Guia para la formulacion de royectos metodologia bpun

PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS CONSIDERANDO LA METODOLOGÍA DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)

GUÍA

PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS CONSIDERANDO LA METODOLOGÍA DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)

GUÍA

Equipo de Trabajo Oficina de Planeación Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín

Equipo de trabajo de la Oficina de Planeación Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín

Director Oficina de Planeación José Vidal Betancur Velásquez

Jefa Planeación Administrativa y Financiera Diana Milena Osorno Alzate

Jefa Planeación Física María Ayda Rodríguez Ospina

Jefe Banco de Proyectos Carlos Alberto González Manosalva

Analista Oficina de Planeación Darío Alberto Rico Higuita

Dibujante Gloria Delfina Báez Vásquez

Dibujante Uberly Adriana Pérez Vera

Secretaria Ejecutiva María Eunice Ceballos Aguilar

Noviembre 2007

Diagramación e Impresión: Centro de Publicaciones Universidad Nacional de Colombia, Sede Medellín

Medellín - Colombia 2007

Introducción I. Algunos Conceptos de Planeación Plan de Desarrollo Plan de Acción Programa Proyecto Articulación entre Planes, Programas y ProyectosBanco de Proyectos II. Fases de un Proyecto Diseño o FormulaciónSelección Ejecución y Seguimiento Cierre y Evaluación III. Guía para realizar la Fase de Diseño o Formulación de un Proyecto1.1 Perfil del Proyecto 1.1.1 Nombre del proyecto1.1.2 Director1.1.3 Tipología 1.1.4 Relación del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de

Sede1.1.5 Dependencia responsable 1.1.6 Otras dependencias participantes1.1.7 Situación a transformar 1.1.8 Justificación1.1.9 Objetivo General 1.1.10 Objetivos específicos1.1.11 Resultado General

TABLA DE CONTENIDO

7

111212 13131314 1717171819 2323232424

2526262727272828

�

Guía para la Formulación de Proyectos

1.1.12 Duración (en meses) 1.1.13 Costo total de inversión estimado 1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/año1.1.15 Justificación de sostenibilidad estimada 1.2 Procedimiento posterior a la Formulación del Perfil 1.2.1 ¿Cómo se procede una vez se ha elaborado

el Perfil de Proyecto?1.2.2 ¿Cuáles son los criterios básicos para apro-

bar un perfil de proyecto?1.3 Formulación Detallada del Proyecto 1.3.1 Antecedentes 1.3.2 Metas y Actividades 1.3.2.1 Meta 1.3.2.2 Actividad 1.3.3 Presupuesto del Proyecto 1.3.4 Cronograma Detallado 1.3.5 Población beneficiada 1.3.6 Metodología para abordar la ejecución del Proyecto 1.3.7 Marco Legal 1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto Bibliografía

Anexos

Tipología Proyectos Universidad Nacional de Colombia Estudios de preinversión que pueden ser solicitados para dar aval a un Proyecto Conceptos Básicos para la Elaboración del Presupuesto del Proyecto

28282929 29

29

293030313131323233

333334

35

37

37 41 43

�

Equipo de Trabajo Oficina de Planeación

INTRODUCCIÓN

La guía que estamos compartiendo, es un documento que busca básicamente aportar a nuestra comunidad universitaria, algunos elementos conceptuales y metodológicos para la formulación de proyectos, concebidos éstos como las unidades básicas de gestión para la concreción de la misión institucional y la consolidación de la cultura de la planeación.

Se realiza teniendo en cuenta los lineamientos y la metodología del Banco de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia (BPUN), y su desarrollo va de lo general a lo particular, definiendo conceptos de manera sencilla y práctica, presentando algunos ejemplos que faciliten la comprensión del tema y unificando criterios para el manejo de la terminología.

Este documento se inscribe en la llamada Planeación Estratégica, definida como el proceso de desarrollo y mantenimiento de un ajuste permanente entre la Institución y las cambiantes oportunidades del entorno.

Por lo anterior, hace alusión conceptual a lo que son los Planes de desarrollo y Planes de acción Institucional, como también a los medios destinados al cumplimiento de los objetivos de dichos planes, es decir, los programas y proyectos.

