Grant Training 2

5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 1/31

Pengendalian Internal

• Cash

• Petty Cash /Kas Kecil

• Advance / Uang Muka



Pengendalian Internal Cash

Alat yang paling Alat yang paling Alat yang paling Alat yang paling

efektif efektif efektif efektif yang yang yang yang

digunakan untukdigunakan untukdigunakan untukdigunakan untukmengendalikan kasmengendalikan kasmengendalikan kasmengendalikan kas

adalah rekeningadalah rekeningadalah rekeningadalah rekening

bank karena bankbank karena bankbank karena bankbank karena bankmenyediakanmenyediakanmenyediakanmenyediakan

pencatatan gandapencatatan gandapencatatan gandapencatatan ganda

terhadap seluruhterhadap seluruhterhadap seluruhterhadap seluruhtransaksi kastransaksi kastransaksi kastransaksi kas



Pengendalian Internal Cash

Transaksi Bank terdiri

dari :

• TransaksiPenerimaan Bank

• TransaksiPengeluaran Bank

Untuk menyajikan pengendalian yang efektif atas penggunaanrekening bank, dokumen khususdigunakan untuk membuktikan

transaksi



PIC- Jenis Penerimaan Bank

Penerimaan Bank yang umumnya terjadi

• Penerimaan dana dari DRSP

• Pengembalian sisa Advance dari Staff

• Pengembalian uang olehsupplier

•

Bunga Bank



PIC – Pedoman untuk Penerimaan Bank

• Semua Penerimaan Bank harus dicatat dalam VoucherBank Masuk oleh kasir

•

Semua penerimaan dalam bentuk uang harusdisetorkan secara utuh ke bank pada hari yang samaatau paling lambat keesokan hari kerja

•

Uang yang diterima oleh kasir dan belum disetrokan kebank harus di simpan dalam brankas yang terpisah dariPetty Cash baik secara fisik maupun pencatatan danperhitungan secara mendadak oleh akuntan harusdilaksanakan secara

periodik



PIC – Pedoman untuk Penerimaan Bank •

Rekonsiliasi Bank harus dilakukan secara bulananoleh Akuntan

• Penerimaan dari bunga dana yang diterima harus

dicatat setiap bulannya dan dikembalikan ke DRSPpada akhir periode kerjasama

• Dokumen yang dibutuhkan untuk transaksi

penerimaan uang sekurang-kurangnya:- Voucher Bank Masuk

- Slip Setoran- Form Permintaan Dana

- Rekening Koran



PIC- Penerimaan Bank

• Resiko yang mungkin terjadi akibat

ketidaktaatan – Uang/dana yang diterima hilang atau

disalahgunakan

– Kesalahan pencatatan atau kesalahanpada saldo bank tidak tertelusuri

– Ketidakmampuan dalam memenuhi

kebutuhan pelaporan manajemen



PIC- Pengeluaran Bank

Pengeluaran Bank umumnya terjadi untuk

• Pembayaran atas pengeluaran

• Pembayaran Advance

• Pembukaan/pengisian Petty Cash

• Biaya Bank



PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Semua pengeluaran yang tidak dibayarkan melalui

Petty Cash atau Advance, harus dibayarkan melalui

transfer bank atau dengan cek

• Pengeluaran bank tidak boleh langsung diambil daripenerimaan uang yang yang belum disetorkan ke bank

• Penarikan cek “TUNAI” atau ‘KEPADA PEMBAWA” harus dihindari. Pembayaran melalui cek harusdilakukan atas nama perusahaan/pihak yang akan

dibayar



PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Pembayaran melalui transfer bank ke rekening pribadi

harus dihindari, kecuali transaksi memang dilakukankepada perorangan

• Dalam semua pembayaran, harus ada 2 (dua)penandatangan cek

• Penandatanganan cek tidak boleh dilakukan olehpejabat berwenang tanpa dokumen pendukung

•

Dilarang menandatangani cek sebelum diisi lengkap



PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Kasir harus menyiapkan Voucher Bank Keluar untuk

semua pengeluaran uang melalui bank. Voucher iniharus disetujui oleh pejabat berwenang

