BAB I

Kajian Fungsi dan Proses Manajemen

Kajian Fungsi

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

dari bebrpa pengertian diatas semoga dapat mempertjelas dan membatu anda dalam memehami masalah managent, semoga artikel ini bermanfaat untuk anda yang berkunjung

sumber: wikipedia

Fungsi Manajemen menurut para ahli dan dalam kehidupan sehari hari kita memang sangat besar terutama untuk menunjang bisnis dan efektivitas. Manajemen merupakan sebuah ilmu yang diterapkan di segala bidang kehidupan, tidak hanya untuk bisnis dan keuangan, manajemen juga sangat penting untuk mengelola waktu agar lebih efektif dan efisien.Bagi yang sedang mempelajari ilmu bisnis dan ekonomi ada beberapa fungsi manajemen yang diungkapkan oleh ahli dalam bidang ekonomi dan manajemen. Namun dari beberapa teori yang dikembangkan tersebut memang ada beberapa yang lebih sering digunakan untuk teori ataupun prakteknya

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen yang utama menurut berbagai ahli dalam ilmu ekonomi sebenarnya ada 4 fungsi utamanya, dalam pembagian ilmu ekonomi juga telah di pelajari secara detil keempat fungsi ini.

1. PerencanaanFungsi perencanaan merupakan fungsi bagaimana mengelola sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Fungsi ini bertujuan untuk mencari bagaimana jalan atau cara alternatif untuk mencapai tujuan perusahaan dengan meningkatkan kinerja dan sumber daya yang ada seefisien dan sebaik mungkin.

Sub kegiatan pada fungsi perencanaan

Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan  Menentukan target bisnis Merancang strategi yang akan dilakukan Membuat key performance indicator atau indikator sukses setiap strategi dan

kegiatan yang dilakukan2. PengarahanFungsi manajemen yang kedua adalah fungsi pengarahan, dimana memberikan arahan agar seluruh tim dan sumber daya yang ada dapat bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Selain itu, menjalankan seluruh perencanaan yang telah dibuat agar dapat dijalankan dengan baik.

Sub kegiatan pada fungsi pengarahan

Review rutin terhadap kegiatan yang dilakukan Memberikan motivasi dan bimbingan pada tim Memberikan penjelasan rutin mengenai tugas dan item yang harus dilakukan

3. PengorganisasianFungsi untuk melakukan substract pekerjaan yang ada menjadi sub bagian yang kecil agar mudah dikerjakan oleh semua anggota tim. Memberikan fungsi nyata the right man on the right place dan memastikan seluruh orang dalam tim tersebut telah mendapat porsi dan pekerjaan yang telah sesuai.Sub kegiatan pada fungsi pengorganisasian

Membuat Work breakdown structure atau struktur organisasi  Seleksi sumber daya manusia, yang merupakan tugas HRD di perusahaan. Penetapan personil pada area kerja yang telah ditentukan

4. PengawasanMemastikan bahwa seluruh kegiatan yang telah direncanakan dan diarahkan telah dikerjakan dengan baik dan benar dan sesuai dengan perencanaan yang di buat.

Sub kegiatan pada fungsi pengorganisasian

Mengevaluasi kinerja yang telah dicapai Mengambil tindakan atas pencapaian yang telah di capai Mengambil solusi atas kekurangan dalam pencapaian target yang telah

ditentukan.Fungsi Manajemen Secara Umum

Fungsi manajemen secara umum dan dalam kehidupan sehari hari memang memiliki peran vital dalam kehidupan maupun dalam bisnis. Manajemen tidak hanya

mengajarkan 4 fungsi utama di atas, melainkan juga bagaimana seseorang mengimplementasikan keempatnya secara tepat di dunia kerja, belajar, bahkan ketika mencari teman dan waktu bermain. Manajemen menjadi indikator sukses dalam kehidupan pribadi dan perusahaan terbesar di Indonesia atau pun di dunia. Secara umum fungsi manajemen adalah untuk memberikan suatu sistem yang jelas bagaimana suatu tujuan dapat dicapai dengan pendekatan yang sistematis.

