MANAJEMEN PROYEK

MANAJEMEN PROYEK

PENAMBAHAN UNIT HEMODIALISA

Fase 1 . Pendefinisian ProyekUnit Hemodialisa adalah unit cuci darah yang diperlukan oleh pasien yang menderita gagal ginjal sehingga tindakan tersebut berguna untuk menggantikan fungsi ginjal untuk menyaring racun dalam darah. Pada kasus yang terdapat di rumah sakit terbagi menjadi kasus GGA dan GGK. pada GGA pasien tersebut amat sangat memerlukan tindakan hemodialisa. Di RS KITA terdapat 30 pasien yang menderita GGK dan 2 kasus GGA ( Bulan April Juli 2008 )Penambahan Unit Hemodialisa amat sangat dibutuhkan karena :

1. mengingat kebutuhan alat tersebut dibandingkan dengan kenaikan kasus atau pasien yang menderita kasus GGK dan GGA belum memadai. Masih banyak pasien yang menderita GGK dan GGA tidak mendapatkan pelayanan cuci darah karena terbatasnya alat

2. Tidak dimungkinkannya pada kasus pasien dengan GGA dilakukan rujukan ke Rumah Sakit lain karena tidak tranportable di jalan dan membahayakan pasien bahkan bila mengakibatkan meninggal di jalan.

3. Banyak pasien asuransi, Jamsostek dan Askes yang tidak terlayani karena terbatasnya alat Hemodialisa

Dengan keadaan yang demikianlah dibuat keputusan dimana mesin hemodialisa dari 2 unit akan ditambah menjadi 4 unit. karena dengan 2 unit hanya mampu melayani 80 tindakan setiap bulan sedangkan apabila ditambah menjadi 4 unit maka kemampuan menangani tindakan menjadi 160 tindakan hemodialisa per bulan apabila shiftnya hanya dua ( pagi dan sore ) sedangkan hari tindakan sebulan dihitung 20 hari .Proyek penambahan unit Hemodialisa dimaksud untuk menambah jumlah cakupan pelayanan hemodialisa dari 80 tindakan per bulan menjadi 160 tindakan per bulan dalam waktu 6 bulan untuk pasien sekitar Rumah Sakit KITA. Menurut data yang diberikan oleh asuransi, Jamsostek dan Askes dengan pasien yang menderita GGK dan GGA per tahun hampir mencapai 100 pasien yang belum tertangani dan dirujuk ke rumah sakit sekitar. Mengenai pendanaan pengadaan alat dapat dilakukan kerja sama oleh para supplier alat kedokteran yang menyediakan mesin cuci darah dan dari hasil tersebut akan dilakukan kerja sama operasi. Biaya yang akan dikeluarkan lebih terletak pada investasi SDM yang akan dididik untuk pelatihan baik dokter umum, dokter spesialis dan perawat. Pelaksanaan saat ini dibatasi dengan keadaan jumlah tenaga dokter dan perawat.

Ruang Lingkup Proyek

StartFinish (Boundary)InclusionExclusionAdditional

Pengadaan alat hemodialisaAlat terpasang di rumah sakitMoU KSO, Penyiapan ruangan, sarana pengelolaan air, dan infrastruktur penunjang lainPembelian alat,

Pelatihan SDMStaf mendapat sertifikat pelatihanPemilihan SDM, pelatihan,

Pemasaran alatPasien potensial dan rekanan tahuPenentuan tarif, Pencetakan brosur, pemberitahuan kepada rekanan (asuransi dan staf medis)Iklan di media masa/TV

Pelaksanaan layanann.a.Pembuatan jadwal dinas, monitoring dan evaluasi

Tabel biaya perlatihan personal Hemodialisa bersertifikat

N0KaryawanLama waktuBiayaJumlah orangTotal

1Perawat3 bulanRp. 6 juta2 orangRp.12 juta

2Dokter Umum3 bulanRp. 7 juta1 orangRp. 7 Juta

3Dokter Spesialis3 bulanRp. 10 juta 1 orangRp. 10 juta

TotalRp. 29 juta

Elemen penting yang harus diperhatikan dalam proyek penambahan unit hemodialisa antara lain :

Persyaratan dengan 4 mesin unit hemodialisa adalah :

1. tenaga seorang dokter spesialis penyakit dalam bersertifikat Hemodialisa

2. Tenaga dokter umum sebagai pelaksana harian bersertifikat Hemodialisa

3. 1 Tenaga konsulen ginjal Hipertensi

4. 2 Orang tenaga perawat bersertifikat hemodialisa

5. 3 orang tenaga perawat

Ruangan yang dibutuhkan dengan 4 menis Unit hemodialisa cukup dengan 8 x 8 m ditambah 3 x3 m untuk ruangan pengelolaan air.

