Faktor-faktor Waktu Tunggu

1

TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS

DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN

RSUD DATU SANGGUL RANTAU

TAHUN 2011

KHUSNUL KHATIMAH SOEBARTO

08D30031

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES HUSADA BORNEO

BANJARBARU

2011

2

TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS

DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN

RSUD DATU SANGGUL RANTAU

TAHUN 2011

Karya Tulis Ilmiah

Diajukan Guna Melengkapi Sebagian Syarat

Dalam Menyelesaikan Pendidikan Pada

Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan

KHUSNUL KHATIMAH SOEBARTO

08D30031

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES HUSADA BORNEO

BANJARBARU

2011

3

HALAMAN PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini,

N a m a : Khusnul Khatimah Soebarto

NIM : 08D30031

Program Studi : Perekam dan Informasi Kesehatan

Judul KTI : Tinjauan Faktor -Ffaktor yang Mempengaruhi Waktu

Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat

Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011.

Dengan ini saya menyatakan bahwa hasil penulisan karya tulis ilmiah yang

telah saya buat ini merupakan hasil karya sendiri dan tidak melakukan pelanggaran

sebagai berikut :

Plagiasi tulisan maupun gagasan

Rekayasa dan manipulasi data

Meminta tolong atau membayar orang lain untuk meneliti

Mengajukan sebagian atau seluruh karya ilmiah untuk publikasi atau untuk

memperoleh gelar atau sertifikat atau pengakuan akademik atau profesi di

tempat lain

Apabila terbukti saya melakukan pelanggaran tersebut diatas, maka saya bersedia

menerima sanksi berupa pencabutan gelar akademik.

Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak

dipaksakan.

Penulis,

[ Khusnul Khatimah. S ]

6

MOTTO

Diwajibkan atasmu berperang: padahal berperang itu sesuatu yang kamu benci. Boleh jadi kamu membenci sesuatu,

padahal ia amat baik bagimu. Dan boleh jadi pula kamu menyukai sesuatu, padahal ia amat buruk bagimu. Allah

mengetahui, sedangkan kamu tidak mengetahui (Q. S. Al-Baqarah: 216)

Ketika engkau putus asa, pertolongan itu menghampirimu, yang diberikan oleh Yang Maha Lembut Lagi

Maha Memberi (DR. Aidh al-Qarni) “Setiap orang bisa saja berubah (lebih baik), jika orang

tersebut mau memilih untuk berubah.” (Mr. Arturo) Seorang pemenang hanya ada satu Tapi seorang yang

menang tidak kurang dari seribu. Kosong adalah berisi, berisi adalah kosong

Kegagalan dan kesuksesan hanya sebuah konsep, seperti makna yang muncul ketika seseorang mengucapkan kata

hi- dan –dup.* “yang Terpenting Fokus pada Diri Sendiri

Bagaimanapun Like and Dislike Pasti Akan Selalu Ada”

SEMANGATTTTTTTT!!!!!!!!!!!!!!........

(Penulis)

7

PERSEMBAHAN

Akhirnya terselesaikan juga studiku dengan

terselesaikannya karya tulis ilmiah ini. Segala unek-unek, rasa

sebel, dongkol, haus, lapar, marah, takut, cuapek, ataupun

ngantuk semua bisa aku terima dengan senyum.

Karya tulis ilmiah sederhana ini aku persembahkan kepada :

ALLAH SWT atas nikmat, anugerah dan kemudahan tiada

henti dalam kehidupan ini.

Kakek, Nenek atas do’a dan dukungannya.

Bapak sejuta rasa sayangku untukmu…untuk kerja keras

dan usaha membiayai ku menuntut ilmu dan Perempuan

paling cantik di negeriku Indonesia yaitu Ibuku. Bapak dan

Ibu, bukti hidup aku persembahkan karena ridho Allah ada

melalui restumu dan kau memberikan dukungan moral dan

material serta kasih sayang yang tiada henti-hentinya.

Calon mertua ku yang jauh disana atas doa dan

dukungannya.

8

Tante Elsi dan Paman Udin yang selalu memberikan

semangat dan bantuan,

Kaka ku tersayang dirumah “ Andrea Soebarto ” atas doa

dan dukungannya dan yang selalu memberiku semangat.

Calon suamiku untuk dukungannya dan keikhlasannya

mengantar aku kemanapun yang aku mau...tidak akan mudah

untukku bila sendiri.. dan selalu memberiku semangat, “I

love you so much “.

Adikku tersayang dirumah ” Tri Aulia Soebarto ” yang

selalu membuatku tersenyum.

Adik sepupuku “ Aditya Renaldy dan Julya Anatasya “ yang

selalu membuatku tertawa. Kaka sayang kalian…..

Rina dan Zuraida yang jauh disana atas doa dan

dukungannya…

Keluarga Besarku yang selalu memberiku semngat dan

dukungannya. Aku sayang kalian..

Teman – temanku yang sama – sama bimbingan KTI (Dhika

dan Rusdy). Thanks ya atas bantuannya. Maaf juga walau

terkadang aku bisa marah dan sebel sama kalian.

9

Buat teman-temanku tersayang Thina, Phia, Pa Rt

(Rahmadi), Indra, Enggar, Juve (Julia Sari), Dhika, Erwin. I

luv u pull.. hehehe...untuk bantuannya,,Bersamamu teman

sedihku hilang dan aku bisa tertawa lepas.

Siti Asphia, Enggar Normanto, Asma Wahidah untuk

prinannya.

Indra dan Juve (Julia Sari) hari – hari dirumah kontrakan

kita lewati bersama dalam suka dan duka.

Thina thanks ya atas saran dan kritiknya…

Hj. Rina Handayani untuk tumpangannya..

Anna, Nita untuk pinjaman buku-bukunya..

Seluruh teman-teman D III Perekam & Informasi

Kesehatan angkatan 2008,, suka dan duka kita lewati

bersama..

10

ABSTRAK

Khusnul Khatimah Soebarto. 08D30031

TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN RSUD DATU SANGGUL RANTAU TAHUN 2011

Karya Tulis Ilmiah. Program Perekam dan Informasi Kesehatan. 2011

Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Salah satu masalah di rekam medis RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu lambatnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan. Waktu tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan menunjukan rata – rata 14 menit 55 detik. Waktu ini tergolong lama, karena standar pelayanan rekam medis pasien di pendaftaran untuk rawat jalan yaitu > 10 menit.

Metode penelitian yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan studi potong lintang (cross sectional) yang bertujuan untuk mengetahui faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Populasi penelitian ini adalah pasien yang datang ke tempat pendaftaran rawat jalan dan petugas rekam medis rawat jalan. Teknik pengambilan sampel yaitu Accidental Sampling.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau pada kegiatan rekam medis yaitu di penyimpanan. Pada Sumber Daya Manusia yaitu pendidikan dan pada Sumber Daya Material yaitu bahan dan fasilitas. Diperoleh rata – rata waktu tunggu untuk pasien baru yaitu 7 menit 27 detik dan rata – rata waktu tunggu pasien lama yaitu 14 menit 16 detik.

Disarankan pada RSUD Datu Sanggul Rantau, untuk menggunakan sistem komputerisasi, penggunaan KIUP dioptimalkan dan penjajaran rekam medis sebaiknya dilakukan secara urut menurut ketentuan yang berlaku.

Daftar Pustaka ( 1991 – 2010)

Kata Kunci : Waktu Tunggu Pelayanan, pendaftran pasien rawat jalan, rekam medis

11

ABSTRACT

Khusnul Khatimah Soebarto. 08D30031

REVIEW of FACTOR - FACTORS AFFECTING THE WAITING TIME of MEDICAL RECORD SERVICE IN THE Outpatient REGISTRATION DATU SANGGUL RANTAU HOSPITAL IN 2011

Scientific Writing. Recorder and the Health Information Program. 2011

One of administrative services at the hospital is the medical records service. Organizing medical records are required to provide service excellence to create satisfaction in patients, especially with short waiting times. One of the problems in the medical records of the Datu sanggulHospital is waiting times of outpatient medical records services. The waiting time to service the medical records of patients in outpatient registration shows the average - average 14 minutes 55 seconds. That’s time categorize in long waiting times, because the standard of care in medical records for outpatient registration ie less than 10 minutes.

The research method is descriptive research method to cross-sectional studies approach that aims to determine factors - factors that affect waiting time of service medical records at the outpatient registration in Datu sanggul Hospital. The population study was patients who come to the outpatient registration officer and ambulatory medical records. The sampling technique is Accidental Sampling.

The results showed that the factors that greatly affect the waiting time of service medical records of outpatient registration at RSUD Datu Sanggul Rantau on the activities of medical records in storage. On human resources: education and material resources that is material and facilities. Provided the average waiting time for new patients is 7 minutes 27 seconds and the average waiting time for long patients is 14 minutes 16 seconds.

Suggested for RSUD Datu Sanggul Rantau, to use the computerized system and optimized of KIUP medical records and alignment should be performed in sequence according to applicable regulations.

Refferences : (1991 - 2010)

Keywords: Wait Time Services, out patient registration, medical record

12

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allaah SWT, yang telah memberikan serta hidayahNya

sehingga dengan ijinNya sehingga penulis bisa menyusun Karya Tulis Ilmiah (KTI)

ini dengan judul “Tinjaun Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu

Pelayanan Rekam Medis Di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul

Rantau Tahun 2011”.

Adapun tujuan dari penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini adalah untuk

memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Perekam

Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini banyak

kekurangan – kekurangan, namun demikian penulis menyadari bahwa penulisan ini

tidak dapat terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan kerjasama dari berbagai

pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terima

kasih yang tidak terhingga kepada:

1. Rusman Efendi, SKM. Msi, selaku Ketua STIKES Husada Borneo

Banjarbaru.

2. Riko Ijami. SKM. M.Kes, selaku pembimbing I penulisan KTI, yang penuh

perhatian, kesabaran dan ketelitian dalam memberikan bimbingan, arahan,

petunjuk sepenuhnya, sehingga sampai selesainya penulisan KTI ini.

3. Irmawan, Amd. Perkes, selaku pembimbing II penyusunan Karya Tulis Ilmiah

yang selalu membimbing dan memberikan masukan saran serta ilmunya.

1. Hj. Hosizah, SKM, M.KM dan Gussa Azizah, SKM selaku penguji yang telah

banyak memberikan arahan dan masukan demi kesempurnaan penulisan

KTI ini.

