GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN …repository.unjaya.ac.id/2082/2/RAHMADHANI...

GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN BERKAS

REKAM MEDIS INAKTIF DI RSPAU dr. S. HARDJOLUKITO

TAHUN 2017

Karya Tulis Ilmiah

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis

dan Informasi Kesehatan Stikes Achmas Yani Yogyakarta

Disusun oleh :

Rahmadhani Siregar

1314083

PROGRAM STUDI

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN( D-3 )

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan segala

rahmat dan nikmatnya berupa kesehatan, kesempatan, kekuatan, keinginan, serta

kesabaran, sehingga dapat menyusun Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini dengan judul

”GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN

BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT” ini dengan baik.

Adapun karya tulis ilmiah ini disusun dan dibuat untuk memenuhi salah satu

syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Perekam dan Informasi

Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. Selanjutnya saya ucapkan

terima kasih kepada :

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

(STIKes) Jendral A.Yani Yogyakarta;

2. Sis Wuryanto, A.MdPerKes.,SKM., MPH,selaku Ketua Prodi Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jendral Achmad

Yani Yogyakarta dan sekaligus pembimbing yang telah membantu dalam

pembuatan laporan karya tulis ilmiah ini;

3. Marsekal Pertama TNI dr. M. Daradjat, Sp.An, selaku Kepala RSPAU dr. S.

Hardjolukito;

4. Letkol Kes Estina Racmajati selaku Kepala Bagian Binkompetensi RSPAU dr.

S. Hardjolukito;

5. Letkol Kes Nurul Hidayat selaku Kepala Pelayanan Medis RSPAU dr. S.

Hardjolukito;

6. Letkol Kes Nina Amelina selaku Kasi RMIK RSPAU Dr. S. Hardjolukito;

7. Segenap staf dan karyawan Rekam Medis RSPAU Dr. S. Hardjolukito;

8. Rekan-rekan seperjuangan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad

Yani prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang saya banggakan dan

semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan laporan magang ini yang

tidak dapat kami sebutkan satu persatu;

9. Teristimewa orang tua saya yaitu ayahanda dan ibunda tercinta yang

telah memberikan kepercayaan serta limpahan kasih sayang;

Saya menyadari bahwa hasil karya tulis ilmiah yang dibuat ini masih jauh

dari yang diharapkan, sehingga banyak terdapat kekurangan bahkan kesalahan

yang terdapat dalam penulisan karya tulis ilmiah ini dari segi isi maupun

penulisannya. Dalam hal ini semoga karya tulis ilmiah dapat bermanfaat bagi

pembaca dan dapat digunakan pada masa yang akan datang.

Yogyakarta, Agustus 2017

Penulis

iv

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................ ii PERNYATAAN ..................................................................................................... iii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv

DAFTAR TABEL .................................................................................................. vi DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii DAFTAR SINGKATAN ..................................................................................... viii INTISARI .............................................................................................................. ix ABSTRACT ........................................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 A. Latar Belakang ......................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................................... 2 C. Tujuan Umum ......................................................................................... 3

D. Tujuan Khusus .......................................................................................... 3 E. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 3

F. Keaslian Penelitian ....................................................................................... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 6

A. Landasan Teoritis ..................................................................................... 6

B. Kerangka Teori ....................................................................................... 14 C. Kerangka Konsep ................................................................................... 15

D. Pertanyaan Penelitian ............................................................................. 15 BAB III METODE PENELITIAN ........................................................................ 16

A. Desain Penelitian .................................................................................... 16

B. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 17

C. Data dan Sumber Data ............................................................................ 17 D. Subjek dan Objek ................................................................................... 18 E. Definisi Operasional................................................................................... 18

F. Alat dan Teknik Pengumpulan ................................................................... 20 G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data .................................................... 21

H. Metode Pengolahan Data dan Analisis Data .......................................... 21 I. Urutan Teknik Analisis .............................................................................. 22 J. Etika Penelitian .......................................................................................... 24

K. Jalannya Penelitian ................................................................................. 24 1. Tahap Persiapan ..................................................................................... 24

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 26 A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSPAU dr. S.

Hardjolukito Yogyakarta ................................................................................... 26 B. Hasil ........................................................................................................ 30

1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif ....................... 30 2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif ............................. 32 3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif .................................... 35

C. Pembahasan ............................................................................................ 55 1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif ....................... 55

v

2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif ............................. 55 3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif .................................... 56

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 58 A. Kesimpulan ............................................................................................. 58 B. Saran ....................................................................................................... 58

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 60 LAMPIRAN

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis .................................................... 9 Tabel 4. 1 Tabel Checklist Observasi ....................................................................30

Tabel 4. 2 Tabel Checklist Observasi ................................................................... 35

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Kerangka Teori ................................................................................. 14 Gambar 2. 2 Kerangka Konsep ............................................................................. 15

Gambar 4. 1 Layout Penempatan Rak ……………………………………………36

Gambar 4. 2 Tampak Rak Penyimpanan Tipe A .................................................. 37 Gambar 4. 3 Tampak Rak penyimpanan Tipe B ................................................... 38 Gambar 4. 4 Rak Penyimpanan 3D Tampak depan .............................................. 39 Gambar 4. 5 Rak Penyimpanan 3D tampak Atas .................................................. 39

Gambar 4. 6 Layout Penempatan rak penyimpanan A .......................................... 40 Gambar 4. 7 Tampak Depan Rak penyimpanan A (4m x 0.8m) ........................... 41 Gambar 4. 8 Tampak Depan Ruang Rak A (4m x 0.4m) ...................................... 42

Gambar 4. 9 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan A (3D) ....................... 43 Gambar 4. 10 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A……43 Gambar 4. 11 Layout Penempatan rak penyimpanan B ........................................ 44

Gambar 4. 12 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.8m) ........................... 45 Gambar 4. 13 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.4m) ........................... 46 Gambar 4. 14 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan B (3D) ...................... 47

Gambar 4. 15 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A(3D) 47 Gambar 4. 16 Layout Penempatan rak roll’o’pack (4m) ...................................... 48

Gambar 4. 17 Tampak Depan Rak roll’o’pack (4m) ............................................ 49 Gambar 4. 18 Tampak Samping Rak roll’o’pack (4m) ........................................ 50 Gambar 4. 19 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m) ...................... 51

Gambar 4. 20 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m) 51 Gambar 4. 21 Layout Penempatan rak dengan roll’o’pack (1m) .......................... 52

Gambar 4. 22Tampak Depan dan Tampak Samping roll’o’pack (1m) ................ 53 Gambar 4. 23 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m) ...................... 54

