BAB IVMANAJEMEN DAN ORGANISASI

IV.1. ORGANISASI

Penyusunan struktur organisasi PT XYZ didasarkan kepada fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Tujuan PT XYZ seperti layaknya tujuan perusahaan yang sehat, yaitu untuk mendapatkan keuntungan yang layak bagi pemegang saham dan memberikan kepuasan bagi semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan (karyawan, pemerintah dan konsumen), serta tanpa mengabaikan kelangsungan dan kesinambungan usaha pada masa depan.

PT XYZ dipimpin oleh Bapak Andika. Dibantu oleh 3 orang manajer. Fungsi dari pimpinan/direksi adalah sebagai pelaksana kegiatan (eksekutif) perusahaan, meliputi perencanaan dan pelaksanaan operasi perusahaan sehari-hari.

Dalam tugas sehari-harinya, direktur dibantu oleh 3 orang manajer yang membawahi beberapa bagian, terdiri dari:

1. Manajer Pemasaran.2. Manajer Administrasi dan Operational.3. Manajer Keuangan, Umum dan Personalia.

Agar dapat menjalankan fungsi tujuan tersebut diatas, maka disusun suatu struktur organisasi sebagai berikut:

Gambar IV.1. Struktur Organisasi PT XYZ

Fungsi para manajer adalah sebagai pelaksana dari fungsi-fungsi pokok dalam operasi perusahaan. Para manajer membawahi beberapa staf dan tenaga pelaksana.

Adapun tugas dan tanggung jawab tiap departemen adalah sebagai berikut :

IV.1.1. Departemen Pemasaran

Departemen ini dipimpin oleh seorang manajer dan dibantu oleh 3 divisi dan beberapa staf pemasaran dan enjiniring. 3 divisi tersebut adalah divisi penjualan Panel Maker, Divisi Trading (distributor) dan divisi Enjiniring. Tugas dan fungsi bagian pemasaran, antara lain :

Divisi Penjualan Panel Maker dan Divisi Trading (distributor) adalah:

1. Mengenal dan mencari informasi mengenai pasar.2. Membantu suatu sistem enjiniring dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.3. Melaksanakan penerimaan pesanan dari konsumen.4. Melakukan promosi dan mencari trobosan pemasaran baru.5. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan harga yang telah ditetapkan perusahaan.

Bagian dari buku “Menggali Potensi Wirausaha”, Penulis: Ir. Harmaizar Z., dkk 1

DEWAN KOMISARIS

DIREKTUR

ADMINISTRASI & OPERATIONAL

MANAJER PEMASARAN

MANAJER KEUANGAN & PERSONALIA

SALESDiv Panel Maker

EnjiniringSALESDiv. Penjualan Distributor &

Kontraktor

Divisi Enjiniring, adalah

1. Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang secara langsung berhubungan dengan analisa produk.

2. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas produk.3. Melakukan uji coba sesuai dengan persyaratan teknis yang berlaku.4. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya pengiriman barang, kwantitas produk.5. Bertanggung jawab terhadap penjelasan cara penggunaan produk.6. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pengumpulan data teknis.

IV.1.2. Departemen Keuangan dan Personalia

Departemen Umum, Keuangan dan Personalia dipimpin oleh seorang manajer yang dibantu oleh beberapa staf.

Tugas dan tanggung jawab bagian keuangan antara lain:

1 Melaksanakan pembelian, pembayaran dan penagihan serta masalah-masalah lainnya di perusahaan yang berhubungan dengan transaksi keuangan.

2 Merencanakan, melakukan implementasi dan menyiapkan anggaran perusahaan dan cash flow perusahaan.

3 Menjalankan kegiatan pembukuan perusahaan, akuntansi biaya, laporan keuangan.4 Melakukan analisa laporan keuangan untuk mengetahui perkembangan usaha dan

kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam pembukuan perusahaan.5 Melaksanakan penggajian dan fungsi kesejahteraan karyawan.6 Merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan melaksanakan recruitment karyawan.7 Melaksanakan dan mengkoordinir tugas-tugas yang berhubungan dengan tata usaha.8 Mengurus dan mengkoordinir rumah tangga kantor.9 Melaksanakan absensi karyawan.

