Excel para contabilidad

Manual de Procedimientos

Iván

Sal

azar

R.

Aplicación Contable con Microsoft Excel

Carrera de Técnico Bancario

Contabilidad Computarizada

1

INSTITUTO TÉCNICO SUPERIOR ATENEA SRL

Dentro de las áreas de aplicación de funciones y manejo de datos en Excel, implementaremos las técnicas siguientes para la obtención de resultados en un proceso contable.

Es necesario tener un manejo hábil de la función condicional y la función de búsqueda, además de sólidos conceptos en fundamentos de contabilidad para la elaboración de asientos contables e interpretación de resultados.

Se sugiere trabajar en un nuevo documento de Excel y guardarlo por ejemplo con el nombre EjercicioContable

1. Preparar la estructura

1. Renombrar la Hoja1 por PLAN DE CUENTAS2. Con fines de procedimiento, transcribir el plan de cuentas con las columnas en

orden inverso:

A BDescripción Código

……=== ==========

=

Aplicación Contable con EXCEL – ISR2013

1

Plan de Cuentas

[BB][AA]

2


2. Para la auto asignación de códigos

1. Remarcar desde la descripción y el código de la primera cuenta [AA][BB] más algunas filas vacías para posibles nuevas cuentas.

2. Colocar como nombre de rango PLAN

3. Para el auto despliegue en el libro diario

1. Remarcar las mismas celdas del anterior paso pero solo para la columna Descripción[AA]

2. Colocar como nombre de rango CUENTAS


3


Renombrar la Hoja2 como LIBRO DIARIO.

1. Definición de cabeceras

Introducir las siguientes cabeceras en las respectivas columnas

A B C D E F G HNroAs Fila Fecha CodCta Descripción Debe Haber Glosa

[A] [B]

2. Despliegue automático

Las descripciones de las cuentas en [B] se desplegarán de un cuadro de lista con el siguiente procedimiento:

1. Ubicarse en la primera celda de la columna Descripción [B].2. En la cinta de opciones, ficha: Datos / Validación de datos3. En el cuadro de validación, Permitir: Lista4. En Origen, introducir =CUENTAS 5. Aceptar


2

Libro Diario

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Con este procedimiento observará la habilitación del botón de lista en la celda seleccionada.

Para que las celdas siguientes funcionen del mismo modo, las deberá jalar como si se tratara de fórmulas. Esto a medida que vaya creando nuevos asientos.

3. Auto asignación de Códigos de Cuenta

Al seleccionar una cuenta en la columna Descripción, deberá desplegarse automáticamente el código correspondiente en base al Plan de cuentas, utilizaremos la función de búsqueda como sigue:

1. Ubicarse en la primera celda de la columna CodCta [A]2. Aplicar la fórmula: =BUSCARV([B];plan;2;0)3. “Jalar” esta fórmula a medida que se van creando asientos

4. Entrada de Asientos

Tome en cuenta los siguientes aspectos:

1. El número de asiento, fecha y glosa debe repetirse en cada fila correspondiente al mismo asiento.

2. Para nuevos asientos, utilice el separador [=========] definido previamente en el Plan de Cuentas

3. La columna Fila contendrá autonumeración para mantener el orden de los registros y solucionar errores posteriormente.

A B C D E F G HNroAs Fila Fecha CodCta Descripción Debe Haber Glosa

1 1 01/01/13 1.1 Caja 5000 Por Inicio…1 2 01/01/13 3.1 Capital 5000 Por inicio…

3 == ============2 4 03/01/13 4.1 Ventas 1500 Venta según…2 5 03/01/13 1.2 Banco 1500 Venta según…… … … … … … … …


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Renombrar al Hoja3 como LIBRO MAYOR.

1. Vínculos dinámicos

Para que los datos se actualicen automáticamente, los “jalaremos” mediante fórmula:

1. Clic a la primera celda [A1]2. Inicie la fórmula presionando ‘=’3. Clic a la hoja del LIBRO DIARIO. 4. Clic a la primera cabecera [NroAs] y Enter5. Vuelva a la misma celda y arrastre horizontalmente la fórmula hasta la columna de

la [Glosa].6. Continúe arrastrando verticalmente hasta que aparezca el último asiento del Libro

Diario.