Gambar 4. 24 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m) 54

viii

DAFTAR SINGKATAN

DRM : Dokumen Rekam Medis

IFHIMA : International Federation of Health Information Management

Associations

KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit

KTI : Karya Tulis Ilmiah

PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan

RI : Rawat Inap

RJ : Rawat Jalan

RM : Rekam Medis

RMIK : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

RS : Rumah Sakit

RSPAU : Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SDM : Sumber Daya Manusia

SPO : Standar Operasional Prosedur

UU : Undang-undang

WHO : World Health Organization

ix

GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN BERKAS

REKAM MEDIS INAKTIF DI RSPAU dr. S. HARDJOLUKITO

TAHUN 2017

Rahmadhani Siregar¹, Sis Wuryanto²

INTISARI

Latar Belakang : Rekam Medis yang baik seharusnya mempunyai rak

penyimpanan agar mutu pelayanan lebih efisien. Dalam penyimpanan berkas

rekam medis dibutuhkan luas ruangan dan rak penyimpanan yang sesuai.

Berdasarkan study pendahuluan di RSPAU dr. S. Hardjolukito sudah mempunyai

rak penyimpanan namun masih dalam proses pembuatan, sehingga berkas rekam

medis inaktif masih diletakkan dilantai dan disimpan secara acak didalam kotak

kardus.

Metode Penelitian : Desain penelitian menggunakan metode deskriptif kualitatif

dimana metode ini lebih kepada penggambaran data yang telah terkumpul

menggunakan triangulasi. Subjek pada penelitian ini adalah petugas filing dan

staff rekam medis dengan menggunakan objek berkas rekam medis inaktif dan

ruang penyimpanan inaktif. Alat penelitian berupa pedoman wawancara, alat tulis

dan cheklist observasi. Tahapan metode pengolahan data dengan editing, data

entry dan cleaning. Analisis data dilakukan sebelum dilapangan dan saat

dilapangan.

Hasil Penelitian: luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif mempunyai luas

39,2m², dalam perhitungan kebutuhan rak yang akan dibutuhkan 2 (Dua) tahun

kedepan yaitu 1 (satu) rak penyimpanan, dan ruang penyimpanan rekam medis

inaktif memiliki 5 (Lima) rak penyimpanan sehingga dalam ruang tersebut

menjadi sempit. Maka dari itu perlu menggambarkan ulang rak penyimpanan

yang lebih efisien.

Kata Kunci: Pengelolaan, berkas rekam medis inaktif, rak penyimpanan.

1Mahasiswa DIII RMIK Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

2Dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

x

The Description of Filing Cabinet in Inactive Medical Record Files

Administration in dr. S. Hardjolukito Air Force Hospital in 2017

Rahmadhani Siregar¹, Sis Wuryanto²

ABSTRACT

Background : A proper medical record unit is supposed to have a filing cabinet

so that service quality can be more efficient. The filing of medical record files

needs sufficient space and filing cabinet. A preliminary study in dr. S.

Hardjolukito air force hospital found a filing cabinet but still in the assembling

process so that inactive medical record files remained on the floor and saved

randomly in paper boxes.

Method : This study design applied descriptive and qualitative method which

described the compiled data by using triangulation. The subjects in this study

were filing staff and medical record staff with the objects of inactive medical

record files and inactive filing room. Study instruments were interview guideline,

stationery, and observational checklist. The steps of data administration method

were editing, data entry, and cleaning. Data analysis was conducted prior to and

during on-the-field observation.

Result : The space width of filing room for inactive medical record files was 39.2

m2. The number of filing cabinet that would be necessary for the next 2 years was

1 (one) filing cabinet and the filing room for inactive medical record files

contained 5 (five) filing cabinets which made the room interior narrower.

Therefore, it was necessary to redesign a more efficient filing cabinet.

Keywords : Administration, Inactive Medical Record Files, Filing Cabinet.

1A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in

Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta 2 A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study

Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit menurut UU No 44 tahun 2009 adalah sarana pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna yang

mencakup pelayanan rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Pesatnya

perkembangan ilmu kedokteran dan teknologi serta membaiknya keadaan sosial

ekonomi dan pendidikan, mengakibatkan perubahan sistem penilaian masyarakat

yang menuntut pelayanan kesehatan yang bermutu, oleh karena itu rumah sakit

harus mempunyai visi dan misi yang jelas.

Rumah sakit adalah institusi kesehatan yang berfungsi untuk

menyelenggarakan pelayanan kesehatan berupa pelayanan rawat jalan, rawat inap,

pelayanan gawat darurat, pelayanan rujukan yang mencakup pelayanan rekam

medis dan penunjang medis yang dimanfaatkan untuk penelitian, pendidikan dan

pelatihan tenaga kesehatan (Rustiyanto,2009). Rumah sakit harus

menyelenggarakan rekam medis untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang

diberikan. Penyelenggaraan rekam medis dimulai dari pasien datang kemudian

proses pencatatan data selama pasien mendapat pelayanan di rumah sakit.

Kemudian dilanjutakan dalam manajemen berkas rekam medis dari pengolahan

sampai dengan penyimpanan.

Rekam medis menurut Permenkes (2008), adalah berkas atau bukti tertulis

yang berisikan catatan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada saarana pelayanan

kesehatan yang sewaktu-waktu dapat dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu

perlunya pengelolaan ruang penyimpanan yang baik untuk menjaga berkas rekam

medis agar tidak rusak dan tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis.

Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting bagi sebuah rumah

sakit. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu

mengetahui bentuk penyusunan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam

2

medis, dari hal cara penyimpanan, tenaga rekam medis, lokasi penyimpanan,

media penyimpanan, hingga peralatan dan perlengkapan yang di butuhkan.

Sistem retensi adalah sistem yang mengatur jangka waktu penyimpanan

berkas rekam medis. Jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis diatur

dalam Permenkes 269/MENKES/PER/III/2008 Pasal 8 yang berisikan rekam

medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib menyimpan sekurang-kurangnya

untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat

atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun rekam medis dapat

dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik hanya

disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya

ringkasan tersebut.

RSPAU dr. S. Hardjolukito adalah rumah sakit tipe B yang terletak di jln.