Proses Manajemen

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMENOleh: Haslizen Hoesin

PendahuluanTerdapat beberapa fungsi-fungsi menejemen yang dikemukakan para pakar, Fungsi fungsi manajemen menurut beberapa parapakar adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Pendapat lain bahwa fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sebelum membaca Fungsi-funfsi Manajemen, sebaiknya baca dulu Manajemen sebagai pembuka wawasan, klik disinihttp://lizenhs.wordpress.com/2011/06/23/manajemen/Fungsi-funngsi Manajemen Dari Beberapa PakarFungsi-fungsi manajemen berkembang terus menjadi melebihi empat buah (banyak).Luther Gullick: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai); Pembinaan kerja; Pengkoordinasian; Pelaporan; Pengawasan; Anggaran.George Terry: Perencanaan; Pengorganisasian; Penggerak (Actuating); Pengawasan.James Stone: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan.Kootz dan Donnel: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai), Pembinaan kerja; Pengawasan.Richard Griffin: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan.Earnest Dale: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (penyusunan pegawai) Presentasi; Pengawasan.Hendry Foyal: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan.Lyndall Urwick: Peramalan; Perencanaan; Pengorganisasian; Pemberikomando; Pengkoordinasian; pelaporan; Pengawasan.Fungsi-fungsi manajemen dari yang dikemukakan para pakar itu bila di rekapitulasi adalah sebagai berikut: Peramalan; Perencanaan; Pengorganisasian; Penggerak; Pimpinan; Pemberikomando; Staf (Penyusunan pegawai); Pembinaan kerja; Pengkoordinasian; Pelaporan; Presentasi; Pengawasan; Anggaran.Uraian ringkas fungsi-fungsi manajemenBerikut paparan mengenai fungsi-fungsi manajemen secara ringkas sebagai berikut:Peramalan/Perkiraan (Forecasting)Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan perkiraaan/ taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.Perencanaan (Planning)Kegiatan seorang manejer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana, berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana, merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :1) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?2) Mengapa tindakan itu harus dikerjakan ?3) Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?4) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?5) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?6) Bagaimana cara melaksanakan tindakan itu ?Menurut Stoner, Planning adalah proses menetapkan sasaran/tujuan dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Proses menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.Organisasi (Organizing)Organisasi (Organizing) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. Bila di tinjau dari proses, maka proses itu adalah proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan dapat bekerja secara efektif.Pengorganisasian atau Organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.Pengorganisasian bertujuan membagi satu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.Aktual (Actuating) MenggerakkanMengerakkan atau actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendiri atau penuh kesadaran secara brsama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal in yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership)Pimpinan (Leading)Pekerjaan leading meliputi empat kegiatan yaitu: 1) Mengambil keputusan. 2) Mengadakan komunikasi agar terjadi saling pengertian antara manajer dan bawahan. 3) Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak. 4) Mengkoordinasi kegiatanPengarahan (Directing/Commanding)Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasinya.Motivasi (Motivating)Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, inovasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Inovasi (Inovation)Inovasi adalah Proses atau hasil pengembangan atau pemanfaatan/mobi-lesasi pengetahuan, keterampilan (termasuk keterampilan teknologis) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan sosial).Koordinasi (Coordinating)Koordinating atau pengkoordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.Kendali (Controlling)Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau, sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengendalikan jalan suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkanLaporan (Reporting)Adalah suatu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pimpinan yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis. Tentu yang terbaik adalah tertulisStaf (Staffing)Staf merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.Fungsi Operasional ManajemenPada pelaksanaannya, fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan menurut tahapan tertentu akan sangat berbeda jika didasarkan pada fungsi operasionalnya. Operasional adalah proses penentuan pengamatan kegiatan yang dapat diamati, berarti apa yang dilakukan/diamati.Secara opersional, fungsi perencanaan untuk sumber daya manusia akan sangat berbeda dengan fungsi perencanaan untuk sumber daya alam. Demikian pula jika dilihat dari jenis organisasinya.Dalam manajemen organisasi kegiatan/usaha (bisnis), dapat dibedakan secara garis besar menjadi fungsi-fungsi sebagai berikut: 1) Manajemen Sumber Daya Manusia. 2) Manajemen Produksi. 3) Manajemen Pemasaran dan 4) Manajemen KeuanganManajemen Sumber Daya Manusia pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola pelaksana/pekerja (orang).Manajemen Produksi pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola kegiatan memproduksi produkManajemen Pemasaran pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola, mendata dan mencari pembeli/pelanggan.Manajemen Keuangan pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola uang usaha yang diperoleh dari penjualan produk atau pinjaman dari badan lain dalam pelaksanaan kegiatan usaha.

