BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Biaya

Biaya merupakan unsur yang penting dalam menjalankan kegiatan

perusahaan, karena perusahaan harus mengeluarkan pengorbanan terlebih dahulu

dalam bentuk biaya untuk mencapai tujuan perusahaan mendapatkan laba.

Pengertian biaya pada dasarnya merupakan pengorbanan, namun beberapa ahli

memiliki pengembangan tersendiri terhadap pengertian biaya tersebut. Berikut ini

merupakan pendapat beberapa ahli mengenai pengertian biaya.

Menurut L. Gayle Rayburn (2000 : 4) : “Biaya adalah pengorbanan

ekonomis yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk suatu produk,

biaya menunjukkan ukuran moneter sumber daya yang digunakan, seperti bahan,

tenaga kerja dan overhead. Untuk suatu jasa, biaya merupakan pengorbanan

moneter yang dilakukan untuk menyediakan jasa”.

Stice Stice dan Skousen (2004 : 230) menyatakan bahwa :“Biaya adalah

arus keluar atau penggunaan lain dari aktiva atau timbulnya kewajiban (atau

kombinasi keduanya) dari penyerahan atau produksi suatu barang, pemberian jasa,

atau pelaksanaan aktivitas lain yang merupakan usaha terbesar atau usaha utama

yang sedang dilakukan entitas tersebut”

M. Nafarin (2004 : 451) menyatakan bahwa : “Biaya adalah nilai sesuatu

yang secara langsung dikorbankan yang diukur dalam satuan uang untuk

memperoleh hasilan”.

5

Biaya operasional pada perusahaan pada umumnya dibagi atas :

1. Biaya pemasaran yang meliputi,

a. Biaya untuk menimbulkan pesanan, semua biaya yang terjadi untuk mencari

atau menimbulkan pesanan dari pembeli kepada perusahaan , terdiri dari :

1) Biaya promosi dan iklan, serta pameran

2) Biaya penjualan meliputi, gaji penjual, komisi, bonus, biaya perjalanan

dinas, gaji kantor penjualan, perlengkapan kantor penjualan, biaya

listrik dan telepon penjualan, danlain-lain.

b. Biaya untuk melayani pesanan, meliputi semua biaya yang terjadi dalam

rangka memenuhi atau melayani pesanan yang diterima dari pembeli yang

meliputi :

1) Biaya pergudangan dan penyimpanan, meliputi gaji bagian gudang,

reparasi dan pemeliharaan, sewa dan asuransi gudang.

2) Biaya pengiriman barang, meliputi gaji bagian pengiriman, biaya

angkut barang yang dijual.

3) Biaya pemberian kredit dan penagihan piutang,

4) Biaya administrasi penjualan, meliputi gaji administrasi penjualan,

perlengkapan kantor, dan lain-lain.

2. Biaya administrasi dan umum terdiri atas,

a. Gaji dan upah, meliputi gaji, insentif dan bonus, premi lembur, dan lain-

lain.

b. Kesejahteraan pegawai dan asuransi kecelakaan kerja.

6

c. Biaya administrasi dan umum lainnya, meliputi biaya cetak, alat tulis dan

perlengkapan kantor, biaya air dan listrik, telepon, dan lain sebagainya.

Kegiatan operasional perusahaan, baik yang bergerak di bidang industri,

dagang, maupun jasa bertujuan untuk memperoleh laba yang berasal dari

pendapatan usaha setelah dikurangi dengan beban yang terjadi selama periode

usaha. Beban operasional merupakan faktor yang penting dalam aktivitas

perusahaan dalam menentukan besar kecilnya laba yang diperoleh.

Sehubungan dengan pengertian beban, kita mengetahui bahwa banyak

sekali sudut pandang masing-masing ahli dalam menafsirkannya. Apalagi, bila

pengertian beban dibandingkan dengan biaya (cost), di mana kedua istilah ini

sering disamakan dalam penggunaannya dalam perusahaan.

