GRUPO DE PLANIFICACION PARA LA PREVENCION DEL VIH … de Prevencion VIH... · El GPPV. es una...

GRUPO DE PLANIFICACION PARA LA PREVENCION DEL VIH EN PUERTO RICO

DIVISIÓN DE PREVENCIÓN DE ETS/VIH DEPARTAMENTO DE SALUD

REGLAMENTO

Aprobado:__20 de mayo de 2014__

Aprobado en la reunión extraordinaria del 20 de mayo de 2014 2

CONTENIDO

PREAMBULO ............................................................................................................................... 3

ARTÍCULO l. NOMBRE ......................................................................................................... 4

ARTICULO ll. BASE LEGAL .................................................................................................. 4

ARTÍCULO III. SELLO OFICIAL ........................................................................................... 4

ARTÍCULO IV. PROPOSITO ................................................................................................. 4

ARTÍCULO V. RESPONSABILIDADES .............................................................................. 5

ARTÍCULO VI. DECLARACION DE PRINCIPIOS ............................................................. 5

ARTÍCULO VII. COMPOSICION ...................................................................................... 6

ARTICULO VIII. ESTRUCTURA ........................................................................................... 8

SECCION I: CO-PRESIDENCIA ....................................................................................... 8

SECCIÓN I.VI. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS POR LOS

(AS) CO-PRESIDENTES (AS) .......................................................................................... 9

SECCIÓN I.VII. SECRETARIA DE ACTAS ................................................................... 10

SECCIÓN II. COMITÉS .................................................................................................... 10

ARTICULO IX. REUNIONES .............................................................................................. 12

SECCION I: REUNIONES ORDINARIAS ...................................................................... 12

SECCION II: REUNIONES EXTRAORDINARIAS ....................................................... 13

SECCION III: ASISTENCIA VIRTUAL............................................................................ 13

SECCION IV. INCUMPLIMIENTO CON LA ASISTENCIA ......................................... 13

ARTICULO X. INCUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES DEL

REGLAMENTO, CODIGO DE ETICA Y DECISIONES O ACUERDOS DEL PLENO

DEL GPPV Y PASOS A SEGUIR AL APLICAR MEDIDAS CORRECTIVAS: ......... 15

ARTICULO XI. ENMIENDAS .............................................................................................. 15

ARTICULO XII. APROBACION DE ESTE REGLAMENTO .......................................... 15

ARTICULO XIII. DISOLUCIÓN ........................................................................................... 15

ARTICULO XIV. SEPARABILIDAD .................................................................................... 16

DEFINICIONES .......................................................................................................................... 17

ANEJOS....................................................................................................................................... 18

ANEJO 1: PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS..................................................... 18

ANEJO 2: CODIGO DE ETICA .......................................................................................... 26

ANEJO 3. GUÍA DE MANEJO DE CONFLICTO ............................................................. 30

ANEJO 4 CONFLICTO DE INTERÉS / RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS ............ 34

ANEJO 5:.ELEGIBILIDAD, CRITERIOS Y CONDICIONES PARA SOLICITUDES

DE CAPACITACIÓN EN ACTIVIDADES O EVENTOS TANTO LOCALES COMO

EN EL EXTERIOR ............................................................................................................. 35

ANEJO 6: HOJA DE COMPROMISO DE INTEGRANTES ........................................... 37


PREAMBULO

En marzo de 1993, la Congresista Nancy Pelosi, representante por el Estado de California, presentó un proyecto legislativo federal titulado “Comprehensive HIV Prevention Act”. Este proyecto legislativo establecía el mandato de crear programas comunitarios de prevención de VIH a través de consejos de planificación estatales o locales.

En noviembre de 1993, los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC), en Atlanta fueron la entidad gubernamental federal designada con la responsabilidad de implantar dicho proyecto legislativo. Para trabajar en la implantación de este proyecto legislativo el CDC creó un comité de trabajo que se les conoció como “CDC Advisory Committee on the Prevention of HIV Infection”. Una de las recomendaciones más importantes que realizó este comité fue que el CDC asignara fondos federales para que los Departamentos de Salud de los estados y territorios establecieran y desarrollaran los Grupos de Planificación Comunitaria a través de la nación.

En diciembre de 1993, el CDC proveyó un documento titulado “Supplemental Guidance on HIV Prevention Community Planning for Noncompeting Continuation of Cooperative Agreements for HIV Prevention Projects”. Dicha guía requería que los Departamentos de Salud establecieran Grupos de Planificación Comunitaria de forma participativa y representativa. El mismo recomendó que los (as) integrantes de los Grupos de Planificación Comunitaria reflejaran la epidemiología del VIH en el estado o territorio. Además la composición del Grupo de Planificación Comunitaria debía tener integrantes representando el Departamento de Salud y otras agencias gubernamentales, representantes de organizaciones de base comunitaria que ofrecen servicios de prevención de VIH y personas infectadas y afectadas de la comunidad por el VIH. Además, el grupo debía contar con profesionales en los campos de epidemiología, evaluación, planificación y profesionales de la conducta humana y social.

En Julio de 2010, el Presidente de los Estados Unidos firmo la Estrategia Nacional para el SIDA (NHAS por sus siglas en inglés). Este plan es un consolidado de esfuerzo centrado en tres objetivos principales:

• Reducir el número de casos nuevos de personas infectadas con el VIH • Aumentar el acceso a la atención y optimizar los resultados médicos para

personas con el VIH • Reducir las disparidades en la salud relacionadas con el VIH.

Para alcanzar estos objetivos, la División de Prevención de VIH/SIDA del CDC propuso en Junio de 2011, el Comprehensive HIV Prevention Programs for Health Departments (Funding Opportunity Number: CDC-RFA-PS12-1201). Esta oportunidad de fondos plantea proveer recursos para un periodo de cinco años para el desarrollo de nuevos métodos para la implementación de programas de alto impacto y con un enfoque comprensivo de la prevención de la epidemia. A su vez propone una nueva perspectiva para la planificación del VIH.


En Julio de 2012, se publica la Guía para la Planificación del VIH. Esta nueva guía para los grupos de Planificación continúa con los principios de representación, inclusión y paridad, pero redefine las responsabilidades de los Grupos de Planificación para la Prevención del VIH (HPPG por sus siglas en inglés).

El VIH ha sido una de las epidemias más devastadoras del mundo contemporáneo. Puerto Rico, al igual que muchos otros países hermanos de la comunidad mundial, no ha estado exento de los estragos causados por esta enfermedad. Con el fin de explorar estrategias y opciones innovadoras, y partiendo de la premisa de trabajar unidos en la búsqueda de soluciones para controlar y reducir esta epidemia, en julio de 1994 se creó el Grupo de Planificación Comunitaria para la Prevención del VIH en Puerto Rico y en agosto de 2012 cambio su nombre al Grupo de Planificación para la Prevención del VIH en Puerto Rico.

ARTÍCULO l. NOMBRE

El nombre del grupo es el Grupo de Planificación para la Prevención del VIH en Puerto Rico, en adelante identificado como GPPV.

ARTICULO ll. BASE LEGAL Este reglamento tiene como base legal la “Guía para la Planificación del VIH” (HIV Planning Guidance) según establecida por el CDC, versión de Julio de 2012. La autoridad para aprobar este reglamento, específicamente emana del Capítulo V. Roles y Responsabilidades de Departamentos de Salud, Grupos de Planificación y CDC, acápite titulado Grupos de Planificación y Miembros, páginas 29-32. Este Reglamento será revisado en la medida que sea necesario para conformarse a cualquier enmienda o cambio que sufra “La Guía de Planificación de VIH” y con el propósito de atender cualquier necesidad del GPPV, según la autoridad que para ello, le sea conferida. Todo enmienda o cambio a este Reglamento se hará observando estrictamente el quórum que para tales actos sea requerido y toda convocatoria para un propuesto cambio o enmienda al mismo se hará de manera extraordinaria y oportuna. El GPPV utiliza el Manual de Procesos Parlamentarios de Roberts (ver Anejo 1), el Código de ETICA (ver Anejo 2) y la Guía de Manejo de Conflictos (ver Anejo 3) para su funcionamiento.

ARTÍCULO III. SELLO OFICIAL El sello oficial del GPPV, será un lazo rojo que significa el compromiso con la prevención del VIH y un coquí con los colores representativos de la bandera de Puerto Rico en su base, todo sobrepuesto al mapa de la configuración de la Isla que le da nombre a la jurisdicción. (Ver portada)

ARTÍCULO IV. PROPOSITO Del GPPV se espera que revise e informe sobre el desarrollo, implementación, cumplimiento y actualización del Plan Jurisdiccional para la Prevención del VIH en Puerto Rico y someta, cada año, una carta al CDC firmada por los copresidentes de parte de la membresía del grupo. Esta carta puede ser una de concurrencia, no concurrencia o concurrencia con restricciones, junto a cualquier cambio o actualización del Plan Jurisdiccional.