Esperamos que esta guía sea de utilidad y que permita acercar un poco más a los diversos estamentos universitarios al tema de la formulación de proyectos. Permanecerá abierta a nuevos ajustes como resultado de la práctica de los actores, que de una u otra manera contribuimos en la formulación de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

1. ALGUNOS CONCEPTOS DE PLANEACIÓN

10


11


1. ALGUNOS CONCEPTOS DE PLANEACIÓN

Para abordar el tema de proyectos como unidad mínima de gestión, es importante considerar previamente algu-nos conceptos de planeación, que nos permitan resolver los siguientes interrogantes: * ¿Cómo se materializa la Planeación?

* ¿Por qué “el éxito de los planes consiste en la adecuada selección de los proyectos”?

La Planeación, es el primer momento de la gestión, en el cual se identifican, se ordenan y se armonizan de mane-ra participativa y concertada un conjunto de estrategia para alcanzar los objetivos y las metas deseadas de una institución.

En la Universidad, la planeación se concibe como un pro-ceso permanente y participativo que se orienta al cumpli-miento de sus fines sustantivos misionales.

12


Es a través de los planes de desarrollo y los planes de acción que se concreta documentalmente y se materializa la función de Planeación en una institu-ción.

Plan de Desarrollo

Es el instrumento de visión de una institución, que consigna los objetivos, las políticas y las estrategias de largo plazo para orientar el desarrollo de la mis-ma.

El Plan de Desarrollo, se convierte en “el documento rector ó la carta de na-vegación de una organización”, que permite darle sentido a la gestión de los actores de la institución, buscando movilizar todo su talento humano en torno a propósitos comunes.

La Universidad Nacional de Colombia, cuenta actualmente con el Plan Global de Desarrollo “Por una Universidad moderna, abierta y participativa”, do-cumento que le permite guiar sus destinos durante el período 2007 – 2009. Por su parte, la Sede Medellín, también ha construido para la misma vigencia su propio plan de desarrollo; enmarcado dentro de las políticas y los lineamientos del Plan Global, buscando fortalecer su desarrollo académico y administrativo y por ende su visibilidad a nivel regional, nacional e internacional

Conviene anotar que para hacer posible la ejecución del Plan de Desarrollo de la Universidad, no sólo se debe contar con los tradicionales recursos de inversión del nivel nacional y de Sede, sino también, disponer de la manera más eficiente posible, de toda nuestra infraestructura física y tecnológica, con la reorientación de recursos de funcionamiento y con un aprovechamiento razonable de nuestro importante capital humano. En ese sentido, la gestión de recursos se convierte en una labor importante para el logro de los objetivos del plan.

Plan de Acción

Es el instrumento que hace posible la materialización del plan de desarrollo de una organización a través de los diferentes programas y proyectos aprobados por la misma, para un período específico de tiempo.

13


En el plan de acción de la Sede Medellín, se relacionan anualmente los pro-gramas y proyectos que se ejecutarán en la vigencia y los recursos disponibles para tal fin.

Este plan, obedece directamente a las metas definidas en el Plan de Desarrollo de la Sede, pero también a las metas establecidas en las distintas dependencias con miras al fortalecimiento y mejoramiento de nuestra Institución.

Dentro de los planes, como parámetros técnico-políticos, se enmarcan los pro-gramas y los proyectos

Programa En un sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de proyectos relacionados entre sí y de similar naturaleza, que se estructuran con el propósito de materializar el plan de acción de una institu-ción.

Un programa es un concepto de planificación más pequeño que un plan pero más amplio que un proyecto, que implica una visión más global para la solu-ción de un determinado problema.

Proyecto

Un proyecto, como unidad operativa mínima de un plan, se define como un conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí, que vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y unas metas definidas.

Un proyecto se caracteriza por su intencionalidad de cambio fundamental, ya que se busca pasar de un estado inicial a un estado ideal u objetivo, en el cual un problema se resuelve total o parcialmente ó se aprovecha una oportuni-dad.

Articulación entre Planes, Programas y Proyectos

Un plan de desarrollo normalmente se articula en programas y éstos se des-componen a su vez en proyectos; por ello el programa es un concepto de pla-

14


nificación más amplio que un proyecto y un plan es un concepto aún más general.

Distintos proyectos de un programa deben apuntar a un mismo objetivo y ello implica una visión más global para la solución de problemas. Un proyecto úni-co puede ser una solución parcial.

Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados cuando forman par-te de un programa que responde a un plan de desarrollo institucional.

