OPTIMALISASI PELAYANAN PENCATATAN PERISTIWA KEMATIAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
Hal 1 SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ... · penduduk masih menganggap bahwa...
Transcript of Hal 1 SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ... · penduduk masih menganggap bahwa...
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 1
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 2
PENDAHULUAN
Tuntutan penduduk terhadap pelayanan publik semakin tinggi untuk bisa memberikan
pelayanan yang lebih baik, cepat, murah dan mudah serta dekat. Pelayanan administrasi
kependudukan hakikatnya adalah bagaimana Pemerintah Daerah bisa memberikan pelayanan kepada
penduduk yang lebih baik dan membahagiakan, sehingga semua penduduk memiliki dokumen
kependudukan secara lengkap sesuai yang dibutuhkannya. Namun demikian pada saat sekarang,
penduduk masih menganggap bahwa Pelayanan Administrasi Kependudukan selama ini sulit, berbelit-
belit, harus bolak balik, mahal dan lama serta jauh yang membuat mereka harus bolak-balik untuk
memenuhi persyaratan, sehingga mereka harus mengeluarkan biaya transportasi yang banyak untuk
mendapatkan dokumen kependudukan. Sedangkan disisi lain penduduk belum mengajukan
permohonan pelayanan jika belum dibutuhkan, sehingga pada saat dibutuhkan menjadi terkendala
karena persyaratan tidak lengkap, data yang kurang akurat yang mengakibatkan penduduk tidak
terlayani sesuai waktu yang diharapkan.
Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, sebagai landasan hukum pengaturan di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil dan memiliki tujuan untuk mewujudkan tertib Administrasi
Kependudukan secara Nasional serta keabsahan dan kebenaran atas dokumen kependudukan yang
diterbitkan. Undang-undang ini juga mengatur substansi di bidang Penataan Administrasi
Kependudukan yang diantaranya meliputi pengaturan tentang hak dan kewajiban penduduk,
kewenangan penyelenggara, pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, sistem informasi adminitrasi
kependudukan, pengelolaan data kependudukan, sanksi administratif, ketentuan pidana dan aturan
peralihan.
Wilayah Kabupaten Ponorogo yang secara geografis terbagi menjadi daerah dataran dan
daerah pegunungan sangatlah berpengaruh terhadap peningkatan pelayanan publik, khususnya di
wilayah pegunungan yang aksesibiltas dan jarak tempuh ke pusat kota menjadi suatu kendala bagi
penduduk untuk bisa mendapatkan pelayanan. Khususnya pada pelayanan administrasi
kependudukan dengan mempertimbangkan permasalahan yang ada pada saat sekarang, jika
pelayanan tersentral di Kota Kabupaten maka akan menjadi sangat mahal ketika penduduk harus
bolak balik untuk melengkapi persyaratan ataupun menyerasikan data yang tidak sama. Untuk itu
sesuai dengan misi Bupati dan Wakil Bupati Ponorogo yaitu mendekatkan pelayanan kepada
masyarakat, maka perlu ada Unit Pelayanan Teknis (UPTD Dukcapil) di setiap Kecamatan.
Untuk mewujudkan pelayanan Administrasi Kependudukan yang berkualitas,dan dapat
memenuhi harapan masyarakat perlu diterbitkan Keputusan Kepala Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo tentang Standart Pelayanan Publik dalam bidang Administrasi
Kependudukan untuk UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kecamatan.
Kebijakan Kepala Dinas pada prinsipnya merupakan serangkaian proses perencanaan
kedepan yang berlanjut secara continue sampai tercapainya Visi dan Misi Kabupaten Ponorogo.
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 3
Adapun arah kebijakan dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Optimalisasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi melalui intensifikasi dan ekstensifikasi sumber
daya manusia dan sarana prasarana pendukung.
2. Pembangunan database Kependudukan dengan penerapan SIAK pada pelayanan Administrasi
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
3. Pembangunan database Kependudukan yang tunggal melalui pembangunan NIK tunggal
nasional.
4. Optimalisasi pendayagunaan data hasil pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil
guna mendukung kebijakan Pemerintah Kabupaten Ponorogo.
5. Intensifikasi dan ekstensifikasi pembangunan jaringan.
6. Pembangunan relasi dengan lembaga terkait dalam rangka percepatan perluasan cakupan akta
kelahiran.
7. Pembangunan relasi dengan lembaga terkait dalam rangka pemanfaatan data kependudukan.
8. Pembangunan Layanan dengan Sistem Paket Lengkap melalui UPT Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil di Kecamatan.
Unit Pelaksana Teknis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo.
Sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Ponorogo Nomor : 53 Tahun 2008 tentang Pembentukan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo yang terdiri dari :
1. Kepala
2. Sub Bagian Tata Usaha
3. Kelompok Jabatan Fungsional.
a. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai wilayah kerja di Kecamatan.
b. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana sebagian
kegiatan teknis operasional dalam bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil .
c. Kepala UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas memimpin,
melaksanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan serta melaksanakan
pembinaan administrasi pelaksanaan tugas-tugas UPTD.
d. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
1) Penyusunan rencana kerja UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
2) Pelaksanaan pelayanan di bidang kependudukan dan pencatatansipil.
