Grassroot brochure b indonesia

download Grassroot brochure b indonesia

of 6

Embed Size (px)

Transcript of Grassroot brochure b indonesia

  • 1. Bantuan Hibah GrassrootsUntuk KemanusiaanMENTERI LUAR NEGERI JEPANG

2. Bantuan Hibah Grassroots untuk KemanusiaanPendahuluanPemerintahJepangmenyediakansebuah skema bantuan untuk proyekpembangunan yang dirancang untuk memenuhi berbagai macam kebutuhanmasyarakat negara-negara berkembang. Dikenal sebagai Bantuan HibahGrassroots untuk Kemanusiaan (PGP), skema ini mendukung proyek yangdiusulkan oleh badan-badan seperti LSM dan institusi pemerintah di daerah.Proyek ini sudah memperoleh reputasi yang membanggakan dalam menyediakandukungan yang fleksibel dan tepat waktu untuk proyek-proyek pembangunan padatingkat akar rumput. Pamflet ini akan menjelaskan tentang tujuan, langkah-langkah dan hal lain untuk memperoleh bantuan di bawah skema ini. Dulu dikenal sebagai Bantuan Hibah Berskala Kecil (BHBK) dan Proyek Bantuan Hibah untuk MasyarakatAkar Rumput (PBHBM).2 3. TUJUANSkema ini menyediakan bantuan dana hibah bagi LSM, rumah sakit, sekolah dasar dan organisasinirlaba lainnya untuk membantu melaksanakan proyek pembangunan yang mereka rencanakan.Ketersediaan dana hibah ini di setiap negara yang dituju telah menjadikan Bantuan DanaPembangunan Pemerintah Jepang (Official Development Assistance/ODA) Suatu alat kerjasamabaru yang mempunyai dampak langsung bagi kesejahteraan masyarakat di kalangan akar rumput.YANG LAYAK MENERIMASemua organisasi nirlaba layak menerima dana ini, sejauh organisasi tersebut melaksanakanproyek pembangunan pada tingkat akar rumput. (Perseorangan dan perusahaan tidak dapatmenerima dana bantuan ini).Organisasi yang layak menerima bantuan ini antara lain adalah LSM international (dari negaramanapun, kecuali untuk LSM dari Jepang), LSM local, institusi pemerintah, rumah sakit, sekolahdasar, dan organisasi nirlaba lainnya. Dalam keadaan khusus, institusi pemerintah dan organisasiinternasional juga bisa menjadi penerima bantuan.JANGKAUAN PROYEK 1) Sejauh proyek pembangunan yang diajukan ditujukan untuk kepentingan masyarakat di tingkat akar rumput, proyek tersebut layak dibiayai oleh dana bantuan ini. Berikut adalah jenis proyek yang biasanya disetujui: Pelayanan kesehatan dasar Pendidikan dasar Pengentasan kemiskinan Kesejahteraan masyarakat Lingkungan hidup Beberapa contoh (bukan daftar lengkap) pemanfaat dana bantuan tersebut adalah untuk hal-hal berikut: Rehabilitasi dan pengadaan peralatan Sekolah Dasar Rehabilitasi dan pengadaan peralatan medis untuk rumah sakit Penggalian sumur untuk pengadaan air bersih Pelatihan ketrampilan untuk penyandang cacat Pelatihan ketrampilan untuk pemberdayaan perempuan Pengangkutan barang bekas seperti mobil pemadam kebakaran, ambulans, sepeda,meja dan kursi (biaya transportasi untuk barang konsumsi dan milik pribadi sepertibaju tua, alat tulis kantor, dan bahan makanan tidak layak dana bantuan ini kecualidalam hal bantuan darurat kemanusiaan) 4. Kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan ranjau darat, dukungan untuk para korban dan pelatihan untuk menghindarinya. Bantuan keuangan bagi kredit usaha kecil 2) Jangkauan prioritas dan ketentuan lain ditentukan oleh Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jepang di setiap negara, berdasarkan kebutuhan di negara tersebut.DANA YANG TERSEDIADana bantuan ini disediakan untuk lembaga penerima, setelah proposal yang diajukan diuji dandievaluasi, dan besar bantuan disesuaikan dengan kebutuhan per proyek setiap tahun.Besarnya dana untuk setiap proyek umumnya dibawah 10 juta yen (800 juta rupiah). (Hibahmaksimum sebesar 100 juta yen atau 8 milyar rupiah). Organisasi calon penerima harusmengetahui bahwa komponen anggaran berikut tidak bisa dibiayai: Barang yang habis terpakai(kecuali untuk bantuan darurat atau kebutuhan kemanusiaan), biaya operasional danpemeliharaan fasilitas dan peralatan, serta biaya administrasi organisasi)CARA PENGAJUANBila lembaga anda memenuhi kriteria yang telah ditetapkan diatas, dan ingin mengajukanpermohonan bantuan ini untuk mengimplementasikan sebuah proyek pembangunan, anda harusmengirimkan formulir aplikasi ke Kedutaan Jepang atau Konsulat Jepang di negara anda (dinegara tertentu anda bisa mengirimkan aplikasi ke kantor Konsulat Jenderal Jepang). Formuliraplikasi harus memuat anggaran secara terperinci, peta lokasi, studi kelayakan, perkiraan barangdan jasa yang akan diadakan dengan dana