ARTÍCULO V. RESPONSABILIDADES Con tales fines, las responsabilidades del GPPV son:

1. Elegir un Co –Presidente(a) de la comunidad y de las organizaciones de base comunitaria (OBC) y agencias

2. Asegurar que la estructura de los miembros cumple con la representación de la comunidad y los colaboradores claves con los conceptos de paridad, inclusión y representatividad (Ver Definiciones)

3. Asegurar que la información es presentada con claridad y de manera comprensiva

4. Someter una carta de concurrencia, no concurrían o concurrencia con reservas’ 5. Garantizar que el Departamento de Salud:

a) Subvencione y apoye las reuniones del GPPV y la participación de sus integrantes.

b) Facilite foros de consultas públicas y otras formas de obtener el insumo de la comunidad.

c) Facilite asistencia técnica al GPPV a través de recursos externos. d) Apoye los esfuerzos de servicios de salud y prevención de VIH que se

originen en la comunidad e) Apoyarán en el desarrollo del Plan de Colaboración y del Plan

Jurisdiccional de Prevención del VIH y la revisión anual de éste, mediante un proceso de evaluación.

f) Recopile, analice y/o divulgue los datos relevantes sobre la epidemia a la población en general

ARTÍCULO VI. DECLARACION DE PRINCIPIOS 1. El Departamento de Salud y el GPPV deben colaborar para desarrollar y

monitorear el Plan Jurisdiccional de Prevención del VIH.

2. El Proceso de Planificación debe ser un proceso abierto, transparente y participativo en el cual las diferencias de trasfondo cultural y étnico, de perspectiva y de experiencia son esenciales y son valoradas.

3. El proceso de Planificación debe incluir representantes de las poblaciones de mayor riesgo de infección y a personas que con VIH/SIDA.

4. Los conceptos básicos de la planificación para la prevención del VIH son: paridad, inclusión y representación. Aunque estos conceptos no son alcanzados o logrados de una manera lineal, hay una relación muy estrecha entre ellos – puesto que uno sirve de base para el otro.

5. El proceso de planificación debe fomentar activamente y buscar la participación de la comunidad y otros colaboradores claves en la prevención del VIH.

6. Las nominaciones para los (as) integrantes deben ser solicitadas a través de un proceso abierto y la selección de candidatos (as) debe estar basada en criterios establecidos por el Departamento de Salud y el GPPV

7. Asegurar que los esfuerzos hacia el VIH están dirigidos en alcanzar el enfoque de Prevención de Alto Impacto.


8. El GPPV. es una entidad que promulga una política de no discriminación por razón de raza, sexo, edad, credo, orientación sexual, origen étnico, género y afiliación política.

ARTÍCULO VII. COMPOSICION

El GPPV toma en consideración a todas las agencias estatales, municipales y las organizaciones no gubernamentales que de una forma u otra llevan a cabo una labor para impactar la prevención y tratamiento de la infección de VIH en la Isla.

SECCIÓN I. INTEGRANTES

El GPPV estará constituido de treintados (32) integrantes en propiedad con voz y voto.

SECCIÓN I. I. DESCRIPCION DE BUTACAS QUE INTEGRARAN EL GPPV

Organizaciones de base comunitaria y/o agencias (gubernamentales y no gubernamentales) (22 integrantes) Proveedores que brinda servicios de prevención y tratamiento de

VIH Evidencie recibe insumo de la población que atiende Representa una región de Salud

Metro (5 butacas), Caguas (2 butacas), Fajardo (3 butacas), Ponce (2 butacas), Mayagüez (2 butacas), Bayamón (2 butacas), Arecibo (1 butaca), Aguadilla (1 butaca)

Servicios de salud dirigidos a la población correccional (1 butaca)

Servicios de salud dirigidos a la Prevención de VIH en el Municipio de San Juan (1 butaca)

Departamento de Salud (2 butacas) División de Prevención ETS/VIH (1 butaca) Programa Ryan White parte B (1 butaca)

Personas con VIH (10 integrantes)

Que provee información de la población que vive con VIH o se encuentre en grupos de más altos riesgo

Hombres que tienen sexo con hombres (4 butacas) Heterosexuales (3 butacas) Usuarios de drogas inyectables (3 butacas)

SECCIÓN I.II SELECCION DE INTEGRANTES

Para selección de integrantes se utiliza la Iniciativa de prevención de VIH de Alto Impacto (HIP, por sus siglas en inglés) que promueve unas estrategias ya probadas como efectivas para trabajar con el VIH. Las intervenciones plasmadas en el Plan Jurisdiccional para la Prevención del VIH se relacionan con estas estrategias. Utilizando estos dos documentos como referencia, el pleno evaluara que las organizaciones de base comunitaria, agencias gubernamentales y no gubernamentales


que sean parte de la membrecía dirigen sus trabajos dentro de los esfuerzos de prevención y a las poblaciones indicadas para ser dirigidos estos esfuerzos.

SECCIÓN I. III.NOMBRAMIENTOS Y VACANTES

Toda persona, organización de base comunitaria, agencia gubernamental o no gubernamental que desee ser parte del GPPV deberá enviara una carta de intención al Comité Coordinador .Será deber del Comité de Reclutamiento y Retención el evaluar la solicitud de los (as) aspirantes a integrantes del GPPV. A tales efectos, el Comité de Reclutamiento y Retención, rendirá un informe con sus recomendaciones en un término no mayor de treinta (30) días, desde el momento en que se presentó tal solicitud y las presentará para consideración del Pleno en una reunión ordinaria, teniendo en cuenta la representación, la paridad y la inclusión de la comunidad a servir. El GPPV es una entidad que promulga una política de no discriminación por razón de raza, sexo, edad, credo, orientación sexual, origen étnico, género y afiliación política. El GPPV promueve el que sea el mérito de cada aspirante a integrante y su capacidad para aportar a la prevención y tratamiento de la infección de VIH, el criterio rector en el cual descansará su elección. Ningún (a) candidato (a) a ser integrante del GPPV puede tener conflicto de interés o apariencia de conflicto de interés alguno con relación al cargo que ostenta ocupar, (ver Anejo 4).De surgir una vacante en los integrantes o una persona solicitar ser miembro por encima de la membrecía establecida en este reglamento, se procederá a realizar la evaluación antes mencionada.

SECCIÓN I.IV REPRESENTANTES ALTERNOS

Los (as) integrantes del GPPV podrán designar un (a) representante alterno (a) que asistirá en su nombre a las reuniones en que éste (a) no pueda participar. El (la) representante alterno (a) será designado (a) oficialmente mediante carta dirigida a los (las) Co-Presidentes (as.) El (la) integrante del GPPV es responsable de poner al tanto al (a la) representante alterno (a) sobre los temas a ser discutidos en la instancia en la que se dará su intervención, le proveerá una copia de este Reglamento y le pondrá al corriente sobre las funciones, responsabilidades y otras normas que el GPPV haya adoptado. El (la) representante alterno (a) tendrá voz y voto en ausencia del (de la) integrante oficial del GPPV. Cuando comparezcan ambos (as) representantes, únicamente el (la) representante oficial tendrá derecho a voto.

SECCIÓN I.V. ROL Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES

Cada integrante del GPPV tiene la responsabilidad e asegurar que la planificación del VIH sea un proceso realmente participatorio. Se espera que los integrantes participen de las reuniones y dediquen tiempo a los trabajos relacionados al grupo. Los roles y responsabilidades de cada integrante son:

Hacer un compromiso con el proceso de planificación y sus resultados

Entender y seguir el reglamento y los protocolos escritos

Participar en toda actividad de toma de decisiones y solución de problemas

Servir en los comités y grupos de trabajo cuando sea apropiado y completar las tareas

Tener un conocimiento aplicable de la Guía de Planificación, el FOA PS12-1201 y la Estrategia Nacional


Utilizar los datos y la información presentada en el GPPV. para el perfil epidemiológico y el Plan Jurisdiccional;

Solicitar información adicional si los datos presentada no reflejar un claro impacto en la epidemia de la jurisdicción

Usar la información provista por el Departamento de Salud para colaborar en el desarrollo de un Proceso de Colaboración.

Participar como aliado con el Departamento de Salud para mejorar el impacto de los esfuerzos de prevención dentro de la jurisdicción, mientras se abstiene de ser un defensor de la agencia o alguna población en especifico

Educar a la comunidad sobre los trabajos que realiza el GPPV y la importancia de un Plan Jurisdiccional para la Prevención del VIH.

ARTICULO VIII. ESTRUCTURA Para el funcionamiento y poder cumplir con las tareas asignadas el GPPV estará compuesto por la siguiente estructura:

SECCION I: CO-PRESIDENCIA

El GPPV entiende que para mejor funcionamiento es necesario tener tres (3) co-presidentes que representen los sectores que brindan servicios de prevención de VIH, y la comunidad que los recibe.

SECCIÓN I.I: CO-PRESIDENCIA DEL ESTADO

El (la) Co-Presidente (a) del Estado será un empleado (a) designado (a) por la División de Prevención de ETS/VIH del Departamento de Salud y estará sujeto (a) a las condiciones estipulada la agencia. Entre sus funciones está asegurar que las actas del GPPV estén bajo la custodia física de la División de Prevención de ETS/VIH del Departamento de Salud.

SECCIÓN I.II. CO-PRESIDENCIA DE LA COMUNIDAD

El (la) Co-Presidente (a) de la Comunidad será seleccionado entre y por los integrantes del GPPV que representan a las personas con VIH.