3) Pelaksanaan koordinasi internal dan lintas sektoral kegiatan kependudukan dan
pencatatan sipil.
4) Pelaksanaan pengelolaan data kependudukan dan pencatatan sipil.
5) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan kependudukan dan pencatatan sipil
6) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.
Maksud dan Tujuan
1. Maksud penyusunan standar pelayanan publik ini adalah sebagai pedoman untuk mempermudah
bagi penyelenggara/pelaksana pelayanan publik maupun masyarakat sebagai penerima
pelayanan publik serta pihak - pihak terkait yang berkepentingan .
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 4
2. Tujuan Penyusunan Standart Pelayanan Publik adalah :
a. Mewujudkan kepastian tentang hak,tanggung jawab, kewajiban dan kewenangan seluruh
pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan publik dalam bidang pendaftaran
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
b. Mewujudkan sistem pelayanan publik yang sesuai dengan asas asas umum Pemerintahan
yang baik.
c. Terpenuhinya hak-hak masyarakat dalam memperoleh pelayanan publik secara maksimal.
d. Mewujudkan partisipasi dan keikutsertaan masyarakat dalam meningkatkan kualitas
pelayanan publik sesuai mekanisme dan aturan yang berlaku
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 5
STANDART PELAYANAN PUBLIK PENDAFTARAN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
PAKET LENGKAP “PAKEL”
PENGERTIAN
Paket Lengkap “PAKEL” adalah layanan administrasi kependudukan yang bertujuan untuk mendekatkan
pelayanan kepada masyarakat yang pelaksanaan pendaftaran dan pengambilannya dilaksanakan di UPT
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan. Produk hasil pelayanan paket lengkap meliputi
Seluruh dokumen kependudukan yang harus dipunyai oleh penduduk akibat pelaporan peristiwa
kependudukan yang dialaminya.
JENIS LAYANAN
I. PENERBITAN BIODATA DAN ATAU DOKUMEN KEPENDUDUKAN YANG KARTU KELUARGA
MENGALAMI PERUBAHAN
A. PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA PENCATATAN KELAHIRAN
Perubahan Kartu Keluarga Karena Pencatatan Kelahiran Paket lengkap (PAKEL) Melalui Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan bagi anak umur 0 s/d 1 Tahun
B. PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA KEMATIAN
Pencatatan Kematian Melalui Paket Lengkap (PAKEL) UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kecamatan dengan kriteria bagi penduduk yang meninggal yang belum terhapus di Kartu
Keluarga dan Database Kependudukan
C. PERUBAHAN KARTU KELUARGA KARENA ADANYA PERUBAHAN ELEMEN DATA ATAU
KARENA HILANG/RUSAK
Perubahan Kartu Keluarga akibat perubahan elemen data pada penduduk dapat dilakukan di UPT
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan meliputi nama, agama, perkawinan, alamat,
pekerjaan, pendidikan, golongan darah, tempat lahir, pindah dan pindah datang
II. PROSEDUR PINDAH DAN PINDAH DATANG
Surat Pindah dan Surat Pindah datang diperuntukkan bagi penduduk dengan kriteria pindah ataupun
pindah datang dalam satu Desa. Antar Desa ataupun antar Kecamatan dalam satu Kabupaten di
Ponorogo
III. PEREKAMAN DAN PENCETAKAN CETAK KTPel
KETENTUAN UMUM
I. Berkas permohonan Penduduk harus lengkap dan benar.
II. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan memisahkan berkas dokumen
permohonan sesuai pengajuan penduduk diteruskan ke Bidang Pencatatan Sipil untuk permohonan
Akta kelahiran, Bidang Kependudukan untuk pengesahan Kartu keluarga dan cetak KTPel.
III. Dalam Penerbitan Kartu Keluarga di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan,
operator membubuhkan paraf pada sebelah kiri nama Kepala Instansi Pelaksana dan Kepala UPTD
membubuhkan paraf pada sebelah kiri Nama Instansi Pelaksana.
IV. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan menerbitkan Akta Kematian dan Register
Akta kematian dan operator membubuhkan paraf pada kiri atas nama Instansi Pelaksana kemudian
ditanda tangani oleh Kepala UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan.
V. UPTD Dukcapil Kecamatan Wajib melaporkan penerbitan dan pemakaian blanko Kutipan Akta
Kematian dan Register Akta Kematian, serta menyetorkan Register Akta kematian beserta dokumen
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 6
permohonan untuk diarsipkan
VI. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan Wajib melakukan digitalisasi dokumen
VII. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan Wajib melaporkan penggunaan blanko
Kartu keluarga, Register Akta Kelahiran, secara periodik maximal tanggal 5 bulan berikutnya
VIII. UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan membuat SPJ pelaporan hasil layanan
Paket lengkap
IX. Waktu dalam pendaftaran dan pengambilan Paket Lengkap di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kab. Ponorogo pukul 14.00 WIB sampai dengan 15,00 WIB
PERSYARATAN DAN TATACARA
A. PENERBITAN BIODATA DAN ATAU DOKUMEN KEPENDUDUKAN YANG KARTU KELUARGA
MENGALAMI PERUBAHAN
NO JENIS LAYANAN KOMPONEN URAIAN
1 PERUBAHAN
KARTU
KELUARGA
KARENA
PENCATATAN
KELAHIRAN
PERSYARATAN
1. Surat permohonan pencatatan data
kependudukan dan formulir isian biodata
penduduk (F1.01)
2. Surat Keterangan Kelahiran (F2.01)
3. Surat Kelahiran anak dari dokter / bidan /
penolong Kelahiran
4. Kartu Keluarga lama Orang Tua asli.
5. Menunjukkan kepada petugas Kartu Tanda
Penduduk Elektronik (KTPel)/Surat Keterangan
Pengganti KTPel orang tua atau Surat Keterangan
Pindah ke Luar Negeri (SKPLN) bagi orang tua di
Luar Negeri/Surat Keterangan Kematian dari
Kepala Desa/Lurah atau fotocopy Kutipan Akta
Kematian apabila orang tua telah meninggal.
6. Fotocopy Surat Nikah/Kutipan Akta
Perkawinan/Surat Perceraian/Kutipan Akta
Perceraian (dilegalisir)
7. Surat Pernyataan Anak Kandung bermaterai dari
orang tua bagi bayi yang lahir lebih dari 10 tahun
sejak tanggal perkawinan orang tuanya dan atau
bayi yang lahir lebih dari 10 tahun sejak kelahiran
anak sebelumnya yang diketahui Kepala
Desa/Lurah dan 2 ( dua ) orang saksi
8. Saksi tidak perlu datang pada saat pendaftaran
9. Pencatatan kelahiran bagi anak hasil perkawinan
campuran (salah satu WNI) ditambah persyaratan
fotocopy :
Surat Keterangan Tempat Tinggal bagi
pemegang Izin Tinggal Terbatas;
Paspor bagi pemegang Izin Kunjungan;
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 7
TATACARA Proses Desa/Kelurahan
1. Penduduk membawa persyaratan
pencatatan data kependudukan
2. Penduduk mengisi dan menandatangani
permohonan pencatatan data
kependudukan, formulir isian biodata
penduduk (FI-01) dan Surat Keterangan
Kelahiran (F2.01)
3. Petugas Regristrasi kependudukan Desa
melakukan verifikasi dan validasi data
penduduk.
4. Petugas Regristrasi kependudukan Desa
mencatat dalam Buku Harian Peristiwa
Kependudukan dan Peristiwa Penting
5. Petugas Regristrasi kependudukan Desa
menyerahkan berkas permohonan Kartu
Keluarga beserta persyaratannya kepada
penduduk untuk diteruskan kepada UPTD
Dukcapil Kecamatan
UPTD Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kecamatan
1. Petugas menerima berkas permohonan
2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi
data penduduk selanjutnya melakukan
perekaman data penduduk
3. Petugas mencetak Kartu Keluarga dan di
ditandatangani oleh Kepala Keluarga;
4. Setelah ditanda tangani penduduk
memfotocopy Kartu Keluarga baru dan
dikembalikan ke petugas sebagai
persyaratan dalam Akta kelahiran
5. Petugas mengarsipkan berkas permohonan
penduduk secara digitalisasi dan menyimpan
berkas : Kartu Keluarga lama, Surat
Pengantar dari Kepala Desa / Lurah, Surat
permohonan pencatatan data
kependudukan, formulir isian biodata
penduduk (FI-01), Surat Pernyataan Anak
Kandung
6. Petugas mengantar dan mengambil ke Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 8
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
1. Petugas menerima Kartu Keluarga dan
permohonan Akta Kelahiran
2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi
Kartu Keluarga dan permohonan Akta
Kelahiran
3. Petugas mencetak Kutipan Akta Kelahiran
dan Register Akta Kelahiran
4. Pengesahan Kartu Keluarga, Akta Kelahiran
dan Register Akta Kelahiran oleh Kepala
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kab. Ponorogo
5. Petugas menyerahkan Kutipan Akta
Kelahiran dan Kartu Keluarga kepada UPT
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kecamatan sekaligus menerima permohonan
baru.
PRODUK
LAYANAN
KARTU KELUARGA
AKTA KELAHIRAN
WAKTU
PELAYANAN
1. Pukul : Senin s/d Kamis 08.00 s/d 14.00 WIB
2. Pukul : Jumat 08.00 s/d 11.00 WIB
3. Sabtu dan minggu LIBUR
BIAYA GRATIS
JANGKA
WAKTU
PENYELESAIAN
1. Pencetakan Kartu Keluarga 15 menit
2. Pengambilan dokumen penduduk di UPT Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
max 5 hari Kerja
FORMULIR
YANG
DIGUNAKAN
1. Surat permohonan Pencatatan data kependudukan
dan formulir isian biodata penduduk (FI.01)
2. Surat Keterangan Kelahiran (F2.01)
3. Surat Pernyataan Anak kandung
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 9
ALUR
PELAYANAN
2 PERUBAHAN
KARTU
KELUARGA
KARENA
KEMATIAN
PERSYARATAN
1. Surat Keterangan Kematian dari
Medis/Dokter/Rumah sakit
2. Surat Keterangan Kematian (f2.29)/Pelaporan
Buku Pokok Pemakaman
3. Kartu Keluarga
4. Fotocopy Kartu Keluarga 2 lembar
5. Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTPel) yang
meninggal
6. Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTPel) bagi
istri/suami yang ditinggal
Penduduk datang ke Desa/Kelurahan
Desa/Kel menerbitkan surat ket kelahiran F2.01 dan
Perubahan lainnya
Pemohon datang ke UPTD Dukcapil Kecamatan
UPTD Dukcapil Kecamatan menerbitkan Kartu Keluarga
Dinas Dukcapil menerbitkan Akta Kelahiran & pengesahan
Kartu Keluarga
Penduduk mengambil Dokumen di UPT Dukcapil
Kecamatan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 10
TATACARA Proses Desa/Kelurahan
1. Modin melaporkan Kematian penduduk
berdasarkan domisili penduduk melalui Buku
Pokok Pemakaman
2. Melalui Buku Pokok Pemakaman
Desa/Kelurahan memanggil ahli waris untuk
melakukan proses kepengurusan Administrasi
Kependudukan.
3. Penduduk membawa persyaratan pencatatan
Kematian ke Desa / Kelurahan
4. Penduduk Regristrasi Desa / Kelurahan
mengisi dan menandatangani permohonan
Pencatatan Kematian, formulir Pelaporan
Kematian (F2.28)
5. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan
melakukan verifikasi dan validasi data
penduduk;
6. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan
mencatat dalam Buku Harian Peristiwa
Kependudukan dan Peristiwa Penting
7. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan
menerbitkan Surat Keterangan Kematian
(F2.29) dan diserahkan kepada penduduk
beserta persyaratannya untuk diteruskan
kepada UPT Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kecamatan.
UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kecamatan
1. Petugas menerima berkas permohonan
2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi data
penduduk selanjutnya melakukan perekaman
ke database kependudukan
3. Petugas mencetak Kartu Keluarga dan di
ditandatangani oleh Kepala Keluarga;
4. Petugas mencetak Akta Kematian dan
Register Akta Kematian
5. Petugas mengarsipkan berkas permohonan
penduduk
6. Petugas melakukan digitalisasi dan
Menyimpan berkas : Kartu Keluarga lama
7. Petugas mengantar dan mengambil ke Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 11
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
1. Petugas menerima Kartu Keluarga dan
permohonan pencetakan KTPel bagi
penduduk yang ditinggal
2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi
Kartu Keluarga, permohonan pencetakan
KTPel.
3. Pengesahan Kartu Keluarga oleh Kepala
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kab. Ponorogo
4. Petugas menerbitkan KTPel bagi penduduk
yang ditinggal
5. Petugas menyerahkan Kutipan Akta Kematian
dan Kartu Keluarga, KTPel kepada UPT Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kecamatan sekaligus menerima permohonan
baru.
PRODUK
LAYANAN
1. KARTU KELUARGA
2. AKTA KEMATIAN
3. KTPel Bagi penduduk yang ditinggal
WAKTU
PELAYANAN
1. Pukul : Senin s/d Kamis 08.00 s/d 14.00 WIB
2. Pukul : Jumat 08.00 s/d 11.00 WIB
3. Sabtu dan minggu LIBUR
BIAYA GRATIS
JANGKA
WAKTU
PENYELESAIAN
1. Pencetakan Kartu Keluarga 15 menit
2. Pencetakan Akta Kematian dan Register Akta
Kematian 20 Menit
3. Pengambilan dokumen penduduk di UPT Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
max 5 hari Kerja
FORMULIR
YANG
DIGUNAKAN
1. Formulir Pelaporan Kematian (F2.28)
2. Surat Keterangan Kematian (F2.29)
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 12
ALUR
PELAYANAN
3 PERUBAHAN
KARTU
KELUARGA
KARENA
ADANYA
PERUBAHAN
ELEMEN DATA
(NAMA, JENIS
KELAMIN,
AGAMA,
PERKAWINAN,
ALAMAT,
PEKERJAAN,
PENDIDIKAN,
GOLONGAN
DARAH, TEMPAT
LAHIR. PINDAH
DAN PINDAH
DATANG ATAU
KARENA
HILANG/RUSAK
PERSYARATAN 1. Surat permohonan Perubahan data penduduk
2. Kartu Keluarga
3. KTPel bagi penduduk yang sudah memiliki
Ditambah persyaratan sesuai perubahan data
yang diinginkan :
a. Hilang Berita kehilangan dari Kepolisian
b. Nama
Fotocopy Akta kelahiran, Ijasah dilegalisir. Akta
kelahiran dimaksud dikecualikan terbitan Ponorogo
tidak perlu dilegalisir.
Penduduk datang ke Desa/Kelurahan
Desa/Kel menerbitkan surat ket kelahiran F2.29 dan
Perubahan lainnya
Penduduk datang ke UPTD Dukcapil Kecamatan dengan
membawa permohonan
UPTD Dukcapil Kecamatan menerbitkan Kartu Keluarga dan
Akta Kematian
Dinas Dukcapil menerbitkan KTPel (bagi yg ditinggal) &
pengesahan Kartu Keluarga
Penduduk mengambil Dokumen di UPT Dukcapil
Kecamatan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 13
c. Jenis
Kelamin
Fotocopy Akta kelahiran, Ijasah dilegalisir. Akta
kelahiran dimaksud dikecualikan terbitan Ponorogo
tidak perlu dilegalisir.
d. Agama
Fotocopy salinan surat keterangan dari pemuka
agama dan menunjukkan aslinya
e. Status
Perkawinan
Fotocopy Surat Nikah / Kutipan Akta Perkawinan /
Surat Perceraian / Kutipan Akta Perceraian/Akta
kematian, diligalisir.
f. Alamat
Surat Keterangan dari RT/RW
g. Pekerjaan
Surat Keterangan dari Instansi / lembaga /
perusahaan
h. Pendidikan
Fotocopy Ijasah dilegalisir
i. Golongan
Darah
Surat Keterangan Golongan darah dari Medis
j. Tempat
Tanggal Lahir
Fotocopy Akta kelahiran, Ijasah dilegalisir.
k. Pindah dan
Pindah
Datang
Surat Pindah, Surat Pindah Datang
TATACARA Proses Desa/Kelurahan
1. Penduduk membawa permohonan perubahan
data kependudukan beserta persyaratannya
2. Penduduk mengisi dan menandatangani
permohonan Perubahan data kependudukan
3. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan
melakukan verifikasi dan validasi data
penduduk;
4. Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan
mencatat dalam Buku Harian Peristiwa
Kependudukan dan Peristiwa Penting
5. Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan
menyerahkan berkas permohonan beserta
persyaratannya kepada penduduk untuk
diteruskan kepada UPT Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kecamatan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 14
UPTD Kecamatan
1. Penduduk membawa permohonan perubahan
data kependudukan beserta persyaratannya
2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi
3. Apabila lampiran data perubahan adalah Akta
Kelahiran terbitan Ponorogo maka petugas
cukup mengkonfirmasi ke Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil terkait
keabsahan Akta Kelahiran
4. Petugas melakukan rekam data kedalam
database Kependudukan
5. Petugas mencetak Kartu Keluarga dan di
ditandatangani oleh Kepala Keluarga;
6. Petugas mengarsipkan berkas permohonan
penduduk
7. Petugas melakukan digitalisasi dan
Menyimpan berkas : Kartu Keluarga lama
berserta lampirannya
8. Petugas mengantar dan mengambil ke Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
1. Petugas menerima Kartu Keluarga dan
permohonan Cetak KTPel
2. Petugas melakukan verifikasi dan validasi
Kartu Keluarga dan permohonan cetak KTPel
3. Pengesahan Kartu Keluarga oleh Kepala
Dinas Dukcapil Ponorogo
4. Petugas mencetak KTP-el bagi yang
mengalami perubahan.
5. Petugas menyerahkan Kartu Keluarga, KTPel
kepada UPTD Kecamatan sekaligus
menerima permohonan baru.
PRODUK
LAYANAN
1. KARTU KELUARGA
2. KTPel
WAKTU
PELAYANAN
1. Pukul : Senin s/d Kamis 08.00 s/d 14.00 WIB
2. Pukul : Jumat 08.00 s/d 11.00 WIB
3. Sabtu dan minggu LIBUR
BIAYA GRATIS
JANGKA
WAKTU
PENYELESAIAN
1. Pencetakan Kartu Keluarga 15 menit
2. Pengambilan dokumen penduduk di UPT Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
max 5 hari Kerja
FORMULIR
YANG
DIGUNAKAN
Formulir Perubahan data kependudukan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 15
ALUR
PELAYANAN
B. PENERBITAN SURAT KETERANGAN PINDAH DAN PINDAH DATANG
KETENTUAN UMUM
1. Penduduk yang pindah keluar Daerah wajib melapor kepada Lurah. 2. Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Pindah Datang WNI berlaku selama 30 (tiga puluh)
Hari Kerja 3. Pada saat diserahkan Surat Keterangan Pindah kepada Penduduk, KTPel diserahkan kembali
kependuduk untuk diserahkan ke tempat tujuan.