Defenisi mengenai biaya dan beban sering rancu digunakan dalam

menetapkan manakah item yang termasuk beban dan manakah yang termasuk

biaya. Kesulitan ini sering ditemukan pada perusahaan manufaktur untuk

menetapkan harga pokok penjualan suatu produk. Karena kemungkinan terjadi

kesalahan dalam pembebanan yang seharusnya merupakan biaya umum

dimasukkan ke dalam beban operasi yang mengakibatkan tingginya harga pokok

penjualan. Sehingga perlu diketahui secara jelas perbedaan antara biaya dengan

beban.

Sedangkan pada perusahaan dagang dan jasa, perbedaan antara biaya dan

beban tidak begitu membingungkan. Karena pada kedua jenis perusahaan ini,

biaya operasional perusahaan biasanya dibagi dalam biaya administrasi dan umum

7

dan biaya pemasaran yang tidak dilibatkan dalam penetapan harga pokok

penjualan barang atau jasa.

Defenisi beban menurut beberapa pendapat ahli sebagai berikut, menurut

Standar Akuntansi Keuangan (2002:18) “Beban adalah penurunan manfaat

ekonomi selama suatu periode akuntansi dalam bentuk arus keluar atau

berkurangnya aktiva atau terjadinya kewajiban yang mengakibatkan penurunan

ekuitas yang tidak menyangkut pembagian kepada penanam modal.”

M. Nafarin (2004 : 67) menyatakan bahwa :“Beban operasi adalah

seluruh pengeluaran yang terjadi dalam suatu organisasi guna pelaksanaan

aktivitas serta pencapaian tujuan yang telah ditentukan.”

Penulis mencoba memberikan pengertian dari beban operasi, beban

operasi adalah seluruh pengorbanan yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam

bentuk uang (kas) untuk menghasilkan suatu produk dan menentukan harga

produk yang dihasilkan.

Dari pemaparan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa beban

merupakan bagian dari biaya yang telah digunakan dalam pengerjaan produk

tertentu hingga selesai. Dan biasanya beban merupakan pengeluaran yang

bermanfaat hanya dalam satu periode akuntansi, yaitu pada tahun berjalan.

Sehingga beban dimasukkan dalam penghitungan harga pokok penjualan produk

yang dihasilkan tersebut.

Jadi, sebenarnya biaya dan beban tidak sepenuhnya berbeda.

Perbedaannya hanya pada masa manfaat dan waktu penggunaannya. Dan

8

pemberian defenisi yang berbeda antara biaya dan beban dilakukan dengan

melihat sudut pandang masing-masing ahli terhadap biaya dan beban itu sendiri.

B. Perencanaan Biaya Operasional

Perencanaan merupakan langkah awal perusahaan sebelum melakukan kegiatan

usaha perusahaan. Dalam perencanaan ditentukan apa yang harus dilakukan

perusahaan pada waktu yang akan datang, siapa yang bertanggung jawab dan

bagaimana jika terjadi kegagalan. Oleh karena itu dapat dikatakan perencanaan

merupakan suatu usaha untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun tujuan

program operasi lengkap dalam rangka mencapai tujuan-tujuan perusahaan,

termasuk proses penentuan strategi yang disusun untuk jangka panjang dan jangka

pendek.

Dalam menyusun perencanaan, harus dilakukan dengan sebaik mungkin.

Karena langkah awal merupakan pedoman dan acuan dalam kegiatan operasional

dan perencanaan yang baik merupakan kunci kesuksesan sebuah perusahaan. Para

ahli memberikan definisi mengenai perencanaan.

Menurut Carter dan Usry (2004:54). “Perencanaan adalah proses untuk

menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi

yang akan dilaksanakan dengan menggunakan sumber daya yang ada,

perencanaan ini dapat disusun untuk jangka pendek dan jangka panjang dan akan

dicapai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan”.

Richard L. Daft (2002:7) menyatakan bahwa, “Perencanaan (planning)

adalah menentukan tujuan untuk kinerja organisasi di masa depan serta

9

memutuskan tugas dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai

tujuan tersebut”.

Berdasarkan definisi di atas, diketahui bahwa dalam menetapkan

perencanaan dibutuhkan langkah-langkah yang tepat agar tujuan dari perencanaan

tersebut dapat terealisasi dengan benar. Langkah-langkah perencanaan adalah :

1. Menetapkan tujuan

Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan

merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dilakukan, setelah

dibuatnya pola kerja daripada kebijakan, prosedur, aturan, anggaran dan

program.

