Fg all-in-one-job-analysis-form

12

Transcript of Fg all-in-one-job-analysis-form

Page 1: Fg all-in-one-job-analysis-form
Page 2: Fg all-in-one-job-analysis-form

1

All-in-One

Job Analysis Form

Halo Human Capital Practitioners, terima kasih telah mendownload All In One Job Analysis Form. Form ini kami ciptakan untuk menjawab kebutuhan teman-teman Human Capital Practitioners yang selama ini merasa rumit dengan menyatukan banyak form pekerjaan. Form ini dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan menghemat banyak waktu. Dan ajaibnya, form ini berbentuk satu dokumen yang dapat mengintegrasi beberapa data dalam Analisa Jabatan. Dalam form ini Anda akan menemukan;

1. Informasi mengenai All in One Job Analysis form, yang cara menggunakannya lebih lengkap Anda dapat melihat video tutorial yang terlampir di halaman download.

2. Contoh All in One Job Analysis yang sudah terisi, sehingga Anda dapat memiliki gambaran konten yang harus Anda isi.

3. Halaman Glossary yang membantu Anda secara lebih detail mengisi All in One Job Analysis pada form yang kosong.

4. Informasi dan langkah yang harus Anda lakukan saat Anda mengalami kesulitan mengisinya. Dalam tombol download yang lain, ada sebuah form kosong SPESIAL untuk Anda, yang dapat Anda gunakan langsung dalam perusahaan Anda. Saat menemui kesulitan silahkan kembali pada poin ke tiga di atas ya… Nah, Human Capital Practitioners, selamat mengaplikasikan All In One Job Analysis Form ini. Keep Positive, Inspirative, Creative and Transformative (PICT). Stay #ARTmazing!

Bunch of heARTs for you,

Sinergia Consultant Team

Page 3: Fg all-in-one-job-analysis-form

2

Let’s stART All in One Job Analysis Form ini membantu Anda menganalisa dan mengukur kinerja karyawan dengan mudah, lengkap dan efektif. Form ini sangat membantu Anda dalam membuat analisa pekerjaan, karena menyatukan beberapa data di bawah ini:

• Job Specification • Job Requirement • Job Description

• Key Performance Indicator (KPI)

Dengan adanya form yang ringkas ini, Anda terbantu dalam:

• Memudahkan proses dokumentasi analisa pekerjaan. • Memudahkan karyawan Anda paham detail pekerjaan

dan target kerjanya. • Mudah dipasang di lokasi kerja. • Memudahkan analisa kinerja karena job specification,

job requirement, dan job description terintegrasi

Page 4: Fg all-in-one-job-analysis-form

3

dengan key performance indicator dalam SATU DOKUMEN.

• Dapat menjadi acuan dalam melakukan penilaian kinerja. Dan hal ini telah dibuktikan pula oleh klien kami yang telah berhasil menggunakannya dan merasakan manfaatnya.

Page 5: Fg all-in-one-job-analysis-form

4

Contoh form yang telah terisi

Document No : JS/HR/001

Released : 1 Januari 2017

Page : 1 of 2

Revision : 00

Prepared by : Operational Manager

Marcelina R

Suganda

Approved by : Direktur

Amelia Hirawan

DOCUMENT : Job Analysis

Kode Posisi :

HRGA-001 DEPARTEMEN POSITION LEVEL

Human Resources & General Affair Supervisor

JOB SPECIFICATION

Hubungan Internal Atasan

Langsung Operational Manager

Bawahan Langsung

1. HR Staff 2. GA Staff

Posisi lain

1. PFA Spv 2. Sales Spv 3. Marketing & Branding

Spv 4. ARTchitecture Spv 5. ARTmazing Spv 6. IT & Design Spv 7. Support Program Spv 8. Corporate Secretary

Hubungan Eksternal Pihak lain yang terkait, mewakili Operational Manager Fungsi HR : Disnaker, BPJS Fungsi GA : Vendor

Tujuan Jabatan Wewenang 1. Mengoptimalkan jalannya operasional sehari-

hari sesuai dengan arah perusahaan, bersifat jangka pendek maupun jangka Menengah.

2. Bertanggung jawab terhadap pengaturan bidang Human Resources serta General Affair

1. Menjadi perwakilan utama Operational Manager di dalam bidang Human Resources & General Affair

2. Melakukan fungsi POAC terkait dengan rencana dibidang Human Resouces serta General Affair

Page 6: Fg all-in-one-job-analysis-form

5

3. Melakukan evaluasi (memilih atau menghentikan) pada level staff, yang kinerjanya tidak memberikan kontribusi menguntungkan perusahaan

4. Mengelola aset guna mendukung operasional perusahaan.

Bahan Kerja Alat Kerja 1. Target kerja masing-masing staff 2. Laporan kerja masing-masing staff

1. Telepon 2. ATK 3. Komputer 4. Internet

JOB REQUIREMENT Pendidikan minimal Pengalaman Pelatihan

D3 Membutuhkan pengalaman minimal 3 tahun dalam mengelola bidang HR & GA.

1. Management Skills 2. Leadership 3. Financial Skills 4. Human Capital Skills 5. Asset Management

Kompetensi Core Generic Spesific Expertise/ Technical

1. Positive 2. Inspirative 3. Creative 4. Transformative

1. Business 2. Leadership 3. Problem Solving 4. Decision Making 5. Public Speaking 6. Communication 7. Self-management 8. Administration management

1. Public Relation Skill 2. Delegating Skill 3. Financial Skills 4. People and

Development Skills 5. Human Capital Skills 6. Asset Management 7. Administration Skill 8. Teaching Skill 9. Negotiation skill

Profil Psikologis DISC : D MBTI : ENTP CBCI : Green-Red

JOB DESCRIPTION Aktivitas Utama Uraian Aktivitas Frekuensi Key Performance

Indicator 1.Menyusun rencana kerja

a. Membuat rencana kerja operasional

b. Membuat rencana anggaran

c. Melaksanakan rencana kerja operasional

d. Mengelola rencana anggaran antar divisi atau departemen

e. Melakukan fungsi kontrol pada pelaksanaan kinerja yang telah

Per quartal Per quartal

Setiap hari

Per quartal

Setiap hari

100% penyusunan rencana tepat pada sasaran target omzet dan target perusahaan

Page 7: Fg all-in-one-job-analysis-form

6

direncanakan

2. Melakukan keperluan administratif terkait dengan HR & GA

a. Memeriksa laporan bulanan departemen HR & GA b. Membuat laporan operasional bulanan c. Melakukan meeting atau pertemuan dengan internal departemen HR & GA d. Melakukan meeting atau pertemuan dengan departemen diluar HR & GA

Bulanan

Bulanan

Bulanan Per minggu

Bulanan

100% Laporan, hasil analisa dan perencanaan berikutnya diterima oleh Operational Manager

3. Mengelola Departemen HR & GA

a. Mengadakan meeting evaluasi dengan departemen HR & GA

b. Melakukan evaluasi personel dalam departemen HR & GA

c. Melakukan coaching atau training bagi intern departemen HR & GA

d. Membuat laporan coaching atau training yang dilaksanakan

Bulanan Per quartal dan bulan /

sesuai kebutuhan Bulanan

Bulanan

100% Jadwal coaching per bulan berjalan dengan baik

80% performance kerja meningkat dari waktu ke waktu

4. Melakukan pengelolaan SDM berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan kebutuhan perusahaan

a. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, b. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan c. Memastikan tiap SDM khususnya bawahan langsung melakukan pekerjaan sesuai job desc-nya

Tahunan

Sesuai kebutuhan

Tiap hari

Ketersediaan SDM

5. Melaksanakan training dan coaching program pada bawahan langsung

a. Mengamati dan memetakan kemampuan yang dimiliki oleh bawahan langsung b. Membuat analisa kebutuhan bawahan langsung c. Mengajukan training atau coaching untuk memperkaya kemampuan bawahan langsung d. Melakukan coaching personal untuk meningkatkan kemampuan bawahan langsung e. Melakukan meeting rutin untuk

laporan dan pengembangan program yang berjalan

a. Melakukan evaluasi dan follow

Per bulan Per 3 bulan

Per 3 bulan

Per bulan @

2jam Per minggu

Per bulan

100% program coaching berjalan. 100% training yang diberikan mentransformasi bawahan langsung dan meningkatkan performa kerjanya yang diukur dari KPI mereka masing-masing.

Page 8: Fg all-in-one-job-analysis-form

7

up pasca training dan coaching yang sudah berlangsung, dan mengawal bawahan mereka untuk terus transformative

6. Melakukan hubungan dengan pihak eksternal

a. Menjadi perwakilan perusahaan dalam kaitannya dengan dinas ketenagakerjaan b. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait pengembangan aset c. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait dengan pajak dan pelaporannya

Per event Sesuai dengan

kebutuhan

Sesuai dengan

kebutuhan

Hubungan baik dengan pihak eksternal terjaga. Nama baik perusahaan juga terjaga.

Page 9: Fg all-in-one-job-analysis-form

8

Berikut ini adalah panduan bagi Anda secara lebih rinci. Anda dapat mengisinya lebih mudah, dengan mengikuti kolom rangkuman di bawah ini. Namun, jika Anda lebih suka prakteknya secara langsung, Anda dapat menontonnya di video tutorial yang ada pada halaman donwload.

Bagian Keterangan Sumber

Document No : No Dokumen, pengkodean agar memudahkan pencarian dokumen

ISO Document

Released : Tanggal mulai digunakan ISO Document

Revision :

Revisi keberapa? Berfungsi memonitor penggunaan agar menggunakan form yang terupdate

ISO Document

Page : Halaman ke berapa dari total halaman

ISO Document

Prepared by : Disiapkan oleh siapa, biasanya dibuat atasan langsung, atau Top Manajemen

ISO Document/ Struktur Organisasi

Approved by : Disetujui oleh siapa, biasanya atasan langsung, atau Top Management

ISO Document/ Struktur Organisasi

Kode Posisi : Tuliskan kode posisi pemegang jabatan. Berguna dalam menata struktur organisasi, pengecekan administrasi, serta saat rekrutmen

ISO Document/ Struktur Organisasi

DEPARTEMEN Tuliskan nama departemen pemegang Jabatan

ISO Document/ Struktur Organisasi

Atasan Langsung

Tuliskan jabatan atasan langsung, sehingga tahu harus melapor kepada siapa

Struktur Organisasi

Bawahan Tuliskan jabatan bawahan langsung, Struktur Organisasi

Page 10: Fg all-in-one-job-analysis-form

9

Langsung sehingga tahu rentang kendali yang dimilikinya

Posisi lain

Tuliskan jabatan posisi lainnya yang sejajar dengan posisi yang dianalisa, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan siapa

Struktur Organisasi

Hubungan Eksternal

Tuliskan Bagian di luar organisasi, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan pihak mana saja

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Tujuan Jabatan Tuliskan untuk apa jabatan ini diadakan, sehingga akan terlihat adanya kesinambungan dengan semua departemen/ divisi lainnya

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Wewenang Tuliskan apa saja kewenangan yang dimiliki, sehingga tidak terjadi tumpang tindih wewenang dari departemen/ divisi lainnya

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Bahan Kerja Tuliskan semua dokumen yang diperlukan

ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Alat Kerja Tuliskan semua peralatan kerja yang digunakan

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan Cek Area Kerja

Pendidikan minimal

Tuliskan tingkat pendidikan minimal yang diperlukan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaannya

ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Pengalaman

Tuliskan durasi pengalaman di masa lalu yang akan membantu penyelesaian tugas, terkait dengan posisi jabatan yang akan di emban saat ini

ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Pelatihan

Tuliskan pelatihan apa saja yang dibutuhkan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaan secara efektif

ISO Document Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Core Kompetensi

Tuliskan Core kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini

Kamus Kompetensi

Generic Kompetensi

Tuliskan Generic kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini

Kamus Kompetensi

Specific Tuliskan Specific Expertise Kamus Kompetensi

Page 11: Fg all-in-one-job-analysis-form

10

Expertise Kompetensi

kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini

Profil Psikologis DISC

Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya

Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil

Profil Psikologis MBTI

Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya

Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil

Profil Psikologis CBCI

Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya

Hasil Psikotes Pemegang jabatan yang dianggap berhasil

Aktivitas Utama Tuliskan pengelompokan tugas

besar yang harus dilakukan, berguna untuk menata pemikiran pemegang jabatan

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Uraian Aktivitas Tuliskan detail aktivitas yang harus dilakukan, berguna untuk menata bagaimana menjalankan satu per satu akitivitas, agar pekerjaan besarnya bisa selesai

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Frekuensi Tuliskan frekuensi pekerjaan dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga tahu kapan harus melakukannya

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Key Performance Indicator

Tuliskan TARGET KERJA secara kuantitatif dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga dapat di evaluasi kinerjanya

Hasil Interview Pemegang Jabatan atau Atasan Pemegang Jabatan

Page 12: Fg all-in-one-job-analysis-form

11

Nah, sekarang Anda telah memiliki gambaran mengenai pengisian All in One Job Analysis form ini. Tugas Anda berikutnya hanyalah praktek, praktek, praktek dan terus praktek. Sebab, pelajaran yang paling baik adalah dengan terus melatihnya… Untuk penjelasan lebih lengkapnya dan saat Anda butuh untuk lebih mengintegrasikan data-data yang Anda miliki, Anda bisa memelajarinya lebih lanjut di http://sinergiaconsultant.com/event/ajbs/# Sampai ketemu di pembelajaran yang lebih tinggi! Keep PICT and stay #ARTmazing...