LAPORAN AKHIR

SIKLUS PENGGAJIAN KOWAPI BANDUNG

(SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD)

Raditya 120110060149

Arif Budhianto 120110060151

Martin Rinaldo 120110060159

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PADJADJARAN

2009

COMPANY PROFILE

SEJARAH

Koperasi Wanita Pengusaha Indonesia (KOWAPI) Puspasari mulai berdiri pada tahun

1993. Mulai terdaftar sebagai badan hukum sejak 1996. KOWAPI ini merupakan bagian dari

IWAPI (Ikatan Wanita Pengusaha Indonesia). Berawal dari sebuah arisan yang kemudian

berkembang sampai menjadi koperasi seperti sekarang ini. Kegiatan awal mereka adalah saling

membantu antarsesama anggota, yang mempunyai modal lebih membantu anggota lain yang

sekiranya kekurangan modal agar lebih terorganisir. Anggota awal KOWAPI berjumlah 50 orang

dan terus bertambah hingga saat ini mencapai 117 orang. Karena KOWAPI adalah bagian dari

IWAPI, maka anggota KOWAPI sudah pasti merupakan anggota IWAPI, namun anggota IWAPI

tidak seluruhnya menjadi anggota KOWAPI. Koperasi ini menggeluti bidang usaha antara lain

perdagangan umum, penyelenggaraan pameran produk anggota, sentra busana muslim, dan juga

simpan pinjam.

ALAMAT

Koperasi Wanita Pengusaha Indonesia (KOWAPI) Puspasari

Jalan Belitung No. 3 Bandung- 40113

Telepon/fax 022 4212600

www.kowapi-puspasari.co.id

LEGALITAS

Badan Hukum Nomor :157/BH/KWK-10/10/1996

Perubahan Akta Nomor : 518/PAD.51-DISKOP/2003

STRUKTUR ORGANISASI

Berikut adalah struktur organisasi dari KOWAPI:

JOB DESCRIPTION

Ketua: bertanggung jawab atas jalannya kegiatan koperasi

Sekretaris: bertanggung jawab tentang perihal surat menyurat

Bendahara: bertanggung jawab atas masalah keuangan

Seksi usaha: pelengkap di dalam kepengurusan (biasanya menjadi pengatur dalam acara

pameran).

LATAR BELAKANG

Dalam suatu perusahaan pengajian merupakan suatu siklus yang sangat penting. Sumber Daya

Manusia merupakan asset yang sangatlah bernilai bagi suatu organisasi. Dalam mencapai tujuan

suatu organisasi/perusahaan pasti memerlukan tenaga kerja yang berkualitas. Gaji atau upah

merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan prusahaan kepada karyawannya. Gaji

dapat berupa beban tetap ataupun beban variabel bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam

memilih suatu perusahaan, calon karyawan biasanya menempatkan gaji sebagai suatu

pertimbangan utama. Karena gaji suatu hal yang dapat diukur dan dapat dibandingkan besarnya

antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lain selain faktor yang lain misalnya tingkat

kenyamanan dan budaya kerja suatu organisasi.

Sistem pengajian antara organisasi satu dengan yang lain pasti berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh

berapa hal, antara lain proses bisnis pada organisasi tersebut, tujuan organisasi dan kultur pada

organisasi tersebut. Penggajian adalah salah satu beban yang cukup besar pada perusahaan dan

sifatnya adalah secara periodik. Artinya berulang-ulang, dapat selama mingguan ataupun

bulanan. Selain itu penggajian merupakan hal yang sangat penting pada suatu perusahaan karena

hal ini menyangkut hajat seluruh karyawan pada perusahaan serta banyak peraturan perundang-

undangan yang mengatur tentang penggajian.

Human capital management (HCM) adalah sebuah proses mengelola bagaimana orang direkrut,

dikembangkan, ditugaskan, diberi motivasi dan dipertahankan. Hal ini berdasar pada keyakinan

bahwa manusia merupakan investasi strategis daripada biaya lainnya. Alokasi perusahaan untuk

penggajian juga besar, biaya modal manusia tersebut termasuk kompensasi, tunjangan, dan

sumber dayanya hampir mencapai separuh dari rata-rata beban operasi total perusahaan. Oleh

karena itu hal yang menjadi perhatian bagi perusahaan adalah bagaimana membuat system

penggajian yang efektif. Efektif dalam system penggajian antara lain adanya perpaduan antara

data-data yang berkaitan antara penggajian, keahlian dan kinerja karyawan yang semuanya

memiliki tujuan untuk mencapai target atau tujuan suatu organisasi.