2. Ordenación por Códigos

Reorganizaremos los datos para presentarlos con formato de libro mayor aplicando filtros y ordenación por Código de Cuenta:

1. Remarcar todas las cabeceras solamente.2. En la cinta de opciones, Ficha Datos / Filtro 3. Clic a cualquier valor de la hoja4. En la cinta de opciones, Ficha Datos / Ordenar5. Ordenar por: CodCta6. Aceptar


3

Libro Mayor

6


3. Totalización de cuentas

Una vez establecido el ordenamiento por código, calcularemos las sumas por cuenta:

1. Clic a cualquier dato2. En la cinta de opciones Ficha Datos / Subtotales3. En el cuadro emergente:

Para cada cambio en: Descripción Usar función: Suma Agregar subtotal a: Debe Haber

(Únicamente deben activarse estas dos casillas)

En el extremo izquierdo se habilita la Guía de agrupamiento con los botones de despliegue por grupos [1], [2], [3].

Clic al botón [2] para mostrar únicamente los saldos totales por cuenta.


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Insertar la Hoja4 y renombrar como HOJA DE TRABAJO.

1. Vínculos dinámicos

Nuevamente debemos jalar los datos del LIBRO DIARIO, repita el procedimiento Vínculos Dinámicos del anterior punto.

2. Configuración de la hoja de Trabajo

1. Eliminar las columnas NroAs, Fecha, Fila, Glosa que ya no son necesarias para la Hoja de Trabajo.

2. Insertar una columna titulada GRUPO delante de la columna CODCTA.3. Adicionar las columnas restantes al final de modo que quede con el formato de

Hoja de Trabajo de 8 columnas como indica la figura:

A B C D E F G H I J KGrupo CodCta Descripción Debe Haber Deudor Acreedor Egresos Ingresos Activo Pas/Pat

[A] [B] [C] [D] [E] [F] [G] [H] [I] [J] [K]

Aplique nuevamente los procedimientos de Ordenación por código y Totalización de cuentas para calcular los mayores por cuenta.

3. Categorización de Cuentas

En la Guía de agrupamiento, clic a [2] para mostrar solamente los totales. Ahora se deberá introducir manualmente datos en la columna GRUPO de acuerdo a

la categoría de la cuenta con la siguiente especificación:1: Cuentas de Activo 3: Cuentas de Patrimonio 5: Cuentas de Gastos


4

Hoja de Trabajo

8


2: Cuentas de Pasivo 4: Cuentas de Ingresos

4. Cálculo de Saldos

Con las sumas de las cuentas, acomodar los saldos en las columnas respectivas aplicando las siguientes fórmulas:

Deudor [F]: =si([D]>[E];[D]-[E];” “)Acreedor [G]: =si([E]>[D];[E]-[D];” “)Egresos [H] =si([A]=5;[F];” “)Ingresos [I]: =si([A]=4;[G];” “)Activo [J]: =si([A]=1;[F];” “)Pas/Patr [K]: =si(o([A]=2;[A]=3);[G];” “)

No olvide arrastrar verticalmente cada fórmula para aplicar a cada cuenta.

5. Totalización de Columnas

Utilizaremos la función SUMAR.SI puesto que una sumatoria normal arrojará resultados erróneos.

Observe que tomaremos en cuenta solo las descripciones que llevan “Total” por delante, es decir “total*”. A toda esta columna la denominaremos [CC].

A las columnas que contienen los saldos las denominaremos: [FF] Deudor[GG] Acreedor

[HH] Egresos[II] Ingresos

[JJ] Activo[KK] Pasivo/Patr

Deberá remarcar estas columnas para aplicar las fórmulas siguientes donde corresponda:

Total Deudor: =sumar.si([CC];”total*”;[FF])Total Acreedor: =sumar.si([CC];”total*”;[GG])Total Egresos: =sumar.si([CC];”total*”;[HH])Total Ingresos: =sumar.si([CC];”total*”;[II])Total Activo: =sumar.si([CC];”total*”;[JJ])Total Pasivo/Pr: =sumar.si([CC];”total*”;[KK])

6. Estado de Resultados

Debajo del Total Ingresos, calcule la diferencia [Total Ingresos] – [Total Egresos] que representará la Ganancia/Pérdida del ejercicio.

Debajo del Total Pasivo/Pat, calcule la diferencia [Total Activo] – [Total Pasivo/Pat] que representará el Balance de Resultados.


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Insertar la Hoja5 de trabajo a la cual renombraremos como BALANCE GENERAL

1. Configuración de la hoja

1. Realizar el procedimiento Vínculos Dinámicos del Libro Mayor.2. Eliminar las columnas NroAs, Fecha, Fila, Glosa, ya no serán necesarias para la

Hoja de Trabajo.3. Insertar una columna titulada GRUPO antes de la columna CODCTA y una columna

SALDO al final.4. Realice los procedimientos Ordenación por Códigos y Totalización de Cuentas del

Libro Mayor.