SECCIÓN I.III. CO-PRESIDENCIA DE OBC Y AGENCIAS

El (la) Co-Presidente (a) de OBC y agencias no gubernamentales será seleccionado entre y por organizaciones de base comunitaria y agencias no gubernamentales.

SECCIÓN I. IV INCUMBENCIA EN LA PRESIDENCIA

El (la) Co-Presidente (a) de la Comunidad y de las OBC y Agencias será nombrado (a) por un término de tres (3) años con derecho a ser re-electo (a) por un término adicional. El (la) Co-Presidente (a) del Estado será designado (a) sin limitación alguna por el Departamento de Salud.


SECCIÓN I. V. VACANTE EN LAS CO-PRESIDENCIAS

Una vacante en las Co-Presidencias del GPPV, no impedirá que el Grupo continúe con sus trabajos. Dicha vacante deberá ser cubierta a la mayor brevedad posible tomando en consideración la disponibilidad de candidatos (as) idóneos (as) y el que no se dilaten los trabajos del cuerpo.

SECCIÓN I. V.I VACANTE EN LA CO-PRESIDENCIA DEL

ESTADO

De quedar vacante la Co- Presidencia del Estado, la Directora de la División de Prevención de ETS/VIH ocupara esta posición o asignará a alguien del personal que esté familiarizado con el proceso de planificación para que funja como interino, hasta que se designe el nuevo(a) Co-Presidente (a) del Estado

SECCIÓN I. V.II VACANTE EN LA CO-PRESIDENCIA DE LA

COMUNIDAD, OBC Y AGENCIAS

De quedar vacante la Co-Presidencia de la Comunidad o de las OBC y Agencias, el comité Coordinador convocará una reunión extraordianaria para los integrantes del sector, donde seleccionarían al nuevo(a) Co-Presidente. Está reunión debe ser pautada no más de 30 días de surgir la vacante.

SECCIÓN I.VI. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS POR LOS (AS) CO-PRESIDENTES (AS)

1- Se alternarán en co-presidir cada reunión del GPPV 2- Desarrollarán la agenda de cada reunión basada en el insumo del grupo. 3- Velarán porque la convocatoria de cada reunión sea enviada a los (as)

integrantes del GPPV según establece este reglamento por medios electrónicos o por correo, de necesario.

4- Asegurarán el cumplimiento cabal de la agenda de cada reunión y canalizarán otros temas a los asuntos nuevos.

5- Velarán porque las minutas de cada reunión ordinaria y extraordinaria reflejen fielmente las deliberaciones del GPPV.

6- Velarán porque se dé curso a las mociones y planteamientos presentados o aprobados por el GPPV

7- Se reunirán las ocasiones que sean necesarias para discutir aspectos relacionados al GPPV. Estas reuniones puede ser por diferentes medios, como medio electrónicos o presenciales.

8- Coordinarán la creación de sub-comités y comités “Ad Hoc”, de acuerdo a las necesidades identificadas por los (as) integrantes del GPPV

9- Participarán como integrantes del Comité Coordinador y como integrantes ex-oficio de todos los comités permanentes y “Ad Hoc” en la medida de lo necesario.

10- Asegurarán que los (as) integrantes del GPPV participen en el proceso de planificación de manera equitativa tomando en consideración tanto la composición del organismo como los principios de inclusión, representación y paridad, en atención a las responsabilidades que tanto la ley como el CDC a cada quien le ha conferido.


11- Asegurarán que todos los comités, grupos de trabajo o personas asignadas a alguna función especial, presenten sus planes de trabajo e informes de los trabajos realizados y cualquier otro informe o documento solicitado por el CDC o la Division de Prevencion de ETS/VIH.

12- Los (as) Co-Presidentes (as) del GPPV , darán fiel cumplimiento a las disposiciones parlamentarias que para dicho cargo establece el Manual de Procesos Parlamentarios según Roberts (Ver anejo 1)

13- Facilitarán el manejo o resolución de conflictos dentro del GPPV de acuerdo este Reglamento, (Ver anejo 4)

14- Representarán al GPP en y fuera de Puerto Rico o designarán a otros (as) integrantes para que los (as) representen en actividades oficiales. (Ver anejo 5 para Elegibilidad de Viajes)

SECCIÓN I.VII. SECRETARIA DE ACTAS

Funciones y deberes: o Asegurar que se graben las reuniones del GPPV. En caso que no

pueda asistir el (la) Secretario (a) de Actas, el Pleno escogerá de entre los (as) asistentes a la reunión pertinente, quién fungirá como tal.

o Tomar las notas en las reuniones, con énfasis en la toma de decisiones, mociones y asistencia.

o Revisar el borrador que el acta transcrita recoge lo discutido en la reunión.

SECCIÓN II. COMITÉS La composición del GPPV comprende un Comité Coordinador y tres comités activos. Los comités permanentes son equipos de trabajo que son necesarios para el monitoreo y evaluación del Plan Jurisdiccional y la Planificación para la Prevención del VIH. Los integrantes que de manera voluntaria pertenezcan a los comités serán responsables de cumplir con las funciones y deberes que se le asignan según este reglamento y de acuerdo a las necesidades del Pleno. Esta sección describe los comités y sus funciones.

COMITÉ COORDINADOR

El comité está compuesto por: los tres (3) co- presidentes, la secretaria de actas, un

representante de cada comité permanente y tiene como fin ser el comité organizador y

promotor de los trabajos del grupo.

Funciones y deberes: o Este comité tendrá a su cargo la administración del GPPV y velará que

las tareas y trabajos vaya de acuerdo al cumplimiento de la Guía de Planificacion y las necesidades del Plan Jurisdiccional.

o Se reunirán al menos una vez al mes para delimitar y monitorear los trabajos de los comités y evaluar las necesidades del grupo.


o Promover en el pleno las actividades dirigidas a concienciar sobre la prevención del VIH

o Evaluará las solicitudes de nuevos integrantes y cualquier carta que se le dirija al GPPV.

COMITÉ DE RECLUTAMIENTO Y RETENCIÓN

El comité de Reclutamiento y Retención tiene como principio reclutar tanto a

integrantes y colaboradores, así como establecer y monitorear estrategias de retención

para los integrantes.

Funciones y deberes: o Seleccionarán un coordinador/a, que los representa en las reuniones

del Comité Coordinador o Evaluará la asistencia de los integrantes y solicitudes de participación

a viajes al exterior (Ver anejo 5) o Establecerá estrategias de reclutamiento y retención de integrantes y

colaboradores o Evaluará las solicitudes de nuevos integrantes junto al Comité

Coordinador o Informarán al pleno los trabajos realizados por el comité

semestralmente y/o cuando sea requerido

COMITÉ DE EVALUACIÓN Y MONITOREO

El Comité de evaluación y monitoreo tiene como función colaborar con el Departamento de Salud en el diseño e implantación de la metodología para evaluar el proceso de planificación.

Funciones y deberes: o Seleccionarán un coordinador/a, que los representa en las reuniones del

Comité Colaborador

o Trabajar en estrategias para evaluar el proceso de planificación.

o Evaluará el plan de trabajo del GPPV

o Recoge y traer el insumo de la población al pleno sobre aspectos

relacionados a los esfuerzos de prevención

o Informaran al pleno los trabajos realizados por el comité semestralmente

y/o cuando sea requerido

COMITÉ DE POLÍTICA PÚBLICA

El comité de política pública tiene como propósito promover las necesidades de la

comunidad recogidas en la Plan Jurisdiccional dentro de los procesos de política

pública que se realizan.

Funciones y deberes:


o Seleccionarán un coordinador/a, que los representa integrante que los represente en las reuniones del Comité Colaborador

o Evaluará y recomendará asuntos de política publica o Participará en las reuniones del Comité de Política Publica del

Departamento de Salud o Informaran al pleno los trabajos realizados por el comité


COMITES “AD HOC”

Los (as) Co-Presidentes pueden crear comités “Ad Hoc” cuando sean necesarios para atender asuntos necesarios para el funcionamiento del grupo y el cumplimiento de alguna tarea específica no vislumbrada anteriormente. Entre algunos de los comités que se pueden convocar, se encuentra la Revisión de Reglamento, Relaciones Publicas, Revisión del Portal Cibernético y/ o Asistencia Técnica.

. Funciones y deberes: o Seleccionarán un integrante que los represente en las reuniones del

Comité Colaborador o Informarán al pleno los trabajos realizados por el comité


ARTICULO IX. REUNIONES El GPPV se reunirá de acuerdo al plan de trabajo establecido por el grupo y la División de Prevención de ETS/VIH con el fin de monitorear el Plan Jurisdiccional.

SECCION I: REUNIONES ORDINARIAS El grupo deberá reunirse por lo menos una (1) vez bi-mensual mediante una reunión ordinaria. Las convocatorias a las reuniones ordinarias se realizaran al menos con 7 dias laborables antes de la reunion por medio de correo electrónico, mensaje de texto, llamadas telefonicas por parte del comité coordinador. Se registrará la asistencia de cada integrante firmando la hoja de asistencia provista para cada reunión. En el caso de tener que retirarse de la reunión por una razón justificada, deberá excusarse ante el pleno . Para que la reunión se realice deben estar presentes los dos co-presidentes y la secretaria de actas.