2. Menetapkan anggapan-anggapan (premising)

Anggapan yang dimaksud adalah anggapan yang diperkirakan dapat

memberikan pengaruh kepada suatu rencana, baik yang berasal dari dalam

maupun yang berasal dari luar perusahaan yang diperoleh melalui peramalan.

3. Menentukan berbagai alternatif tindakan

Untuk mencapai suatu tujuan banyak cara yang dapat ditempuh, tetapi ada

yang sesuai dan ada yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Oleh

karena itu, agar tujuan perusahaan dapat tercapai maka dipilih cara-cara yang

sesuai dengan kondisi perusahaan.

Perencanaan dilakukan di setiap masing-masing bagian dalam perusahaan

sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya pada bidang pemasaran, proses pembuatan

rencana penjualan yang realistik harus unik untuk setiap perusahaan karena

10

karakteristik perusahaan, produksinya, jalur distribusinya, dan keahlian dari

kelompok pemasarannya.

Dalam menyusun langkah-langkah perencanaan dibutuhkan juga beberapa

pertimbangan agar perencanaan yang dibuat dapat digunakan sebagai

pengendalian untuk tindakan perbaikan atas pelaksanaan kegiatan perusahaan,

yaitu :

1. Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah

dipilih.

Tindakan-tindakan yang telah ditetapkan dan dipilih, tidak selamanya benar

dan tepat, oleh karena itu, perlu dilakukan penilaian mengenai tindakan-

tindakan tersebut.

2. Memilih tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan

Setelah dilakukan penilaian kembali atas tindakan-tindakan tersebut, maka

kemudian dipilihlah tindakan yang paling baik untuk mencapai tujuan.

3. Menyusun rencana pendukung

Tindakan terbaik yang telah dipilihpun tidak selamanya baik, terkadang

dalam pelaksanaannya sering terjadi masalah. Oleh karena itu, sebaiknya

dibuat rencana yang mendukung tindakan-tindakan tersebut.

Perencanaan sangat penting untuk dilakukan sebelum melakukan kegiatan

operasional, dua alasan perencanaan dilakukan :

1. Protective Benefits

Yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam

pembuatan keputusan.

11

2. Possitive Benefits

Dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Prosedur Penyusunan dan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional

Salah satu bentuk perencanaan adalah anggaran. Anggaran sangat

berhubungan dengan biaya, segala jenis biaya yang berhubungan dengan operasi

perusahaan disebut anggaran biaya operasional. Dengan adanya anggaran ini

maka pimpinan perusahaan akan lebih mudah mengarahkan jalannya pelaksanaan

kegiatan usaha.

Muhammad Nafarin (2004 : 9) menyatakan bahwa :

“Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program-program yang telah disahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untk jangka waktu tertentu. Anggaran merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuan”.

Ditinjau dari siapa yang membuat, maka penyusunan anggaran dapat

dilakukan dengan cara :

1. Top Down (otoriter)

Dalam metode ini, anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan

dan anggaran ini harus dilaksanakan oleh bawahan tanpa keterlibatan/

keikutsertaan bawahan dalam penyusunannya.

Metode ini ada baiknya jika karyawan tidak mampu menyusun anggaran atau

dianggap akan terlalu lama dan tidak tepat jika diserahkan kepada bawahan. Hal

ini bisa terjadi dalam perusahaan yang karyawannya tidak memiliki keahlian

cukup untuk menyusun anggaran. Atasan bisa saja menggunakan konsultan atau

tim khusus untuk menyusunnya.

12

2. Buttom up (demokrasi)

Dalam metode ini, anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan

karyawan. Anggaran disusun mulai dari bawahan sampai atasan. Bawahan

diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya di masa yang

akan datang. Metode ini tepat digunakan jika karyawan sudah memiliki

kemampuan dalam menyusun anggaran dan tidak dikhawatirkan akan

menimbulkan proses yang lama dan berlarut-larut.

3. Metode campuran

Metode ini merupakan metode campuran dari kedua metode yang di atas.