2. Deasy Rosmala Dewi, M. Kes, selaku ketua program studi Perekam dan

Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru.

3. Noor Ifansyah, SKM. MS, selaku Kepala RSUD Datu Sanggul Rantau.

13

4. H. Abdul Baril, AMK, selaku Kepala Unit Rekam Medis RSUD Datu Sanggul

Ranatau.

5. Ika Cahyaningtyas K, A.Md.PK selaku pembimbing rumah sakit

6. Seluruh staf atau petugas Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau.

7. Teman – teman dan semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian

Karya Tulis Ilmiah yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

8. Ucapan terima kasih yang tulus dan ikhlas kepada Ayah, Ibu, Kakak, Adik

dan Calon suamiku yang selalu memberikan dorongan moril maupun materiil

serta do’a yang tulus ikhlas dan mencurahkan segala kasih sayang dan

semangat yang tiada hentinya.

Akhirnya penulis menyadari atas segala keterbatasan, untuk itu saran dan

kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Tulis

Ilmiah ini dengan harapan, semoga Karya Tulis Ilmiah ini bermanfaat bagi pengambil

kebijakan di bidang kesehatan, dan pengembangan ilmu pengetahuan bagi

penelitian selanjutnya.

Banjarbaru, Agustus 2011

Penulis

Khusnul Khatimah. S

14

DAFTAR ISI

Halaman cover .................................................................................................... i

Halaman Judul ..................................................................................................... ii

Halaman Pernyataan ........................................................................................... iii

Halaman Persetujuan .......................................................................................... iv

Halaman Pengesahan ......................................................................................... v

Motto ................................................................................................................... vi

Persembahan ...................................................................................................... vii

Abstrak ................................................................................................................ x

Abstract ............................................................................................................... xi

Kata Pengantar .................................................................................................... xii

Daftar Isi .............................................................................................................. xiv

Daftar Tabel ......................................................................................................... xvii

Daftar Gambar ..................................................................................................... xviii

Daftar Lampiran ................................................................................................... xviii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 3

1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................ 3

1.3.1 Tujuan Umum ......................................................................... 3

1.3.2 Tujuan Khusus ....................................................................... 4

1.4 Manfaat Penelitian........................................................................... 4

1.5 Keaslian Penelitian .......................................................................... 5

15

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Teori .................................................................................. 6

2.1.1 Rekam medis ......................................................................... 6

2.1.2 Tujuan rekam medis ............................................................... 8

2.1.3 Kegunaan rekam medis ......................................................... 8

2.1.4 Kegiatan rekam medis ............................................................ 10

2.1.5 Pelayanan rawat jalan ............................................................ 14

2.1.6 Waktu tunggu pelayanan ........................................................ 15

2.1.7 Sumber Daya Manusia ........................................................... 16

2.1.8 Sumber Daya Material ............................................................ 18

2.2 Landasan Teori ............................................................................... 19

2.4 Kerangka Konsep ............................................................................ 21

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian ...................................................................... 22

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................... 22

3.3 Subjek Penelitian ............................................................................ 22

3.3.1 Populasi ................................................................................. 22

3.3.2 Sampel ................................................................................... 23

3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ................................... 23

3.4.1 Variable penelitian .................................................................. 23

3.4.2 Definisi operasional ................................................................ 24

3.5 Instrumen Penelitian ........................................................................ 25

3.6 Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 25

3.7 Teknik Analisis Data ........................................................................ 26

3.8 Prosedur Penelitian ......................................................................... 27

3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian ......................................... 28

16

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian ................................................................................. 29

4.1.1Gambaran RSUD Datu Sanggul Rantau .................................. 29

4.1.2 Pengembangan Rumah Sakit ................................................. 29

4.1.3 Visi dan Misi ........................................................................... 30

4.1.4 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul

Rantau ................................................................................... 31

4.1.5 Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat

Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau ......................................... 33



4.2. Pembahasan ..................................................................................... 40

4.2.1Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis ...................................... 40

4.2.2 Waktu Tunggu Pelayanan ...................................................... 44



BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 . Kesimpulan ....................................................................................... 49

5.2. Saran ................................................................................................. 50

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

RIWAYAT HIDUP

17

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Definisi Operasional ............................................................................. 24

Tabel 4.1 Rata – rata waktu tunggu Pelayanan dalam Tiap Tahapan .................. 36

Tabel 4.2 Hasil Pengukuran Terhadap SDM ........................................................ 37

Tabel 4.3 Hasil Observasi terhadap Sumber Daya Material ................................. 38

18

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep............................................................................. 21

Gambar 4.1 Waktu Tunggu Pelayanan Berdasarkan Tiap Tahapan .................... 35

19

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Izin Penelitian untuk RSUD Datu Sanggul Rantau

Lampiran 2 Surat Balasan Dari RSUD Datu Sanggul Rantau

Lampiran 3 Data Waktu Tunggu Pasien

Lampiran 4 Kuesioner Sumber Daya Manusia (SDM)

Lampiran 5 Lembar Observasi Sumber Daya Material (SDM)

Lampiran 6 Laporan Bimbingan KTI

Lampiran 7 Struktur Organisasi RSUD Datu Sanggul Rantau

Lampiran 8 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau

20

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan tempat pemondokan yang memberikan

pelayanan medik jangka pendek dan jangka panjang yang meliputi kegiatan

observasi, diagnostik, terapetik dan rehabilitasi bagi semua orang yang

menderita sakit atau luka serta bagi mereka yang melahirkan, dan juga

diberikan pelayanan berdasarkan rawat jalan bagi yang membutuhkan

sesuai dengan sakit yang dideritanya. Menurut Surat Keputusan Menteri

Kesehatan RI No. 983 Tahun 1992 tugas rumah sakit adalah melaksanakan

upaya kesehatan berdaya guna dan berhasil guna, serasi dan terpadu

dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya

rujukan. Fungsi rumah sakit itu sendiri adalah tempat menyelenggarakan

pelayanan medik, pelayanan penunjang, pelayanan keperawatan,

pelayanan rehabilitasi, dan pelayanan pencegahan penyakit. Dengan

demikian rumah sakit merupakan institusi yang multi produk, padat modal,

padat karya, dan padat teknologi, sehingga memerlukan manajemen yang

baik dalam pengelolaannya. (Jacobalis, 2000)

Untuk melaksanakan fungsi rumah sakit sebagai tempat

menyelenggarakan pelayanan kesehatan, maka sesuai dengan Permenkes

RI No. 159b/MenKes/SK/PER/II/1988 menyebutkan kegiatan pelayanan

rumah sakit berupa palayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap dan

pelayanan gawat darurat yang mencakup pelayanan medik dan penunjang

medik. Kegiatan di rumah sakit mencakup pelaksanaan pelayanan

kesehatan dan pelaksanaan administrasi, pemeliharaan gedung, peralatan

dan perlengkapan. Dan UU Nomor 44 tahun 2009 tentang membuat,

melaksanakan, dan menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah

Sakit sebagai acuan dalam melayani pasien.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor : 269/MenKes/Per/III/2008 pasal 1 rekam medis yaitu berkas yang

berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan

yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan

kegitan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan

21

pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan

berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk

melayani permintaan dari pasien atau untuk keperluan lainnya (Depkes RI,

1997). Untuk itu pelayanan rekam medis yang diberikan harus berkualitas

dan sesuai dengan standar pelayanan yang ada.

Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang

menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat

jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di

IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam

Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah

akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien

(Wijono, 1999). Waktu tunggu pasien dalam hal ini terhadap pelayanan

Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan merupakan salah satu hal penting

yang akan menentukan citra awal pelayanan rumah sakit. Waktu tunggu

pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan

ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek

apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan

tidak ramah meskipun profesional. (Wijono, 1999)

Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari

pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat

jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen

rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan

kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis

pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam

medis pelayanan rawat inap selama 15 menit (Depkes RI, 2007).

Berdasarkan hasil survey awal tanggal 28 april 2011 di loket Rekam

Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau selama 1 jam mulai jam

09.00 – 10.00 WITA, dari 17 orang pasien menunjukan rata – rata 14 menit

55 detik waktu tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di

pendaftaran rawat jalan. Mulai dari kedatangan pasien di tempat

penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik

tujuan. Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah

waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat

jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang

pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika waktu tunggu kurang dari atau sama

dengan 10 menit, dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit

(Depkes RI, 2007). Bila waktu tunggu pasien di Rekam Medis Rawat Jalan

lama maka hal tersebut berpengaruh pada citra rumah sakit yang

22

kemungkinan besar berpengaruh pada utilitas pasien di masa mendatang.

Oleh karena itu perlu diteliti faktor - faktor yang mempengaruhi waktu tunggu

pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan dengan harapan dapat

dilakukan upaya perbaikan oleh pihak rumah sakit.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah pada

penelitian ini adalah Faktor – faktor apa saja yang mempengaruhi waktu

tunggu pelayanan rekam medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu

Sanggul Rantau ?

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

Mengetahui faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu

pelayanan rekam medis di pendaftara rawat jalan RSUD Datu

Sanggul Rantau.

1.3.2 Tujuan Khusus

a) Mengedintifikasi kegiatan rekam medis yang meliputi penerimaan

pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali.

b) Menghitung waktu tunggu pasien di Pendaftaran Rekam Medis

Rawat Jalan,

c) Mengidentifikasi sumber daya manusia yang meliputi jumlah

tenaga, pendidikan, umur, dan masa kerja,

d) Mengidentifikasi sumber daya material yang meliputi bahan,

peralatan dan fasilitas,

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Rumah Sakit

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi

rumah sakit mengenai faktor – faktor yang mempengaruhi waktu

tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan.

Memberikan manfaat untuk pihak yang dijadikan objek penelitian

23

yaitu RSUD Datu Sanggul Rantau sebagai masukan dan

pertimbangan dalam mengambil keputusan mengenai faktor – faktor

yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam

Medis Rawat Jalan.

1.4.2 Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi

mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai

bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah

menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan

Program DIII Perekam dan Informasi Kesehatan.

1.4.3 Bagi peneliti

Dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan bagi peneliti,

tenaga rekam medis maupun mahasiswa Program DIII Perekam dan

Informasi Kesehatan tentang faktor yang mempengaruhi waktu

tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan RSUD

Datu Sanggul Rantau.

1.4.4 Bagi Peneliti Lain

Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan

melakukan penelitian sejenis.

1.5 Keaslian Penelitian

Penelitian dengan judul “ Tinjauan Faktor – Faktor yang

Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran

Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011” belum pernah

dilakukan oleh peneliti lain, hanya peneliti serupa yang telah ada. Peneliti

tersebut diantaranya adalah oleh Inge Dhamanti tahun 2003 dengan judul

Analisis Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis

Rawat Jalan RSU Haji Surabaya. Persamaan penelitian ini adalah sama –

sama meneliti faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam

medis rawat jalan. Sedangkan perbedaannya adalah waktu dan tempat

penelitian, penelitian oleh Inge Dhamanti adalah menganalisis sedangkan

penelitian saya adalah meninjau. Metode yang digunakan oleh Inge

Dhamanti adalah deskriptif yang menggambarkan dan menganalisis.

Sedangkan penelitian saya menggunakan metode penelitian deskriptif

dengan pendekatan cross sectional.

24

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Teori

2.1.1 Rekam Medis

Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu

akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis

disini diartikan sebagai “keterangan baik yang tertulis maupun

terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium,

diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan

kepada pasien, dan pengobatan yang dirawat inap, rawat jalan

maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat”. Kalau

diartikan secara dangkal rekam medis seakan – akan hanya

merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun

kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih

luas daripada hanya catatan biasa, karena didalam catatan tersebut

sudah tercermin segala informasi menyangkut seseorang pasien

yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut

dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang

diberikan kepada seseorang pasien yang datang kerumah sakit

(Depkes RI, 2007).

Ada beberapa istilah rekam medis yaitu : Rekam Medis,

“Medical Record”. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 yaitu

berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak

hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai

pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis.

Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah

satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis adalah

merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya

pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik

pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah

sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang

25

meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan/

peminjaman aapabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya

(Depkes RI, 2007).

Menurut Gemala Hatta, prinsip dasar arsip kesehatan / rekam

medis : Arsip kesehatan yang paling utama yaitu rekam kesehatan

yang merekam segala informasi seputar kesehatan dan pelayanan

medis yang diterima setiap pasien. Praktek rekaman dibidang

kesehatan sudah dikenal sejak zaman prasejarah yang terus

berkelanjutan hingga masa kini. Berbagai isu tentang rekaman terus

bermunculan dan berubah, baik dilihat dari sisi perkembangan

teknologi rekaman, pengelolaan berkas dan kualitas rekaman yang

terkait dengan dasar hukumnya. Apapun teknologi rekaman baik

manual maupun komputerisasi yang digunakan dalam sarana

pelayanan kesehatan, tetap saja menjalankan rekaman untuk

keperluan administratif maupun medis.

Rekam medis adalah siapa, apa, di mana dan bagaimana

perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam

medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian

kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan

dan hasil akhir (Ery Rustiyanto, 2009).

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun

yang terekam tentang identitas, anamnese penentuan fisik

laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang

diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap,

rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

(Depkes RI, 1994)

Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan

pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini

yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan

kepada pasien tersebut (Health Information Management, Edna K

Huffman, 1994).

2.1.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertip

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan

di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam

medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertip administrasi rumah

sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib

26

administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam

upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis

secara rinci akan terlihat dan analog sebab kegunaan Rekam Medis

itu sendiri (Depkes, 1991).

2.1.3 Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis secara umum adalah:

a. Sebagai alat komunikasi antara tenaga kesehatan serta tenaga

ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan

pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada seorang pasien.

c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,

perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien

berkunjung/dirawat di rumah sakit.

d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan

evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada

pasien.

e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun

dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk

keperluan penelitian dan pendidikan.

g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medik pasien.

h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta

sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan.

Kegunaan rekam medis menurut Gibony, 1991 yang disingkat

ALFRED adalah:

a. Adminisstration/ Administrasi

Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan

manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan

berbagai sumber daya, karena Isinya menyangkut tindakan

berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga

27

medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.

b. Legal/ Hukum

Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi hukum terhadap

pasien, provider kesehatan (dokter, perawat dan tenaga

kesehatan lainnya) serta pengelola dan pemilik sarana pelayanan

kesehatan. Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum

atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan

hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.

c. Aspek Medis

sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang

harus diberikan kepada seorang pasien.

d. Financial/ Keuangan

Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan

benar maka dapat digunakan untuk menghilangkan biaya yang

harus dibayar pasien, selain itu jenis dan jumlah pelayanan

kegiatan yang tercatat dalam formulir dapat digunakan untuk

memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.

e. Research/ Riset

Berbagai macam penyakit yang telah dicatat dalamdokumen

rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang

kesehatan.Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,

karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat

dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Education/ Pendidikan

Dokumen rekam medis dapat digunakan untuk belajar dan

mengembangkan ilmu bagi mahasiswa atau pendidik. Dalam

dokumen rekam medis terkandung data atau informasi tentang

perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang

diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan

sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi

pemakai.

g. Documentation/ Dokumentasi

Rekam medis sebagai dokumen karena memiliki sejarah medis

seorang pasien dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan

laporan rumah sakit.

28

2.1.4 Kegiatan Rekam Medis

Kegiatan rekam medis meliputi penerimaan pasien,

pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali.

2.1.4.1 Penerimaan pasien/ Pendaftaran

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

merupakan pintu masuk pertama dalam penerimaan dan

pendaftaran pasien rawat jalan karena dimana setiap pasien

yang akan berobat di rumah sakit harus terlebih dahulu

mendaftar di TPPRJ. Kegiatan rekam medis yang berkaitan

dengan Penerimaan pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai

berikut :

a) Melaksanaan proses penyelenggaraan pelayanan

pendaftaran pasien rawat jalan/ rawat inap IGD.

b) Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data

sosial pasien rawat jalan

c) Menyiapkan rekam medis rawat jalan serta meminta

rekam medis rawat jalan ke petugas rekam medis bagian

penyimpanan.

d) Mengisi buku register pendaftaran pasien rawat jalan

e) Membuat atau memutakhirkan kartu index utama pasien

(KIUP) rawat jalan.

Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan penerimaan

pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai berikut:

a) Setiap pasien baru yang diterima di tempat penerimaan

pasien (TPP) ditanya oleh petugas untuk mendapatkan

data identitas yang akan diisikan pada formulir Ringkasan

Riwayat Klinik.

b) Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang

akan digunakan sebagai nomor kartu pengenal. Kartu

pengenal harus dibawa pada kunjungan berikutnya, baik

sebagai pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap.

c) Berkas rekam medis pasien baru akan dikirim oleh

petugas sesuai dengan poliklinik yang dituju.

29

d) Berkas pasien yang harus dirawat akan dikirim keruang

perawatan.

Sedangkan untuk penerimaan pasien lama sebagai berikut:

a) Pasien lama dibedakan antara pasien datang dengan

perjanjian dan pasien datang tanpa perjanjian. Baik pasien

dengan perjanjian atau tanpa perjanjian mendapat

pelayanan di TPP.

b) Pasien dengan perjanjian akan langsung menuju poliklinik

tujuan karena berkas rekam medisnya sudah disiapkan

oleh petugas.

c) Pasien tanpa perjanjian harus menunggu karena berkas

rekam medis akan dimintakan oleh petugas TPP ke bagian

rekam medis.

d) Setelah berkas rekam medis dikirim ke poliklinik, pasien

akan mendapat pelayanan (Depkes RI, 1993).

2.1.4.2 Pencatatan

Pencatatan adalah pendukomentasian segala informasi

medis pasien ke dalam rekam medis yang akan menjadi

bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber datanya

dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis. Catatan

sosial diperoleh saat penerimaan pasien di TPP yang meliputi

nama, alamat, umur, agama, dan pekerjaan. Sedangkan data

medis diperoleh pasien setelah mendapatkan pelayanan dari

dokter, perawat atau petugas lainnya seperti petugas

laboratorium dan radiologi. (Depkes RI, 1997)

Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas pencatatan

adalah: nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dua suku

kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum

dalam rekam medis akan menjadi satu di antara kemungkinan

ini :

a) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari

satu kata atau lebih;

b) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami,

apabila pasien seorang pasien bersuami;

30

c) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang

tua (biasanya adalah nama ayah);

d) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga,

maka nama keluarga atau marga atau surname

didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri;

Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan :

a) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan

yang disempurnakan;

b) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir

nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan

statusnya;

c) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama

lengkap pasien;

d) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan

dalam penulisan nama pasien; (Depkes RI, 2004)

2.1.4.3 Penyimpanan

Bentuk penyimpanan berkas rekam medis ada dua, yaitu

sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah

penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik

catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien

dirawat inap. Sedangkan desentralisasi yaitu penyimpanan

dengan melakukan pemisahan antara rekam medis di

poliklinik dengan rekam medis dirawat inap. Berkas rekam

medis pasien poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan,

sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di

bagian rekam medis. Secara teori sentralisasi lebih baik

daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya sangat

tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah

sakit. Penyimpanan berkas rekam medis dapat menggunakan

sistem nomor. Sistem penomoran ya ng sering dipakai adalah

sistem nomor langsung (straight numerical), sistem angka

akhir (terminal digit), dan sistem angka tengah (middle digit).

(Depkes RI, 1997)

2.1.4.4 Pengambilan kembali

Peminjaman dan pengembalian kembali berkas rekam

medis dijelaskan sebagai berikut:

31

a) Permintaan rutin dari poliklinik atau dokter yang

melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis,

setiap hari pada jam yang telah ditentukan.

b) Poliklinik yang meminta berkas rekam medis harus

mengisi kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan

benar dan jelas nama pasien dan nomor kartu rekam

medisnya.

c) Permintaan atau peminjaman rekam medis yang tidak

rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat, harus

dipenuhi sesegera mungkin

d) Permintaan lewat telpon juga dilayani dan petugas bagian

rekam medis harus mengisi kartu permintaan. Petugas

dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk

mengambil berkas rekam medis dan diminta dan harus

mengisi kartu permintaan. (Depkes RI, 1997)

2.1.5 Pelayanan Rawat Jalan

Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan

kesehatan di rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar

sebagai pasien rawat inap (Ray Midge Noel, 1996).