•

Voucher Bank Keluar beserta dokumen pendukungnyaharus dicap “LUNAS” dengan tanggal pembayarantertera untuk mencegah kemungkinan pembayaranulang dokumen pendukung yang dibayarkan

• Dokumen pendukung harus asli

•

Cek yang batal/rusak harus dicap “BATAL” dan difileuntuk pemeriksaan di kemudian hari



PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank

• Penerima atau orang yang menerima cek harusmenyatakan telah menerima pembayarandengan menandatangani kolom penerima pada

Voucher Bank Keluar

• Fungsi penyiapan dan pengeluaran cek tidak

boleh dipegang oleh Akuntan

• Rekonsiliasi Bank harus dilakukan secara

bulanan oleh Akuntan



PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Semua pengeluaran harus sesuai dengan

anggaran yang telah disetujui oleh DRSP

• Dokumen yang dibutuhkan sekurang-

kurangnnya : – Kuitansi

– Faktur Pembelian

– Purchase Order

– Surat Permintaan Pengeluaran Uang

– Laporan Pertanggujawaban Perjalan Dinas

– Surat Perjalan Dinas

– Daftar Gaji

– Fotocopy Cek – Penawaran Harga dari Supplier



PIC- Pengeluaran Bank

Resiko yang mungkin akibat ketidaktaatan

• Pengeluaran tidak disetujui DRSP

• Cek mungkin diuangkan oleh yang tidak

berhak • Penyalahgunaan Cek

• Pengeluaran dibayarkan dua kali



PIC-TIPs

• Transaksi Bank dicatat di Voucher secara konsistendalam hal jenis, penomoran dan waktu

• Akses atas fasilitas penyimpanan kas harus dibatasi

• Akses terhadap data dan program harus dibatasihanya untuk pegawai berwenang

• Dokumen disimpan ditempat yang aman dan akses

terhadap dokumen dibatasi



Pengendalian Internal Petty Cash-Definisi

Sejumlah uang yang jumlahnya relatif kecil yang

disiapkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran

yang tak terduga.



Pengendalian Internal Petty Cash-Tujuan

Petty Cash ditujukan untuk mengantisipasi

pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya

kecil yang sifatnya tidak rutindan tidak bisa

di prediksi waktu dan jumlahnya secaraakurat



PIPC-Pedoman untuk Petty Cash• Pembentukan Petty Cash dilakukan

melalui Surat Keputusan dari Direktur

• Jumlah dana di Petty Cash sebaiknyatidak terlalu besar dan harus

dipertahankan pada jumlah yang tetap.

• Sistem Imprest digunakan dalampengisian PC, yakni setiap saat jumlahuang yang sisa di tambah kwitansi dankas bon adalah sama dengan jumlah PC

yang ditetapkan diawal

• Harus ditentukan batas maksimumpengeluaran tunggal (biasanya 20%dari total PC)



PIPC-Pedoman untuk Petty Cash• PC sebaiknya diisi kembali setelah PC terpakai sebesar

50% - 75% agar dana tetap tersedia.

• PC disimpan di cash box yang terkunci dan disimpanditempat yang aman. Orang yang memegang kuncisebaiknya 1 orang atau tidak lebih dari 2 orang

• Akuntan wajib melakukan perhitungan atas PC secara

mendadak dan periodik dan proses ini harusdidokumentasikan

• Pengeluaran melalui PC dicatat di Voucher khusus untuk PC, semua dokumen pendukung harus dicap “LUNAS”

sesuai tanggal pembayaran dan dilampirkan di Voucher



PIPC-Pedoman untuk Petty Cas• Uang Muka dari PC harus disetujui oleh yang berwenang

• Uang muka tidak akan diberikan pada pegawai yang belummempertanggung-jawabkan uang muka yang diambilsebelumnya

• Uang muka dipertanggung-jawabkan paling lama keesokan harikerja sejak uang muka diterima

• Dokumen yang dibutuhkan minimal: – Voucher Petty Cash

– Kuitansi

– Form permintaan uang muka

– Dokumen pendukung lainnya



PIPC-Resiko Akibat yang mungkin terjadi akibat ketidaktaatan:

1. Penyalahgunaan dana PC

2. Pembayaran Ganda untuk transaksi yang sama

3. Uang muka PC yang terlalu lama tidak

dipertanggung-jawabkan

4. Kehilangan dana PC

5. PC tidak tersedia ketika dibutuhkan



Pengendalian Internal Uang Muka-DEFINISI

• adalah sejumlah uang

yang diterima oleh pelaksana kegiatan

sebelum pekerjaan dilakukan dan akandipertanggungjawabkan kemudian setelahkegiatan selesai dilakukan.



PIUM – TujuanUang Muka ditujukan

untuk mengantisipasi

pengeluaran-pengeluaran

yang segera akan terjadi

namun jumlahnya belum

pasti dan atau pengeluaran

tidak memungkinkan untuk

dibayarmelalui transfer

bank atau cek.



PIUM – Jenis Transaksi

• Transaksi

Pembentukan Uang Muka

• Transaksi

Pertanggung-jawaban UangMuka



PIUM – Pedoman Pembentukan UM• Uang Muka diajukan 3 hari

sebelum dana dibutuhkan denganmenggunakan Form Pengajuan

Uang Muka

• Form Pengajuan UM disertaidengan dokumen pendukung,

seperti : TAR, TOR

• UM tidak boleh dikeluarkan tanpaadanya persetujuan dan tanda-

tangan dari yang berwenang



PIUM – Pedoman Pembentukan UM•

Uang Muka diajukan hanya untuk pengeluaran-pengeluaran yangdisetujui di budget dalam hal jumlah dan jenis

• Uang Muka yang sudah diambilharus dipertanggungjawabkanterlebih dahulu sebelummengajukan permintaan uang

muka yang baru

• Karyawan yang menerima UMmenandatangani bukti terima atas

UM setelah dana diterima



PIUM – Pedoman Pertanggung-jawaban UM

• Uang Muka harus dipertanggungjawabkan dalamwaktu 5 hari kerja setelah kegiatan selesaidilakukan

• Uang Muka yang dipertanggungjawabkan disertaidokumen-dokumen atas pengeluaran-pengeluaran yang terjadi. Dokumen tersebut harus segera di cap “LUNAS” dan dicantumkan tanggal pembayaran

• UM tidak boleh dipergunakan untuk keperluan

pribadi atau pengeluaran diluar yang ajukan tanpasepengetahuan yang berwenang



PIUM – Pedoman Pertanggung-jawaban UM•

Laporan pertanggungjawaban UangMuka di setujui oleh atasan langsung yang diberi wewenang untuk memberi persetujuan

• Jumlah UM yangdipertanggungjawabkan harus samadengan jumlah yang diajukan.

• Kelebihan atas UM harus segeradisetorkan ke Bank paling lambatsatu hari setelah dipertanggungjawabkan

• Kekurangan atas UM dibayarkansesuai dengan menggunakanmekanisme pembayaran yangberlaku



PIUM –Dokumentasi

• Dokumen yang diperlukanuntuk Uang Muka sekurang-kurangnya adalah: – Form pengajuan uang muka – TOR

– TAR

– Kwitansi

– Bukti hadir – Laporan Pertanggungjawaban

Advance

– Dll



PIUM –ResikoResiko yang mungkin terjadi akibat ketidaktaatan

• Uang muka digunakan untuk jenis biaya yangtidak disetujui DRSP

• Pembayaran ganda untuk transaksi yang sama

• Uang muka tidak dipertanggungjawabkan atau

pertanggungjawabannya memakan waktu lama



PIUM –Pencatatan

Jenis Voucher yang akan digunakan untuk mencatat

transaksi UM tergantung kondisi dibawah ini:

1. Voucher Bank Keluar : bila PENGELUARAN > UM

2. Voucher Bank Masuk : bila PENGELUARAN < UM

3. Voucher Jurnal Umum : bila PENGELUARAN = UM

Grant Training 2

Documents

Transcript of Grant Training 2