Quórum – El quórum del G.P.P. en Puerto Rico se constituirá con la presencia del cincuenta por ciento (50%) más uno del número total de integrantes en propiedad. De no haber quórum a la hora señalada de reunión, se esperará un máximo de treinta (30) minutos adicionales para nuevamente verificar el quórum. En el caso de no haber quórum, se presentara al pleno tener la reunión como un reunión de trabajo o cancelarla. La toma de decisiones se llevara a cabo mediante votación por mayoría simple (ver anejo 1)


SECCION II: REUNIONES EXTRAORDINARIAS Las reuniones extraordinarias podrán ser convocadas con no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha deseada y por previo aviso telefónico o mediante medios electrónicos. Las mismas deberán ser convocadas por los (as) Co-Presidentes (as) o cuando es solicitada por escrito por el 30 porciento (%) de los (as) integrantes del GPPV.

SECCION III: ASISTENCIA VIRTUAL La asistencia virtual se refiere al uso de tecnología avanzada (como webinars, conference calls, o video conferencing) para los integrantes de la comunidad o grupos de interés que no puedan asistir a las reuniones programadas en persona. La Guía para la Planificación del VIH indica que esta tecnología también pueden ser considerada para cuando participan las principales partes interesadas, proveedores de servicios de VIH, y de la comunidad que son integrantes y/o colaboradores sin derecho a voto.

SECCION IV. INCUMPLIMIENTO CON LA ASISTENCIA

El incumplimiento con la asistencia se define como la ausencia consecutiva a reuniones ordinarias, reuniones extraordinarias y reuniones de comités en su totalidad o en parte, sin que medie justa causa. El GPPV define como justa causa los siguientes supuestos:

La muerte de un (a) familiar inmediato (a).

La enfermedad del (la) integrante o de un (a) familiar inmediato (a). (Entiéndase por familiar inmediato (a), aquellos (as) que conviven con el (la) integrante o aquellos (as) que dependen directamente del (de la) integrante)

Por una situación de fuerza mayor (imprevistos tales como: accidente automovilístico, inundaciones o desprendimientos de terreno en el área geográfica donde reside el (la) integrante, hospitalizaciones del (de la) integrante y cualquier otro evento que se considere de fuerza mayor por la sociedad en general).

Solamente mediara justa causa para ausentarse, tanto al integrante en propiedad como al alterno designado

Cualquier otra razón que el Comité de Reclutamiento y Retención estime meritoria presentar ante el pleno del GPPV para su consideración.

.

La persona que desee solicitar que su/s ausencia/s sean consideradas como “ausencia/s por justa causa” deberá someter la solicitud por escrito, al Comité de Reclutamiento y Retención, en o antes de 30 días posteriores de la reunión a la que se ausentó. Esto para agilizar el que el Comité de Reclutamiento y Retención evalúe la petición y pueda contestar la solicitud en la próxima reunión ordinaria.

SECCIÓN V. PROBLEMAS DE AUSENTISMO


En el caso concerniente a integrantes que muestran problemas de ausentismo (tres ausencias consecutivas a cualquier reunión ordinaria, extraordinaria o de emergencia) se realizará el siguiente proceso:

1. El Comité de Reclutamiento y Retención solicitará por escrito (vía correo electrónico o fax) a los (as) Co-Presidentes (as) que estos (as) envíen al (a la) integrante en cuestión la carta correspondiente notificándole sobre su problemas de ausentismo. La carta enviada por los (as) Co-Presidentes debe indicar las fechas y reuniones a las cuales se ha ausentado el (la) integrante.

2. Los (as) Co-Presidentes (as) tendrán siete (7) días calendario para enviar dicha carta al (a la) integrante. En el caso de las Organizaciones de Base Comunitaria y Agencias Gubernamentales, la carta estará dirigida al (a la) Director (a) Ejecutivo (a) o Secretario (a) respectivamente; con copia al integrante designado

3. El (la) integrante al (a la) cual se le envíe la carta, tendrá un término de treinta (30) días calendario para contestar la misma, notificando cualquier situación o cambio que entienda sea necesaria para resolver su problema de ausentismo. La carta o notificación debe estar dirigida a los tres Co-Presidentes y enviada a la oficina del Co-Presidente del Estado del GPPV o por medios electrónicos.

4. Si el/la Co-Presidente del Estado del GPPV, se recibe contestación dentro del periodo establecido y el (la) integrante evidencia ante el Comité de Reclutamiento y Retención, sin haber tenido justa causa para su ausentismo según se define en este Reglamento, se le dará una oportunidad a ese (esa) integrante, para que se reintegre a los trabajos del Grupo. El Comité de Reclutamiento y Retención le requerirá además a el (la) integrante el compromiso de mejorar su asistencia. De todo lo anterior, el referido Comité le informará al pleno en la próxima reunión ordinaria.

5. Si la oficina del/ la Co-Presidente del Estado del GPPV no recibe contestación por parte del (de la) integrante, Director (a) Ejecutivo (a) o Secretario (a) dentro del periodo establecido (15 días calendario), el Comité de Reclutamiento y Retención procederá a exponer la situación al pleno del GPPV en la próxima reunión ordinaria. El Comité recomendará que se declare la butaca vacante. El pleno del GPPV votará a favor o en contra de esta recomendación. El voto será por mayoría simple. Los (as) Co-Presidentes (as) tendrán diez (10) días calendario para notificar por escrito al (a la) integrante la decisión del pleno.

6. Si la butaca es declarada vacante el (la) integrante tendrá la oportunidad de solicitar una reconsideración por escrito, de la decisión del pleno, en la oficina del GPPV en un término de quince (15) días calendario, a partir de que haya sido notificado (a) que su butaca haya sido declarada vacante. La presentación oportuna de dicha solicitud de reconsideración, le conferirá al (a la) integrante la oportunidad de ser oído (a) por el pleno en la próxima reunión ordinaria. El Comité de Reclutamiento y Retención presentará su recomendación sobre el asunto, igualmente ante el pleno, en esa misma reunión ordinaria. El pleno votará para aceptar o rechazar la reconsideración. La decisión se emitirá por mayoría simple. Los (as) Co-Presidentes (as) tendrán diez (10) días calendario para notificar a el (la) integrante por escrito sobre la decisión tomada por el pleno en cuanto a su solicitud de reconsideración.


7. En el caso de que el (la) representante incurriera en problemas de ausentismo en una segunda ocasión dentro del período de un (1) año (o 12 meses), el Comité de Reclutamiento y Retención recomendará al pleno que declare vacante inmediatamente la butaca del (de la) integrante. El (la) integrante podrá solicitar ingreso al GPPV luego de pasados tres (3) años (período regular de membresía comenzando el período en la fecha en que el pleno decida su salida del GPPV. Los (as) Co-Presidentes (as) tendrán diez (10) días calendario para notificar a el (la) integrante por escrito sobre la decisión tomada por el pleno en cuanto a su solicitud de reconsideración.

Toda notificación que se haga por escrito de los procesos que se detallan en los incisos anteriores, será hecha por correo certificado con acuse de recibo

ARTICULO X. INCUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES DEL

REGLAMENTO, CODIGO DE ETICA Y DECISIONES O ACUERDOS DEL PLENO

DEL GPPV Y PASOS A SEGUIR AL APLICAR MEDIDAS CORRECTIVAS:

El GPPV es una organización que se rige por las más elementales reglas establecidas para su funcionamiento y vigencia en el marco de la sociedad a la cual rinde servicios. Por tal razón, es esencial el cumplimiento de los estatutos y preceptos establecidos en este reglamento, de modo que sus integrantes observen a cabalidad normas, regulaciones y disposiciones éticas, inherentes tanto al proceso de planificación como a la sana convivencia. En vías de salvaguardar la responsabilidad de este cuerpo en cuanto a ley y proceso se refiere, se describen a continuación situaciones mínimas que implican violaciones o faltas al fiel cumplimiento de este reglamento y el proceso a seguir con respecto a las mismas.

ARTICULO XI. ENMIENDAS

El Reglamento solo podrá ser enmendado mediante una reunión extraordinaria del GPPV. Un aviso escrito sobre los cambios propuestos al Reglamento deberá ser enviado por correo, medio electrónico o entregado personalmente junto con la oportuna convocatoria de dicha reunión, a los (as) integrantes del GPPV. Los cambios al Reglamento requieren dos terceras partes de los (as) integrantes presentes en la reunión la cual haya sido debidamente convocada para tales fines.

ARTICULO XII. APROBACION DE ESTE REGLAMENTO

Este Reglamento entrará en vigor sujeto a su aprobación por la mayoría de los (as) integrantes presentes en reunión extraordinaria, la cual haya sido debidamente convocada para tales fines.

ARTICULO XIII. DISOLUCIÓN

El GPPV ha sido formado para asistir al Departamento de Salud en la prevención del VIH, y seguirá operando hasta tanto el CDC lo estime necesario.


ARTICULO XIV. SEPARABILIDAD

Si cualquier palabra, inciso, sección, artículo o parte de este Reglamento fuere declarado inconstitucional o nulo por un tribunal o autoridad competente, todas sus restantes disposiciones se mantendrán vigentes y operantes.