Rawat jalan (RJ) merupakan salah satu unit kerja di rumah

sakit yang melayani pasien yang berobat jalan dan tidak lebih dari 24

jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan terapeutik.

Pada waktu yang akan datang, rawat jalan merupakan bagian

terbesar dari pelayanan kesehatan di rumah sakit (Azrul Azwar,

1996).

Pelayanan rawat jalan (ambulatory services) adalah salah

satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sederhana yang

dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan

kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak untuk rawat inap

(hospitalization) (feste. 1989). Ke dalam pengertian pelayanan rawat

jalan ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana

pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal seperti rumah sakit

atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home

care) serta di rumah perawatan (nursing homes). (Azrul Azwar, 1996).

Rawat jalan juga merupakan salah satu yang dominan dari

pasar rumah sakit serta merupakan sumber keuangan yang

32

bermakna, sehingga selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan

mutu pelayanan. (Eti Murdani, 2007)

Pelayanan rawat jalan merupakan satu dari area pelayanan

kesehatan yang sedang berkembang pesat. (Edna K Huffman, RRA,

1999)


menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan

berobat jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian

pelayanan di IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola

oleh bagian Rekam Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu

pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai

dengan waktu tunggu pasien (Wijono, 1999).

2.1.6 Waktu Tunggu Pelayanan

Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien

untuk mendapatlan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat

pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter (Depkes RI,

2007)

Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan

kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat,

pelayanan poliklinik dan lain sebagainya. Waktu tunggu adalah waktu

yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah sakit untuk

memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan

masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa

rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana

rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan

dengan situasi dan harapan pasien (Depkes, 2007).

Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang

potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap

pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh,

antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional.

(Wijono, 1999)

Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien

terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat

penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke

poliklinik tujuan. (Inge Dhamanti, 2003)


pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam

medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai

memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk

33

mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar

penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10

menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap

selama 15 menit (Depkes RI, 2007).

Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu

adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan

pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai

masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika waktu

tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika

waktu tunggu lebih dari 10 menit (Depkes RI, 2007).

2.1.7 Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset rumah sakit

yang penting, dan merupakan sumber daya yang berperan besar

dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM penting karena

mutu pelayanan rumah sakit sangat tergantung dari perilaku SDM

dan kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang

profesional dan spesialistis ( Sabarguna dan Sumarni, 2003).

Sumber daya manusia meliputi :

a) Pendidikan

Pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga

perilaku seseorag akan pola hidup terutama dalam memotivasi

untuk siap berperan serta dalam pembangunan kesehatan.

Makin tinggi pendidikan seseorang, makin mudah menerima

informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya.

Sebaliknya, pendidikan yang kurang akan menghambat

perkembangan sikap seseorang terhadap nilai – nilai yang baru

diperkenalkan. Faktor pendidikan seseorang sangat

menentukan kesiapan dalam memberikan pelayanan, orang

yang berpendidikan tinggi akan lebih mampu mengatasi

masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif

daripada yang berpendidikan rendah (Nursalam, 2001).

b) Umur

Menurut Hurlock (2002) umur adalah usia seseorang yang

dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa

hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan

kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan

34

bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang

lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup

kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan

kematangan jiwanya. Demikian juga dalam umur pegawai dalam

melaksanakan kegiatan pelayanan. Makin tua umur seseorang

makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan,

dan makin terampil dalam memberikan pelayanan kepada klien.

c) Masa Kerja

Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman

identik denagn lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu

merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran

pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada

pasien (klien). Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali

pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan

yang dihadapi pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan ,

semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam

memberikan pelayanan (Notoatmodjo, 2003).

2.1.8 Sumber Daya Meterial (SDM)

Sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan dan

fasilitas yang berhubungan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan

rekam Medis (Depkes RI, 1997).

Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung

keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan,

dan fasilitas. Bahan adalah formulir dan kartu atau sejenisnyayang

telah dicetak sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam

medis. Fasilitas dan peralatan adalah segala sesuatu yang

menunjang kemudahan pelaksanaan tugas dan pengelolaan rekam

medis. Alat penyimpanan yang tepat, penerangan dan pengaturan

suhu yang baik, pemeliharaan ruangan, serta perhatian terhadap

faktor keselamatan sangat membantu pemeliharaan, mendorong

kegairahan kerja dan meningkatkan produktivitas petugas. Alat

penyimpanan berkas yang umum digunakan adala rak terbuka (open

shelves file unit), lemari lima laci (five drawers file cabinet) atau rak

buka tutup (roll o’pack). Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang

dianjurkan selebar 90 cm. jika menggunakan lemari lima laci maka

sebaiknya dijejer satu baris dan ruang lowong didepannya harus 90

cm.jika diletakan berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm

untu memungkinkan membuka laci tersebut. Lemari lima laci memang

35

tampak lebih rapi dan berkas rekam medisnya terlindung dari debu

dan kotoran dari luar. Namun pengguna rak terbuka lebih praktis

dalam mempermudah pengambilan berkas rekam medis. (Depkes RI,

1997)

Pada deretan map rekam medis yang disimpan harus diberi

tanda penunjuk untuk mempercepat pekerjaan penyimpanan dan

menemukan rekam medis. Berkas rekam medis hendaknya diberi

sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran

rekam medis dan mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran,

akibat seringnya diambil atau bolak balik. Sampul atau map pelindung

dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk menggabungkan

lembaran pada sampul (Depkes RI, 1997).

2.2 Landasan Teori

Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien.

Bagian pendaftaran pasien rawat jalan merupakan salah satu bagian

dari rumah sakit yang kegiatannya penerimaan dan pendaftaran pasien yang

akan di rawat jalan, baik itu pasien baru maupun pasien lama. Pencatatan

dari proses pelayanan rekam medis yang mutlak dibutuhkan oleh rumah sakit

agar dapat menilai seberapah jauh keberhasilan pelayanan medis yang telah

diberikan kepada pasien, oleh karena itu pengelolaan rekam medis mulai dari

pencatatan sebagai kegiatan pertama kali dalam menangkap data sampai

dengan analisa yang lapornya perlu dikembangkan yang dapat menghasilkan

informasi guna berbagai keperluan manajemen rekam medis.

Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan kesehatan di

rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar sebagai pasien

rawat inap (Ray Midge Noel, 1996). Pelayanan rawat jalan merupakan salah

satu unit kerja di rumah sakit yang melayani pasien berobat jalan dan tidak

lebih dari 24 jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan

terapeutik. Rawat jalan juga merupakan salah satu yang dominan dari pasar

rumah sakit serta merupakan sumber keuangan yang bermakna, sehingga

selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan (Azrul Azwar,

1996).


menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan

36

maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di IRJ

pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam Medis

Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses

terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien (Wijono,

1999).

Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan

pasien dibeberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan

bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan

dengan situasi dan harapan pasien (Depkes, 2007). Waktu tunggu pelayanan

adalah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan

pasien di tempat penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis

ke poliklinik tujuan (Inge Dhamanti, 2003). Dalam pelayanan rawat jalan di

rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang diperanggunakan oleh pasien

untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat

pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika

waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika

waktu tunggu lebih dari 10 menit (Depkes RI, 2007).

37

2.3 Kerangka Konsep Penelitian

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian

Menghitung lama

waktu tahapan

kegiatan rekam

medis dan

mengidentifikasi

faktor yang

mempengaruhi

waktu tunggu.

1. Kegiatan Rekam

Medis yang

meliputi

penerimaan pasien,

pencatatan,

penyimpanan dan

pengambilan

kembali.

2. Sumber Daya

Manusia yang

meliputi

pendididkan, umur

dan masa kerja.

3. Sumber Daya

Material yang

meliputi bahan,

peralatan dan

fasilitas.

4. Waktu Tunggu

pelayanan rekam

medis di pendaftran

rawat jalan,

Proses Input Output

1. Dikegiatan rekam

medis faktor yang

mempengaruhi waktu

tunggu yaitu lama

pencarian rekam

medis di ruang

penyimpanan.

2. Di Sumber Daya

Manusia faktor yang

mempengaruhi waktu

tunggu yaitu dari

pendidikan petugas.

3. Di Sumber Daya

Material faktor yang

mempengaruhi waktu

tunggu yaitu bahan

dan fasilitas.

4. Waktu tunggu

pelayanan rekam

medis di pendaftaran

rawat jalan RSUD

Datu Sanggul Rantau

tergolong lama

38

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian

Rancangan penelitian ini menggunakan suatu jenis metode penelitian

deskriptif dengan pendekatan Studi Potong Lintang (cross sectional), yaitu

penelitian hanya melakukan observasi dan pengukuran variabel pada satu

saat tertentu saja. Pengukuran variabel tidak terbatas harus tepat pada satu

waktu bersamaan, namun mempunyai makna bahwa setiap subyek hanya

dikenai satu kali pengukuran, tanpa dilakukan tindak lanjut atau pengulangan

pengukuran. Penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang

dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau

mendeskripsikan tentang suatu keadaan secara objektif (Notoatmodjo,

2005). Maka penelitian ini dimaksudkan untuk meninjau faktor – faktor yang

mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat

Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian ini di bagian Pendaftaran Rekam Medis Rawat jalan

RSUD Datu Sanggul Rantau pada bulan juni 2011.

3.3 Subjek Penelitian

3.3.1 Populasi

Menurut Notoadmodjo (2005), populasi adalah keseluruhan

objek penelitian atau objek yang diteliti. Populasi penelitian ini adalah

pasien yang datang ke tempat pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu

Sanggul Rantau dan seluruh staf atau petugas rekam medis rawat

jalan RSUD Datu Sanggul Rantau.

3.3.2 Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang

dimiliki oleh populasi tersebut. Sampel dalam penelitian ini terbagi

dalam dua jenis yaitu pasien rawat jalan yang terdiri dari pasien baru

dan pasien lama, staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD

39

Datu Sanggul Rantau. Sampel diambil dengan teknik Accidental

Sampling, yaitu teknik ini sangat mudah dilakukan karena secara

subyektif, peneliti mengumpulkan data dari subyek yang ditemuinya,

saat itu dan dalam jumlah secukupnya.

