1

Flowcharting and Data Flow Diagrams

Analisa Proses BisnisDisampaikan oleh Julius Nursyamsi

2

Sasaran Objektivitas dari materi ini adalah

untuk memperkenalkan anda padadua jenis alat dokumentasi :– Flowcharts – Data Flow Diagrams

Anda harus mampu untuk :– Mengerti dan mempersiapkan uraian dari diagram

alur – flowchart pada isitem informasi dan prosedur yang digunakan dalam sistem

– Mengerti dan mempersiapkan penggambaran data diagram arus secara logika dari sistem

3

Tujuan dan Uraian dari Flowcharts Penggambaran dengan nyata dokumen

sistem informasi Ringkasan halaman secara naratif Fokus kepada aspek fisik dari aliran informasi

Jenis dari flowchartsJenis dari flowcharts• Sistem flowchart menunjukkan seluruh konfigurasi sistem,

termasuk dokumen, aliran data, dan proses-proses • Prosedur/dokumen flowcharts menunjukan kreasi, aliran, dan

tujuan dokumen dan prosedur pelaksanaan• Perangkat keras flowcharts menunjukan konfigurasi perangkat

keras• Program flowcharts menunjukan secara logika dan memproses

langjkah-langkah dari program komputer

4

Elemen Dasar dari sistem/dokumen Flowcharts Boleh mengambarkan buatan tangan atau dengan suatu

cetakan - template Paket software - Visio, PowerPoint, Designer Tiga unsur-unsur grafik secara sederhana dapat dikombinasikan

dalam berbagai jenis fisik aliran informasi dan

Simbol Garis alur Area dari tanggung jawabCashier Dept A Bank

Employee involvedin the transaction Accounting department

Start

Preparesource

document

Recordtransaction

journalentry

Recordeddocument

N

SourceDocument

12

3

3

NCustomer

TransactionJournal

Post Journalentries tosub.ledger

SubsidiaryLedger

Adjust andcloseledger

TrialBalance

Preparefinancial

statements

FinancialStatements

Investors/CreditorsN= numeric

GeneralLedger

Document Flow in a Manual System

Sales Clerk

Start

PrepareSales

Invoice

SalesInvoice

12

3

N Customer

1

Checkcustomercredit

Cash Receipts Clerk

Remittanceadvice

12

3

NCustomer

FromCustomer

Payment

Endorse checkprepare

remittanceadvice

2

Accounts Receivable Clerk

TransactionJournal

N

N

AccountsReceivableLedger

1 2

Invoice RemittanceAdvice

Recordtransactionand update

ledger

N= numeric

Sales/Collection Document Flowchart

Invoice

(A)Single

Document

Ledger

(B)Non-Processed

Document

1

23

4

Shipping Receipt

(C)Overlapping symbols-

same documentSalesInvoice

4

(D)Two overlappingsymbols - same document

SalesOrder

3

Invoice2

(E)Two overlapping symbols -different documents

Flowchart Symbols: Documents

(A)On-line Manual

Device

(B)TerminalDisplay

(C)I/O

(Input/Output)

(D)ManualProcess

(E)On-line

ComputerProcess

(F)Off-line orNoncomputerProcess

(H)On-line

DataStorage

(J)Magnetic

Tape Storage

PermanentFile

(G) Off-linePaperFile

TemporaryFile

NA

(I)Disk

Storage

Flowchart Symbols

(E)Annotation

(F)Decision

(G)Calculator/Register

Tape

(H)PhysicalObject

----------------

(I)FlowLines

(J)Communication

Link

(A)Enter/ExitSystem

ToCustomer

FromBank (B)

Start (or end)Process

Start

(C)On-page

Connectors

1

1

Indicates the flow will continueat the on-page connector #1

Indicates where the flow continuesfrom the on-page connector #1

(D)Off-page

Connectors

p.41

1

p.2

on page 2:

on page 4:

to page 4connector #1

connector #1from page 2

Flowchart Symbols

10

Elemen Flowchart 2: Garis Alur Garis alur digunakan untuk menyambung lambang

pada flowchart - diagram alur dokumen. Suatu garis utuh menandai adanya aliran suatu

dokumen atau obyek Suatu simbol indikasi garis atau yang diberi titik

menandai adanya suatu aliran informasi dibanding dokumen yang secara fisik

Panah-panah digunakan ketika dokumen atau aliran informasi bukan sebagai left-to-right atau top-to-bottom