Lingkaran SpiralAktifitas fungsi-fungsi manajemen menurut Islam, merupakan sesuatu yang berulang-ulang, menyerupai lingkaran (siklus) atau berbentuk seperti lingkaran ulir atau spiral maju kedepan yang selalu mengarah kepada perbaikan. Kejadian ini dijelaskan pada surat Alam Nasyrah [94] 5 sampai 7.Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan (5). Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan (6). Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain (7).Berulang perkataan sesudah kesulitan itu ada kemudahan (ayat 5 dan 6). Ini berarti suatu siklus. Satu siklus dikerjakan dengan sungguh-sungguh, kemudian dikerjakan pula siklus kedua dengan sungguh-sungguh (ayat 7).Pada surat ini jelas terlihat penting melakukan pekerjaan dengan berulang-ulang dan sungguh-sungguh, sehingga diperoleh hasil yang lebih baik dari pengalaman pekerjaan pertama begitulah seterusnya. Artinya untuk jenis produk yang sama tentu didapatkan kesulitan, kemudian dilakukan perbaikan dan dikerjakan dengan sungguh-sungguh diproleh hasil yang lebih baik begitulah seterusnya. Hasil perbaikan akan menghilangkan beban, memberikan kemudahan, kelapangan dan meningkatkan mutu produk karena pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh dari menyelesaikan kesulitan dari produk tersebut.Perhatikan aktifitas fungsi-fungsi manajemen yang terkenal adalah POAK. Telihat merupakan sesuatu yang berulang-ulang, menyerupai lingkaran (siklus) yaitu POAK-evaluasi (perbaikan)-POAK-evaluasi (perbaikan)-POAK dan seterusnya maka terjadi berbentuk seperti lingkaran ulir atau spiral maju kedepan yang selalu mengarah kepada perbaikan.Kejadian ini bila diperhatikan mengikuti ayat-ayat Al Qur’an surat Alam Nasyrah [94] ayat 5 sampai 7 dilengkapi dengan langkah Dan hanya kepada Tuhan mulah hendaknya kamu berharap (8). Langkah ini tidak terdapat pada POAK.Mudah-mudahan paparan diatas dapat menjadi masukan dalam menjalankan Usaha/Orgabisasi/bisnis.

BAB II

Perbedaan Fungsi dan Proses Manajemen

Perbedaan Fungsi

1. TOPIC:FUNCTIONS OF MANAGEMENT PRESENTATION BY: ZOHRA RUBAB

2. BACKGROUND Henri Fayol, the father of the school of Systematic Management, was motivated to create a theoretical foundation for a managerial educational program

based on his experience as a successful managing director of a mining company. he observed that the increasing complexity of organisations would require more

professional management. Fayols legacy is his generic Principles of Management. Of Fayols six generic activities for industrial undertakings (technical, commercial, financial, security, accounting, managerial), the most important were The Five

Functions of Management that focused on the key relationships between PRESENTATION BY: personnel and its management. ZOHRA RUBAB

3. FUNCTIONS OFMANAGEMENT PRESENTATION BY: ZOHRA RUBAB

4. PLANNING According to KOONTZ, “Planning is deciding in advance - what to do, when to do & how to do. It bridges the gap from where we are & where we want to

be”. Planning is necessary to ensure proper utilization of human & non-human resources. It is all pervasive, it is an intellectual activity and it also helps in avoiding

confusion, PRESENTATION BY: uncertainties, risks, wastages etc. ZOHRA RUBAB

5. ORGANIZING According to Henry Fayol, “To organize a business is to provide it with everything useful or its functioning i.e. raw material, tools, capital and

personnel’s”. PRESENTATION BY: ZOHRA RUBAB

6. Organizing as a process involves: Identification of activities. Classification of grouping of activities. Assignment of duties. Delegation of authority and creation

of responsibility. Coordinating authority and responsibility relationships. PRESENTATION BY: ZOHRA RUBAB

