FAKTOR - · PDF fileuntuk suatu alat bantu ... Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti...

FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM

PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN SISTEM

INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc

DISUSUN OLEH :

COSMAS WARDOJO [P056132002.46E]

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

NOVEMBER 2013

2

Sistem Informasi Manajemen, Cosmas Wardojo (P056132002.46E)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi Manajemen

2.2 Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis

III. PEMBAHASAN

3.1 Kesuksesan Sistem Informasi

3.2 Kegagalan Sistem Informasi

IV. PENUTUP

4.1. Kesimpulan

V. DAFTAR PUSTAKA

3


I. PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Dalam era globalisasi yang sudah sedemikian pesatnya suatu perusahaan atau organisasi

dihadapkan pada suatu persaingan yang ketat dan keras. Kondisi demikian membuat perusahaan

harus memiliki strategi untuk mampu menghasilkan produksi yang baik dan berkualitas, dan

sekaligus perusahaan menjawab tuntutan untuk mampu bersaing secara lebih efektif dan efisien

dalam menjalankan bisnisnya. Bukanlah merupakan pilihan lagi saat ini bahwa suatu perusahaan

atau organisasi kini harus melihat bagaimana penggunaan sistem dan teknologi informasi,

perusahaan harus memiliki kemampuan dan daya saing yang lebih baik.

Untuk menunjang hal tersebut teknologi dan system informasi menjadi salah satu sumberdaya

yang harus dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi organisasi.

Informasi yang cepat dan akurat menjadi faktor penentu pengambilan keputusan bisnis yang

tepat yang pada akhirnya mampu meningkatkan penjualan dan keuntungan bisnis perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran

(output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk

memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu bagian dari komponen sistem

manajemen informasi. ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk

mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses

bisnis lengkap. Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan untuk

mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Namun dalam penerapan sistem

informasi di dalam suatu perusahaan pasti terdapat faktor-faktor yang dapat menghambat atau

melancarkan penerapan sistem informasi tersebut. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai

faktor-faktor yang dapat memperlancar atau menghambat pengintegrasian SI ke dalam

perusahaan.

4


1.2.Tujuan

Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui faktor faktor yang berperan dalam

menentukan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem Informasi di sebuah perusahaan atau

organisasi.

5


II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

2.1.1. Sistem

Meurut O’brien (2007) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang

saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan

menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem

mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu :

• Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk

dimasukkan dalam sistem dan diproses

• Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi

output

• Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksi oleh sebuah

proses transformasi menuju tujuan akhir

Gambar 1. Skema Sistem

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua

sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan

terdiri dari sumber daya input (masukan), proses transformasi, dan sumber daya output

(keluaran). Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

6


• Open sistem yaitu : sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber

daya.

• Closed sistem yaitu : sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

• Subsistem

• Supersistem atau suprasistem

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu :

• Komponen Sistem

• Batasan Sistem

• Lingkungan Luar Sistem

• Penghubung Sistem

• Masukan Sistem

• Keluaran Sistem

• Pengolahan Sistem

• Sasaran Sistem

2.1.2 Data dan Informasi

Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang

berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan menyangkut entitas

manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta

bersifat internal maupun eksternal. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita

hadapi. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau

sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu

informasi.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi

penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses

7


pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu :

a. Relevan (Relevancy)

b. Akurat (Accurancy)

c. Tepat waktu (Time liness)

d. Ekonomis (Economy)

e. Efisien (Efficiency)

f. Ketersediaan (Availability)

g. Dapat dipercaya (Reliability)

h. Konsisten

2.1.3 Sistem Informasi

Information System (IS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi

merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan

untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam

kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi

yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa

komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi.

Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer

dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat

kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi

merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,

sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat

sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang,

aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi

untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan

kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

8


Komponen dari sistem informasi yaitu :

• Orang (brainware)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem

informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system

designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

• Data (dataware)

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas,

dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara

langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam

isolasi.

• Perangkat Keras (hardware)

Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk

masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network)

• Perangkat Lunak (software)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat

keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

• Jaringan (netware)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama,

baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda.

9


Gambar 2. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O’Brien, 2007)

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok),

yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi,

komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan

komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain

membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

a. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan

media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen

dasar.

10


b. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah

ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

d. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk

menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan

mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem

informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah

dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja

dari sistem informasi.

f. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang

diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

g. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu

dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan

informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk

11


efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan

perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

h. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air,

debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan,

sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk

meyakinkan bahwa hal yang dapat merusak sistem dapat di cegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahan-kesalahan dapa langsung cepat diatasi.

i. Komponen Jaringan

Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan

media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di

suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware

komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media

penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software

jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.

2.2. Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui

suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan

output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan

kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan

dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:

� Data yang mendukung informasi

� Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi

� Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan

menggunakan sistem informasi

12


Gambar 3. Kerangka yang menggambarkan secara sederhana wilayah Pengetahuan Sistem

Informasi yang diperlukan oleh Pelaku Bisnis Profesional

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan

internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-

manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun

atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan

level manajemen.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas,

manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen.

Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level

paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan

yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.

Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang

bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang

13


mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah

adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu

organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi

jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak

termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal.

Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah.

Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi

vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

Gambar 4. Tiga Peran Dasar dari Aplikasi Bisnis pada Sistem Informasi. Sistem Informasi

mendukung proses bisnis dan operasi, pengambilan keputusan, dan daya saing.