Banco de Proyectos

Un Banco de Proyectos es la instancia que liga la planeación con la programa-ción, el seguimiento y la evaluación de los proyectos. Es un instrumento diná-mico de ajuste y proyección de la gestión de una institución que contribuye al cumplimiento de la misión y la visión de la misma.

La Universidad Nacional de Colombia, cuenta con su Banco de Proyectos – BPUN -, que permite el registro, seguimiento, ajuste y evaluación de sus distintos proyectos como de la gestión institucional en su conjunto.

15


2. FASES DE UN PROYECTO

1�


1�


2. FASES DE UN PROYECTO

Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento de una idea hasta la evaluación de sus logros e impactos, una vez se ha hecho realidad.

El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Mede-llín, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos:

1. Diseño ó formulación

Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coheren-te toda la información relacionada con el proyecto.

La persona que tiene conocimiento del problema existente ó de la situación a transformar con la ejecución del proyecto, es la que debe consolidar la información de esta fase, aunque se puede apoyar en técnicos ó expertos del tema para información muy particular como las actividades y los recursos necesarios para el logro de los objetivos.

Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende básicamente dos etapas:

o Perfil del proyecto.o Formulación detallada.

2. Selección

Después de tener los proyectos formulados, se debe realizar una selección de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en un periodo de tiempo determinado.

18


La selección de proyectos se hace necesaria, cuando se reconoce que en las instituciones, las necesidades y oportunidades existentes pueden ser ilimitadas mientras que los recursos para ejecutar proyectos son generalmente limitados.

Cuando solo se tiene la información de los perfiles de proyectos, los jefes de unidad o el cuerpo colegiado respectivo del nivel institucional serán los res-ponsables de realizar una selección preeliminar que facilite la solicitud de for-mulación detallada de ciertos proyectos.

El proceso de selección evalúa principalmente tres dimensiones: • Viabilidad: Valora la consistencia y coherencia interna del proyecto en sus

aspectos administrativos, financieros y técnicos. La viabilidad es competen-cia únicamente de personas que tengan competencia técnica para emitir un concepto.

• Elegibilidad: Evalúa la pertinencia desde el punto de vista institucional y social.

• Prioridad: Se define en función de la importancia estratégica y el valor ins-titucional que genere la materialización del proyecto.

Cuando se selecciona un proyecto, se procede a la asignación de recursos para que el mismo pueda ser ejecutado. En este momento la información del pro-yecto se debe registrar en el Banco de Proyectos de la Institución.

3. Ejecución y seguimiento

La ejecución del proyecto se inicia cuando el director comienza su desarrollo con base en los recursos asignados para tal fin.

Al iniciarse la realización de las actividades que hacen parte integral del pro-yecto, el director debe hacer seguimiento permanente al cumplimiento físico - financiero de cada una de ellas.

El seguimiento, es el que facilita que en un momento determinado se pueda evaluar el avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para terminar ó agilizar su ejecución.

19


4. Cierre y evaluación

Cierre: Es la formalización institucional de la finalización del proyecto. El cie-rre puede darse por varios motivos:

• Culminación del proyecto• Reformulación del proyecto• Recomendación de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha

evaluación sea negativo.

Evaluación: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluación consoli-da los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe contener el avance físico financiero de las actividades.

Nota aclaratoria: Esta guía solo se ocupará de detallar todo lo necesario para reali-zar correctamente la fase de diseño o formulación.

3. GUIA PARA REALIZAR LA FASE DE DISEÑO O FORMULACIÓN DE UN PROYECTO

22


23


3. GUIA PARA REALIZAR LA FASE DE DISEÑO O FORMULACIÓN DE UN PROYECTO

En esta fase se concibe el perfil y la formulación detallada del proyecto

1.1 PERFIL DEL PROYECTO

Es la etapa que recoge los términos de referencia mínimos del proyecto y cumple la función de consulta o presolici-tud desde el punto de vista administrativo y financiero.

Como concreción de una idea y una primera aproxima-ción a un proyecto, introduce racionalidad en el uso del tiempo y demás recursos, en cuanto evita el desgaste asociado a la formulación detallada de propuestas que posteriormente pueden no resultar aceptables institucio-nalmente.

El perfil de un proyecto que se presente al Banco de Proyectos de la Universidad Nacional, debe integrar 15 componentes requeridos por el software del mismo, los cuales se relacionan y se describen a continuación:

1.1.1 Nombre del proyecto:

Es la primera caracterización del proyecto. Debe ser bre-ve y apuntar a la esencia de la acción.

