Apabila dana kas kecil sudah melewati batas minimun, maka agen mengirimkan permintaan pengisian kembali kas kecil dengan dilampiri oleh bukti-bukti pengeluaran.

Lanjutan• Catatan akuntansi agen dikelola oleh kantor

pusat dengan dua alternative • Laba-rugi operasional agen tidak terpisah

(digabungkan) dengan kantor pusat (pendapatan & biaya agen dicatat dalam perkiraan pendapatan & biaya kantor pusat ----- digabung dalam satu perkiraan sehingga laba-rugi agen tidak dapat diketahui secara cepat)

Lanjutan• Laba-rugi agen terpisah dari operasional kantor

pusat dengan menyelenggarakan perkiraan kantor perwakilan / agen (dicatat secara terpisah).

• Contoh:

Lanjutan• Penjualan – agen Bandung• Harga pokok penjualan – agen Bandung• Biaya gaji – agen Bandung• Biaya promosi – agen Bandung• Pengiriman barang dagang – agen Bandung• Kas kecil – agen Bandung• Laba-rugi – agen Bandung (ditutup keperkiraan ikhtisar

laba-rugi kantor pusat)

Contoh Soal• PT. Bintang yang berkantor pusat di Jakarta

mendirikan kantor perwakilan / agen di kota Medan. Pembukuan transaksi agen dibukukan secara terpisah oleh kantor pusat. Berikut transaksi selama bulan Maret 2002 sbb:

LanjutanAgency Transaction Home office books

1-Mar Working fund – Medan agency .. 1.000Receipt of working fund from home office Cash ……………………………… 1.000 March 1 – 31 Account receivable …………… 5.000Orders submitted by agency, approved &filled by home office

Sales – Medan agency …………… 5.000Cash ………………………….. 3.000 Account receivable ………………. 3.000Salaries & commissions expense-Medan agency ………………… 250Rent expense – Medan agency . 200Advertising supplies–Medan ag. 450 Cash ………………………………. 450

31-Mar Salaries & commissions expense-Replenishment of working fund by homeoffice, based on paid expense vouchers

Medan agency ………………… 350Misc. expense – Medan agency . 200 Cash ………………………………. 550

Entries summarizing agency transactions –data for agency adjustments :

Cost of goods sold-Medan Ag. … 3.500Cost of goods identified with agency sales $3.500.

Merchandise shipments-MA … … 3.500Advertising supplies on hand,approximately 2/3 of amount received Advert. Supplies exp – MA …… 150

Advert. Supplies – Medan Ag. ……150

Sales – Medan agency ……… 5.000 Income – Medan agency ………… 5.000Income – Medan agency ……… 4.650 Cost of goods sold – Medan ……… 3.500 Salaries & Commissions exp –MA .. 600 Rent exp – Medan Agency ………… 200 Advertising supplies exp – MA …… 150 Misc. expense – Medan agency ….. 200

Income – Medan Agency ……….. 350 Income summary ………………… 350

Collection by home office on agency sales

Disbursements by home office on behalf ofagency

OPERATIONS & ACCOUNTING FOR BRANCHES

• Meskipun suatu cabang di-operasikan sebagai unit usaha yang terpisah (membuka rekening di bank, memiliki persediaan, melakukan pembelian dari luar, menyelenggarakan pembukuan sendiri), namun tetap dibawah kendali kantor pusat, Tingkat kemandirian suatu cabang tergantung dari kebijakan kantor pusat terutama dikaitkan dengan efektifitas & efisiensi serta pengendalian operasional.