3.4 Variabel Penelitian dan definisi operasional

3.3.3 Variabel Penelitian

Variable adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat,

atau ukuran yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian

tentang sesuatu konsep pengertian tertentu (Notoatmodjo.2010).

a. Kegiatan rekam medis

b. Sumber Daya Manusia

c. Sumber Daya Material

d. Waktu Tunggu .

40

3.4.2 Definisi Operasional

Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian variabel-

variabel yang diteliti/diamati, perlu sekali variabel-variabel tersebut

diberi batasan atau definisi operasional (Notoatmodjo, 2005).

Tabel 3.1 Definisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional

1 Kegiatan Rekam

Medis

Kegiatan rekam medis yang meliputi penerimaan

pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan

kembali.

2 Sumber Daya

Manusia

SDM yang meliputi jumlah petugas, pendidikan,

umur dan masa kerja. Sumber Daya Manusia (SDM)

merupakan aset rumah sakit yang penting, dan

merupakan sumber daya yang berperan besar

dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM

penting karena mutu pelayanan rumah sakit sangat

tergantung dari perilaku SDM dan kemajuan ilmu

dan teknologi memerlukan tenaga yang profesional

dan spesialistis.

3 Sumber Daya

Material

Sumber Daya Material yang meliputi bahan,

peralatan dan fasilitas berhubungan dengan

kelancaran pelaksanaan kegiatan rekam Medis.

Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu

didukung keberadaan sumber daya material yang

meliputi bahan, peralatan, dan fasilitas.

4 Waktu tunggu Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu

pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan

pasien di tempat penerimaan pasien sampai

dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik tujuan.

i

3.4 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh

peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan

hasilnya lebih baik (cermat, lengkap dan sistematis) sehinggal lebih mudah

diolah (Saryono,2010). Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini

adalah :

3.4.1 Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang sudah tersusun dengan

baik, sudah matang, dimana responden (dalam hal angket) dan

interviewee (dalam hal wawancara) tinggal memberikan jawaban atau

dengan memberikan tanda-tanda tertentu.(Notoatmodjo.2010)

Kuesioner akan digunakan pada pengumpulan data. Kuesioner ini

untuk petugas rekam medis di pendaftaran rawat jalan.

3.4.2 Check List adalah suatu daftar untuk men”cek”, yang berisi nama

subjek dan berapa gejala serta identitas lainnya dari sasaran

pengamatan. Pengamat tinggal memberikan tanda check (√) pada

daftar tersebut yang menunjukkan adanya gejala atau ciri dari

sasaran pengamatan (Notoatmodjo.2010). Check list digunakan untuk

merangkum hasil dari jawaban pertanyaan di kuesioner dan

observasi.

3.4.3 Stopwatch, digunakan untuk menghitung waktu tunggu pasien di

pendaftaran rawat jalan.

3.4.4 Alat tulis, digunakan untuk mencatat data sementara.

3.4.5 Kalkulator, digunakan untuk menjumlah perhitungan.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai proses yang menggambarkan proses pengumpulan data yang

dilaksanakan dalam penelitian kuantitatif. Untuk penelitian kuantitatif

pengumpulan data, dapat dimaknai juga sebagai kegiatan peneliti dalam

upaya mengumpulkan sejumlah data lapangan yang diperlukan untuk

menjawab pertanyaan penelitian. Merujuk pada pengertian di atas, betapa

pentingnya pengumpulan data dalam proses penelitian (Arikunto, 1997).

ii

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu :

3.5.1 Observasi

Menurut Notoatmodjo (2010) observasi atau pengamatan

adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi

melihat dan mencatatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada

hubungannya dengan masalah yang diteliti. Observasi terhadap

kegiatan rekam medis dan sumber daya material dengan bantuan

lembar observasi.

3.5.2 Studi dokumen

Dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu

(Sugiyono, 2008). Dokumentasi juga merupakan kegiatn mencari data

atau variabel dari sumber berupa catatan, trankripsi, buku, prasati

dan sebagainya. (Saryono,2010) Studi dokumen dilakukan dengan

melihat buku register atau kebijakan-kebijakan tertulis yang terkait

dengan faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam

medis di pendaftaran rawat jalan rumah sakit.

3.6.2 Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk

mengumpulkan data, di mana peneliti mendapatkan keterangan atau

perincian secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden)

atau bercakap-cakap secara face to face (Notoatmodjo, 2010).

Menurut Saryono (2010), wawancara dapat dilakukan secara

terstruktur kepada seluruh petugas atau staf rekam medis di

pendaftaran rawat jalan dengan bantuan kuesioner.

3.6 Teknik Analisis Data

Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah secara deskriptif,

yaitu dengan cara mendeskripsikan data yang telah dikumpulkan dan diolah

menjadi hasil – hasil analisis untuk melihat tinjauan tentang faktor – faktor

yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran

rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Dalam pengolahan data dilakukan

dengan cara data waktu tunggu pasien di pendaftaran rawat jalan RSUD

Datu Sanggul Rantau dihitung rata – rata waktu tunggu pasien. Data

kuesioner disajikan dalam tabel distribusi frekuensi.

iii

3.7 Prosedur Penelitian

Prosedur penelitian antara lain :

3.7.1 Persiapan

Penelitian ini dimulai dengan Peneliti minta surat ijin penelitian

dari akademik sebagai persyaratan dan mempersiapkan judul

penelitian serta mengajukan ke rumah sakit. Setelah pihak rumah

sakit membalas surat ijin dan menyetujui judul peneliti. Dan peneliti

pun melakukan studi pendahuluan pada bulan april 2011 dengan

melakukan observasi terhadap pasien yang datang ke tempat

penerimaan pasien/ pendaftaran rawat jalan serta wawancara kepada

petugas rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau.

Dalam studi pendahuluan tersebut diperoleh data mengenai

permasalahan yang akan diambil dalam penelitian ini.

3.7.2 Pelaksanaan

Setelah rangkaian proses persiapan selesai, peneliti

memasuki tahap penelitian. Pada tahap pelaksanaan ini, peneliti

mulai melakukan pengumpulan data. Kegiatan-kegiatan yang

dilakukan peneliti yaitu berupa obervasi, studi dokumentasi, dan

wawancara.

3.7.3 Akhir Penelitian

Pada tahap ini peneliti mengolah data yang telah didapat

untuk kemudian disusun menjadi sebuah laporan penelitian.

3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini yaitu hanya meneliti di pendaftaran

rawat jalan saja. Kelemahan dalam penelitian ini yaitu dalam menghitung

tahapan kegiatan rekam medis pada saat memindahkan untuk menghitung

waktu tahapan dari awal lagi.

iv

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Gambaran RSUD Datu Sanggul Rantau

RSUD Datu Sanggul Rantau dibangun sejak tahun 1980

dengan sumber pembiayaan berasal dari APBN yang dialokasikan

melalui DIP Proyek Pengembangan RSU Prop/Kab/Kodya

Kalimantan Selatan. Luas lahan 18.720 M2 (1,85 hektar) dengan

Luas bangunan 4210 M2 mempunyai kapasitas Tempat Tidur 50

buah. Moment yang sangat istimewa tanggal 12 november 1983

bertepatan dengan Hari Kesehatan Nasional ke XIX diresmikan oleh

Gubernur Kalimantan Selatan Bapak H. Mistar Cokro Koesomo.

RSUD Datu Sanggul Rantau merupakan satu – satunya

Rumah Sakit Umum milik pemerintah Kabupaten Tapin sejak tanggal

18 Oktober 2004 sudah berstatus tipe C yang sebelumnya masih tipe

D dengan kapasitas tempat tidur 75 buah, dengan menyelenggarakan

Program, Pelayanan, Pencegahan, Pemeliharaan dan Rehabilitasi

Kesehatan secara Komprenhensif, bermutu dan terjangkau oleh

semua lapisan masyarakat.

4.1.2 Pengembangan Rumah Sakit

Dimulainya Pengembangan RSUD Datu Sanggul Rantau

sejak tahun 2006 dengan melakukan pengembangan berupa Fisik

Bangunan, Peralatan Medik dan Non Medik secara bertahap.

Kemudian Sumber Daya Manusia dan Manajemen untuk

meningkatkan mutu dan derajat kesehatan masyarakat.

Sesuai dengan komitmen Pemerintah Kabupaten Tapin,

menargetkan sampai tahun 2012 pembangunan fisik sudah bisa

diselesaikan seluruhnya, RSUD Datu Sanggul Rantau secara

bertahap dikembangkan dengan membangun gedung – gedung baru

dan penambahan fasilitas lainnya dengan luas lahan kurang lebih

9.953 m2, maka luas keseluruhan lahan menjadi 28.673 m2 (2,83

hektar). Pembangunan tahap pertama dilaksanakan tahun 2006 yang

lalu bersumber dari APBD Kabupaten Tapin. Adapun pembangunan

v

gedung baru dilaksanakan terdiri dari 3 (tiga) lantai antara lain

Gedung Poliklinik dan Gedung Administrasi, Gedung Instalasi

Farmasi/ Apotek dan dilanjutkan pada tahun 2007 Pembangunan

Gedung Perawatan Bedah, Gedung Perawatan Anak dan Gedung

Perawatan Intensif (Intensive Care Unit), berlanjut pada tahun 2008

pembangunan gedung VIP baru dengan kapasitas 16 tempat tidur,

gedung instalasi gizi, gedung pemulasaran jenazah/ kamar mayat,

gedung perawatan isolasi, pembuatan ruang pompa, ruang genset,

ruang incenirator, instalasi pengolahan air limbah ( IPAL ) dan selasar

penghubung. Selanjutnya tahun 2009 dilaksanakan pembangunan

gedung kamar operasi sentral dan melanjutkan pembangunan

gedung administrasi dan poliklinik, pembangunan gedung imstalasi

gawat darurat yang gbelum rampung, kemudian melalui dana alokasi

khusus ( DAK ) tahun anggaran 2009 juga dibangun gedung unit

tranfusi darah/ UTD-RS berlantai dua. Kemudian pada tahun 2010

dilanjutkan dengan pembangunan gedung instalasi rehabilitasi medik/

fisioterapi, gedung instalasi radiologi, gedung perawatan perinatologi

dan pembangunan mushola. Untuk tahun 2011 pembangunan tetap

dilanjutkan, keseluruhan proyek pembangunan ini ditangani pihak

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Tapin.

4.1.3 Visi dan Misi

Visi, misi dan motto Rumah Sakit Umum Daerah

DatuSanggul Rantau adalah :

Visi : RSUD Datu Sanggul Rantau adalah Pelayanan

Kesehatan Berkualitas

Misi : Memberikan kualitas pelayanan yang terbaik dan

memuaskan.

a. Meningkatkan mutu pelayanan yang terbaik dan

memuaskan.

b. Meningkatkan sumber daya manusia bagi

masyarakat.

vi

c. Meningkatkan sarana dan prasarana pelayanan

masyarakat.

d. Meningkatkan kerjasama dalam hal pelayanan

kesehatan.

Motto : Senyum, sapa, santun

4.1.4 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau

Pelaksanaan kegiataan rekam medis yang meliputi

penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan, dan pengambilan

kembali dapat dijelaskan sebagai berikut:

4.1.4.1 Penerimaan pasien

Tahapan penerimaan pasien di TPP Rawat Jalan

RSUD Datu Sanggul Rantau dibedakan berdasarkan jenis

kedatangannya yaitu pasien baru dan pasien lama.

a) Pasien Baru adalah pasien yang baru pertama kali datang

ke rumah sakit untuk keperluan berobat.

- Pasien baru mendaftar ke Tempat Penerimaan Pasien

(TPP) dan diwawancarai oleh petugas guna

mendapatkan data identitas yang meliputi nama

pasien, alamat, umur, agama, pekerjaan dan juga

menanyakan poliklinik tujuan pasien. Jika pasien belum

mengetahui poliklinik tujuannya maka petugas akan

mengarahkan dengan melihat keluhannya. Petugas

juga mencatat identitas pasien ke dalam buku register,

KIB (Kartu Indek Berobat), rekam medis baru. Petugas

TPP mempersilahkan pasien menuju kasir untuk

memenuhi administrasi. Setelah pasien sudah

menyelesaikan administrasi di kasir, pasien kembali ke

TPP. Dan petugas TPP menyerahkan rekam medis dan

KIB kepada pasien baru untuk mengantri di poliklinik

yang dituju.

vii

b) Pasien Lama adalah pasien yang pernah datang

sebelumnya untuk keperluan berobat.

- Pasien lama datang ketempat pendaftaran pasien

(TPP) dengan menunjukkan KIB Kartu Identitas

Berobat) kepada petugas pendaftaran. Jika pasien

tidak membawa kartu berobat maka petugas akan

mencari data pasien ke dalam komputer kemudian

membuatkan kartu berobat baru dengan nomor yang

sama. Petugas melakukan penulisan ke dalam buku

register dan mencarikan rekam medis pasien lama,

setelah ditemukan rekam medis pasien tersebut maka

petugas menyerahkan rekam medis pasien untuk

mengantri di poliklinik yang dituju.

4.1.4.2 Pencatatan

Pencatatan adalah pendokumentasian segala

informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan

menjadi bahan informasi. Rekam medis rawat jalan RSUD

Datu Sanggul Rantau mempunyai buku register manual.

Pencatatan di rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul

Rantau catatan data sosialnya dicatat ke dalam buku register

yang meliputi nama, alamat, umur, agama dan pekerjaan.

Tetapi pada pencatatan nama dan alamat kurang lengkap.

Data pasien yang berkunjung setiap hari ditulis di buku

register.

4.1.4.3 Penyimpanan

Cara penyimpanan yang digunakan di RSUD Datu

Sanggul Rantau adalah desentralisasi yang artinya dilakukan

pemisahan tempat penyimpanan untuk berkas pasien

poliklinik dan pasien rawat inap. Oleh karena itu sering terjadi

duplikasi penggunaan rekam medis karena terpisahnya

ruangan antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Di

RSUD Datu Sanggul Rantau menggunakan Sistem penjajaran

secara langsung (straight Filling numerical). Namun belum

sepenuhnya terelisasikan dengan baik dan belum diurutkan

dengan benar. Penjajaran yang dilakukan RSUD Datu

Sanggul Rantau memang memudahkan dalam proses

penyimpanan rekam medis, tapi untuk pengambilan kembali

viii

rekam medis apabila sewaktu – waktu dipergunakan

memerlukan waktu lebih lama dalam pencarian kembali rekam

medis pasien tersebut. Ini dikarenakan tidak urutnya

penjajaran.

4.1.4.4 Pengambilan Kembali

Di rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tidak

memiliki formulir peminjaman rekam medis rawat jalan.

Setelah poliklinik tutup rekam medis dari poliklinik

dikembalikan ke rawat jalan. Petugas rekam medis rawat jalan

langsung memasukan ke komputer rekam medis yang sudah

kembali ke rawat jalan. Yang dimasukan kedalam komputer

yaitu nomor rekam medis, nama, pasien baru dan pasien

lama. Setelah selesai memasukan, rekam medis langsung

difiling oleh petugas.

4.1.5 Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat

Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau

Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien

terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat

penerimaan pasien sampai berkas rekam medis di bawa pasien ke

poliklinik tujuan. Waktu Tunggu Pelayanan meliputi waktu tunggu

yang diakibatkan oleh beberapa tahapan dan berbeda untuk pasien

baru dan pasien lama. Untuk pasien baru tahapan waktu tunggu

terdiri dari waktu tunggu di Tempat Penerimaan Pasien, menulis data

pasien ke dalam buku register, membuat kartu berobat dan mengisi

identitas pasien baru di dalam rekam medis. Dan rekam medis di

bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yang dituju. Sedangkan untuk

pasien lama terdiri dari waktu tunggu di Tempat Penerimaan Pasien,

penyerahan Kartu Indek Berobat (KIB), menulis data pasien ke dalam

buku register dan pencarian rekam medis pasien lama, rekam medis

di bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yg dituju.

ix

Pada Tiap Tahapan dapat dilihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1

Bagan waktu tunggu pelayanan berdasarkan tahapan kegiatan

(Sumber: Data primer hasil observasi, juni 2011)

Pada gambar 4.1 diketahui bahwa tahapan kegiatan untuk pasien

baru lebih sedikit jika dibandingkan pasien lama, sehingga waktu tunggu

pasien lama lebih panjang jika dibandingkan pasien baru.

Waktu Tunggu

di TPP

Pasien Lama

Waktu Tunggu

di TPP

Pasien Baru

Waktu tunggu pencarian rekam

medis pasien lama

rekam medis di bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yang dituju

menulis ke dalam

buku register

Membuat KIB pasien baru dan

mengisi identitas pasien baru di

dalam rekam medis

menulis ke dalam

buku register

Penyerahan KIB

x

Tebel 4.1

Hasil Perhitungan terhadap Rata – Rata Waktu Tunggu Pelayanan dalam

Tiap Tahapan Untuk Pasien Baru dan Pasien Lama di Bagian Rekam Medis

Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tahun 2011

Tahapan Pasien baru Pasien lama

Waktu tunggu di Tempat

Penerimaan Pasien

2 menit 53 detik 4 menit 9 detik

Penyerahan KIB - 2 menit 12 detik

menulis ke dalam buku

register

56 detik 1 menit 8 detik

Membuat KIB pasien baru

dan

mengisi identitas pasien

baru

3 menit 38 detik -

Waktu tunggu Pencarian

Rekam Medis Pasien lama

- 6 menit 47 detik

Total waktu 7 menit 27 detik 14 menit 16 detik

Sumber: Data primer penelitian, juni 2011

Dari masing – masing tahapan untuk kedua jenis pasien

didapatkan rata – rata terhadap keseluruhan waktu tunggu seperti

pada tabel 4.1. Berdasarkan tabel 4.1 diketahui bahwa rata – rata

waktu tunggu untuk pasien baru secara keseluruhan adalah 7 menit

27 detik sedangkan rata – rata waktu tunggu untuk pasien lama

secara keseluruhan adalah 14 menit 16 detik.

4.1.6 Sumber Daya Manusia

Jumlah petugas rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau

adalah 5 orang dengan menggunakan alat bantu kuesioner. Jenis

kelamin perempuan petugas rekam medis rawat jalan ada 4 orang

dan jenis kelamin laki – laki petugas rekam medis rawat jalan ada 1

xi

orang. Umur petugas rekam medis rawat jalan ada yang 48 tahun, 30

tahun, 23 tahun ada 2 orang dan ada yang umur 22 tahun. tingkat

pendidikan petugas rekam medis rawat jalan 2 orang lulusan SLTA, 1

orang Diploma dan 2 orang Perguruan Tinggi (Sarjana). Masa kerja

petugas di rekam medis rawat jalan ada yang 29 tahun, ada yang 7

tahun, ada yang 2,5 tahun, ada yang 10 bulan dan ada yang 3 bulan.

Yang pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis ada 2 orang

dan yang belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis ada

3 orang. Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RSUD Datu Sanggul

Rantau belum ada dibuat.

Tabel 4.1 Hasil Pengukuran Terhadap Faktor SDM di Instalasi Rekam Medis

Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tahun 2011

Faktor yang diukur Jumlah

Jenis Kelamin

- Laki – laki 1

- Perempuan 4

Umur

- 48 tahun 1

- 30 tahun 1

- 23 tahun 2

- 22 tahun 1

Pendidikan terakhir

- SLTA/ SMA 2

- Diploma 1

- Perguruan Tinggi (Sarjana) 2

Masa kerja

xii

- 29 tahun 1

- 7 tahun 1

- 2,5 tahun 1

- 10 bulan 1

- 3 bulan 1

Apakah anda pernah mengikuti

pelatihan tentang rekam medis ?

- Ya 2

- Tidak 3

Apakah ada Standar Pelayanan

Minimal (SPM) ?

- Ya -

- Tidak 5

Sumber: Data primer penelitian, juni 2011

Dari hasil pengamatan, petugas yang pendidikannya lulusan

dari SLTA dalam pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan

RSUD Datu Sanggul Rantau tergolong lama. Dan yang lulusan

Sarjana tetapi tidak sesuai dengan jabatannya juga tergolong lama

dalam pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu

Sanggul Rantau. Ini akan berakibat pada waktu tunggu pasien.

Karena petugasnya juga tidak ada yang mengikuti pelatihan tentang

rekam medis.