Raya Janti Blok “O” Yogyakarta. RSPAU dr. S. Hardjolukito memiliki

penyimpanan berkas rekam medis menggunakan sistem sentralisasi atau terpusat

dimana rekam medis diletakkan menjadi satu tempat. Berdasarkan studi

pendahuluan yang dilakukan dengan wawancara terhadap petugas rekam medis di

instalasi rekam medis di RSPAU dr. S. Hardjolukito, kesulitannya pencarian

berkas rekam medis inaktif dan dari 20 sampel peneliti mulai dari tahun 2008 -

2012, tidak dapat diambil satupun berkas rekam medis. meskipun sudah memliki

ruangan penyimpanan inaktif yang mencukupi, akan tetapi ketersediaan rak

inaktif baru saja tersedia dan masih dalam tahap proses pembuatan, selain itu

berkas rekam medis inaktif hanya diletakkan di lantai dan disimpan secara acak di

dalam kotak kardus tidak sesuai dengan urutannya. Dari studi pendahuluan

tersebut maka penulis tertarik mengambil judul “GAMBARAN RAK

PEYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS

INAKTIF DI RSPAU dr. S. Hardjoluktio”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan masalah yaitu

bagaimanakah penyimpanan berkas rekam medis inaktif di RSPAU dr. S.

Hardjolukito yang dapat meningkatkan kualitas data pelayan kesehatan.

3

C. Tujuan Umum

Mengetahui gambaran rak penyimpanan dalam pengelolaan berkas rekam medis

inaktif ?

D. Tujuan Khusus

1. Mengetahui luas ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif.

2. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan rekam medis inaktif.

3. Menggambarkan rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif.

E. Manfaat Penelitian

1. Manfaat bagi mahasiswa

Menambah pengetahuan bagi mahasiswa disamping teori yang didapat

sewaktu perkuliahan di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki

dunia kerja yang sesungguhnya.

2. Manfaat bagi rumah sakit

Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi pelayanan

kesehatan dan peningkatan sistem kinerja untuk petugas rekam medis dimasa

yang akan datang di RSPAU dr. S. Hardjolukito.

3. Manfaat bagi Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan

melakukan praktek dan penelitian dimasa mendatang dan menambah

kerjasama dengan rumah sakit pemerintah maupun swasta.

F. Keaslian Penelitian

1. Atika Nur Wahyuningtyas, dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Pengelolaan

Dokumen Rekam Medis (DRM) di Filing Rawat Inap Inaktif di RSUD Kota

Semarang tahun 2015”.

Tujuan dari penelitian Atika adalah mendeskripsikan pelaksanaan

pengelolaan dokumen rekam medis inaktif di RSUD Kota Semarang, cara

pengumpulan data observasi dan wawancara. Hasil penelitian Atika adalah

manajeman arsip rekam medis di RSUD Kota Semarang harus mencatatkan

dokumen rekam medis aktif yang dipindahkan ke rekam medis inaktif dan

4

disusun sesuai penomorannya, melakukan pencarian berkas rekam medis dan

pembuatan SOP dalam pengolaan rekam medis inaktif. Persamaan penelitian

yaitu mengetahui pengelolaan berkas rekam medis dan mengetahui standar

operasional prosedur dan perbedaan penelitian Atika hanya mengetahui

pelaksaan pengelolaan berkas rekam medis inaktif, sedangkan pada penelitian

ini, peneliti mengetahui jumlah berkas rekam medis inaktif dan menghitung

kebutuhan rak penyimpanan. Penelitian Atika dilaksanakan di rumah sakit

islam PDHI Yogyakarta sedangkan penelitian ini dilaksanakan di RSPAU dr.

S. Hardjolukito Yogyakarta.

2. Arisanti Mustika Gita, dengan judul “Perhitungan Kebutuhan Rak dan

Perencanaan Pengadaan Rak di Rumah sakit islam PDHI Yogyakarta”.

Tujuan dari penelitian arisanti adalah menghitung berapa jumlah kebutuhan

rak dan perencanaan pengadaan rak di rumah sakit islam PDHI Yogyakarta.

Cara pengumpulan data observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Hasil

dari penelitian Arisanti adalah kondisi rak penyimpanan berkas rekam medis

di rumah sakit PDHI Yogyakarta ada 3buah rak kayu dan 2 roll’o’pack.

Untuk 5 tahun mendatang diperlukan 6 rak kayu baru. Rak kayu baru

berjumlah 1 muka oleh peneliti terbuat dari kayu tidak menggunakan

penyekat antar sub rak namun menggunakan penyangga berkas antar shaf

yang ukurannya tidak sampai muka depan, sehingga dapat fleksibel jika akan

dilakukan penambahan berkas rekam medis dengan shaf spesifik tinggi

200cm, panjang 220cm, lebar 40cm, dan tinggi per shaf 35cm, dan terdiri dari

5shaf kebawah dan 4 shaf kesamping. Persamaan penelitian yaitu menghitung

jumlah kebutuhan rak dan perbedaan penelitian Arisanti hanya menghitung

kebutuhan rak kayu saja sedangkan pada penelitian ini, peneliti menghitung

kebutuhan rak penyimpanan dan menggambarkan rak penyimpanan.

Penelitian arisanti dilaksanakan di rumah sakit islam PDHI Yogyakarta

sedangkan penelitian ini dilaksanakan di RSPAU dr. S. Hardjolukito

Yogyakarta.

3. Nurjanah, Asri (2013), dengan judul penelitian “Perencanaan Kebutuhan

Luas Ruangan Penyimpanan dan Kebutuhan Rak Roll O’pack untuk rekam

5

medis aktif selama 5 Tahun kedepan di Rs Yap” tujuan dari penelitian

Nurjanah adalah untuk merencanakan kebutuhan ruang penyimpanan rekam

medis aktif 5 tahun kedepan. Hasil dari penelitian Nurjanah adalah jumlah

kebutuhan rak roll o’pack terdapat 2 alternatif dengan masing-masing luas

ruangan untuk alternatif I 1474,72 m2 dengan 5 roll o’pack tipe 1. Kebutuhan

dengan alternatif II dengn luas 262,08 m2 dengan 1 unit roll o’pack tipe 2,

dan 1 rak statis terbuka 2 muka dan 5 roll o’pack tipe 1. Persamaan penelitian

yaitu menghitung jumlah kebutuhan rak dan perbedaan penelitian Nurjanah,

rak yang dihitung adalah rak roll o’pack dan rak statis sedangkan pada

penelitin ini peneliti menghitung jumlah kebutuhan rak dan luas ruangan dan

lokasi penelitian Nurjanah dilaksanakan di RS Yap sedangkan penelitian ini

dilaksanakan di RSPAU dr. S. Hardjolukito.

26

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSPAU dr. S.