hibah (dengan penawaran dari tiga penyediabarang/jasa yang berbeda), profil organisasi, AD/ART dan laporan keuangan tahunan.Silahkan ambil dan kembalikan formulir aplikasi serta dokumen yang dibutuhkan lainnya dari dankepada Kedutaan Jepang atau Konsulatnya.Karena kami mungkin membutuhkan informasitambahan maka sangat penting agar organisasi pemohon mencantumkan nama orang yangmudah dihubungi.Dalam mengajukan formulir aplikasi, mohon untuk memperhatikan hal-hal berikut ini: 1) Dalam penyeleksian proposal, Pemerintah Jepang menempatkan prioritas yang tinggi terhadap dampak dan keberlanjutan proyek. Yang terutama adalah anda harus mampu meyakinkan Kedutaan Jepang atau Konsulatnya bahwa lembaga anda dapat mengelola keberlanjutan proyek pembangunan dengan baik. Penjelasan terperinci dari prestasi lembaga anda sebelumnya akan sangat dihargai. 2) Sebagaimana disebutkan diatas, Pemerintah Jepang tidak menyediakan dana untuk pembayaran gaji dan biaya operasional lainnya. Biaya yang berhubungan dengan hal ini harus ditanggung sendiri oleh lembaga anda. Untuk meyakinkan Kedutaan bahwa anda 4 5. dapat mengelola proyek tersebut, maka anda harus menunjukkan bahwa organisasi anda mempunyai dana yang cukup untuk menutupi biaya operasional kegiatan. 3) Taksiran harga harus disediakan untuk setiap komponen anggaran, sehingga kami yakin akan kegunaan dana tersebut. Bila mungkin, anda harus mengajukan penawaran harga dari tiga supplier yang berbeda. Dalam situasi tertentu (seperti keadaan darurat atau supplier yang terbatas), Kedutaan mungkin dapat mengabaikan kebutuhan untuk tiga penawaran ini.PROSEDUR PERSETUJUANPemerintah Jepang tidak dapat membantu setiap proporal proyek yang diajukan. Dana hanyadisediakan untuk proyek-proyek yang dianggap layak setelah pengujian dan evaluasi terperincioleh Pemerintah Jepang. Setelah Kedutaan Jepang atau Konsulatnya menerima formulir aplikasidan dokumen yang lengkap dari lembaga pemohon, maka Kedutaan atau Konsulatnya akanmelakukan langkah-langkah berikut (lihat flowchart proyek ini di halaman berikut): 1) Pengujian Proyek: Ketika aplikasi diterima, proyek akan diuji oleh Staf Kedutaan atau Konsulat, yang memberikan perhatian khusus pada tujuan, dampak sosial ekonomi, dan biaya. Berdasarkan hal inilah, proyek-proyek yang potensial untuk bantuan hibah diseleksi. 2) Kunjungan ke Lapangan: Staf Kedutaan akan mengunjungi lokasi proyek yang potensial. Kedutaan atau Konsulat akan menentukan apakah akan memberikan hibah atau tidak, yang seterusnya akan disetujui oleh Kementrian Luar Negeri di Tokyo. 3) Kontrak Hibah: Kedutaan Jepang atau Konsulat dan lembaga penerima kemudian akan menandatangani Kontrak Hibah. Kontrak Hibah berisi judul, tujuan proyek, nama lembaga penerima, hak dan kewajiban setiap pihak, biaya maksimum yang disediakan untuk pelaksanaan proyek, tanggal pengajuan laporan tengah/akhir proyek dan tanggal terakhir penyelesaian proyek. 4) Pemberian Dana: Lembaga penerima harus mengajukan permintaan pembayaran dengan dokumen yang relevan untuk menerima dana. 5) Pelaksanaan Proyek: Hibah harus digunakan secara benar dan eksklusif untuk pembelian produk dan/atau jasa yang dikhususkan dalam formulir aplikasi dari proyek yang disetujui. Bila dana hibah telah diberikan, pelaksanaan proyek diharapkan dilaksanakan tepat waktu dan dalam jadwal yang telah disepakati (pada prinsipnya, dalam jangka waktu satu tahun). 6) Perubahan dari rencana semula: Bila organisasi penerima bantuan perlu memodifikasi perencanaan proyek untuk suatu alasan, maka hal ini harus dikonsultasikan dengan Kedutaan dan mendapat persetujuan sebelumnya. (konsultasi maupun persetujuan ini harus dalam bentuk tertulis) 5 6. 7) Laporan: Sebuah laporan mid term atas pelaksanaan proyek dan sebuah laporan akhir proyek diperlukan. (Dalam kasus tertentu, lembaga penerima mungkin saja diminta untuk mengajukan laporan tengah (mid term) tambahan).8) Audit: Audit eksternal dibutuhkan untuk semua hibah diatas 3 juta yen (240 juta rupiah).KEBUTUHAN LAINNYA1) Dana yang diterima harus dipergunakan secara benar danhanya untuk pelaksanaan proyek. Kedutaan Jepang atau Konsulat Jepang mempunyai hak untuk menuntut pengembalian hibah bila dana digunakan untuk tujuan lain diluar pelaksanaan proyek.2) Akan sangat dihargai bila lembaga penerima dapat melakukan pemisahan keuangan untuk pelaksanaan proyek guna mempermudah proses audit atas hibah tersebut.Terima kasih, atas kesediaan dan waktu anda membaca pamplet ini.6