BAB I PENGERTIAN DAN ISTILAH ADMINISTRASIA. Sejarah Tentang Administrasi

Pada zaman modern ini merupakan abad administrasi dimana setiap negara yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan modern tidak mempunyai pilihan lain selain dari pada mengutamakan pembinaan serta pengembangan administrasinya sesuai lingkungan bangsa dan negara itu. Walaupun masih sedikit yang diketahui tentang rencana-rencana kepemimpinan ataupun masih sukar digolongkan dalam bentuk administrasinya, namun jelas mesir kuno telah memberikan petunjuk adanya sistem administrasi dalam skala yang luas. 1. Administrasi Zaman Tiongkok Lama dengan factor

Mempelajari sejarah Administrasi Tiongkok Lama sukarlah untuk dipisahkan dari ajaran-ajaran Confociun (551-478 SM), menurut Cofociun sepak terjang Pemerintah adalah tergantung daripada manusianya, orang-orang yang tepat untuk memegang jabatan dalam pemerintahan dapat dititik watak kepribadian. Jika seseorang mengerti bagaimana menguasai tingkah laku beserta wataknya maka yang akan mengerti bagaimana memerintah orang, dengan demikian ia akan mengetahui bagaimana cara memerintah bangsa-bangsa danb kerajaan-kerajaan.

1

2.

Sejarah Administrasi di Amerika Serikat

Perkembangan Administrasi dalam lapangan Niaga ( Bussiness Administrasi)

Perkembangan Administrasi dilapangan pemerintahan (Public Administration).

Di bidang Bussiness administration di Amerika Serikat dikenal dua tokoh yaitu : Henry R Towne, Presiden Yeeand Towme Loc. Company dan Frederick W. Taylor, seorang Insinyur muda bekerja sebagai manager pada Midvale Stele Company di Phladelpia.

B. Pengertian Administrasi.Apakah Administrasi itu ? Administrasi berasal dari kata bahasa Latin, yaitu Ad-Ministrare yang berarti melayani, membantu atau memenuhi, menyelenggarakan. Administrasi di indonesia telah dikenal yaitu dalam bahasa belanda Administratie yang berarti tata usaha. Sedangkan di Amerika serikat kata Administrasi dipergunakan untuk menunjukan pengertian pemerintah seperti Kennedy Administration,Eisenhower Administrasi, dan lain-lain.

1.

Pengertian Administrasi dalam Arti sempit dan Luas

Pengertian Administrasi dalam arti sempit adalah pekerjaan yang menyangkut pekerjaan kertas (paper work) : Tiok-mengetik, mengagenda, ,mengarsip. Taa usaha dan lain-lain. Sedangkan pengertian Administrasi dalam arti luas adlah kegiatan-kegiatan kelompok yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama (non paper work). Administrasi dalam arti umum yaitu suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk itu administrasi mengandung aspek-aspek sebagai berikut :2

a. b. c.2.

Adanya Manusia-manusia ; Melakukan Kerja sama ; Mempunyai tujuan yang hendak dicapai. Administrasi dalam arti Fungsional

Administrasi dalam arti funfsional adalah Segala tindakan yang secara sadar dilakukan kearah tercapainya suatu tujuan, jadi termasuk juga menentukan tujuan itu sendiri, kegiatan apa tindakan administratif itulah mencakup : a.b.

Merencakan dan memperkirakan tujuan. Memberikan pimpinan (leaderShip) dan pengambilan keputusan. Menentukan kebijakan Memberikan bimbingan (quidance) dan mengatur orang,alat peralatan, waktu, pekerjaan dan lain- lain.

c.d.

e.f.

Mengawasi jalannya pelaksanaan Membimbing pelaksanaan dari ketentuan perbaikan/penyelesaian kesulitan-kesulitan atau masalah-masalah yang timbul dalam Penyelenggaraan tersebut.

3.

Administrasi dalam arti kepranatan (Institusional)

Administrasi dalam arti kepranatan (Institusional) adalah Keseluruhan orang-orang baik secara perorangan maupun kelompok yang secara kesatuan menjalankan proses kegiatan tercapainya tujuan bersama. Prof. DR.Dwight Waldo menulis administrasi sebagai berikut : cooperative human action ewith high degree of rationality . (Artinya administrasi adalah kegiatan manusia yang bekerja sama dengan tingkat rasionalitas tinggi).