Hardjolukito Yogyakarta

1. Sejarah Rumah Sakit Pusat TNI AU dr. S. Hardjolukito

RSPAU dr. S. Hardjolukito merupakan salah satu rumah sakit di

Daerah Istimewa Yogyakarta yang berdiri berawal dengan dibentuknya TPS

(Tempat Pengobatan Sementara) pada tahun 1945 yang berada di dalam area

lanud adi sutjipto. Dalam perjalanan waktu pada tanggal 9 April 1990 TPS

dengan penambahan beberapa bangunan ruang pemeriksaan dan perawatan

serta pendukung lainnya secara resmi diubah menjadi Rumah Sakit TNI

Angkatan Udara “dr. Suhardi Hardjolukito” yang bertepatan dengan hari

ulang tahun TNI AU (Rumah Sakit Tingkat IV/Tipe D). Tepat pada tanggal 1

Maret 2004 status RSAU dr. S. Hardjolukito yang berlokasi di dalam

kompleks perkantoran Lanud Adi Sutjipto telah dinaikan menjadi Rumah

Sakit Tingkat III dengan Skep KASAU nomor : Kep/5/III/2004 tanggal 1

Maret 2004.

Tanggal 29 Mei 2006 secara bertahap kegiatan dukungan dan

pelayanan kesehatan RSAU dr. S. Hardjolukito dipindahkan ke bangunan

yang baru yang berlokasi di jln. Raya Janti Blok “O” dan dilanjutkan

peresmian penggunaannya pada tanggal 2 Agustus 2007 oleh Kepala Staf

Angkatan Udara. Selanjutnya seiring dengan perjalanan waktu, tepatnya

tanggal 22 Januari 2009 ditetapkan menjadi Rumah Sakit Tingkat II dengan

dasar Perkasau no : 8/I/2009 tentang peningkatan Status RSAU dr. S.

Hardjolukito dari Tk. III ke Tk. II.

Tidak membutuhkan waktu yang lama RSAU dr. S. Hardjolukito di

tingkatkan kembali menjadi Rumah Sakit Pusat TNI AU dengan keluarnya

Perpres No 10 tahun 2009 dengan Perkasau no : 93/X/212. Dimana tanggal

22 Oktober operasional RSPAU dr. S. Hardjolukito diresmikan oleh Kepala

Staf Angkatan Udara dengan Ka RSPAU pertama adalah Marsekal

27

Pertama TNI dr. Hari Haksono.Sp.THT- KL.,Sp.KP. (12 September 2012

s/d 29 Januari 2013). Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara dr. S.

Hardjolukito dan Rumah Sakit Tipe-B Kemenkes RI adalah salah satu

pelaksana teknis Diskesau yang bertanggung jawab langsung kepada

Diskesau.

2. Motto, Visi, dan Misi RSPAU dr. S. Hardjolukito

a. Motto

Melayani dengan profesionaldan penuh kasih

b. Visi

Menjadi Rumah Sakit rujukan TNI ANGKATAN UDARA yang

mampu melaksanakan kegiatan dukungan operasi dan memberikan

kualitas pelayanan kesehatan secara profesional di wilayah Indonesia

khusunya Jawa Tengah dan DIY.

c. Misi

1) Menjamin pelayanan Prima yang berkualitas dan paripurna bagi

anggota TNI AU/TNI, PNS dan keluarga serta Masyarkat Umum.

2) Mengembangkan SDM yang profesional dan kompeten di bidang

pelayanan kesehatan dan keselamatan pasien serta kesehatan

penerbangan pada khususnya secara berkesinambungan.

3) Menyelenggarakan pengembangan pendidikan dan latihan, penelitian

di bidang kesehatan guna menunjang dukungan kesehatan dan

pelayanankesehatan yang optimal.

4) Meningkatkan srana prasarana dan pemeliharaan peralatan serta

meteriil penunjang lainnya, membangun kerjasama bidang kesehatan,

pelayanan masyarakat dan Diklat litbangkes lainnya.

3. Pelayanan Rumah Sakit

a. Pelayanan Rawat Jalan

1) Poliklinik Gigi mulut

2) Poliklinik Penyakit Dalam

3) Poliklinik Anak

4) Poliklinik Bedah

28

5) Poliklinik Obsgyn

6) Poliklinik Saraf

7) Poliklinik Mata

8) Poliklinik THT

9) Poliklinik Kulit kelamin

10) Poliklinik Umum/Air crew

11) Poliklinik Urologi

12) Poloklinik Jantung

13) Poliklinik Orthopedi

14) Rehabmedik

15) Poliklinik Paru

16) Poliklinik Jiwa

17) Poliklinik Akupuntur

18) Poliklinik Bedah Mulut

19) Poliklinik Bedah Saraf

20) Onkologi dan Poliklinik VCT

b. Pelayanan 24 Jam

1) Rawat Inap

2) Bangsal Kebidanan

3) Bangsal Penyakit Anak

4) Bangsal Bedah Kelas III

5) Bangsal Bedah Kelas I dan II

6) Bangsal Penyakit Dalam Kelas I dan II

7) Ruang ICU/ICCU/NICU/PICU

4. Pelayanan Pemeriksaan Penunjang

a. MRI

b. CT-Scan

c. Laboratorium

d. Radiologi

29

5. Performance Rumah Sakit

Gambaran data pelayanan rawat inap pada tahun 2016 di RSPAU dr.

S. Hardjolukito yaitu dengan LOS (Length of Stay) / rata-rata lama pasien

dirawat sebanyak 2,63 per tahun. BOR (Bed Occupancy Ratio) / angka

pengguaan tempat tidur dengan jumlah 64.07 per tahun. TOI (Turn

OverIntrval) / tenggang perputaran sebanyak 1,99 per tahun. BTO (Bed Trun

Over) / angka perputaran tempat tidur sebanyak 67.46 per tahun. NDR (Net

Death Rate) / jumlah angka kematian sebanyak 10,11 per tahun. GDR (Gross

Date Range) / jumlah angka kematian dalam gross sebanyak 17,99 per tahun.

6. Gambaran Unit Rekam Medis RSPAU dr. S. Hardjolukito

RSPAU dr. S. Hardjolukito merupakan rumah sakit tipe B dan telah

memiliki 23 orang pegawai tenaga rekam medis, 1 orang sebagai kepala

bagian layanan medis, 1 orang sebagai kepala seksi Rekam Medis, 1 orang

sebagai kepala seksi pelaporan dan analising, 2 orang di bagian pendaftaran

pasien baru, 4 orang dibagian pendaftaran pasien lama, 2 orang dibagian

assembling, 2 orang dibagian coding, 1 orang dibagian logistik, 1 orang

dibagian SKM, 3 orang dibagian Filing, 2 orang dibagian distribusi. Petugas

koding di RSPAU dr. S. Hardjolukito berlatar belakang perekam medis dan

telah mengikuti pelatihan tentang pengkodean penyakit yang diselenggrakan

oleh RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta pada bulan Februari 2016.