JENIS KEPINDAHAN:
1. Kepala keluarga. 2. Kepala keluarga dan seluruh anggota keluarga. 3. Kepala keluarga dan sebagian anggota keluarga. 4. Anggota keluarga.
TATACARA DAN PERSYARATAN
NO JENIS LAYANAN KOMPONEN URAIAN
KLASIFIKASI PINDAH
1. Dalam satu Kelurahan.
2. Antar Kelurahan dalam satu Kecamatan.
3. Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten
PERSYARATAN
1. Surat pengantar pindah dari RT/RW 2. Kartu Tanda Penduduk Elektronik 3. Kartu Keluarga
Penduduk datang ke Desa/Kelurahan
Desa/Kel verifikasi dan validasi Perubahan data
kependudukan
Penduduk datang ke UPTD Dukcapil Kecamatan dengan
membawa permohonan
UPTD Dukcapil Kecamatan menerbitkan Kartu Keluarga dan
permohonan cetak KTPel
Dinas Dukcapil menerbitkan KTPel pengesahan Kartu
Keluarga
Penduduk mengambil Dokumen di UPT Dukcapil
Kecamatan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 16
1 PINDAH DALAM
SATU DESA/KEL
TATACARA Proses Desa/Kelurahan
1. Penduduk datang ke RT/RW untuk mengajukan permohonan Pindah dan di teruskan ke Desa/Kelurahan.
2. Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah
3. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk
4. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting
5. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk
6. Kepala Desa / Lurah atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah Datang
7. Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan menyerahkan berkas permohonan beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan kepada UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan.
8. Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar proses perubahan Kartu Keluarga bagi kepala/anggota keluarga yang tidak pindah dan proses Penerbitan Kartu Keluarga, KTPel di alamat baru.
2 ANTAR
DESA/KELURAHAN
DALAM SATU
KECAMATAN
TATACARA DESA/KELURAHAN ASAL :
1. Penduduk datang ke RT/RW untuk mengajukan permohonan Pindah dan di teruskan ke Desa/Kelurahan.
2. Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah.
3. Petugas registrasi Desa/Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk
4. Petugas registrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting
5. Petugas registrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk
6. Kepala Desa/Lurah atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah
7. Surat Keterangan Pindah diserahkan kepada penduduk untuk dilaporkan pada Desa/Kelurahan tujuan.
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 17
DESA/KELURAHAN TUJUAN :
1 Penduduk dengan membawa Surat Keterangan Pindah dan Surat Pengantar RT/RW tujuan
2 Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah datang untuk mendapatkan Surat Keterangan Pindah Datang.
3 Petugas Regristrasi Desa/Kel melakukan verifikasi dan validasi data penduduk
4 Petugas Regristrasi Desa/Kel mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting
5 Petugas Regristrasi Desa/Kel mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk
6 Kepala Desa / Kelurahan atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah datang
7 Petugas Regristrasi Desa / Kelurahan menyerahkan berkas permohonan beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan kepada UPT Dukcapil Kecamatan.
8 Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar proses perubahan Kartu Keluarga bagi kepala/anggota keluarga yang tidak pindah dan proses Penerbitan KK/KTP di alamat baru.
3 ANTAR
KECAMATAN
DALAM SATU
KABUPATEN
TATACARA DAERAH ASAL :
Proses di Desa/Kelurahan : 1. Penduduk datang ke RT/RW untuk
mengajukan permohonan Pindah dan di teruskan ke Desa/Kelurahan.
2. Penduduk mengisi dan menandatangani formulir permohonan pindah.
3. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan melakukan verifikasi dan validasi data penduduk
4. Petugas Registrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting
5. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk
6. Kepala Desa/Lurah atas nama Instansi Pelaksana menandatangani Surat Keterangan Pindah
7. Petugas Registrasi Desa / Kelurahan menyerahkan berkas permohonan beserta persyaratannya kepada penduduk untuk diteruskan ke Camat.
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 18
Proses di Kecamatan: 1. Petugas memverifikasi dan validasi data
penduduk. 2. Camat atas nama Instansi Pelaksana
menerbitkan dan menandatangani Surat Keterangan Pindah.