Project Stakeholder

Process/

ProblemStakeholderImportanceImpactExpectationInvolvement

Go-nogoDirektur Utama

Feasibility studyDirektur keuanganHMAgar secara finansial project ini justifiableB

Kualitas PelayananDirektur YanmedMMAgar mutu pelayanan medis tetap tinggiA

Pelayanan HDKetua SMF Penyakit DalamHMAgar pasien GGA & GGK dapat terlayaniA

Project Stakeholder Contact List

NameTitleLocationAddressTelephone/FaxE-mail

Audie Hadiwidjaja, S.T., M.B.ADirektur KeuanganFinance Dept.Jl. Villa Asri no. 5, 0813 1028 7412Audie_hadiwidjaja @yahoo.com

Dr. Budiman WidjajaDirektur YanmedRawat InapJl. Abadi no.70888 2268 222Budiman @rskita.com

Dr. FX Indra SetiadiKetua SMF Penyakit DalamKomite MedisJl. Menteng Raya no. 50812 646 273Indra_kars @yahoo.com

Date agreed

Agreed by

Sep 2008

Direktur Utama

Dengan demikian pelaksanaan hemodialisa dengan 4 unit dapat berjalan dengan baik dengan 2 shift dan menghasilkan 160 tindakan perbulan. Dengan mengadakan penambahan unit hemodialisa maka :

1. RS KITA dapat memberikan pelayanan yang maksimal terutama terhadap pasien dengan GGK dan GGA.

2. Memberikan nilai tambah pendapatan dari hasil pengadaan pelayanan Hemodialisa.

3. Mendapatkan hasil tambahan dari pasien dengan pemeriksaan laboratorium untuk pengontrolan darah

4. Dapat bekerja sama dengan beberapa supplier dengan menggunakan alat dan bahan bahan yang digunakan.

Dari hasil tersebut secara umum RS KITA mampu melaksanakan penambahan unit Hemodialisa dan mampu menjalankan proyek tersebut dan mampu melakukan maintenance dari alat dengan dibantu supplier

Keuntungan yang didapat dari pelaksanaan dari alat tersebut adalah setiap pelaksanan ikali hemodialisa maka untuk dialiser pemakaian pertama sebesar Rp. 800.000 maka untuk reuse dari ke 2 sampai ke 4 maka biayanya adalah Rp. 600.000. dengan harga tersebut RS KITA mendapat keuntungan 20 % dari tarif . apabila 160 kali tindakan maka dibagi 5 dihasilkan 32 x Rp. 800.000 = Rp. 25.600.000,-untuk selanjutnya 128 x Rp. 600.000 = Rp. 76.800.000,-

Maka keuntungan 20 % x 102.400.000, = Rp. 20.480.000,-

Project Deliverables

DeliverableDateSuccess CriteriaSign off

MoU KSO Serah Terima Alat SDM terlatih SOP HD Marketing plan Profit margin 20% Negosiasi bagi hasil & tanggung jawab Kesiapan Infrastruktur, on time delivery

Pelatih tesertifikasi, SDM kapabel sosialisasi relasi dengan rekanan

cost containment, close monitoring

Resiko yang dihadapi dalam pelaksanaan penambahan unit hemodialisa :

1. Apabila pelayanan tidak baik maka pasien akan pindah ke tempat lain karena persaingan semakin ketat

2. Harga jual yang dilempar kepasaran harus diperhitungkan dengan baik sehingga harga tersesbut apabila tidak kompetitif akan terkalahkan dengan RS sekitar

3. Dalam pelaksanaan harus didukung dengan alat alat yang baik maka perlu dilakukan maintenance alat yang teratur.Project Risk LogDescriptionProbability

H/M/LImpact

H/M/LActionWhoBy When

Jumlah pasien tidak sesuai rencanaHHMarketing plan yang agresif, Mrk.

Delay dalam pengadaanMMKomitmen dari rekanan KSO, pasal penalty dalam MoUBW

Tuntutan hukumLHMemastikan semua persyaratan dipenuhiQuality ControlYM

Alat rusakLHMaintenance plan yang teraturTK

Dilakukan pertemuan pendahuluan untuk sosialisasi semua dokumentasi proyek

Project ResourcesTaskResourceCostSupplierDate requiredDelivered

Pengadaan alat

Mesin HD (2unit)-Supplier terpilih

Pelatihan SDMPerawat (2 orang)

Dokter Umum (1)

Dokter Spesialis (1)29jtRS Cikini

Fase 2 Perencanaan proyek

2.1 Dibuat Team pelaksana proyek yang terdiri dari :

1. orang dari bagian Medis untuk melihat dari sisi medis ( Pimpinan )