Di sini, perusahaan menyusun anggaran dengan memulainya dari atas dan

kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan

sesuai dengan arahan atasan. Metode yang terbaik tergantung pada kondisi

perusahaan masing-masing.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa ada empat unsur yang sangat

penting dalam suatu anggaran yaitu :

1. Rencana

Merupakan tindakan mempersiapkan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan

untuk masa yang akan datang. Alasan yang mendorong suatu perusahaan

untuk menyusun rencana adalah :

a. Waktu yang akan datang penuh dengan ketidakpastian

b. Waktu yang akan datang penuh dengan alternatif pilihan

c. Sebagai pedoman kerja di waktu yang akan datang

13

d. Sebagai alat pengkoordinasian kegiatan dari seluruh bagian-bagian yang

ada dalam perusahaan

e. Sebagai alat pengawasan terhadap pelaksanaan (realisasi) dari rencana

tersebut di waktu yang akan datang.

Jenis rencana meliputi :

a. Tujuan merupakan arah untuk mencapai hasil akhir dalam suatu kegiatan.

Kegiatan (aktivitas) ada yang bertujuan mencari laba, ada juga yang tidak

mencari laba.

b. Kebijakan merupakan petunjuk menyeluruh secara lisan, tertulis atau yang

diimplikasi yang menetapkan batas umum serta arah tindakan yang akan

dilaksanakan.

c. Aturan adalah suatu petunjuk, perintah, larangan, penghargaan, sanksi dan

kewajiban dalam pelaksanaan.

d. Metode adalah suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas

tertentu.

e. Standar merupakan satuan pengukuran yang ditetapkan sebagai patokan

dalam pelaksanaan pekerjaan.

f. Strategi merupakan cara mencapai tujuan yang harus diikuti oleh setiap

bagian dalam perusahaan.

g. Program menggariskan tindakan yang akan dilakukan, oleh pihak mana,

bagaimana, dan di mana.

h. Prosedur merupakan urut-urutan seri tugas yang saling berhubungan dan

diadakan untuk menjamin pelaksanaan kerja yang seragam.

14

i. Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun

berdasarkan program yang telah disahkan.

2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan

Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan akan tercakup di

dalam rencana. Apabila ada sebagian dari kegiatan perusahaan yang tidak

direncanakan, berarti ada sebagian kegiatan perusahaan yang tidak

mempunyai pedoman dan arah, sehingga tidak bisa diharapkan partisipasinya

di dalam saling bahu membahu serta saling menunjang secara terkoordinasi

dengan kegiatan-kegiatan yang lain. Di samping itu, kegiatan yang tidak

direncanakan tersebut juga tidak dapat dinilai (dievaluasi) realisasi kerjanya

nanti, karena tidak mempunyai tolok ukur.

3. Dalam jangka waktu tertentu

Anggaran perusahaan disusun untuk dipergunakan dalam jangka waktu

tertentu.

Dalam kaitannya dengan masalah jangka waktu, dikenal dua macam

anggaran, yaitu

a. Anggaran strategis merupakan anggaran yang berlaku untuk jangka waktu

yang melebihi satu periode akuntansi (lebih dari satu tahun).

b. Anggaran taktis merupakan anggaran yang berlaku untuk jangka waktu

satu periode akuntansi atau kurang.

4. Dinyatakan dalam unit moneter

Kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan adalah sangat beraneka ragam.

Oleh karena itu, kegiatan yang beraneka ragam tersebut harus disusun dalam

15

satu bentuk perencanaan perusahaan, maka perlu digunakan satuan unit yang

sama agar dapat memudahkan dalam penyusunannya. Serta dapat dilakukan

perbandingan satuan yang dapat digunakan sebagai pengukur kegiatan yang

beraneka ragam tersebut adalah satuan moneter. Adapun unit moneter yang

berlaku di Indonesia adalah Rupiah.

Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam merumuskan anggaran

adalah sebagai berikut :

a. Anggaran harus bersifat formil yaitu anggaran disusun dengan sengaja dan

sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui semua pihak

yang terlibat dalam operasi perusahaan.

b. Rencana kerja yang sistematis, artinya dibuat secara berurutan dan

berdasarkan suatu logika hitungan. Dengan kata lain, dapat dilaksanakan

dan dicapai.

c. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat, untuk itu setiap

manajer diharapkan bertanggungjawab untuk mengambil keputusan

berdasarkan beberapa asumsi tertentu mengenai jasa yang akan datang

berdasarkan periode yang lalu.

d. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup

jelas tentang apa yang hendak dicapai.

e. Merupakan pencerminan tujuan. Tujuan perusahaan dapat dilihat dari

anggaran, tetap perlu ditekankan bahwa anggaran bukan tujuan melainkan

cermin dari tujuan perusahaan.

16

Jenis-Jenis Anggaran

Secara garis besarnya, jenis-jenis anggaran dapat dibagi 2 bagian yaitu :

1. Anggaran operasional

Anggaran ini merencanakan kegiatan-kegiatan perusahaan selama periode

tertentu pada masa yang akan datang. Pada dasarnya kegiatan ini terdiri dari

dua sektor :

a. Sektor penghasilan

Yaitu pertambahan aktiva perusahaan yang mengakibatkan berkurangnya

modal sendiri, tetapi bukan karena penambahan modal baru dari para

pemiliknya dan bukan pula merupakan pertambahan aktiva perusahaan yang

disebabkan karena pertambahan hutang-hutang.

b. Sektor biaya

Yaitu pengurangan aktiva perusahaan yang mengakibatkan berkurangnya

modal sendiri, tetapi bukan karena pengurangan (pengambilan) modal oleh

para pemilik modal dan bukan pula meruakan pengurangan aktiva

perusahaan yang disebabkan karena berkurangnya hutang.

2. Anggaran keuangan

Anggaran keuangan merencanakan posisi keuangan pada suatu waktu tertentu

di masa yang akan datang. Adapun anggaran yang termasuk anggaran

keuangan adalah anggaran kas, anggaran keuangan, anggaran persediaan,

anggaran perubahan aktiva, anggaran modal sendiri.

Ada beberapa cara penyusunan anggaran yang lazim yaitu :

17

1. A. Priori

Dalam metode ini, menyusun anggaran dimulai dari penetapan angka laba

yang diinginkan oleh perusahaan atau pemiliknya. Setelah laba ditetapkan

maka semua pos yang berkaitan dengan upaya mencapai laba ini baru dihitung

dan direncanakan kemudian. Keuntungan metode ini adalah karena laba

ditetapkan terlebih dahulu maka bagian lain yang terlibat dalam penciptaan

laba ini diharapkan akan termotivasi untuk mencapai laba yang ditetapkan itu.

Hal ini akan lebih baik lagi jika laba yang ditetapkan itu realistis.

2. Posteriori

Dalam metode ini laba merupakan hasil akhir dari penetapan rencana kegiatan

seperti penjualan atau produksi. Di dalam hal ini misalnya didahului dengan

penetapan angka penjualan, pembelian, biaya, dan lain-lain.

Dari masing-masing bagian diberi kesempatan untuk menyampaikan

anggarannya dan laba yang diharapkan dan setelah semua diperhitungkan

maka akan dapat diketahui angka laba. Tentu sebelumnya harus diberikan

dahulu pengarahan, informasi dan bahan-bahan yang perlu dalam penyusunan

anggaran yang dimaksud.

3. Pragmatis

Dalam metode ini, anggaran ditetapkan berdasarkan pengalaman masa yang

lalu. Penetapan anggaran yang dilakukan secara ilmiah berdasarkan standar

yang dihitung secara ilmiah pula atau berdasarkan pengalaman tahun-tahun

sebelumnya. Metode ini lebih realistis jika kita lihat pengalaman yang lalu

tetapi kurang melihat peluang masa datang.

18

Penyusunan anggaran biaya operasional yang digunakan dalam

perusahaan yakni:

1. Anggaran biaya tetap

Biaya tetap atau konstan adalah kelompok biaya yang besarnya dapat diduga

sebelumnya sesuai besarnya kegiatan atau volume produksi.

Ada dua ciri utama biaya tetap yaitu,

a. Bila ada perusahaan tidak mengadakan aktivitas sama sekali biaya ini tetap

ada dalam jumlah yang tetap.

b. Bila ada perusahaan meningkatkan atau menurunkan aktivitasnya, biaya

ini tetap dalam jumlah tertentu dan tidak berubah.