7. STAFFING According to Koontz & ODonnell, “Managerial function of staffing involves manning the organization structure through proper and effective selection, appraisal & development of personnel to fill the roles designed un the structure”. It is the function of manning the organization PRESENTATION BY: structure and keeping it manned. ZOHRA RUBAB

8. Staffing involves: Manpower Planning (estimating man power in terms of searching, choose the person and giving the right place). Recruitment, selection & placement. Training & development. Remuneration. Performance appraisal. Promotions & transfer. PRESENTATION BY: ZOHRA RUBAB

9. DIRECTING It is that part of managerial function which actuates the organizational methods to work efficiently for achievement of organizational purposes. Direction has following elements: Supervision Motivation Leadership PRESENTATION BY: Communication ZOHRA RUBAB

10. CONTROLLING According to Koontz & ODonnell “Controlling is the measurement & correction of performance activities of subordinates in order to make sure that the enterprise objectives and plans desired to obtain them as being accomplished”. The purpose of controlling is to ensure that everything occurs in conformities with the standards. PRESENTATION BY: ZOHRA RUBAB

Therefore controlling has following steps: Establishment of standard performance. Measurement of actual performance. Comparison of actual performance with the standards and finding out deviation if any. Corrective action

Functions of Management

The essential elements/components of Management Process are four.

a. Planning

b. Organising

c. Directing and

d. Controlling.

We may add some more elements in the management process. Such elements are:-

i. Motivating

ii. Co-coordinating

iii. Staffing and

iv. Communicating.

The elements in the management process are actually the basic functions of management these functions constitute the management process in practice. Management process is in fact, management in practice. This process suggests what a manager is supposed to, do or the basic functions that he has to perform while managing the job assigned to him.

Luther Gullic gave a new formula to suggest the elements of Management Process i.e. basic functions of management. According to him, management process may be indicated by the word "PODSCORB”. Here, ‘P' states for 'planning'. "O" for 'organising', "D" for 'directing', "S" for 'Staffing', "CO" for 'Coordinating, "R" for 'Reporting' and "B" for 'Budgeting'. Gullic coined the word "PODSCORB" to suggest seven functions of management.

The following figures show the management process and the elements involved:

Elements of Management Process

1. Planning: Planning is the primary function of management. It involves determination of a course of action to achieve desired results/objectives. Planning is the starting point of management process and all other functions of management are related to and dependent on planning function. Planning is the key to success, stability and prosperity in business. It acts as a tool for solving the problems of a business unit. Planning plays a pivotal role in business management It helps to visualize the future problems and keeps management ready with possible solutions.

2. Organising: Organising is next to planning. It means to bring the resources (men, materials, machines, etc.) together and use them properly for achieving the objectives. Organisation is a process as well as it is a structure. Organising means arranging ways and means for the execution of a business plan. It provides suitable administrative structure and facilitates execution of proposed plan. Organising involves different aspects such as departmentation, span of control delegation of authority, establishment of superior-subordinate relationship and provision of mechanism for co-ordination of various business activities.

3. Staffing: Staffing refers to manpower required for the execution of a business plan. Staffing, as managerial function, involves recruitment, selection, appraisal,

remuneration and development of managerial personnel. The need of staffing arises in the initial period and also from time to time for replacement and also along with the

expansion and diversification of business activities. Every business unit needs

efficient, stable and cooperative staff for the management of business activities. Manpower is the most important asset of a business unit. In many organisations,

manpower planning and development activities are entrusted to personnel manager or HRD manager. 'Right man for the right job' is the basic principle in staffing.