RUANG LINGKUP

System pengajian antara organisasi satu dengan yang lain pasti berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh

berapa hal, antara lain proses bisnis pada organisasi tersebut, tujuan organisasi dan kultur pada

organisasi tersebut. Dalam makalah ini kami akan membahas mengenai siklus pada penggajian

pada koperasi. Koperasi yang menjadi objek penelitian adalah Koperasi Wanita Pengusaha

Indonesia (KOWAPI) Puspasari Bandung.

LANDASAN TEORI

Siklus pengajian adalah kumpulan aktivitas bisnis yang berhubungan dan pemrosesan data yang

terkait yang berhubungan dengan pengelolaan tenaga kerja yang efektif.

Aktifitas bisnis utama dalam siklus SDM/Gaji:

– Rekrutmen dan penerimaan kerja

– Pelatihan

– Penugasan

– Kompensasi (payroll)

– Evaluasi kinerja

– Pemberhentian pegawai, baik sukarela atau secara terpaksa.

Aktivitas – aktivitas dasar dalam siklus penggajian

– Mengupdate file master gaji

– Mengupdate tarif PPh 21 dan pengurangnya

– Memvalidasi waktu dan data absen

– Menyiapkan gaji

– Membayar gaji

– Menghitung bagian tunjangan dan pajak yang dibayar

– Membayarkan PPh 21 dan berbagai pengurangnya.

Pengendalian yang memadai bertujuan:

– Transaksi gaji diotorisasi dengan benar.

– Transaksi gaji tercatat valid.

– Transaksi gaji terotorisasi dicatatat.

– Transaksi gaji dicatat dengan akurat.

– Peraturan pemerintah terkait dengan pembayaran pajak dan pengisian gaji dan

laporan SDM dipatuhi.

– Assets (baik kas dan data) terjaga dari hilang atau pencurian

– Aktifitas siklus SDM/Penggajian dikerjakan dengan efisien dan efektif.

METODE PENGERJAAN MAKALAH

Dalam mengerjakan makalah ini, kami menggunakan metode survey secara langsung ke

koperasi, interview dan studi literature melaui website maupun pustaka. Selain itu hal-hal yang

tidak kami peroleh melaui interview dengan pihak koperasi, kami memakai asumsi-asumsi/

adjustment.

PROSES BISNIS PENGGAJIAN

CURRENT

Penerimaan gaji didasari oleh informasi yang didapat dari pengawas tentang kinerja, jabatan, lama bekerja hingga keikutsertaan dalam berbagai event yang akan dilaporkan ke bagian pengumpulan data penggajian sebagai laporan evaluasi kinerja pegawai dan event. Pengawas koperasi akan menerima konfirmasi penerimaan laporan. Setelah itu bagian pengumpulan data penggajian akan melakukan verifikasi data kepegawaian dan event dan mengkompilasi data penggajian ke bagian penghitungan gaji yang digunakan sebagai dasar penghitungan gaji. Bagian penghitungan gaji akan mengajukan proposal gaji kepada ketua koperasi untuk dilakukan otorisasi terhadap data-data gaji pegawai yang telah dihitung (menghitung nilai gaji berdasarkan kinerja dan jabatan, penghitungan tunjangan pegawai, dan menghitung bonus) oleh bagian tersebut. Ketua koperasi akan memberikan konfirmasi terhadap proposal penggajian tersebut. Proposal penggajian yang telah disetujui oleh ketua koperasi tadi akan diberikan ke bagian pembayaran gaji. Bagian ini akan memberikan cek gaji kepada pegawai yang akan dicairkan oleh pegawai sendiri sendiri ke bank. Pegawai akan memberikan konfirmasi penerimaan cek gaji kepada bagian pembayaran gaji. Dokumen pembayaran akan dimasukkan ke dalam master file Data Pembayaran Gaji. Pencatatan gaji pegawai dilakukan secara komputerisasi menggunakan microsoft excel yang digunakan oleh Kowapi.

Note : Pada kenyataannya bendaharalah yang melakukan kegiatan mulai dari pengumpulan data pencatatan gaji hingga pembayaran gaji kepada pegawai. Kelompok kami berasumsi bahwa bagian pengumpulan data, pencatatan gaji hingga pembayaran gaji merupakan bagian yang seharusnya terpisah.