14


III. PEMBAHASAN

Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah

mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi. Keberhasilan sistem informasi

tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan

penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga diukur dari efektivitas teknologi

informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan proses bisnisnya,

meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta, meningkatkan nilai pelanggan dalam bisnis

perusahaan. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang

sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi

untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali

penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa

berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak

efektif.

3.1. Kesuksesan Sistem Informasi

Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar,

maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat.

Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan

yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih

kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem

informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi

(1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk

penyempurnaan suatu sistem informasi, yaitu :

15


Gambar 5. Perkembangan Solusi Sistem Informasi pada Persoalan Bisinis dapat dilakukan

dengan cara Proses Implementasi Berjenjang

1. Analisa Sistem

Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan

data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam

survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama

yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu

pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang

telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi

mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan

begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.

2. Desain sistem.

Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan

suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada

langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang

diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen.

Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain

16


mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan

untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

3. Implementasi sistem.

Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat

dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan

pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu

dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan

pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap

perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk

periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem

baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah

mengganti sistem lama dengan sistem baru.

4. Review sistem.

Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui

kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil

yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review

tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi

besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada

langkah pertama.

3.2. Kegagalan Sistem Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas (2009) beberapa faktor yang dapat dapat menyebabkan sukses

atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-

faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan

dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan

perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata.

Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan

17


manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak

lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

� Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat

proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi.

Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga

yang telah dicurahkan pada proyek tersebut.

Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di

semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan

teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan

menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan. dukungan bahwa

proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi sangat diperlukan.

Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk terlibat lebih jauh dalam

proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia.

Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan juga menentukan

kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru

merupakan proses perubahan organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan

bertahan, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran

mereka. Akan tetapi, proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk manajemen

perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Beberapa resiko dan konsekuensi

manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.

• Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.

• Melampaui waktu yang telah diperkirakan.

• Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang

diperkirakan.

• Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

• Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)

18


Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang

positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan

memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan

lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk

lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses

perubahan itu sendiri.

Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau

tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi

dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang

menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem

informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan

yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut.

Disamping itu, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki

beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain

sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan

kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna

cenderung untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan

aktif dalam proses perubahan itu sendiri.

Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena

pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang,

kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi

antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap).

� Tidak Memiliki Perencanaan Memadai

Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu,

menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi

tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-

komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah

ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan

dari perusahaan tersebut.

19


Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan

yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di

perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan

perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang

teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam

investasi teknologi informasi.

Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen

perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang

mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi

sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan

perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang

dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

� Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat

atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem

informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan

sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan

kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta

menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat

dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari

sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka

terbatas. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian tertentu dalam menerapkan sistem

informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan

dengan jelas kepada karyawan.

Perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan

teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan

pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek

organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu

20


perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap

sistem yang dikembangkan (resistance to change).

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna.

Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi

kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan

implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan

teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-

orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan

ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu

sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan

dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu

yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan

atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

Selain beberapa hal yang disebutkan diatas, riset tentang implementasi sistem informasi juga

memberikan beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan

penerapan sistem informasi pada perusahaan seperti :

� Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi

Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam

upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai

perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan

sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan

menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah,

dan referensi.

� Tingkat Kompleksitas dan Resiko

Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem

tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah

mengidentifikasikan empat faktor kunci yang memengaruuhi tingkat resiko proyek,, yaitu :

• Ukuran proyek: Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya.

21


• Struktur proyek: Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain.

Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara

mudah ditentukan.

• Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf

sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin

tinggi pula usaha implementasi akan gagal.

• Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi

proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek). Sistem

pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa

konsekuensi kerugian sebagai berikut :

o Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran

o Melampaui waktu yang telah diperkirakan

o Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari

yang diperkirakan.

o Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari

keberhasilan dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat

dianalisis dengan mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan

memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan,

pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan sistem

informasi dapat diidentifikasi sebagai berikut :

1. Kegagalan Teknis

2. Kegagalan Proyek

3. Kegagalan Organisasi

4. Kegagalan Lingkungan

5. Kegagalan Pembangunan

6. Kegagalan Penggunaan

22


IV PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Sistem informasi sangat penting bagi keberlangsungan hidup sebuah perusahaan saat ini.

Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil dengan baik. Banyak

faktor yang menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi. Beberapa

diantaranya adalah faktor lingkungan, struktur organisasi internal, struktur tim proyek, teknologi

yang sesuai dan metodologi proyek, serta dukungan pasca proyek.

Untuk mencapai keberhasilan tersebut, maka perusahaan harus melakukan langkah-langkah yang

tepat ketika akan mengimplementasikan sistem informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan

dalam sebuah cara yang sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini

tidak menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam perusahaan,

namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan kepada hasil yang lebih baik.

Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat kegagalan. Kegagalan ini

disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang penting adalah rasa memiliki perusahaan yang

kurang bersama, ketidakmampuan teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan

ketidakcocokan TI yang dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat

ketidaktahuan manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk

memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik dibutuhkan

partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang handal, profesional, dan

beretika.

23


DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing Information Tecnology

in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA.

O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.

O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information System. Ninth Edition.

McGraw-Hill.Inc. Boston.

O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.

O.Brien, 2007

FAKTOR - · PDF fileuntuk suatu alat bantu ... Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti...

Documents

Transcript of FAKTOR - · PDF fileuntuk suatu alat bantu ... Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti...