Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan1) Pencahayaan dan SuhuUsahakan agar pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan. Aturlah suhu dara berkisar antara 65F sampai 75F, dan kelembaban udara sekitar 50 udan 65. Berkas-berkas dalam waktu yang dekat akan lapuk bila kelembaban melebihi 65. Jagalah pula, agar dinding, lantai ruangan penyimpanan tidak berlubang-lubang atau retak. Berkas-berkas hendaknya disimpan dirak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai dibawah rak (Bartos, 2009:56).2) Rak PenyimpananAlat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar penyimpanan berkas sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas para pekerja, rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya, dengan alasan harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan berkas lebih cepat, menghemat ruangan supaya tidak terlalu makan tempat. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm, jika menggunakan jari lima laci satu baris ruangan lowong didepannya harus 90 cm jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm. Untuk memungkinkan terbuka laci-laci tersebut lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan berkas dapat terlindung dari debu dan kotoran dari luar, namun satu pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara berkas tetap rapi dalam hal penggunaan rak terbuka (DepKes RI, 2006:88).3) Menghitung Kebutuhan Raka. Rata Rata Pasien Baru dan Pasien Lama per hari di RSPasien Baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke Rumah Sakit atau Rumah Sakit untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan, sedangkan pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan ( Depkes RI, 2006).Rata rata Pasien Perhari = Jumlah Pasien dalam 1 tahun Jumlah Hari dalam 1 tahun

Jumlah pasien pulang rawat inap di RS di peroleh dari sensus harian rawat inap. Untuk memperoleh rata rata pasien perhari dari rumus : Rata rata Pasien Perhari = 19983 = 54,74 = 55 365

b. Rata rata ketebalan Berkas Rekam MedisBerdasarkan surat edaran Dirjen Yanmed Depkes RI 1995, Dalam satu berkas Rekam Medis rawat inap terdapat: Lembaran umum yang terdiri dari kartu pasien identitas pasien, ringkasan riwayat pasien, catatan poliklinik, konsultasi, hasil pemeriksaan penunjang, informed consent, lembaran spesifik. Lembaran khusus yang terdiri dari evaluasi sosial, evaluasi psikolog, data dasar medis, data dasar keperawatan, catatan lanjutan medis, salinan resep, catatan lanjutan keperawatan, KIUP.Rata rata ketebalan Berkas Rekam Medis adalah 2,5 cm.