EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT...

1

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5

(STUDI KASUS : DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

RI)

Skripsi

Diajukan Sebagai Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Disusun Oleh :

RICHARDY AFFAN SOJUANGON SIREGAR

1113093000033

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2018 M / 1439 H

i





RI)

Skripsi




Disusun Oleh :


1113093000033

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2018 M / 1439 H

ii

LEMBAR PERSETUJUAN





RI)

Skripsi




Oleh:

Richardy Affan Sojuangon Siregar

NIM. 1113093000033

Menyetujui,

Mengetahui,

Ketua Prodi Sistem Informasi

Nia Kumaladewi, MMSI

NIP. 19750412 200710 2 002

Pembimbing II

Suci Ratnawati, MTI

NIDN. 306076904

Pembimbing I

M.Qomarul Huda, Ph.D

NIP. 19670412 200312 1 001

iii

PENGESAHAN UJIAN

Skripsi yang berjudul “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

Framework COBIT 5 (Studi Kasus : Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

Kementerian Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat RI)” disusun oleh Richardy

Affan Sojuangon Siregar, NIM 1113093000033 telah diujikan dan dinyatakan

LULUS dalam sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah (UIN) Jakarta pada hari Kamis, 22 Maret 2018. Skripsi

ini telah diterima sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1)

Program Studi Sistem Informasi.

Menyetujui,

Mengetahui,

Pembimbing I

M. Qomarul Huda, Ph.D

NIP. 19670412 200312 1 001

Pembimbing II

Suci Ratnawati, MTI

NIDN. 306076904

Penguji I

Nur Aeni Hidayah, MMSI

NIP. 19750818 200501 2 008

Penguji II

Fitroh, M.Kom

NIP. 19790923 200912 2 006

Dekan Fakultas Sains dan Teknologi

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Dr. Agus Salim, M.Si

NIP. 19720816 199903 1 003

Ketua Program Studi

Sistem Informasi

Nia Kumaladewi, MMSI

NIP. 19750412 200710 2 002

iv

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR

HASIL KARYA SENDIRI DAN BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI

SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU

LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, 16 Maret 2018


1113093000033

v

ABSTRAK

Richardy Affan Sojuangon Siregar - 1113093000033, Evaluasi Tata Kelola

Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus : Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air, Kementerian Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat

RI) dibawah bimbingan M.Qomarul Huda, Ph.D dan Suci Ratnawati, MTI.

Teknologi Informasi (TI) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari

upaya penerapan good governance sebagai langkah instansi dalam mencapai tujuan

yang diharapkan. Direktorat Jenderal Sumber Daya Air (Ditjen SDA) sendiri

memiliki kebijakan umum yang tertera pada Rencana Strategis 2015 – 2019 Ditjen

SDA, yaitu penataan dan penguatan sistem pengelolaan data dan informasi sumber

daya air dilakukan secara terencana dan dikelola secara berkesinambungan dalam

rangka pelayanan data dan informasi, baik ke dalam maupun ke luar Ditjen SDA.

Fungsi pengelolaan teknologi informasi pada Ditjen SDA sendiri di lakukan oleh

Subdirektorat Sistem Informasi dan Data (Subdit SISDA). Diketahui masih terdapat

masalah dalam pengelolaan tata kelola TI oleh Subdit SISDA yaitu, kurang

optimalnya pegawai dalam penggunaan TI dan juga kurangnya ketersedian

informasi pada beberapa Aplikasi SISDA. Maka, perlu dilakukan suatu evaluasi

tata kelola TI. Dalam penelitian ini menggunakan framework COBIT 5 dengan

PAM (Process Assessment Model). Penelitian ini berfokus pada proses EDM04

(Ensure Resource Optimization) dan BAI04 (Manage Availablity and Capacity).

Tujuan penelitian ini mengetahui capability level kondisi saat ini (as-is) dan kondisi

yang di harapkan (to-be), kesenjangan (gap), serta memberikan rekomendasi pada

Subdit SISDA. Hasil dari penelitian ini menunjukan kondisi saat ini proses EDM04

berada pada level 3 (Established Process) dan kondisi yang diharapkan berada pada

level 5 (Optimising Process). Kemudian kondisi saat ini proses BAI04 berada pada

level 2 (Managed Process) dan kondisi yang diharapkan berada pada level 4

(Predictable Process). Berdasarkan hasil tersebut, diketahui bahwa masing-masing

proses memiliki gaps sebesar 2 antara as-is dan to-be, sehingga Subdit SISDA pada

proses EDM04 direkomendasikan agar terlebih dahulu melakukan pelaksanaan

aktivitas dan pemenuhan proses atribut work product pada level 4 (Predictable

Process dan juga pada proses BAI04 direkomendasikan agar terlebih dahulu

melakukan pelaksanaan aktivitas dan pemenuhan proses atribut work product pada

level 3 (Established Process) sebagai solusi dari permasalahan yang ditemukan.

Kata Kunci : Evaluasi, Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT 5, PAM,

EDM04, BAI04, Capability Level

V Bab + xvii Halaman + 204 Halaman + 66 Tabel + 20 Gambar + Lampiran +

Daftar Pustaka

Pustaka : 34 (Tahun 1970 s.d Tahun 2017)

vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, ridho dan karunia-Nya, sehingga peneliti dapat

menyelesaikan skripsi ini. Shalawat beserta salam semoga selalu tercurahkan

kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga, para sahabat,

dan para pengikutnya, semoga kita semua mendapatkan syafa’at dari beliau di hari

akhir kelak. Amin

Peneliti sangat menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun

demikian peneliti berharap skripsi ini dapat memenuhi persyaratan guna

memperoleh gelar sarjana (S1) Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan

Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Skripsi yang berjudul “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus : Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat RI)”, akhirnya

dapat diselesaikan sesuai dengan harapan peneliti. Selama penyusunan skripsi ini

tentu peneliti menghadapi banyak kesulitan dan hambatan, namun berkat

kesungguhan hati, bantuan, bimbingan serta semangat dari berbagai pihak,

sehingga segala kesulitan tersebut dapat diatasi. Tanpa bantuan dari berbagai pihak,

tentunya proses penyusunan laporan ini akan sangat sulit untuk diselesaikan

peneliti. Oleh karena itu secara khusus peneliti ingin berterimakasih kepada:

vii

1. Bapak Dr. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

2. Ibu Nia Kumaladewi, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi dan Ibu Meinarini Catur Utami, MT selaku

Sekretaris Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi.

3. Bapak Muhammad Qomarul Huda, Ph.D sebagai dosen pembimbing I dan

Ibu Suci Ratnawati, MTI sebagai dosen pembimbing II peneliti yang atas

kesabarannya telah memberikan bimbingan, dan arahan kepada penulis

selama proses penyelesaian skripsi ini. Terima kasih banyak untuk seluruh

waktu, tenaga, kesediaan menjawab setiap pertanyaan penulis dan

senantiasa memberikan dukungan moril serta membagikan banyak

pengetahuan agar penulis bisa menyelesaikan skripsi ini dengan baik.

4. Seluruh Dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah membagikan

ilmunya kepada penulis selama proses perkuliahan.

5. Kepada Bapak Ardhyta Agus Setiawan dan Bapak Tri Handoko serta

segenap pegawai yang berada di Subdirektorat Sistem Informasi dan Data

Sumber Daya Air, karena sudah banyak meluangkan waktunya untuk

membantu, membimbing, dan bekerjasama dengan penulis selama

pelaksanaan penelitian berlangsung.

6. Kedua orang tua penulis, Bapak Rahmat Kartolo Siregar dan Ibu Emmy

Susilawati Hutasuhut. Terima kasih telah mendidik, menyayangi,

memberikan dukungan, semangat dan doa yang tiada henti sehingga penulis

ingin selalu memberikan yang terbaik untuk mereka.

viii

7. Sahabat-sahabat penulis Tris, Risyad, Adit, Gema, Rama, Ariful, Luqman,

Ryo, dan Faizal selaku teman terbaik peneliti dari awal kuliah hingga saat

ini yang sudah menjadi rekan penulis untuk berbagi pengetahuan, motivasi,

dan keluh kesahnya selama masa kuliah. Semoga langkah kita menuju

kesuksesan dunia dan akhirat dipermudah oleh Allah SWT.

8. Seluruh teman-teman Sistem Informasi 2013 yang telah mewarnai dunia

perkuliahan penulis, teirma kasih untuk segala kenangannya, semangat yang

diberikan sehingga penulis bisa menyelesaikan skripsi ini. Semoga langkah

kita menuju kesuksesan dunia dan akhirat dipermudah oleh Allah SWT.

9. Teman-teman Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta periode 2014 – 2015.

10. Teman-teman Senat Mahasiswa Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta periode 2015-2016.

11. Teman-teman Geographic Information System Advanture (GISA).

Terimakasih telah menemani penulis dalam setiap perjalanan alam yang

telah dilalui. Selalu jaga kesehatan, agar bisa menjaga lingkungan hidup

juga. Salam GISA !!

12. Teman-teman Kelompok KKN Reswara yang telah menjadi rekan penulis

saat melaksanakan pengabdian kepada masyarakat di Desa Sipak,

Kabupaten Bogor. Semoga langkah kita menuju kesuksesan dunia dan

akhirat dipermudah oleh Allah SWT.

13. Teman-teman Komunitas Mahasiswa Padangsidempuan dan Sekitar

(KOMPASS). Semoga ilmu dan pengalaman yang telah kita dapatkan di

ix

tanah perantauan ini dapat memberikan manfaat untuk kampung halaman

kita Kota Padangsidempuan tercinta.

Penulis sadar bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari sempurna, maka

dari itu penulis sangat menerima kritik dan saran yang konstruktif agar penyusunan

skripsi ini menjadi lebih baik lagi.

Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak, baik

sebagai bahan karya tulis berupa informasi, perbandingan maupun dasar untuk

penelitian materi lebih lanjut.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Jakarta, 16 Maret 2018


1113093000033

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................. ii

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN .................................................................... iii

LEMBAR PERNYATAAN ................................................................................. iv

ABSTRAK ............................................................................................................. v

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vi

DAFTAR ISI .......................................................................................................... x

DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiv

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Identifikasi Masalah ................................................................................. 9

1.3 Rumusan Masalah .................................................................................. 10

1.4 Batasan Masalah ..................................................................................... 10

1.5 Tujuan Penelitian .................................................................................... 11

1.6 Manfaat Penelitian .................................................................................. 11

1.7 Metodologi Penelitian ............................................................................ 12

1.7.1 Metodologi Pengumpulan Data ...................................................... 12

1.7.2 Metodologi Analisis Data ............................................................... 13

1.8 Waktu dan Tempat Penelitian ................................................................ 15

1.9 Sistematika Penulisan ............................................................................. 16

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................. 18

2.1 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi............................................. 18

2.1.1 Evaluasi ........................................................................................... 18

2.1.2 Tata Kelola ...................................................................................... 18

2.1.3 Teknologi Informasi ........................................................................ 19

2.1.4 Tata Kelola Teknologi Informasi .................................................... 19

xi

2.2 Pentingnya Tata Kelola Teknologi Informasi ........................................ 20

2.3 Framework Tata Kelola Teknologi Informasi ........................................ 21

2.3.1 TOGAF ........................................................................................... 21

2.3.2 ITIL ................................................................................................. 21

2.3.3 ISO .................................................................................................. 22

2.3.4 CMMI .............................................................................................. 23

2.3.5 COBIT ............................................................................................. 24

2.4 Perbandingan Framework Tata Kelola TI .............................................. 26

2.5 Framework COBIT 5 ............................................................................. 28

2.5.1 Perbedaan COBIT 5 dan COBIT 4.1 .............................................. 31

2.5.2 Prinsip pada COBIT 5 ..................................................................... 32

2.5.3 Enabler ............................................................................................ 37

2.5.4 Process Reference Model ................................................................ 39

2.5.5 Implementasi COBIT 5 ................................................................... 44

2.5.6 Process Assessment Model .............................................................. 48

2.5.7 Process Capability Model Indicator COBIT 5 ............................... 51

2.5.8 RACI Chart ..................................................................................... 66

2.6 Fokus Area Tata Kelola Teknologi Informasi ........................................ 71

2.6.1 EDM04 (Ensure Resource Optimisation) ....................................... 76

2.6.2 BAI04 (Manage Availability and Capacity) ................................... 76

2.6.3 Identifikasi Kebutuhan Dokumen ................................................... 77

2.7 Optimalisasi Sumber Daya ..................................................................... 84

2.8 Ketersediaan Informasi ........................................................................... 89

2.9 Metode Skala Pengukuran Capability Level .......................................... 93

2.7.1 Skala Likert ..................................................................................... 93

2.7.2 Skala Rating Scale........................................................................... 94

2.7.3 Pengukuran Capability Level menggunakan Skala Likert .............. 95

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 98

3.1 Metode Pengumpulan Data .................................................................... 98

3.1.1 Observasi ......................................................................................... 98

3.1.2 Wawancara ...................................................................................... 98

3.1.3 Kuisioner ......................................................................................... 99

xii

3.1.4 Tinjauan Literatur.......................................................................... 100

3.2 Metode Analisis Data ........................................................................... 102

3.2.1 Initiation ........................................................................................ 102

3.2.2 Planning the Assessment ............................................................... 102

3.2.3 Briefing .......................................................................................... 105

3.2.4 Data Collection ............................................................................. 105

3.2.5 Data Validation ............................................................................. 106

3.2.6 Process Attribute Level ................................................................. 106

3.2.7 Reporting the Result ...................................................................... 106

3.3 Kerangka Berpikir ................................................................................ 107

BAB IV PEMBAHASAN .................................................................................. 109

4.1 Initiation ............................................................................................... 109

4.1.1 Sejarah Kementerian PUPR .......................................................... 109

4.1.2 Logo Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat ...... 113

4.1.3 Struktur Organisasi Kementerian PUPR ....................................... 115

4.1.4 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian PUPR .................... 118

4.1.5 Struktur Organisasi DITJEN SDA ................................................ 120

4.1.6 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi DITJEN SDA ............................. 122

4.1.7 Struktur Organisasi Subdit SISDA ............................................... 123

4.1.8 Tugas dan Fungsi Subdit SISDA .................................................. 124

4.2 Planning the Assessment ...................................................................... 126

4.2.1 Identifikasi RACI Chart ................................................................ 126

4.2.2 Hasil Rekapitulasi Kuisioner ........................................................ 136

4.3 Briefing ................................................................................................. 153

4.4 Data Collection .................................................................................... 153

4.4.1 Data Collection EDM04 (Ensure Resource Optimisation) .......... 154

4.4.2 Data Collection BAI04 (Manage Availability and Capacity) ...... 157

4.5 Data Validation .................................................................................... 160

4.5.1 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner EDM04 ............................ 161

4.5.2 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner BAI04 .............................. 164

4.6 Process Atribute Level .......................................................................... 169

4.6.1 Penentuan Nilai dan Capability Level pada EDM04 .................... 169

xiii

4.6.2 Penentuan Nilai dan Capability Level pada BAI04 ...................... 170

4.6.3 Penentuan Level Kapabilitas ......................................................... 172

4.6.4 Pencapaian Proses EDM04 ........................................................... 175

4.6.5 Pencapaian Proses BAI04 ............................................................. 188

4.7 Reporting the Result ............................................................................. 194

4.7.1 Gaps dan Rekomendasi Proses EDM04 ....................................... 195

4.7.2 Gaps dan Rekomendasi Proses BAI04 ......................................... 198

BAB V PENUTUP ............................................................................................. 201

5.1 Kesimpulan ........................................................................................... 201

5.2 Saran ..................................................................................................... 204

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 205

LAMPIRAN – LAMPIRAN

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Perbandingan Beberapa Framework IT Governance ...................... 27

Tabel 2.2 Process Performance ....................................................................... 53

Tabel 2.3 Performance Management ............................................................... 54

Tabel 2.4 Work Product Management.............................................................. 56

Tabel 2.5 Process Definition ............................................................................ 57

Tabel 2.6 Process Deployment ......................................................................... 59

Tabel 2.7 Process Measurement ...................................................................... 61

Tabel 2.8 Process Control ................................................................................ 63

Tabel 2.9 Process Innovation ........................................................................... 64

Tabel 2.10 Process Optimisation ....................................................................... 66

Tabel 2.11 RACI Chart EDM04 (Ensure Resource Optimisation) ................... 68

Tabel 2.12 RACI Chart BAI04 (Manage Availablity and Capacity) ................ 68

Tabel 2.13 Definisi Pihak RACI ........................................................................ 69

Tabel 2.14 Skor Skala Likert .............................................................................. 93

Tabel 2.15 Rating Levels .................................................................................... 95

Tabel 2.16 Pemetaan Jawaban Nilai dan Tingkat Kapabilitas ........................... 97

Tabel 3.1 Studi Literatur Sejenis ....................................................................100

Tabel 3.2 Pemetaan RACI Chart Proses EDM04 ke Struktur Organisasi ......105

Tabel 3.3 Pemetaan RACI Chart Proses BAI04 ke Struktur Organisasi ........105

Tabel 4.1 RACI Chart EDM04 (Ensure Resource Optimisation) ..................126

Tabel 4.2 Deskripsi Peran Pada RACI Chart EDM04 dan Subdit SISDA ....128

xv

Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart EDM04.01 ..............................................130



Tabel 4.6 RACI Chart BAI04 (Manage Availablity and Capacity) ..............131

Tabel 4.7 Deskripsi Peran Pada RACI Chart BAI04 dan Subdit SISDA ......132

Tabel 4.8 Identifikasi RACI Chart BAI04.01 ................................................135




Tabel 4.12 Identifikasi RACI chart BAI04.05 .................................................136

Tabel 4.13 Rincian Jawaban Kuisioner EDM04.01 .........................................137



Tabel 4.16 Rincian Jawaban Kuisioner BAI04.01 ...........................................143





Tabel 4.21 Penjadwalan Proses Penelitian .......................................................153

Tabel 4.22 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner EDM04.01 ........................161



Tabel 4.25 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner BAI04.01 ..........................164

xvi





Tabel 4.30 Penentuan Level Kapabilitas EDM04 ............................................173

Tabel 4.31 Penentuan Level Kapabilitas BAI04 ..............................................174

Tabel 4.32 Process Performance EDM04 .......................................................177

Tabel 4.33 Performance Management EDM04 ...............................................179

Tabel 4.34 Work Product Management EDM04 ..............................................182

Tabel 4.35 Process Definition EDM04 ............................................................184

Tabel 4.36 Process Deployment EDM04 .........................................................185

Tabel 4.37 Process Performance BAI04 .........................................................189

Tabel 4.38 Performance Management BAI04 .................................................190

Tabel 4.39 Work Product Management BAI04 ................................................192

Tabel 4.40 Rekapitulasi Hasil Penilaian ...........................................................195

Tabel 4.41 Gaps dan Rekomendasi Process Performance EDM04.................196

Tabel 4.42 Gaps dan Rekomendasi Performance Management EDM04 ........196

Tabel 4.43 Gaps dan Rekomendasi Work Product Management EDM04 .......197

Tabel 4.44 Gaps dan Rekomendasi Process Deployment EDM04 ..................197

Tabel 4.45 Gaps dan Rekomendasi Process Performance BAI04...................199

Tabel 4.46 Gaps dan Rekomendasi Performance Management BAI04 ..........200

Tabel 4.47 Gaps dan Rekomendasi Work Product Management BAI04 .........200

xvii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Pemetaan Permasalahan dengan Framework COBIT 5 ............... 8

Gambar 2.1 Evolusi COBIT ............................................................................. 24

Gambar 2.2 Coverage COBIT 5 ....................................................................... 27

Gambar 2.3 Lima Prinsip COBIT 5 ................................................................. 32

Gambar 2.4 Value Creation .............................................................................. 33

Gambar 2.5 Governance and Management Key Areas .................................... 37

Gambar 2.6 Process Reference Model ............................................................. 40

Gambar 2.7 Siklus Hidup Implementasi COBIT 5........................................... 45

Gambar 2.8 Assessment Process Activities ...................................................... 49

Gambar 2.9 COBIT 5 Process Capability Model ............................................ 52

Gambar 2.10 Pemetaan Stakeholder Needs ke Enterprise Goals ....................... 72

Gambar 2.11 Pemetaan Enterprise Goal ke IT-related Goal ............................. 73

Gambar 2.12 Pemetaan Pemilihan Proses .......................................................... 75

Gambar 3.1 Kerangka Berpikir ......................................................................108

Gambar 4.1 Logo Kementerian PUPR ...........................................................113

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Kementerian PUPR .....................................117

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air ........121

Gambar 4.4 Struktur Organisasi Subdirektorat Sistem Informasi dan Data...124

Gambar 4.5 Diagram Representasi Tingkat Kapabilitas EDM04 ..................174

Gambar 4.6 Diagram Representasi Tingkat Kapabilitas BAI04 ....................175

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Saat ini penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) telah

menjadi suatu hal penting untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan maupun

instansi. Perkembangan teknologi informasi menyebabkan perubahan-perubahan

peran mulai dari peran efisiensi, efektivitas sampai pada peran strategik. Menurut

Sarno (2009), dalam lingkungan bisnis yang begitu kompetitif dan cepat berubah,

perusahaan kian menyadari manfaat potensial yang dapat dihasilkan oleh TI.

Penerapan TI dapat dikatakan sukses ketika organisasi yang mengadopsi inovasi TI

tersebut telah mendapatkan manfaat dari penerapan TI pada organisasinya (Huda &

Hussin, 2016). Hal tersebut kemudian mendorong pihak manajemen perusahaan

untuk mempertinggi ekspektasi terhadap outcome dan manfaat teknologi informasi.

Tata kelola teknologi informasi adalah bagian yang terintegrasi dari

pengelolaan organisasi yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses

organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi dimanfaatkan seoptimal

mungkin. Tata kelola teknologi informasi memiliki cakupan yang lebih luas dan

berkonsentrasi pada kinerja dan transformasi teknologi informasi untuk memenuhi

kebutuhan saat ini dan yang akan datang, baik dari sudut internal maupun eksternal

(Surendro, 2009).

The IT Governance Institute (ITGI, 2007) mendefinisikan tata kelola

teknologi informasi sebagai suatu bagian internal dari tata kelola perusahaan yang

2

terdiri atas kepemimpinan, struktur dan proses organisasional yang memastikan

bahwa teknologi informasi organisasi berlanjut serta meningkatkan tujuan dan

strategi organisasi.

Tata kelola teknologi informasi mempunyai banyak standar atau best

practices untuk melakukan penilaian dan pengukuran indikator guna membantu

perusahaan mengelola organisasinya seperti International Standards Organization

(misal, ISO/IEC 27001:2013), Information Technology Infrastructure Library

(ITIL), The Open Group Architecture Framework (TOGAF), Capability Maturity

Model Integration (CMMI), Projects in Controlled Environments (PRINCE) dan

Control Objectives for Information and related Technology (COBIT).

Sesuai acuan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air (2015), dengan 12 Arah

Kebijakan Umum Direktorat Jenderal SDA yang tertera pada Rencana Strategis

2015 – 2019 Direktorat Jenderal SDA, yang salah satunya adalah penataan dan

penguatan sistem pengelolaan data dan informasi sumber daya air dilakukan secara

terencana dan dikelola secara berkesinambungan dalam rangka pelayanan data dan

informasi, baik ke dalam maupun ke luar Direktorat Jenderal SDA.

Dan juga mengacu kepada Strategi Operasional Peningkatan Keterpaduan

Tata Kelola SDA salah satunya yaitu dengan melakukan peningkatan sistem

informasi dan data sumber daya air (SISDA) yang ditujukan untuk meningkatkan

kualitas data dan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan, melalui :

a. Pemantapan website Direktorat Jenderal SDA yang dapat menyediakan data

dan informasi yang lengkap, akurat, dan akuntabel.

3

b. Pengembangan jaringan SISDA, yang mencakup informasi terkait kondisi

hidrologis, hidrometeorologis, hidrogeologis, kebijakan SDA, prasarana

SDA, teknologi SDA, lingkungan SDA, dan sekitarnya serta kegiatan sosial

ekonomi dan budaya masyarakat yang terkait dengan SDA.

c. Penerapan One Map Policy pada penyelenggaraan pengelolaan SDA

d. Pengembangan sistem e-goverment yang mendukung penyelenggaraan

pengelolaan SDA di lingkungan Direktorat Jenderal SDA, meliputi:

• Pengembangan dan penerapan e-programming untuk perencanaan

pemrograman kegiatan.

• Penerapan e-budgeting dengan memanfaatkan RKA-K/L yang

dikembangkan oleh Kementerian Keuangan untuk penganggaran

kegiatan

• Penerapan e-procurement dan e-monitoring yang dikembangkan di

lingkungan Kementerian PUPR

• Pengembangan dan penerapan e-kinerja untuk pengukuran kinerja

unit organisasi dan kinerja individu (pegawai).

e. Pemantapan sistem komunikasi publik Direktorat Jenderal SDA yang

didasarkan pada data dan informasi yang lengkap, dan akuntabel yang

terintegrasi dengan e-programming

f. Peningkatan kapasitas SDM dibidang komunikasi publik dan teknologi

informasi melalui pelatihan, studi banding, dan lain-lain.

Menurut peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Nomor : 15/PRT/M/2015 Direktorat Jenderal Sumber Daya Air berada di bawah

4

dan bertanggung jawab kepada Menteri. Yang dimana mempunyai tugas

menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan

sumber daya air sesuai dengan ketentuan peraturan perudang-undangan. Fungsi

pengelolaan teknologi informasi pada Direktorat Jenderal Sumber Daya Air (Ditjen

SDA) sendiri di lakukan oleh Subdirektorat Sistem Informasi dan Data (Subdit

SISDA) yang mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria pengembangan

sistem informasi dan pengelolaan data dan informasi sumber daya air;

b. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi sumber daya air;

c. Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi sumber daya air; dan

d. Pelaksanaan penyajian data dan informasi sumber daya air.

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Subdit SISDA memiliki kebijakan

mutu Direktorat Pengembangan Jaringan Sumber Daya Air yaitu, Direktur

Pengembangan Jarngan Sumber Daya Air berkomitmen secara terus menerus dan

konsisten, dan bertekad untuk menyelenggarakan tugas dan fungsi secara bermutu

dan sesuai dengan peraturan yang berlaku meliputi salah satunya

menyelenggarakan pelayanan sistem informasi dan data sumber daya air.

Subdit SISDA juga memiliki sasaran mutu Direktorat Pengembangan

Jaringan Sumber Daya Air yang salah satunya yaitu meningkatnya kinerja

pelayanan sistem informasi dan data SDA, meningkatnya pemenuhan kebutuhan

aplikasi Sistem Informasi SDA, dan meningkatnya pemenuhan kebutuhan

informasi spasial bidang SDA.

5

Kemudian untuk mengetahui sejauh mana penerapan tata kelola TI yang di

lakukan pada Subdit SISDA, perlu di lakukannya penelitian. Dari hasil

prapenelitian, masih terdapat beberapa kendala yang dialami pada tata kelola

teknologi informasi pada Subdit SISDA. Bardasarkan hasil observasi dan

wawancara dengan Pak Tri Handoko selaku Kepala Seksi Pengembangan Sistem

Informasi menyebutkan, penerapan TI masih relative baru bagi pegawai sebagai

end user, dikarenakan dahulu sebagian besar pekerjaan masih menggunakan proses

manual. Berbeda dengan sekarang, semua sistem administrasi dan sebagainya telah

didigitalkan. Tetapi sebagian end user masih belum konsisten untuk memanfaatkan

teknologi informasi yang tersedia. Hingga demikian, banyak sistem yang sudah di

buat tetapi belum maksimal dalam penggunaannya.

Beberapa contoh kasus seperti, sistem yang tersedia pada Ditjen SDA terus

mengalami upgrade seiring berjalannya waktu. Tetapi dari segi end user masih

banyak yang tidak konsisten dan berkelanjutan dalam menghadapi perkembangan

sistem. Misalnya seperti ketika ada sistem baru. Awal pemakaian sistem, end user

masih rajin input data ke dalam sistem. Seiring berjalannya waktu, end user tidak

lagi konsisten untuk terus menginput data-data terbaru. Maka demikian, walau

sistem sudah diperbaharui, end user masih belum bisa konsisten dalam

pemakaiaannya. Hal ini menjadi penghambat dalam pengaplikasian Tata Kelola TI

yang baik.

Kasus lain seperti masih minimnya user dalam penggunaan cloud yang telah

disediakan. Padahal cloud dapat memberikan solusi sinkronisasi data agar lebih

mudah dalam mengakses data-data yang di butuhkan dan tak lain cloud telah

6

menjadi media penyimpanan data-data yang cukup aman. Sehingga dapat

meminimalisir kehilangan data penting instansi terkait.

Terkait juga dengan minimnya pegawai yang menggunakan email resmi

instansi (@pu.go.id). Memang dalam Permen PUPR Republik Indonesia Nomor :

17/PRT/M/2016 belum ada peraturan yang mewajibkan pemakaian email resmi.

Tetapi sudah disarankan penggunaannya untuk yang bersifat kedinasan. Padahal,

terkait penggunaan email resmi, telah diwajibkan oleh Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPANRB) melalui Surat Edaran

Nomor 06 Tahun 2013. Surat tersebut berisi tentang penggunaan alamat email

resmi pemerintah pada instansi pemerintah bahwa seluruh pegawai instansi

pemerintah wajib menggunakan email resmi pemerintah sebagai alat komunikasi

persuratan elektronik dalam kegiatan kedinasan, sehingga terwujud birokrasi

modern dan aman di lingkungan instansi pemerintah. Namun, berdasarkan hasil

wawancara, ditemukan masih minimnya pegawai dalam menggunakan email resmi

instansi. Sehingga menurut MenPANRB, hal itu beresiko dan tidak aman dalam

konteks kerahasiaan data dan informasi negara.

Dari hasil wawancara tersebut, sulitnya end user dalam penggunaan

teknologi informasi yang tersedia diakibatkan oleh perilaku dan budaya kerja

(behavior) yang belum optimal terhadap penggunaan TI. Karna juga menurut Huda,

Hidayah, & Utami (2017), hal yang biasa di jumpai organisasi dari masalah

implementasi TI adalah untuk memperoleh komitmen tingkat tinggi dari anggota

kelembagaan penggunaan inovasi TI untuk mengubah tingkah laku mereka baik di

tingkat individu maupun organisasi.

7

Masalah lain terkait terus berkembangnya kebutuhan, belum seimbang

dengan perkembangan sistem yang sudah ada. Bardasarkan hasil observasi dan

wawancara dengan Pak Oscar selaku staff pada Subdit SISDA menyebutkan

sebagai contoh, Ditjen SDA memiliki salah satu Aplikasi SISDA yang dinamakan

Pengolahan Data Sumber Daya Air (PDSDA) sebagai sistem yang memberikan

informasi - informasi terkait danau, sungai, bendungan, rawa, dan lain sebagainya.

Tetapi informasi yang tersedia pada aplikasi PDSDA masih kurang dari yang

diharapkan. Padahal dari hasil prawawancara, disebutkan bahwa terdapat banyak

informasi-informasi dalam bentuk mentah. Tetapi kenapa ketersediaan informasi

pada sistem informasi terkait belum selengkap data yang dimiliki. Tidak

tersedianya informasi yang lengkap pada aplikasi PDSDA mengakibatkan sulitnya

pegawai pada Ditjen SDA pusat untuk mengolah data-data terkait. Seperti sistem

informasi rawa dan tanah belum tersedia, padahal pengadaan sistem informasi ini

sudah ada pada blueprint instansi. Karna juga menurut Cantor & Macdonald (2009)

ketersediaan informasi dapat memainkan peran khusus dalam menangani masalah

perilaku dan operasional dalam rantai pasokan.

Sehubungan dengan permasalahan diatas, untuk mengetahui sejauh mana

TI mendukung kesuksesan instansi, maka perlu dilakukan evaluasi tata kelola TI

dengan menggunakan framework COBIT. Peneliti memilih COBIT dikarenakan

COBIT 5 menurut ISACA dalam modul framework menyediakan sebuah kerangka

kerja komprehensif, yang membantu perusahaan dalam memenuhi sasaran mereka

untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan (ISACA, 2012). Sederhananya,

COBIT 5 memudahkan perusahaan / instansi membuat nilai yang optimal dari TI

8

dengan memelihara keseimbangan antara merealisasikan manfaat dan pengelolaan

tingkat resiko dan penggunaan sumber daya.`

Berdasarkan permasalahan di atas, peneliti melakukan pemetaan terhadap

kerangka kerja COBIT dari ISACA pada gambar 1.1 berikut :

Gambar 1.1 Pemetaan Permasalahan dengan Framework COBIT 5

STAKEHOLDER NEEDS

How do i get value from the use of it ?

are end users satisfied with the quality of

the it service ?

( Bagaimana saya mendapatkan nilai dari

penggunaannya? apakah pengguna akhir

puas dengan kualitas layanannya? )

How do i manage performance IT ?

( Bagaimana saya mengelola kinerja

layanan IT? )

ENTERPRISE GOALS

Skilled and Motivated people

(Pegawai yang memiliki kemampuan dan

motivasi )

Information-based strategic decision

making

( Informasi sebagai bahan dasar

pengambilan keputusan )

IT-RELATED GOALS

Competent and motivated business and IT

personnel

( Pegawai yang berkompeten dan

termotivasi terhadap bisnis dan IT )

Availability of reliable and useful

information for decision making

( Ketersediaan informasi yang andal dan

berguna untuk pengambilan keputusan )

ENABLER GOALS

EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

(Memastikan Pengoptimalan Sumber

Daya)

BAI04 (Manage Availability and

Capacity)

(Mengelola Ketersediaan & Kapasitas)

9

Setelah melakukan wawancara prapenelitian kepada pihak Subdit SISDA

maka proses yang akan dikaji lebih lanjut adalah EDM04 (Ensure Resource

Optimisation), dan BAI04 (Manage Availablity and Capacity).

Berdasarkan uraian diatas, penulis melakukan penelitian dengan judul

“Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT

5 Fokus Proses pada EDM04 dan BAI04 (Studi Kasus : Direktorat Jenderal

Sumber Daya Air, Kementerian Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat

RI) ”.

1.2 Identifikasi Masalah

Ditinjau dari latar belakang di atas, maka identifikasi masalah yang ada pada

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, Kementerian Pekerjaan Umum Dan

Perumahan Rakyat, adalah:

1. Perilaku dan budaya kerja SDM pada Ditjen SDA yang kurang optimal

dalam penggunaan TI, sehingga keberadaan TI yang tersedia tidak mencapai

Value of Bussiness dibuatnya TI, yang selanjutnya di petakan menggunakan

framework COBIT 5 ke dalam proses EDM04 (Ensure Resource

Optimisation).

2. Kurangnya ketersedian informasi pada beberapa Aplikasi SISDA yang

mengakibatkan sulitnya pegawai pada lingkup Ditjen SDA untuk mengolah

data-data terkait hingga kemudian berdampak pada lamanya para top level

management mendapatkan informasi sebagai dasar untuk pengambilan

10

keputusan, yang selanjutnya dipetakan menggunakan framework COBIT 5

ke dalam proses BAI04 (Manage Availablity and Capacity).

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah tersebut, maka dapat diperoleh rumusan

masalah yaitu “Bagaimana melakukan evaluasi tata kelola teknologi informasi

menggunakan framework COBIT 5 pada Subdit SISDA ?”

1.4 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka batasan masalah penelitian

skripsi ini yaitu sebagai berikut:

1. Penelitian evaluasi tata kelola teknologi informasi ini dilakukan pada Subdit

SISDA, Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat.

2. Evaluasi tata kelola teknologi informasi menggunakan framework COBIT 5

pada domain EDM04 (Ensure Resource Optimisation), dan BAI04 (Manage

Availablity and Capacity).

3. Tahapan evaluasi pada penelitian ini adalah Initiation, Planning the

Assessment, Briefing, Data Collection, Data Validation, Process Attribute

Level dan Reporting the Result yang terdapat pada COBIT 5 Assessment

Process Activities.

4. Skala pengukuran capability level pada penelitian ini menggunakan skala

Likert dan Rating Scale.

11

1.5 Tujuan Penelitian

Pada penelitian ini terdapat dua jenis tujuan, yaitu tujuan umum dan tujuan

khusus. Tujuan umumnya yaitu untuk mengetahui kondisi tata kelola teknologi

informasi pada Subdit SISDA, Direktorat Jenderal Sumber Daya Alam,

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Sedangakan tujuan

khususnya yaitu:

1. Mengetahui capability level pada proses EDM04 (Ensure Resource

Optimisation), dan BAI04 (Manage Availablity and Capacity) pada Subdit

SISDA.

2. Mengetahui gaps yang ada pada proses EDM04 (Ensure Resource

Optimisation), dan BAI04 (Manage Availablity and Capacity) pada Subdit

SISDA.

3. Memberikan usulan rekomendasi pada proses EDM04 (Ensure Resource

Opyimisation), dan BAI04 (Manage Availablity and Capacity) pada Subdit

SISDA berdasarkan COBIT 5.

1.6 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang dapat diambil dari hasil penelitian ini adalah sebagai

berikut:

1. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1), Sistem

Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

12

2. Memberikan gambaran kepada Subdit SISDA mengenai pendefinisian

proses pada EDM04 (Ensure Resource Opyimisation), dan BAI04 (Manage

Availablity and Capacity).

3. Mengetahui kondisi aktual kapasitas jumlah dan kompetensi sumber daya

manusia TI pada Subdit SISDA.

4. Menjadi referensi bagi penelitian selanjutnya dalam bidang tata kelola

teknologi informasi.

1.7 Metodologi Penelitian

Pada penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode pada saat

melakukan kegiatan penelitian. Penulis menggunakan metode-metode sebagai

berikut:

1.7.1 Metodologi Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metodologi

pengumpulan data sebagai berikut:

1. Observasi

Peneliti mengumpulkan data dengan cara mengamati secara

langsung terhadap kegiatan yang berlangsung di Subdit SISDA guna

mendapatkan informasi terkait evaluasi tata kelola teknologi

informasi.

13

2. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan untuk

menggali berbagai informasi mengenai permasalahan dan kebutuhan

penelitian pada beberapa pihak di Subdit SISDA.

3. Kuisoner

Mengumpulkan data dengan cara memberikan lembaran kuesioner

kepada pihak Subdit SISDA yang ditentukan dengan menggunakan

indentifikasi Diagram RACI dalam COBIT 5 yang mengacu pada

aktivitas yang terdapat pada Key Management Practice proses

EDM04 (Ensure Resource Optimisation) dan BAI04 (Manage

Availability and Capacity).

4. Tinjauan Pustaka

Metode ini dilakukan dengan cara membaca buku-buku dan website

referensi yang dapat dijadikan sebagai rujukan bagi keseluruhan

proses studi, agar kebenaran hasil studi dapat

dipertanggungjawabkan. Data yang dikumpulkan melalui metode

studi pustaka ini berguna untuk mendukung data-data yang telah

didapat melalui metode yang sudah dilakukan sebelumnya (Hartono,

2008).

1.7.2 Metodologi Analisis Data

Metode yang digunakan untuk analisa data berdasarkan kerangka kerja

COBIT 5 yakni Assessment Process Activities. Serangkaian kegiatan yang

dilakukan oleh peneliti untuk identifikasi kebutuhan, menganalisa gaps,

14

mengukur capability level, dan memberikan rekomendasi dari proses pada

EDM04 (Ensure Resource Opyimisation), dan BAI04 (Manage Availablity

and Capacity). Berikut adalah paparan tahap-tahap dalam metode analisa

data yang digunakan :

1. Initiation

Pada tahap ini menjelaskan tentang penggerak pada organisasi.

Indentifikasi penggerak perubahan saat ini dan kebutuhan perubahan

pada tingkat manajemen eksekutif. Tujuannya adalah memperoleh

pemahaman tentang organisasi saat ini.

2. Planning the Assessment

Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan

untuk mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level.

3. Briefing

Pada tahap ketiga dilakukan pengarahan kepada tim penilai sehingga

memahami tahapan yang dilakukan dalam penilaian mulai dari

masukan, proses dan keluaran dalam unit organisasi yang akan

dinilai.

4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil

temuan yang terdapat pada Subdit SISDA yang bertujuan untuk

mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses

yang telah dilakukan.

15

5. Data Validation

Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan untuk

mengetahui hasil perhitungan kuesioner agar mendapatkan evaluasi

penilaian capability level.

6. Process Atribut Level

Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada atribut

yang ada disetiap indikator, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil

capability level dari hasil perhitungan kuesioner pada tahap-tahap

sebelumnya dan melakukan analisis gap pada tahapan berikutnya.

7. Reporting the Result

Tahap ketujuh adalah melaporkan hasil evaluasi yang bertujuan

untuk memberikan rekomendasi kepada Subdit SISDA dengan

COBIT 5. Dalam praktik Tata Kelola Teknologi Informasi pada

COBIT 5 memiliki beberapa ketentuan yang harus dipenuhi.

1.8 Waktu dan Tempat Penelitian

Pelaksanaan penelitian skripsi ini dijalankan dengan waktu dan lokasi

sebagai berikut:

Nama Instansi : Subdirektorat Sistem Informasi dan Data SDA, Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air, Kementerian Pekerjaan Umum

dan Perumahan Rakyat RI

Waktu : Agustus 2017 – Januari 2018

16

Alamat : Jl. Pattimura No. 20 G, SDA Lt. 4 Kebayoran Baru, Jakarta

Selatan

1.9 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menguraikan pembahasan kedalam

lima bab yang secara singkat diuraikan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi latar belakang, identifikasi masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi

penelitian, waktu dan tempat penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan teori-teori dasar yang mendukung terkait dengan Tata

Kelola TI dengan menggunakan kerangka kerja Control Objective

Information Technology 5 (COBIT 5) dan teori-teori terkait yang digunakan

sebagai acuan atau dasar dalam penelitian.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas tentang metodologi yang digunakan dalam penelitian

yang mencakup metode pengumpulan data, metode penerapan tata kelola

teknologi informasi dan kerangka berfikir penelitian.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan secara singkat profil Subdit SISDA, Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air, Kementerian Pekerjaan Umum Dan Perumahan

17

Rakyat serta tahap-tahap analisis pelaksanaan tata kelola teknologi

informasi. Pada bab ini juga menjelaskan hasil temuan, gap dan

rekomendasi kepada Subdit SISDA.

BAB V PENUTUP

Bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari hasil penelitian

yang telah dilaksanakan beserta saran-saran untuk pengembangan

selanjutnya.

18

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

2.1.1 Evaluasi

Evaluasi adalah proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk

mengumpulkan dan menyajikan informasi untuk dapat digunakan sebagai

dasar membuat keputusan, menyusun kebijakan maupun program

selanjutnya (Widoyoko, 2009). Sejalan dengan pengertian tersebut,

Arikunto mengungkapkan bahawa evaluasi adalah serangkaian kegiatan

yang dilakukan untuk mengukur sejauh mana keberhasilan atas berjalannya

suatu program (Arikunto, 2010).

Dari beberapa rumusan definisi di atas dapat ditarik kesimpulan

bahwa evaluasi adalah suatu proses penilaian sistematis yang dilakukan

untuk merencanakan, memperoleh dan menyediakan informasi yang

dibutuhkan dalam membuat suatu keputusan mengenai sejauh mana

keberhasilan suatu program.

2.1.2 Tata Kelola

Jogiyanto dan Abdillah (2011) menjelaskan bahwa tata kelola

(governance) merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu organisasi

atau masyarakat untuk mengatasi permasalahan yang terjadi.

Tata Kelola adalah serangkaian proses seperti pengendalian,

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian

19

yang dilakukan pada dimensi struktur pertanggungjawaban dan

pengambilan keputusan terhadap kegiatan yang strategis dalam mengelola

sejumlah sumber daya demi tercapainya tujuan/obyektif tertentu (Indrajit,

2014).

2.1.3 Teknologi Informasi

Teknologi informasi adalah pengetahuan tentang tata cara

pemakaian perangkat-perangkat teknik (perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) yang digunakan manusia untuk memecahkan

masalah sehingga peralatan yang digunakan dapat bekerja secara efisien,

mudah dan lebih baik. Sedangkan Informasi adalah hasil dari kegiatan

pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu

kejadian dan memberikan arti bagi penggunanya (Fauziyah, 2010).

2.1.4 Tata Kelola Teknologi Informasi

Menurut teori yang dikemukanan oleh Information Technology

Governance Institute, Tata Kelola TI merupakan suatu peran

pertanggungjawaban dan tindakan yang dilakukan oleh manajemen senior

dari sebuah organisasi, yang mencakup kepemimpinan, struktur dan proses

perorganisasian yang memastikan bahwa TI yang digunakan mampu

meningkatkan strategi dan tujuan organisasi (ITGI, 2007).

Sedangkan menurut Jogiyanto & Abdillah (2011), tata kelola TI

sebagai suatu struktur dan proses pengambilan keputusan TI di tingkat

korporat untuk mengerahkan prilaku yang diinginkan dari insan TI dan

20

memastikan keberhasilan TI dalam rangka penciptaan nilai bagi para

stakeholder.

2.2 Pentingnya Tata Kelola Teknologi Informasi

Teknologi Informasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari upaya

penerapan good governance sebagai langkah perusahaan dalam mencapai tujuan

yang diharapkan. Keberhasilan dalam tata kelola organisasi terletak pada pola

pelaksanaan yang tepat dan sesuai dengan organisasi tersebut, sehingga menjadikan

tata kelola sebagai pelengkap bagi fokus strategi perusahaan (H. Nugroho, 2014).

Berikut ini adalah beberapa alasan Tata Kelola Teknologi Informasi sangat

diperlukan bagi perusahaan (Jogiyanto & Abdillah, 2011):

1. Adanya perubahan peran TI , dari efisiensi ke peran strategik yang harus

ditangani level korporat.

2. Banyak proyek TI strategik yang penting namun gagal dalam

pelaksanaannya karena hanya ditangani oleh teknisi TI.

3. Keputusan TI di dewan direksi sering bersifat ad hoc atau tidak terencana

dengan baik.

4. TI merupakan pendorong utama proses transformasi bisnis yang memberi

imbas penting bagi organisasi dalam pencapaian misi, visi dan tujuan

strategis.

5. Kesuksesan pelaksanaan TI harus dapat terukur melalui metrik tata kelola

TI.

21

2.3 Framework Tata Kelola Teknologi Informasi

2.3.1 TOGAF

The Open Group Architecture Framework (TOGAF) merupakan

kerangka kerja dan metode yang diterima secara luas dalam pengembangan

arsitektur perusahaan. Berawal dari Technical Architecture for Information

Management (TAFIM) di Departemen Pertahanan Amerika Serikat,

kerangka kerja itu diadopsi oelh Open Group pada pertengahan 1990-an.

Spesifikasi pertama TOGAF diperkenalkan pada tahun 1995. TOGAF

merupakan hasil pengembangan forum Open Group yang merupakan forum

kerja sama antar vendor dan penggunan (Surendro, 2009).

TOGAF memberikan metode yang detail mengenai bagaimana

membangun, mengelola, dan mengimplementasikan arsitektur enterprise

dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development

Method (ADM), dimana ADM merupakan hasil dari kerja sama praktisi

arsitektur dalam Open Group Architecture Forum. ADM merupakan

metode generik yang berisikan sekumpulan aktifitas yang

mempresentasikan progresi dari setiap fase ADM dan model arsitektur yang

digunakan dan dibuat selama tahap pengembangan Arsitektur Enterprise

(Surendro, 2009).

2.3.2 ITIL

Menurut Sarno (2009), Information Technology Infrastructure

Library (ITIL) merupakan standar yang dikeluarkan pemerintah United

Kingdom (UK) sebagai kerangka kerja yang diacu oleh best practice proses

22

dan prosedur manajemen operasional. Lebih spesifik, ITIL terutaman

memfokuskan terhadap pendefinisian fungsi, operasional dan atribut

organisasi yang diperlukan agar manajemen operasional dapat dioptimasi

secara penuh dalam dua kategori utama pengelolaan aktivitas TI dalam

perusahaan.

Dalam bukunya Jogiyanto, dijelaskan mengenai konsep Information

Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah seperangkat konsep dan

praktik untuk mengelola layanan TI, pengembangan dan operasi TI. ITIL

memberi deskripsi rinci sejumlah praktik penting TI dan menyediakan

daftar komprehensif tugas dan prosedur yang didalamnya setiap organisasi

dapat menyesuaikan dengan kebutuhannya sendiri. ITIL diterbitkan dalam

suatu seri buku, masing-masing mencakup topik manajemen TI. Nama ITIL

dan IT Infrastructure Library adalah merek dagang terdaftar atas miliki

United Kingdom’s Office of Government Commerce (OGC) (Jogiyanto &

Abdillah, 2011).

2.3.3 ISO

Menurut Sarno (2009), International Standards Organization (ISO)

mengelompokkan standar keamanan infromasi yang umum dikenali secara

internasional ke dalam struktur penomoran yang standar yakni : ISO 17799.

Pada awalnya standar tersebut disusun oleh sekelompk perusahaan besar

seperti Board of Certification, British Telecom, Shell dan Unilever yang

bekerja sama untuk membuat suatu standar yang dinamakan British

Standard 7799 (BS 7799) sekitar awal 1995.

23

Standar tersebut berkembang ke seri lain yang aka dijelaskan lebih

rinci sebagai berikut :

a. ISO/IEC 27000 : merupakan dokumen yang berisikan definisi-

definisi dalam bidang keamanan informasi yang digunakan sebagai

istilah dasar dalam seri tersebut.

b. ISO/ IEC 27001 : mencakup aspek-aspek pendukung realisasi dan

implementasi sistem manajemen keamanan informasi perusahaan.

c. ISO/IEC 27002 : merupakan panduan praktis pelaksanaan dan

implementasi sistem manajemen keamanan informasi perusahaan

berdasarkan ISO/IEC 27001.

2.3.4 CMMI

Menurut Surendro (2009), CMMI (Capability Maturity Model

Integration) merupakan sebuah model yang digunakan untuk menilai

tingkat kematangan proses rekayasa perangkat lunak sebuah organisasi dan

menyediakan hal-hal praktis yang dapat digunakan organisasi untuk

meningkatkan kematangan proses tersebut. Model ini dikembangkan lebih

lanjut memiliki tujuan menangani integrasi pengembangan prangkat lunak

dengan aktivitas kerekayasaan lain termasuk rekayasa sistem,

pengembangan produk dan proses secara terintegrasi, dan sumber daya

supplier. Model CMMI banyak digunakan sebagai acuan dalam

pengembangan model kematangan lain, termasuk dalam arsitektur

enterprise.

24

2.3.5 COBIT

2.3.5.1 Sejarah COBIT

COBIT pertama kali dirilis pada tahun 1996. Misinya adalah “untuk

meneliti, mengembangkan, mempublikasikan dan mempromosikan

kewenangan, pembaruan da seperangkat pedoman umum yang diterima

secara internasional untuk tujuan pengendalian teknologi informasi dalam

penggunaan sehari-hari oleh para manajer bisnis dan auditor.” Manfaat yang

diperoleh manajer, auditor dan pengguna dari pengembangan COBIT

adalah membantu mereka memahami sistem TI dan memutuskan tingkat

keamanan dan kendali yang diperlukan untuk melindungi asset perusahaan

mereka melalui pengembangan model tata kelola TI (Hartono & Abdillah,

2011).

Gambar 2.1. Evolusi COBIT (ISACA, 2012)

Dimulai pada tahun 1996 COBIT versi 1 muncul dengan kerangka

kerja yang berkutat di wilayah audit. Seiring perkembangannya COBIT

versi 2 pun terbit di tahun 1998 dengan framework yang menekankan pada

25

wilayah control (pengendalian). Kemudian pada tahun 2000 COBIT

berkembang lagi dengan versi 3 dengan pedoman kerja yang mengarah pada

area management.

Wilayah IT Governance yang luas cakupannya dalam perusahaan

menjadi pembahasan penting bagi perubahan framework COBIT pada versi

4.0/4.1 yang dirilis pada tahun 2005/7. Namun masuknya age information

sampai hari ini evolusi COBIT menerbitkan versi terakhirnya yaitu versi 5

pada tahun 2012 yang memiliki scope/cakupan yang lebih luas dari versi

sebelumnya dengan membahas Governance and Enterprise IT yakni Tata

Kelola Teknologi Informasi pada perusahaan. Untuk itulah penulis memilih

COBIT 5 sebagai kerangka kerja penelitian TI dengan melihat

perkembangan COBIT sampai hari ini.

2.3.5.2 Pengertian COBIT

COBIT (Control Objectives for Information and related

Technology) adalah seperangkat pedoman umum (best practice) untuk

manajemen TI yang dibuat oleh Information System Audit and Control

Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1996.

COBIT memberi manajer, auditor dan pengguna TI, serangkaian langkah

yang diterima secara umum, indikator, proses dan praktik terbaik untuk

membantu mereka dalam memaksimalkan manfaat yang diperoleh melalui

penggunaan TI dan pengembangan tatakelola TI yang sesuai dan

pengendalian dalam perusahaan (Hartono & Abdillah, 2011).

26

COBIT adalah suatu kerangka praktik prima di bidang teknologi

informasi. COBIT menyediakan bagi manajer, auditor TI dan pengguna

dengan ukuran-ukuran, indikator, dan proses suatu kerangka praktik prima

yang dapat membantu memaksimalkan manfaat yang dapat diperoleh dari

teknologi informasi dan sekaligus untuk membangun suatu sistem

pengelolaan dan pengendalian teknologi informasi di suatu organisasi (E.

Nugroho, 2008).

Kemudian, COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari panduan

ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen TI. COBIT 5

mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tatakelola dan

manajemen proses. COBIT 5 menyediakan referensi model proses yang

biasa ditemukan dalam suatu perusahaan terkait dengan kegiatan TI. Model

proses yang diusulkan bukan hanya sekedar model proses tetapi suatu model

yang bersifat komprehensif. Setiap perusahaan harus mendefinisikan bidang

prosesnya sendiri dengan mempertimbangkan situasi tertentu dalam

perusahaan tersebut.

COBIT 5 juga menyediakan kerangka kerja untuk mengukur dan

memantau kinerja TI, berkomunikasi dengan layanan dan mengintregasikan

praktik pengelolaan terbaik (ISACA, 2012).

2.4 Perbandingan Framework Tata Kelola TI

Berikut ini tabel perbandingan framework COBIT 5 dengan framework

lainnya, yaitu TOGAF 9, ITIL V3, ISO 17799, dan CMMI yaitu:

27

Tabel 2.1 Perbandingan Beberapa Framework IT Governance

TOGAF 9 ITIL V3 ISO 17799 CMMI COBIT 5

Publiser The Open

Group

Office of

Government

Commerce

(OGC)

ISO Board Software

Engineering

Institution

(SEI).

ISACA

Area 4 Architecture 5 Domain, 28

Proses, 4 Fungsi

11 Proses 2 Model 5 Domain

Fokus Pengembanga

n arsitektur

Enterprise

Pelayanan

customer, yaitu

menyeleraskan

TI dengan

kebutuhan

bisnis

Keamanan

informasi dalam

organisasi

Pengembang

an produk

atau servis

IT

Governance

Tujuan Membangun,

mengelola,

dan

mengimpleme

ntasikan

arsitektur

enterprise

Meningkatkan

efisiensi

operasional TI

dan kualitas

layanan

pelanggan

Mengembangka

n dan

memelihara

standar

keamanan untuk

meningkatkan

ketahanan

keamanan

Meningkatka

n kualitas

suatu produk

atau servis

Mengatur dan

mengelola

secara holistic

sehingga

menciptakan

nilai yang

optimal dari

pengguna TI

Berikut ini merupakan cakupan antara COBIT 5 dan framework lainnya:

Gambar 2.2 Coverage COBIT 5 (ISACA, 2012)

28

Berdasarkan hasil perbandingan yang ada diatas, penulis memilih COBIT 5

sebagai framework yang digunakan untuk melakukan evaluasi tata kelola teknologi

informasi dikarenakan menurut ISACA (2012) dalam modul framework COBIT 5

menyediakan sebuah kerangka kerja komprehensif, yang membantu perusahaan

dalam memenuhi sasaran mereka untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan.

COBIT 5 menyediakan referensi model proses yang mewakili semua proses yang

biasa ditemukan dalam permasalahan TI perusahaan yang masuk ke dalam lima

domain utama yang saling terkait. COBIT memiliki pembahasan proses terkait TI

yang lebih luas dan mendetail, seperti proses TI terhadap inovasi TI, resiko TI,

strategi TI, manajemen TI hingga sumber daya manusia selaku pengguna TI.

Selain itu, penggunaan COBIT dapat mendukung penyelarasan antara TI

dengan kebutuhan bisnis perusahaan (Sarno, 2009). Sehingga dalam pemilihan

framework COBIT tersebut dapat diharapkan memberikan rekomendasi untuk

menyelesaikan permasalahan yang ada.

2.5 Framework COBIT 5

Menurut ISACA, COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari panduan

ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen TI. COBIT 5 dibuat

berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT selama lebih dari 15 tahun oleh

banyak organisasi dan penggunan dari bidang bisnis, komunitas TI, risiko, asuransi,

dan keamanan TI perusahaan (ISACA, 2012).

Pengembangan COBIT 5 adalah untuk mengatasi kebutuhan-kebutuhan

penting seperti:

29

1. Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan dari

informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan apa, pada tingkat risiko

berapa, dan pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka dalam

menjamin bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar tersampaikan.

Beberapa pihak lebih menyukai keuntungan dalam jangka pendek

sementara pihak lain lebih menyukai keuntungan jangka panjang. Beberapa

pihak siap untuk mengambil risiko tinggi sementara beberapa pihak tidak.

Perbedaan ini dan terkadang konflik mengenai harapan harus dihadapi

secara efektif. Stakeholder tidak hanya ingin terlibat lebih banyak tapi juga

menginginkan transparansi terkait bagaimana ini akan terjadi dan

bagaimana hasil yang akan diperoleh.

2. Membahas peningkatan ketergantungan kesuksesan organisasi pada

organisasi lain dan rekan TI, seperti outsource, pemasok, konsultan, klien,

cloud, dan penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal dan

mekanisme untuk memberikan nilai tambah yang diharapkan.

3. Mengatasi jumlah informasi yang meningkat secara signifikan. Bagaimana

perusahan memilih informasi yang relevan dan kredibel yang akan

mengarahkan organisasi kepada keputusan bisnis yang efektif dan efisien.

Informasi juga perlu untuk dikelola secara efektif dan model informasi yang

efektif dapat membantu untuk mencapainya.

4. Mengatasi TI yang semakin meresap kedalam organisasi. TI semakin

menjadi bagian penting dari bisnis. Seringkali TI yang terpisah tidak cukup

memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis. TI perlu menjadi bagian

30

penting dari proyek bisnis, struktur organisasi, managemen risiko,

kebijakan, kemampuan proses dan sebagainya. Tugas dari CIO dan fungsi

TI sedang berkembang sehingga semakin banyak orang dalam organisasi

yang memiliki kemampuan TI akan dilibatkan dalam keputusan dan operasi

TI. TI dan bisnis harus diintegrasikan dengan lebih baik.

5. Menyediakan panduan lebih jauh dalam area inovasi dan teknologi baru.

Hal ini berkaitan dengan kreativitas, penemuan, pengembangan produk

baru, membuat produk saat ini lebih menarik bagi pelanggan, dan meraih

tipe pelanggan baru. Inovasi juga menyiratkan perampingan pengembangan

produk, produksi dan proses supply chain agar dapat memberikan produk

ke pasar dengan tingkat efisiensi, kecepatan, dan kualitas yang lebih baik.

6. Mendukung perpaduan bisnis dan TI secara menyeluruh, dan mendukung

semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen TI organisasi

yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan budaya.

7. Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi TI.

8. Memberikan manfaat bagi perusahan, antara lain:

a. Nilai tambah melalui penggunanaan TI yang efektif dan inovatif.

b. Kepuasan pengguna dengan keterlibatan dan layanan TI yang baik.

c. Kesesuaian dengan peraturan, regulasi, persetujugan, dan kebijakan

internal.

d. Peningkatan hubungan antara kebutuhan bisnis dengan tujuan TI.

9. Menghubungkan dan bila relevan, menyesuaikan dengan framework dan

standar lain seperti ITIL, TOGAF, PMBOK, PRINCE2, COSO dan ISO.

31

Hal ini akan membantu stakeholder mengerti bagaimana kaitan berbagai

framework, berbagai standar antar satu sama lain, dan bagaimana mereka

bisa digunakan bersama-sama.

10. Mengintegrasikan semua framework dan panduan ISACA dengan fokus

pada COBIT, Val IT dan Risk IT, tetapi juga mempertimbangkan BMIS,

ITAF, dan TGF sehingga COBIT 5 mencakup seluruh organisasi dan

menyediakan dasar untuk integrasi dengan framework dan standar lain

menjadi satu kesatuan framework.

2.5.1 Perbedaan COBIT 5 dan COBIT 4.1

Menurut ISACA (2012), COBIT 5 dengan COBIT 4.1 memiliki

perbedaan yang dideskripsikan sebagai berikut :

1. Governance of Enterprise IT (GEIT) adalah prinsip baru dalam Tata

kelola TI pada organisasi dimana COBIT 5 lebih mengarah pada

prinsip ketimbang dengan proses.

2. COBIT 5 menekankan pada enabler. Pada COBIT 4.1 tidak

menyebutkan sebagai enabler sedangkan COBIT 5 menyebutkan

secara spesifik bagian enable.

3. COBIT 5 mendefinisikan model referensi proses yang baru dengan

tambahan domain governance dan beberapa proses yang baru dan

modifikasi dari proses pada versi sebelumnya. COBIT 5

mengintegrasikan konten pada COBIT 4.1, Risk IT dan Val IT.

4. COBIT 5 menyelaraskan dengan best practices yang ada seperti

ITIL v3 dan TOGAF.

32

5. COBIT 5 menyediakan diagram RACI yang menjelaskan peran dan

tanggung jawab dengan cara yang sama seperti COBIT 4.1, Risk IT

dan Val IT. Namun, COBIT 5 memberikan diagram yang lebih

lengkap, detail dan rentang yang lebih jelas dari setiap pihak baik TI

maupun bisnis untuk setiap praktik manajemen.

2.5.2 Prinsip pada COBIT 5

ISACA dan ITGI melalui framework COBIT 5 memiliki 5 prinsip

utama yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan aspek governance

dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Berikut kelima prinsip tersebut:

Gambar 2.3 Lima Prinsip COBIT 5 (ISACA, 2013)

1. Meeting Stakeholder Needs

Menurut ISACA Governance bicara tentang perundingan

(negotiating) dan memutuskan (deciding) antara kepentingan nilai

dari pemangku kepentingan yang berbeda. Sistem pemerintahan

33

harus mempertimbangkan semua stakeholder ketika membuat

keputusan manfaat, sumber daya dan penilaian risiko (ISACA,

2012).

Gambar 2.4 Value Creation (ISACA, 2012)

Setiap pemangku kepentingan oganisasi memiliki kebutuhan

akan keberadaan sistem dan teknologi informasi dalam konteksnya

yang berbeda-beda. Ada yang mengharapkan terjadinya efisiensi,

bertambahnya revenue, semakin transparansinya pengelolaan aset,

memperbaiki kendali/kontrol proses, meningkatkan utilisasi

pegawai, memberdayakan sumber daya manusia, dan lain

sebagainya. Ini adalah prinsip utama dari governance, dimana

keberadaan sistem dan teknologi informasi tidak boleh lepas dari

konteks kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan tertinggi

dalam organisasi atau perusahaan-yaitu pemilik dan pimpinannya

(Indrajit, 2014).

2. Covering Enterprise End To End

Menurut ISACA, usulan yang ditawarkan oleh COBIT 5

mengintegrasikan tata kelola IT dengan tata kelola perusahaan.

34

Mencakup semua fungsi dan proses dalam perusahaan, COBIT 5

tidak hanya fokus pada fungsi IT, tapi memperlakukan informasi dan

teknologi yang terkait sebagai aset yang harus ditangani sama seperti

aset lainnya (ISACA, 2012).

Informasi sebagai aset penting organisasi dibutuhkan oleh

seluruh unit organisasi, dari yang berada dalam domain proses hulu

(dekat dengan pemasok bahan baku) hingga ke domain proses hilir

(dekat dengan pelanggan). Setiap proses didalam organisasi pasti

membutuhkan informasi, mengolahnya, dan kemudian

menghasilkan informasi baru bagi kebutuhan proses selanjutnya.

Oleh karena itulah maka domain governance harus memperhatikan

kenyataan ini sehingga pendekatan yang dipergunakan perlu utuh

dan lengkap, di segala lini proses dan unit organisasi (Indrajit, 2014).

3. Applying a Single Integrated Framework

Saat ini, begitu banyak standar best practice di bidang

manajemen dan governance teknologi informasi yang dikenal di

industri dan diadopsi beraneka ragam organisasi maupun

perusahaan, seperti: ISO-38500, TOGAF, ITIL, ISO-20000, ISO-

27002, PMBOK, CMMI, dan lain sebagainya. Dalam konteks ini,

COBIT telah mempertimbangkan dan mengadopsi berbagai

kerangka dan konsep best practice tersebut ke dalam prinsip, model,

dan strukturnya. Sehingga dapat dikatakan bahwa COBIT secara

35

lengkap dan terpadu mengintegrasikan keseluruhan kerangka best

practice tersebut (Indrajit, 2014).

4. Enabling a Holistic Approach

Isu governance tidak bisa dilihat sepotong-sepotong, dalam

arti kata hanya memandangnya dari satu sisi perspektif saja.

Governance merupakan suatu tatanan konsep yang berkaitan dengan

sejumlah dimensi, seperti: kebijakan, proses, sumber daya, fasilitas,

teknologi, kultur, orang-orang, kemampuan dan lain sebagainya.

Masing-masing domain ini mampu menjadi pemicu (enabler) bagi

terselenggarakannya praktek governance yang efektif, tergantung

dari situasi dan konteks organisasi (Indrajit, 2014).

5. Separating Governance From Management

Cukup banyak pihak-pihak yang mencampuradukkan kedua

konsep yang secara prinsip dan hakiki berbeda ini. Di negara yang

kebanyakan organisasi atau perusahaannya menggunakan bentuk

two-layer system (misalnya: Komisaris dan Direksi), sangat penting

untuk membedakan dan memisahkan pengertian governance dengan

manajemen, karena keduanya memiliki tujuan, alasan, dan

karakteristik yang berbeda secara signifikan. Jika management lebih

menekankan pada rangkaian menjalankan aktivitas untuk

pencapaian visi, misi, dan obyektif organisasi yang telah

dicanangkan, governance lebih fokus pada cara-cara pencapaian

visi, misi, dan obyektif tersebut yang sejalan dengan prinsip-prinsip

36

nilai (value) yang dianut oleh pemilik perusahaan (pemangku

kepentingan tertinggi) seperti transparansi, akuntabilitas,

responsibilitas, dan lain sebagainya (Indrajit, 2014).

Perbedaan mendasar Tata Kelola (Governance) dan

Manajemen yaitu:

• Governance adalah tata kelola yang memastikan bahwa

tujuan perusahaan dapat dicapai dengan melakukan evaluasi

terhadap kebutuhan, kondisi, dan pilihan stakeholder,

menerapkan arah melalui prioritas dan pengambilan

keputusan terhadap arah dan tujuan yang telah disepakati.

Pada kebanyakan perusahaan, tata kelola adalah tanggung

jawab dari dewan direksi dibawah kepemimpinan ketua

(ISACA, 2012).

• Manajemen berfungsi sebagai perencana, membangun,

menjalankan dan memonitor aktifitas-aktifitas yang sejalan

dengan arah yang ditetapkan oleh badan tata kelola untuk

mencapai tujuan perusahaan. Pada kebanyakan perusahaan,

manajemen menjadi tanggung jawab eksekutif manajemen

dibawah pimpinan CEO (ISACA, 2012).

37

Gambar 2.5 Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012)

Prinsip ini menjelaskan bahwa dalam kerangka kerja

(framework) COBIT 5 membuat perbedaan yang jelas diantara tata

kelola (governance) dan manajemen (management). Tata kelola

(governance) melibatkan pengambilan keputusan pada high level,

tanggung jawab direksi di bawah kepemimpinan ketua. Sedangkan,

manajemen (management) adalah tanggung jawab manajemen

eksekutif dibawah kepemimpinan CEO (Hidayat, 2016).

2.5.3 Enabler

Enabler adalah sekumpulan faktor yang mempengaruhi sesuatu

yang akan dikerjakan oleh organisasi (ISACA, 2012). Dalam hal ini terkait

pengelolaan teknologi informasi di organisasi. Berikut tujuh kategori

enablers yang dijelaskan dalam framework COBIT 5, yaitu:

38

1. Prinsip, Kebijakan dan Kerangka Kerja (Principles, Polices and

Framework), merupakan alat atau pendorong untuk menerjamahkan

tingkah laku ke dalam panduan praktis untuk manajemen sehari-hari.

2. Proses (Processes), menjelaskan tentang sekumpulan kegiatan yang

terorganisir untuk mencapai tujuan tertentu dan menghasilkan

sekumpulan output dalam mendukung pencapaian tujuan IT.

3. Struktur Organisasi (Organizational Structures), merupakan

entitas dalam organisasi sebagai kunci dalam membuat keputusan.

4. Budaya, Etika dan Perilaku (Culture, Ethics and Behaviour),

merupakan faktor keberhasilan dalam kegiatan tata kelola dan

manajemen.

5. Informasi (Information), dalam organisasi terdiri dari informasi

yang dihasilkan dan digunakan hal tersebut dibutuhkan agar

organisasi dapat berjalan dengan baik.

6. Layanan, Infrastuktur dan Aplikasi (Service, Infrastructure and

Applications), layanan, infrastruktur dan aplikasi melibatkan

infrastruktur teknologi dan aplikasi yang menyediakan proses dan

layanan teknologi informasi bagi organisasi/organisasi.

7. Orang, Kemampuan dan Kompetensi (People, skills and

competencies) Berhubungan dengan sesorang individu dan

kebutuhan untuk memenuhi semua aktifitas untuk mencapai

kesuksesan dan membuat keputusan yang tepat dengan langkah yang

tepat.

39

2.5.4 Process Reference Model

Dalam COBIT 5 ini, model referensi proses merupakan penerus dari

model proses COBIT 4.1, dengan mengintegrasikan dengan baik proses

model dari Risk IT dan model proses Val IT (ISACA, 2012).

ISACA menjelaskan sebuah proses didefinisikan sebagai kumpulan

praktek atau aktivitas yang dipengaruhi oleh kebijakan dan prosedur

perusahaan. Dimana masukan-masukan itu diambil dari sejumlah sumber

(termasuk proses lainnya), memanipulasi input dan menghasilkan output.

Dalam COBIT 5 deskripsi proses ini juga menggambarkan tentang proses

apa yang dilakukan dan gambaran tingkat tinggi bagaimana proses

menyelesaikan tujuannya. Berikut ini gambar yang menunjukkan perangkat

lengkap 5 Domain dan 37 proses tata kelola dan manajemen proses dalam

COBIT 5 (ISACA, 2012).

40

Gambar 2.6 Process Reference Model (ISACA, 2012)

2.5.5.1 Evaluate, Direct, and Monitor (EDM)

Proses tata kelola ini berurusan dengan tujuan tata pemangku

kepentingan dalam melakukan penilaian, optimasi risiko dan sumber daya,

mencakup praktek dan kegiatan yang bertujuan untuk mengevaluasi pilihan

strategis, memberikan arahan kepada TI dan pemantauan hasilnya. Berikut

domain proses EDM:

1. EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

(Memastikan Pengaturan dan Pemeliharaan Kerangka Tata Kelola).

2. EDM02 Ensure Benefits Delivery (Memastikan Memberi Manfaat).

3. EDM03 Ensure Risk Optimisation (Memastikan Pengoptimalan

Risiko)

41

4. EDM04 Ensure Resource Optimisation (Memastikan

Pengoptimalan Sumber Daya).

5. EDM05 Ensure Stakeholder Transparency (Memastikan

Transparansi Pemangku Kepentingan).

2.5.5.2 Align, Plan, and Organise (APO)

Memberikan arah untuk pengiriman solusi (BAI) dan penyediaan

layanan dan dukungan (DSS). Domain ini mencakup strategi dan taktik, dan

mengidentifikasi kekhawatiran cara terbaik TI agar dapat berkontribusi pada

pencapaian tujuan bisnis. Realisasi visi strategis perlu direncanakan,

dikomunikasikan dan dikelola untuk perspektif yang berbeda. Sebuah

organisasi yang tepat, serta infrastruktur teknologi, harus dimasukkan ke

dalam tempatnya. Berikut domain proses APO:

1. APO01 Manage The IT Management Framework (Mengelola

Kerangka Manajemen TI).

2. APO02 Manage Strategy (Mengelola Strategi).

3. APO03 Manage Enterprise Architecture (Mengelola Arsitektur

Bisnis).

4. APO04 Manage Innovation (Mengelola Perubahan).

5. APO05 Manage Portfolio (Mengelola Dokumen).

6. APO06 Manage Budget and Costs (Mengelola Anggaran dan

Biaya).

7. APO07 Manage Human Resources (Mengelola Sumber Daya

Manusia).

42

8. APO08 Manage Relationships (Mengelola Relasi).

9. APO09 Manage Service Agreements (Mengelola Perjanjian

Layanan).

10. APO10 Manage Suppliers (Mengelola Pemasok).

11. APO11 Manage Quality (Mengelola Kualitas).

12. APO12 Manage Risk (Mengelola Risiko).

13. APO13 Manage Security (Mengelola Keamanan)

2.5.5.3 Build, Acquire, and Implementation (BAI)

Memberikan solusi dan melewatinya sehingga akan berubah

menjadi layanan. Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu

diidentifikasi, dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan dan

terintegrasi ke dalam proses bisnis. Perubahan dan pemeliharaan sistem

yang ada juga dicakup oleh domain ini, untuk memastikan bahwa solusi

terus memenuhi tujuan bisnis. Berikut domain proses BAI:

1. BAI01 Manage Programmes and Project (Mengelola Program Dan

Proyek).

2. BAI02 Manage Requirements Definition (Mengelola Definisi

Persyaratan).

3. BAI03 Manage Solutions Identification and Build (Mengelola

Identifikasi Solusi dan Pembangunan).

4. BAI04 Manage Availability and Capacity (Mengelola Ketersediaan

dan Kapasitas).

43

5. BAI05 Manage Organisational Change Enablement (Mengelola

Pemberdayaan Organisasi Perubahan).

6. BAI06 Manage Changes (Mengelola Perubahan).

7. BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning (Mengelola

Penerimaan Perubahan dan Transisi).

8. BAI08 Manage Knowledge (Mengelola Pengetahuan).

9. BAI09 Manage Assets (Mengelola Kepemilikan).

10. BAI10 Manage Configuration (Mengelola Susunan)

2.5.5.4 Delivery, Service, and Support (DSS)

Menerima solusi dan dapat digunakan bagi pengguna akhir. Domain

ini berkaitan dengan pengiriman aktual dan dukungan layanan yang

dibutuhkan, yang meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan

kelangsungan, dukungan layanan bagi pengguna, dan manajemen data dan

fasilitas operasional. Berikut domain proses DSS:

1. DSS01 Manage Operations (Mengelola Operasi).

2. DSS02 Manage Service Requests and Incidents (Mengelola Layanan

Permohonan dan Kecelakaan).

3. DSS03 Manage Problems (Mengelola Masalah)

4. DSS04 Manage Continuity (Mengelola Keberlangsungan).

5. DSS05 Manage Security Services (Mengelola Jasa Keamanan).

6. DSS06 Manage Business Process Controls (Mengelola Kontrol

Proses Bisnis)

44

2.5.5.5 Monitor, Evaluate, and Assess (MEA)

Monitor semua proses untuk memastikan bahwa arah yang

disediakan diikuti. Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dari waktu

ke waktu untuk mengontrol kualitas dan kepatuhan mereka. Domain ini

tertuju pada manajemen kinerja, pemantauan pengendalian internal,

kepatuhan terhadap peraturan dan tata kelola. Berikut domain proses MEA:

1. MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and

Conformance (Memantau, Evaluasi dan Menilai Kinerja Dan

Penyesuaian).

2. MEA02 Monitor, Evaluate and Assess The System of Internal

Control (Memantau, Evaluasi dan Menilai Sistem Pengendalian

Internal).

3. MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance with External

Requirements (Memantau, Evaluasi dan Menilai Kepatuhan dengan

Persyaratan Eksternal)

2.5.5 Implementasi COBIT 5

Menurut ISACA, Siklus hidup implementasi menyediakan cara bagi

suatu perusahaan untuk menggunakan COBIT dalam mengatasi

kompleksitas dan tantangan. Lazimnya kedua hal tersebut ditemui selama

penerapan dilapangan (ISACA, 2012) COBIT 5 memiliki tujuh tahapan

yang terdapat dalam siklus hidup implementasi COBIT, berikut penjelasan

tahapan-tahapan tersebut:

45

Gambar 2.7 Siklus Hidup Implementasi COBIT 5 (ISACA, 2012)

Tahap 1 - Initiate Progamme

Tahap 1 mengidentifikasikan penggerak perubahan dan

menciptakan keinginan untuk berubah di level manajemen eksekutif, yang

kemudian diwujudkan berupa kasus bisnis. Penggerak perubahan dapat

berupa kejadian internal maupun eksternal, dan kondisi atau isu penting

yang memberikan dorongan untuk berubah. Kejadian, tren, masalah kinerja,

implementasi perangkat lunak, dan bahkan tujuan dari perusahan dapat

menjadi penggerak perubahan.

Resiko yang terkait dengan implementasi dari program ini sendiri

akan dideskripsikan di dalam kasus bisnis, dan dikelola sepanjang siklus

hidupnya. Menyiapkan, menjaga, dan mengawasi kasus bisnis sangatlah

mendasar dan penting untuk pembenaran, mendukung, dan kemudian

46

memastikan hasil akhir yang sukses dari segala inisiatif, termasuk

pengembangan GEIT. Mereka memastikan fokus yang berkelanjutan

terhadap keuntungan dari program dan perwujudannya.

Tahap 2 – Define Problems and Opportunities

Tahap 2 membuat agar tujuan TI dengan strategi dan risiko

perusahaan sejajar, dan memprioritaskan tujuan perusahaan, tujuan TI, dan

proses TI yang paling penting. COBIT 5 menyediakan panduan pemetaan

tujuan perusahaan terhadap tujuan TI terhadap proses TI untuk membantu

penyeleksian. Dengan mengetahui tujuan perusahaan dan TI, proses penting

yang harus mencapai tingkat kapabilitas tertentu dapat diketahui.

Manajemen perlu tahu kapabilitas yang ada saat ini dan dimana

kekurangan terjadi. Hal ini dapat dicapai dengan cara melakukan penilaian

kapabilitas proses terhadap proses-proses yang terpilih.

Tahap 3 - Define Road Map

Tahap 3 menetapkan target untuk peningkatan, diikuti oleh analisis

selisih untuk mengidentifikasi solusi potensial. Beberapa solusi akan berupa

quick wins dan beberapa berupa tugas jangka panjang yang lebih sulit.

Prioritas harus diberikan kepada proyek yang lebih mudah untuk dicapai dan

lebih mungkin memberikan keuntungan yang paling besar. Tugas jangka

panjang perlu dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih mudah untuk

diselesaikan.

47

Tahap 4 - Plan Programme

Tahap 4 merencanakan solusi praktis yang layak dijalankan dengan

mendefinisikan proyek yang didukung dengan kasus bisnis yang dapat

dibenarkan dan mengembangkan rencana perubahan untuk implementasi.

Kasus bisnis yang dibuat dengan baik akan membantu memastikan bahwa

keuntungan proyek teridentifikasi, dan diawasi secara terus menerus.

Tahap 5 - Execute Plan

Tahap 5 mengubah solusi yang disarankan menjadi kegiatan hari per

hari dan menetapkan perhitungan dan sistem pemantauan untuk memastikan

kesesuaian dengan bisnis tercapai dan kinerja dapat diukur. Kesuksesan

membutuhkan pendekatan, kesadaran dan komunikasi, pengertian dan

komitmen dari manajemen tingkat tinggi dan kepemilikan dari pemilik

proses TI dan bisnis yang terpengaruh.

6. Tahap 6 - Realede Benefits

Tahap 6 berfokus dalam transisi berkelanjutan dari pengelolaan dan

praktik manajemen yang telah ditingkatkan ke operasi bisnis normal dan

pemantauan pencapaian dari peningkatan menggunakan metrik kinerja dan

keuntungan yang diharapkan.

Tahap 7 - Review Effectiveness

Tahap 7 mengevaluasi kesuksesan dari inisiatif secara umum,

mengidentifikasi kebutuhan tata kelola atau manajemen lebih jauh, dan

meningkatkan kebutuhan akan peningkatan secara terus-menerus. Tahap ini

48

juga memprioritaskan kesempatan lebih banyak untuk meningkatkan GEIT

(Governance of Enterprise IT).

2.5.6 Process Assessment Model

Menurut ISACA, Process Assessment Model (PAM) merupakan

sebuah model yang compatible untuk tujuan penilaian kemampuan proses,

berdasarkan satu atau lebih dari model referensi (ISACA, 2012). Model ini

merupakan dasar untuk penilaian kemampuan proses TI suatu perusahaan

pada COBIT 5 dan program pelatihan dan sertifikasi bagi para penilai.

Proses penilaian ini dibuktikan dengan mengaktifkan proses penilaian yang

dapat diandalkan, konsisten dan berulang di bidang tata kelola dan

manajemen TI.

Model penilaian memungkinkan penilaian oleh perusahaan untuk

mendukung perbaikan proses. Penilai dapat memisahkan bagian-bagian

untuk memilih proses yang akan dinilai. Pemetaan ini meliputi:

a. Menghubungkan tujuan perusahaan dengan tujuan TI perusahaan.

b. Menghubungkan tujuan TI perusahaan dengan tujuan proses TI.

c. Sebuah framework untuk memilih bidang area

COBIT 5 PAM yang mendukung kinerja penilaian dengan

memberikan indikator untuk bimbingan pada interpretasi dari tujuan proses

perusahaan. COBIT 5 PAM terdiri dari satu set indikator kinerja proses dan

kemampuan proses. Indikator-indikator yang digunakan sebagai dasar untuk

mengumpulkan bukti objektif yang memungkinkan penilai untuk

menetapkan peringkat (ISACA, 2012).

49

Assessment Process Activities (Aktivitas Proses Penilaian)

merupakan tahapan-tahapan aktifitas dalam melakukan proses penilaian

capability level untuk perusahaan (ISACA, 2012):

Gambar 2.8 Assessment Process Activities (ISACA, 2012)

1. Initiation, merupakan tahapan pertama Assesment Process Activities

yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5. Tahap ini

bertujuan untuk menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa

informasi yang dapat dikumpulkan.

2. Planning the Assessment, pada tahap ini dilakukan kegiatan

perencanaan penilaian yang bertujuan untuk mendapatkan hasil

evaluasi penilaian capability level. Dalam tahap ini pula memetakan

50

RACI Chart COBIT 5 dengan pemangku jawaban di Subdit SISDA

yang sesuai dengan kebutuhan aktivitas penelitian yang akan

dilakukan.

3. Briefing, tahap ketiga adalah memberikan pengarahan kepada

responden kuesioner capability level. Pengarahan yang diberikan

adalah mengenai cara pengisian kuesioner, waktu pengisian serta

waktu pengumpulan kuesioner kepada peneliti.

4. Data Collection, pada tahap data collection dilakukan pengumpulan

data dari hasil temuan yang terdapat pada Subdit SISDA. Tahap ini

bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada

aktivitas masing-masing proses yang telah dilakukan.

5. Data Validation, tahap kelima adalah melakukan validasi data yang

bertujuan untuk mengetahui hasil perhitungan kuesioner dan

mendapatkan hasil penilaian capability level.

6. Process Attribute Level, pada tahap ini terdapat proses pemberian

level pada atribut yang ada pada tiap indikator. Tahap ini bertujuan

untuk menunjukkan hasil capability level dari hasil perhitungan

kuesioner pada tahap sebelumnya.

7. Reporting the Result, pada tahap ketujuh ini dilakukan kegiatan

pelaporan hasil evaluasi yang bertujuan memberikan rekomendasi

perbaikan proses yang telah dinilai pada Subdit SISDA.

51

2.5.7 Process Capability Model Indicator COBIT 5

Menurut ISACA, indikator kapabilitas proses adalah kemampuan

proses dalam meraih tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses.

Bukti atas indikator kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas

pencapaian atribut proses (ISACA, 2012).

Dimensi kapabilitas dalam model penilaian proses mencakup enam

tingkat kapabilitas. Di dalam enam tingkat tersebut terdapat indikator atribut

proses.

Tingkat 0 tidak memiliki indikator apapun, karena tingkat 0

menyatakan proses yang belum diimplementasikan atau proses yang gagal,

meskipun sebagian, untuk mencapai hasil akhirnya. Kegiatan penilaian

membedakan antara penilaian untuk level 1 dengan level yang lebih tinggi.

Hal ini dilakukan karena level 1 menentukan apakah suatu proses mencapai

tujuannya, dan oleh karena itu sangat penting untuk dicapai, dan juga

menjadi pondasi dalam meraih level yang lebih tinggi.

Lalu untuk penilaian capability level (tingkat kemampuan) terbagi

menjadi beberapa tingkatan yaitu Level 0-Incomplete Process, Level 1 -

Performed Process, Level 2 - Managed Process, Level 3 - Established

Process, Level 4 - Predictable process, Level 5 - Optimising Process

(ISACA, 2012).

52

Gambar 2.9 COBIT 5 Process Capability Model (ISACA, 2012)

Berikut penjelasan Capability Level beserta pencapaian Process

Attribute:

1. Level 0 - Incomplete Process

Pada level ini proses tidak dilaksanakan atau gagal untuk

mencapai tujuan prosesnya. Pada level ini, ada sedikit atau tidak ada

bukti dari setiap pencapaian yang sistematis dari tujuan proses.

2. Level 1 - Performed Process

Pada level ini menentukan apakah suatu proses mencapai

tujuannya. Ketentuan atribut proses pada level 1 adalah sebagai

berikut:

53

a. PA 1.1 Performance Process

Pengukuran sejauh mana tujuan proses tercapai.

Keberhasilan penuh atribut ini mengakibatkan proses

mencapai hasil yang ditentukan. Seperti pada tabel berikut

ini:

Tabel 2.2 Process Performance (ISACA, 2012)

PA 1.1 Process Performance

Hasil atas pencapaian penuh

atribut Praktik Umum (GPs)

Hasil Kerja Umum

(GWPs)

Proses meraih tujuan yang

sudah ditentukan

GP 1.1.1 Meraih Hasil Proses.

Ada bukti bahwa praktir-

praktik dasar dilakukan.

Hasil kerja telah dibuat

sehingga menyediakan

bukti atas hasil proses.

3. Level 2 – Manage Process

Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup

perencanaan, monitor, dan penyesuaian. Work products-nya

dijalankan, dikontrol dan dikelola dengan tepat. Ketentuan atribut

proses pada level 2 adalah sebagai berikut:

a. PA 2.1 Performance Management

Mengukur sampai mana performa proses di kelola. Sebagai

hasil pencapaian penuh atribut ini, ditujukan dalam tabel

berikut ini.

54

Tabel 2.3 Performance Management (ISACA, 2012)

PA 2.1 Performance Management

Hasil atas pencapaian

penuh atribut Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum (GWPs)

a. Objektif performa dari

proses teridentifikasi

GP 2.1.1 Identifikasikan

objektif performa dari proses.

Objektif performa,

digabungkan dengan asumsi

dan batasan, diidentifikasikan

dan dikomunikasikan

GPW 1.0 Dokumentasi

proses harus menguraikan

lingkup proses.

GWP 2.0 Rencana Proses

harus menyediakan detil-detik

dari objektif performa proses.

b. Performa dari proses

direncanakan dan

dimonitor

GP 2.1.2 Merencanakan dan

memonitor performa dari

proses untuk memenuhi

objektif yang telah ditentukan.

Dasar mengukur perfotma

proses yang berhubungan

dengan objektif bisnis

ditetapkan dan dimonitor.

Termasuk didalam dasar

tersebut adalah key

milestones, aktivitas-aktivitas

yang diperlukan, estimasi dan

jadwal.


harus menggambarkan secara

detil objektif performa proses.

GWP 9.0 Performa Proses

catatannya harus

menggambarkan hasil yang

detil.

Catatan: Pada level ini, setiap

catatan performa proses dapat

berbentuk report, daftar

masalah, dan catatan informal

c. Performa dari proses

disesuaikan untuk

memenuhi perencanaan

GP 2.1.3 Menyesuaikan

performa dari proses.

Mengambil tindakan ketika

performa yang direncanakan

tidak tercapai. Tindakan

meliputi identifikasi dari

masalah performa dan

penyesuaian rencana dan

jadwal yang lebih sesuai

GWP 4.0 Catatan Kualitas

harus menyediakan detil dari

tindakan yang dilakukan

ketika performa tidak

mencapai target.

d. Tanggung jawab dan

otoritas dari melakukan

proses didefinisikan,

ditugaskan dan

dikomunikasikan.

GP 2.1.4 Mendefinisikan

tanggung jawab dan otoritas

dalam melakukan proses.

Tanggung jawab kunci dan

otoritas dalam menjalankan

aktivitas kunci dari proses

didefinisikan, ditugaskan dan

dikomunikasikan.

Pengalaman yang dibutuhkan,

pengetahuan dan keahlian

ditetapkan.

GWP 1.0 Dokumentasi

Process harus menyediakan

detil dari pemilik proses dan

siapa saja yang terlibat,

bertanggung jawab,

Dikonsultasikan dan / atau

diinformasikan (RACI).


harus meliputi detil dari

process communication plan

demikian juga pengalaman

dan keahlian yang dibutuhkan

dari menjalankan proses.

55

PA 2.1 Performance Management



e. Sumber daya dan

informasi yang dibutuhkan

untuk menjalankan proses

diidentifikasi, disediakan,

dialokasikan dan

digunakan.

GP 2.1.5 Identifikasi dan

menyediakan sumber daya

untuk melakukan proses

sesuai dengan rencana.

Sumber daya dan informasi

yang dibutuhkan untuk

menjalankan aktivitas kunci

dari proses diidentifikasi,

disediakan, dialokasi dan

digunakan.



proses perencanaan pelatihan

dan proses perencanaan

sumber daya.

f. Antarmuka antara pihak

yang terlibat dikelola

untuk memastikan

komunikasi efektif dan

tugas yang jelas antar

pihak yang terlibat.

GP 2.1.6 Mengelola

antarmuka antara pihak yang

terlibat. Individu dan grup

yang terlibat dengan proses

diidentifikasi, tanggung jawab

didefininisikan dan

mekanisme komunikasi yang

efektif diterapkan.

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus menyediakan

detil dari individu fan grup

yang terlibat (supplier,

customer dan RACI)

GWP 2.0 Rencana proses


process communication plan

b. PA 2.2 Work Product Management

Mengukur sejauh mana hasil kerja yang dihasilkan oleh

proses dikelola. Hasil kerja yang dimaksud dalam hal ini

adalah hasil dari proses. Sebagai hasil pencapaian penuh

atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

56

Tabel 2.4 Work Product Management (ISACA, 2012)

PA 2.2 Work Product Management


atribut Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum (GWPs)

a. Kebutuhan akan hasil kerja

proses ditetapkan.

GP 2.2.1 Menetapkan

kebutuhan untuk kerja,

meliputi struktur isi dan

kriteria kualitas.

GWP 3.0 Rencana kualitas


kriteria kualitas dan isi dari

hasil kerja.

b. Kebutuhan untuk

dokumentasi dan kontrol

dari hasil kerja ditetapkan

GP 2.2.2 Menetapkan

kebutuhan dari

dokumentasi dan kontrol

dari hasil kerja. Ini harus

meliputi identifikasi dari

ketergantungan, persetujuan

dan kemudahan dalam

melacak kebutuhan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus menyediakan

detil dari kontrol (matrix

kontrol)

GWP 3.0 Rencana kualitas


hasil kerja, kriteria kualitas,

dokumentasi yang dibutuhkan

dan kontrol perubahan.

c. Hasil kerja diidentifikasi

dengan baik,

didokumentasikan dan

dikontrol

GP 2.2.3 Identifikasi,

dokumentasi, dan kontrol

hasil kerja. Hasil kerja adalah

subjek dari kontrol perubahan,

begitu jugas dengan

perubahan versi dan

managemen konfigurasi.

GWP 3.0 Recana Kualitas


hasil kerja, kriteria kualitas,

kebutuhan dokumentasi dan

control perubahan.

d. Hasil kerja di ulas kembali

sesuai dengan rencana

pengaturan dan

disesuaikan sesuai

kebutuhan untuk mencapai

kebutuhan.

GP 2.2.4 Ulas kembali dan

menyesuaikan hasil kerja

untuk memenuhi kebutuhan

yang telah didefinisikan. Hasil

kerja adalah subjek terdapat

pengulasan kembali terhadap

kebutuhan yang disesuaikan

dengan pengaturan yang

direncanakan dan isu-isu lain

yang muncul diselesaikan

GWP 4.0 Catatan Kualitas

harus menyediakan jejak audit

dari pengulasan kembali yang

telah dilakukan.

4. Level 3 – Established Process

Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasi

menggunakan proses yang telah didefinisikan yang mampu untuk

mencapai hasil dari proses. Ketentuan atribut proses pada level 3

adalah sebagai berikut:

57

a. Process Activity 3.1 Process Definition

Mengukur sejauh mana proses standar dipertahankan untuk

mendukung penyebaran proses ditentukan. Berikut hasil dari

pencapaian yang baik pada atribut ini:

Tabel 2.5 Process Definition (ISACA, 2012)

PA 3.1 Process Definition



a. Proses standard, meliputi

panduan dasar yang layak,

dedifinisikan sehingga

mendeskripsikan elemen

fundamental yang harus

ada dalam proses yang

didefinisi

GP 3.1.1 Mendefinisikan

standard dari proses yang

mendukung pengerjaan dari

proses yang telah

didefinisikan. Sebuah proses

standard didefinisikan yang

mengidentifikasi elemen

proses fundamental dan

menyediakan panduan dan

prosedur untuk mendukung

implementasi dan panduan

tentang bagaimana standard

tersebut dapat diubah saat

dibutuhkan

GWP 5.0 Kebijakan dan

standard harus menyediakan

detil dari objektif organisasi

untuk proses, standard

minimum dari performa,

prosedur standard, dan

pelaporan dan kebutuhan

monitoring. Bukti yang

diperlukan pada level ini

bukan hanya pada adanya

kebijakan dan standard tapi

juga dengan diterapkannya

kebijakan dan standard

tersebut.

b. Urutan dan interaksi dari

proses standard dengan

proses lainnya ditetapkan

GP 3.1.2 Menetapkan

urutan dan interaksi antar

proses sehingga dapat bekerja

sebagai sistem yang

terintegrasi dalam proses.

Urutan standard proses dan

interaksi dengan proses lain

ditentukan dan dikelola ketika

sebuah proses

diimplementasikan pada

bagian lain dalam organisasi.



proses pemetaaan dengan detil

dari proses standard dengan

urutan yang diharapkan dan

interaksinya. Bukti yang






tersebut.

c. Kompetensi yang

dibutuhkan dan peran


diidentifikasi sebagai

bagian dari proses

standard

GP 3.1.3 Mengidentifikasi

peran dan kompetensi dari

menjalankan proses standard



detil dan kompetensi dari

proses yang dilakukan. Bukti

yang diperlukan pada level ini





tersebut

58

PA 3.1 Process Definition



d. Infrastruktur yang

diperlukan dan lingkungan

kerja yang dibutuhkan


diidentifikasi sebagai

bagian

GP 3.1.4 Identifikasi

infrastruktur yang

dibutuhkan dan lingkungan

kerja untuk melakukan proses

standard. Infrastruktur

(fasilitas, alat, metode, dll)

dan lingkungan kerja untuk

melakukan proses standard

diidentifikasi.


standard harus

mengidentifikasi kebutuhan

minimum dari infrastruktur

dan lingkungan kerja untuk

melakukan proses. Bukti yang






tersebut

e. Metode yang sesuai untuk

monitoring kefektifan dan

kesesuaian dari proses

ditetapkan

GP 3.1.5 Menetapkan

metode yang sesuai untuk

memonitor kefektifan dan

kesesuaian dengan proses

standard, meliputi pemastian

terhadap kriteria yang layak

dan data yang dibutuhkan

untuk memonitor kefektifan

dan kesesuaian dari proses

didefinisikan, dan menetapkan

kebutuhan untuk melakukan

audit internal dan ulas kembali

managemen.



detil dari objektif organisasi

terhadap proses, standard

minimum performa proses,

prosedur standard, dan

pelaporan serta kebutuhan

monitoring. Bukti yang






tersebut.

GWP 4.0 Catatan kualitas

dan GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan bukti dari ulas

kembali yang telah dilakukan

b. Process Activity 3.2 Process Deployment

Mengukur sejauh mana proses standard secara efektif telah

dijalankan seperti proses yang telah didefinisikan untuk

mencapai hasil dari proses. Sebagai hasil pencapaian penuh

atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut ini.

59

Tabel 2.6 Process Deployment (ISACA, 2012)

PA 3.2 Process Deployment



a. Sebuah proses yang telah

didefinisikan dijalankan

berdasarkan standard

proses yang telah

ditentukan

GP 3.2.1 Menjalankan

sebuah proses yang telah

didefinisikan yang

memuaskan konteks

Ketika proses yang sama

digunakan pada area yang

berbeda pada organisasi,

proses tersebut dilakukan

berdasarkan proses standard,

diatur selayak mungkin,

dengan konformasi pada

kebutuhan yang telah

didefinisikan pada proses yang

telah diverifikasi.


standard harus

mendefinisikan standard

yang harus diikuti oleh

seluruh impelementasi dari

proses. Bukti yang diperlukan

pada level ini bukan hanya

pada adanya kebijakan dan

standard tapi juga dengan

diterapkannya kebijakan dan

standard tersebut.

b. Peran yang dibutuhkan,

tanggung jawab dan

otoritas yang dibutuhkan


yang telah didefinisikan

ditugaskan dan

dikomunikasikan.

GP 3.2.2 Menugaskan dan

mengkomunikasikan peran,

tanggung jawab dan otoritas


yang telah didefinisikan.

Ketika prosess yang sama

digunakan pada area yang

berbeda dalam organisasi,

Otoritas dan peran untuk

melakukan aktivitas dari

proses telah ditugaskan dan

dikomunikasikan.



detil, tanggung jawab dan

otoritas untuk melakukan

aktivitas dari proses. Bukti

yang diperlukan pada level ini





tersebut.

c. Personil yang melakukan

proses yang didefinisikan

kompeten dalam basis

edukasi yang sesuai,

pelatihan dan pengalaman

GP 3.2.3 Memastikan

kompetensi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan performa dari

proses yang didefinisikan.


digunakan dalam area yang

berbeda pada organisasi,

kompetensi yang layak untuk

personil yang ditugaskan

diidentifikasikan dan pelatihan

yang sesuai disediakan untuk

menjalankan proses yang

disediakan, dialokasikan dan

digunakan.

GWP 1.0

Dokumentasi proses harus

menyediakan detil dari

kompetensi dan pelatihan

yang dibutuhkan



process communication plan,

rencana pelatihan dan rencana

sumber daya untuk setiap

instansi dari proses.

60

PA 3.2 Process Deployment



d. Sumber daya yang

dibutuhkan dan informasi

yang diperlukan untuk

melakukan proses yang

didefinisikan disediakan,

dialokasikan dan

digunakan.

GP 3.2.4 Menyediakan

sumber daya dan informasi

untuk mendukung performa

dari proses yang didefinisikan.


digunakan dalam area yang

berbeda dalam organisasi,

kebutuhan sumber daya

manusia dan informasi untuk

melakukan proses disediakan,

dialokasikan dan digunakan.

GP 2.0 Rencana proses


rencana sumber daya untuk

setiap instansi dari proses

e. Infrastruktur dan

lingkungan kerja untuk

melakukan proses yang

didefinisikan disediakan,

dikelola, dan diperlihara.

GP 3.2.5 Menyediakan

proses infrastruktur yang

layak untuk mendukung

performa dari proses yang

didefinisikan. Ketika proses

yang sama digunakan dalam

area yang berbeda dalam

organisasi, dukungan

organisasi yang dibutuhkan,

infrastruktur, dan lingkungan

kerja disediakan, dialokasikan

dan digunakan.



proses infrastruktur dan

lingkungan kerja dari setiap

instansi dari proses.

f. Data yang layak

dikumpulkan dan

dianalisis sebagai dasar

untuk mengerti tingkah

laku dari proses, untuk

mendemonstrasikan

kecocokan dan kefektifan,

dan mengevaluasi dimana

perbaikan terus-menerus

dari proses dapat

dilakukan.

GP 3.2.6 Mengumpulkan

dan menganalisis data

mengenai performa dari

proses untuk

mendemonstrasikan

kecocokan dan kefektifan.

Data yang dibutuhkan untuk

memonitor kefektifan dan

kesesuaian dari proses

diseluruh organisasi

didefinisikan, dikumpulkan

dan dianalisis sebagai dasar

dari perbaikan terus-menerus

GWP 4.0 Catatan kualitas

dan GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan bukti dari alat

ulas kembali yang dilakukan

untuk setiap instansi dari

proses.

5. Level 4 – Predictable Process

Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan

batasan-batasan agar mampu meraih harapan dari proses tersebut.

Ketentuan atribut proses pada level 4 adalah sebagai berikut:

61

a. Process Activity 4.1 Process Measurement

Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran

digunakan untuk memastikan bahwa performa proses

mendukung pencapaian tujuan proses untuk mendukung

tujuan perusahaan. Pengukuran bisa berupa pengukuran

proses ataupun pengukuran produk atau kedua-duanya.

Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan

dalam tabel berikut ini.

Tabel 2.7 Process Measurement (ISACA, 2012)

PA 4.1 Process Measurement

Hasil ata pencapaian penuh


a. Informasi yang

dibutuhkan proses untuk

mendukung tujuan bisnis

telah ditetapkan.


kebutuhan informasi, dalam

hubungannya dengan tujuan

bisnis.

Tujuan bisnis dan informasi

yang dibutuhkan pemegang

kepentingan telah ditetapkan

sebagai dasar untuk

menentukan tujuan

pengukuran performa proses.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses harus

menyediakan tujuan

peningkatan proses dan

menyarankan tindakan

peningkatan.

b. Tujuan pengukuran proses

didapatkan dari kebutuhan

informasi.

GP 4.1.2 Dapatkan tujuan

pengukuran proses dari

kebutuhan informasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses harus

menyediakan detil dari tujuan

pengukuran yang disarankan.

c. Tujuan kuantitatif untuk

performa proses dalam

mendukung tujuan

perusahaan telah

ditetapkan.

GP 4.1.3 Tetapkan tujuan

kuantitatif atas performa dari

proses, berdasarkan

kesesuaian proses dengan

tujuan perusahaan. Tujuan

pengukuran kuantitatif telah

ditetapkan dan secara eksplisit

menggambarkan tujuan

perusahaan dan telah

dipastikan realistis dan

berguna oleh manajemen dan

pelaku proses

GWP 7.0 Rencana


menyediakan detil dari ukuran

dan indikator pengukuran.

62

PA 4.1 Process Measurement



d. Pengukuran dan

frekuensinya telah

diidentifikasi dan

ditetapkan sejalan dengan

tujuan pengukuran proses

dan tujuan kuantitatif atas

performa prosesnya.


pengukuran produk dan

proses yang mendukung

pencapaian tujuan kuantitatif

atas performa proses.

Pengukuran mendetil untuk

produk dan proses telah

diidentifikasi, sekaligus

dengan frekuensi

pengumpulan data dan

pengukuran, juga mekanisme

verifikasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses

menyediakan detil dari ukuran

dan indikator pengukuran

sekaligus prosedur

pengumpulan data dan

prosedur analisa.

e. Hasil pengukuran

dikumpulkan, dianalisa

dan dilaporkan untuk

memantau seberapa jauh

tujuan kuantitatif proses

tercapai.

GP 4.1.5 Mengumpulkan

hasil pengukuran produk

dan proses dengan

melakukan proses yang telah

ditentukan. Hasil pengukuran

dikumpulkan, dianalisa, dan

dilaporkan sesuai rencana

yang telah ditetapkan.

GWP 7.0 Rencana


menyediakan detil atas

prosedur analisa yang

disarankan.

GWP 9.0 Catatan performa


detil atas pengukuran yang

telah dikumpulkan dan

dianalisa

f. Hasil pengukuran

digunakan untuk

menggambarkan performa

proses.

GP 4.1.6 Menggunakan hasil

pengukuran untuk memantau

dan memverifikasi pencapaian

atas tujuan performa proses.

Hasil pengukuran dianalisa

untuk memastikan pencapaian

terhadap tujuan performa

proses. Teknik yang sesuai

digunakan untuk memahami

performa

dan kapabilitas proses dalam

batasan yang sudah

ditentukan.




sudah dikumpulkan dan

dianalisa.

b. Process Activity 4.2 Process Control

Pengukuran tentang seberapa jauh suatu proses secara

kuantitatif bisa menghasilkan proses yang stabil, mampu, dan

bisa diprediksi dalam batasan telah ditentukan. Sebagai hasil

pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel berikut

ini.

63

Tabel 2.8 Process Control (ISACA, 2012)

PA 4.2 Process Control



a. Teknik analisa dan kontrol

telah ditentukan dan

diaplikasikan.

GP 4.2.1 Tentukan teknik

analisa dan kontrol yang

sesuai untuk mengontrol

performa proses. Metode

untuk mengukur efektivitas

kontrol telah didefinisikan dan

divalidasi.

GWP 1.0

Dokumentasi proses harus

menyediakan detil

pengontrolan (matriks

kontrol)

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses harus

ada dan menjelaskan

pendekatan pengukuran untuk

setiap proses.

b. Pengontrolan batas variasi

telah ditetapkan untuk

performa proses normal.

GP 4.2.2 Tetapkan

parameter yang cocok untuk

mengontrol performa proses.

Definisi standar atas proses

dimodifikasi untuk

memasukkan metode

pengendalian proses dan

batasan pengontrolan telah

ditetapkan.

GWP 8.0 Rencana

pengontrolan proses harus

ada dan menjelaskan batasan

pengontrolan untuk performa

normal.

c. Data pengukuran dianalisa

untuk mengetahui

penyebab khusus atas

suatu variasi.

GP 4.2.3 Analisa hasil

pengukuran proses dan

produk untuk

mengidentifikasikan variasi

dan performa proses. Hasil

pengukuran pengontrolan

proses dianalisa untuk

menentukan masalah yang

perlu diperhatikan dan

diteruskan untuk

penanggulangan.





dianalisa.

d. Tindakan koreksi diambil

untuk memecahkan

penyebab khusus variasi.

GP 4.2.4 Identifikasi dan

implementasikan tindakan

koreksi untuk mengatasi

sumber masalah. Tindakan

koreksi diambil untuk

mengatasi masalah

pengontrolan proses dan

hasilnya dipantau dan

dievaluasi.



detil atas pengukura yang


dianalisa.

e. Batasan kontrol ditetapkan

kembali (apabila

dibutuhkan) sebagai

respon terhadap tindakan

koreksi

GP 4.2.5 Tetapkan kembali

batasan kontrol setelah

tindakan koreksi. Batasan

kontrol proses dimodifikasi

sesuai kebutuhan setelah

tindakan koreksi dilakukan.

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses harus

ada dan menjelaskan batasan

kontrol untuk peforma

normal.

64

6. Level 5 – Optomising Process

Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan

untuk memenuhi tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek. Ketentuan

atribut proses pada level 5 adalah sebagai berikut:

a. Process Activity 5.1 Process Innovation

Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi

dari analisis penyebab umum dari adanya variasi di dalam

performa, dan dari investigasi pendekatan inovatif untuk

mendefinisikan dan melaksanakan proses. Sebagai hasil

pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel

diberikut ini.

Tabel 2.9 Process Innovation (ISACA, 2012)

PA 5.1 Process Innovation



a. Tujuan dari peningkatan

masing-masing proses

diidentifikasi untuk

mendukung tujuan bisnis

yang relevan.

GP 5.1.1

Mendefinisikan tujuan

peningkatan proses untuk

mendukung tujuan bisnis yang

relevan. Arahan untuk inovasi

proses telah diatur. Tujuan

peningkatan proses secara

kualitatif dan kuantitatif

didasarkan pada potensi

inovasi proses seperti visi dan

goals yang telah didefinisikan

dan didokumentasikan.

GWP 7.0 Rencana


menyediakan tujuan

peningkatan proses dan

tindakan yang dilakukan

untuk peningkatan tersebut.

b. Data yang tepat dianalisis

agar dapat

mengidentifikasi

penyebab umum dari

variasi performa proses.

GP 5.1.2 Analisis

pengukuran data proses

untuk mengidentifikasi variasi

yang nyata dan berpotensi di

dalam performa proses. Data

performa proses dianalisis

untuk mengidentifikasi variasi

di dalam performa proses

bersama dengan akar

penyebab dari masalah

performa proses secara umum.



penjelasan mengenai

kumpulan dan analisa

pengukuran.

65

PA 5.1 Process Innovation



c. Data yang tepat dianalisis

agar dapat

mengidentifikasi peluang

untuk pelaksanaan praktik

terbaik dan inovasi

GP 5.1.3 Identifikasi

peluang peningkatan proses

berdasarkan inovasi dan

praktik terbaik. Peluang

peningkatan proses

diidentifikasi berdasarkan

perbandingan dengan praktik

terbaik industri.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan penjelasan

mengenai analisis praktik

terbaik.

d. Peluang peningkatan yang

bermula dari teknologi

baru dan konsep proses

baru diidentifikasikan.

GP 5.1.4 Didasarkan pada

peluang peningkatan dari

teknologi dan konsep proses

baru. Peluang peningkatan

proses diidentifikasi

berdasarkan review dan

analisis mengenai inovasi

teknologi dan konsep proses,

yang dilanjutkan pada

perubahan lingkungan bisnis

termasuk munculnya risiko

bisnis.

GWP 6.0 Rencana



mengenai analisis peluang

peningkatan teknologi.

e. Strategi implementasi

dibuat untuk mencapai

tujuan dari peningkatan

proses.

GP 5.1.5 Definisikan strategi

implementasi berdasarkan

visi dan tujuan peningkatan

jangka panjang. Strategi

peningkatan proses

didefinisikan dan divalidasi

berdasarkan goal dan objektif

dari peningkatan. Komitmen

untuk meningkatkan

didemokan oleh manager dan

pemilik proses.

GWP 6.0 Rencana



mengenai strategi

implementasi untuk

peningkatan proses.

b. Process Activity 5.2 Process Optimisation

Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen, dan

performa proses agar memiliki hasil yang berdampak secara

efektif untuk mencapai tujuan dari proses peningkatan.

Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan

dalam tabel berikut ini.

66

Tabel 2.10 Process Optimisation (ISACA, 2012)

PA 5.2 Process Optimisation



a. Dampak dari perubahan

yang telah dilakukan di

nilai kesesuaiannya

dengan tujuan dari proses

yang telah didefinisikan

dan proses standar

GP 5.2.1 Menilai dampak

dari masing- masing

perubahan yang telah

dilakukan apakah telah sesuai

dengan tujuan dari proses

standard dan proses yang

telah didefinisikan. Dampak

dari perubahan yang telah

dilakukan dinilai

kesesuaiannya agar dapat

menentukan dampak dari

kualitas produk dan performa

proses apakah telah sesuai

dengan proses lain yang

berhubungan.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai pendekatan kualitas

proyek peningkatan proses

b. Implementasi dari


disetujui dikelola untuk

memastikan bahwa

perbedaan- perbedaan

performa proses

dimengerti dan dilakukan

setelahnya.

GP 5.2.2 Mengelola

implementasi dari


disetujui untuk memilih area

dari proses standar dan proses

yang telah didefinisi sesuai

dengan strategi implementasi.

Implementasi dari perubahan

yang telah disetujui dikelola

sesuai dengan manajemen

perubahan dan proses

pendukung perubahan

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai strategi

implementasi peningkatan

proses dan perubahan yang

terdiri dari:

- GWP 1.0 Dokumentasi

proses

- GWP 3.0 Rencana

kualitas

- GWP 5.0 Kebijakan dan

standar

c. Berdasarkan performa saat

ini, keefektivitasan

perubahan proses

dievaluasi berdasarkan

persyaratan produk dan

tujuan proses untuk

menentukan hasil

memiliki penyebab umum

atau khusus.

GP 5.2.3 Berdasarkan

performa saat ini, evaluasi

keefektivitasan perubahan

proses sesuai dengan

performa proses, tujuan

kapabilitas, dan tujuan bisnis.

Keefektifitasan perubahan

membuat proses tersebut perlu

diukur, dievaluasi, dan

dilaporkan setelah

implementasi.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai pendekatan kualitas

proyek peningkatan proses.

2.5.8 RACI Chart

Menurut ITGI (2007), dalam memahami aturan dan bertanggung

jawab untuk setiap proses adalah kunci dari efektifitas pengendalian.

COBIT 5.0 menyediakan sebuah RACI Chart yaitu sebuah matrik dari

67

semua aktivitas atau wewenang dalam mengambil keputusan yang dilakuka

dalam sebuah organisasi terhadap semua orang atau peran untuk setiap

proses.

1. Responsible

Tanggung jawab (responsible) menjelaskan tentang siapa yang

mendapatkan tugas yang harus dilakukan. Hal ini merujuk pada

peran utama atau penanggung jawab pada kegiatan operasional,

memenuhi kebutuhan dan menciptakan hasil yang diinginkan dari

organisasi.

2. Accountable

Akuntabel (accountable) menjelaskan tentang siapa yang

bertanggung jawab atas keberhasilan tugas. Hal ini merujuk padda

pertanggung jawaban secara keseluruhan atas tugas yang telah

dilakukan.

3. Consulted

Konsultasi (consulted) menjelaskan tentang siapa yang memberikan

masukan. Hal ini merujuk pada peran yang bertanggung jawab untuk

memperoleh informasi dari unit lain atau mitra eksternal. Masukan

harus dipertimbangkan dan pengambilan tindakan yang tepat.

4. Informed

Informasi (informed) menjelaskan tentang siapa yang menerima

informasi. Hal ini merujuk pada peran yang bertanggung jawab

68

untuk menerima informasi yang tepat untuk mengawasi setiap tugas

yang dilakukan.

Berikut ini merupakan diagram RACI berdasarkan framework

COBIT untuk EDM04 (Ensure Optimisation Resource) dan BAI04

(Manage Availablity and Capacity):

Tabel 2.11 RACI Chart EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

Tabel 2.12 RACI Chart BAI04 (Manage Availablity and Capacity)

69

Dibawah ini terdapat tabel yang berisi penjelasan mengenai pihak-

pihak yang terlibat dalam struktur COBIT 5, yaitu:

Tabel 2.13 Definisi Pihak RACI

No Nama Jabatan Deskripsi

1 Board

Kelompok eksekutif paling senior dan/atau direktur non-eksekutif dari

organisasi yang bertanggung jawab untuk tata kelola organisasi dan

memiliki kontrol keseluruhan sumber daya.

2 Chief Executive

Officer

Orang yang memiliki kedudukan tinggi yang bertanggung jawab dari

manajemen keseluruhan organisasi.

3 Chief Financial

Officer

Seseorang yang memiliki jabatan senior pada organisasi yang

bertanggung jawab untuk semua aspek manajemen keuangan, termasuk

resiko dan kontrol keuangan dan rekening terpercaya dan akurat.

4 Chief Operating

Officer


bertanggung jawab untuk operasi organisasi.

5 Chief Risk Officer


bertanggung jawab untuk semua aspek manajemen resiko di seluruh

organisasi. Bertugas mengawasi resiko yang berhubungan dengan TI.

6 Chief Information

Officer

Pejabat senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk

menyelaraskan TI dan strategi bisnis dan akuntabel untuk perencanaan,

sumber daya dan mengelola layanan informasi dan solusi untuk

mendukung tujuan TI organisasi.

7 Chief Information

Security Officer

Pejabat senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk keamanan

informasi organisasi dalam segala bentuknya.

8 Business Executive Sebuah manajemen individu senior yang bertanggung jawab untuk

operasi unit bisnis tertentu atau anak organisasi.

9 Business Process

Owner

Seseorang yang bertanggung jawab pada proses kinerja untuk

mewujudkan tujuannya, mendorong perbaikan proses dan menyetujui

perubahan proses

10

Strategy (IT

Executive)

Committee

Sekelompok eksekutif senior yang ditujukan oleh dewan untuk

memastikan bahwa dewan terlibat dalam pengambilan keputusan yang

berkaitan dengan TI. Komite ini bertanggung jawab untuk mengelola

portfolio investasi IT-enabled, layanan TI dan asset TI.

11

(Project and

Programme)

Steering

Committee

Sekelompok pemangku kepentingan dan ahli yang bertanggung jawab

untuk bimbingan program dan proyek, termasuk pengelolaan dan

pemantauan rencana, alokasi sumber daya dan manajemen program dan

risiko proyek.

12 Architecture

Board

Sekelompok pemangku kepentingan dan ahli yang bertanggung jawab

pada organisasi terkait arsitektur dan keputusan untuk menetapkan

kebijakan dan standar arsitektur.

13 Enterprise Risk

Commitee

Kelompok eksekutif dari organisasi yang bertanggung jawab untuk

kolaborasi tingkat organisasi untuk mendukung manajemen resiko

organisasi

14 Head of Human

Resources

Pejabat senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk

perencanaan dan kebijakan terhadap semua sumber daya manusia di

organisasi.

15 Compliance Seseorang yang bertanggung jawab untuk bimbingan pada hukum,

peraturan dan kepatuhan terhadap kontrak.

16 Audit Seseorang yang bertanggung jawab atas penyediaan audit internal.

17 Head of

Architecture

Seorang individu senior yang mengelola proses arsitektur enterprise.

70

No Nama Jabatan Deskripsi

18 Head of

Development

Seorang individu senior yang bertanggung jawab terkait proses TI, proses

pembangunan solusi.

19 Head of IT

Operation

Seorang individu senior yang bertanggung jawab atas lingkungan dan

infrastruktur operasional TI.

20 Head of IT

Administration

Seorang individu senior yang bertanggung jawab terkait TI, catatan dan

bertanggung jawab untuk mendukung TI terkait masalah administrative

21

Programme and

Project

Management

Office

Seseorang yang bertanggung jawab untuk mendukung program dan

proyek manajer, mengumpulkan, menilai dan melaporkan informasi

tentang pelaksanaan program dan proyek konstituen.

22

Value

Management

Office

Seseorang yang bertindak sebagai secretariat untuk mengelola portfolio

investasi dan layanan, termasuk menilai dan memberi nasihat tentang

peluang investasi, manajemen control dan menciptakan nilai dari

investasi dan jasa.

23 Service Manager Seorang individu yang mengelola pengembangan, implementasi, evaluasi

dan pengelolaan berkelanjutan baru dan yang sudah ada.

24 Information

Security Manager

Seorang individu yang mengelola, desain, mengawasi dan/atau menilai

keamanan informasi suatu organisasi

25

Business

Continuity

Manager

Seseorang individu yang mengelola, merancang, mengawasi dan/atau

menilai kemampuan kelangsungan usaha suatu organisasi, untuk

memastikan bahwa fungsi organisasi tetap beroperasi pada saat kritis

26 Privacy Officer

Seseorang yang bertanggung jawab untuk mematau risiko dan dampak

bisnis undang-undang privasi dan untuk membimbing dan koordinasi

pelaksanaan kebijakan dan kegiatan yang akan memastikan bahwa arahan

privasi terpenuhi. Privacy Officer juga disebut sebagai petugas

perlindungan data.

Menurut Siregar (2016), kegunaan RACI chart untuk organisasi

yang dikelola adalah:

1. Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada

karyawan atau departemen tertentu.

2. Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan.

3. Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan

tanggung jawab.

4. Menentukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung

jawab proyek.

5. Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan

efisiensi kerja yang lebih baik.

71

6. Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi.

2.6 Fokus Area Tata Kelola Teknologi Informasi

Dalam proses pemilihan domain diperlukan proses identifikasi masalah

sehingga penentuan domain lebih tepat sasaran (Fitroh, Siregar, & Rustamaji,

2017). Domain proses yang dipilih untuk dilakukan evaluasi berdasarkan

kebutuhan dan di dukung oleh kerangka kerja COBIT 5. Fakta yang ditemukan pada

Subdit SISDA, Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat yaitu:

a. Perilaku dan budaya kerja SDM pada Ditjen SDA yang kurang optimal

dalam penggunaan TI, sehingga keberadaan TI yang tersedia tidak mencapai

Value of Bussiness dibuatnya TI. Sehingga diperlukannya pengoptimalan

ketangkasan sumberdaya dalam lingkungan TI yang tersedia.

b. Kurangnya ketersedian informasi pada beberapa Aplikasi SISDA yang

mengakibatkan sulitnya pegawai pada lingkup Ditjen SDA untuk mengolah

data-data terkait hingga kemudian berdampak pada lamanya para top level

management mendapatkan informasi sebagai dasar untuk pengambilan

keputusan. Sehingga diperlukannya pengelolaan performa TI yang baik

untuk menghasilkan informasi yang baik juga.

Bedasarkan fakta tersebut, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan

pemetaan enterprise goals yang memiliki keselarasan dengan yang dibutuhkan oleh

Subdit SISDA, sebagai berikut:

72

Gambar 2.10 Pemetaan Stakeholder Needs ke Enterprise Goals

Berdasarkan hasil pemetaan tersebut, serta melihat fakta yang ditemukan

pada instansi, maka enterprise goals yang selaras dan dipilih dalam penelitian ini

adalah nomor enam belas (16) Skilled and motivated people dan nomor sembilan

(9) Information-based strategic decision making. Tahapan yang dilakukan

selanjutnya adalah melakukan pemetaan terhadap IT-related goals, sebagai berikut:

73

Gambar 2.11 Pemetaan Enterprise Goal ke IT-related Goal

Keterangan :

P = Primary, memiliki hubungan penting dan merupakan dukungan utama untuk

pencapaian tujuan yang berhubungan dengan TI.

74

S = Secondary: masih memiliki hubungan yang kuat, namun kurang penting dan

merupakan dukungan sekunder untuk pencapaian tujuan yang berhubungan dengan

TI.

Berdasarkan hasil pemetaan tersebut, sesuai dengan diskusi dan fokus

evaluasi yang akan dilakukan pada Subdit SISDA, maka IT Related goals yang

selaras dan dipilih dalam penelitian adalah nomor empat belas (14) Availability of

reliable and useful information for decision making dan nomor enam belas (16)

Competent and motivated business and IT personnel.

Tahapan selanjutnya adalah melakukan pemetaan terhadap Enabler Goals

sebagai berikut:

75

Gambar 2.12 Pemetaan Pemilihan Proses

76

Setelah melihat fakta yang ditemukan pada Subdit SISDA dan melakukan

kuesioner (prapenelitian) pada Subdit SISDA, peneliti dan pihak Subdit SISDA

menentukan proses domain yang selaras dan dipilih untuk dikaji lebih lanjut dalam

penelitian ini adalah EDM04 (Ensure Resource Optimisation) dan BAI04 (Manage


2.6.1 EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM04 adalah

memastikan kemampuan IT yang memadai (karyawan, proses, dan

teknologi) untuk mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya

yang optimal.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan sumber daya yang

dibutuhkan perusahaan terpenuhi secara optimal, biaya IT ditekan secara

optimal, dan juga memastikan kemungkinan bertambahnya keuntungan dan

kesediaan untuk perubahan di masa depan.

2.6.2 BAI04 (Manage Availability and Capacity)

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI04 adalah

menyeimbangkan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi

ketersediaan, kinerja dan kapasitas dengan penyedia layanan dengan biaya

efektif. Termasuk penilaian kemampuan saat ini, peramalan kebutuhan

masa mendatang berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak bisnis dan

penilaian risiko untuk merencanakan dan melaksanakan tindakan dalam

memenuhi persyaratan yang teridentifikasi.

77

Tujuan dari proses ini adalah menjaga ketersediaan layanan,

manajemen sumber daya yang efisien dan mengoptimal kinerja sistem

melalui prediksi kinerja masa depan dan kebutuhan kapasitas.

2.6.3 Identifikasi Kebutuhan Dokumen

Dalam melakukan proses evaluasi pada Subdit Sistem Informasi dan

Data, maka diperlukan identikasi kebutuhan dokumen yang perlu disiapkan

instansi untuk mendukung pelaksanaan evaluasi ini.

a. EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

Dalam mencapai kapabilitas level 1, maka aktivitas yang

harus dilakukan adalah mengecek proses-proses COBIT apakah

sudah terlaksana atau belum oleh Subdit SISDA. Berikut rincian

daftar kapabilitas level 1 adalah:

1. EDM04.01 (Evaluate Rresource Management), yaitu

memeriksa dan menilai kebutuhan saat ini dan masa depan

untuk sumber daya terkait TI, opsi untuk sumber daya

(termasuk strategi sumber), dan prinsip alokasi dan

manajemen untuk memenuhi kebutuhan perusahaan secara

optimal.

Input : Gaps dan perubahan yang dibutuhkan untuk

mewujudkan kemampuan target, rencana pengembangan

keterampilan, dan keputusan hasil evaluasi pemasok.

78

Output : Prinsip panduan untuk alokasi sumber daya dan

kemampuan, arsitektur enterprise, dan rencana sumber daya

yang disetujui.

2. EDM04.02 (Direct Resource Management), yaitu

memastikan penerapan prinsip pengelolaan sumber daya

untuk memungkinkan penggunaan sumber daya TI secara

optimal selama siklus hidup ekonomi penuh mereka.

Input : -

Output : Komunikasi strategi, penugasan tanggung jawab

untuk pengelolaan, dan prinsip untuk melindungi sumber

daya.

3. EDM04.03 (Monitor Resource Management), Pantau

sasaran dan metrik utama dari proses pengelolaan sumber

daya dan buat bagaimana penyimpangan atau masalah

diidentifikasi, dilacak dan dilaporkan untuk remediasi.

Input : -

Output : Feedback mengenai alokasi dan efektivitas sumber

daya dan kemampuan, tindakan perbaikan untuk mengatasi

penyimpangan pengelolaan sumber daya

Untuk penilaian kapabilitas level 2 sampai dengan level 5,

dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk penialain sekaligus

berperan sebagai bukti pengelolaan prose yang dilaksanakan

tersebut adalah:

79

1. Dokumentasi Proses; Nama proses, pemilik proses, ruang

lingkup proses, peranan proses, peta proses, digram RACI,

matriks control internal, dan prosedur proses.

2. Rencana Proses: Tujuan performa proses, pengurusan

sumber daya proses, komunikasi proses, infrastruktur proses,

lingkungan kerja, kebutuhan kemampuan dan pengalaman,

dan kebutuhan pelatihan.

3. Rencana Kualitas: Pernyataan kebijakan kualitas dan

tujuan, isi hasil kerja, kriteria kualitas hasil kerja sebagai

dasar review dan persetujuan, dokumentasi hasil kerja, dan

pengendalian perubahan hasil kerja.

4. Catatan Kualitas: Catatan review hasil kerja terhadap

ketentuan dan tindakan yang diambil.

5. Kebijakan dan Standar: Tujuan dan tanggung jawab

proses, batas performa minimum proses, pemetaan proses

standar, termasuk urutan yang diharapkan dan interaksi antar

proses, prosedur yang terstandarisasi, peran dan kompetensi

yang dibutuhkan untuk melakukan proses, infrastruktur dan

lingkungan kerja untuk melakukan proses, ketentuan

pelaporan dan pemantauan termasuk audit.

6. Rencana Peningkatan Proses: Tujuan peningkatan proses,

analisis terhadap best practice, kesempatan pengembangan

80

teknologi, tindakan peningkatan rencana implementasi

peningkatan, dan pendekatan kualitas proyek.

7. Rencana Pengukuran Proses: Tujuan pengukuran,

indicator pengukuran yang disarankan, prosedur

pengumpulan data, dan prosedur analisis.

8. Rencana Pengendalian Proses: Teknik pengendalian

pendekatan pengukuran dan batasan performa normal.

9. Catatan Performa Proses: Catatan review terhadap


Perincian dari dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian

masing-masing level adalah sebagai berikut:

• Level 2 = 1, 2, 3, dan 4

• Level 3 = 1, 2, 4, 5, dan 9

• Level 4 = 2, 6, 7, 8 dan 9

• Level 5 = 6 dan 9

b. Manage Availability and Capacity ( BAI04 )

Dalam mencapai kapabilitas level 1, maka aktivitas yang

harus dilakukan adalah mengecek proses-proses COBIT apakah

sudah terlaksana atau belum oleh Subdit Sistem Informasi dan Data.

Berikut rincian daftar kapabilitas level 1 adalah:

81

1. BAI04.01 (Assess Current Availability), yaitu menilai

ketersediaan, kinerja dan kapasitas layanan dan sumber daya

untuk memastikan bahwa biaya sesuai dan kinerja tersedia

untuk mendukung kebutuhan bisnis. Membuat ketersediaan,

kinerja dan kapasitas dasar untuk perbandingan masa depan.

Input : Definisi kebutuhan, daftar risiko kebutuhan.

Output : Ketersediaan, kinerja dan kapasitas dasar; evaluasi

terhadap SLA.

2. BAI04.02 (Assess Business Impact), yaitu mengidentifikasi

layanan penting untuk perusahaan, layanan peta dan sumber

daya untuk proses bisnis, dan mengidentifikasi dependensi

bisnis.

Input: SLA internal dan eksternal.

Output: Skenario ketersediaan, kinerja dan kapasitas;

ketersediaan, kinerja dan kapasitas penilaian dampak bisnis.

3. BAI04.03 (Plan for New or Changed Service Requirement),

yaitu merencanakan dan memprioritaskan ketersediaan,

kinerja dan kapasitas implikasi dari perubahan kebutuhan

bisnis dan permintaan layanan.

Input : Konfirmasi penerimaan kriteria dari stakeholder,

spesifikasi desain yang disetujui, komponen dokumen solusi.

82

Output : Perbaikan yang diprioritaskan, rencana kinierja dan

kapasitas.

4. BAI04.04 (Monitor and Review Availability and Capacity),

yaitu memantau, mengukur, menganalisa, melaporkan dan

mengulas ketersediaan, kinerja dan kapasitas.

Mengidentifikasi penyimpangan dari penetapan acuan dasar.

Input: -

Output: Laporan ketersediaan dan kinerja.

5. BAI04.05 (Investigate and Address Availability,

Performance and Capacity Issues), yaitu menyampaikan

penyimpangan dengan menyelidiki dan menyelesaikan

identifikasi masalah ketersediaan, kinerja dan kapasitas.

Input: -

Output: Kesenjangan kinerja dan kapasitas, aksi perbaikan,

prosedur eskalasi darurat.

Untuk penilaian kapabilitas level 2 sampai dengan level 5,

dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk penialain sekaligus

berperan sebagai bukti pengelolaan proses yang dilaksanakan

tersebut adalah:

1. Dokumentasi Proses; Nama proses, pemilik proses, ruang

lingkup proses, peranan proses, peta proses, digram RACI,

matriks control internal, dan prosedur proses.

83

2. Rencana Proses: Tujuan performa proses, pengurusan

sumber daya proses, komunikasi proses, infrastruktur proses,

lingkungan kerja, kebutuhan kemampuan dan pengalaman,

dan kebutuhan pelatihan.

3. Rencana Kualitas: Pernyataan kebijakan kualitas dan

tujuan, isi hasil kerja, kriteria kualitas hasil kerja sebagai

dasar review dan persetujuan, dokumentasi hasil kerja, dan

pengendalian perubahan hasil kerja.

4. Catatan Kualitas: Catatan review hasil kerja terhadap


5. Kebijakan dan Standar: Tujuan dan tanggung jawab

proses, batas performa minimum proses, pemetaan proses

standar, termasuk urutan yang diharapkan dan interaksi antar

proses, prosedur yang terstandarisasi, peran dan kompetensi

yang dibutuhkan untuk melakukan proses, infrastruktur dan

lingkungan kerja untuk melakukan proses, ketentuan

pelaporan dan pemantauan termasuk audit.

6. Rencana Peningkatan Proses: Tujuan peningkatan proses,

analisis terhadap best practice, kesempatan pengembangan

teknologi, tindakan peningkatan rencana implementasi

peningkatan, dan pendekatan kualitas proyek.

84

7. Rencana Pengukuran Proses: Tujuan pengukuran,

indicator pengukuran yang disarankan, prosedur

pengumpulan data, dan prosedur analisis.

8. Rencana Pengendalian Proses: Teknik pengendalian

pendekatan pengukuran dan batasan performa normal.

9. Catatan Performa Proses: Catatan review terhadap


Perincian dari dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian

masing-masing level adalah sebagai berikut:

• Level 2 = 1, 2, 3, dan 4

• Level 3 = 1, 2, 4, 5, dan 9

• Level 4 = 2, 6, 7, 8 dan 9

• Level 5 = 6 dan 9

2.7 Optimalisasi Sumber Daya

Sumber daya adalah segala sesuatu yang merupakan aset perusahaan untuk

mencapai tujuannya. Sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat dikategorikan

atas empat tipe sumber daya seperti finansial, fisik, manusia, dan kemampuan

teknologi (Hasibuan, 2007).

Menurut Isnaini (2015), Sumber daya TI terdiri dari perangkat keras

komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas,

database, dan informasi. Perusahaan harus mengelola sumber daya tersebut untuk

mencapai hasil yang diinginkan. Sementara menurut ISACA (2012) sendiri, sumber

daya yang termaksud dalam proses EDM04 yaitu Sumber Daya Manusia, Sumber

85

Daya Proses, dan Sumber Daya Teknologi yang dimana proses EDM04 sendiri

adalah memastikan kemampuan IT yang mencukupi dan memadai (manusia, proses

dan teknologi) yang tersedia untuk mendukung tujuan perusahaan secara efektif

dengan biaya optimal.

Terdapat berbagai macam hal yang dapat mempengaruhi buruknya

pengoptimalan sumber daya seperti kurangnya keahlian SDM dalam memanfaatkan

/ menggunakan sumber daya yang tersedia. Maka dari itu perlunya di

implementasikan suatu konsep / sistem yang dapat melakukan pengelolaaan

ataupun pengoptimalan sumber daya seperti dalam penggunaan Enterprise

Resource Planning (ERP).

ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber

daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan

kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga

operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk

menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder)

atas perusahaan tersebut (Widiyanti, 2013).

Sedangkan menurut Wibisono (2008), Enterprise Resource Planning (ERP)

adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan –

kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen – departemen yang

berbeda pada suatu perusahaan. Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang

diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-

hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi

dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. ERP terdiri dari

86

bermacam – macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu

perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses distribusi.

Sedikitnya ada 3 sumber daya di dalam perusahaan yang perlu dikelola secara

benar. Inilah mengapa perangkat lunak ERP kebanyakan mempunyai 3 modul

utama sebagai berikut :

a. Financial

1) FI - Financial Accounting, digunakan sebagai parameter untuk

perhitungan keuntungan, mengukur kinerja keuangan dengan berbasis

pada data transaksi. Modul FI juga menyediakan data yang dapat

digunakan sebagai alat audit dalam laporan keuangan.

2) CO-Controlling, fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat

kegiatan pokok :

• Pengendalian investasi.

• Pengendalian kegiatan keuangan, memantau dan merencanakan

kegiatan pembayaran sesuai dengan jadwal.

• Pengendalian kegiatan pembelian, pengadaan dan penggunaan

dana dalam unit – unit kerja.

• Pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktifitas

perusahaan

3) IM - Investment Management, modul IM berkaitan dengan fungsi

modul TR, dengan modul IM lebih ditujukan untuk analisis investasi

jangka panjang dan aset tetap dari perusahaan untuk membuat

keputusan.

87

4) EC - Enterprise Controlling, modul EC adalah untuk memberikan akses

mengenai :

• Kondisi keuangan perusahaan

• Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

• Pengembangan Investasi, Pemeliharaan aset – aset yang dimiliki

• Pengembangan SDM perusahaan

• Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan

• Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur

produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5) TR – Treasury, modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara

cash management dan cash forecasting dengan aktifitas logistik dan

transaksi keuangan.

b. Distribution dan Manufacturing

1) LE - Logistics Execution, modul LE merupakan modul yang terkati

dengan modul lain, seperti modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM.

Modul ini fokus pada pengaturan logistik dari pembelian hingga

distribusi.

2) SD - Sales Distribution, modul SD ditekankan pada penggunaan

strategi penjualan yang mampu mengantisipasi perubahan pasar.

Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat

struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol

aktifitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan

88

menghasilkan keuntungan yang layak dalam periode akuntansi yang

akan datang.

3) MM - Materials Management, fungsi utama dari modul MM adalah

untuk membantu manajemen dalam aktifitas sehari-hari dalam tipe

bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi

dan pelayanan

4) PP - Production Planning, modul PP ini berfungsi dalam

merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada

proses pengiriman produk.

5) PM - Plant Maintenance, modul PM berfungsi untuk mendukung dan

mengontrol pemeliharaan peralatan, mengatur data perawatan, dan

mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktifitas

operasional yang sedang berjalan.

6) QM - Quality Management, modul QM terintegrasi dengan modul PP-

PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk

menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi

dari ISO-9000 series.

7) PS - Project System, modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung

kegiatan berikut ini:

• Perencanaan terhadap waktu dan nilai

• Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost

element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian

aktifitas dan penjadwalan

89

• Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material,

manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

• Pemantauan terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek

berjalan

• Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources, berfungsi untuk :

• Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu

terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM

perusahaan

• Melindungi data personalia dari pihak luar

• Membangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien

melalui manajemen karir

Jadi dalam melakukan pengelolaan / pengoptimalan khususnya sumberdaya

yang terkait dengan permasalahan, Subdit SISDA dapat menggunakan ERP pada

modul Human Resource untuk permasalahan Sumber Daya Manusia, pada modul

Enterprise Controlling untuk permaslahan Sumber Daya Proses, dan pada modul

Project System untuk permaslahan Sumber Daya Teknologi.

2.8 Ketersediaan Informasi

Informasi merupakan sejumlah data yang sudah diolah atau diproses melalui

prosedur pengelolaan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya sesuai

dengan kebutuhan. Jadi intinya untuk membedakan informasi dengan data adalah

jika informasi mempunyai kandungan “makna”, sedangkan data tidak. Pengertian

makna disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah

90

penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat

menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan bahkan mengambil kesimpulan

(Muljono & Wahjuni, 2011).

Berdasarkan teori dari Kuhlthau kebutuhan informasi muncul karena

adanya gap (kesenjangan informasi) antara informasi yang dimiliki oleh seseorang

dengan informasi yang seharusnya dimiliki oleh orang tersebut untuk mendukung

kegiatannya sehari-hari memunculkan kebutuhan informasi (Anri, 2013).

Menurut Damanik (2012), untuk memenuhi kebutuhan informasi

dibutuhkan adanya mekanisme akses terhadap informasi dan ketersediaan

informasi. Akses terhadap informasi membutuhkan ketersediaan infrastruktur

(telekomunikasi, listrik) dan perangkat (hardware dan software) serta penguasaan

penggunaan komputer (literasi komputer). Sedangkan menurut Cantor &

Macdonald (2009), ketersediaan informasi dapat memainkan peran khusus dalam

menangani masalah perilaku dan operasional dalam rantai pasokan.

Kemudian perlunya sebuah teknologi dalam melakukan pengelolaan

ketersediaan informasi untuk menghindari permasalahan-permasalahan terkait dari

kurangnya ketersediaan data dan informasi seperti dalam penggunaan teknologi Big

Data.

Big Data merupakan sebuah kombinasi teknologi yang dapat mengelola

data yang beragam dalam jumlah besar, dengan kecepatan yang tepat, dan pada saat

yang tepat untuk keperluan analisis dan reaksi. Penggunaan big data dalam suatu

sistem kerja akan membantu banyak aspek diataranya efisiensi data, dan

memungkinkan penyimpanan data dalam kapasitas yang besar, serta

91

memungkinkan sistem terintegrasi dengan baik. Penggunaan big data diharapkan

dapat memangkas banyak biaya dan meminimalkan pengelolaan data sehingga

kebutuhan data secara real time dapat terpenuhi (Alawiah, 2017).

Juga menurut Kementerian Informasi dan Informatika (2015) dalam Buku

Saku Big Data, ketersediaan data skala besar dan murah dewasa ini seharusnya

mendorong berbagai pihak untuk lebih mengaplikasikan Big Data analitik. Terlebih

dengan peluang dan keuntungan yang bisa didapat, penerapan Big Data sangat

potensial, khususnya di pemerintahan.

Menurut Sirait (2016), penerapan Big Data dimaksudkan untuk

menunjukkan proses evolusi yang dilakukan oleh sebuah organisasi dalam

mengintegrasikan, mengelola, dan memanfaatkan semua sumber data yang relevan

baik internal dan eksternal.

Konsep Big Data mengacu pada 3V: volume, variety, velocity, dan ada yang

menambahkan unsur V lainnya seperti veracity dan value. Volume (kapasitas data)

berkaitan dengan ukuran media penyimpanan data yang sangat besar atau mungkin

tak terbatas hingga satuan petabytes atau zettabytes; variety (keragaman data)

terkait tipe atau jenis data yang dapat diolah mulai dari data terstruktur hingga data

tidak terstruktur; sedangkan velocity (kecepatan) terkait dengan kecepatan

memroses data yang dihasilkan dari berbagai sumber, mulai dari data batch hingga

real time, sementara karakteristik veracity (kebenaran) dan value (nilai) terkait

dengan ketidakpastian data dan nilai manfaat dari informasi yang dihasilkan.

92

Dalam mengimplementasikan teknologi Big Data di suatu organisasi, ada 4

elemen penting yang menjadi tantangan, yaitu data, teknologi, proses, dan SDM

(Aryasa, 2015) :

• Data, deskripsi dasar dari data menunjuk pada benda, event, aktivitas, dan

transaksi yang terdokumentasi, terklasifikasi, dan tersimpan tetapi tidak

terorganisasi untuk dapat memberikan suatu arti yang spesifik. Data yang

telah terorganisir sehingga dapat memberikan arti dan nilai kepada

penerima, disebut informasi (Rainer & Cegielski, 2009).

• Teknologi, hal ini terkait dengan infrastruktur dan tools dalam

pengoperasian Big Data, seperti teknik komputasi dan analitik, serta media

penyimpanan (storage). Biasanya, organisasi tidak akan mengalami kendala

yang berarti dalam hal teknologi karena teknologi bisa didapatkan dengan

membeli atau kerjasama dengan pihak ketiga.

• Proses, dalam proses mengadopsi teknologi Big Data dibutuhkan perubahan

budaya organisasi. Misalnya, sebelum adanya Big Data, seorang pimpinan

dalam menjalankan organisasi, melakukan pengambilan keputusan hanya

berdasarkan ‘intuisi’ berdasarkan nilai, keyakinan atau asumsinya. Namun

setelah adanya teknologi Big Data, pimpinan mampu bertindak “data-

driven decision making” artinya mengambil keputusan berdasarkan data

yang akurat dan informasi yang relevan.

• Sumber Daya Manusia (SDM), dalam mengaplikasikan teknologi Big Data

dibutuhkan SDM dengan keahlian analitik dan kreativitas yaitu

kemampuan/keterampilan untuk menentukan metode baru yang dapat

93

dilakukan untuk mengumpulkan, menginterpretasi dan menganalisis data,

keahlian pemrograman komputer, dan ketrampilan bisnis yaitu pemahaman

tentang tujuan bisnis.

2.9 Metode Skala Pengukuran Capability Level

2.7.1 Skala Likert

Dalam penelitian ini penulis menggunakan Skala Likert sebagai

metode perhitungan pada instrumen penelitian. Skala likert merupakan

skala yang dapat dipergunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan

persepsi seseorang tentang suatu gejala atau fenomena tertentu (Budiman,

2014).

Menurut (Sugiyono, 2015), Skala Likert digunakan untuk mengukur

sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang

fenomena sosial, fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh

peneliti dan selanjutnya disebut sebagai variable penelitian. Data yang telah

terkumpul melalui kuesioner, kemudian diolah kedalam bentuk kuantitatif,

yaitu dengan cara menetapkan skor jawaban dari pertanyaan yang telah

dijawab oleh responden, dimana pemberian skor tersebut didasarkan pada

ketentuan sebagai berikut :

Tabel 2.14 Skor Skala Likert (Sugiyono, 2015)

Alternatif Skor

Positif Negatif

Sangat Setuju 5 1

Setuju 4 2

Ragu – Ragu 3 3

Tidak Setuju 2 4

Sangat Tidak Setuju 1 5

94

2.7.2 Skala Rating Scale

Pada COBIT 5, penilai menggunakan skala ini untuk mengetahui

tingkat kemampuan yang dicapai. Atribut peringkat menggunakan skala

peringkat standar yang terdiri dari:

1. N (Not Achieved)

Kategori ini tidak ada atau hanya sedikit bukti atas pencapaian

atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini

berkisar 0-15%.

2. P (Partially Achieved)

Kategori ini terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan, dan

beberapa pencapaian atribut atas proses tersebut. Range nilai yang

diraih pada kategori ini berkisar 15-50%.

3. L (Largely Achieved)

Kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis, dan

pencapaian signifikan atas proses tersebut, meski mungkin masih

ada kelemahan yang tidak signifikan. Range nilai yang diraih pada

kategori ini berkisar 50-85%.

4. F (Fully Achieved)

Kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan lengkap,

dan pencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Tidak ada

kelemahan terkait atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih

pada kategori ini berkisar 85-100%.

95

Tabel 2.15 Rating Levels (ISACA, 2013)

Menurut ISACA (2012), suatu proses cukup meraih kategori

Largely Achieved (L) atau Fully Achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa

proses tersebut telah meraih suatu tingkat kapabilitas tersebut, namun proses

tersebut harus meraih kategori Fully Achieved (F) untuk dapat melanjutkan

penilaian ke tingkat kapabilitas berikutnya, misalnya bagi suatu proses

untuk meraih tingkat kapabilitas 3, maka tingkat 1 dan 2 proses tersebut

harus mencapai kategori Fully achieved (F) sementara tingkat kapabilitas 3

cukup mencapai kategori Lagerly Achieved (L) atau Fully Achieved (F).

2.7.3 Pengukuran Capability Level menggunakan Skala Likert

Pada bukunya Surendro (2009) berjudul “Implementasi Tata Kelola

TI”, dijelaskan tentang hasil dari perhitungan kuesioner yang direkapitulasi

untuk dapat merepresentasikan persentase dan C apability Level. Maka

dapat dijelaskan dengan rumus penilaian sebagai berikut:

1. Menghitung Rekapitulasi Jawaban Kuesioner

C = 𝑯

𝑱𝑹 × 100%

96

Keterangan :

C : Rekapitulasi jawaban kuesioner Capability Level (dalam

bentuk persentase pada masing-masing pilihan jawaban a, b, c,

d, e atau f di masing-masing aktivitas).

H : Jumlah jawaban kuesioner Capability Level pada masing-

masing pilihan jawaban level 0, 1, 2, 3, 4, atau 5 di setiap

aktivitas.

JR : Jumlah Responden/Narasumber.

2. Menghitung Nilai dan Level Kapabilitas

NK = (𝑳𝑷×𝑵𝒌)𝟎+(𝑳𝑷×𝑵𝒌)𝟏+(𝑳𝑷×𝑵𝒌)𝟐+(𝑳𝑷×𝑵𝒌)𝟑+(𝑳𝑷×𝑵𝒌)𝟒+(𝑳𝑷×𝑵𝒌)𝟓

𝟏𝟎𝟎

Keterangan :

NK : Nilai kematangan pada proses TI

LP : Level percentage ( tingkat persentase pada setiap distribusi

jawaban kuisioner capability level )

Nk : Nilai kematangan yang tertera pada tabel pemetaan jawaban,

nilai dan tingkat kematangan.

Pada penelitian ini dilakukan pembedaan istilah antara nilai

kapabilitas dan tingkat kapabilitas. Nilai kapabilitas bisa bernilai tidak bulat

(bilangan desimal), yang merepresentasikan proses pencapaian menuju

suatu tingkat kapabilitas tertentu. Sedangkan tingkat kapabilitas lebih

menunjukkan tahapan atau kelas yang dicapai dalam proses kapabilitas,

yang dinyatakan dalam bilangan bulat (Surendro, 2009).

97

Untuk lebih memperjelas tingkat kapabilitas dapat dilihat

pengasumsian bahwa setiap sub proses memiliki nilai serta pembobotan

terhadap tingkat kapabilitas yang sama terhadap proses pada berikut.

Tabel 2.16 Pemetaan Jawaban Nilai dan Tingkat Kapabilitas

Rentang Nilai Jawaban Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

0 – 0,50 0 0,00 0 ( Incomplete Process )

0,51 – 1,50 1 1,00 1 ( Performed Process )

1,51 – 2,50 2 2,00 2 ( Managed Process )

2,51 – 3,50 3 3,00 3 ( Established Process )

3,51 – 4,50 4 4,00 4 ( Predictable Process )

4,51 – 5,00 5 5,00 5 ( Optimizing Process )

98

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Pengumpulan Data

Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data

primer merupakan data-data yang dikumpulkan peneliti secara langsung dari

lapangan penelitian, sementara data sekunder diperoleh dari tinjauan literatur yang

berhubungan dengan penelitian ini.

3.1.1 Observasi

Observasi merupakan pengamatan yang dilakukan secara sistematis

dengam melihat fenomena dan gejala - gejala sosial yang terjadi untuk

kemudian dilakukan pencatatan (Subagyo, 2015). Jenis observasi yang

dilakukan adalah non-partisipan, yaitu dalam hal ini peneliti tidak terlibat

dalam kegiatan perusahan, melainkan hanya sebagai pengamat independen.

Pengamatan ini dilakukan pada bulan Agustus 2017 sampai dengan Januari

2018 di Subdirektorat Sistem Informasi dan Data SDA, Direktorat Jenderal

Sumber Daya Alam, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

RI.

3.1.2 Wawancara

Wawancara adalah salah satu alat dalam pengumpulan data, yang

menggali informasi dengan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan ke

responden. Wawancara digunakan untuk memperoleh jawaban tentang apa

saja yang ingin diketahui sehubungan dengan suatu hal (Subagyo, 2015).

99

Dalam hal ini didapati hasil wawancara mengenai visi dan misi perusahaan,

struktur organisasi, program kerja Subdit SISDA, peraturan dan kebijakan

yang berlaku, bagaimana tata kelola TI organisasi, pengelolaan infrastruktur

TI, permasalahan terkait tata kelola TI yang sedang dihadapi dan ekspektasi

pengelolaan TI di Subdit SISDA.

Wawancara dilakukan bersama dengan Bapak Ardhyta Agus

Setiawan selaku Kepala Seksi Pengelolaan Data dan Informasi, dan Bapak

Tri Handoko selaku Kepala Seksi Pengembangan Sistem Informasi di

Subdit SISDA.

3.1.3 Kuisioner

Bentuk pengumpulan data selanjutnya adalah menggunakan

kuesioner. Instrumen ini merupakan alat pengumpulan data, sebagaimana

alat pengumpul data sebelumnya. Kuesioner diajukan pada responden

dalam bentuk tertulis disampaikan secara langsung ke alamat responden,

kantor atau tempat lain (Subagyo, 2015).