Yang termasuk dalam biaya ini adalah depresiasi, pajak, asuransi, biaya kredit,

dan lain-lain.

Prosedur penyusunan anggaran biaya tetap dapat dilakukan dengan

menganalisa biaya tetap masa yang lalu kemudian biaya ini diteliti dan dibuat

pertimbangan sebelumnya.

2. Anggaran biaya variabel

Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya berubah-ubah secara proporsional

dengan berubahnya volume produksi. Ini berarti jika terjadi peningkatan

aktivitas perusahaan, maka jumlah biaya variabel akan meningkat pula, begitu

juga sebaliknya.

Ada dua ciri utama biaya variabel yaitu :

a. Bila perusahaan tidak mengadakan aktivitas sama sekali, biaya ini tidak ada.

19

b. Bila perusahaan meningkatkan aktivitas maka biaya ini akan mengalami

peningkatan saja. Bila perusahaan menurunkan aktivitasnya maka biaya

akan mengalami penurunan pula.

Anggaran biaya variabel dapat disesuaikan dengan berpedoman pada biaya

variabel tahun yang lalu dengan memperhatikan adanya penambahan maupun

penurunan aktivitasnya pada tahun-tahun yang akan datang.

3. Anggaran biaya semi variabel

Anggaran ini merupakan biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap

dan sebagian lagi mempunyai sifat variabel.

Ciri-ciri utama biaya variabel yaitu :

a. Bila perusahaan meningkatkan aktivitasnya, maka junlah biaya ini makin

meningkat karena unsur biaya variabel yang terkandung di dalamnya tidak

berubah dan sebaliknya jika aktivitas perusahaan menurun maka jumlah

biaya menurun karena unsur biaya variabel menurun, sedangkan unsur

biaya tetap tidak berubah.

b. Bila perusahaan tidak mengadakan aktivitas biaya ini tetap ada dalam

jumlah tertentu yaitu sebesar biaya tetap yang terkandung di dalamnya.

Yang terkandung dalam biaya semi variabel antara lain, biaya pemeliharaan

gedung, mesin dan alat, upah, intensif, dan lain-lain. Anggaran biaya semi

variabel dapat ditentukan dengan menganalisa biaya pada tahun-tahun yang

lewat dan membuat pertimbangan terhadap biaya yang mungkin bertambah

akibat adanya peningkatan dan penurunan aktivitas perusahaan.

20

Secara umum tugas mempersiapkan dan menyusun anggaran dapat

dilakukan oleh:

a. Bagian administrasi

Biasanya hal ini untuk perusahaan yang masih kecil, di mana kegiatannya

tidak begitu kompleks. Penyusunan anggaran dilaksanakan oleh bagian ini

karena semua data dan informasi yang meliputi kegiatan perusahaan, baik

pemasaran, produksi, perbelanjaan dan personalia terkumpul di sini.

Dengan data tersebut, bagian ini diharapkan lebih mampu menyusun

anggaran dari bagian-bagian lain yang bersangkutan.

b. Panitia Budget

Untuk perusahaan yang lebih besar, di mana kegiatan usahanya sangat

kompleks maka bagian administrasi tidak mampu untuk menyusun

anggaran tanpa bantuan dari bagian yang lain. Untuk mengatasi hal ini

dibentuk suatu komite anggaran yang dapat mewakili setiap bagian

administrasi perusahaan. Komite ini biasanya dipimpin oleh seorang

pemimpin perusahaan dengan anggota dari masing-masing bagian. Di

dalam komite ini diadakan pembaharuan tentang kegiatan untuk masa

yang akan datang, sehingga anggaran yang tersusun benar-benar

meruypakan kesepakatan bersama, kesepakatan bersama ini sangat penting

agar pelaksanaan anggaran nantinya benar-benar didukung oleh semua

bagian. Rancangan anggaran yang dihasilkan oleh komite anggaran

diserahkan kepada pimpinan tertinggi untuk disyahkan. Setelah disyahkan,

21

rancangan tersebut akan dilaksanakan sesuai dengan penetapan yang telah

disetujui.