La tabla deberá tomar el siguiente aspecto:

A B C D E FGrupo CodCta Descripción Debe Haber Saldo

[A] [B] [C] [D] [E] [F]

5. Eliminar las filas correspondientes a las cuentas de ingreso y egreso, mismas que no corresponden al balance general.

6. Clasifique cada cuenta para la columna GRUPO con valores 1:Activo, 2:Pasivo/Pat. 7. La columna saldo contendrá la fórmula: =ABS([D]-[E])8. Al final, debajo de la tabla, colocar una nueva cuenta Resultados. 9. Aumentar los rótulos de Total Activo y Total Pasivo del siguiente modo:

A B C D E F


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Balance General

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Grupo CodCta Descripción Debe Haber Saldo[A] [B] [C] [D] [E] [F]

… …… …

2 Resultados [G]

Total Activo [H]Total Pasivo / Patrim [I]

10. Las fórmulas correspondientes para totalizar las cuentas son:

Saldo resultados [G]: =[clic al balance de la Hoja de Trabajo]Total Activo [H]: =sumar.si([remarcar grupos];“=1”;[remarcar saldos])Total Pasivo [I]: =sumar.si([remarcar grupos];“=2”;[remarcar saldos])

Estos dos últimos valores deberán igualar para tener un correcto balance.

2. Aspectos Finales

Puede ocultar las columnas Grupo, CodCta, Debe, Haber Para presentar su Balance General en el formato correcto.

Para la impresión de reportes en cada una de las fases, defina el formato más conveniente a su comodidad: Títulos, Bordes, Tamaño de Papel, etc.

Como limitación mencionaremos que en el plan de cuentas no es posible subclasificar las cuentas. Es necesario especificar cuentas de detalle solamente.


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Asumiendo que el estudiante cuenta con conocimientos de contabilidad, en el siguiente ejemplo trabajaremos directamente sobre un Plan de cuentas y un conjunto de asientos ya elaborados.

1. Plan de Cuentas

Código Descripción Código Descripción1,1 Caja Moneda Nacional 3,1 Capital1,2 Banco Mercantil 4,1 Ventas1,3 Letras por cobrar 5,1 Alquileres Pagados1,4 Muebles y enseres 5,2 Compras1,5 Alq pagados por adelantado 5,3 Gastos Generales1,6 CF - IVA 5,4 Sueldos y Salarios1,7 Gastos de Organización 5,5 Servicios Básicos1,8 Inventario Inicial 5,6 IT2,1 Letras por pagar 5.7 Seguros Pagados2,2 IT por Pagar2,3 DF - IVA2,4 Cuentas por pagar == ===============


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Ejemplo de Aplicación

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2. Libro Diario

Nro Fecha Descripción Debe Haber1 01/01/2013 Caja Moneda Nacional 20000

Inventario Inicial 6500Cuentas por pagar 1500Capital 25000Por inicio de actividades en la empresa

2 02/01/2013 Gastos de Organización 261CF - IVA 39Caja Moneda Nacional 300Honorarios del Contador según factura 123 por Balance de Apertura

3 05/01/2013 Alq pagados por adelantado 2610CF - IVA 390Caja Moneda Nacional 3000Se pagan 6 meses de Alquileres adelantados con Recibo oficial Nro 35

4 10/01/2013 Compras 10000CF - IVA 1300Caja Moneda Nacional 5650Letras por pagar 5650Adquisición de mercadería: se cancela 50% en efectivo y 50% Letra de Cambio

5 15/01/2013 Caja Moneda Nacional 12000IT 360Ventas 10440DF - IVA 1560IT por Pagar 360Venta por mayor detallada en la factura Nro 10

6 20/01/2013 Muebles y enseres 983,1CF - IVA 146,9Caja Moneda Nacional 1130

Se adquieren muebles detallados en las facturas 128 y 1452

7 25/01/2013 Banco Mercantil 10000Caja Moneda Nacional 10000Se abre una cuenta corriente en el Banco Mercantil

8 30/01/2013 Letras por pagar 5650Banco Mercantil 5650

Se cancela la letra de fecha 10/01/13

9 05/02/2013 Sueldos y Salarios 3000Caja Moneda Nacional 3000

Pago de Sueldos a los empleados


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Nro Fecha Descripción Debe Haber


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10 05/02/2013 Alquileres Pagados 500

Alq pagados por adelantado 500Por los alquileres adelantados, quedando 5 por cumplirse

11 10/02/2013 Servicios Básicos 304,5CF - IVA 45,5Caja Moneda Nacional 350

Cancelación de Agua, Luz y Teléfono

12 15/02/2013 Banco Mercantil 10000IT 300Ventas 8700DF - IVA 1300IT por Pagar 300Venta por mayor detallada en la Factura 12

13 20/02/2013 Gastos Generales 261CF - IVA 39Caja Moneda Nacional 300Gastos por agasajo de carnavales

14 25/02/2013 Cuentas por pagar 1500Banco Mercantil 1500Se cancela la deuda de inicio de actividades

15 05/03/2013 Sueldos y Salarios 3000Caja Moneda Nacional 3000Pago de Sueldos a los empleados

16 05/03/2013 Alquileres Pagados 500Alq pagados por adelantado 500Por los alquileres adelantados, quedando 4 por cumplirse

17 15/03/2013 Caja Moneda Nacional 2500Letras por cobrar 2500IT 300Ventas 4350DF - IVA 650IT por Pagar 300Venta por mayor detallada en la Factura 14, 50% efectivo - 50% por cobrar


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IMPORTACIONES A&AHOJA DE TRABAJO

Cod Gru Descripción Debe Haber Deudor Acreedor Egresos Ingresos Activo Pas/Pat1 Total Caja Moneda Nacional 34500 26730 7770 77701 Total Banco Mercantil 20000 7150 12850 128501 Total Letras por cobrar 2500 0 2500 25001 Total Muebles y enseres 983,1 0 983,1 983,11 Total Alq pagados por adelantado 2610 1000 1610 16101 Total CF - IVA 1960,4 0 1960,4 1960,41 Total Gastos de Organización 261 0 261 2611 Total Inventario Inicial 6500 0 6500 65002 Total Letras por pagar 5650 56502 Total IT por Pagar 0 960 960 9602 Total DF - IVA 0 3510 3510 35102 Total Cuentas por pagar 1500 15003 Total Capital 0 25000 25000 250004 Total Ventas 0 23490 23490 234905 Total Alquileres Pagados 1000 0 1000 10005 Total Compras 10000 0 10000 100005 Total Gastos Generales 261 0 261 2615 Total Sueldos y Salarios 6000 0 6000 60005 Total Servicios Básicos 304,5 0 304,5 304,55 Total IT 960 0 960 960

Total general 94990 94990 52960 52960 18525,5 23490 34434,5 29470Utilidad 4964,5 Balance 4964,5

Provisión IUE 1241,13Utilidad distribuible 3723,38

Reserva Legal 186,17Reserva Contingencias 186,17

Utilidad para socios 3351,04


1


Importadora Vidaurre

a) Plan de Cuentas

1. Activo1.1. Caja MN1.2. Banco1.3. Cuentas por cobrar1.4. Inventario Inicial1.5. CF-IVA

2. Pasivo2.1. Cuentas por pagar2.2. Préstamos por pagar2.3. DF-IVA2.4. IT por pagar

3.Patrimonio3.1. Capital3.2. Resultados

4. Ingresos4.1. Ventas

5. Gastos5.1. Compras5.2. Sueldos y Salarios5.3. Servicios Básicos5.4. IT5.5. Gastos personales

b) Libro Diario

Nr Fecha Descripción Debe Haber1 01/09/2009 Caja MN 8000,00

Inventario inicial 1200,00Cuentas por cobrar 3000,00Capital 12200,00

2 03/09/2009 Banco 4000,00Caja 4000,00

3 05/09/2009 Caja MN 1500,00Cuentas por cobrar 3500,00IT 150,00Ventas 4350,00DF-IVA 650,00IT por pagar 150,00

4 11/09/2009 Caja MN 3500,00Cuentas por cobrar 3500,00


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Ejercicio Planteado

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5 14/09/2009 Caja MN 5000,00Ventas 5000,00

6 17/09/2009 Compras 5220,00CF-IVA 780,00Caja MN 1000,00Banco 2000,00Cuentas por pagar 3000,00

7 19/09/2009 Caja MN 700,00Ventas 700,00

8 20/09/2009 Gastos personales 500,00Banco 500,00

9 23/09/2009 Banco 1500,00Caja MN 1500,00

10 26/09/2009 Caja MN 4500,00Prestamos por pagar 4500,00

11 28/09/2009 Caja MN 4000,00IT 120,00Ventas 3480,00DF-IVA 520,00IT por Pagar 120,00


Excel para contabilidad

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