4.1.7 Sumber Daya Material

Sumber daya material yang diteliti meliputi bahan, peralatan

dan fasilitas. Hasil observasi terhadap sumber daya material tampak

pada tabel 4.3

xiii

Hasil Observasi terhadap Sumber Daya Material di Instalasi Rekam

Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011

Sumber Daya Material Status

Bahan

Karcis di loket penerimaan pasien Ada

Buku register Ada

Rekam medis diberi map atau sampul Tidak

Ada

Kartu indeks utama pasien (KIUP) Ada

Tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan

menyimpan dan menemukan rekam medis

Tidak

Ada

Kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam

rekam medis

Tidak

Ada

Tersedia kode warna map atau sampul untuk mencegah

kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map yang

salah

Tidak

Ada

Terdapat tanda petunjuk keluar untuk rekam medis yang

tidak berada di tempat

Tidak

Ada

Peralatan

Alat tulis kantor (ATK) Ada

Komputer untuk entry data Ada

Buku pedoman pelaksana rekam medis Ada

Prosedur tetap (protap) Ada

Ruang kerja lengkap dengan meja kerja Ada

Rak arsip dokumen berbentuk open shelves file Ada

Telepon Ada

xiv

Fasilitas

Ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang

penyimpanan rekam medis aktif

Ya

Ruang pengelola data dekat dengan ruang penerimaan

pasien

Ya

Ruang penyimpanan rekam medis

a. Lantai kedap air dan bebas banjir Ya

b. Dinding permanen dan bersih Tidak

c. Cukup fentilasi Tidak

Jarak antara dua rak untuk lalu lintas minimal 90 cm Tidak

Ruang penyimpanan rekam medis aktif cukup luas untuk

semua data

Tidak

Ruang penyimpanan rekam medis in aktif terpisah

dengan ruang kerja rekam medis

Ya

Ruang cukup aman untuk melindungi dari kehilangan,

kerusakan, serta mencegah digunakan oleh yang tidak

berkepentingan

Tidak

Ruang rekam medis cukup luas untuk petugas rekam

medis menjalankan tugasnya

Tidak

Ruang rekam medis berdekatan dengan instalasi

penunjang

Ya

Penerangan tempat penyimpanan baik Ya

Suhu ruangan tempat bekerja menyegarkan Tidak

Pemeliharaan kebersihan baik Tidak

Sumber : Data primer penelitian, juni 2011

Berdasarkan hasil observasi, sebagian bahan telah tersdia di

bagian rekam medis rawat jalan yaitu Karcis harian, buku register,

KIUP. Yang belum ada yaitu tanda petunjuk guna mempercepat

xv

pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, tidak ada

tersedia kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam

medis rawat jalan dan kode warna map atau sampul pelindung serta

tanda petunjuk untuk berkas keluar. Kebutuhan akan peralatan

tersebut pada umumnya sudah terpenuhi akan tetapi tidak menutup

kemungkinan bagi bagian rekam medis untuk mengajukan usulan

peralatan lain yang berkaitan dengan kelancaran pelaksanaan

kegiatan rekam medis. Ruang kerja ada dengan meja kerja dan ada

rak arsip dokumen berbentuk rak terbuka biasa. Fasilitas yang dimiliki

bagian Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu

ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang penyimpanan

rekam medis aktif dan ruang pengelola data dekat dengan ruang

penerimaan pasien. Ruang penyimpanan rekam medis, yang kondisi

ruangn yang meliputi keadaan lantai yang bebas banjir, dinding

permanen, penerangan, serta suhu telah terpenuhi. Masalh yang

didapatkan adalah dinding tidak bersih, tidak cukup fentilasi, jarak

yang seharusnya 90cm belum dapat terpenuhi disebabkan luas ruang

penyimpanan terbatas. Ruang tidak cukup aman, dan pemeliharaan

kebersihan kurang baik.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis

4.2.1.1 Penerimaan pasien

Untuk pasien lama yang tidak membawa kartu berobat

dan setelah dicari ternyata nomornya tidak ditemukan maka

petugas akan membuatkan kartu dan berkas baru dan pasien

tersebut dianggap sebagai pasien baru. Sebaiknya hal ini

sedapat mungkin dihindari karena merugikan pihak pasien

dan pihak rumah sakit. Kerugian bagi pihak pasien adalah

dokter yang memeriksa tidak mengetahui riwayat penyakit

pasien sehingga harus dilakukan pemeriksaan ulang.

Sedangkan kerugian bagi pihak rumah sakit pasien dengan

satu nama bisa memiliki lebih dari satu nomor, dan

menyebabkan jumlah berkas yang disimpan bertambah.

Kondisi diatas dapat dihindari jika penggunaan KIUP dapat

dioptimalkan.

xvi

Kartu Indeks Utama Pasien adalah salah satu cara

untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien,

karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat

maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien

yang diperlukan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap

pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat

jalan maupun pasien untuk dirawat. KIUP adalah suatu kartu

tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya

pada instansi yang bersangkutan. KIUP dibuat berdasarkan

atas ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat

penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan sumber data

yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat

selengkap dan sejelas mungkin (Depkes RI, 1991).

4.2.1.2 Pencatatan

Dalam catatan sosial yang diperoleh saat penerimaan

pasien di TPP pada pencatatan nama dan alamat kurang

lengkap. Hal yang perlu ditekankan adalah penulisan nama

dan alamat pasien. Petugas hendaknya menuliskan nama

pasien secara benar dan menuliskan alamat pasien dengan

lengkap. Penulisan nama dan alamat sangatlah penting

karena berpengaruh pada lama pencarian berkas.

Keberadaan buku register manual cukup penting.

Pencatatan adalah pendukomentasian segala

informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan

menjadi bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber

datanya dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis.

Catatan sosial diperoleh saat penerimaan pasien di TPP yang

meliputi nama, alamat, umur, agama, dan pekerjaan.

Sedangkan data medis diperoleh pasien setelah mendapatkan

pelayanan dari dokter, perawat atau petugas lainnya seperti

petugas laboratorium dan radiologi (Depkes RI, 1997).

Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas

pencatatan adalah: nama pasien harus lengkap, minimal

terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang

akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu di

antara kemungkinan ini :

xvii

e) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari

satu kata atau lebih;

f) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami,

apabila pasien seorang pasien bersuami;

g) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang

tua (biasanya adalah nama ayah);

h) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga,

maka nama keluarga atau marga atau surname

didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri;

Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan :

e) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan

yang disempurnakan;

f) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir

nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan

statusnya;

g) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama

lengkap pasien;

h) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan

dalam penulisan nama pasien; (Depkes RI, 2004)

4.2.1.4 Penyimpanan

Bentuk penyimpanan berkas rekam medis ada dua,

yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah

penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik

catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien

dirawat inap. Sedangkan desentralisasi yaitu penyimpanan

dengan melakukan pemisahan antara rekam medis di

poliklinik dengan rekam medis dirawat inap. Berkas rekam

medis pasien poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan,

sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di

bagian rekam medis. Secara teori sentralisasi lebih baik

daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya sangat

tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah

sakit. Penyimpanan berkas rekam medis dapat menggunakan

sistem nomor. Sistem penomoran yang sering dipakai adalah

xviii

sistem nomor langsung (straight numerical), sistem angka

akhir (terminal digit), dan sistem angka tengah (middle digit)

(Depkes RI, 1997).

Cara penyimpanan yang digunakan RSUD Datu

Sanggul Rantau adalah cara desentralisasi. Desentralisasi

memiliki keuntungan yaitu efisiensi waktu sehingga pasien

mendapat pelayanan lebih cepat dan juga beban kerja

petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangan desentralisasi

terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis dan biaya

yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Di

RSUD Datu Sanggul Rantau juga menggunakan Sistem

penjajaran secara langsung (straight Filling numerical).

Namun belum sepenuhnya terelisasikan dengan baik dan

belum diurutkan dengan benar. Ini dikarenakan petugas

rekam medis tidak pernah mengikuti pelatihan tentang rekam

medis, sehingga petugas tidak mengerti bagaimana

menerapkan sistem penjajaran secara langsung dengan

benar. Sebelumnya sudah pernah diarahkan oleh kepala

rekam medis RSUD Datu Sanggul Rantau untuk mengurutkan

dengan benar sistem penjajaran secara langsung. Namun

petugas belum mengurutkannya sampai sekarang, karena

petugas kerepotan untuk mengurutkannya. Yang

menguntungkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih

petugas – petugas yang harus melaksanakan pekerjaan

penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai

kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, pada

saat menyimpan rekam medis, petugasnya harus

memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi

kekeliruan menyimpan ( Depkes, 1991 ).

4.2.1.5 Pengambilan kembali

Peminjaman dan pengembalian kembali berkas rekam

medis dijelaskan sebagai berikut:

a) Permintaan rutin dari poliklinik atau dokter yang

melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis,

setiap hari pada jam yang telah ditentukan.

xix

b) Poliklinik yang meminta berkas rekam medis harus

mengisi kartu permintaan. Petugas harus menulis

dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor kartu

rekam medisnya.

c) Permintaan atau peminjaman rekam medis yang tidak

rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat, harus

dipenuhi sesegera mungkin

d) Permintaan lewat telpon juga dilayani dan petugas

bagian rekam medis harus mengisi kartu permintaan.

Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang

sendiri untuk mengambil berkas rekam medis dan

diminta dan harus mengisi kartu permintaan. (Depkes

RI, 1997)

Semua rekam medis yang dari poliklinik dikembalikan

secara tepat waktu. Rekam medis langsung dimasukkan ke

komputer yaitu nomor rekam medis, nama, pasien baru dan

pasien lama setelah selesai semua rekam medis langsung

difiling.

4.2.2 Waktu Tunggu Pelayanan


pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam

medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai

memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar

penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10

menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap

selama 15 menit (Depkes RI, 2007). Rata – rata waktu tunggu yang

dibutuhkan untuk pasien baru di RSUD Datu Sanggul Rantau adalah

7 menit 27 detik dan untuk pasien lama adalah 14 menit 16 detik.

Rata – rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien baru di

pendaftaran rawat jalan tersebut tergolong sebentar. Sedangkan rata

– rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien lama di

pendaftaran rawat jalan tersebut tergolong lama.

xx

4.2.3 Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset rumah sakit

yang penting, dan merupakan sumber daya yang berperan besar

dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM penting karena

mutu pelayanan rumah sakit sangat tergantung dari perilaku SDM

dan kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang

profesional dan spesialistis ( Sabarguna dan Sumarni, 2003). Mutu

pelayanan rumah sakit yang dimaksud adalah semua jenis pelayanan

termasuk pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.