Proses Indexing di RSPAU dr. S. Hardjolukito sudah terkomputerisasi

melalui SIMRS. Proses Assembling dilakukan setelah berkas rekam medis

kembali dari bangsal. Proses assembling pada berkas rekam medis pasien

bertujuan untuk mengurutkan form yang ada di berkas tersebut sesuai

ketentuan rumah sakit. Untuk bagian filing di RSPAU dr. S. Hardjolukito

sudah terkoordinasi dengan baik, namun dalam aspek ruangan belum

mencukupi yaitu untuk tata ruang berkas ruang rekam medis pasien inaktif

sudah memiliki ruangan tetapi belum memiliki rak penyimpanan. Di RSPAU

dr. S. Hardjolukito sudah melakukan penyusutan dan pemusnahan.

Sedangkan untuk proses pendaftaran juga sudah terkoordinasi dengan baik.

Tempat penerimaan pasien rawat jalan baik baru maupun lama, umum atau

30

dengan jaminan sudah tertata dengan baik dan didukung dengan adanya

mesin antrian dan pemanggilan yang terkomputerisasi.

B. Hasil

1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing dan observasi

yang dilakukan oleh peniliti di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta, untuk

luas ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif sesuai dengan hasil

pengukuran yang diperoleh yaitu luas 39,2m² dengan panjang 7m² dan lebar

5,6m². Ruang penyimpanan rekam medis inaktif terletak di bagian belakang

pada Gudang lantai 2 (Dua) RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta. Berikut

hasil wawancara kepada petugas filing dan hasil observasi yang diperoleh :

Hal ini senada dengan hasil wawancara yang diperoleh dari triangulasi :

Tabel 4. 1 Tabel Checklist Observasi

Objek yang diamati Ya Tidak Keterangan

Ruang Penyimpanan

Berkas Rekam Medis

Inaktif

√ Di lantai 2 (Dua) Gudang

RSPAU dr. S.

Hardjolukito. Dengan luas

39,2m² . Panjang = 7m²,

dan Lebar = 5.6m²

Hasil observasi di ruang penyimpanan rekam medis inaktif di RSPAU

dr. S. Hardjolukito ruangan sudah sangat sempit karena terdapat 5 rak besi

rakitan dengan spesifikasi 2 (Dua) muka, 8 shaft, tinggi 280cm, lebar

40cm/muka dan panjang 500cm untuk salah satu rak yang terletak diposisi

depan pintu memiliki panjang 400cm. Ruang penyimpanan tidak

memungkinkan untuk melakukan pekerjaan, karena tingkat kenyamanan kerja

“luasnya, kalo luasnya itu 7 kali 6 sekitar 42meter”.

Responden B

”kira-kira 7 kali 6 meter”.

Triangulasi

31

bagi petugas filing akan berbahaya akan tingkat kecelakaan kerja. Untuk itu

luas ruang penyimpanan yang dihitung adalah :

Panjang Ruang = (Jarak Antar Rak x Jumlah space) + (Lebar Rak x Jumlah

Rak)

= (50 cm x 6) + (80cm x 5)

= 300cm + 400cm

= 700cm

= 7m

Lebar Ruang = (Jarak Antar Rak x Jumlah antar jajaran rak) + (Panjang Rak)

= (60cm x 1) + 500cm

= 560cm

=5,6m

Luas Ruang = Panjang Ruang x Lebar Ruang

= 7m x 5,6m

= 39,2m²

Jadi luas ruang penyimpanan di RSPAU dr. S. Hardjolukito dengan

menggunakan rak besi rakitan adalah 39,2m².

32

2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif

Berdasarkan hasil wawancara di RSPAU dr. S. Hardjolukito. Petugas

rekam medis melakukan penginputan data kedalam komputer untuk

penyusutan dari berkas rekam medis aktif menjadi ke berkas rekam medis

inaktif untuk saat ini baru berjalannya waktu kurang lebih 1 (satu) atau (dua)

tahun belakangan. Data rekam medis inaktif yang sudah di rekap kedalam

Ms.Excel berjumlah 6000 berkas rekam medis. sebagian berkas rekam medis

inaktif tidak di input kedalam Ms.Excel itu berjumlah 10000 berkas rekam

medis. Berikut hasil wawancara yang diperoleh dari responden :


Hasil wawancara dengan petugas filing belum sesuai dengan hasil

yang penelitian yang dilakukan oleh peneliti, berdasarkan hasil perhitungan

kembali berkas rekam medis inaktif berjumlah 27.064 berkas. Jumlah

tersebut sudah termasuk berkas rekam medis untuk rawat jalan dan rawat

inap. Pada hasil penelitian ini akan menghitung jumlah berkas yang terisi

pada rak penyimpanan rekam inaktif yang sudah disediakan. Berikut hasil

perhitungan yang telah dilakukan :

“kalo untuk pastinya yang sudah terinput itu, kurang begitu tau tapi untuk

kira-kira yang sudah terinput sekitar 5000 6000 bisa jadi lebih dari 6000

status itu yang sudah terinput, karena kita memulai menginputnya aja

cuma 1tahun atau 2 tahun belakang waktu kita retensi, kalo untuk berkas

rekam medis yang tidak terinput mungkin ya cukup lumayan banyak

karena itu udah retensi dari tahun-tahun sebelumnya. Kalo dikira-kira si

yang tidak terinput bisa, bisa di atas 10ribuan”.

Responden A

“yang sudah terinput kurang lebih sekitar 7000 tapi yang belum terinput

masih banyak banget kayaknya ee.. kurang lebih 10000an”.

Triangulasi

33

perhitungan kebutuhan rak untuk 2 (Dua) tahun kedepan.

a. Menghitung jumlah pasien rawat inap dan rawat jalan termasuk pasien

IGD. Dan tahun yang dibutuhkan untuk menyimpan berkas rekam medis

inaktif selama 2 tahun :

Pasien rawat jalan = 26.501

Pasien rawat inap = 563

27.064 berkas/tahun

27064 berkas rekam medis untuk 2 tahun = 27.064 x 2 = 54.128

berkas rekam medis 2 tahun yang akan datang.

b. Untuk menghitung ketebalan berkas rekam medis dilakukan pengukuran

ketebalan pada 100 berkas rekam medis inaktif yang didapatkan dari

jumlah berkas rawat jalan 50 berkas dan 50 berkas rawat inap.