Beberapa flowchart - diagram alur juga menunjukkan aliran komunikasi seperti per telepon modem atau satelit

11

Element Flowchar 3: Bidang dari Tanggung Jawab

Bidang-bidang dari tanggung jawab dipertunjukkan untuk memungkinkan melihat diagram alur dengan jelas mengidentifikasi perubahan-perubahan di dalam tanggung jawab ketika dokumen mengalir sepanjang sistim.

Mereka diwakili di diagram alur dengan kolom-kolom label dan segmentasi.

Bidang-bidang dari tanggung jawab mungkin bisa departemen-departemen, bagian-bagian di dalam suatu departemen, atau karyawan individu di dalam suatu departemen.

Penilaian yang harus digunakan di dalam pilih tingkat pada subbagian bahwa menunjukan satu kolom

12

Konversi – Konversi Persiapan Left-to-right, Top-to-bottom Semua dokumen harus

memiliki original dan penghentian

– Indikasi original terlihat menjadi gelap satu sudut simbol

– Masing-masing salinan dari dokumen harus mengalir ke :

• Simbol file permanen• Satu penandaan simbol

untuk exit dari sistem, atau• Penyambungan batal

halaman (off-page)• Suatu simbol kehancuran

dokumen (small black box)• Dokumentasi ayunan untuk

mengukir “cradle to grave”

Memelihara flowcharts yang rapi– bidang tempat dari tanggung jawab

dengan kebanyakan seringnya pertukaran berdekatan kepada satu sama lain untuk menghindari panah-panah panjang (lama)

– Masukan naratif hanya di dalam simbol

Pastikan kemajuan dari suatu dokumen harus jelas. Diagram suatu dokumen

– sebelum dan setelah masing-masing memproses

– memasuki atau meninggalkan suatu file

– memasuki atau meninggalkan suatu halaman atau bidang dari tanggung jawab

Pastikan flowchart itu lengkap

13

Elemen Dasar dari Hardware and Sistem Flowcharts

Hardware flowchart menunjukkan konfigurasi perangkat keras suatu sistim.

Simbol yang sama digunakan, tetapi mereka digunakan untuk mewakili - menunjukkan potongan-potongan secara fisik dari perangkat keras komputer. Simbol dokumen – mencetak/printer,

– Simbol magnetic tape - tape drive, – Simbol disk - disk drive,– Simbol proses komputer - central

processor, dan – Simbol proses off-line process - hardware

pelengkap seperti optical character reader.

Jenis dari hardware adalah yang direkam di muka simbol.

Program flowchart melukiskan logika yang terperinci suatu program komputer .

– Hanya lima simbol yang digunakan di dalam program flowchart:

– Input/Output (see C on Exhibit A-4),

– Process (see E on Exhibit A-4), – Decision (see F on Exhibit A-5), – Start/End (see B on Exhibit A-

5), and – Flow lines (see I on Exhibit A-

5). Sebagaimana biasa, suatu

uraian logika itu direkam di awal simbol.

14

Rangkuman Flowchart adalah salah satu

dari jenis-jenis yang lebih mudah dokumentasi untuk informasi konsumen dan manajemen untuk dipahami

Sering kali, auditor-auditor menggunakan sistim, dokumen, dan prosedur flowchart untuk memahami bisnis dan sistem mengendalikan dalam satu lingkungan

Kelemahan yang utama dari flowchart adalah karena terikat kepada aliran informasi fisik dan karakteristik sistim bahwa menyembunyikan prosedural yang penting dari sistim.

Beberapa flowchart adalah penuh dengan data dan memproses artefak-artefak karena mereka terikat kepada suatu teknologi informasi yang ketinggalan jaman.