C. Unsur-unsur Administrasi3

Telah dimaklumi bahwa adanya sesuatu itu adalah karena ada unsur-unsur tertentu yang menjadikan sesuatu itu. Misalnya : Air itu terdiri dari unsur H20 didalam ilmu kimia. Menurut Sondan P. Siagian, bahwa unsur-unsur administrasi itu adalah 1. Dua Orang atau Lebih Disini dinyatakan dua orang manusia atau lebih, sebab sudah dimengerti bahwa orang itu harus bekerja sama, jadi jika orang itu hanya seorang saja sudah barang tentu tidak akan mungkin untuk bekerjasama sebab yang dinamakan kerjasama itu mesti paling sedikit dua orang. 2. Adanya tujuan Tertentu Tujuan yang hendak dicapai adalah tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu sebelum usaha tersebut dilakukan baik orang yang terjun langsung dalam proses administrasi ataupun dengan bantuan orang lain. 3. Tugas yang Hendak dilaksanakan Diatas telah dinyatakan bahwa untuk melaksanakan tugas tersebut orang-orang harus bekerja sama dalam mencapai tujuan dalam melaksanakan tugas orang itu sudah tentu harus mengingat pada prinsip-prinsip ekonomis efisien agar tujuan tersebut dapat dicapai sebaik-baiknya.

4.

Perlengkapan dan Peralatan

4

Dalam melaksankan tugas tersebut diperlukan peralatan dan perlengkapan. Adapun alat-alat serta perlengkapan itu tergantung dari : a. b. c. Jumlah orang yang bekerjasama Tujuan yang hendak dicapai Macam-macam tugas yang hendak dilaksanakan.

D. Proses AdministrasiTelah kita ketahui bahwa banyak sekali cabang administrasi dan yang kita anggap penting serta sesuai dengan jurusan ita yaitu administrasi negara dan penyusunb manganggap cabang ilmu administrasi lainnya itu penting. Dalam uraian ini penyusun akan menguraikan beberapa cabang dari pada ilmu Administrasi Negara Yaitu : 1. Administrasi Perkantoran, Adminisrasi Perkantoran ini adalah mempelajari soal-soal tentang p[embuatan, pengirinan, penyimpanan bahan-bahan keterangan, tata usaha, penyusun tata usaha dan dalam hubungan kantor. 2. Administrasi Kepegawaian, Administrasi Kepegawaian ini dapat dikatakan sebagai proses dari pada pengunaan tenaga manusia sejak dari penerimaan sampai pada pemberhentian pegawai. 3. Administrasi Keuangan Negara Administrasi Keuangan Negara adalah suatu proses yang berkenaan dengan pembiayaan dan pengurusan uang negara dan penetapan anggaran sampai pada cara-cara pengaturannya.

4.

Administrasi Kepajakan Negara5

Administrasi Kepajakan Negara adalah suatu proses yang berkenaan dengan pengurusan tentang pemasukan negara melalui sistem pajak. 5. Public Relation Menurut E.L. Berndys dalam bukunya Public Relation, mengatakan bahwa istilah Public Relation mengandung 3 (tiga) pengertia yaitu : a. b. Memberikan penerangan kepada Public, Penginsapan kepada public untuk mengubah sikap dan tindakan mereka, c. Berusaha untuk mengintegrasikan sikap dan tindakan lembaga dengan public dan sikap serta tindakan public.

E. Perkembangan Administrasi.1. Perkembangan Administrasi sebagai seni ; Pada zaman pra sejarah telah diterapkan terutama pada bidang perdagangan, pengangkutan dan perhubungan. 2. Perkembangan Administrasi sebagai Ilmu ; Berakhirnya Administrasi sebagai seni diawali dengna munculnya manajemen ilmiah yang dipelopori oleh F.W. Taylor pada tahun 1886. 3. Perkembangan Aministrasi di Indonesia . Menurut Drs. The Liang Gie, bahwa perkembangan administrasi di indonesia diandai dengan : a. Onny Juono dengan karyanya ; Perkembangan Administrasi di indonesia dimuat dalam majalah Administrasi Negara pada tahun 1963. b. Kosim Ade Sapoetra dengan karyanya ; Public administrastion in Indonesia in retrospect and Propect pada tahun 1964-1965.

6

F. Perbedaan Administrasi Negara dan Administrasi Niaga.Perbedaan Administrasi Negara dan Administrasi Niaga dapat dibedakan atas beberapa faktor, yaitu ; 1. Faktor tujuan a. Administrasi Negara bertujuan untuk meningkatkan kesejateraan dan kemakmuran rakyat. b. Administrasi Niafga bertujuan untuk kelangsungan hidup organisasi da yang diingin kan adalah akumulasi modal, penambahan modal. 2. Faktor Motif. a. Administrasi Negara dalam proses pelaksanaan kegiatan bermotis pemberian service atau pelayanan seefekti dan se-efisien mungkin kepada seluruh warga negaranya. b. Administrasi Niaga dalam operasinya bermotif untuk mencari keuntungan yang optimal atas modal yang ditanamkan.

3.

Sifat Pelayanan. Administrasi Negata termasuk Aparat pemerintah, dalam memberikan pelayanan terhadap warga negaranya tanpa membeda-bedakan. a. Administrasi Niaga dal memberikan pelayananya seringkali mebedakan karena motifnya untuk mencari keuntungan terutama terhadap relasinya.

7

4.

Faktor Wilayah Yurisdiksi a. Administrasi negara mempunyai wilayah kekuasaan yang sama luasnya dengan wilayah kekuasaan negara. b. Adminitrasi Niaga memp[unyai wilayah kekuasaan sesuai dengan luasny pasaran hasil produksinya.

5.

Faktor Kekuasaan a. Administrasi Negara memperoleh kekuasaannya melalui rakyat dengan lembaga perwakilan rakyat. b. Administrasi Niaga memperoleh kekuasaanya darui besarnya modal yang ditanamkan.

6.

Faktor Orientasi Plitik. a. Administrasi Negara dan seluruh aparatnya dan personilnya sebagai abdi rakyat yang berorientasi politik nya sesuai dengan politik negara. b. Admnistrasi Niaga menjalankan politik pilihannya secara memihak dan menganut suatu aliran yang dianggapnya dapt membantu usahanya.

7.

Faktor Cara kerjanya. a. Administrasi negara biasanya dalam cara kerjanya relatif lamban, b. Admnistrasi niaga dalam mengadakan kegiatanya didasarkan pada opproach pragmatis.

G.

Perbedaan Administrasi dan Manajemen, Ilmiah dan Non Ilmiah.

8

1.

Filsafat yang dianut.-

Administrasi dan manajeman ilmiah menganut filsafat People Centered berarti memperlakukan manusia tidak hanya semata-mata pelaksana saja, tetapi manusia berkpribadian sebagai mahluk Tuhan.-

-

Administrasi dan manajemaen Non Ilmiah menganut Filsafat Job Centered yang artinya ; dalam pencapaian tujuan yang tela ditentukan , yang dipentingkan adlah tugas-tugas yang harus dilaksanakan agar dapat dilaksanakan agar dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

2.

Pendekatan (Approach).-

Administrasi dan manajemen Ilmiah mempergunakan pendekatan efisiensi dan ekonomi ; yang berarti sumber-sumber yang dipergunakan harus sekecil mungkin bila dibandingkan dengan dengan hasil yang diperoleh.

-

Pendekatan Administrasi dan manajemen non Ilmiah adalah Efektifitas nya, yang berarti dalam proses Administrasi da manajemen hanya dipentingkan pencapai tujuannya saja.

3.

Metode Kerja-

Administrasi dana manajemen non ilmiah mempergunakan metode kerja yang sistematis dan prosedur kerja yang sederhana sesuai dengan kebutuhan.

-

Admnistrasi dan manajemen non ilmiah mempergunakan metode kerja yanng tidak sistematis dan cara atau prosedur kerja sering kali didasarkan atas coba-coba.

H.

Hubungan Ilmu Administrasi denga Ilmu-Ilmu9

Lainnya1. Adapun Ilmu-Ilmu pengetahuan yang mempunyai hubungan yang erat

antara ilmu administrasi dengan Ilmu-Ilmu lainnya dapat diuraikan sebagai berikut : a. Ilmu Hukum Ilmu Hukum adalah Suatu cabang ilmu pengetahuan yang mempelajari norma-norma an kaedah-kaedah yang hidup didalam masyarakat. b. Ilmu ekonomi Ilmu Ekonomi adalah Suatu Ilmu yang mempelajari kebutuhan Manusia yang selalu tidak terbatas dengan alat-alat pemuas yang selalu terbatas. c. Ilmu Politik Ilmu Politik Adalah Suatu Ilmu yang mempelajari peraturan kekuatan dan kekuasaa dalam masyarakat. d. Sejarah Sejarah adalah yang menyelidiki keseluruhan dari pada tindakantindakan manusia dimasa-masa yang lalu. e. Sosiologi Sosiologi adalah Ilmu yang mempelajari susunan bermasyarakat, yang sangat erat hubungannya dengan kegiatan administrasi dan Manajemen. f. Antropologi Antropologi Adalah yang sebagaimana diketahui mempelajari tindakan-tindakan individu dalam masyarakat yang merupakan unsurunsur dari keseluruhan kebudayaan bangsa. g. Ethnologi

10

Ethnologi yaitu Ilmu yang mempelajari sifat, kebudayaan dan adat istiadat suatu bangsa. h. Ilmu Jiwa (Psychologhi) Ilmu Jiwa yaitu Ilmu yang mempelajari jiwa seseorang , seseorang hanya dapat digerakkan dengan baik apabila administraor yang menjadi atasannya mengenal jiwa orang-orang tersebut. i. Statisik Statistik adalah Ilmu tentang analisa data dan angka-angka salah satu tugas terpenting keputusan yang diambil harus tepat, praktis dan dapat dilaksanakan. j. Filsafat Filsafat adalah Yang mempelajari cara-cara berpikir secara logis dan berusaha mencari hakekat dengan mengadakan analisa dan pembahasan secara mendalam.

I. Faktor-faktor Ekologis (Lingkunagn) dalam Administrasi).Faktor-faktor Ekologis atau Lingkungan yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut : a. Filsafat Negara Filsafat Negara merupaan Tali pengikat bagi seluruh warga negara. b. Sistem Politik Administrasi merupakn proses lanjutan dari pada politik, maka politik administrasi harus pula merupakan kelanjutan dari pada politik negara. c. Tingkat Pembangunan Ekonomi Yang Telah dicapai,

11

Pelaksanaan Kegiatan Administrasi sangat dipengaruhi pula oleh tingkat pembanguna ekonomi yang telah dicapai, karena para pelaksanaannya merupakan manusia-manusia yang harus memenuhi kebutuhannya secara ekonomis. a. Bahasa Bahasa adalah sebagai alat komunikasi. b. c. Agama Letak Geogfrafis.

J. Klasifikasi Pokok Fungsi-Fungsi Administrasi1. Klasifikasi Pokok

Faktor-faktor yang mempengaruhi perbedaan-perbedaan pendapat : a. b. c. d. Kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya. Filsafat Hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan. Latar Belakang Pendidikannya. Perkembangan Ilmu Sendiri.

Fungsi-fungsi Administrasi dan Manajemen dapat dibagi menjadi dua Klarifikasi utama, yaitu : 1.2.

Fungsi-fungsi Organik Fungsi-fungsi pelengkap.

2.

Perincian Fungsi-Fungsi Administrasi

a. Fungsi Fungsi menurut Henry Fayol. 1. Planning (Perencanaan) 2. Organizing ( Pengorganisasian)12

3. Commanding (Pemberian Komando) 4. Coordinating (Perkoordinasian) 5. Controling ( Pengawasan) b. Fungsi-fungsi menurut Luther M. Gulick. 1. Planning (Perencanaan) 2. Organizing (Pengorganisasia) 3. Staffing ( Pengadaan Personil ) 4. Directing (Pemberian Bimbingan) 5. Coordinating (Pengkoordinasian) 6. Reposthing (Pelaporan ) 7. Budgetting ( Pengangguran ) c. Fungsi-fungsi Mu\enurut Harold Koonts. 1. Planning ( Perencanaan ) 2. Organizing ( Pengorganisasian ) 3. Staffing ( Pengadaan Personil ) 4. Directing (Pemberian Bimbingan) 5. Contralling (Pengawasan) d. Fungsi-fungsi menurut George Terry 1. Planning ( Perencanaan ) 2. Organizing ( Pengorganisasian ) 3. Actuating (Penggerakan ) 4. Controlling ( Pengawasan ).

BAB II MANAGEMENT13

A.

Pengertian Tentang Management

Segenap perbuatan mengerakkan sekelompok orang dan mengerahkan fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Asal usul istilah management ini adalah sebagai berikut : Manus (Bahasa Latin ) berarti Tangan ; Mano (Bahasa Italia) berarti Tangan ; Menege/manage (bahasa latin, italia, prancis ) berarti memrintah kuda, mengendalikan kuda ; Maneggio (Bahasa Italia) berarti pengurusan Maneggiare Bahsa Itali berarti melatih kuda dalam menindakkan langkahlangkah kakinya . Arti Management menurut ; 1. James A.F.Stoner ; Management adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan Sumber Daya Sumber Daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 2. Ordway Tead ; Manajemen adalah proses dan perangkat yang mengarahkan serta membimbing kegiatan-kegiatan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.

Sondang P. Siagian ; Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain.14

Dari pengertian diatas perlu diketahui unsur yang terkandung didalam definisi manajemen, setidak-tidaknya mengandung 5 (Lima ) unsur pokok yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. Unsur Ilmu dan seni, Unsur Tujuan, Unsur kelompok manusia Unsur sumber / faktor produksi Unsur proses atau fungsi.

B. Fungsi ManajemenPenyusun mencoba untuk mengetengahkan beberapa pendapat para ahli tentang fungsi manajemen, antara lain sebagai berikut : 1. George R. Terry : a. Planning b. Organizing c. Actuating d. Controling 2. Henry Fayol : a. Planning b. Organizing c. Commanding d. Coordinating e. Controlling

3.

John F. Mee : a. Planning b. Organizing c. Motivating15

d. Controling. Selanjutnya penyusun akan memperkenalkan fungsi management, menurut G.R. Terry, yaitu sebagai berikut : a. Planning ( Perencanaan ) Perencanaan adalah kegiatan pertama yang harus dilakukan dalam proses administrasi. Rencana merupakan serangkaian keputusan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dimasa yang akan datang. b. Organizing (Penggorganisasian) Pengelompokan kegiatan beraarti juga pengeompokan kegiatankegiatan yang telah ditentukan yang akan dilaksanakan dalam rangka kerjasama tersebut. Kegiatan dalam hal ini akan lebih mudah dan jelas ditunjukan didalam suatu bagan atau struktur organisasi. c. Actuiating ( Penggerakan ) Dengan penggerakan ini dimaksudkan tugasnya dengan baik dengan cara dan dengna waktu yang telah ditetapkan atau sesuai dengan ketentuan yang bertlaku. d. Actuating ( Penggerakan ) Di dalam pelaksanaan tugas dilapangan diperukan sekali pengawasan, dimaksud agar tidak menyimpang dari rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

C. PerencanaanPerencanaan atau planing dapat diartik sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang mengenai hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.16

Perencanaan harus memenuhi sifat-sifat sebagai berikut : 1. Rasional Rasional artinya harus dibuat berdasarkan pemikiran-pemikiran dan perhitungan-perhitungan secara logis dan dipertimabngkan secara masak-masak. 2. Harus Luwes dan Flexibel Artinya Rencana yang dibuat harus dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi serta dimungkinkan untuk mengalami pekembangan-perkembangan lebih lanjut didalam pelaksanaan nya. 3. Harus Kontinyu Pembuatan rencana tidak didasari atas pelaksanaannya untuk beberapa kali saja, tetapi ditujuka untuk dapat dipergunakan secara terus menerus dengan tidak mengurangi kemungkinan perubahan sesuai dengan sifat keluwesan nya.

Prosedur Pembuatan Rencana Fungsi perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik apabila proses pembuatan rencana itu didasarkan atas hasil-hasil pemikiran secara sistematis dan penggunaan teknik-teknik ilmiah dalam cara pemecahan masalah-masalah. Adapun prosedur yang ditempuh dalam pembuatan rencana yang baik adalah sebagai berikut ; a. Mengetahui dan mengenali sifat hakiki dari pada masalah yang dihadapi, jadi hal ini berarti bahwa pimpinan harus mengetahui benar-benar mengapa harus disusun suatu rencana dan kegunaannya dengan usaha pencapaian suatu tujuan. b. Mengumpulkan data yang diperlukan.

17

c.

Menganalisa data yang telah diperoleh, yaitu dengan diberikan interpretasi dan pembahasan sedemikian rupa sehinggga dapat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

d.

Menentukan beberapa alternatif, atau kemungkinan tindakan yang dapat diambil.

e. f. g.

Memilih cara yang terbaik diantara beberapa alternatif. melaksanakan pembuatan rencana. mengadakan penilaian (evaluation) atas pelaksanaan rencana.

Prinsip-prinsip dalam perencanaan Agar supaya rencana yang dibuat itu memperoleh hasil-hasil yang baik dalam pelaksanaannya, maka harus dipenuhi prinsip-prinsip dalam perencanaan sebagai berikut : 1. ditentukan. 2. Rencana harus dibuat oleh orang orang yang sungguh-sungguh memahami tujuan organisasi dan teknik-teknik perencanaan. 3. 4. 5. 6. Rencana harus disertai dengan perincian yang teliti dan lengkap. Rencana tidak boleh terlepas sama sekali dari pemikiran pelaksanaan. Rencana harus bersifat sederhana dan Pragmatis. Rencana merupakan suatu ramalan atau Forecasting. Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah

Macam-macam Perencanaan a. Tingkatan dalam perencanaan

18

seperti diuraikan dalam maksud dan sifat perencanaan, maka secara garis besarnya dapat dibedakan antara administrative planning yang bersifat garis-garis besar saja dan managerial planning yang bersifat lebih khusus dan terperinci.

Apabila dilihat dari tingkatan-tingkatan manajemen yang membuat perencanaan, maka dibedakan antara lain : 1. Policy Planning, yaitu yang dibuat oleh TOP Management karena hanya merumuskan rencana kebijaksanaan secara garis besar. 2. Program Planning, yaitu yang dibuat oleh Middle Management dengan mengadakan perincian policy-planning kedalam macammacam kegiatan yang terperinci. 3. Operasionil Planning, yaitu yang dibuat oleh Lower Management dengan mengadakan perincian-perincian yang lebih mendetail atas kegiatan-kegiatan program kedalam tindakan tindakan operasionil.

Selanjutnya apabila ditinjau dari perician-perincian macam-maca, kegiatan yang harus dilakukan, maka terdapat berbagai bentuk perencanaan sebagai beriut ; a. Overall-Planning, yaitu perencanaan secara keseluruhan dalam garisgaris besar. Misalnya : garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN) yang ditetapkan dengan TAP-MPR merupakan Overall-Planning yang harus dilaksanakan oleh pemerintah R.I melalui Presiden/Mandataris MPR. Tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh pemerintah, yaitu ;

Meningkatkan dan memelihara stabilitas politik. Meningkatkan dan memelihara Stabilitas ekonomi.19

Meningkatkan keamanan.

dan

memelihara

Stabilitas

Menyelesaikan pembangunan Lima Tahun Pertama dan merencanakan serta melaksanakan Pembangunan Lima Tahun .

Meningkatkan Kesejahteraan Rakyat. Melanjutkan Pelaksanaan penertiban dan pendayagunaan aparatur Negara.

Melaksanakan Pemilihan Umum selambatlambatnya pada tahun 1977.

b.

Programming yaitu perincian suatu rencana kedalam macam-macam kegiatan yag diperlukan untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan.

c.

Schedulling yaitu penjadwalan waktu dengan mengadaka perincian masing-masing kegiatan yang disertai waktu pelaksanaanya, kapan dimulainya dan berapa lama diperlukannya waktu penyelesaiannya.

d.

Routing yaitu princian tentang arah jalnnya kegiatan-kegiatan yang ditempuh dengan cara pelaksanaanya.mengenai cara pelaksanaannya ini disebut pula dengan prosedur dan tata kerja.

e.

Phasing, yaitu pembagian dari pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam tahap-tahap atau phase-phase pelaksanaanya.

f.

Budgetting, yaitu Programming yang disertai pula dengan jumlahjumlah uang yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut.

b.

Macam-macam perencanaan menurut jangka waktu

20

Ditinjau dari jangka waktu yang dicakup dalam pembuatan rencana yang bersangkutan , maka dibedakan tiga macam perencanaan, yaitu ; 1). Perencanaan Jangka Waktu, yaitu umumnya berlaku untuk jangka waktu 5 Tahun atau lebih. 2). Perencanaan jangka sedang atau menengah, yaitu meliputi jangka waktu antara 1 sampai dengan 5 tahun. 3). Perencanaan jangka pendek, yaitu yang meliputi jangka waktu 1 tahun atau kurang. c. Network-Planning atau Network-analisys.

Salah satu teknik dalam perencanaan management yang digunakan akhir ini, terutama proyek-proyek pembangunan, adalah apa yang disebut dengan network planning atau network analisys. Teknik=teknik yang digunakan dalam network analysys ini pada pokonya bertujuan untuk menguraikan dan menentukan hubungna-hubungan antara bebagai kegiatan dala rangka pelaksanaan keseluruhan proyek. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh dalam penggunaan network analisys adalah sebagai berikut ; 1). Menetapkan jalan pikiran yang logis untuk menentukan langkah-langkah dalam perencanaan dan pengawasan atas pelaksanaan tugas-tugas. 2). Membantu dalam pengambilan keputusan untuk menentukan kegiatan-kegiatan yang perlu. 3). Membantu pengawasan selama pelaksanaan dan memudahkan pencegahan kegagalankegagalan yang dihadapi.

21

BAB III ORGANISASIA. Pengertian OrganisasiOrganisasi adalah penyatuan secara sistematis yang saling berkaitan guna membentuk suatu keseluruhan yang bulat melalui mana, wewenang, koordinasi dan pengawasan dapat dijalankan un tuk mncapai maksud tertentu. Oleh karena bagian bagian yang saling berkaitan itu terdiri dari orang-orang yang harus serta digunakan dan sama kegiatannya harus dikoordinasikan agar tercapai tujuan yang hendak dicapai dikoordinasikan itu adalah struktur dan hubungan manusia. Organisasi yang dipandang dari kegunaannya dalam pencapaian tujuan, maka dapat dikatakan organisasi sebagai wahananya. Dengan demikian organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan. Olrh karena itu organisasi dikatakan adalah wadah kegiatan-kegiatan orang yang bekerja sama dalam usahanya yang mencapai tujuan. Pengertian yang demikian disebut organisasi yang bersifat statis karena hanya melihat strukturnya. Sedangkan organisasi dilihat dari pada sudut dinamis hanya dipandang dari segi aktifitas/tindakan dari npada tata hubungan yang terjadi dalam organisasi, baik bersifat formal maupun informal. a. Menurut Mc. Farland, Organisasi didefinisikan sebagai berikut : An Organization is an identifiable group of people cointributing the irenfforts toword the attainment of goals . ( Organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan ).

22

b.

Sedangkan dalam buku management dalam pemerintahan dijelaskan bahwa organisasi adalah tempat untuk penentuan bidang tugas pekerjaan, pengelompokkan bidang-bidang tugas itu, pembagian orang-orang kedalam kelompok-kelompok, penetapan petugasan kepada masing-masing kelompok/ sub kelompok.

c.

Louis A. Alen, merumuskan sebagai berikut ; Organisasi Formal adalah suatu sistem mengenai pekerjaanpekerjaan yang dirumuskan dengan baik, dimana masingmasing pekerjaan itu mengandung sejumlah wewenang tugas dan tan ggung jawab tertentu, yang seluruhnya disusun secara sadar untuk memungkinkan orang-orang dari badan usaha bekerja sama secara paling efektif dalam mencapai tujuan mereka. Organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan.

d.

Joseph Kingsbury dan Robert Wilcox dalam karyanya Organisasi adalah sebagai proses menbagi-bagi pekerjaan, mengatur pegawai untuk memikul pekerjaan dari suatu badan usaha.

B. Karakteristik dari pada OrganisasiDari perumusan perumusan tersebut diatas dapat diberikan karakteristik dari pada oeganisasi : a. b. Adanya kelompok orang Adanya kegiatan yang berbeda, namun saling berkaitan dan23

ketergantungan serta merupakan kesatuan usaha c. d. e. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan Adanya tujuan yang hendak dicapai Adanya pembagian tugas pekerjaan.

C. Prinsip Prinsip Organisasia. Prinsip pembagian habis tugas. Prinsip ini dimaksudkan agar supaya tugas pokok da fungsi organisasi terbagi habis dalam uni-unit bagian. b. Prinsip perumusan tugas pokok dan fungsi yang jelas Perumusan tugas pokok dan fungsi itu harus sedemikian jelasnya sehingga kemungkinan terjadi doublures dan Overlepping dapat dihindarkan atau dikurangi sekecil mungkin. c. Prinsip Akordion Pembagian Tugas dalam unit-unit, besar kecilnya didasarkan pada beban kerja. Organisasi dapat saja meluas dan mengecil, akan tetapi tidak boleh ada fungsi yang hilang. d. Prinsip Fungsionalisasi Penegasan mengenai fungsi unit-unit sebagai bagian tugas pokok dan fungsi keseluruhan organisasi. e. Prinsip koordinasi integrasi dan sinkronasi, KIS dengan pendekatan multi fungsional adalah penting disamping dalam pelaksanaan tugastugas umum juga dalam perumusan kebijaksanaan sehingga benarbenar serasi satu sama lain. f. Prinsip Kontinuitas, ibarat sebuah pertunjukan, walaupun beberapa pewaris berkelang The show must go on.

24

g.

Prinsip jalur dan staff. Prinsip ini menjelaskan perbedaan antara tugas dan fungsi unit organisasi yang bertanggung jawab melaksanakan tugas pokok dan unit organisasi yang melaksanakan tugas pokok dan unit organisasi yang melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat menunjang.

h.

Prinsip kesederhanaan maksudnya ialah untuk mencegah timbulnya instansi-instansi atau badan-badan permanen dan semi permanen yang bersifat extra atau non struktural seperti team, penelitian dan sebagainya.

i.

Prinsip Fleksibilitas, tanpa mengorbankan prinsip kontiunitas organisasi harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan yang dituntut.

j.

Prinsip Pendelegasian wewenang yang jelas ini adalah untuk memungkinkan pejabat bawahan untuk bertindak sesuai dengan wewenangnya secara efektif tanpa setiap kali minta petunjuk dari atasan.

k.

Prinsip pengelompokan secara homogin Dalam hal ini perlu diperhatikan bidang kerja, ruang lingkup dan jenis tugas tugas da fungsi-fungsi.

l.

Prinsip tersedianya pegawai. Penyusunan organisasi harus memperhatikan tersediannya pegawai dan kemungkinan pengisian jabatan-jabatan.

m. Prinsip tersedianya anggaran dan fasilitas kerja Seperi halnya dengan prinsip tersedianya pegawai, maka trsedianya anggaran dan fasilitas kerjapun perlu diperhatikan.

25

n.

Prinsip tentang pengendalian ( Span Of Control) Mengingat bahwa rentang pengendalian pejabat pimpinan adalah terbatas m,aka prinsip ini perlu diperhatikan dalam menentukan jumlah unit yang dibawahi.

D. Bentuk bentuk OrganisasiBentuk Organisasi terdiri dari : a. Organisasi bentuk lini/ Garis ialah orang-orang atau unit didalam organisasi yang secara langsung ikut serta menghasilkan tercapainya tujuan organisasi, jadi dalam organisasi lini hanya dikenal adanya unsur pimpinan dan unsur pelaksanaan. Kebaikan dan keburukan lini menurut Dimock dan Kung : Kebaikannya adalah : 1. 2. 3. 4. 5. Bentukny sederhana Cepat dalam pengambilan keputusan Penuh Tanggung Jawab Mudah memelihara Disiplin Tenaga-tenaga yang kurang cakep dapat Dimanfaatkan Keburukannya adalah : 1. 2. 3. 4. Kurangnya tenaga ahli Koordinasi sukar dilakukan Sukar untuk menganalisa pekerjaan Mudah mengalihkan wewenang untuk pekerjaan yang bersifat sukarela

26

b.

Organisasi bentuk ini dan staff

Pengertian lini seperti tersebut adalah unit-unit yang secara langsung ikut serta mencapai tujuan, sedangkan yang dimaksud dengan staff adalah unit unit yang secara tidak langsung ikut serta mencapai tujuan organisasi, misalnya bantuan kepegawaian, keuangan, material serta bantuan lain baik untuk unit lain. c. Organisasi bentuk fungsional/staff

Dalam organisasi fungsional ini penyusunannya berdasarkan atas kegiatan dari tiap-tiap fungsi sesuai dengan bidangnya, dimana setiap fungsi seolah-olah terpisah atas dasar keahliannya. Namun demikian setiap fungsi pada prinsipnya tidak dapat berdiri sendiri dan saling berkaitan, untuk itu fungsi koordinasi dan kerjasama memang peranan yang penting. Kebaikannya adalah 1. 2. Adanya pembagian pekerjaan yang sempurna Banyak memberikan kesempatan para pegawai untuk berkembang 3. Analisa pekerjaan dapat dibuat sesempurna mungkin 4. Memungkinkan keikutsertaan para pegawai dalam mengambil keputusan 5. Adanya kerjasama yang baik

Keburukannya adalah : 1. 2. Masalah koordinasi menjadi sangat penting Sistem hubungan kerjanya ruwet, karena seseorang dapat bertanggung jawab kepada beberapa pimpinan, 3. disiplin sukar ditegaskan serta sulit mendapat pimpinan yang mempunyai pengetahuan yang luas.

27

d.

Organisasi bentuk panitia

Panitia dimaksudkan dalam sekelompok orang-orang yang ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan khusus, yang tidak mungkin dapat diselesaikan sendiri . Kebaikannya adalah : 1. 2. 3. Adanya dorongan kerjasama secara sukarela Adanya kelanjutan kebijaksanaan Kwalitas keputusan akan lebih baik serta lebih menitik beratka pada fungsi keahlian Keburukannya adalah : 1. Dalam pengambilan keputusan tidak dapat cepat oleh karena harus melalui rapat antar anggota panitia 2. Banyak waktu terbuang oleh para anggota kurang adanya sifat-sifat kepemimpinan 3. Mendorong adanya kompromi.

28