4. Directing (Leading): Directing as a managerial function, deals with guiding and instructing people to do the work in the right manner. Directing/leading is the responsibility of managers at all levels. They have to work as leaders of their subordinates. Clear plans and sound organisation set the stage but it requires a

manager to direct and lead his men for achieving the objectives. Directing function is quite comprehensive. It involves Directing as well as raising the morale of

subordinates. It also involves communicating, leading and motivating. Leadership is essential on the part of managers for achieving organisational objectives.

5. Coordinating: Effective coordination and also integration of activities of different departments are

6. essential for orderly working of an Organisation. This suggests the importance of coordinating as management function. A manager must coordinate the work for which

he is accountable. Co-ordination is rightly treated as the essence of management. It may be treated as an independent function or as a part of organisms function.

Coordination is essential at all levels of management. It gives one clear-cut direction to the activities of individuals and departments. It also avoids misdirection and

wastages and brings unity of action in the Organisation. Co-ordination will not come automatically or on its own Special efforts are necessary on the part of managers for

achieving such coordination.

7. Controlling: Controlling is an important function of management. It is necessary in the case of individuals and departments so as to avoid wrong actions and activities. Controlling involves three broad aspects: (a) establishing standards of performance,

(b) measuring work in progress and interpreting results achieved, and (c) taking corrective actions, if required. Business plans do not give positive results

automatically. Managers have to exercise effective control in order to bring success to a business plan. Control is closely linked with other managerial functions. It is rightly treated as the soul of management process. It is true that without planning there will be nothing to control It is equally true that without control planning will be only an

academic exercise Controlling is a continuous activity of a supervisory nature.

8. Motivating: Motivating is one managerial function in which a manager motivates his men to give their best to the Organisation. It means to encourage people to take more

interest and initiative in the work assigned. Organisations prosper when the employees are motivated through special efforts including provision of facilities and incentives. Motivation is actually inspiring and encouraging people to work more and contribute more to achieve organisational objectives. It is a psychological process of

great significance.

9. Communicating: Communication (written or oral) is necessary for the exchange of facts, opinions, ideas and information between individual’s and departments. In an

organisation, communication is useful for giving information, guidance and instructions. Managers should be good communicators. They have to use major

portion of their time on communication in order to direct, motivate and co-ordinate activities of their subordinates. People think and act collectively through

communication. According to Louis Allen, "Communication involves a systematic and continuing process of telling, listening and understanding".

A. Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan

untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan

lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan

perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya

tidak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian

mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus

dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan

mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan

manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh

kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

4. Pengevaluasian (evaluating) adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya

sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

Berikut adalah lima fungsi manajemen yang paling penting menurut Handoko (2000:21) yang berasal dari klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial menurut Henri Fayol yaitu:

a. Planning

Planning atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan

standar yang dibutuhkan utk mencapai tujuan.

b. Organizing

Organizing atau pengorganisasian ini meliputi :

1. Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.

3. Penugasan tanggung jawab tertentu.

4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.

c. Staffing

Staffing atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan

kerja yang menguntungkan dan produktif.

d. Leading

Leading atau fungsi pengarahan adalah bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan.

e. ControllingControlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan

yang telah ditetapkan.

Konsep Perencanaan

JENIS PERENCANAAN

Types of plans

Organizations use various kinds of plans to suit there spesific needs. The plans can be classified according to various parameters. However, it should be remembered that these plans are not independent. One type of plan can definitely bear features of one or more of other types. It is the task of an efficient manager to choose the one which would best suit the problem to be addressed. Often it might be possible that the manager needs to bend and blend different plans, to innovate new plans altogether.

a. Strategic plans

These plans aim at fulfiling the overall goals, the prime objective of the firm. These goals are dicided by the top most management of the organizational hierarchy. The are prepared on a long term basis. High degree of skill and expertise is required for formulating such plans, since accurate forecasting and correct interpretation of data is required to eye and attain the long-term goals. The organization throught strategic planning decodes its direction, strategy, resourch allocation and all other vital fuction.

b. Tactical Plans

Tectical plans are devised to take the strategic plan trought. These plans help in implementation of smaller parts of strategic plans, by breaking it down to spesific short-term actions and plans. Tactical plan should be completely aligned with the strategic plans.

c. Spesific Plans

Spesific Plans are those which set out their objective explicitly. There remains no room for interpretation. They are unambigous. Tactical Plans are usually Specific.