15

Data Flow Diagrams (DFD) Simbol diagram arus data digunakan untuk bermacam

maksud analisis sistem, termasuk dengan nyata mempertunjukkan arus-arus yang logis dari data melalui suatu proses.

Tidak seperti flowchart yang menunjukkan komponen-komponen secara fisik dari suatu sistem informasi, Diagram arus data dapat menyediakan lebih banyak suatu konseptual, tampilan tidak fisik dari bergeraknya data melalui suatu sistim.

Diagram arus data tak mengindahkan hal-hal seperti kesatuan organisasi, komputer yang di dalamnya data itu diproses, dan media yang di dalamnya data itu disimpan.

Bergeraknya data ke seberang kantor-kantor atau departemen-departemen di dalam lingkungan sistem tertentu tidak mewakili.

16

Data Flow Diagrams (DFD) Ada kategori-kategori

yang berbeda dari diagram arus data: Diagram arus data

dari sistem fisik terkini

Diagram arus data dari sistem logika terkini

Diagram arus data dari yang baru atau sistem logika usulan

Diagram arus data dari sistem fisik usulan yang baru

Diagram secara fisik dan logis keduanya menggunakan set yang sama dari simbol.

Diagram yang logis menunjukkan arus konseptual dari data tanpa termasuk setiap acuan-acuan kepada karakteristik-karakteristik secara fisik dari sistim.

Diagram secara fisik, sebaliknya, memasukkan di dalamnya label-label yang menguraikan atribut-atribut secara fisik dari sistim, seperti pekerja label atau jabatan, nama departemen dan nama-nama atau uraian-uraian teknologi itu digunakan untuk memproses dan menyimpan data.

17

(A)Proses

(B)Sumber inflow data, tujuan-tujuan outflow

informasi.

(C)Simpan data

(D)Garis arus data

Simbol Data Flow Diagram

18

(A)Proses

Simbol Data Flow Diagram Proses

– Lingkaran-lingkaran digunakan untuk mewakili; menunjukkan proses-proses bahwa mengambil inflow data dan perubahan ke outflow informasi.

– Lingkaran berisi dua label. – Label yang pertama adalah suatu

nomor proses (yang dijelaskan kemudian) dan yang kedua adalah suatu nama proses.

– Beberapa penggunaan kotak segi-empat dengan sudut-sudut yang dibulatkan.

19

Simbol Data Flow Diagram Sumber dan Muara Data

– Segiempat panjang (atau persegi menunjukkan data (inflow) sumber dan (outflow informasi) kolam batu

– Segiempat panjang itu diberi label dengan nama partisipan pada sumber data atau muara / tujuan (eg. Pelanggan, Pemasok-pemasok, Agen Pemerintah).

– Sumber dan muara memainkan satu peran yang penting di dalam diagram alur data. .

– Sumber dan muara adalah agen-agen di luar (yaitu. di luar lingkup dari) mewakili sistim di diagram.

– Mereka menggambarkan batasan-batasan dari sistim

(B)Sumber Data

inflow,Tujuan

information outflow

20

Simbol Data Flow Diagram Garis Alur Data – Data Flow Lines

– Data flow lines menampilkan rute dari inflow data dan outflow informasi..

– Dapat berupa garis lurus atau garis melengkung. – Data mengalirkan secara umum diberi label

dengan nama dari data tersebut (eg. suatu pesanan pelanggan, suatu pembayaran-rekening, suatu analisis keuangan) dan panah menandai adanya arah data mengalirkan.

(D)Data flow lines

21

Simbol Data Flow Diagram Penyimpanan Data - Data Stores

– Dua garis lurus sejajar digunakan untuk tampilkan suatu peyimpanan atau koleksi data.

– Sebagian orang mengacu pada penyimpan data sebagai data pada posisi diam.

– Suatu uraian isi-isi penyimpan data dimasukkan ke dalam simbol.

– Penyimpan data digunakan kapan saja diperlukan untuk menyimpan keluaran dari suatu proses sebelum mengirimkan nya ke dalam proses berikutnya.