1 orang dari bagian perawat untuk melihat dari sisi keperawatan

1 orang dari bagian pengadaan alat untuk melihat spek alat

1 orang dari bagian keuangan untuk melihat dari sistem keuangan

1 orang dari bagian gedung dan rumah tangga untuk melihat dari sisi instalasi dan aturan / legal mengenai hubungan kerja sama1 orang dari bagian SDM untuk mengatur tenaga yang akan ditugaskanTime Schedule

1 September 2008 Dilakukan rapat sosialisasi mengenai penambahan unit Hemodialisasi dan dibagikan berkas kemasing masing unit . Rapat dipimpin oleh unit medis dan dibuka oleh Direktur dengan menjelaskan tujuan dari pelaksanaan yang akan dilakukan. Dibuatkan jadwal pertemuan 2 kali seminggu untuk membahas proyek ini. Dan dibuatkan jadwal dan tugas dari masing masing bagian. Untuk rapat kemudian.

3 September 2008 Setiap bagian memberikan tugas dari masing masing bagian dan mempresentasikannya dimana :

a. Medis : mengatur tenaga dokter umum yang akan dilatih selama 3 bulan ke unit pelatihan hemodialisa di RS Cikini.

: Mengatur dokter spesialis ang akan dikirim untuk dilatih Hemodialisa di RSCM selama 6 bulan

: Mencari Dokter Konsulen Ginjal Hipertensi yang mau bekerja sama untuk membantu pelayanan di unit hemodialisa.

: Semua dilaksanakan dibantu oleh SDM

b. Keperawatan : Mencari 2 orang tenaga perawat yang akan dilatih di RS Cikini untuk pelatihan Hemodialisa selama 3 bulan

: Mencari 3 tenaga perawat yang akan dibantukan untuk membantu proses pelayanan

: Semua dilaksanakan dibantu oleh SDM

c. Pengadaan alat : untuk mencari supplier yang memiliki alat hemodialisa dan dibicarakan mengenai hubungan kerja sama yang akan dilakukanbaik mengenai macam alat jumlah dan maintenance.

d. Keuangan: menghitungan mengenai berapa besaran biaya dari tarif dan cost yang dikeluarkan dari setiap aktivitas tindakan tersebut serta sistem pembayaran serta negosiasi keuangan mengenai bagi hasil

: menghitung biaya untuk pelatihan

e. Gedung dan rumah tangga: membicarakan tugas mengenai instalasi persiapan water treatment dan pembuangan air hemodialisa serta alat yang akan dipasang instalasi hemodialisa.

: Dibagian legalnya membuat perjanjian kerja sama yang akan dilakukan.

f. SDM : mencatat tenaga dan mengubungi tempat pelatihan untuk segera dibebas tugaskan dan mengikuti pelatihan

10 September 2008 : Semua yang diminta sudah ada nama dari perawat, dokter dan supplier.

17 September 2008: Tenaga dikirim ke pelatihan

; Ketemu dengan Supplier melihat presentasi alat

23 September 2008: Diskusi mengenai pemilihan alat dan supplier yang akan dipilih

30 September 2008 : Supplier dipanggil dan dilakukan keputusan segera dilakukan kontrak kerja sama.

20 November 2008 : Dilakukan pengiriman alat dan menseting alat selama 3 hari

28 November 2008 : dilakukan pemasangan instalasi air dan pembuangan air hemodialisa.

1 Desember 2008 : Uji coba pelaksanaan alat hemodialisa dan instalasi

8 Desember 2008 : Pelatihan alat kepada teknisi

15 Desember 2008: Pelatihan penggunaan alat terhadap perawat

20 Desember 2008 : Uji coba pelayanan hemodialisa untuk pasien di RS KITA

2 Januari 2009 : Secara resmi dibuka pelayanan Hemodialisa untuk RS KITAFase 3 Project Execution

Setiap penanggung jawab bagian berkewajiban melakukan monitoring terhadap bagian nya masing masing agar sesuai dengan perencanaan

Setiap bagian berkewajiban melakukan komunikasi dengan bagian terkait supaya program berjalan tepat waktu

Setiap bagian berkewajiban melakukan kontroling terhadap implementasi proyek yang berlangsung

Fase 4 Closing the project

Apabila proyek selesai dilaksanakan sesuai dengan rencana dan kriteria yang ditetapkan berjalan dengan baik

Pertanggung jawaban setiap proses diberikan kepada bagian masing masing sesuai dengan jadwal schedule yang telah ditetapkan. Rapat akhir dilakukan untuk mereview pencapaian proyek yang sudah dilakukan serta masing masing membuat laporan pertanggung jawaban serta hambatan selama pelaksanaan, pemecahannya serta memberikan tanggung jawab kepada perawatan untuk monitoring pelaksanaan Fase 5 Evaluating the project

Dilakukan rapat evaluasi seluruhnya dengan seluruh bagian yang terkait dan Direktur dan penanggung jawab bagian.

1