d. Directional Plans

These plans are flexible in nature that see out general guidelines, and are not spesific ones. Situations where uncertainty is very high, directional plans are preferred. These plans do not bind the managers into spesific goals and action.

e. Long- range plans

Earlier plans covering a time frime of 10 years and above were called long-term plans. They aim at attaining the overall orgsnizationel goals. But with the increasing uncertainty and dynamism in bussiness situations, today usually plans of three-year span are defined as long-term plans. The definition however, might very according to organization’s perception. Strategic plans are long-term plans.

f. Short-range plans

Plans of one year duration or less are classified as short-term plans. They usually intend to meet the short-term objectives of the firm . All operational-level plans are usually short-term in nature. Plans in between these two time frames can be called midlle-term plans or intermediate plans

g. Operational Plans

These plans are subsets of strategic plans. They explain what portion of a strategic plan will be put into operation during a particular operational periode. They may be for singgle use or for repeated use. Based on their usage they can be further classified into singgle use plans and standing plans.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Ada beberapa macam perencanaan yang ditinjau dari beberapa segi,yaitu:

1. Jenis perencanaan menurut prosesnya :

a. Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebiajkan-kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakan itu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.

b. Program Planning, merupakan perincian dan penjelasan daripada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal berikut:

(a) Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan

(b) Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan

(c) Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan

(d) Prosedur kerja yang harus dipatuhi

(e) Struktur organisasi yang harus dipenuhi.

c. Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuanyang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat dalam perencanaan ini adalah: Analisa daripada program perencanaan

(a) Penetapan prosedur kerja

(b) Metode-metode kerja

(c) Tenaga-tenaga pelaksana

(d) Waktu, dan sebagainya

2. Jenis perencanaan menurut jangka waktunya :

a. Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam

pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun.

b. Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengahyang waktu

pelaksanaanya membutuhkan waktu antara 1hingga tiga tahun

c. Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun

3. Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya :

a. National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh wilayah

Negara.

b. Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah

c. Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangat terbatas.

4. Jenis perencanaan menurut penggunaannya :

a. Single Use Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja.

Dalam artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi.

b. Repeats Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali

5. Jenis perencanaan dilihat dari segi luasnya usaha kegiatan :

a. General Planning, suatu rencana yang dibuat secara garis besar dan

menyeluruh untuk kegiatan kerja sama yang lebih luas. Misalnya rencana

Kepala Bidang Kanwil untuk satu tahun pelajaran.

b. Special (Concentrated) Planning, suatu rencana mengenai kegiatan khusus, misalnya perencanaan yang dilakukan oleh kepala sekolah untuk mengatasi kesulitan belajar dikela IPA

Perencanaan telah diterapkan pada semua jenis kegiatan dan sesungguhnya terdapat berbagai jenis perencanaan. Beberapa rencana meliputi: kegiatan yang sangat luas, sedangkan ada juga yang meliputi kegiatan terbatas saja, ada yang semata-mata meliputi pertimbangan operasional, sedangkan yang lain menitikberatkan pada pelaksanaan, biaya,kualitas atau unsur-unsur penting lainnya.

Menurut G.R. Terry bahwa jenis rencana dapat di klasifikasikan menjadi:a. Rencana Pengembangan

b. Rencana Pemakai

c. Rencana Anggota-Anggota Manajemen

Klasifikasi dari rencana-rencana tersebut adalah sesuai dengan waktu yang di liput oleh rencana-rencana yang bersangkutan. Dengan demikian terdapat rencana-rencana dilihat dari segi waktu jangka panjang (meliputi waktu lima tahun atau lebih) dan rencana jangka pendek (meliputi waktu dua tahun atau kurang). Rencana-rencana yang meliputi waktu tiga hingga limatahun kadang-kadang dianggap berjangka pendek atau juga dianggap jangka panjang, tergantung dari organisasi yang bersangkutan, ada juga menyatakan rencana-rencana seperti adalah berjangka sedang, tetapi tidak begitu umum disebut demikian.