El nombre del proyecto debe responder a los siguientes interrogantes: ¿qué se va a hacer?, ¿sobre qué se va a hacer? y ¿dónde se va a hacer?

24


1.1.2 Director:

Contiene información personal e institucional del director del proyecto.

Si el proyecto se presenta en la Universidad Nacional de Colombia, el director del mismo, debe ser un funcionario de planta.

Este componente requiere información particular del director del proyecto, como tipo de documento de identificación, número del documento, nombres y apellidos completos, sede en la cual labora, cargo que ocupa, unidad a la que pertenece, correo electrónico y número telefónico.

1.1.3 Tipología:

Es una clasificación del proyecto hasta su nivel más específico, considerando una clasificación según sus objetivos.

El Banco de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia, tiene cuatro niveles de tipologías que van de lo general a lo particular. Al final del docu-mento, en el anexo 1, se relacionan el listado y los niveles de tipologías de proyectos.

Dentro de la tipología, se distinguen dos tipos:

* Proyectos académicos o misionales: Son los proyectos cuyos objetivos, metas y actividades se relacionen de manera directa con la actividad académica, es decir, aquellos a través de los cuales la universidad con-creta, implementa, desarrolla su quehacer académico en el proceso de construcción del conocimiento.

* Proyectos de soporte institucional: Son los proyectos cuyos objetivos, me-tas y actividades están orientados a generar condiciones propicias para el desarrollo de la actividad académica.

En este componente, se distinguen cuatro niveles, de los cuales los niveles 2, 3 y 4 tienen características similares:

25


Nivel 1: Clasifica el proyecto de acuerdo con la función misional o de so-porte (Docencia, Investigación, Extensión y Soporte Institucional). La elección es excluyente, es decir, tan solo se puede elegir una de las cuatro opciones anteriores.

Niveles 2, 3 y 4: Corresponde a las categorías y subcategorías que se deben elegir después de clasificar el nivel 1 del proyecto. Su elección se realiza por asociación con la finalidad del proyecto.

Ejemplo de selección de Tipología:

El proyecto “Servicios Académicos Virtuales en la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín”, tiene la siguiente tipología:

Nivel 1: Proyectos de Docencia. Nivel 2: Desarrollo AcadémicoNivel 3: Procesos y programas de autoaprendizaje apoyados en estrategias virtualesNivel 4: No aplica.

Como en el ejemplo anterior, puede suceder, que un proyecto no tenga una re-lación muy especifica con uno de los niveles de la tipología; en ese caso cuando se relacione la información del nivel, se coloca “No aplica”.

1.1.4 Relación del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de Sede:

Todo proyecto debe estar articulado con los planes institucionales. Un proyec-to generado en la Sede, debe estar en línea directa con el Plan Global de De-sarrollo de la Universidad y con el Plan de Desarrollo de Sede, convirtiéndose esto en el marco institucional que le da soporte.

En este item, se debe relacionar cada uno de los elementos de los Planes que le permita a un evaluador identificar claramente que el proyecto si está integrado con la política de dichos Planes.

Siguiendo con el ejemplo del proyecto “Servicios Académicos Virtuales en la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín”, éste se articula con los

2�


planes institucionales, de la siguiente manera:

Plan Global de Desarrollo 2007-2009

Política: Educación de Calidad: Modernización, Excelencia e Internacionali- zación Académica.Elemento Estratégico: Modernización de Programas.Línea: Fortalecimiento de la Actividad Docente.Programa: Sistema de Apoyo Académico para la formación Virtual.

Plan de Desarrollo de la Sede Medellín 2007-2009

Línea de Acción: FormaciónPrograma: Fortalecimiento a los Programas AcadémicosIntervención: Generación y oferta de servicios y apoyos académicos virtuales

1.1.5 Dependencia responsable:

Cada proyecto, debe tener una dependencia responsable de su ejecución y seguimiento. En esta parte de la formulación del perfil, se relaciona la unidad responsable del mismo.

En algunos casos, la dependencia que formula el proyecto es la responsable de su ejecución y seguimiento, pero se puede presentar que quien formule solo se encargue de la formulación y que la ejecución esté a cargo de otra dependencia (aplica especialmente para proyectos de infraestructura).

1.1.6 Otras dependencias participantes:

Se relacionan otras instancias que participarán en el proyecto y el soporte que le darán al mismo. Se deben señalar las funciones que desarrollarán en las di-ferentes etapas de ejecución del proyecto.