DEFINICIONES

Comunidad: Un grupo de personas que vive en un área definida, que comparten un lenguaje común, etnicidad, área geográfica, comportamiento o crecencia. Para el GPP, la comunidad esta representada por los integrantes agrupados que representan las personas con VIH, personas que representan organizaciones de personas con VIH, organizaciones de base comunitaria y agencias no gubernamentales.

Representatividad:• La representación es definida como el hecho de ejercer de integrante oficial que refleja las perspectivas de una comunidad específica. Un (a) representante debe reflejar realmente los valores, normas y comportamientos de esa comunidad (los (as) integrantes deben tener la habilidad de comprender y dirigirse a las necesidades específicas de prevención de las poblaciones que representan). Los (as) representantes deben tener la habilidad de participar como integrantes del grupo y dar peso objetivamente a las necesidades de prevención globales de la jurisdicción.

Inclusión:• La inclusión es definida como la participación de los (as) integrantes en el proceso involucrándose activamente en la toma de decisiones. Un proceso inclusivo asegura que las opiniones, perspectivas y necesidades de todas las comunidades afectadas sean incluidas activamente.

Paridad: • La paridad es definida como la habilidad de los (as) integrantes de participar de una manera equitativa y de llevar a cabo los deberes y las tareas de la planificación. Para alcanzar la paridad, los (as) representantes deben ser provistos (as) con oportunidades de orientación y de desarrollo de las destrezas para participar en el proceso de planificación y tener igual valor en la votación y en otras actividades de toma de decisiones.

Proceso de planificación:. Un proceso de planificación inclusivo está compuesto de representantes de varias razas y grupos étnicos, géneros, orientaciones sexuales, edades y otras características tales como los niveles educativos, los profesionales y el peritaje

Esfuerzos de prevención: Los esfuerzos de prevención son las diferentes estrategias que según el CDC son la idóneas para reducir la incidencia del VIH.

Enfoque de Prevención de Alto Impacto (HIP) :el enfoque de Prevención de Alto Impacto. Este enfoque utiliza una combinación de intervenciones científicamente probadas, costo efectivas, dirigidas a la población más a riesgo por la epidemia y en la el área geográfica más afectada prometiendo así un aumento en el impacto de los esfuerzos en la prevención del VIH.


ANEJOS ANEJO 1: PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS

I. ¿Que son procedimientos parlamentarios?

Procedimientos parlamentarios, leyes parlamentarias o reglas de orden, como

también se conocen, son un grupo de reglas que gobiernan el trámite de asuntos

en las reuniones.

II. Propósito de los procedimientos parlamentarios El propósito de los procedimientos parlamentarios es facilitar reuniones ordenadas y eficientes, al mismo tiempo que proteger los derechos de las mayorías, las minorías, los presentes y los ausentes.

III. Definiciones A. Moción - una propuesta de parte de un miembro de la asamblea para que

esta tome acción determinada. 1 Moción principal o primaria - aquella moción por la cual se acaba de traer un asunto ante la consideración de la asamblea. 2 Moción secundaria - una moción que surge de la moción principal con el propósito de perfeccionarla o de afectar la forma en que se tramite.

B. Formular -acción que toma el presidente cuando lanza una moción a la

asamblea. Esto lo hace diciendo el nombre del proponente y repitiendo la

moción presentada. C. Cuestión inmediatamente pendiente - lo último que el presidente ha

formulado.

D. Mayoría simple - la constituye más de la mitad de los votantes.

E. Mayoría extraordinaria - es mayor a la simple. Puede ser 2/3, 3/4, 4/5 partes,

etc; según 1o establezca el Reglamento de la organización. Se requiere al

decidir sobre asuntos de mayor envergadura que los rutinarios.

F. Unanimidad -todos los votos son del mismo modo. G. Pluralidad -cantidad de votos obtenidos cuando hay más de dos

alternativas, sinobtener mayoría.

Observación: En la determinación de mayoría hay dos puntos de vista que

pueden aplicarse. Se puede computar a base de los votos emitidos o a base de

la fuerza votante. Aplicará lo que especifique el reglamento de la organización.

De no estipularse, se entiende que es sobre los votos emitidos, según Roberts.

H. Quórum - por ciento de la matrícula activa que se requiere que este presente

en una reunión para que las decisiones tomadas tenga validez. El por ciento

puede variar y es establecido por el reglamento de la organización. I. Secundar - acción de un miembro de la asamblea de apoyar una moción para

que esta pueda ser considerada. Por lo general todas las mociones deben ser secundadas para poder tramitarse en una reunión, sin embargo, hay sus excepciones.

J. Mesa -las personas que dirigen la asamblea. También se utiliza como sinónimo de presidencia.


K. Sesión - todo el período de reuniones del congreso, convención o asamblea. Se aplica a la celebración de dos reuniones o más en fechas distintas, pero guarden relación o continuidad entre sí.

L. Reunión - cada una de las reuniones que se efectúen entre receso y receso, pero que forman parte de una misma sesión.

IV. La reunión

A. Agenda - la reunión debe ser planificada de antemano y debe ser guiada

por una agenda, preferiblemente circulada a la matrícula. Hay flexibilidad

en cuanto a los puntos que debe incluir una agenda. Los siguientes se

pueden considerar requisitos básicos:

1. Apertura 2. Bienvenida 3. Establecimiento de quórum 4. Aprobación de la agenda 5. Aprobación del acta anterior 6. Informes 7. Asuntos pendientes 8. Asuntos nuevos 9. Anuncios 10. Clausura

B. Minutas y actas - los datos importantes de los asuntos tramitados deben ser

anotados por el secretario en las minutas. Muy especialmente se debe incluir

información sobre las mociones, quien las presenta, quien las secunda, quien

se opone y el resultado de la votación. Posteriormente las minutas se deben

transcribir a un libro de Actas.

C. Dirigirse al presidente - en todo momento cuando un miembro de la

asamblea se dirige al presidente, debe hacerlo por su título y no por el

nombre.

D. Presentación de mociones - para presentar una moción, primero se debe

obtener el derecho a hacer uso de la palabra. Esto se hace levantando la

mano en dirección al presidente y anunciándole que se desea presentar

una moción. Luego se debe esperar a que el presidente le reconozca antes

de presentar la misma. Al presentarla, se debe especificar claramente lo

que pretende con la misma.

E. Formulación de la moción - una vez que el presidente determina que la

moción procede, la formula a la asamblea y pregunta si alguien secunda.

De no secundar nadie, se entiende que la moción no es del interés de la

asamblea y queda desierta. F. Secundar - el miembro que desea secundar lo hace simplemente

anuciándo1e al presidente que él secunda. Para esto no tiene que ser reconocido.


G. Oposición - una vez se secunda una moción, el presidente pregunta si hay

oposición. Si no hay, queda aprobada. Si hay, se pasa al debate. Para

oponerse a una moción, tampoco hay que ser reconocido por el presidente. H. Debate - dependiendo de la naturaleza de la cuestión inmediatamente

pendiente, pero no necesariamente, el presidente puede conceder dos o más turnos para el debate. Algunas mociones no son debatibles y no procede el debate aunque el presidente así lo desee. En otros casos, aunque la moción sea debatible, se considera que el debate no es necesario y se procede directamente a la votación.

I. Votación - las votaciones son generalmente abiertas y se llevan a cabo

levantando la mano. Luego que se han pedido y se han contado los votos,

el presidente anuncia el resultado de la votación.

J. Moción secundaria - el mejor ejemplo de una moción secundaria, es la

enmienda. Una enmienda se puede presentar, entendiéndose que la moción

principal es enmendable, en cualquier momento desde que esta se secunda

hasta que se lleva a votación, sin importar si ha habido o no debate. La forma

correcta de presentar una enmienda es, sin ser reconocido, anunciarle al

presidente que se desea presentar una enmienda. Luego se debe esperar a

ser reconocido para presentarla. La enmienda no debe cambiar la esencia de

la moción principal. Si lo hace es otra moción principal y esta fuera de orden.

En el trámite de la moción de enmienda se procede igual que con la moción

principal.

V. Situaciones especiales

Lo que hemos discutido hasta el momento es la substancia de los procedimientos

parlamentarios. Esto es lo que vemos normalmente en casi todas las reuniones. Una

persona que entiende el mecanismo de tramitar mociones puede participar con toda

confianza en las reuniones. Sin embargo, en ocasiones pueden surgir algunas

situaciones especiales sobre las cuales debemos tener alguna noción cuando surgen, por lo general nos referimos a alguna tabla de reglas, para refrescar

nuestras memorias en cuanto al trámite de estas.

A. Cuestión previa -surge cuando se permite debate libre sobre una moción y se

entiende que ya ha habido debate suficiente. El que presenta la cuestión previa lo que

dice en esencia es que se termine el debate y se lleve la cuestión a votación. La

moción de previa debe secundarse y requiere una mayoría extraordinaria de 2/3 de los

votos, no siendo debatible.

B. Privilegio personal - surge cuando se hace una referencia errónea, acusatoria, o

derrogativa a otro miembro de la asamblea. Esto resulta en una alusión que da derecho

al aludido a interrumpir al orador y consumir un turno. Para hacer esto, la persona

aludida solicita el privilegio personal del presidente, quien decide si procede. C. Cuestión de privilegio - cuando surge algo que debe atenderse de inmediato, antes

que se concluya el trámite de lo que se esta tratando. Esto es un señalamiento a la presidencia, quien decidirá si procede.

D. Cuestión de orden - este es otro señalamiento al presidente de que alguien esta


haciendo algo contrario a las reglas. Si se determina que la cuestión procede, se debe corregir de inmediato.

E. Reconsiderar - en ocasiones un miembro de la asamblea puede ejercer su derecho al voto durante la consideración de una moción basándose en elementos de juicio que tiene en el momento y luego adquirir nuevos elementos de juicio que le indiquen que el no voto correctamente. Si voto con la mayoría, puede solicitar la reconsideración de la cuestión, en la misma reunión o en la próxima del mismo tipo.

F. Referir a un comité - cuando una cuestión aparenta ser complicada o no existen suficientes elementos de juicio para llevarla a una conclusión en la reunión, se puede referir a un comité para estudio y recomendación. Cuando el comité rinde su informe, se aprueba o desaprueba el informe y las recomendaciones contenidas.

G. Depositar sobre la mesa - a veces sucede que mientras se está tramitando un

asunto, surge otro que tiene mayor urgencia. En este caso el asunto que sé esta

tramitando puede dejarse pendiente a través de una moción para que se deposite

sobre la mesa. Si la moción se aprueba, se trata el asunto que ha surgido. H. Tomar de la mesa - una vez se ha tratado el asunto que acaba de surgir, se trae de

nuevo el asunto anterior ante consideración de la asamblea a través de una moción para tomar de la mesa. Esta procede en la misma reunión en que la cuestión se depósito sobre la mesa o en la próxima reunión del mismo tipo.

I. Retirar una moción - cuando el proponente de una moción desea retirarla antes de

que esta haya sido secundada, puede hacerlo meramente indicando su deseo de así

hacerlo. Sin embargo, si la moción ya fue secundada, pertenece a la asamblea y no

puede ser retirada sin el consentimiento de esta. Para hacerlo, se presenta moción

para retirar la misma. Esta no tiene que ser secundada y se lleva directamente a

votación.

J. Clasificación y rango de las mociones - las mociones básicas se clasifican en varios

tipos. Esta clasificación determina el rango de cada moción y sobre cuales procede y

cede.

K. Comisión permanente - la que tiene un período regular de actividad. Su labor no

termina al rendir un informe, sino que queda vigente por el período fiscal de la

organización.

L. Comisión accidental o especial -surge para estudiar una necesidad o problema. Su

labor concluye al rendir el informe final. CLASIFICACIÓN Y RANGO DE LAS MOCIONES

Las mociones básicas se clasifican en varios tipos. Esta clasificación determina el

rango de cada moción y sobre cuales procede y cuales cede. La tabla que aparece en

la próxima página clasifica las mociones básicas y da las reglas más importantes en

cuanto a su trámite. Las mociones que aparecen más altas en la lista tienen mayor

rango que las que aparecen debajo de ellas. En cualquier momento, si surge una

moción de mayor rango que la que sé esta tratando, esta procede. Si tiene menor

rango, esta fuera de orden. Las mociones especiales no tienen rango y están

enumeradas en un orden conveniente.

Notas relacionadas con la tabla de mociones básicas y especiales de la próxima página


Nota 1 - Es privilegiada únicamente cuando otra cuestión esta pendiente.

Nota 2 - No es privilegiada si se clasifica o si su efecto es disolver la asamblea sin

previsión de reunirse de nuevo.

Nota 3 - No es debatible si la moción principal a que se refiere no es debatible.

Nota 4 - No puede hacerse mientras está pendiente una moción subsidiaria.

Nota 5 - No puede reconsiderarse. Referencia: Manual de Leyes Parlamentarias de Roberts

ORDEN Y CLASIFICACIÓN DE LAS MOCIONES

MOCIONES BÁSICAS

PRIVILEGIAODA INC

IDENTAL

SUBSIDIARIA

PRINCIPAL

SE SECUNDA

DEBATIBLE

SE ENMIENDA

REQUIERE 2/3 PARTES DEVOTOS

SIEMPRE PRIVILEGIADA

NOTA

1

Levantar la sesión X SI NO NO NO NO 2

1

Cuestión de privilegio X NO NO NO NO SI

Depositar sobre la mesa X SI NO NO NO

Suspensión de las reglas X SI NO NO SI 5

4

Cuestión Previa X SI NO NO SI 5

Posponer hasta cierto tiempo

X

SI SI SI NO

Enmendar X SI SI SI NO 3

Moción principal X SI SI SI NO

Tomar de la mesa SI NO NO NO 5

3

Retirar una moción NO NO NO NO


REGLAS BÁSICAS DEL DEBATE

Con el propósito de garantizar la participación de todos los senadores en esta reunión, le incluimos algunas reglas que regirán durante los trabajos. El fiel cumplimiento de las mismas permitirá canalizar efectivamente la participación, aligerar los trabajos y discutir todos los asuntos en la agencia.

1 Cualquier senador(a) que desee expresarse deberá levantar la mano y solicitar un turno a la presidencia tan pronto el presidente le conceda el mismo, deberá dirigirse al micrófono provisto, deberá identificarse, y someter su planteamiento.

2 En todos los asuntos a considerarse, se permitirá hasta un máximo de ( ) turnos a favor y ( ) turnos en contra.

3 Cuando se conceden turnos a favor o en contra sobre cualquier asunto, cada deponente tendrá hasta un máximo de ( ) minutos.

4 Nadie podrá consumir más de ( ) turnos consecutivos en el mismo debate o asunto.

5 Todo participante en el debate deberá ceñirse al tema en discusión, es decir, al asunto en consideración de la reunión en ese momento en caso de que se aleje del tema, será llamado al orden por la presidencia.

6 La presidencia protegerá al que consuma un turno ante la asamblea con interrupciones indebidas de otros senadores.

7 La presidencia declarará fuera de orden cualquier persona que se exprese descortésmente

o en forma irrespetuosa, o que emplee lenguaje ofensivo contra algún miembro de la reunión.

8. El debate no está obligado a contestar preguntas, si así es su preferencia.

9. El proponente de una moción no podrá argumentar en contra de la misma.

10. La presidencia no terminará prematuramente una discusión o debate. Una vez se ha procedido a la votación , no se permitirá interrumpir la misma para oír a alguna persona que no indicará tiempo su deseo de hablar .

11. Los trabajos de esta asamblea se regirán por el manual el procedimientos parlamentarios del

12. Recuerde compañero, todo miembro de la reunión debe tener una oportunidad para expresarse. Garantice su derecho.

MOCIONES PARLAMENTARIAS MAS

USADAS 1 Moción principal 2 Moción para enmendar la moción principal, o la que comúnmente se llama enmienda 3 Moción para enmendar la enmienda, o lo que se llama corrientemente enmienda a la enmienda 4 Moción para posponer indefinidamente 5 Moción para entregar, pasar o encomendar un asunto a un comité 6 Moción para posponer un asunto por cierto tiempo o por tiempo indefinido. 7 La cuestión previa 8 Moción para dejar un asunto sobre el tapete o sobre la mesa 9 Moción para dividir un asunto 10 Moción para retirar una moción 11 Moción para dividir un asunto 12 Moción pidiendo que se lean documentos, cartas, etc. 13 Objeción o moción para objetar 14 Moción para apelar 15 Cuestión de orden 16 Moción para solicitar que se vuelva a la orden del día

MOCIONES NO DEBATIBLES A. Privilegiadas 1. Fijar fecha, hora y sitio de la próxima

reunión 2. Levantar la sesión 3. Receso 4. Cuestión de privilegio (de la asamblea

o personal) 5. Orden del día B. Incidentales 1. Cuestión, de orden* 2. Apelaciones** 3. Suspender las reglas 4. Oponerse a la consideración de un

asunto 5. Párrafo 6. Elecciones 7. División de la asamblea 8. Información-permisos 9. Nominaciones C. Subsidiarias 1. Dejar sobre la mesa 2. Previa 3. Limitar o extender el debate 4. Enmendar un asunto no debatible D. Mociones varias 1. Levantar de la mesa 2. Reconsideración de un asunto

debatible 3. Dar por leída el acta 4. Aprobación del acta *Debatible cuando el presidente refiere la cuestión de orden a la asamblea para que determine directamente si procede o no,

MOCIONES QUE NO SE SECUNDAN

A. Cuestión de privilegio de la asamblea o personal B. Cuestión de orden C. Orden del día D. División de un asunto (independiente) E. Reclamar la moción de reconsideración F. Llenar blancos G. Nominaciones H. Permisos I. Preguntas o encuestas

PASOS PARA LA TRAMITACIÓN DE UNA

MOCIÓN 1. Ocho pasos en la tramitación de una moción a. Solicitar la palabra del presidente b. El presidente concede la palabra c. El asambleísta presenta una moción d. Otro asambleísta la secunda (si requiere ser secundada) e. El presidente enuncia la moción a la asamblea f. La asamblea debate y modifica la moción g. El presidente la somete a votación h. El presidente enuncia el resultado de la votación, sus efectos y el asunto que sigue


17 Cuestión de privilegio 18 Moción para solicitar un receso 19 Moción para levantar los trabajos 20 Moción para clausurar los trabajos y proponer una asamblea o reunión para un sitio y fecha determinados

siempre que de haber ido a la atención de la asamblea por apelación, esta fuera debatible. **La apelación no es debatible cuando surge con relación a la jerarquía de las mociones, decoro del debate, reglas del debate, durante la división de la asamblea o cuando el asunto que esta ante la inmediata consideración de la asamblea no es debatible.