– Beberapa digunakan suatu kotak segi empat yang bersifat terbuka pada satu akhir.

(C)Data store

Inventory

22

Batasan : Aturan Umum Semua proses-proses perlu

mempunyai nama-nama yang unik. Jika dua garis alur data (atau penyimpan data) mempunyai nama yang sama, mereka perlu kedua-duanya mengacu pada ketepatan aliran data yang sama (atau penyimpan data).

Masukan-masukan kepada suatu proses perlu berbeda dengan keluaran-keluaran dari suatu proses.

Setiap DFD yang tunggal mestinya tidak mempunyai lebih dari sekitar tujuh proses.

23

Batasan : Aturan Proses Tidak ada suatu proses hanya

mempunyai keluaran-keluaran. (Ini akan menyiratkan bahwa proses sedang membuat informasi dari tidak ada apa pun.) Jika satu obyek hanya mempunyai keluaran-keluaran, lalu itu harus suatu sumber.

Tidak ada proses hanya mempunyai masukan-masukan. (Ini dikenal sebagai “lubang hitam”.) Jika satu obyek hanya mempunyai masukan, lalu itu harus suatu muara.

Suatu proses mempunyai suatu nama prasa katakerja - verb phrase.

Yang salah

Benar

Yangsalah

BenarEdit

24

Batasan : Penyimpanan Data Data tidak bisa berpindah secara

langsung dari satu penyimpan data ke penyimpan data yang lain. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.

Data tidak bisa berpindah secara langsung dari sumber luar sampai ke suatu penyimpan data. Data yang harus dipindahkan oleh suatu proses bahwa menerima data dari sumber dan menempatkan data ke dalam penyimpan data.

Data tidak bisa berpindah secara langsung kepada muara luar dari suatu penyimpan data. Data yang harus dipindahkan oleh suatu proses.

Suatu penyimpan data mempunyai suatu nama prasa kata benda - noun phrase.

No

Yes

Yes

Yes

No

No

konsumen

25

Batasan : Sumber/Muara11. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu

sumber ke suatu muara. Itu harus digerakkan oleh suatu proses jika data berasal dari setiap perhatian kepada sistim. Jika data mengalirkan secara langsung dari suatu sumber ke suatu muara (dan tidak melibatkan pengolahan) lalu itu di luar lingkup dari sistim dan tidak ditunjukkan pada sistem diagram alur data – DFD FD.

12. Suatu sumber/muara mempunyai suatu nama frasa kata benda - noun phrase.

Benar

Konsumen

Yang salah

26

Batasan : Aliran Data13. Suatu data mengalirkan hanya mempunyai

satu arah antara simbol. Mungkin mengalir di dalam kedua arah antara suatu proses dan suatu penyimpan data untuk menunjukkan sebelum membaca suatu pembaruan - update. Untuk secara efektif menunjukkan suatu sebelum membaca suatu pembaruan, menggambar dua panah yang terpisah karena langkah-langkah keduanya (membaca dan memperbaharui) terjadi pada waktu yang terpisah. .

14.Suatu percabangan di dalam cara data mengalirkan bahwa tepat sama data meninggalkan suatu lokasi yang umum kepada dua atau lebih proses-proses yang berbeda, penyimpan data, atau sumber/muara. (Hal ini biasanya menandai adanya salinan yang berbeda dari perjalan data yang sama untuk lokasi yang berbeda.)

No

Yes

A

B

A

A

No

Yes

27

Batasan : Aliran Data15. Suatu gabung dalam cara data

mengalirkan data bahwa tepat sama dengan data datang dari setiap dari dua atau lebih proses-proses yang berbeda, penyimpan data, atau sumber/muara, ke suatu lokasi yang umum.

16. Suatu aliran data tidak bisa pergi secara langsung kembali kepada proses yang sama yang meninggalkan. Harus ada sedikitnya satu proses yang lain yang menangani aliran data, menghasilkan beberapa aliran data yang lain, dan kembali ke aliran data yang asli untuk proses permulaan.

17.Suatu data mengalirkan untuk cara update penyimpan data (yaitu., hapus, menambahkan, atau berubah).