IV.1.3. Departemen Administrasi dan Operational

Tugas dan tanggung jawab bagian Umum dan Personalia yang utama adalah mengatur dan mengontrol keadaan kantor, antara lain:

1. Mengurus dokumen ekspor dan impor.2. Mengurus pengepakan barang perkebunan.3. Mengurus pengiriman barang lokal dan ekspor.4. Mengurus penerimaan barang impor atau lokal.5. Mencari sumber produk baru perkebunan.6. Mengurus dan merencanakan area perkebunan baru (pengembangan produk).

IV.2. MANAJEMEN PERUSAHAAN

Salah satu unsur penting dari organisasi adalah manajemen, yaitu cara-cara pengolahan dan pendayagunaan sumber-sumber perusahaan dan lingkungan dalam menjalankan organisasi perusahaan. Sedapat mungkin manajemen tersebut menganut prinsip-prinsip manajemen modern yaitu perencanaan, organisasi, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian.

Aspek-aspek manajemen yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :

IV.2.1. Manajemen Tenaga Kerja

Meliputi:

1. Penentuan jumlah dan kualifikasi personil yang sesuai dengan fungsi dan tugasnya di bidang masing-masing.

2. Sedapat mungkin tenaga kerja menggunakan tenaga lokal dan berasal dari daerah sekitar lokasi. Hal ini disamping dapat menekan biaya recruitment pegawai juga bertujuan membuka lapangan kerja baru bagi penduduk disekitar lokasi.

3. Memberikan pendidikan dan latihan personil sesuai dengan bidang/fungsi-fungsi yang ada untuk memperlancar jalannya usaha dan mengningkatkan profesionalisme.

2. Melakukan pembinaan karyawan, baik moril maupun materil untuk meningkatkan motivasi dan kegiatan kerja personil.

Bagian dari buku “Menggali Potensi Wirausaha”, Penulis: Ir. Harmaizar Z., dkk 2

Jumlah tenaga kerja yang diperlukan setelah rencana pengembangan elektrikal dan perkebunan berjalan 100% (tahun 2005) dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel IV-1 Perhitungan Jumlah Karyawan dan gaji

(Rp 000)

NO JabatanJumlah(orang)

Gaji/bulan/orang

Gaji/bulanGaji/tahun (13 bulan)

12

34

67

8911121314

DirekturSekretaris

Manajer PemasaranStaf Pemasaran

Manajer Adm. & Oper.Staf Adm & Oper

Manajer Keu & Person.Staf KeuanganStaf PeronaliaReceiptionisOffice BoyColektor

11

14

19

135243

7.5002.000

4.0001.500

4.0001.500

4.0001.5001.0001.000

6001.000

7.5002.000

4.0006.000

4.00013.500

4.0004.5005.0002.0002.4003.000

97.50026.000

52.00072.000

52.000175.000

52.00058.50065.00026.00031.20039.000

Total 35 57.900 746.200

IV.2.2. Manajemen Pemasaran

Meliputi:

1 Pemilihan pasar dengan terlebih dahulu mengadakan survei pasar untuk mengetahui potensi pasar dan keinginan konsumen.

2 Melakukan penelitian pasar pengumpulan data terus menerus yang bersifat ringan3 Melakukan penelitian pasar berkala yang bersifat berat4 Menentukan kebijakan harga jual dengan memperhitungkan biaya, sifat/karakter produk

(competitive product atau tidak) dan juga mempertimbangkan saingan dari perusahaan sejenis.

5 Menjaga dan menepati jadwal penyelesaian order ke konsumen, serta relasi usaha lainnya.

== 0 ==

Bagian dari buku “Menggali Potensi Wirausaha”, Penulis: Ir. Harmaizar Z., dkk 3