G.R. Terry lebih condong memakai periode waktu membenarkan pengeluaran-pengeluaran seperti  ditetapkan di dalam rencana yang bersangkutan. Artinya, mereka menginginkan agar rencana mencakup waktu yang diperlukan untuk menutup komitmen pengeluaran mereka. Hal tersebut sering dinyatakan sebagai Recovery Cost. Menerima konsepsi komitmen tersebut berarti bahwa yang direncanakan itu selalu berbeda, tergantung dari hal-hal tersebut di atas dan keyakinan dari para top manajer. Jenis-jenis rencana lainnya ialah rencana orientasi dan rencana operasional. Rencana-rencana tersebut dapat berupa rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang. Rencana orientasi berusaha untuk memperjelas sasaran-sasaran perusahaan yang masih aktuil, kegiatannya, kemampuan, personil dan hubungannya dengan para langganan. Dengan latar belakang rencana rencana seperti itu, dapat dibuat proyeksi tentang hal-hal yang diharapkan akan terjadi. Sebaliknya, rencana-rencana tersebut dapat memberi evaluasi kepada para manajer tentang situasi, rencana. Rencana-rencana operasional meliputi kegiatan-kegiatan yang segera akan dilaksanakan. Ia dapat menjawab

siapa yang akan melaksanakan apa mengaktifkan sumber-sumber fisik. yakni fasilitas, bahan dan personil, merupakan hal-hal yang dicakup oleh rencana tersebut. 

BAB III

KONSEP PERENCANAAN

BAB IV

JENIS PERENCANAAN

Types of plans

Organizations use various kinds of plans to suit there spesific needs. The plans can be classified according to various parameters. However, it should be remembered that these plans are not independent. One type of plan can definitely bear features of one or more of other types. It is the task of an efficient manager to choose the one which would best suit the problem to be addressed. Often it might be possible that the manager needs to bend and blend different plans, to innovate new plans altogether.

h. Strategic plans

These plans aim at fulfiling the overall goals, the prime objective of the firm. These goals are dicided by the top most management of the organizational hierarchy. The are prepared on a long term basis. High degree of skill and expertise is required for formulating such plans, since accurate forecasting and correct interpretation of data is required to eye and attain the long-term goals. The organization throught strategic planning decodes its direction, strategy, resourch allocation and all other vital fuction.

i. Tactical Plans

Tectical plans are devised to take the strategic plan trought. These plans help in implementation of smaller parts of strategic plans, by breaking it down to spesific short-term actions and plans. Tactical plan should be completely aligned with the strategic plans.

j. Spesific Plans

Spesific Plans are those which set out their objective explicitly. There remains no room for interpretation. They are unambigous. Tactical Plans are usually Specific.

k. Directional Plans

These plans are flexible in nature that see out general guidelines, and are not spesific ones. Situations where uncertainty is very high, directional plans are preferred. These plans do not bind the managers into spesific goals and action.

l. Long- range plans

Earlier plans covering a time frime of 10 years and above were called long-term plans. They aim at attaining the overall orgsnizationel goals. But with the increasing uncertainty and dynamism in bussiness situations, today usually plans of three-year span are defined as long-

term plans. The definition however, might very according to organization’s perception. Strategic plans are long-term plans.

m. Short-range plans

Plans of one year duration or less are classified as short-term plans. They usually intend to meet the short-term objectives of the firm . All operational-level plans are usually short-term in nature. Plans in between these two time frames can be called midlle-term plans or intermediate plans

n. Operational Plans

These plans are subsets of strategic plans. They explain what portion of a strategic plan will be put into operation during a particular operational periode. They may be for singgle use or for repeated use. Based on their usage they can be further classified into singgle use plans and standing plans. (Karmakar)

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Ada beberapa macam perencanaan yang ditinjau dari beberapa segi,yaitu:

2. Jenis perencanaan menurut prosesnya :

d. Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebiajkan-kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakan itu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.

e. Program Planning, merupakan perincian dan penjelasan daripada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal berikut:

(f) Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan

(g) Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan

(h) Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan

(i) Prosedur kerja yang harus dipatuhi

(j) Struktur organisasi yang harus dipenuhi.

f. Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuanyang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat dalam perencanaan ini adalah: Analisa daripada program perencanaan

(a) Penetapan prosedur kerja

(b) Metode-metode kerja

(c) Tenaga-tenaga pelaksana

(d) Waktu, dan sebagainya

2. Jenis perencanaan menurut jangka waktunya :

a. Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam

pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun.

b. Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengahyang waktu

pelaksanaanya membutuhkan waktu antara 1hingga tiga tahun

d. Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun

5. Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya :

d. National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh wilayah

Negara.

e. Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah

f. Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangat terbatas.

