FUNGSI MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Dalam perkembangan ilmu kedokteran , terutama sejak Perang Dunia Kedua< dirasakan

serang dokter tidak dapat lagi bekerja hanya berorientasikan terhadapp satu persatu

pasien byang sedang sakit saja>. Jumlah dokter tidak sebanding dengan jumlah seluruh

pasien yang ada. Karena itu maka dokter dan rekan kerjanya perlu dilengkapi dengan

pengaetahuan tentang administrasi sarana pelayanan kesehatan.

Diperlukan pengetahian bagi dokter untuk memahami asas asas managjemen dan

penerapannya di bidang bkesehatan. Salah satu kesenjangan yang dirasakan masih

berkembang di dunia pendidikan tenaga kesehatan di Indonesia adalah kurangnya materi

manajemen yang diberikan sementara tugas tugas pokok mereka sehari hari di tempat

kerja tidak hanya menyangkut asopek medis teknis tetapi juga meliputi aspek medis

teknis, tetapi juga meliputi aspek manajemen.

Dengan memahami asaa-asas manajemen< seorang manajer organisasi pelayanan

nkesehatan akan lebih mampu memanfaatkan potensi dan sumber daya yang dimiliki oleh

organisasinya untukmencapai tujuan bersama sehingga organisasi yang dipimpinnya akan

lebih produktif, efisein dan efektif. Sebagai unsure pimpinan, pemahaman akan asas

manajemen juga akan lebih menguntungkan organisasin karena mereka lebih menghayati

ntugas manajerialnya seperti merencanakan suatu program, membagi tugas dan

bekerjasama dengan petugas kesehatan lainnya, melakukan koordinasi dengan sector

lainnya.

Administrasi Kesehatan Masyarakat adalah cabang dari Ilmu Administrasi yang

khususnya mempelajari bidang Kesehatan suatu masyarakat. Ilmu Kesehatan masyarakat

dalah ilmu dan seni daripada :

- mencegah penyakit

- memperpanjang masa hidup

- meningkatkan kesehatan fisik dan mental dan nefisiensi melalui usaha masyarakat

vyang yang bterorganisir

- sanitasi lingkungan

- mengendalikan penyakit menular

- mendidik masyarakat dalam prinsip prinsip kesehatan perorangan

- pengorganisasian usaha pelayanan medis dan perawatan

Pengertian adminhistrasi vdapat didekati dar bdua pengertian yaitu sebagai nunbsur

statis administrasi(ORGANISASI) dan sebagai unsur dinamis administrasi (manajemen )

Organisasi merupakan suatu wadah formal dimana terdapat orang orang yang saling

bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen , merupakan suatu proses/kegiatan bersama yang dilakukan oleh

anggota anggota organisasi untuk menggerakkan unsur unsur manajemen dalam

mencapai tujuan tadi. Macam macam kegiatan atau aktivitas kerjasamna tersebut dapat

disebut sebagu suatu fungsu manajemen. Mannajemen dipimpin oleh seorang manajer

yang dalam kepemimpinannya ia mengenakan atribut kepemimpinan tertentu (leader-

ship)

Gambar Model pengertian administrasi sebagai organisasi manajemen

A.Penegrtian Manajemen

Untuk dapat memahami pengertian manajemen , perlu vdiketahui bahwa dala manajemen

terkandung bpengertian bpengertian :

1. Manajemen adalah suatu proses yang merupakan rangkaina kegiatan kegistan

sistematik

2. Funsi manajemen adalah masing masing bentuk kegiatan kegiatan tersebyt

Organisasi

Sumber daya

Manajer Leadership

Fungsi Manajeman Tujuan

3. Dalama manajeen , kegiatan kegiatan tersebut diatur oleh para manajer yang

menggerakkan sumber daya

4. Proses/rangkaian kegiatan/penggerakan sumber daya tersebut dilakukan untuk

mencapaiu tujuan yang etlah ditetaplan sebelumnya

B. Prinsip prinsip dalama Manajemen

Prinsip prinsip/asas asas yang harus didikuti ndalam melakukan proses manajemen

diutarakan oleh Henry Fayol sebagai berikut :