Akuntansi antara kantor pusat dan cabang dihubungkan dengan perkiraan silang

(reciprocal accounts) sbb :

Kantor Pusat Kantor Cabang

Perkiraan “Branch” Perkiraan “Shipment to Branch” Perkiraan “Pendapatan Bunga”

Perkiraan “Home Office” Perkiraan “ Shipment from HO” Perkiraan “ Biaya Bunga”

HO = Home Office

CONTOH• Pada akhir periode kantor cabang menyusun laporan

keuangan (financial statements) dan disampaikan kepada kantor pusat, kemudian kantor pusat menyusun laporan gabungan (combined financial statements) dengan meng-eliminasi perkiraan silang pada laporan kertas kerja (working papers/work sheets).

• Contoh : Dalam rangka pengembangan daerah pemasaran di Jawa- Tengah pada tanggal 1 Oktober PT. Sejahtera di Jakarta membentuk kantor cabang di kota Solo. Kantor pusat membebani cabang Solo bunga atas investasi awal sebesar 6%. Pencatatan aktiva tetap untuk Furniture & Fixture diselenggarakan di kantor pusat. Pembukuan ditutup setiap akhir bulan. Berikut transaksi selama bulan Oktober 2002 :

Branch Trasactions Home Office Books Branch Books1-Oct Branch Solo …… …6.000 Cash ……………… 6.000(1) Receipt of cash from HO Cash ……………..… 6.000 Home Office ……… 6.000

Branch Solo …….. 12.000 Shipment from HO .12.000 Shipment to branch – Home office ………. 12.000 Solo ……………….. 12.000 Furniture & Fixtures Home office ……… 3.000Branch Solo …….. 3.000 Cash ………………. 3.000 Branch Solo ……….. 3.000

October 2 – 31 Account Receivable . 6.500(4) (a) Sales on account Sales ………………. 6.500

(b) Collections on account Cash ………………. 3.500 Accounts receivable . 3.500Salaries & CommissionsExpenses …………. 400Rent expense …….. 200Miscelaneous exp … 150 Cash ………………… 750

Cash ……………... 2.000 Home Office …….. 2.000 Branch Solo ………. 2.000 Cash ……………….. 2.000

(7) Branch charges submitted byhome office :

Branch Solo ……… 500 Insrance exp ……… 35(a) Insurance on branch assets………………… 35

Prepaid insurance …… 35 Depr. Exp F&F …... 50(b) Depreciation of F&F 50 Acc. Depr F&F Branch Taxes expense …..… 25(c) Taxes on branch asset 25 Solo …………………… 50 Advertising exp ….. 300(d) Advertising ……….. 300 Taxes payable ……….. 25 Interest expense HO . 90(e) Interest at 6% for one monthon investment in branch onOct

Advertising expense .. 300 Home office ………… 500 Interest income Branch Solo …………………… 90

(6) Remittance to home office

(2) Receipt of merchandise fromhome office, billing at cost

(3) Purchase of F & F by branchfor cash, the asset to be carriedon the HO books

-

(5) Payment of expenses -

Penyusunan laporan keuangan gabungan (combined financial statements) PT. Sejahtera adalah sbb :

Home BranchOffice Solo Dr. Cr.

Cash 6.25 3.75 10Accounts receivable 18 3 21Merchandise inventory 30 8.4 38.4Prepaid insurance 150 150Branch Solo 15.15 15.15Furniture & Fixtures, Home Office 14 14Furniture & Fixtures, Branch Solo 3 3

86.55 15.15 86.55Acc. Depreciation – FF-HO 9.1 9.1Acc. Depreciation – FF-Branch 50 50Accounts payable 23.3 23.3Taxes payable 200 200Home office 15.15 15.15Capital stock 25 25Retained earnings 28.9 28.9

86.55 15.15 15.15 15.15 86.55

PT. SEJAHTERAWORK SHEET FOR COMBINED BALANCE SHEET

31-Oct-02Eliminations Consolidated B/S

Balanced Sheet

Cash 10 Accounts payable 23.3Accounts receivable 21 Taxes payable 200Merch. Inventory 38.4Prepaid insurance 150 Capital stock 25Furniture & fixtures 17 Retained earnings 28.9 Less Acc. Depreciation -9.15Total Assets 77.4 Total Liabilities & SHE 77.4

Assets Liabilities & Stockholders’ Equity

PT. SEJAHTERACOMBINED BALANCE SHEET FOR HOME OFFICE & BRANCH

31-Oct-02

CONTOH

• Harga faktur sesuai harga eceran (Billing at retail sales price).

• Pada akhir periode perkiraan unrealized intercompany inventory profit disesuaikan dengan realisasi barang yang sudah dijual oleh cabang secara proporsional

• Contoh : Barang dengan harga pokok Rp 10.000,- difaktur ke cabang dengan harga Rp 12.000,- atau 20% diatas harga pokok. Pada akhir bulan melaporkan laba sebesar Rp 5.000,- dan sisa persediaan yang berasal dari kantor pusat sebesar Rp 8.400,-. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Home Office Vs Branch Books

Home office books Branch booksBranch – Solo ……………. 12.000 Shipment from HO ………… 12.000 Shipment to branch Solo …….. 10.000 Home office …………………….. 12.000

Unrealized intercompany in- Ventory profit …………………. 2.000

Branch Solo ……………….. 5.000 Income summary …………… 5.000 Branch Solo income …………… 5.000 Home office ……………………. 5.000

Unrealized intercompany in-Ventory profit ……………….. 600 Branch Solo Income …………… 600

Branch Solo Income ……… 5.600 Income summary ………………. 5.600

Note : Sebelum kertas kerja disusun, maka perkiraan-perkiraan reciprocal harus di rekonsiliasi.

Sales 30.5Cost of goods sold :-         Merchandise inventory,October 1

38

-         Purchases 16-         Merchandise availablefor sale

54

-         Less merchandiseinventory, October 31

38.4 15.6

Gross Profit 14.9Expenses :-         Salaries & commissionsexpense

2.3

-         Rent expense 1.2-         Advertising expense 1.1-         Depreciation expense –furniture & fixture

450

-         Insurance expense 285-         Taxes expense 175-         Miscelaneous expense 1.6 7.11

Net Income 7.79

PT. SejahteraCombined Income Statement for Home Office & Branch

For Month Ended October 31, 2002

BRANCH BILLING AT AMOUNTS OTHER THAN COST

• Untuk membiayai pengeluaran operasional dan investasi kantor cabang, maka biasanya kantor pusat memfaktur barang yang dikirim ke cabang dengan harga diatas harga pokok. Ada 2 metode dalam memfaktur cabang dengan harga di diatas harga pokok :

• Harga Faktur dengan harga arbitrase (Billing at an arbitrary rate above cost). Dalam metode ini harga arbitrase biasanya ditentukan dengan menambah harga pokok dengan biaya yang dikeluarkan oleh cabang untuk memperoleh barang dari pusat sampai ke konsumen.

• Harga faktur sesuai harga eceran (Billing at retail sales price). • Pada akhir periode perkiraan unrealized intercompany inventory

profit disesuaikan dengan realisasi barang yang sudah dijual oleh cabang secara proporsional

• Contoh : Barang dengan harga pokok Rp 10.000,- difaktur ke cabang dengan harga Rp 12.000,- atau 20% diatas harga pokok. Pada akhir bulan melaporkan laba sebesar Rp 5.000,- dan sisa persediaan yang berasal dari kantor pusat sebesar Rp 8.400,-. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Jurnal

• Pada akhir periode , pada saat penyusunan kertas kerja / neraca lajur combined financial statements, maka selisih unrealized harus di eliminasi sbb :

• Untuk persediaan cabang yang terlalu tinggi di-eliminasi dengan jurnal sbb :

• Dr. Unrealized intercompany inventory profit … XXXXX• Cr. Merchandise inventory – at beginning ……….. XXXXX• Dr. Unrealized intercompany inventory profit …. XXXXX• Cr. Shipment from home office ………………….. XXXXX