6. Jenis perencanaan menurut penggunaannya :

c. Single Use Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja.

Dalam artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi.

d. Repeats Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali

5. Jenis perencanaan dilihat dari segi luasnya usaha kegiatan :

a. General Planning, suatu rencana yang dibuat secara garis besar dan

menyeluruh untuk kegiatan kerja sama yang lebih luas. Misalnya rencana

Kepala Bidang Kanwil untuk satu tahun pelajaran.

c. Special (Concentrated) Planning, suatu rencana mengenai kegiatan khusus, misalnya perencanaan yang dilakukan oleh kepala sekolah untuk mengatasi kesulitan belajar dikela IPA

Perencanaan telah diterapkan pada semua jenis kegiatan dan sesungguhnya terdapat berbagai jenis perencanaan. Beberapa rencana meliputi: kegiatan yang sangat luas, sedangkan ada juga yang meliputi kegiatan terbatas saja, ada yang semata-mata meliputi pertimbangan operasional, sedangkan yang lain menitikberatkan pada pelaksanaan, biaya,kualitas atau unsur-unsur penting lainnya.

Menurut G.R. Terry bahwa jenis rencana dapat di klasifikasikan menjadi:a. Rencana Pengembangan

d. Rencana Pemakai

e. Rencana Anggota-Anggota Manajemen

Klasifikasi dari rencana-rencana tersebut adalah sesuai dengan waktu yang di liput oleh rencana-rencana yang bersangkutan. Dengan demikian terdapat rencana-rencana dilihat dari segi waktu jangka panjang (meliputi waktu lima tahun atau lebih) dan rencana jangka pendek (meliputi waktu dua tahun atau kurang). Rencana-rencana yang meliputi waktu tiga hingga limatahun kadang-kadang dianggap berjangka pendek atau juga dianggap jangka panjang, tergantung dari organisasi yang bersangkutan, ada juga menyatakan rencana-rencana seperti adalah berjangka sedang, tetapi tidak begitu umum disebut demikian.

G.R. Terry lebih condong memakai periode waktu membenarkan pengeluaran-pengeluaran seperti  ditetapkan di dalam rencana yang bersangkutan. Artinya, mereka menginginkan agar rencana mencakup waktu yang diperlukan untuk menutup komitmen pengeluaran mereka. Hal tersebut sering dinyatakan sebagai Recovery Cost. Menerima konsepsi komitmen tersebut berarti bahwa yang direncanakan itu selalu berbeda, tergantung dari hal-hal tersebut di atas dan keyakinan dari para top manajer. Jenis-jenis rencana lainnya ialah rencana orientasi dan rencana operasional. Rencana-rencana tersebut dapat berupa rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang. Rencana orientasi berusaha untuk memperjelas sasaran-sasaran perusahaan yang masih aktuil, kegiatannya, kemampuan, personil dan hubungannya dengan para langganan. Dengan latar belakang rencana rencana seperti itu, dapat dibuat proyeksi tentang hal-hal yang diharapkan akan terjadi. Sebaliknya, rencana-rencana tersebut dapat memberi evaluasi kepada para manajer tentang situasi, rencana. Rencana-rencana operasional meliputi kegiatan-kegiatan yang segera akan dilaksanakan. Ia dapat menjawab siapa yang akan melaksanakan apa mengaktifkan sumber-sumber fisik. yakni fasilitas, bahan dan personil, merupakan hal-hal yang dicakup oleh rencana tersebut. 

BAB V

TAHAPAN PERENCANAAN

BAB VI

JENIS EVALUASI

BAB VII

TAHAPAN EVALUASI