Manfaat penyusunan anggaran :

1. Menanamkan disiplin terhadap pemecahan setiap masalah yang dihadapi.

2. Mendorong manajer selalu secara seksama mengatasi permasalahan,

bagaimana penyelesaiannya melalui organisasi atau membiasakan untuk selalu

meneliti setiap persoalan sebelum diputuskan.

3. Mendorong dan memotivasi personil untuk selalu berfikir efisien dan efektif.

4. Mengarahkan penggunaan modal yang ada ke arah penggunaan yang paling

menguntungkan.

5. Sebagai alat pengukur kemampuan atau keberhasilan setiap personil

melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.

C. Pengawasan Biaya Operasional

Salah satu fungsi manajemen yang sangat penting dalam pelaksanaan

aktivitas perusahaan adalah pengawasan atau pengendalian. Fungsi pengendalian

dalam perusahaan bertugas untuk mengendalikan semua pegawai perusahaan

untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan sesuai dengan rencana, apabila

terjadi penyimpangan diadakan tindakan perbaikan.

Richard L. Daft (2002 : 9) menyatakan bahwa : “Pengawasan (controlling)

adalah mengawasi aktivitas karyawan, menentukan apakah organisasi dapat

memenuhi target tujuannya, dan melakukan koreksi apabila diperlukan”.

22

Dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan, diusahakan pada

masing-masing bagian dalam perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah

disusun pada awal tahun berjalan. Hal ini dilakukan agar pelaksanaan aktivitas

perusahaan tidak berbeda atau bahkan menyimpang dari rencana semula untuk

mencapai suatu sasaran perusahaan. Oleh sebab itu, untuk memastikan apakah

kegiatan operasional itu sesuai apa yang direncanakan, dilakukan pengawasan

baik pada saat kegiatan sedang dilakukan (stering control) maupun setelah

kegiatan berlangsung (pass control).

Pengawasan pada biaya operasional dilakukan perusahaan untuk

mengetahui apakah penggunaan biaya dalam pelaksanaan kegiatan sesuai dengan

yang telah direncanakan dalam bentuk anggaran. Jika menyimpang, maka

dilakukan perbaikan terhadap faktor-faktor penyebab perbedaannya dan

diusahakan agar penggunaan biaya tersebut tetap efektif dan efisien.

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan, namun

pengawasan ini juga telah dilakukan pada saat kegiatan perusahaan berlangsung.

Dengan adanya pengawasan dapat diketahui seberapa jauh fungsi perencanaan

mendukung pencapaian tujuan perusahaan, yaitu dengan membandingkan hasil

dengan rencana yang telah disusun pada awal kegiatan.

Menurut Sofyan Safri Harahap (2001 : 10) : “Pengawasan adalah segala

usaha dan kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui dan menilai apakah

pelaksanaan tugas sesuai dengan yang sebenarnya.”

Usry, Milton dan Lawrence (2004 : 5) menyatakan bahwa :

“Pengawasan adalah usaha sistematis perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana kerja secara terus

23

menerus diawasi dan jika manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas ketentuan yang telah digariskan, hasil nyata dari setiap kegiatan dibandingkan dengan rencana dan bila terdapat perbedaan besar akan diambil tindakan perbaikan.”

Pengawasan terdiri dari suatu proses yang dibentuk oleh tiga (3) macam

langkah yang bersifat umum, yaitu :

1. Menetapkan alat pengukur (standar)

2. Mengadakan penilaian (evaluasi)

3. Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi)

Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi sebagai berikut :

1. Akurat

2. Tepat waktu

Yaitu informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi secepatnya

bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

3. Obyektif dan menyeluruh

Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.

4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategi

5. Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana

penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan

mengakibatkan kerusakan yang paling fatal.

6. Realistik secara ekonomis

Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak

sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.

8. Realistik secara organisasional

24

Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan organisasi.

8. Fleksibel

9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

10. Diterima para anggota organisasi.

Manfaat pengawasan bagi suatu perusahaan adalah :

1. Mempersatukan pengertian tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan dan

prosedur-prosedur,

2. Menentukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif,

3. Menetukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi,

4. Mengantisipasi penyimpangan yang terjadi,

5. Menyegerakan tindakan-tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan.

25