1. pembagian kerja

2. Kekuasaan dan tanggung jawab

3. Disiplin

4. Kesatuan perintah

5. Kesatuan jurusan

6. Kepentingan umum di atas kepentingan individu

7. Upah yang cukup dan adil

8. Sentralisasi

9. Hirarki

10. Tata tertib

11. Bertindak adil

12. Stabilitas personil

13. Suasana yang penuh inidsiatif

14. kerjasama kelompok

C. Unsur Manajemmen

Unsur manajemen yang dimaksud badalah unsur unsur yang akan dipergunakan

/dilibatkan dalam melakukan kegiatan /proses manajemen yang juga sering disebut

sebagai sumber daya

Unsur manajemen ini dapat diaktegorikan dalam beberapa bentuk :

- Peterson menggolongkannya dalam konsep 3M yaitu : Man, Material dan Money

- Terry menambahkannya menjadi 5M yaitu Methode dan Machine

- Sarwoto menambahknannya menjadi 6M yaitu Market

D. Manajer

Manajer adalah orang yang bertugas melakukanproses/fungsi manajemen .

Manajer berdasarkan hirarki tyugasnya dikelom[pokkan sebagai berikut :

1. Manajer tingkat tingkat pertama (lower manager), adalah manajer yang l;angsung

berhubungan dengan para pekerja yang menjalankan mesin/peralatan atau

memberikan pelayanan langsung kepada kinsumen. Manajer ini diutamakan memiliki

proporsi peranan teknikal skill yang terbesar

2. Manajer tingkatr puncak (top manager) adalah manajer yang menduduki

kewenangan organisasi tertimggi sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan

administrasi. Manajer ini memeiliki proporsi peranan concetual skill tarebesat dan

technical skill yang yterkecil

3. Manajer tingkat menengah, adalah managjer yang mengisi jenjang antara top

manager dan lower manager> Manajer ini menjadi saluran informasi dan ki\

omunikasi timbal balik antara kedua jenjang manajer tersebut sehingga manajer ini

diutamakan yang memiliki kemampian mangadakan anatara maniusai yang kuat.

Tugas tugas manajer :

a. Sebagai pengambil keputusan

b. Sebagai pemikul ntanggung jawab

c. Mengerahkan sumber daya buntuk mencapai tujan

d. Sebagai pemikir konse3ptual

e. Bekarjasama debngan atau melalui orang lain

f. Sebagai mediator

g. Sebagi politikus

h. Sebagai di[plomat

E. Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah masing masing bentuk kegiatan manajemen dengan spesifikasi

tertentu dan dilaksanakan pafda periode periode tertentu. Para ahli memperkenalkan

berbagai kategorisasi pengelompokan manajemen ini sebagai berikut :

Gambar Hal 31 buku merah hati

1) Forecasting

2) Planning

3) Budgeting

4) Organizing

5) Staffing

6) Assmbly of Resources

7) Commanding

8) Directing

9) Actuating

10) Leading

11) Coordination

12) Reporting

13) Controling

14) Evaluation

Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan adalahfungsi terpenting dalam manajemen karena fungsi ini

akanmentukan fungsi fungsi manajemen lainnya . Fungsi perencanaan merupakan

landasan dasar dari fungsi manajemen secara keseluruhan. Tanpa ada fungsi

perencanaan , tidak mungkin fungsi manajem,en lainnya akan dapat dilaksanakan dengan

baik. Perencanaan manajerial akan memberikan poila pandang secara menyeluruh

terhadap semua pekerjaan yang akan dilakukan, siapa yang melakukan dan kapan akan

dilakukan. Perencanaan merupakan tuntunan terhadap proses pencapaiuan tujuan secara

efisien dan efektif.

Perencanaan manajerial terdiri dari dua bagian utama yaitu perumusan strategi dan

penerapan strategi. Pada bagian perumusan nstrategi akan ditetapkan tujuan dan

kebijksanna umum organisasi. Untuk mengembangkan strategi ,manajer harus memiliki

ketrampilan manajerial yangb bersifat konseptual.

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh olef staf dan pimpinan jika organisasi

memiliki sebuah perencanaan . Mereka akan mengetahui :

1. Tujuan yang ingin dicapai organisasi dancara mencapainya

2. Jenis struktur dan organisasi yang dibutuhkan

3. jenis dan jumlah staf yang diinginkan beserta uraian tugasnya

4. Sejauh mana efektivitas kepemim[pinan dan pengarahan yang diperlukan

5. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan

Sebaliknya, pemimpin dan staf organisasi juga perlu memahami bahwa poerencanaan

juga memiliki kelemahan yaitu :

1. Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta fakta dimasa

yang akan datang dengan tepat

2. Perncanaan yang baik memerlukan sejumlah dana

3. Perencanaan mempunyai sejumlah hambatan psikologis bagi pemimpin dan staf

karena harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai

4. Perencanaan menghambat timbulnya inisistif. Gagasan barun untuk mengadakan

perubahan harus ditunda sampai tahap perencanaan berikutnya

5. Perencanaan juga akan menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh staf

Fungsi Pengorganisasian

Pengorgnisasian adalah suatubfungsi manajemen yang juga mempunyai peranan penting

seperti halnya fungsi perencanaan. Melalui funsi pengorganosasian, seluruh sumber daya

yang dimiliki oleh organisasi(manusia dan bukan manusia) akan diatur penggunaannya

secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Agar

dapat melaksanakan fungsi pengorganisasian dengan baik, seorang manajer harus

memahami berbagai prinsip pengorganisasian.

Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur

semua kegiatan yang kaitannya dengan personil, finansial,material dan tatacara untuk

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan secara bersama .Berdasarkan penjelasan

tersebut organisasi juga dapat dipandang sebagai wadah kerjasama sekelompok orang

Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manajer akan dapat

mengetahui :

1. Pembagian tugas perorangan dan kelompok. Tugas pokok staf dan prosdur kerja

merupakan dokumen dari fungsi pengorganisasian, digunakan sebagai panduan

kinerja staf

2. Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota atau staf sebuah

organisasi. Hubiungan ini akan terlihat pada struktur organisasi.

3. Pendelegasian wewenang. Manajer atau pimpinan organisasi akan melimpahkan

wewenang kepada staf sesuai dengan tugas tugas poko yang diberikan kepada mereka

4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi. Tugas staf dan

pemanfaatan fasilitas bfisik harus diatur dan diarahkan semaksimal mungkin untuk

membantu staf, baik secara individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan

organisasi

Ada enam langkah penting dalam menyusun pengorganisasian, yaitu:

1. Tujuan organisasi harus dipahami olef staf, tujuan organisasi harus disusun pada

saat fungsi perencanaan

2. Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan kegiatan pokok untuk mencapai

tujuan. Dalam hal ini pimpinan yang mengemban tuga spokok organisasi seuai

dengan visi dan misi organisasi. Untuk itu ia membagi tugas pokoknya kepada staf

yang ada. Dari sini akan muncul gagasan, pemgembangan bidang bidang, seksi seksi

dan sebagianya sesuai dengan kegiatan pokok

3. Me3nggolongkan kegiatan pokok ke dalam satuan kegiatan yangb

praktis.Pembagian tugas pokok ke dalam elemen kegiatan harus mencerminkan apa

yang harus dikerjakan oleh staf

4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan

fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Pengaturan

ruangan dan dukungan alat alat kerja adalah salah satu contohnya

5. Penugasan personel yang cakap yaitu memilih dan menepatkan staf yang

dipandang mampu melaksanakan tugas. Bagian ini penting dipahami oleh manajer

personalia pada saat mengangkat atau memilih staf penjabat atau yang akan

melaksanakan tugas tugas organisasi tertentu

6. Mendelegasikan wewenang

Fungsi Penggerakan dan Pelaksanaan (Aktuasi)

Fungsi manajemen ini merupakan fungsi penggerak semua kegiatan program(ditetapkan

pada fungsi pengorganisasian ) untuk mencapai tujuan program(dirumuskan dalam fungsi

perencanaan). Oleh karena itu, fungsi manajemen nini lebih mnekankan bagaimana

manajer mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya untuk mencapai tujuan

yang telah disepakati. Untuk menggerakkan dan mengarahkan sumber daya manusia

dalam organisasi, peranan kepemimpinan, motivasi staf, kerjasama dan komunikasi antar

staf merupakan hal pokok yang perlu mendapat perhatian para manajer organisasi

Secara praktis fungsi aktuasi ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama

diantara staf pelkasana program sehingga tujian organisasi dapat tercapai secara efektif

dan efisien. Fungsi aktuasi tidak terlepas dari fungsi manajemen lainnya. Hubungan ini

dapat digambarkan melalui bagan di bawah ini :

Bagan : Hubungan antara fungsi perencanaan dengan fungsi aktuasi

Tujuan fungsi aktuasi adalah :

1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

2. Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf

3. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan

4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi dan

prestasi kerja staf

5. Membuat organisasi berkembang secara dinamis

Aktuasi lebih memusatkan perhatian pada pengelolaan sumber daya manusia. Atas dasar

itu fungsi actuating sangat erat hubungannya dengan ilmu ilmu tentang prilaku manusia.