2�


1.1.7 Situación a transformar

Se debe especificar de manera detallada, cuál es la situación actual que se quiere transformar, que evidencia el problema existente ó la oportunidad a optimizar.

Si el proyecto hace referencia a la solución de un problema, la descripción de la situación a transformar, debe relacionar el problema existente de manera precisa y las causas que lo originan.

Cuando se busca aprovechar una oportunidad se debe relacionar el objeto de intervención para lograr una transformación significativa.

1.1.8 Justificación

Son las razones por las cuales se piensa realizar el proyecto. Pueden ser razones de orden institucional, económico, social, científico, técnico ó cultural.

La justificación es fundamental en la formulación del proyecto. En este com-ponente un formulador puede ser tan específico como lo desee.

1.1.9 Objetivo General

El objetivo general, describe en forma precisa el propósito del proyecto, lo que se persigue o se quiere lograr con el mismo. Se debe formular haciendo referen-cia al cambio que se quiere inducir.

Debe ser un único objetivo y ha de expresar claramente una idea.

Se recomienda el uso de verbos fuertes en infinitivo que motiven a la acción, como por ejemplo: implantar, aumentar, ordenar, reducir, erradicar, establecer, entre otros.

No se recomienda utilizar verbos como, propiciar, propender, apoyar, integrar, fomentar, ya que son verbos que denotan intencionalidades y no acciones con-cretas que lleven a logros ó resultados.

28


1.1.10 Objetivos específicos:

Los objetivos específicos precisan los aspectos más importantes del objetivo general.

Cuando se formula el proyecto con la intención de mitigar un problema, los objetivos específicos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en la situación a transformar y como tal establecen aspectos determinados del objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo

1.1.11 Resultado General:

Es el efecto concreto que se alcanza mediante la realización de un proyecto. Los resultados deben ser verificables y medibles.

Los resultados pueden ser de dos niveles: efecto e impacto. Los resultados de efecto hacen referencia a la utilización de los productos del proyecto (presta-ción de servicios, satisfacción de necesidades, resolución de problemas), mien-tras que los resultados de impacto se refieren a los cambios producidos en una situación como resultado de los efectos del proyecto.

1.1.12 Duración:

Es importante determinar el tiempo requerido para la ejecución del proyecto. En la formulación del perfil, se puede abordar la duración del proyecto en términos globales sin necesidad de especificar la duración por cada una de las actividades que integran el proyecto.

1.1.13 Costo total estimado de inversión:

La ejecución de un proyecto requiere de recursos financieros para su feliz tér-mino. Es importante realizar una cuantificación preliminar del costo total de las inversiones a realizar en el proyecto. Al igual que en la duración, es impor-tante resaltar, que en este componente se puede abordar el valor de la inver-sión en términos globales.

29


1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/año:

Los proyectos no solo demandan recursos en su ejecución, pues es necesario sostener la inversión realizada en ellos a través del tiempo; eso significa que se debe estimar el costo de las actividades que anualmente son necesarias para su sostenimiento.

1.1.15 Justificación de sostenibilidad estimada:

Se debe describir de manera clara porqué es necesario invertir en la sostenibili-dad del proyecto. A efectos de mantener los beneficios generados por el mismo ó lograr un impacto mayor al obtenido en la ejecución.

1.2 PROCEDIMIENTO POSTERIOR A LA FORMULACIÓN DEL PERFIL

1.2.1 ¿Cómo se procede una vez se ha elaborado el Perfil de Proyecto?

Una vez se ha diligenciado el perfil de proyecto, éste se presentará ante el jefe de la unidad o cuerpo colegiado del nivel institucional respectivo, para que se realice una consulta de carácter institucional. Si el perfil es aceptado, se pro-cede a elaborar la formulación detallada del proyecto.

1.2.2 ¿Cuáles son los criterios básicos para aprobar un perfil de proyecto?

El perfil del proyecto, se debe formular completamente y la información debe ser coherente y precisa. No obstante, lo más relevante del perfil, es que el pro-yecto cumpla con los lineamientos institucionales que hacen que sea posible considerar la inversión.

Las personas que evalúan el perfil, deben apoyarse en una descripción clara y precisa del problema u oportunidad que se desea aprovechar. Una muy buena justificación debe ser coherente con la magnitud del proyecto, con las acciones que se piensan mitigar y con los objetivos que se desean alcanzar.