Berdasarkan hasil penelitian dan hasil indepth interview

diketahui bahwa jumlah petugas di instalasi rekam medis rawat jalan

RSUD Datu Sanggul Rantau sebanyak 5 orang dirasa cukup

berdasarkan analisis perhitungan tenaga rekam medis RSUD Datu

Sanggul Rantau tahun 2010.

Tingkat pendidikan memegang peran penting dalam bekerja.

Untuk tercapainya kesuksesan dalam bekerja dituntut pendidikan

yang sesuai dengan jabatan yang dipegang seseorang (As’ad, 1999).

Tingkat pendidikan formal petugas adalah SLTA, Diploma dan S1.

Untuk pendidikan non-formal atau frekuensi petugas mengikuti

pendidikan, pelatihan, seminar dan sebagainya mempunyai posisi

yang kecil. Dengan demikian kebutuhan akan kualitas tenaga di

instalasi rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau belum

dapat terpenuhi. Padahal pelatihan SDM sangat diperlukan agar

terselenggara pelayanan yang bermutu guna menjamin pelayanan

sesuai dengan standar dan kebutuhan (Rachmawati, 2000).

4.2.4 Sumber Daya Material

Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung

keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan,

dan fasilitas. Bahan adalah formulir dan kartu atau sejenisnya yang

telah dicetak sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam

medis. Fasilitas dan peralatan adalah segala sesuatu yang

menunjang kemudahan pelaksanaan tugas dan pengelolaan rekam

medis. Alat penyimpanan yang tepat, penerangan dan pengaturan

suhu yang baik, pemeliharaan ruangan, serta perhatian terhadap

xxi

faktor keselamatan sangat membantu pemeliharaan, mendorong

kegairahan kerja dan meningkatkan produktivitas petugas. Alat

penyimpanan berkas yang umum digunakan adala rak terbuka (open

shelves file unit), lemari lima laci (five drawers file cabinet) atau rak

buka tutup (roll o’pack). Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang

dianjurkan selebar 90 cm. jika menggunakan lemari lima laci maka

sebaiknya dijejer satu baris dan ruang lowong didepannya harus 90

cm.jika diletakan berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm

untu memungkinkan membuka laci tersebut. Lemari lima laci memang

tampak lebih rapi dan berkas rekam medisnya terlindung dari debu

dan kotoran dari luar. Namun pengguna rak terbuka lebih praktis

dalam mempermudah pengambilan berkas rekam medis. (Depkes RI,

1997)

Pada deretan map rekam medis yang disimpan harus diberi

tanda penunjuk untuk mempercepat pekerjaan penyimpanan dan

menemukan rekam medis. Berkas rekam medis hendaknya diberi

sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran

rekam medis dan mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran,

akibat seringnya diambil atau bolak balik. Sampul atau map pelindung

dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk menggabungkan

lembaran pada sampul (Depkes RI, 1997).

Bahan penunjang pelaksanaan rekam medis telah tersdia di

bagian rekam medis rawat jalan yaitu karcis harian, buku register,

KIUP. Yang belum ada yaitu tanda petunjuk guna mempercepat

pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, tidak ada

tersedia kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam

medis rawat jalan dan kode warna map atau sampul pelindung serta

tanda petunjuk untuk berkas keluar. Kebutuhan akan map pelindung

sudah pernah diusulkan oleh Kepala Rekam Medis akan tetapi belum

terealisasi. Tanda penunjuk untuk berkas keluar digunakan untuk

menggantikan berkas yang keluar dari rak. Petunjuk tetap berada di

tempat tersebut sampai berkas dikembalikan. Dengan adanya out

gulde petugas dapat mengetahui secara cepat bila berkas yang

dibutuhkan tidak ada. Dengan demikian petugas tidak akan

melakukan pencarian yang berlarut – larut pada waktu berkas

tersebut dibutuhkan. Keberadaan map maupun out gulde akan

berpengaruh pada waktu tunggu pelayanan pasien karena kedua

bahan tersebut dapat mempercepat proses penemuan dan

penyimpanan berkas.

xxii

Peralatan yang dibutuhkan sebagian besar telah tersedia

meliputi ATK, komputer untuk entry data, buku pedoman pelaksanaan

rekam medis, Prosedur Tetap, rak berkas dan telpon. Ketersediaan

peralatan tersebut seperti komputer harus ditunjang dengan

pemanfaatan yang optimal. Pemanfaatan optimal akan memperlancar

pelaksanaan kegiatan sehingga berakibat pada waktu tunggu pasien

menjadi lebih singkat.

Fasilitas yang dimiliki bagian Rekam Medis Rawat Jalan

RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu ruang pendaftaran pasien

berdekatan dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif dan ruang

pengelola data dekat dengan ruang penerimaan pasien. Ruang

penyimpanan rekam medis, yang kondisi ruangn yang meliputi

keadaan lantai yang bebas banjir, dinding permanen, penerangan,

serta suhu telah terpenuhi. Pada ruang penyimpanan, jarak antara

rak satu dan yang lainnya tidak memenuhi standar, petugas harus

bergantian untuk dapat melewati satu jalur pada ruang penyimpanan.

Hal ini disebabkan oleh ruang penyimpanan yang sempit, sehingga

tidak dapat menampung rak-rak penyimpanan yang seharusnya

disusun dengan jarak antar rak 90cm (Depkes.1997). Hal ini secara

tidak langsung dapat menghambat pencarian berkas dan akan

berakibat pada waktu tunggu pasien.

xxiii

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya,

maka dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut :

1. Kegiatan rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau

yang meliputi penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan

dan pengambilan kembali. Yang sangat mempengaruhi waktu

tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan dari

kegiatan rekam medis yaitu pencarian rekam medis di

penyimpanan.

2. Rata – rata waktu tunggu pelayanan untuk pasien baru adalah 7

menit 27 detik tergolong sebentar sedangkan untuk pasien lama

mencapai 14 menit 16 detik tergolong lama.

3. Sumber Daya Manusia yang meliputi jumlah petugas,

pendidikan, umur dan masa kerja. Yang sangat mempengaruhi

waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat

jalan di sumber daya manusia yaitu pendidikan.

4. Sumber Daya Material rekam medis rawat jalan di RSUD Datu

Sanggul Rantau yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas.

Yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam

medis di pendaftaran rawat jalan di sumber daya material yaitu

bahan dan fasilitas.

xxiv

5.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian, maka disampaikan saran – saran

sebagai berikut :

1. Sebaiknya di pendaftaran rawat jalan menggunakan sistem

komputerisasi maka akan memperlancar pelaksanaan kegiatan

sehingga berakibat pada waktu tunggu pasien menjadi lebih

singkat.

2. Penggunaan KIUP dioptimalkan, karena apabila seorang pasien

lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk

mencarikan data pasien yang diperlukan.

3. Sebaiknya dalam pencatatan data sosial seperti nama dan alamat

pasien menuliskannya secara benar dan lengkap, penulisan nama

dan alamat sangatlah penting. Karena berpengaruh pada lama

pencarian berkas.

4. Perlu dilakukan evaluasi terhadap urutan penyimpanan berkas

dengan waktu tertentu, misalkan sebulan sekali.

5. Dalam peningkatan efesiensi waktu kerja penjajaran rekam medis

sebaiknya dilakukan secara urut menurut ketentuan yang berlaku.

6. Sebaiknya dibuatkan Standar Pelayanan Minimal (SPM).

7. Perlu dilakukan pelatihan rekam medis oleh Rumah Sakit

sehingga dapat diikuti oleh seluruh petugas rekam medis.

8. Demi terjaganya kualitas isi rekam medis alangkah baiknya rekam

medis pasien rawat jalan diberikan map atau sampul agar rekam

medis tidak sobek, basah dan kotor.

9. Sebaiknya tanda petunjuk untuk berkas keluar harus ada. Jadi

dapat menggantikan berkas yang keluar dari rak.

xxv

10. Sebaiknya pada ruang penyimpanan dapat menampung rak – rak

penyimpanan yang seharusnya disusun dengan jarak antara rak

90 cm yang sesuai dengan standar yang berlaku.

xxvi

DAFTAR PUSTAKA

________. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:

Departemen Kesehatan RI.

________. 2009. UU Nomor 44 tahun 2009 tentang membuat, melaksanakan,

dan menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai

acuan dalam melayani pasien.

Azwar, Azrul, 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa Aksara.

Depkes RI. 1991. Petunjuk Teknik Penyalenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit.

Depkes RI. Jakarta.

Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia

Revisi I. Jakarta: Dirjen Yanmed.

Dhamanti, Inge. (2003). Analisis Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu

Pelayanan di Rekam Medis Rawat Jalan ( Studi di Rekam Medis Rawat Jalan

RSU Haji Surabaya). Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga Surabaya.

Hatta, G. 2009. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.

Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.

Huffman EK. 1994. Healt Information Management. Phisician Record Company.

Illinois

Murdani, Eti. (2007). Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan

Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan Di RSU Bina Kasih Ambarawa. Tesis.

Universitas Diponegoro Semarang.

Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta. Rineka Cipta.

xxvii

Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta. Rineka Cipta.

Ray Midge, Noel. 1996. Health Information Management of a Strategic Resource

Chapter 1. W.b. Saunders Company.

Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan.

Yogyakarta. Graha Ilmu.

Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogjakarta. Mitra Cendikia.

Asmuni, Suarni. (2009). Pengaruh Karakteristik dan Kompetensi Perekam Medis

Terhadap Waktu Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan

di Rumah Sakit Umum DR. Pirngadi Medan Tahun 2008. Tesis. Sekolah

Pascasarjana Universitas Sumatera Utara Medan.

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/6650/1/09E02224.pdf

(diakses tanggal 17 April 2011)

http://lrc-kmpk.ugm.ac.id/id/UP-PDF/_working/siti_11_06.pdf (diakses tanggal 16

April 2011)

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/6650/1/09E02224.pdf

http://lrc-kmpk.ugm.ac.id/id/UP-PDF/_working/siti_11_06.pdf

xxviii

xxxiii

xxxvii

xxxviii

Faktor-faktor Waktu Tunggu

Documents

Transcript of Faktor-faktor Waktu Tunggu