1

1

Rata-rata ketebalan berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap yaitu 0,50 cm.

c. Menentukan berapa banyak berkas dalam 1 meter

1

1

Jumlah berkas rekam medis inaktif dalam satu meter berkas rawat jalan

dan rawat inap yaitu 200 berkas.

34

d. Menghitung total ruang jajaran yang dibutuhkan

Sebelum melakukan perhitungan diketahui terlebih dahulu masa tahun penyimpanan

yaitu 2 tahun.

1

= 270 meter

Jadi panjang jajaran berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan adalah

270 meter untuk 2 tahun kedepan.

e. Menentukan jenis rak yang akan dipakai (panjang,muka,shaft)

Untuk menentukan rak jenis yang digunakan adalah rak besi rakitan

dengan panjang 5 meter, maka diperoleh hasil sebagai berikut :

Panjang 1 rak penyimpanan jenis rak besi rakitan

= panjang x shaft x muka

= 5m x 8 shaft x 2 muka

= 80 meter

f. Setelah itu akan diperoleh jumlah unit rak yag dibutuhkan

Setelah diketahui panjang jajaran dan jenis rak yang digunakan untuk 2 tahun

mendatang, akan diketahui jumlah rak yang dibutuhkan dengan perhitungan

penggunaan rak besi rakitan digunakan akan diperoleh hasil :

1

Jadi rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif yang dibutuhkan untuk 2

tahun mendatang adalah 3,3 rak.

35

3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif

Berdasarkan Hasil wawancara dan observasi di RSPAU dr. S.

Hardjolukito dalam pengelolaan berkas rekam medis inaktif sudah memiliki

rak penyimpanan akan tetapi masih dalam tahap penyelesaian. Sehingga

berkas rekam medis yang telah melakukan penyusutan hanya disimpan di

dalam kotak kardus dan diletakkan ke lantai begitu saja. Untuk rak

penyimpanan rekam medis inaktif memiliki 5 rak rakitan dengan spesifikasi 2

(Dua) muka, 8 shaft, tinggi 280cm, lebar 40cm/muka dan panjang 500cm

untuk salah rak yang terletak diposisi depan pintu memiliki panjang 400cm.

Berikut hasil wawancara dengan petugas filing dan observasi yang diperoleh:


Tabel 4. 2 Tabel Checklist Observasi

Objek yang diamati Ya Tidak Kerangan

Rak Penyimpanan Rekam

Medis Inaktif

√ Rak penyimpanan rekam

medis inaktif di RSPAU

dr. S. Hardjolukito baru

memiliki rak dan saat ini

masih dalam tahap

penyelesian. Memiliki 5

rak penyimpanan, 2 muka,

8shaft.

“sudah mempunyai, untuk rak penyimpanan kita sudah memiliki tapi

untuk saat ini yang belum tertata hanya berkasnya. Soalnya untuk raknya

kan baru saja kita memiliki rak penyimpanan inaktif”

Responden A

“ya sudah , baru saja”.

Triangulasi.

36

Dari hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, maka

peneliti akan menggambarkan rak penyimpanan rekam medis inaktif sesuai

dengan keadaan dan gambaran rak penyimpanan inaktif sesuai dengan

rancangan peneliti di RSPAU dr. S. Hardjolukito.

Berikut adalah layout dan gambar 3D tampak ruang penyimpanan dan

rak penyimpanan rekam medis inaktif :

a. Layout dan gambar 3D tampak ruang penyimpanan dan rak penyimpanan

di RSPAU dr. S. Hardjolukito :

Gambar 4. 1 Layout Penempatan Rak

Keterangan :

Panjang Rak : 500cm dan 400cm

Lebar Rak : 80cm

Jarak Antar Rak : 47,5cm

Jarak Dinding : 145 cm dan 45 cm

37

Gambar 4. 2 Tampak Rak Penyimpanan Tipe A

Keterangan :

Panjang Rak : 400cm

Lebar Rak : 80cm

Tinggi Rak : 295cm

Tinggi antar shaft : 35cm

Jenis rak : Besi Rakitan

Bahan : Besi dan Papan kayu

38

Gambar 4. 3 Tampak Rak penyimpanan Tipe B

Keterangan :

Panjang Rak : 500cm

Lebar Rak : 80cm

Tinggi Rak : 295cm



Bahan : Besi dan Papan Kayu

39

Gambar 4. 4 Rak Penyimpanan 3D Tampak depan

Gambar 4. 5 Rak Penyimpanan 3D tampak Atas

40

b. Alternatif pilihan ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif

dalam bentuk Layout dan gambar 3D menurut peneliti di RSPAU dr. S.

Hardjolukito :

1) Gambaran rak penyimpanan besi rakitan A :

Gambar 4. 6 Layout Penempatan rak penyimpanan A

Keterangan :

Panjang Rak : 400cm

Lebar Rak : 80cm

Jarak Antar Rak : 95cm

Jarak Dinding : 160cm

41

Gambar 4. 7 Tampak Depan Rak penyimpanan A (4m x 0.8m)

Keterangan :

Panjang Rak : 400cm

Lebar Rak : 80cm

Tinggi Rak : 190cm




42

Gambar 4. 8 Tampak Depan Ruang Rak A (4m x 0.4m)

Keterangan :

Panjang Rak : 400cm

Lebar Rak : 40cm

Tinggi Rak : 190cm




43

Gambar 4. 9 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan A (3D)

Gambar 4. 10 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A (3D)

44

2) Gambaran rak penyimpanan besi rakitan B :

Gambar 4. 11 Layout Penempatan rak penyimpanan B

Keterangan :

Panjang Rak : 200cm

Lebar Rak : 80cm


Jarak Dinding : 80 dan 220cm

45

Gambar 4. 12 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.8m)

Keterangan :

Panjang Rak : 200cm

Lebar Rak : 80cm

Tinggi Rak : 190cm




46

Gambar 4. 13 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.4m)

Keterangan :

Panjang Rak : 200cm

Lebar Rak : 40cm

Tinggi Rak : 190cm




47

Gambar 4. 14 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan B (3D)

Gambar 4. 15 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A (3D)

48

3) Gambaran rak penyimpanan yang menggunakan roll’o’pack :

Gambar 4. 16 Layout Penempatan rak roll’o’pack (4m)