ANEJO 2: CODIGO DE ETICA


ANEJO 3. GUÍA DE MANEJO DE CONFLICTO

Grupo de Planificación para la Prevención del VIH en Puerto Rico

Descripción

El Grupo de Planificación para la Prevención del VIH en Puerto Rico requiere la participación de personas representantes de la comunidad, organizaciones sin fines de lucro y de entidades gubernamentales. Este grupo ofrece apoyo a una iniciativa comunitaria para el desarrollo del plan integral para la prevención del VIH/SIDA en Puerto Rico. El propósito del mismo es disminuir la transmisión del virus, identificar servicios necesarios así como evaluar el acceso y utilización de los servicios disponibles.

Ante la diversidad de los (as) participantes durante este proceso, así como sus diferentes perspectivas, se pueden presentar diferentes conflictos. Esto hace necesario la creación de una guía que facilite el proceso de manejar y resolver los conflictos que puedan presentarse de una forma organizada, ágil y efectiva.

Propósito

El propósito de esta guía es proveer dirección y determinar pasos claros y accesibles a cualquier integrante del GPPV para el manejo y resolución de conflictos. Para ello se ha incluido en este documento un marco teórico que enmarca los esfuerzos, definiciones prácticas de conceptos relacionados y pasos concretos que pueden aplicarse para manejar la mayoría de los conflictos que se identifiquen en el grupo.

Conflicto (Tomado del Manual “La Escuelita”, Grupo de Planificación Comunitaria)

Diferencias de intereses u opiniones entre uno o más partes sobre una situación o tema. Involucra pensamiento y acción de los (as) involucrados (as). Las causas y orígenes de los conflictos son múltiples y la percepción que se tiene del mismo varía con cada actor, sus valores, características culturales, necesidades e intereses.

Causas del Conflicto:

Pobres estilos de comunicación.

Búsqueda de poder.

Insatisfacción con los estilos de las reuniones y el manejo de las mismas.

Pobre liderato.

Carencia de apertura.

Cambio de liderato. Tipos de Conflictos:

Conflictos intra-personal / Conflicto con uno mismo.

Necesidad o deseo no satisfecho.

Disputa de valores.

Percepciones.

Conjeturas.

Poca información.

Expectativas muy bajas o muy altas.


Diferencias en estilos de personalidad, raza y género. Diferencias entre conflicto afectivo y cognitivo (Amazon, 1995)

Afectivos:

Sinónimos de conflictos interpersonales.

Desacuerdos sobre varios niveles entre personas o grupos.

Este tipo de conflicto socava o bloquea las energías en las personas.

Son lo que no se expresan abiertamente. Cognitivos:

Son conflictos sobre las ideas o enfoques.

Son más saludables o se pueden abordar mejor.

En este tipo de conflicto las ideas se separan de las personas.

Los grupos necesitan este tipo de conflicto para fortalecer su trabajo. Su ausencia puede generar apatía.

Creencias y premisas sobre el Conflicto:

No podemos separar a la persona del / la profesional.

Cada cultura tiene ideas específicas sobre lo que es el conflicto y como resolverlo.

El conflicto puede ser más que un recurso, un problema.

El conflicto es una necesidad para las relaciones saludables.

El conflicto es inevitable.

El conflicto se desarrolla al lidiar con personas, trabajos y nosotros mismos.

Indicadores de conflicto pueden identificarse tan pronto aparecen.

Existen estrategias para solución de conflictos.

Los conflictos pueden minimizarse o resolverse.

No hay una sola forma de resolver los conflictos. Respuestas ante el Conflicto:

Los conflictos pueden ser manejados y tener resultados destructivos o constructivos para la persona, personas o grupos que así los atraviesan.

El tratar de controlar la atención, provocar división o aumentar las diferencias conduce a un manejo y comportamiento destructivo ante el conflicto. Un comportamiento destructivo ante el debate promueve un ambiente combativo, tiene como meta establecer ganador (es) o perdedor (es). La crítica de otras posiciones, búsqueda de defectos y debilidades así como la búsqueda de conclusiones que confirmen algún interés propio o de algún grupo, también son características de un manejo destructivo del conflicto.

Los conflictos que son manejados de forma constructiva resultan en clarificación de problemas y controversias, promueven la solución de problemas. Involucra a las personas para resolver dichas controversias y ayuda en el manejo de las emociones, ansiedad y tensión. (Tomado del Manual de “La Escuelita”, del Grupo de Planificación Comunitaria para la Prevención del VIH en Puerto Rico).

Procedimiento de manejo de conflicto


Sección I: Cuando se percibe un conflicto entre otras partes (conflicto interpersonal)

1. Llevar la inquietud con discreción a los (as) Co-Presidentes (as) verbal o por escrito para que decidan curso de acción.

2. Los (as) Co-Presidentes (as) pueden servir de mediadores ante el conflicto presentado. 3. De ser necesario podrán identificar a un profesional de conducta que sirva como mediador (a)

ante el conflicto. 4. De ser necesario los (as) Co-Presidentes (as) deberán coordinar y facilitar reunión con todas las

partes. 5. Seguir el procedimiento que se describe en la Sección V sobre reunión entre las partes

involucradas.

Sección II: Cuando se percibe un conflicto con uno (a) de los (as) Co-Presidente (as)

1. Si el conflicto es con uno (a) de los (as) Co-Presidentes (as) se debe llevar la inquietud verbal o por escrito a los (as) demás Co-Presidentes (as), para que decidan el curso de acción.

2. Si el conflicto es con los (as) Co-Presidentes (as) se debe llevar la inquietud de forma escrita algún miembro del Comité Colaborador para determinar el curso de acción.

3. De ser necesario podrán identificar a un profesional de conducta que sirva como mediador (a) ante el conflicto.

4. Seguir el procedimiento que se describe en la Sección V sobre reunión entre las partes involucradas.

Sección III: Cuando se percibe un conflicto con el Departamento de Salud

1. Llevar la inquietud a los (as) Co-Presidentes (as) verbal o por escrito. 2. De ser necesario, llevar la inquietud al pleno para su discusión y establecer curso de acción. 3. Los (as) Co-Presidentes (as), así como el Comité Ejecutivo darán seguimiento al curso de acción

y designarán un representante de este cuerpo que mantenga informado a las partes. 4. Se deberá mantener documentado todo el proceso así como llamadas de seguimiento y

acuerdos. 5. Se mantendrá informado al Pleno sobre el curso de acción del conflicto presentado. 6. De ser necesario el o la Co-Presidente (a) del Estado podrá abstenerse de la toma de decisión

final.

Sección IV: Cuando el conflicto involucra alguna liquidación de viaje o reembolso de dinero

1. Llevar la inquietud con discreción a los (as) Co-Presidentes (as) verbal o por escrito para que decidan curso de acción.

2. Hacer referencia al procedimiento establecido en el Reglamento del GPPV. 3. Seguir el procedimiento que se describe en la Sección V sobre reunión entre las partes

involucradas.

Sección V: Reunión entre las partes involucradas


Cuando se identifique la necesidad de una reunión entre las partes en conflicto se recomendara utilizar el procedimiento a continuación.

1. Identificar un facilitador para que se lleve a cabo el proceso. 2. El o la facilitador (a), explicará brevemente el propósito de la reunión y el asunto específico a

tratar. Debe ser totalmente descriptivo, basado en los eventos y evitar cualquier comentario valorativo o que deje entrever un pre juicio.

Ejemplo: “El propósito de esta reunión es atender la solicitud de _____, para discutir (el evento, situación) ocurrido en ___, el día _____, durante _______.

3. Dejar claramente definido el rol de cada persona presente. a. Facilitador del ejercicio (esta persona se encargara de dirigir la reunión entre las partes) b. Anotador (esta persona debe generar una minuta de la reunión). c. Asistentes (son las partes involucradas necesarias para clarificar la situación y establecer

acuerdos y compromisos). d. Observador (esta persona puede ser seleccionada por los asistentes, no intervendrá pero

podrá certificar lo discutido y acordado). e. Co-Presidentes (as) (pueden servir de asesores ya que tal vez los conflictos incluyen

proceso que no estaban claros, errores de interpretación, mal manejo en las reuniones entre otros).