Seorang manajer yang ingin berhasil harus mampu menggerakkan karyawannya agar

bekerja lebih produktif, harus memahamidan menerapkan ilmu psikologi, ilmu

komunikasi, kepemimpinan dan sosiologi.

Penentuan masalah Penetapan tujuan Penetapan tugas dan sumber daya penunjang menggerakkan dan mengarahkan menilai keberhasilan sumber daya

Funfsi aktuasi haruslah dimulai pada diri manajer selakuk pimpinan organisasi. Manajer

harus menunjukkan kepada stafnya bahwa ia mempunyai tekad untuk mencapai tujuan

dan peka terhadap[ lingkungannya. Ia harus mempunyai kemampuan bekerjasama dengan

orang lain secara harmonis. Manajer harus bersikap objektif yaitu objektif dalam

menghadapi berbagai persoalan organisasi melalui pengamatan;ia juga harus objektif

menghadapiu bperbedaan dan persamaa karakter stafnya baik sebagain individu maupun

kelompok manusia. Dengan kata lain , seorang manajer harus peka dengan kodrat

manusia, tidak akan mungkin mampu bekerja sendiri dan pasti akan memerlukan

bantuan orang lain. Manusia mempunyai kebutuhan yang bersifat individu(pribadi), dan

sosial. Pada diri manusia kadang kadang muncul njuga sifat sifat emosional yang harus

dimengerti.

Kegagalan manajer menumbuhkan motivasi staf merupakan hambatan utama fungsi

aktuasi. Hal ini dap[at terjadi karna seorang manajer kurang memahamihakekat prilaku

dan hubunan antar manusia. Seorang manajer yang berhasil akan menggunakan

pengetahuannya tentang prilaku manusia untuk menggerakkan sifatnya untuk bekerja

secara optimal dan produktif.

Salah seorang pelopor yang memperkenalkan teori tentang prilaku manusia ialah

Abraham H. Maslow. Teori membahas tentang jenjang manusia ialah ( Hierarchy of

Needs ) yaitu sebagai berikut :

1) Kebutuhan untuk keseimbangan faali ( physical needs )

2) Kebutuhan untuk rasa aman dan tentram ( security needs )

3) Kebutuhan untuk aman diterima oleh lingkungan sosialnya ( social needs )

4) Kebutuhan untuk diakui ( self esteem needs )

5) Kebutuhan untuk menunjukkan kemampuan diri ( actualization needs )

Jika dikahji tingkat kebutuhan kelompok manusia dibandingkan dengan negara-negara

berkembang lainnya dan negara maju, akan dapat ditarik kesimpulan bahwa kebutuhan

masyarakat di negara berkembang seperti fisik, rasa aman, dan diterima oleh

lingkungannya akan mendapat prioritas lebih besar dibandikan kelompok masyarakat di

negara maju. Kebutuhan pokok masyarakat di negara maju seperti sandang, pangan,

pokok, dan pendapat minimum yang sudah ditetapkan sehingga kebutuhan aktualisasi

diri dan self esteem akan menonjol pada para pemimpin.

Perbandingan Berbagai Tingkatan Motivasi

Urutan tingkatan kebutuhan manusia Urutan tingkatan kebutuhan manusia

dinegara berkembang dinegara maju

Gambar diatas menjelaskan bagaiman perbedaan tingkat kebutuhan manusia di negara

maju dan dinegara berkembang. Perbedaan ini dapat diamati pada komitmen dan etos

kerja serta tingkat produktivitas pekerja.

Teori tentang prilaku dan hubungan antara manusia terus dikembangan oleh tokoh-tokoh

lain. Mereka yang ingin lebih jauh memahami ilmu tentang perilaku manusia dan

hubungannya dengan kehidupan organisasi dan manajemen, harap membaca buku

manajemen yang khusus membahas topik hubungan antara manusia (HAM).

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ( WASDAL )

PRINSIP PENGAWASAN

Fungsi pengawasan dan pengendalian (controlling) merupakan fungsi yang terakhir

dari proses manajemen. Fungsi ini mempunyai kaitan erat dengan ketiga fungsi

manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan. Melalui fungsi pengawasan

dan pengendalian, standar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target,

prosedur kerja dan sebagainya harus selalau dibandingkan dengan hasil yang telah

dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Jika ada kesenjangan atau penyimpangan

yang terjadi harus segera diatasi. Penyimpangannya harus dapat dideteksi secara dini,

1

2

3

4

5

5

4

3

2

1

dicegah, dikendalikan atau dikurangi oleh pimpinan. Fungsi pengawasan dan

pengendalian bertujuan agar pengguanaan sumber daya dapat lebih diefisienkan, dan

tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat diefektifkan.