Keterangan :

Panjang Rak : 400cm

Lebar Rak/muka : 40cm



Jarak antar jajaran : 160cm

49

Gambar 4. 17 Tampak Depan Rak roll’o’pack (4m)

Keterangan :

Panjang Rak : 400cm


Tinggi Rak : 210cm


Lantai Rel Rak : 640cm

Jenis rak : Roll’o’pack

Bahan : Besi

50

Gambar 4. 18 Tampak Samping Rak roll’o’pack (4m)

Keterangan :

Panjang Rak : 400cm


Tinggi Rak : 210cm



Bahan : Besi

51

Gambar 4. 19 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m)

Gambar 4. 20 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m)

52

4) Gambaran rak dengan roll’o’pack :

Gambar 4. 21 Layout Penempatan rak dengan roll’o’pack (1m)

Keterangan :

Panjang Rak : 100cm

Lebar Rak : 40cm



Jarak antar jajaran : 130cm dan 120cm

53

Gambar 4. 22Tampak Depan dan Tampak Samping roll’o’pack (1m)

Keterangan :

Panjang Rak : 100cm

Lebar Rak : 40cm

Tinggi Rak : 210cm


Lantai Rak : 240cm


Bahan : Besi

54

Gambar 4. 23 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m)

Gambar 4. 24 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m)

55

C. Pembahasan

1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif

Menurut perhitungan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis

inaktif yang dilakukan selama penelitian di RSPAU dr. S. Hardjolukito

diperoleh dengan jumlah yaitu luas 39,2m² dengan panjang 7m² dan lebar

5,6m². Dalam menentukan luas ruang penyimpanan adalah salah satu faktor

untuk mendesain rak penyimpanan yang telah dipaparkan oleh Rustiyanto

(2011), menyatakan luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak

berkas rekam medis aktif dan inaktif). Ruang penyimpanan berkas rekam

medis aktif dan inaktif sebaiknya harus disendirikan, karena hal ini akan lebih

memudahkan petugas didalam mengambil berkas rekam medis dan

pemusnahan berkas rekam medis inaktif.

2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif

Menurut permenkes RI No. 269/MENKES/PER/2008 tentang rekam

medis wajib disimpan sekurang-kurang selama 5 tahun terhitung dari tanggal

pasien datang atau periksa di rumah sakit terakhir kali kunjungan. Untuk

rekam medis inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya 2 tahun terhitung

dari kunjungan terakhir sesaui dari jadwal retensi yang telah ditentukan.

Menurut KARS (2012) berkas rekam medis klinis pasien, serta data dan

informasi lainnya disimpan (retensi) untuk jangka waktu yang cukup dan

mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku guna mendukung

asuhan pasien, manajemen, dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan

pendidikan. Dalam perhitungan ini memilih tahun kebutuhan penyimpanan

berkas rekam medis untuk 2 tahun mendatang.

Pada hasil perhitungan berkas rekam medis inaktif yang akan terisi di

rak penyimpanan inaktif membutuhkan 12 shaft dan perhitungan kebutuhan

rak untuk 2 (dua) tahun kedepan akan memerlukan 3,3 Rak penyimpanan.

Perhitungan untuk kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif

sudah sesaui dengan IFHIMA (2012) yang dilakukan oleh peneliti dengan

mempertimbangkan tipe sistem penyimpanan yang digunakan dalam rekam

medis meliputi sistem penomoran, berapa tahun berkas rekam medis aktif

56

disimpan, Berapa lama waktu rekam medis diretensi dan tipe rak

penyimpanan yang digunakan. Rak yang ada di ruang penyimpanan inaktif

yaitu dengan tinggi 280cm, panjang 500cm, dan lebar 80cm.

3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif

Bagian filing merupakan salah satu bagian di unit rekam medis. Peran

dan fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpanan berkas

rekam medis untuk berbagai keperluan, pelindung berkas rekam medis

terhadap kerahasiaan isi data rekam medis. Menurut Budi (2011)

penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan

mempercepat dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis,

melindungi berkas dari bahaya pencurian, dan kerusakan fisik, kimiawi dan

biologi. Untuk itu dalam pemilihan bahan penyimpanan berkas rekam medis

harus mempertimbangkan berbagai hal. Rak penyimpanan berkas rekam

medis inaktif di RSPAU dr. S. Hardjolukito memiliki 5 rak yang

menggunakan bahan besi rakitan dengan luas ruangan luas 39,2m² dengan

panjang 7m² dan lebar 5,6m². untuk spesifikasi 2 (Dua) muka, 8 shaft, tinggi

280cm, lebar 40cm/muka dan panjang 500cm untuk salah satu rak yang

terletak diposisi depan pintu memiliki panjang 400cm.

Ruang penyimpanan rekam medis inaktif di RSPAU dr. S.

Hardjolukito sangatlah sempit yang disebabkan adanya 5 rak penyimpanan,

sehingga untuk melakukan pekerjaan tidak efektif dan tingkat kecelakaan

kerja lebih tinggi. Apabila rak penyimpanan tersebut ditata ulang

menggunakan rak roll’o’pack atau menggunakan rak penyimpanan dengan

rak besi rakitan di ruang penyimpanan inaktif. Dengan cara ini akan

membuka jarak antar rak yang memenuhi standar di ruangan penyimpanan

yang kedepannya dapat mengurangi tingkat kecelakaan dan supaya petugas

filing dapat melakukan pekerjaan secara nyaman. Namun untuk rak

penyimpanan menggunakan roll’o’pack memerlukan biaya yang sangat mahal

dibandingkan dalam menggunakan rak besi rakitan, akan tetapi dalam

penggunaan roll’o’pack ini dapat memaksimalkan penyimpanan berkas

rekam medis inaktif dan untuk ketahanan roll’o’pack dapat dipergunakan

57

dalam jangka waktu yang cukup lama. Berikut spesifikasi rak penyimpanan

yang dihitung sesuai dengan luas ruang penyimpanan inaktif yang ada di

RSPAU dr. S. Hardjolukito :

a) Panjang rak 400cm dengan lebar rak 80cm, maka jarak antar rak 95cm

dan jarak dinding 160cm.

b) Panjang rak 200cm dengan lebar rak 80cm, maka jarak antar rak 95cm

dan jarak dinding yaitu 80cm dan 220cm.

c) Panjang rak 400cm dengan lebar setiap satu muka rak 40cm, maka jarak

antar rak 80cm, jarak antara dinding dan roll’o’pack yaitu 30cm dan

160cm.

d) Panjang rak 100cm dengan lebar setiap satu muka rak 40cm, maka jarak

antar rak 80cm, jarak dinding 220cm dan jarak antar jajaran yaitu 130cm

dan 120cm.