Es importante que la unidad o cuerpo colegiado que aprueba el perfil del pro-yecto, dependiendo de la tipología, complejidad y el monto del mismo, solicite,

30


si se requiere, algunos estudios de preinversión que le ayudarán a proceder con la formulación detallada y la aprobación de la propuesta.

Para proyectos que requieren obras de infraestructura física o dotaciones de equipos, los estudios facilitarán la toma de decisiones frente a los costos que implica la ejecución y puesta en operación del proyecto. (Ver Anexo 2)

1.3 FORMULACIÓN DETALLADA DEL PROYECTO

Esta etapa implica una definición con mayor detalle de cada uno de los com-ponentes del proyecto.

En la formulación detallada, se complementa la información que refleja la ne-cesidad del proyecto y se relacionan las metas y las actividades específicas del mismo, considerando sus costos. Además, se realiza el cronograma y el presu-puesto detallado por las actividades que se contemplan para el proyecto.

Es muy importante resaltar que la información del perfil es muy útil en esta etapa, ya que se retoman todos sus elementos. Se recomienda, que si posterior a la formulación del perfil, se conoce información adicional de cada uno de los siguientes componentes, se dé mayor detalle de cada uno de ellos:

Nombre del proyecto, director, tipología, relación con el Plan Global de Desa-rrollo y el Plan de Desarrollo de Sede, dependencia responsable, otras depen-dencias participantes, situación a transformar, objetivos general y específicos, justificación, resultado general, duración (en meses), costo total de inversión estimado, costo sostenibilidad estimada/año, justificación sostenibilidad esti-mada.

La información adicional, que requiere la etapa de formulación, se relaciona y se explica a continuación:

1.3.1 Antecedentes:

Se debe presentar la información que evidencia el problema ó la situación a transformar en los escenarios futuros deseables, en el marco de las directrices

31


institucionales trazadas en el Plan Global de Desarrollo o en el Plan de Desa-rrollo de Sede y en algunos casos, en el marco de las demandas, requerimientos u oportunidades que le plantea el medio a la Universidad, a través de políticas sectoriales u organizaciones públicas o privadas que demandan su participa-ción en áreas de acción específicas.

1.3.2 Metas y Actividades

De manera coherente con los objetivos específicos descritos, se deben relacio-nar de manera precisa las metas y las actividades que se pueden lograr con la ejecución del proyecto y las actividades para alcanzar éstas.

1.3.2.1 Meta: Es la concreción de los resultados a través de su cuantificación en tiempo y unidades.

1.3.2.2 Actividad: Es el conjunto de acciones requeridas para cumplir las me-tas ó para lograr transformar los insumos en resultados. Con el objetivo de poder conocer el nivel de avance de las metas, en proyectos registrados a través del BPUN, se requiere que cada una de las actividades tenga una valoración porcentual o un peso frente al total de la meta, siendo el porcentaje total de la meta igual al 100%.

Ejemplo:

Metas: Tres cursos actualizados para el segundo trimestre de 2007, con el mó-dulo de evaluación implementado.

Actividades:

• Evaluación de contenidos, cursos, recursos existentes y logística (20%)• Invitación a cotizar la construcción del módulo evaluativo (10%)• Selección y contratación de la construcción del módulo evaluativo.

(10%)• Construcción del módulo evaluativo. (60%)

32


1.2.3 Presupuesto del Proyecto

Un presupuesto detallado del proyecto, permite conocer los recursos requeri-dos por actividad para la ejecución del mismo.

Si la información lo permite, es importante discriminar los valores por costos de personal y costos generales. Los costos de personal incluyen personal cali-ficado y no calificado requerido para el proyecto y los costos generales, están compuestos por los costos de los bienes y los servicios requeridos.

La precisión del presupuesto depende en gran medida de la adecuada selección de actividades y metas del proyecto, las cuales a su vez son las que realmente permiten transformar una situación ó mitigar un problema.

Cuando se identifican las actividades que requieren recursos del proyecto, lo primero que se debe realizar es la relación de las cantidades requeridas; segui-damente, se debe describir su unidad de medida y por último el costo unitario. Conocidas las cantidades y los costos por unidad, se puede calcular el costo total por ítems y el valor total del proyecto.

Los formatos que se requieren en el Banco de Proyectos de la Universidad Na-cional, para la formulación detallada del proyecto, se encuentran en el anexo 3.

1.3.4 Cronograma detallado

La formulación detallada de un proyecto demanda conocer el tiempo estimado de ejecución de manera general, pero también el tiempo de ejecución de cada una de las actividades.

En el cronograma, se relacionan todas actividades que se requieren para la ejecución del proyecto y se muestra gráficamente el tiempo estimado de la eje-cución de cada una de ellas. Adicionalmente, se tiene un espacio que permite ubicar el valor en miles de pesos por cada actividad.

33


Ejemplo

1.3.5 Población beneficiada

Se debe especificar y cuantificar la población beneficiada directamente con la ejecución del proyecto y los beneficios que les traerá la ejecución del mismo.

1.3.6 Metodología para abordar la ejecución del Proyecto

Se describe precisa y sintéticamente los procedimientos, técnicas e instrumen-tos que utilizará para alcanzar los objetivos específicos establecidos en el pro-yecto. Es importante que el formulador se apoye en un técnico ó experto para considerar este componente.

1.3.7 Marco Legal

Sin lugar a dudas, las instituciones tienen que considerar los aspectos legales como un apoyo fundamental para la formulación de un proyecto.

El marco legal es el conjunto de disposiciones que regulan las acciones del proyecto. Se debe relacionar la normatividad interna y/o externa de carácter técnico, jurídico o reglamentario, que debe ser cumplida específicamente por el proyecto.

34


1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto

Si existen estudios previos relacionados con la temática del proyecto, se deben mencionar describiendo el nombre del estudio, la fecha de elaboración y la entidad o dependencia que lo realizó; estos estudios generalmente se adjuntan al proyecto.

35


• Universidad Nacional de Colombia. Sistema Banco de proyectos. Contexto institucional y bases para su opera-ción. Oficina Nacional de Planeación, Documento ocasio-nal No.6, 2002. Se puede descargar de www.unal.edu.co siguiendo la ruta: Portal - La Universidad – Información Administrativa –Planeación – Publicaciones.

• Manual Metodológica para la Identificación, Preparación y Evaluación de Estudios de Preinversión; Departamento Nacional de Planeación- DNP- Organización de Estados Americanos-OEA-; Bogotá; Diciembre de 1994.

• Quintero Uribe Víctor M; Evaluación de Proyectos Socia-les Construcción de Indicadores; Editorial Ingeniería Grá-fica; Agosto de 1998.

• Ayala Ramírez Jaime, Jaramillo S. Luís Javier; Guía de Ges-tión de Proyectos de Investigación & Desarrollo; Editorial Guadalupe Ltda.; Bogotá 1998.

• Ideas Básicas sobre Proyectos de Inversión y Gestión; Red de Bancos de Programas y Proyectos; Departamento Na-cional de Planeación –DNP- Marzo de 1998.

• Plan Global de Desarrollo 1999-2003 “UN Compromiso académico y social con la Nación Colombiana”, Universi-dad Nacional de Colombia; Santa Fe de Bogotá 1999.

• Plan Global de Desarrollo 2004-2006, Universidad Nacio-nal de Colombia, Santa Fe de Bogotá, Julio 16 de 2004.

4. BIBLIOGRAFÍA BIBLIOGRAFÍA

3�


3�


NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4

PROYECTOS DE DOCENCIA

Programas o megaproyectos de

docencia


Docencia

No aplica

Diseño y Puesta en marcha de

nuevos programas

Diseño y Puesta en marcha de nuevos

programas de Pregrado

No aplica

Diseño y Puesta en marcha de nuevos

programas de PosgradoNo aplica

Desarrollo Académico

Desarrollo de Personal Académico

No aplica

Innovación Pedagógico-didáctica

No aplica

Procesos y Programas de autoaprendizaje apoyados

en tecnologías de la información.

No aplica

Programas y Megaproyectos que articulen

simultáneamente Formación, Investigación

y Extensión

No aplica

5. ANEXO 1 TIPOLOGIA: PROYECTOS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

38



PROYECTOS DE INVESTIGACION

PROYECTOS DE INVESTIGACION

Programas o Megaproyectos de

Investigación


InvestigaciónNo aplica

Investigación Básica

Investigación básica No aplica

Investigación Aplicada

Investigación aplicada No aplica

Investigación Experimental

Investigación experimental

No aplica

Creación Artística Creación artística No aplica

Conformación y fortalecimiento de grupos y redes de

investigación

Conformación y fortalecimiento de grupos y redes de investigación

No aplica

Gestión Académica de la

Investigación

Gestión académica de la Investigación

No aplica


simultáneamente Formación,

Investigación y Extensión



y Extensión

No aplica

39



PROYECTOS DE EXTENSION


Extensión


ExtensiónNo aplica

Educación no formal

Cursos de educación continuada

No aplica

Cursos de extensión No aplicaCursos libres No aplica

Seminarios y eventos No aplica

Prestación de Servicios

Académicos de Extensión

Asesoría y consultoría No aplica

Interventoría No aplica

Gestión Tecnológica

Gestión tecnológica No aplica

Gestión Social Gestión social No aplica

Asesorías en el campo

educativo para la organización

y desarrollo de programas Académicos

Asesorías en el campo educativo para la

organización y desarrollo de programas académicos

No aplica


simultáneamente Formación,

Investigación y Extensión

Programas y megaproyectos que articulen


y Extensión

No aplica

Gestión Académica de la

Extensión

Gestión Académica de la Extensión

No aplica

40


41


En infraestructura Física:

Los proyectos con componentes de infraestructura física total o parcial, pueden requerir lo siguiente:

• Diseños: arquitectónicos, estructurales, eléctricos, hidrosanitarios y otros estudios especiales, según requerimiento de los usos de la edificación.

• Estudio de suelos.• Especificaciones técnicas.• Memorias de los diseños estructurales, arquitectónicos,

eléctricos, hidrosanitarios y otros.• Licencia de construcción, recibo de Planeación

Metropolitana, certificado RETIE según el caso.

La aprobación de los planos y especificaciones debe ser expedida por la Sección de Planeación Física de la Oficina de Planeación y los presupuestos por parte de la Oficina de Gestión de Espacios. La localización de la obra debe estar de acuerdo con los lineamientos del Plan de Ordenamiento del Campus para cada uno de los núcleos o predios.

Dotación de Equipos:

• Especificaciones técnicas y/o descripción detallada de equipos de laboratorio, maquinaria, equipo automotor, equipo audiovisual, equipo de oficina, equipo de cómputo y demás.

5. ANEXO 2 ESTUDIOS DE PREINVERSIÓN QUE PUEDEN SER SOLICITADOS PARA DAR AVAL A UN PERFIL

42


• Certificación de aprobación de las especificaciones técnicas de los equipos expedida por la Dirección de Laboratorios y/o el Centro de Cómputo, dependiendo del tipo de equipo.

43


Para el diligenciamiento de los cuadros del presupuesto se deben entender las siguientes características:

• Descripción: En esta columna, se relacionan los recursos de manera independientes que se requieren para la ejecución del proyecto.

• Cantidad: Cuantificación del recurso requerido.

• Unidad de medida: Es la denominación de la unidad básica, con respecto a la cual se describió la cantidad requerida.

• Tiempo: Meses requeridos para el uso del recurso.

• Dedicación: Intensidad en el uso del recurso que puede ser total o parcial y va del 0.01 a 1.0.

• Costo unitario: Valor en pesos corrientes de cada uno de los recursos solicitados, según la unidad de medida relacionada.

• Impuestos: Corresponde al valor de los impuestos que deben cubiertos por cada uno de los recursos; por ejemplo el IVA ó gravamen a los movimientos financieros.

• Costo Total: Es el producto de los ítems (cantidad * tiempos * dedicación * costo unitario) más los costo de los impuestos.

5. ANEXO 3 CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

44


FINANCIACION TOTAL DEL PROYECTO ($ corrientes) (Identificación y cuantificación)

Descripción CantidadUnidad

de medida

Tiempo Costo ($ corrientes)No.

MesesDedicación

Unitario (1)

Subtotal(2)

Impuestos (3)

Gastos de Personal

Servicios asociados a nómina

Director del proyecto

Servicios personales indirectos

Remuneración por servicios técnicos

Estimulo a estudiantes auxiliares

Honorarios

Subtotal personal

Adquisición de Bienes (equipos, materiales, suministros)

Compra de Equipo

Materiales y Suministros

Subtotal bienes

Adquisición de Servicios

Mantenimiento

Servicios Públicos

Viáticos y Gastos de Viaje

Impresos y Publicaciones

Arrendamientos

Subtotal servicios

OtrosOtros gastos generales Subtotal Otros

COSTO TOTAL

Guia para la formulacion de royectos metodologia bpun

Education

Transcript of Guia para la formulacion de royectos metodologia bpun