Dua jenis standar pengawasan

Standar norma. Standar ini dibuat berdasarkan pengalaman staf melaksanakan kegiatan

program yang sejenis atau yang dilaksanakan dalam situasi yang sama di masa lalu.

Misalnya : setiap petugal Puskesmas seharusnya dapat mengunjungi 20 rumah setiap

minggu dalam rangka program perawatan kesehatan masyarakat ( PHN ). Staf UKS

seharusnya dapat mengunjungi semua sekolah diwilayah kerjanya minimal 3 kali dalam

setahun.

Standart kriteria. Standar ini diterapkan untuk kegiatan pelayanan oleh petugas yang

sudah mendapat pelatihan. Standar ini terkait dengan tingkat profesionalisme staf.

Misalnya : Setiap kader kesehatan harus mampu menyiapkan campuran larutan garam

gula, mengisi KMS dan menjelaskan 3 metode KB. Staf KIA harus mampu melakukan

imunisasi BCG pada semua anak antara umur 0 – 1 tahun.

Kedua standar ini digunakan untuk menyusun standar operating prosedur, pedoman kerja

petugas, atau penilaian kemampuan seorang petugas kesehatan.

MANFAAT PENGAWASAN

Fungsi pengawasan dan pengendalian dilaksanakan dengan tepat, organisasi yang

akan memperoleh manfaatnya yaitu :

1. Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan program sudah dilaksanakan oleh staf,

apakah sesuai dengna standar atau rencana kerja, apakah sumber dayanya ( staf,

sarana, dana dan sebagainya ) sudah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Dakam hal ini, fungsi pengawasan dan pengendalian bermanfaat untuk meningkatkan

efisiensi kegiatan program.

2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf melaksanakan

tugas-tugasnya. Jika hal ini diketahui, pimpinan organisasi akan memberikan

pelatihan lanjutan bagi stafnya. Latihan staf digunakan untuk mengatasi kesenjangan

pengetahuan dan keterampilan staf yang terkait dengan tugas-tugasnya.

3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan

dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5. Dapat mengetahui staf yang perlu diberkan penghargaan, dipromosikan atau

diberikan pelatihan lanjutan.

Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian dapat dikembangkan oleh pimpinan sebelum

kegiatan program dilaksanakan. Dalam hal ini, titik perhatian manajer terletak pada

perencanaan sumber daya ( standar input ) sehingga fungsi pengawasan lebih banyak

diarahkan untuk mencegah secara dini terjadinya penyimpangan ( preventive controlling).

Pengawasan juga dapat dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung ( process

controlling ). Fungsi pengawasan disini lebih banyak bersifat formatif-pengembangan

sehingga sejauh mungkin akan dapat dikurangi kesalahan staf dalam melaksanakan

tugasnya termasuk peningkatan motivasi kerja mereka. Kesalahan staf akan memengaruhi

mutu produk jasa pelayanan. Pengawasan dan pengendalian juga dapat dilakukan segera

setelah kegiatan dilakukan untuk mengetahui produktivitas kerja organisasi dan mutu

pelayanan secara menyeluruh.

JENIS PENGAWASAN

Ada tiga jenis pengawasan manajerial yang berkembang pada organisasi pemerintah di

Indonesia :

1. Pengawasan fungsional ( struktural )

Fungsi pengawasan ini melekat ( Waskat ) pada seseorang yang menjabat sebagai

pimpinan lembaga. Peranan setiap pimpinan adalah melakukan pengawasan terhadap

semua kegiatan staf yang ada dibawah koordinasinya. Semakin tinggi tingkatan

manajer akan semakin luas objek dan aspek pengawasannya, terutama yang bersifat

strategis.

2. Pengawasan publik

Pengawan ini dilakukan oleh masyarakat terhadap jalannya pembangunan pada

umumnya. Biasanya dilakukan melalui media massa, atau kotak pos 5000.

3. Pengawasan nonfungsional

Fungsi pengawasan yang sifatnya nonfungsional biasanya dilakukan oleh badan-

badan yang diberikan kewenangan untuk melakukan pengawasan ( fungsi sosial

kontrol ) setiap DPR, Badan Pengawasan Keuangan ( BPK ) Negara, Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan ( BPKP ) dan fungsi Inspektorat yang ada

di masing-masing departemen, baik ditingkat pusat maupun ditingkat provinsi