3. Surat Keterangan Pindah diserahkan kepada penduduk untuk dilaporkan ke daerah tujuan.
4. Surat Keterangan Pindah digunakan sebagai dasar perekaman dalam database kependudukan dan perubahan KK bagi Kepala / Anggota Keluarga dalam Kartu Keluarga yang tidak pindah untuk dan diteruskan ke UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
DAERAH TUJUAN :
Proses di Desa/Kelurahan 1. Penduduk membawa Surat Keterangan
Pindah dan Surat Pengantar RT/RW 2. Penduduk mengisi dan menandatangani
formulir permohonan pindah datang 3. Petugas Regristrasi Desa/Kelurahan mencatat
dalam Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting
4. Petugas Regristrasi Desa/Kel mencatat dalam Buku Induk Penduduk dan Buku Mutasi Penduduk
5. Kepala Desa/Lurah menandatangani Formulir Permohonan Pindah Datang
6. Formulir Pindah Datang diserahkan kepada penduduk untuk diteruskan ke Camat.
Proses di Kecamatan: 1. Petugas Kecamatan melakukan verifikasi dan
validasi data penduduk. 2. Camat atas nama Instansi Pelaksana
menandatangani Surat Keterangan Pindah Datang.
3. Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar perekaman dalam database kependudukan dan proses Penerbitan Kartu Keluarga, KTPel di alamat baru di UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
PRODUK
LAYANAN
SURAT PINDAH ATAU SURAT PINDAH DATANG
WAKTU
PELAYANAN
1. Pukul : Senin s/d Kamis 08.00 s/d 14.00 WIB
2. Pukul : Jumat 08.00 s/d 11.00 WIB
3. Sabtu dan minggu LIBUR
BIAYA GRATIS
JANGKA
WAKTU
PENYELESAIAN
15 Menit
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 19
NO JENIS LAYANAN KOMPONEN URAIAN
FORMULIR
YANG
DIGUNAKAN
1. Formulir Pindah datang Dalam satu Desa/Kelurahan (F1.23, F1.24)
2. Formulir Pindah Antar Desa/Kelurahan dalam satu Kecamatan (F1.25, F1.26)
3. Formulir Pindah Datang Antar Kelurahan dalam satu Kecamatan (F1.27, F1.28)
4. Formulir Pindah Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten (F1.29, F1.30)
5. Formulir Pindah Datang Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten (F1.31, F1.32)
ALUR
PELAYANAN
1. Dalam satu Kelurahan
2. Antar Kelurahan dalam satu Kecamatan
Penduduk lapor RT/RW dengan membawa
persyaratan
Desa/Kel verifikasi dan validasi Pindah Datang
Penduduk datang ke UPT Kecamatan proses
penerbitan dokumen kependudukan
DAERAH ASAL
Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kelurahan
Desa/Kel verifikasi , validasi dan menerbitkan Pindah
DAERAH TUJUAN
Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kel
daerah Tujuan
Desa/Kel Verifikasi , validasi dan menerbitkan Pindah
Datang
Penduduk datang ke UPT Kecamatan proses penerbitan
dokumen kependudukan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 20
3. Antar Kecamatan dalam satu Kabupaten
C. PEREKAMAN DAN PENCETAKAN CETAK KTPel
1. Perekaman KTPel Penduduk yang sudah berusia 17 tahun wajib melakukan perekaman KTPel dengan membawa Fotocopy Kartu Keluarga
2. Usulan cetak KTPel melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
a. Penduduk yang ingin mencetak KTPel melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kecamatan
b. Penduduk yang tidak bisa datang secara langsung/mewakilkan/menguasakan kepada pihak lain
dengan berbagai sebab : lansia, sakit, difabel.
c. Untuk penggantian melalui Paket Lengkap “PAKEL” dapat dilakukan bersamaan dengan
penerbitan Dokumen Kependudukan yang lain (KK, AKTA KELAHIRAN, AKTA KEMATIAN)
d. Penduduk yang berada di luar kota dapat melakukan pencetakan di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil setempat (CETAK LUAR DOMISILI), atau di UPT Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kecamatan dapat diwakilkan oleh salah satu pihak keluarga dengan melampiri
surat tidak dapat cuti dari perusahaan / badan / lembaga tempat penduduk bekerja.
e. Bagi penduduk yang berada di Luar Negeri, pencetakan ktpel dilakukan setelah kembali ke
Indonesia
DAERAH ASAL
Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kelurahan
Desa/Kel verifikasi , validasi dan menerbitkan Pindah
Kecamatan verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah
DAERAH TUJUAN
Penduduk datang ke RT/RW dan diteruskan ke Desa/Kel
daerah Tujuan
Desa/Kel Verifikasi , validasi dan menerbitkan Pindah Datang
Kecamatan verifikasi, validasi dan menerbitkan Pindah datang
Penduduk datang ke UPT Kecamatan proses penerbitan
dokumen kependudukan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 21
f. Jadwal Pengiriman dan pengambilan cetak KTPel oleh UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kecamatan sesuai dengan jadwal dalam program Paket Lengkap yaitu :
HARI UPTD
KECAMATAN HARI UPTD KECAMATAN
SENIN DAN RABU 1. PULUNG 2. SOOKO 3. PUDAK 4. NGEBEL 5. JENANGAN 6. BABADAN 7. PONROGO 8. SAWOO 9. SAMBIT 10. SIMAN 11. MLARAK
SELASA DAN
KAMIS
1. NGRAYUN 2. SLAHUNG 3. BUNGKAL 4. JETIS 5. BALONG 6. JAMBON 7. KAUMAN 8. BADEGAN 9. SAMPUNG 10. SUKOREJO
KETENTUAN UMUM
1. Kapasitas usulan cetak melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan tidak
dibatasi
2. Bagi penduduk pemegang Surat Keterangan Sudah Rekam dapat melakukan pengecekan status
data perekaman ke UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan :
a. Jika Status data Belum Print Ready Record, maka UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kecamatan wajib meminta nomor Handphone penduduk dan dimasukkan ke dalam
Aplikasi SIAK.