Dalam hal ini telah dipaparkan oleh Rustiyanto (2011) yang

menyatakan desain rak filing adalah kegiatan merancang rak penyimpanan

berkas rekam medis di pelayanan kesehatan dan faktor yang mempengaruhi

didalamnya yaitu folder berkas rekam medis, ruang penyimpanan, frekuensi

penyimpanan, personil (petugas filing), perlindungan keamaanan, dan lama

waktu penyimpanan.

58

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian yang berjudul “Gamabaran

Rak Dalam Pengelolaan Berkas Rekam Medis Inaktif di RSPAU dr. S.

Hardjolukito tahun 2017” yang telah disajikan pada Bab IV dapat disimpulkan

bahwa :

1. Luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif di RSPAU dr. S. Hardjolukito

sudah memadai dan rak penyimpanan rekam medis inaktif baru tersedia,

untuk saat ini masih dalam tahap penyelesaian.

2. Kebutuhan rak penyimpanan rekam medis inaktif 2 (dua) tahun mendatang di

RSPAU dr. S. Hardjolukito sebanyak 3 rak penyimpanan. Namun berkas

rekam medis inaktif belum sama sekali ditata ke setiap rak penyimpanan yang

dikarenakan baru memiliki rak penyimpanan rekam medis inaktif.

3. Rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif di RSPAU dr. S. Hardjolukito

memiliki 5 rak penyimpanan, dalam pengadaan rak penyimpanan tersebut

tidak memperhitungkan luas ruang yang dibutuhkan. Sehingga rak yang ada

di ruang penyimpanan inaktif memakan tempat sehingga menjadi sempit. Hal

ini mempengaruhi faktor pekerjaan petugas filing dan penyimpanan untuk

berkas rekam medis inaktif menjadi tidak efisien.

B. Saran

Saran yang dapat peneliti berikan adalah sebagai berikut :

1. Sebaiknya meninjau kebutuhan rak yang akan diperlukan untuk menyimpan

berkas rekam medis inaktif dan rak penyimpanan yang masih dalam tahap

penyelesaian harus dapat digunakan secepatnya agar mencapai kualitas

penyimpanan yang baik guna menanggulangi penumpukan berkas rekam

medis inaktif.

2. Sebaiknya dalam penataan rak harus diperhitungkan sesuai dengan luas

ruangan dengan cara pemotongan rak penyimpanan ataupun pemindahan

salah satu rak penyimpanan yang ada di ruang penyimpanan inaktif. Agar rak

59

penyimpanan yang ada di ruang penyimpanan inaktif dapat tertata dengan

rapi dan tidak sempit untuk melakukan pekerjaan.

3. Sebaiknya dilakukan pengadaan rak menggunakan roll’o’pack untuk

penyimpanan berkas rekam medis inaktif yang dapat dipergunakan dalam

jangka waktu yang cukup lama dan penambahan ruang penyimpanan untuk

berkas rekam medis inaktif.

4. Dibuatkan Standar prosedur operasional serta diberikannya sosialisasi terkait

tanggung jawab dan kegiatan telisir berkas rekam inaktif dalam penyimpanan

dan merapikan berkas rekam medis inaktif secara sistem penajajaran dengan

kunjungan terakhir yang akan mempermudah pencarian berkas rekam medis

inaktif.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta.

Basir, Barthos. 2016 Manajmen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi. Jakarta:Bumi Aksara.

Budiarto, Eko. 2012. Biostatistik Untuk Kedokteran dan Kesehatan Masyarakat.

Bandung: EGC.

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta :

Quantum Sinergis Media.

Bungin, B. 2008. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Prenata Media Group.

Hatta, G.R.2013. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta:Universitas Indonesia.

IFHIMA. 2012. Education Modul 8 : Planning a Health Record Department.

International Federation of Health Information Management Associations.

KARS. 2012. Instrumen Akreditasi Rumah Sakit Standar Akreditasi. Jakarta

Notoadmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.

Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam

Medis.

Peraturan Menteri Kesehatan No.512/MENKES/PER/IV/2007 tentang Izin

Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran.

Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi : Perekam Medis Informasi Kesehatan.

Yogyakarta

Rustiyanto, E, Rahayu,W.A 2011 Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Poltekkes Permata Indonesia.

Sudra, Rano Indradi. 2013. Rekam Medis. Universitas Indonesia. Tangerang

Selatan.

Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

________. 2012. Memahami Penelitian Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta

________.2015. Memahami Penelitian Kuantitatif Dan Kualitatif dan R&D.

Bandung: Alfabeta.

Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan Nasional.

Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

WHO. 2002. Medical Record Manual A Guide For Developing Countries. World

Health Organization.

L

A

M

P

I

R

A

N

PROGRAM STUDI

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)


YOGYAKARTA

PEDOMAN WAWANCARA

A. Identitas Responden

Nama : Triangulasi

Pekerjaan : PNS

Lokasi : Rekam Medis RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta

Tanggal,Pukul : 21 Juli 2017, pukul 13.45 WIB

B. Daftar Pertanyaan

1. Apakah anda lulusan D3 Rekam Medis?

2. Apa yang anda ketahui tentang pengelolaan berkas rekam medis inaktif?

3. Apakah anda pernah mendapatkan pengetahuan tentang manajeman filing

melalui pelatihan atau seminar?

4. Apakah sudah memiliki ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?

5. Berapa luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?

6. Apakah sudah mempuyai rak penyimpanan untuk berkas rekam medis inaktif ?

7. Berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang di input kedalam komputer

dan ada berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang tidak terinput ?

8. Berapa lama dalam pencarian berkas rekam medis inaktif, jika ada pasien

datang kembali meminta pelayanan kesehatan?

9. Apakah rekam medis inaktif itu penting?mengapa?

10. Apakah anda mengalami kendala dalam melakukan pencarian berkas

rekam medis yang inaktif?

PROGRAM STUDI



YOGYAKARTA

PEDOMAN WAWANCARA


Nama : Responden A

Pekerjaan : TNI AU


















PROGRAM STUDI



YOGYAKARTA

PEDOMAN WAWANCARA


Nama : Responden B

Pekerjaan : TL/Staf Rekam Medis


















GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN …repository.unjaya.ac.id/2082/2/RAHMADHANI...

Documents

Transcript of GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN …repository.unjaya.ac.id/2082/2/RAHMADHANI...