18. Suatu aliran data dari suatu cara mendapat kembali atau gunakan penyimpanan data.

19. Suatu aliran data mempunyai suatu nama prasa kata benda - noun phrase. Lebih dari satu aliran data ungkapan prasa kata benda dapat muncul di suatu panah tunggal sepanjang semua arus di panah yang sama bergerak bersama-sama pada satu kemasan. .

28

Departemen internal

Konsumen Manajemen

Investordan

kreditur

0SistemEvents Driven

Laporan

Laporan

keunganKegiatan

internal

Kegiatan ekternal

Context Level Diagram Sistem - Events Driven

Yang paling tinggi tingkat diagram alur data adalah diagram konteks.

Suatu sistim diwakili oleh suatu diagram konteks dan menyediakan lingkup dari sistim yang sedang diwakili dikenali oleh suatu simbol proses di dalam pusat dari diagram dengan memberi nama 0.

Diagram konteks menunjukkan satu proses (menggambarkan seluruh sistim) dan mewakili sumber/muara yang menunjukkan batasan-batasan dari sistim.

Jalur/Garis alur data ke dalam proses yang menunjukkan data masukan kepada sistim (yang disyaratkan oleh sumber) dan garis alur data dari proses yang menunjukkan informasi output dari sistim (perjalanan ke muara).

29

Recordprocess

Maintainprocess

Reportprocess

Businessevent data

(Diagram alur data)Internal events

External events

Financial Statements

1.0

2.0

3.0

External events

Internal events

Reports

Desain -Event Driven – Proses Sistem level Nol

30

Gambar A-9 Contoh DFD Level Nol

konsumenPembuatankeputusan

1.0Proses

Pesanan pelanggan

2.0Penyerahan

Kepadapelanggan

3.0Proses

pembayaran

Inform

asi

diing

inkan

Tagihan

Pesanan

Informasi

diinginkan

Pembayaran

Piutang usaha

Pengiriman permintaan

31

Peristiwa eksternal: Merekam Penjualan dari Barang dagangan

Persiapkan Faktur

Penjualan

1.1

Data Peristiwa Penjualan

Review kredit pelanggan

1.2Data Faktur Penjualan

Menyimpanpenjualan

Data Peristiwa

1.3

Data Faktur Penjualan Disetujui

Level Satu – Merekam Data Peristiwa

Factory supervisor

Reviewtime

cards

Record weeklywages

Time cards

Reviewed time cards

Employee Earnings Records

Time card file(alpha)

Example Data Flow Diagram Example Flowchart

Version 1

FactorySupervisor

AccountingPayroll Clerk

1

2

N

Timecards

Reviewtime

cards

A

Recordwages

Employee EarningsRecords

1

2

N

Timecards

A= alphabetic

Factory supervisor

Reviewtime

cards

Record weeklywages

Time cards

Reviewed time cards

Employee Earnings Records

Time card file(alpha)

Example Data Flow Diagram Example Flowchart

Version 2

Errors Old EarningsMaster File

New EarningsMaster File

Time CardData

FactorySupervisor

AccountingPayroll Clerk

1

2

N

Timecards

Reviewtime

cards

A= alphabetic

A

1

2

N

Timecards

Recordwages

Key intime cards

EarningsMaster File

Factory supervisor

Reviewtime

cards

Record weeklywages

Time cards

Reviewed time cards

Employee Earnings Records

Time card file(alpha)

Example Data Flow Diagram Example Flowchart

Version 3

A= alphabetic

FactorySupervisor

AccountingPayroll Clerk

1

2

N

Timecards

Reviewtime

cards

A

1

2

N

Timecards

Recordwages

Key intime cards

EmployeeEarnings

Master File

Latihan Soal

Sebuah perusahaan retail tinta printer Nova ink, yang menerima pesanan dari para pelangan. Nova ink memesan tinta ke sebuah perusahaan Tinta Parker kemudian membagikan ke setiap pelanggan

Buatlah hubungan dan diagram kegitan perusahaan Nova Ink

36

Terima kasih