b. Hasil Penunggalan NIK penduduk status data Print Ready Record akan dikomunikasikan
melalui SMS Ceter Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo
c. Jika Status data sudah Print Ready Record maka penduduk dapat melakukan pencetakan
KTPel melalui program TLC “teko langsung cetak” di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kab. Ponorogo atau melalui UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
3. Perubahan elemen data pada tanda tangan dan foto di elemen KTPel dapat mengajukan
permohonan langsung ke Kepala Bidang Kependudukan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Perubahan Foto
Perubahan elemen data pas foto dilakukan apabila penduduk mengalami perubahan fisik secara
permanen atau adanya kerusakan fisik KTPel
b. Perubahan Tanda Tangan
1) Perubahan elemen data tanda tangan dilakukan karena lansia, sakit, difabel yaitu dari tanda
tangan ke cap jempol atau cap jempol ke tanda tangan.
2) Perubahan elemen tanda tangan karena ada kekurangan tanda tangan pada saat
perekaman KTPel.
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 22
PERSYARATAN DAN TATACARA
NO JENIS
LAYANAN KOMPONEN URAIAN
1 Usulan cetak
KTPel melalui
UPTD Dukcapil
Kecamatan
PERSYARATAN 1. Fotocopy Kartu Keluarga terbaru dengan menandai pada nama penduduk yang akan dicetak dan ditandatangani.
2. KTPel karena rusak, perubahan/Surat Keterangan Pengganti KTPel/Surat Keterangan Sudah Perekaman Asli
3. Surat keterangan tidak bisa cuti dari perusahaan / badan / lembaga bagi penduduk yang diwakilkan karena pekerjaan
4. Berita Kehilangan dari Kepolisian atau Desa/Kelurahan dan Surat pernyataan penyebab kehilngan bagi penduduk yang kehilangan KTPel/Surat Keterangan Pengganti KTPel/Surat Keterangan Sudah Perekaman.
TATACARA UPTD DUKCAPIL KECAMATAN 1. Penduduk datang dengan membawa berkas
permohonan 2. Petugas memverifikasi dan validasi berkas
permohonan 3. Petugas melakukan rekapitulasi permohonan
cetak KTPel 4. Petugas mengantar dan mengambil
permohonan cetak KTPel ke Dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kab. Ponorogo
5. Penduduk mengambil KTPel sesuai waktu yang telah ditentukan oleh UPTD Dukcapil Kecamatan
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL 1. Petugas Dinas menerima permohonan cetak
KTPel 2. Petugas Dinas memverifikasi dan validasi
berkas permohonan 3. Petugas Dinas mencetak KTPel 4. Petugas Dinas menyerahkan hasil cetak
KTPel dan menerima berkas permohonan baru dari UPTD Dukcapil Kecamatan
JANGKA
WAKTU
PENYELESAIAN
Maksimal 5 hari kerja
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 23
PRODUK
LAYANAN
KTPel
WAKTU
PELAYANAN
1. Senin s/d kamis pukul 8.00 s/d 14.00 WIB 2. Jumat pukul 8.00 s/d 11.00 WIB 3. Sabtu minggu LIBUR
BIAYA GRATIS
FORMULIR
YANG
DIGUNAKAN
TIDAK ADA
ALUR
PELAYANAN
Penduduk datang ke UPTD
Kecamatan
Petugas memverifikasi dan
validasi
UPTD mengirim dan mengambil cetak
KTPel
Validasi dan verifikasi Dinas
Cetak KTPEL
Pengambilan KTPel oleh penduduk di UPTD Kecamatan
SPP || UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Ponorogo Hal 24
P E N U T U P
Standart Pelayanan Publik untuk UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kecamatan
merupakan pedoman dan acuan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang Administrasi
Kependudukan.
Dengan adanya Standart Pelayanan Publik ini, untuk mempermudah penyelenggara / pelaksanaan
pelayanan publik maupun masyarakat sebagai penerima pelayanan, serta pihak-pihak terkait yang
berkepentingan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta Unit Pelaksana Teknis Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo memberikan pelayanan yang tepat dan akurat kepada masyarakat.
Demikian untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.