4. El (la) facilitador (a) describirá el proceso a seguir durante la reunión. a. Se concederá un tiempo en silencio para que cada persona reflexione lo que va a decir

(pensar antes de hablar). b. Se distribuirá papel y lápiz para escribir lo que se va a decir (ayuda a canalizar emociones

fuertes y a reevaluar cómo se va a decir las cosas). c. Se permitirá un tiempo razonable para verbalizar el asunto. Cada persona tendrá el

tiempo que necesite para expresarse, pero el (la) facilitador (a) tiene que estar atento al momento en que se extienda y comience a repetir los argumentos. Cortésmente se intervendrá para ceder el tiempo a la otra persona. Nadie, excepto el (la) facilitador (a), podrá interrumpir mientras las partes se expresan.

d. Se exhortará a que dediquen unos minutos para reflexionar sobre lo escuchado y pensar en la respuesta.

e. Se permitirá un tiempo razonable para verbalizar la reacción ante lo escuchado. (se repite paso c).

5. Resumir planteamientos, solicitar intervención y asesoramiento de ser necesario para clarificar el asunto, establecer acuerdos.

6. Resumir el proceso llevado a cabo y acuerdos. Establecer el seguimiento correspondiente a los acuerdos establecidos y concluir la reunión


ANEJO 4 CONFLICTO DE INTERÉS / RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Las reglas contenidas en esta sección aplican a: integrantes de comités, equipos de trabajo, grupos de asistencia técnica, integrantes del personal, contratantes y consultores (as) del GPP, quienes para efectos de ésta sección, serán considerados (as) como integrantes del GPP

a. Para propósitos de este párrafo, el conflicto de interés, o la apariencia de conflicto de interés, será definido como un interés fiduciario directo o financiero, el cual incluye, pero no se limita a: posesión, empleo, acreedor contractual o relación consultiva con los (as) integrantes del GPP o el personal y/o Junta Directiva de alguna entidad o individuo, o afiliación substancial de dicha entidad, incluyendo cualquier interés que haya podido existir en cualquier momento durante un año previo al voto con respecto a lo cual se votará. Esto no deberá impedir a dicho integrante de votar en asuntos que afecten a grupos de entidades o individuos, incluyendo a aquel en el cual el él o ella tienen algún interés en conflicto. Dicho (a) integrante no podrá participar en la votación de un asunto que afecte solo a la entidad particular o al individuo con el cual el él o ella tiene un interés, o un grupo de entidades o individuos, incluyendo dicha entidad o individuo particular. Por tanto, todo (a) integrante que tenga un conflicto de interés como el que se describe a, anteriormente no podrá ejercer su derecho al voto con relación a ese asunto. Será responsabilidad del (de la) mismo (a) integrante que previo a la celebración de la reunión o antes de la votación en cuestión, el traer ante la consideración del pleno GPP, la existencia de tal conflicto, explicando su inhibición ante tal votación. Igualmente será responsabilidad del Comité Coordinador estar pendientes sobre asuntos de esta índole y de presentárselos ante la consideración del pleno.

b. Cualquier (a) integrante del GPP, puede traer oportunamente ante el pleno, cualquier planteamiento sobre conflicto de intereses según descrito anteriormente y solicitar la inhibición del voto de dicho (a) integrante. El Comité Coordinador debe, a petición del GPP, investigar y hacer recomendaciones con relación al posible conflicto de interés / apariencia de conflicto de interés, o al surgimiento del mismo por parte de algún (a) integrante, en un periodo no mayor de de treinta (30) días calendario, a partir de la petición. Se notificará al (a la) integrante por escrito sobre la posible violación, cómo se concluyó que existía la misma y sobre su derecho de replicar a la misma. Dicha notificación le proveerá al (a la) integrante no mayor de de treinta (30) días calendario para que por escrito replique y aporte prueba a su favor. Transcurrido este término, el Comité de Coordinador hará un informe con sus recomendaciones en cuanto al particular en la próxima reunión del pleno. De ser necesario, el Comité Coordinador podría convocar una reunión extraordinaria donde se tomará la acción disciplinaria correspondiente, a ser aplicada en caso de que se compruebe la existencia de conflicto.

c. Los conflictos de interés ocurren cuando los (as) integrantes del GPPV que abogan por grupos particulares toman parte en un proceso que se supone que beneficia a muchos grupos. El GPPV. requiere un proceso objetivo basado en los datos. Los (as) integrantes del GPPV deben considerar a todas las poblaciones que están siendo afectadas. Los (as) integrantes deben basar sus decisiones en el perfil epidemiológico y otros datos caracterizando la epidemia en Puerto Rico. (Guía de Planificación Comunitaria para la prevención del VIH – Apéndice A: Conflicto de Interés Versión 2004-2008).


ANEJO 5:.ELEGIBILIDAD, CRITERIOS Y CONDICIONES PARA SOLICITUDES DE

CAPACITACIÓN EN ACTIVIDADES O EVENTOS TANTO LOCALES COMO EN EL EXTERIOR

El GPPV contempla como parte de sus procesos de capacitación la participación de sus integrantes en actividades o eventos tanto locales como en el exterior. A tales efectos, se detallan a continuación los criterios de elegibilidad para participación de estas experiencias y condiciones aplicables.

I. Criterios:

Ser integrante del GPPV

El (la) integrante debe mantener una asistencia del 75% de las reuniones de los comités a los que pertenece, ordinarias, extraordinarias la cual será evaluada por el Comité Coordinador siendo una de carácter participativa.

No tener deudas o balances pendientes de liquidación de viajes: tanto locales como al exterior, según lo establece el Departamento de Hacienda, el cual estipula un término de treinta (30) días para liquidar la deuda.

Compromiso de participar en todas las actividades incluidas en la agenda de trabajo de la actividad, teniendo en cuenta aquellos cambios incidentales que puedan ocurrir.

Mantener una conducta ética según los estándares establecidos en el Código de Ética del GPPV

II. Condiciones:

Presentar un informe escrito al Comité Coordinador y una presentación oral al pleno donde resuma su experiencia y aprendizaje en cada una de las actividades de capacitación a la que haya asistido.

Establecer comunicación con el ente administrativo de los fondos asignados al GPPV en situaciones que afecten la participación del (de la) integrante.

El (la) integrante asumirá los gastos superfluos y ajenos al propósito de la capacitación.

El (la) Co- Presidente del Estado asistirá a todos los viajes del exterior.

III. Liquidación de viajes al exterior

Cuando a un (a) integrante del GPPV se le esté costeando un viaje al exterior con fondos públicos del Departamento de Salud, este tendrá un término de 30 días calendario, a partir de la fecha de su regreso para radicar su liquidación de gastos de viaje. En caso de que dicho (a) integrante no cumpla con la radicación de su informe en el término antes establecido, se le notificará por escrito. En tales circunstancias, el GPPV tendrá la obligación de referir el caso a la División Legal del Departamento de Salud y se reserva el derecho a tomar las medidas que entienda pertinentes, tal tales como: separar a el (la) integrante de su butaca. Debe quedar meridianamente claro que en el caso de que el (la) integrante sea separado de su butaca, le serán aplicables las disposiciones antes descritas en este Reglamento con relación al ausentismo sin que medie justa causa.

En el caso de que el (la) integrante del GPPV presente oportunamente por escrito, sus razones para no haber cumplido con la radicación del informe de liquidación de viaje, dichas razones le serán sometidas al Pleno, el cual decidirá por mayoría simple la suerte de la misma. De darse el caso de que la falta haya sido cometida por el (la) representante de una agencia de gobierno, se le informará


a la agencia pertinente así como a la División Legal del Departamento de Salud para el ajuste entre las partes, de existir alguna.


ANEJO 6: HOJA DE COMPROMISO DE INTEGRANTES

Grupo de Planificación para la Prevención del VIH en Puerto Rico

Yo_____________________________________, representante de __________________________________________, entiendo que el Grupo de Planificación para el VIH en Puerto Rico (GPPV) tiene la responsabilidad de asegurar que la planificación del VIH sea un proceso realmente participatorio.

Entiendo, que al ser integrante del GPPV, se mi se espera que participe de las reuniones y dediquen tiempo a los trabajos relacionados al grupo.

Dentro de mis roles y responsabilidades como integrante son:

Hacer un compromiso con el proceso de planificación y sus resultados

Entender y seguir el reglamento y los protocolos escritos

Participar en toda actividad de toma de decisiones y solución de problemas

Servir en los comités y grupos de trabajo cuando sea apropiado y completar las tareas

Tener un conocimiento aplicable de la Guía de Planificación, el FOA PS12-1201 y la Estrategia Nacional

Utilizar los datos y la información presentada en el GPPV. para el perfil epidemiológico y el Plan Jurisdiccional;

Solicitar información adicional si los datos presentada no reflejar un claro impacto en la epidemia de la jurisdicción

Usar la información provista por el Departamento de Salud para colaborar en el desarrollo de un Proceso de Colaboración.

Participar como aliado con el Departamento de Salud para mejorar el impacto de los esfuerzos de prevención dentro de la jurisdicción, mientras se abstiene de ser un defensor de la agencia o alguna población en especifico

Educar a la comunidad sobre los trabajos que realiza el GPPV y la importancia de un Plan Jurisdiccional para la Prevención del VIH.

Hoy, __________ de _______________________________________________________de 20___

Firma del/ la integrante Firma del Supervisor y/o Director en caso de OBC o Agencia

Butaca que ocupa según reglamento Nombre de OBC o Agencia que representa

GRUPO DE PLANIFICACION PARA LA PREVENCION DEL VIH … de Prevencion VIH... · El GPPV. es una...

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