PROPOSED

Penerimaan gaji didasari oleh informasi yang didapat dari pengawas tentang kinerja, jabatan, lama bekerja hingga keikutsertaan dalam berbagai event yang akan dilaporkan ke bagian pengumpulan data penggajian sebagai laporan evaluasi kinerja pegawai dan event. Pengawas koperasi akan menerima konfirmasi penerimaan laporan. Setelah itu bagian pengumpulan data penggajian akan melakukan verifikasi data kepegawaian dan event dan mengkompilasi data penggajian ke bagian penghitungan gaji yang digunakan sebagai dasar penghitungan gaji. Bagian penghitungan gaji akan mengajukan proposal gaji kepada ketua koperasi untuk dilakukan otorisasi terhadap data-data gaji pegawai yang telah dihitung (menghitung nilai gaji berdasarkan kinerja dan jabatan, penghitungan tunjangan pegawai, dan menghitung bonus) oleh bagian tersebut. Ketua koperasi akan memberikan konfirmasi terhadap proposal penggajian tersebut. Proposal penggajian yang telah disetujui oleh ketua koperasi tadi akan diberikan ke bagian pembayaran gaji. Bagian ini akan memberikan cek gaji kepada pegawai yang akan dicairkan oleh pegawai sendiri sendiri ke bank. Dokumen pembayaran akan dimasukkan ke dalam master file

Data Pembayaran Gaji. Pegawai akan memberikan konfirmasi penerimaan cek gaji kepada bagian pembayaran gaji. Kami memberikan masukan kepada Kowapi untuk menggunukan software akuntansi seperti SAP (tapi menggunakan SAP yang menengah ke bawah), sehingga memudahkan di dalam pencatatan gaji hingga entry data ke computer dengan tidak menggunakan lagi hitungan secara manual atau menggunakan software yang telah kelompok kami buat untuk kami proposed kepada Kowapi agar lebih efektif, efisien dan ekonomis.

INTERNAL KONTROL

Menurut kami Internal kontrol yang dilakukan seharusnya Kowapi sebagai berikut :

Sistem Penerimaan Gaji

Adanya pencatatan gaji sesuai dengan ketentuan institusi tersebut kemudian dicairkan berupa cek ke Bank. Berdasarkan hasil survey, disini tidak adanya supervisi dari ketuanya langsung untuk melihat sistem penerimaan gaji tersebut namun lebih kepada trustworthy kepada bagian penggajian berhubung pegawai di Kowapi hanya ada 2 orang. Control risk untuk hal ini mungkin kecil, sulit menemukan fraud and error di dalam sistem penerimaan gaji.

Otorisasi Penggajian

Internal kontrol untuk otorisasi penggajian ini cukup baik, mengingat bagian bendahara harus perlu meminta otorisasi dari ketua Kowapi langsung untuk mencairkan cek gaji yang nantinya akan dicairkan sendiri oleh pegawai ke Bank.

Database Penggajian

Kami melihat adanya kelemahan di dalam database penggajian ini. Hal ini didasari oleh hasil temuan kami berupa, database penggajian hanya terdapat di dalam satu komputer. Control risk di bagian ini cukup besar. Bagaimana jika komputer dimasuki oleh virus, maka kemungkinan data-data di dalam kopmuter praktis akan terkena virus yang akan berakibat fatal atau kemungkinan besar akan hilang. Perlu adanya database pendukung seperti Harddisk external sebagai alat untuk mengcopy data-data agar risiko terkena virus itu dapat ditanggulangi.

Sistem Pencatatan Gaji

Sistem Pencatatan Gaji dilakukan menggunakan software Microsoft Excel. Cukup baik untuk skala koperasi. Kemudian pencatatan gaji masuk ke dalam database penggajian. Namun perlu adanya Back-up Database untuk hal ini, sama seperti database penggajian mengenai risikonya. Untuk pengendaliannya sama seperti database penggajian.

PIECES KOWAPI

STRENGTH WEAKNESS

Performances Menggunakan Software

Microsoft Excel di dalam

pencatatan penggajiannya.

Meskipun menggunakan

Software Microsoft Excel

tetapi penghitungan dan

pengolahan data dilakukan

secara manual sehingga

kemungkinan terjadi

kecurangan sangat tinggi.

Information Informasi didapatkan dari

pihak independen yaitu

pengawas koperasi.

Tidak adanya verifikasi

informasi yang dimasukkan

sehingga data yang ada

diragukan.

Economy Biaya sejak pengumpulan

informasi hingga pengeluaran

cek sangat rendah.

-

Control Diawasi oleh pihak

independen yaitu pengawas.

Sangat rendah karena

penghitungan, pemrosesan

data dan pengeluaran cek gaji

dilakukan orang yang sama.

Efficiency Sangat efisien karena pegawai

yang digaji hanya ada 2 orang.

Pegawai lainya tidak digaji

karena mereka bergabung di

kperasi tersebut berdasarkan

rasa kepemilikan dan

kekeluargaan yang tinggi.

Nilai kepemilikan dan

kekeluargaan di koperasi

berbeda antara pengurus satu

dengan lainnya, sehingga

motivasi dan penghargaan

terhadap kinerja sulit untuk

diukur.

Service Karena berasaskan kekeluargaan,

hubungan antara petugas

penggajian dan pegawai terjalin

dengan sangat baik.

Asas kekeluargaan dapat

menjadi alasan bocornya

kontrol di dalam koperasi

karena pengawasan sangat

rendah, misalnya

kemungkinan adanya

manipulasi terhadap data

penggajian.

DFD Level 0

Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2

Porsi dari Komputerisasi Sistem

Penggajian serta pengumpulan data yang berkaitan dengan penggajian.

Membeli software solution SAP Business One untuk usaha menengah ke bawah, dengan modul penggajian.

Keuntungan Solusi Software dapat mendukung secara penuh proses bisnis KOWAPI dan sangat terkostumisasi dengan keinginan pihak manajemen.

Dapat diimplementasikan dengan cepat dan mudah, karena mendapat dukungan dari teknisi SAP.

Server & Work Station

MS Windows Server 2008, MS Windows Workstation

Sama dengan kandidat 1

Software Tools Ms Visual FoxPro 9.0 untuk membangun aplikasi, MS Visio untuk perancangan database, logical proses (DFD), & Diagram-diagram UML.

Software Builder ABAP atau MS Visual Basic 2005 untuk kostumisasi software.

Software Aplikasi

Solusi terkostumisasi Solusi Paket

Metode Pemrosesan

Client/Server Sama dengan kandidat 1

Output Device Printer Canon Pixma IP1000 (Stand Alone/Departement)

Printer Canon Pixma IP1000 Lan Printer

Sama dengan kandidat 1

Input Device Keyboard Mouse

Sama dengan kandidat 1

Storage Device Database Visual FoxPro yang terbatas, namun cukup untuk aplikasi software penggajian dengan kapasitas hardware > 50GB.

SAP DBMS dengan kapasitas >100GB.

SOLUSI

Alternative (Candidate) System Matrix

Feasibility Analysis MatrixKriteria Feasibility

Beban Kandidat 1 Kandidat 2

Feasibility Operasional

Fungsionalitas

Politikal

30% Mendukung secara penuh kebutuhan fungsional pengguna.

Score: 100

Hanya mendukung kebutuhan bisnis bagian penggajian dan membutuhkan kostumisasi pada proses bisnis untuk memaksimalkan penggunaan software

Score:50

Feasibility Teknis

Teknologi

Keahlian

30% Kemudahan penggunaan dan pembangunan aplikasi dengan bahasa Visual FoxPo ditambah dengan database yang telah terintegrasi membuat koneksi dengan database mudah dilakukan dan meminimalisasi hambatan. Software Visual FoxPro telah bertahun-tahun digunakan dan mendapat review yang baik dari pengguna.

Kebutuhan mempekerjakan programmer yang mengerti OOP dengan bahasa Visual Foxpro.

Score: 95

Telah dirils lebih dari 2 tahun dan mendapat review yang baik serta penerapannya akan terus mendapat dukungan dari SAP dan teknisi.

Kebutuhan untuk mempekerjakan seorang programmmer ABAP untuk mengkostumisasi dan menjadi administrator yang mengatur masalah pemeliharaan. Sangat sulit dilakukan karena jarang yang menguasai.

Score: 70

Feasibility 30% Rp. 300.000,00 >Rp. 100.000.000,00

Ekonomis

Biaya Pengembangan

Score: 100

Score: 45

Feasibility Jadwal

10% 3 Bulan

Score: 60

1 Bulan

Score: 100

Ranking 100% 94.5 59.5

Kowapi-PuspasariDFD Lv 1

DAFTAR PUSTAKA

Jeffrey A. Hoffer, Mary B. Prescott, Fred R. McFadden. 2005, 7th Ed. Modern Database

Management 7th Edition, Prentice Hall, New Jersey.

Lonnie D Benthly, Jeffey L. Whitten, McGrow-Hill. 7th Ed. System Analist and Design for The

Global Enterprise, Boston