Dalam hal ini penulis mengajukan kuesioner penelitian kepada para

responden yang telah di pilih berdasarkan RACI chart untuk mengetahui

capability level pada Subdit SISDA yang berisi pertanyaan berdasarkan

aktivitas-aktivitas yang terdapat dalam proses yang dipilih pada COBIT 5

yakni proses EDM04 (Ensure Resource Optimisation) dan BAI04 (Manage


100

3.1.4 Tinjauan Literatur

Tinjauan literatur yang dilakukan untuk membantu penyusunan

skripsi ini dengan membaca dan mempelajari berbagai referensi bacaan

berupa jurnal, buku – buku dan penelitian sebelumnya yang terkait dengan

penelitian penulis. Jurnal dan penelitian terdahulu yang dipakai sebagai

referensi pada penelitian ini adalah yang berkaitan dengan tata kelola

teknologi informasi yang menggunakan framework COBIT.

Berikut ini merupakan tabel dari beberapa bahan tinjauan dalam

penelitian ini:

Tabel 3.1 Studi Literatur Sejenis

No Nama Tahun Judul Institusi

1

Fitrianingsih 2014

Audit Digital Library UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta Menggunakan

Framework COBIT 5

UIN Sunan

Kalijaga

Yogyakarta

Penelitian ini berfokus pada satu IT-Related Goals yaitu Optimisation of IT Assets,

Resource and Capabilities yang dimana fokus domainnya pada proses BAI04 (Manage

Availability and Capacity) dan MEA01 (Monitor, Evaluate and Asses Performance and

Conformance) dengan hasil penelitian untuk proses BAI04 dan MEA01 berada pada level

2 (Managed Process), kondisi dimana proses telah mencapai tujuannya dengan melakukan

pengelolaan (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan), hasil dari proses secara tepat

ditetapkan, dikendalikan dan dipertahankan.

2

Rahmawati 2015

Usulan Tata Kelola Teknologi

Informasi (IT Governance)

Menggunakan Framework COBIT 5

(Studi Kasus: Pusat Informasi dan

Hubungan Masyarakat Kementerian

Agama)

UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta

Penelitian ini berfokus pada satu IT-Related Goals yaitu Optimisation of IT Assets,

Resource and Capabilities yang dimana fokus domainnya pada proses EDM04 (Ensure

Resource Optimization) , APO01 (Manage the IT management Framework) dan APO07

(Manage Human Resources) yang menghasilkan rekomendasi secara umum berupa

melakukan proses pengelolaan kerangka kerja manajemen TI berupa membentuk kebijakan

maupun pengawasan untuk mendukung keberlangsungan tugas pokok dan fungsi yang

dimiliki Pusat Informasi dan Humas sebagai usulan perbaikan tata kelola teknologi

informasi di Pusat Informasi dan Humas Kementerian Agama RI.

101

No Nama Tahun Judul Institusi

3

Isnaini 2015

Evaluasi Tata Kelola Teknologi

Informasi Pada Lembaga Administrasi

Negara Menggunakan Framework

COBIT 5 Fokus Pada Proses Ensure

Resource Optimisation (EDM04) dan

Manage Human Resource (APO07)

UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta

Penelitian ini berfokus pada satu IT-Related Goals yaitu Competent and Motivated Business

and IT Personnel yang dimana fokus domainnya pada proses EDM04 (Ensure Resource

Optimization) dan Manage Human Resource (APO07) yang mana berdasarkan hasil

capability level, tingkat kemampuan LAN dalam mengelola teknologi informasi secara

umum mengarah pada level 3, namun pencapaian pada setiap prosesnya belum terpenuhi

semuanya dan belum mencapai tujuanyang diharapkan oleh LAN.

4

Siregar 2016


Informasi Berdasarkan Framework

COBIT 5 Pada Pusat Informasi dan

Hubungan Masyarakat Kementrian

Agama RI (Fokus EDM03, APO01,

MEA02)

UIN Syarif

Hidayatullah

Jakarta

Penelitian ini berfokus pada satu IT-Related Goals yaitu IT Compliance with Internal

Policies yang dimana fokus domainnya pada proses EDM03, APO01, MEA02. Pada

penelitian ini, Process Assessment Model (PAM) COBIT 5 digunakan sebagai metode yang

compatible untuk tujuan penilaian kapabilitas proses. Hasil dari penelitian ini menunjukkan

capability level pada proses EDM03, APO01 dan MEA02 berada pada level 2 (Managed

Process), dengan tingkat kapabilitas yang diharapkan berada di level 4. Dalam penelitian

ini, peneliti memberikan rekomendasi agar membuat program manajemen resiko keamanan

informasi, membuat kebijakan tegas terkait ketidakpatuhan pegawai pada regulasi

danmembuat perencanaan sumber daya manusia

5

Wella &

Sirapanji 2016


Informasi Universitas Multimedia

Nusantara Periode 2016

Universitas

Multimedia

Nusantara

Penelitian ini berfokus pada satu IT-Related Goals yaitu Aligment of IT and Business

Strategy yang dimana berfokus pada EDM01, EDM02, APO01, APO02, APO03, APO05,

APO07, APO08, BAI01, dan BAI02. Dari hasil evaluasi, didapatkan hasil bahwa tingkat

kapabilitas pada proses EDM01 berada pada level 1 dengan skor 81,84%, EDM02 berada

pada level 1 dengan skor 76,17%, APO01 berada pada level 1 dengan skor 73,53%, APO02

hanya mencapai level 1 dengan skor 67,72%, APO03 mencapai level 1 dengan skor 52,3%,

APO05 pada level 1 dengan skor 66,436%, APO07 pada level 1 dengan skor 64,199%,

APO08 pada level 1 dengan skor 75,187%, BAI01 berada pada level 1 dengan skor 56,32%,

dan BAI02 berada pada level 1 dengan skor 65,2%.

Dari hasil tinjauan dari lima literatur sejenis diatas, perbedaan yang ada

pada penelitian ini dari adalah pada penelitian ini terdapat dua permasalahan IT-

Related Goals yang dibahas yaitu Competent and motivated business and IT

personnel dan Availability of reliable and useful information for decision making.

102

Sedangkan pada jurnal ataupun skripsi sejenis terdahulu tersebut melakukan

pemataan permasalahan hanya pada satu IT-Related Goals saja.

3.2 Metode Analisis Data

3.2.1 Initiation

Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data primer yang bertujuan

untuk menjelaskan hasil identifikasi dari informasi yang diperoleh langsung

dari Subdit SISDA seperti gambaran umum organisasi dan sebagainya.

Selain itu data yang dikumpulkan pada tahapan ini berupa data pendukung

mengenai kondisi pengelolaan sumber daya manusia pada Subdit SISDA

yang membantu dalam proses penetapan proses domain COBIT 5 untuk

dilakukan evaluasi.

3.2.2 Planning the Assessment

Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan

untuk mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level. Pada struktur

organisasi dalam COBIT 5 dilakukan pemetaan terhadap fungsional-

fungsional yang terdapat dalam struktur organisasi Subdit SISDA.

Kemudian membuat kuesioner penelitian berdasarkan aktivitas yang

terdapat pada proses EDM04 (Ensure Resource Optimisation) dan BAI04

(Manage Availability dan Capacity). Sehingga jawaban dari kuesioner

diharapkan dapat disesuaikan dan menjadi representasi keadaan yang ada di

instansi terkait.

103

Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini,

maka dibuatlah kuesioner yang dikembangkan dari COBIT 5. Pertanyaan

yang dibuat pada kuesioner dikembangkan dari framework COBIT 5

(Kuesioner Terlampir). Pada penelitian ini menggunakan kuesioner

Capability Level dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Kuisioner Capability Level

Objek pertanyaan pada kuesioner capability level

dikembangkan dari deskripsi model tingkat kematangan COBIT 5

pada proses sebagai berikut:

a. EDM04 (Ensure Resource Optimisation), yang terdiri dari :

• EDM04.01 (Mengevaluasi Pengelolaan Sumber Daya)

• EDM04.02 (Pengelolaan Sumber Daya Secara

Langsung)

• EDM04.03 (Memonitor Pengelolaan Sumber Daya).

b. BAI04 (Manage Availability and Capacity), yang terdiri

dari;

• BAI04.01 (Menilai Ketersedian, Kinerja dan Kapasitas

Saat Ini Menciptakan Baseline)

• BAI04.02 (Menilai Dampak Bisnis )

• BAI04.03 (Merencanakan Persyaratan Layanan Baru

atau Yang Telah Diubah)

• BAI04.04 (Memantau dan Me-review Ketersediaan dan

Kapasitas)

104

• BAI04.05 (Memantau dan Meninjau Ketersediaan dan

Kapasitas).

Kuesioner ini memakai skala likert yang memiliki ketentuan

jarak nilai dari 0 sampai 5 berdasarkan framework COBIT 5 seperti

yang dijelaskan pada BAB II skripsi ini. Tiap item dalam kuesioner

merupakan pertanyaan untuk mengetahui kondisi organisasi saat ini

(as is) dan kondisi yang diinginkan (to be). Penilaian tingkat

kematangan dan hasil kuesioner yang diberikan berdasarkan proses

capability level yang terdiri dari level 0-5.

2. Puposive Sampling

Metode yang digunakan dalam pemilihan sampel adalah

purposive sampling dimana dilakukan dengan mengambil sampel

dari populasi berdasarkan suatu kriteria tertentu. Pada teknik

purposive sampling untuk proses EDM04 (Ensure Resource

Optimisation) dan BAI04 (Manage Availability dan Capacity)

ditentukan dan disesuaikan menggunakan diagram RACI EDM04

dan BAI04 yang terdapat pada COBIT 5. Berdasarkan diagram

RACI yang telah ditetapkan pada EDM04 dan BAI04, telah

dikonversikan dengan struktur organisasi dalam Subdit SISDA.

Sehingga pihak-pihak yang dapat dijadikan responden untuk

mengisi kuesioner dalam menentukan tingkat kematangan adalah

sebagai berikut:

105

Tabel 3.2 Pemetaan RACI Chart Proses EDM04 ke Struktur Organisasi

No Fungsional Struktur COBIT Fungsi Struktur Subdit SISDA

1 Chief Executive Officer Kepala Subdit Sistem Informasi dan Data

2 Business Executive Kepala Subdit Sistem Informasi dan Data

3 Strategy (IT Executive) Committee Kepala Seksi Pengembangan Sistem

Informasi

4 Chief Information Officer Kepala Seksi Pengelolaan Data dan

Informasi

Tabel 3.3 Pemetaan RACI Chart Proses BAI04 ke Struktur Organisasi

No Fungsional Struktur COBIT Fungsi Struktur Subdit SISDA

1 Service Manager Staff Bagian Pengelolaan Data dan

Informasi

2 Head IT Operation Kepala Seksi Pengembangan Sistem

Informasi

3 Business Process Owner Kepala Seksi Pengelolaan Data dan

Informasi

4 Head Architect Kepala Seksi Pengembangan Sistem

Informasi

3.2.3 Briefing

Pada tahapan ini peneliti memberikan penjelasan mengenai

penelitian evaluasi kepada responden di Subdit SISDA sehingga dapat

memahami masukan, proses dan keluaran dalam unit organisasi dan proses

yang akan dinilai, dokumen-dokumen yang dibutuhkan, jadwal dan hasil

rekaptulasi wawancara yang telah dijawab oleh para responden sampai pada

tahap reporting atau pelaporan dari hasil evaluasi tata kelola teknologi

informasi.

3.2.4 Data Collection

Pada tahapan ini peneliti melakukan identifikasi terhadap kebutuhan

output untuk setiap proses yang akan dilakukan di Subdit SISDA sesuai

106

COBIT 5 untuk membuktikan terpenuhinya capability level yang telah

dicapai pada proses domain yang telah ditentukan sehingga lingkup proses

yang dinilai berdasarkan bukti yang objektif.

3.2.5 Data Validation

Pada tahapan ini peneliti melakukan validasi terhadap hasil temuan

dokumen yang ditunjukkan oleh para responden sesuai dengan RACI Chart

proses domain yang telah ditetapkan dengan memastikan bahwa

dokumentasi yang disampaikan oleh responden merupakan data yang akurat

dan cukup meliputi lingkup penilaian.

3.2.6 Process Attribute Level

Pada tahap ini peneliti melakukan rekaptulasi terhadap seluruh

proses yang ada pada proses domain yang telah ditetapkan dan melakukan

pengecekan Generic Work Product (GWP) secara bertahap pada proses

domain yang telah ditetapkan apakah proses tersebut telah memenuhi

persyaratan atas dokumentasi yang harus dipenuhi pada masing-masing

level, penilaian dilakukan berdasarkan data yang telah divalidasi pada tahap

sebelumnya.

3.2.7 Reporting the Result

Pada tahapan ini peneliti akan melaporkan hasil evaluasi tata kelola

teknologi informasi berupa hasil temuan, aktivitas tiap proses, dan gap yang

bertujuan untuk memberikan rekomendasi yang diusulkan oleh peneliti

107

untuk memperbaiki kekurangan yang ada berdasarkan hasil penelitian

sesuai dengan framework COBIT 5.

a. Penentuan Gaps

Penentuan gaps dapat dilakukan setelah mengetahui kondisi saat ini

(as is) dan kondisi yang diharapkan (to be). Gaps diperoleh dari

kekurangan pada tiap aktivitas, output, input, dan data-data pada

Generic Work Product yang belum terpenuhi.

b. Rekomendasi

Rekomendasi diperoleh dari hasil analisis penilaian capability level

dan analisis gap sebagai bentuk perancangan solusi untuk

memberikan suatu usulan perbaikan terhadap proses yang dinilai.

Usulan perbaikan yang disarankan mengarahkan Subdit SISDA

sesuai dengan level yang diharapkan.

3.3 Kerangka Berpikir

Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini dibagi menjadi

beberapa teknik seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut :

108

Gambar 3.1 Kerangka Berpikir

109

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Initiation

Initiation merupakan tahapan awal dalam Assessment Process Activities

yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5 dilakukan untuk memperoleh

informasi mengenai organisasi dan kondisi organisasi saat ini serta mengetahui apa

yang menjadi ekspektasi organisasi di masa akan datang. Berikut hasil dari tahap

Initiation yang didapatkan peneliti.

4.1.1 Sejarah Kementerian PUPR

Dalam buku Idris (1970) “Sejarah Perkembangan Pekerjaan

Umum”, dijelaskan istilah Pekerjaan Umum (PU) adalah terjemahan dari

bahasa Belanda “Openbare Werken” yang pada zaman Hindia Belanda

disebut “Waterstaat werken”. Dilingkungan pusat pemerintahan dibina oleh

Departemen Van Verkeer & Waterstaat (V&W). Departemen V&W

dikepalai oleh seorang direktur yang membawahi beberapa afdelingen

(departemen) dan diensten (layanan) sesuai dengan tugas dan / wewenang

kementerian ini.

Disamping yang tersebut diatas, yang meliputi bidang pekerjaan

umum juga Afdelingen Havenwezen (pelabuhan), Afdelingen

Electriciteitswezen (kelistrikan) dan Afdelingen Luchtvaart (penerbangan

sipil).

110

Setelah Belanda menyerah dalam perang pasifik pada tahun 1942

kepada Jepang, maka daerah Indonesia ini dibagi oleh Jepang dalam 3

wilayah pemerintahan, yaitu Jawa/Madura, Sumatera dan Indonesia Timur

dan tidak ada pusat pemerintahan tertinggi di Indonesia yang menguasai ke

tiga wilayah pemerintahan tersebut.

Dibidang pekerjaan umum pada tiap-tiap wilayah organisasi

pemerintahan militer Jepang tersebut, diperlukan organisasi zaman Hindia

Belanda dan disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan dari pihak Jepang.

Kantor pusat “V & W” di Bandung dinamakan Kotubu Bunsitsu. Sejak saat

itu istilah Pekerjaan Oemoem (P.O), Oeroesan Pekerdjaan Oemoem

(O.P.O), Pekerdjaan Umum (PU), disamping istilah Jepang yaitu Doboku

lazim dipergunakan.

Katubu Bonsitsu di Bandung hanya mempunyai hubungan dengan

wilayah pemerintahan di Jawa/Madura sedangkan dengan hubungan dengan

luar Jawa tidak ada. Organisasi Pekerjaan Umum di daerah-daerah, di

karesidenan-karesidenan pada umumnya berdiri sendiri-sendiri. Sistem

pelaksanaan pekerjaan ada yang mempergunakan sistem dan nama jaman

Ned. Indie (Hindia Belanda), disamping menurut sistem Jepang.

Setelah Indonesia memproklamirkan kemerdekaan pada tanggal 17

Agustus 1945, maka semenjak itu pemuda-pemuda Indonesia mulai

berangsur-angsur merebut kekuasaan pemerintahan dari tangan Jepang baik

di pusat pemerintahan (Jakarta/Bandung) maupun pemerintahan daerah-

daerah. Sesudah pemerintahan Indonesia membentuk kabinet yang pertama,

111

maka para menteri mulai menyusun organisasi serta sifatnya. Pekerjaan

Umum pada waktu itu (1945) berpusat di Bandung, dengan mengambil

tempat bekas gedung V&W (dikenal dengan nama “Gedung Sate”).

Ketika Belanda ingin mengembalikan kekuasaan pemerintahan di

Hindia Belanda sebelum perang, datang mengikuti tentara sekutu masuk ke

Indonesia. Akibat dari keinginan pemerintahan Belanda ini, terjadilah

pertentangan fisik dengan pemuda Indonesia yang ingin mempertahankan

tanah air berikut gedung-gedung yang telah didudukinya., antara lain

“Gedung Sate” yang telah menjadi Gedung Departemen Pekerjaan Umum

pada waktu itu (peristiwa bersejarah itu dikenal dengan peristiwa “3

Desember 1945”). Pada waktu revolusi fisik dari tahun 1945 sampai dengan

1949, pemerintahan pusat Republik Indonesia (RI) di Jakarta terpaksa

mengungsi ke Purworejo untuk selanjutnya ke Yogyakarta begitu juga

Kementerian PU.

Sesudah pemerintahan Belanda tahun 1949 mengakui kemerdekaan

Republik Indonesia, maka pusat pemerintahan RI di Yogyakarta berpindah

lagi ke Jakarta. Sejak tahun 1945 itu, PU telah sering mengalami perubahan

pimpinan dan organisasi, sesuai situasi politik pada waktu itu.

Dalam masa prolog G 30 S PKI terjadilah dalam sejarah

pemerintahan RI suatu kabinet yang besar disebut dengan nama Kabinet

Dwikora atau Kabinet 100 Menteri, dimana pada masa ini dibentuk

Koordinator Kementerian. Tidak luput Departemen Pekerjaan Umum dan

Tenaga (PUT) yang pada masa itu ikut mengalami perubahan organisasi

112

yang menjadi 5 Departemen dibawah Kompartemen PUT Kabinet Dwikora,

dipimpin Jenderal Suprajogi. Adapun Kompartemen PUT ketika

membawahi departemen, antara lain:

1. Departemen Listrik dan Ketenagaan

2. Departemen Bina Marga

3. Departemen Cipta Karya Konstruksi

4. Departemen Pengairan Dasar

5. Departemen Jalan Raya Sumatera

Setelah peristiwa G 30 S PKI pemerintah segera menyempurnakan

Kabinet Dwikora dengan menunjuk Ir. Soekarni sebagai menteri PUT untuk

memimpin Kompartemen PUT. Kabinet yang disempurnakan itu tidak

dapat lama dipertahankan. Kabinet Ampera sebagai kabinet pertama dalam

masa Orde Baru, kembali organisasi PUT dibentukdengan Ir. Soekarni

sebagai menteri. Dengan Surat Keputusan Menteri PUT tertanggal 17 juni

1968 No.3/PRT/1968 dan dirubah dengan Peraturan Menteri PUT

tertanggal 1 juni 1970 No.4/PRT/1970. Departemen PUT telah memiliki

suatu susunan struktur organisasi. Sebagai gambaran lebih jauh pembagian

tugas-tugas dalam lingkungan Departemen PUT, maka pada waktu itu azas

tugas-tugas PU telah diserahkan pada kewenangan daerah itu sendiri.

Selanjutnya, pada awal kemerdekaan tahun 1945, nama Pekerjaan

Umum tetap dipergunakan dalam kabinet pertama Republik Indonesia yang

diumumkan tanggal 2 September 1945, dibawah Perdana Menteri Moh.

113

Hatta, bernama Kementerian Pekerjaan Umum, dengan Menterinya

Abikusno Tjokrosoejoso, seorang arsitek otodidak.

Kemudian sejak awal kemerdekaan sampai saat ini, dalam

perjalanan sejarahnya Kementerian PU telah berkali-kali berganti nama.

Mulai dengan nama Kementerian Pekerjaan Umum, Departemen Pekerjaan

Umum dan Tenaga, Departemen Kementerian Pekerjaan Umum dan Tenaga

Listrik, Departemen Pekerjaan Umum, Departemen Permukiman dan

Pengembangan Wilayah, Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah,

sampai dengan namanya saat ini pada Kabinet Kerja Presiden Joko Widodo

namanya berubah menjadi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat (PUPR).

4.1.2 Logo Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Gambar 4.1 Logo Kementerian PUPR (www.pu.go.id)

a. Keterangan :

• Lambang Departemen PU berlukiskan baling-baling dengan

ketentuan seperti tercantum pada gambar.

• Warna dasar lambang adalah kuning (kuning kunyit).

• Warna baling-baling adalah biru kehitam-hitaman.

114

b. Arti Simbolis Lambang Departemen Pekerjaan Umum

• Baling-baling

Menggambarkan dinamika berdaun 3 yang merupakan segitiga

berdiri tegak lurus menggambarkan stabilitas secara keseluruhan

menggambarkan dinamika yang stabil dan stabilitas yang dinamis.

• Bagian daun baling-baling yang mengarah keatas

Melambangkan penciptaan ruang.

• Bagian lengkungnya dari daun baling-baling

Memberikan perlindungan untuk ruang kerja tempat tinggal bagi

manusia.

• Bagian daun baling-baling yang mengarah ke kiri dengan

bagian lengkungnya yang telungkup

Menggambarkan penguasaan bumi da alam dan pengusahaan

untuk sebesar-besarnya kemakmuran rakyat. Garis Horizontal :

bentang jalan / jembatan diatas sungai sebagai usaha untuk

pembukaan dan pembinaan daerah.

• Bagian daun baling-baling yang mengarah ke kanan dengan

bagian lengkungnya yang terlentang

Menggambarkan usaha pengendalian dan Penyaluran untuk

dimanfaatkan bagi sebesar - besarnya kemakmuran rakyat.

Garis Horizontal : bentang jalan / jembatan diatas sungai sebagai

usaha untuk pembukaan dan pembinaan daerah.

115

• Baling-baling dengan 3 daun ini menggambarkan

Tiga unsur kekaryaan Departemen Pekerjaan Umum. Tirta, Wisma

(Cipta) dan Marga. Trilogi Departemen Pekerjaan Umum, Bekerja

keras, Bergerak cepat, Bertindak tepat.

• Warna

Tiga unsur kekaryaan Departemen Pekerjaan Umum. Tirta, Wisma

(Cipta) dan Marga. Warna kuning sebagai warna dasar

melambangkan keagungan yang mengandung arti KeTuhanan

Yang Maha Esa, Kedewasaan dan Kemakmuran. Warna biru

kehitam-hitaman, mengandung arti Keadilan Sosial, Keteguhan

hati, Kesetiaan pada tugas dan ketegasan bertindak. Warna yang

berbentuk dari warna dasar dan likisan baling-baling membentuk

huruf-huruf P.U.

• Lambang PU

Menggambarkan fungsi dan peranan Departemen Pekerjaan

Umum dalam pembangunan dan Pembinaan prasarana guna

memanfaatkan bumi dan air serta kekayaan alam bagi kemakmuran

rakyat, berlandaskan Pancasila.

4.1.3 Struktur Organisasi Kementerian PUPR

Pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Bapak

DR. Ir. Mochamad Basoeki Hadimoeljono. M. Sc selaku Menteri yang

menjabat, memiliki hak untuk memberikan komando kepada beberapa

bagian. Beberapa bagian tersebut, antara lain Inspektorat Jenderal,

116

Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, Direktorat

Jenderal Bina Marga, Direktorat Jenderal Cipta Karya, Direktorat Jenderal

Penyediaan Perumahan, Direktorat Jenderal Bina Konstruksi, Direktorat

Jenderal Pembiayaan Perumahan. Serta Badan Pengembangan Infrastruktur

Wilayah, Badan Penelitian dan Pengembangan, dan Badan Pengembangan

Sumber Daya Manusia. Untuk struktur organisasi lebih jelasnya akan di

gambarkan pada gambar 4.2 berikut

117

Ga

mb

ar

4.2

Str

uktu

r O

rgan

isas

i K

emen

teri

an P

PU

PR

(w

ww

.pu.g

o.i

d)

118

4.1.4 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian PUPR

Sesuai dengan acuan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat (2015), tentang Peraturan Menteri PUPR Nomor 15/PRT/M/2015

tentang Organisasi dan Tata Kerja, Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat memiliki kedudukan, tugas, dan fungsi sebagai berikut:

a. Kedudukan

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dipimpin

oleh Menteri.

b. Tugas


mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang

pekerjaan umum dan perumahan rakyat untuk membantu Presiden

dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.

c. Fungsi

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas,


menyelenggarakan fungsi:

• Perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang

pengelolaan sumber daya air, penyelenggaraan jalan,

penyediaan perumahan dan pengembangan kawasan

permukiman, pembiayaan perumahan, penataan bangunan

119

gedung, sistem penyediaan air minum, sistem pengelolaan air

limbah dan drainase lingkungan serta persampahan, dan

pembinaan jasa konstruksi.

• Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian

dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di

lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat.

• Pengelolaan barang milik / kekayaan Negara yang menjadi

tanggung jawab Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat.

• Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

• Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas

pelaksanaan urusan Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat di daerah.

• Pelaksanaan penyusunan kebijakan teknis dan strategi

keterpaduan pengembangan infrastruktur pekerjaan umum

dan perumahan rakyat.

• Pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang

pekerjaan umum dan perumahan rakyat.

• Pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia di bidang

pekerjaan umum dan perumahan rakyat.

120

• Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada

seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

4.1.5 Struktur Organisasi DITJEN SDA

Direktorat Jenderal Sumber daya Air menghimpun beberapa

direktorat jenderal dibawahnya, yaitu Sekretariat Direktorat Jenderal,

Direktorat Bina Penatagunaan Sumber Daya Air, Direktorat Pengembangan

Jaringan Sumber Daya Air, Direktorat Sungai dan Pantai, Direktorat Irigasi

dan Rawa, Direktorat Bina Operasi dan Pemeliharaan, Pusat Bendungan ,

dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balai. Untuk struktur organisasi lebih

jelasnya akan di gambarkan pada gambar 4.3 berikut.

http://pu.go.id/organisasi/ditjen-sumber-daya-air/organisasi







121

Ga

mb

ar

4.3

Str

uktu

r O

rgan

isas

i D

irek

tora

t Je

nder

al S

um

ber

Daya

Air

(ww

w.s

da.

pu.g

o.i

d)

122

4.1.6 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi DITJEN SDA

Sesuai dengan Peraturan Menteri PUPR Nomor 15/PRT/M/2015

tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat, Direktorat Jenderal Sumber Daya Air memiliki

kedudukan, tugas, dan fungsi sebagai berikut

a. Kedudukan

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Menteri. Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air dipimpin oleh Direktur Jenderal.

b. Tugas

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air mempunyai tugas

menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

pengelolaan sumber daya air sesuai dengan ketentuan peraturan

perudang-undangan.

c. Fungsi

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada

Pasal 186, Direktorat Jenderal Sumber Daya Air menyelenggarakan

fungsi:

• Perumusan kebijakan di bidang konservasi sumber daya air,

pendayagunaan sumber daya air dan pengendalian daya

rusak air pada sumber air permukaan, dan pendayagunaan air

tanah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

123

• Pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan sumber daya

air yang terpadu dan berkelanjutan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundangundangan.

• Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang

pengelolaan sumber daya air.

• Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang

pengelolaan sumber daya air.

• Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pengelolaan

sumber daya air.

• Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Sumber Daya

Air.

• Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.

4.1.7 Struktur Organisasi Subdit SISDA

Subdit SISDA menghimpun dua seksi dibawahnya, yaitu Seksi

Pengembangan Sistem Informasi dan Seksi Pengelolaan Data dan

Informasi. Untuk struktur organisasi lebih jelasnya akan di gambarkan pada

gambar 4.4 berikut.

124

Gambar 4.4 Struktur Organisasi Subdirektorat Sistem Informasi dan Data (Bisnis

Proses Subdit SISDA)

4.1.8 Tugas dan Fungsi Subdit SISDA

Berdasarkan acuan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air (2017),

tentang Bisnis Proses Subdit SISDA, Subdit SISDA menyelenggarakan

fungsi:

• Penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria.

• Pengembangan sistem informasi dan pengelolaan data dan informasi

sumber daya air.

• Pelaksanaan pengembangan sistem informasi sumber daya air.

• Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi sumber daya air.

• Pelaksanaan penyajian data dan informasi sumber daya air.

Sedangkan dalam tugasnya, Subdit SISDA memiliki pembagian

tugas sebagai berikut :

125

a. Kepala Subdit Sistem Informasi dan Data, mempunyai tugas

sebagai pejabat administrator dan pembina dalam menjalankan

fungsi Subdit SISDA dalam rangka penyiapan penyusunan norma,

standar, prosedur dan kriteria, pengembangan sistem informasi dan

pengelolaan data dan informasi sumber daya air, pelaksanaan

pengembangan sistem informasi sumber daya air, pengumpulan dan

pengolahan data dan informasi sumber daya air, dan pelaksanaan

penyajian data dan informasi sumber daya air.

b. Kepala Seksi Pengembangan Sistem Informasi, mempunyai tugas

sebagai pejabat pengawas dalam melakukan penyiapan bahan

penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria serta pelaksanaan

pengembangan sistem informasi sumber daya air.

c. Kepala Seksi Pengelolaan data Dan Informasi, mempunyai tugas

sebagai pejabat pengawas dalam melakukan penyiapan bahan

penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pengumpulan,

pengelolaan dan penyajian data dan informasi sumber daya air.

d. Staff, mempunyai tugas-tugas melakukan pekerjaan teknis dan

service yang mengelola pengembangan, implementasi, pengelolaan

berkelanjutan baru dan yang sudah ada di bawah pengawasan

masing-masing kepala seksi.

126

4.2 Planning the Assessment

Tahapan kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan untuk

mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level. Tahapan planning the

assesment berisikan tentang pemetaan RACI chart pada COBIT 5 dari beberapa

pegawai yang ada di Subdit SISDA dan juga terdapat kuesioner yang akan diisi oleh

pegawai Subdit SISDA. Selain itu tahapan planning the assesment juga berisikan

tentang rekapitulasi hasil pengisian kuesioner dari responden.

4.2.1 Identifikasi RACI Chart

Langkah pertama, pada struktur organisasi dalam COBIT 5

dilakukan pemetaan terhadap fungsional-fungsional yang terdapat dalam

struktur organisasi Subdit SISDA sesuai dengan proses EDM04 dan BAI04.

Berikut merupakan pemetaan RACI chart pada proses EDM04:

Tabel 4.1 RACI Chart EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

Untuk responden yang dipilih pada RACI chart EDM04 yaitu

responden RACI chart dengan kode “R”. Karena “R” merupakan

127

stakeholder tersebut merupakan yang bertanggung jawab (responsible)

menjelaskan tentang siapa yang mendapatkan tugas yang harus dilakukan.

Hal ini merujuk pada peran utama atau penanggung jawab pada kegiatan

operasional, memenuhi kebutuhan dan menciptakan hasil yang diinginkan

dari organisasi tersebut.

Kemudian setelah didapatkannya peran RACI yang terpilih pada

proses EDM04 yaitu Chief Executive Officer, Business Executive, Strategy

(IT Executive) Committee, dan Chief Information Officer, dilanjutkan

dengan melakukan konversi fungsionalitas struktural RACI chart pada

COBIT 5 yang dipilih kepada fungsionalitas struktural pada Subdit SISDA.

Sebelum melakukan konversi fungsionalitas struktural tersebut, baiknya

terlebih dahulu memahami tugas / deskripsi dari masing-masing peran /

jabatan dari RACI chart yang terpilih pada Tabel 2.13 untuk mempermudah

dalam melakukan konversi fungsionalitas struktural tersebut.

128

Tabel 4.2 Deskripsi Peran Pada RACI Chart EDM04 dan Subdit SISDA

No. Daftar RACI EDM04 dalam

COBIT 5

Konversi

Daftar Jabatan pada Subdit SISDA

1

Chief Executive Officer, seorang

yang memiliki kedudukan tinggi

yang bertanggung jawab dari

manajemen keseluruhan

organisasi.

Kasubdit Sistem Informasi dan

Data, sebagai pejabat administrator

dan pembina dalam menjalankan

fungsi Subdit SISDA dalam rangka

penyiapan penyusunan norma, standar,

prosedur dan kriteria, pengembangan

sistem informasi dan pengelolaan data

dan informasi sumber daya air.

2

Business Executive, seorang

manajemen individu senior yang

bertanggung jawab untuk operasi

unit bisnis tertentu atau anak

organisasi.

Kasubdit Sistem Informasi dan

Data, sebagai pejabat administrator

dan pembina dalam menjalankan

fungsi Subdit SISDA dalam rangka

penyiapan penyusunan norma, standar,

prosedur dan kriteria, pengembangan

sistem informasi dan pengelolaan data

dan informasi sumber daya air.

3

Strategy (IT Executive)

Committee, seorang eksekutif

senior yang ditujukan oleh dewan

untuk memastikan bahwa dewan

terlibat dalam pengambilan

keputusan yang berkaitan dengan

TI. Komite ini bertanggung jawab

untuk mengelola portfolio investasi

IT-enabled, layanan TI dan asset

TI.

Kepala Seksi Pengembangan Sistem

Informasi, sebagai pejabat pengawas

dalam melakukan penyiapan bahan

penyusunan norma, standar, prosedur,

dan kriteria serta pelaksanaan

pengembangan sistem informasi

sumber daya air.

4

Chief Information Officer, pejabat

senior pada organisasi yang

bertanggung jawab untuk

menyelaraskan TI dan strategi

bisnis dan akuntabel untuk

perencanaan, sumber daya dan

mengelola layanan informasi dan

solusi untuk mendukung tujuan TI

organisasi.

Kepala Seksi Pengelolaan Data dan




dan kriteria, pengumpulan,

pengelolaan layanan dan penyajian

data dan informasi sumber daya air

Dari tabel diatas menjelaskan bahwa, yang mendapatkan tugas dan

peran yang sesuai dengan Chief Executive Officer pada Subdit SISDA

adalah Kasubdit Sitem Informasi dan Data, karena Kasubdit Sistem

Informasi dan Data merupakan seorang yang memiliki kedudukan tinggi

yang bertanggung jawab dari manajemen keseluruhan pada Subdit SISDA,

129

yang dimana Kasubdit Sistem Informasi dan Data sendiri merupakan

pejabat administrator dan pembina dalam menjalankan fungsi Subdit

SISDA.

Kemudian yang mendapatkan tugas dan peran yang sesuai dengan

Business Executive pada Subdit SISDA adalah Kasubdit Sitem Informasi

dan Data, karena Kasubdit Sistem Informasi dan Data sendiri juga

merupakan seorang manajemen individu senior yang bertanggung jawab

untuk operasi unit bisnis Subdit SISDA dalam rangka penyiapan

penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria, pengembangan sistem

informasi dan pengelolaan data dan informasi sumber daya air.

Selanjutnya yang mendapatkan tugas dan peran yang sesuai dengan

Strategy (IT Executive) Committee pada Subdit SISDA adalah Kepala

Seksi Pengembangan Sistem Informasi, karena Kepala Seksi

Pengembangan Sistem Informasi merupakan seorang eksekutif senior yang

ditujukan oleh Kasubdit Sistem Informasi dan Data sebagai pengawas

dalam memastikan atau bertanggung jawab untuk melakukan

pengembangan sistem informasi ataupun asset TI lainnya dan pengelolaan

data dan informasi sumber daya air.


Chief Information Officer pada Subdit SISDA adalah Kepala Seksi

Pengelolaan Data dan Informasi, karena Kepala Seksi Pengelolaan Data

dan Informasi merupakan pejabat senior / pengawas pada Subdit SISDA

yang bertanggung jawab untuk mengelola layanan informasi yaitu dalam

130

penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pengumpulan,

pengelolaan layanan dan penyajian data dan informasi sumber daya air

untuk mendukung tujuan TI instansi.

Setelah dipahami dan dilakukannya konversi peran RACI chart pada

COBIT 5 kepada struktural pada Subdit SISDA dengan cara diskusi dengan

pihak Subdit SISDA untuk menentukan peran yang tepat, maka hasil

identifikasi RACI chart pada EDM04 adalah sebagai berikut:

a. Identifikasi RACI Chart EDM04.01

Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart EDM04.01

No.

Diagram RACI

EDM04.01

dalam COBIT 5

Konversi

Daftar Responden pada Subdit

SISDA

Kode

Responden

1 Chief Executive Officer Kasubdit Sistem Informasi dan

Data K.SID

2 Business Executive Kasubdit Sistem Informasi dan

Data K.SID

3 Strategy (IT Executive)

Committee

Kepala Seksi Pengembangan

Sistem Informasi K.PSI

4 Chief Information Officer Kepala Seksi Pengelolaan Data

dan Informasi K.PDI

b. Identifikasi RACI Chart EDM04.02


No.

Diagram RACI

EDM04.02

dalam COBIT 5

Konversi


SISDA

Kode

Responden


Data K.SID


Data K.SID


Committee




dan Informasi K.PDI

131

c. Identifikasi RACI Chart EDM04.03


No.

Diagram RACI

EDM04.03

dalam COBIT 5

Konversi


SISDA

Kode

Responden


Data K.SID


Data K.SID


Committee




dan Informasi K.PDI

Berikut merupakan pemetaan RACI chart pada proses BAI04:

Tabel 4.6 RACI Chart BAI04 (Manage Availablity and Capacity)

Untuk responden yang dipilih pada RACI chart EDM04 yaitu

responden RACI chart dengan kode “R”. Karena “R” merupakan

stakeholder tersebut merupakan yang bertanggung jawab (responsible)

132

menjelaskan tentang siapa yang mendapatkan tugas yang harus dilakukan.

Hal ini merujuk pada peran utama atau penanggung jawab pada kegiatan

operasional, memenuhi kebutuhan dan menciptakan hasil yang diinginkan

dari organisasi tersebut.

Kemudian setelah didapatkannya peran RACI yang terpilih pada

proses BAI04 yaitu Service Manager, Head IT Operation, Business Process

Owner, dan Head Architect, dilanjutkan dengan melakukan konversi

fungsionalitas struktural RACI chart pada COBIT 5 yang dipilih kepada

fungsionalitas struktural pada Subdit SISDA. Sebelum melakukan konversi

fungsionalitas struktural tersebut, baiknya terlebih dahulu memahami tugas

/ deskripsi dari masing-masing peran / jabatan dari RACI chart yang terpilih

pada Tabel 2.13 untuk mempermudah dalam melakukan konversi

fungsionalitas struktural tersebut.

Tabel 4.7 Deskripsi Peran Pada RACI Chart BAI04 dan Subdit SISDA


COBIT 5

Konversi


1

Business Process Owner,

seseorang yang bertanggung jawab

pada proses kinerja untuk

mewujudkan tujuannya,

mendorong perbaikan proses dan

menyetujui perubahan proses.

Kepala Seksi Pengelolaan Data dan




dan kriteria, pengumpulan,

pengelolaan layanan dan penyajian

data dan informasi sumber daya air

2

Head IT Operation, seseorang

individu senior yang bertanggung

jawab atas lingkungan dan

infrastrutur operasional TI.







sumber daya air.

133


COBIT 5

Konversi


3 Head Architect, seorang individu

senior yang mengelola proses

arsitektur enterprise.







sumber daya air.

4

Service Manager, seorang individu

yang mengelola pengembangan,

implementasi, evaluasi dan

pengelolaan berkelanjutan baru dan

yang sudah ada.

Staff Bagian Pengelolaan Data dan

Informasi, mempunyai tugas-tugas

melakukan pekerjaan teknis dan

service yang mengelola

pengembangan, implementasi, dan

pengelolaan yang ada di bawah

pengawasan Kepala Seksi Pengelolaan

Data dan Informasi

Dari tabel diatas menjelaskan bahwa, yang mendapatkan tugas dan

peran yang sesuai dengan Business Process Owner pada Subdit SISDA

adalah Kepala Seksi Pengelolaan Data dan Informasi, karena Kepala

Seksi Pengelolaan Data dan Informasi seseorang yang bertanggung jawab

pada proses kinerja untuk mewujudkan tujuannya, mendorong perbaikan

proses dan menyetujui perubahan proses manajemen ketersediaan dan

kapasitas informasi Subdit SISDA, melakukan pengawasan dalam

penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria,

pengumpulan, pengelolaan layanan dan penyajian data dan informasi

sumber daya air.


Head IT Operation pada Subdit SISDA adalah Kepala Seksi

Pengembangan Sistem Informasi, karena Kepala Seksi Pengembangan

Sistem Informasi seseorang individu senior / pejabat pengawas yang

bertanggung jawab atas lingkungan dan infrastrutur operasional TI pada

134

instansi dengan melakukan pelaksanaan pengembangan sistem informasi

sumber daya air.

Selanjutnya yang mendapatkan tugas dan peran yang sesuai dengan

Head Architect pada Subdit SISDA adalah Kepala Seksi Pengembangan

Sistem Informasi, karena Kepala Seksi Pengembangan Sistem Informasi

juga merupakan seorang individu senior / pejabat pengawas yang mengelola

proses arsitektur enterprise dari berbagai sistem informasi / aplikasi yang

ada pada instansi dengan melakukan penyiapan bahan penyusunan norma,

standar, prosedur, dan kriteria serta pelaksanaan pengembangan sistem

informasi sumber daya air.


Service Manager pada Subdit SISDA adalah Staff Bagian Pengelolaan

Data dan Informasi, karena Staff Bagian Pengelolaan Data dan Informasi

seorang individu yang mengelola pengembangan, implementasi, evaluasi

dan pengelolaan berkelanjutan baru dan yang sudah ada dalam manajemen

ketersediaan dan kapasitas informasi instansi.

Setelah dipahami dan dilakukannya konversi peran RACI chart pada

COBIT 5 kepada struktural pada Subdit SISDA dengan cara diskusi dengan

pihak Subdit SISDA untuk menentukan peran yang tepat, maka hasil

identifikasi RACI chart pada BAI04 adalah sebagai berikut:

135

a. Identifikasi RACI chart BAI04.01

Tabel 4.8 Identifikasi RACI chart BAI04.01

No.

Diagram RACI

BAI04.01

dalam COBIT 5 Konversi


SISDA

Kode

Responden


Informasi SPDI

b. Identifikasi RACI Chart BAI04.02

Tabel 4.9 Identifikasi RACI Chart BAI04.02

No.

Diagram RACI

BAI04.02 dalam

COBIT 5

Konversi


SISDA

Kode

Responden

1 Head IT Operation Kepala Seksi Pengembangan



Informasi SPDI

c. Identifikasi RACI Chart BAI04.03


No.

Diagram RACI

BAI04.03

dalam COBIT 5

Konversi


SISDA

Kode

Responden

1 Business Process Owner Kepala Seksi Pengelolaan Data

dan Informasi K.PDI


Informasi SPDI

d. Identifikasi RACI Chart BAI04.04


No.

Diagram RACI

BAI04.03

dalam COBIT 5

Konversi


SISDA

Kode

Responden


dan Informasi K.PDI


Informasi SPDI

136

e. Identifikasi RACI Chart BAI04.05


No.

Diagram RACI

BAI04.03

dalam COBIT 5

Konversi


SISDA

Kode

Responden


dan Informasi K.PDI

2 Head Architect Kepala Seksi Pengembangan



Informasi SPDI

Pertanyaan–pertanyaan yang ada di kuesioner juga deskripsi dari

tiap aktivitas yang terdapat pada EDM04 dan BAI04 pada COBIT 5.

Kuesioner ini digunakan untuk mengetahui kondisi saat ini (as is) dan

keadaan yang diinginkan (to be) oleh Subdit SISDA, Ditjen Sumber Daya

Air KEMENPPUPERA RI. Responden memilih satu jawaban yang ada

pada kuesioner dan penilaian ini bertujuan untuk mendapatkan hasil

evaluasi penilaian capability level. Kemudian hasil jawaban kuesioner dari

responden diakumulasikan dan dilakukan perhitungan dengan metode Skala

Likert dimana a=0, b=1, c=2, d=3, e=4 dan f=5. Adapun kuisioner EDM04

dan BAI04 terlampir pada lampiran 3 dan lampiran 4.

4.2.2 Hasil Rekapitulasi Kuisioner

Selajutnya, berikut ini merupakan hasil rekapitulasi pengisian

kuesioner dari responden pada proses EDM04 (Ensure Resource

Optimisation) dan BAI04 (Manage Availibility and Capacity) yang nantinya

akan dilanjutkan untuk diolah pada sub bab 4.4 data collection yaitu sebagai

berikut:

137

4.2.2.1 Hasil Rekapitulasi Kuisioner EDM04

a. EDM04.01

Tab

el 4

.13 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

ED

M04.0

1

138

Berdasarkan tabel rincian jawaban kuesioner EDM04.01 dapat

dijabarkan sebagai berikut:

• Aktifitas 1

Pada kondisi as is terdapat 1 responden yang memilih level 2, 2

responden memilih level 3, dan 1 responden lagi memilih level 4.

Sedangkan pada kondisi to be terdapat 1 responden yang memilih

level 4, dan 3 responden lagi memilih level 5.

• Aktifitas 2

Pada kondisi as is terdapat 1 responden yang memilih level 2, dan 3

responden lagi memilih level 3. Sedangkan pada kondisi to be

terdapat 1 responden yang memilih level 3, dan 3 responden lagi

memilih level 5.

• Aktifitas 3



terdapat 1 responden yang memilih level 3 dan 3 responden lagi

memilih level 5.

• Aktifitas 4





139

• Aktifitas 5



terdapat 1 responden yang memilih level 3, dan 3 responden lagi

memilih level 5.

b. EDM04.02

Tab

el 4

.14 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

ED

M04.0

2

140



• Aktifitas 1

Pada kondisi as is terdapat 3 responden yang memilih level 2 dan 1



memilih level 5.

• Aktifitas 2




memilih level 5.

• Aktifitas 3




level 3 dan 3 responden lagi memilih level 5.

• Aktifitas 4




memilih level 5.

141

• Aktifitas 5





c. EDM04.03

Tab

el 4

.15 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

ED

M04.0

3

142



• Aktifitas 1




memilih level 5.

• Aktifitas 2




memilih level 5.

• Aktifitas 3

Pada kondisi as is terdapat 4 responden memilih level 3. Sedangkan

pada kondisi to be terdapat 1 responden yang memilih level 4 dan 3

responden lagi memilih level 5.

143

4.2.2.2 Hasil Rekapitulasi Kuisioner BAI04

a. BAI04.01

Tab

el 4

.16 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

BA

I04.0

1

144

Berdasarkan tabel rincian jawaban kuesioner BAI04.01 dapat


• Aktifitas 1


pada kondisi to be terdapat 1 responden yang memilih level 4.

• Aktifitas 2



• Aktifitas 3



• Aktifitas 4



145

b. BAI04.02

Tab

el 4

.17 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

BA

I04.0

2

146

Berdasarkan tabel rincian kuesioner BAI04.02 dapat dijabarkan

sebagai berikut:

• Aktifitas 1



• Aktifitas 2


pada kondisi to be terdapat 1 responden yang memilih level 3 dan 1

responden lagi memilih level 4.

• Aktifitas 3



• Aktifitas 4



• Aktifitas 5




memilih level 4.

• Aktifitas 6



147

• Aktifitas 7




memilih level 5.

c. BAI04.03

Tab

el 4

.18 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

BA

I04.0

3

148



• Aktifitas 1



• Aktifitas 2



• Aktifitas 3




memilih level 5.

• Aktifitas 4



• Aktifitas 5



149

d. BAI04.04



• Aktifitas 1



terdapat 2 responden yang memilih level 4.

Tab

el 4

.19 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

BA

I04.0

4

150

• Aktifitas 2




• Aktifitas 3




• Aktifitas 4




memilih level 5.

151

e. BAI04.05

Tab

el 4

.20 R

inci

an J

awab

an K

uis

ioner

BA

I04.0

5

152



• Aktifitas 1




memilih level 4.

• Aktifitas 2

Pada kondisi as is terdapat 3 responden yang memilih level 3.


level 4.

• Aktifitas 3



terdapat 1 responden yang memilih level 3, 1 responden memilih


• Aktifitas 4




memilih level 4.

153

• Aktifitas 5

Pada kondisi as is terdapat 3 responden yang memilih level 2.



4.3 Briefing

Pada tahap ini dilakukan proses penjelasan dan penentuan jadwal penelitian

kepada pihak yang terlibat dalam proses penilaian untuk evaluasi tata kelola

teknologi informasi pada Subdit SISDA, dimana pihak yang diberikan penjelasan

merupakan semua responden yang terlibat dalam penilaian tata kelola ini sesuai

dengan yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya.

Tabel 4.21 Penjadwalan Proses Penelitian

Agustus September Oktober November Desember Januari

Initiation

Planning the

Assessment

Briefing

Data Collection

Data Validation

Process

Attribute Level

Reporting the

Result

4.4 Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang

terdapat pada Subdit SISDA, yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti

penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan, sebagaimana

dijelaskan sebagai berikut:

154

4.4.1 Data Collection EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahwa kebutuhan sumber

daya perusahaan terpenuhi secara optimal, biaya TI dioptimalkan, dan ada

kemungkinan peningkatan manfaat realisasi dan kesiapan untuk perubahan

masa depan. Data collection EDM04 pada Subdit SISDA adalah sebagai

berikut:

a. EDM04.01 ( Mengevaluasi Pengelolaan Sumber Daya )

Untuk menjelaskan prinsip panduan untuk alokasi sumber

daya dan kemampuan Subdit SISDA tercantum pada dokumen

Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk panduan alokasi dan

kemampuan sumber daya manusia pada instasi dan untuk panduan

alokasi dan kemampuan sumber daya proses terdokumentasi pada

Bisnis Proses Subdit SISDA sedangkan untuk panduan alokasi

sumber daya teknologi terdokumentasi pada Surat Perjanjian Kerja

Penyusunan Peta Infrastruktur SDA. Pada dokumen-dokumen

tersebut tercantum target – target yang harus dicapai, serta panduan

alokasi alur proses bisnis pengembangan dan pengelolaan sumber

daya pada Subdit SISDA.

Sedangkan prinsip panduan untuk arsitektur enterprise

instansi sendiri sudah terdokumentasi lengkap pada dokumen Bisnis

Proses Subdit SISDA mulai dari entitas sistem informasi dan data,

arahan – arahan SISDA, alur pengembangan sistem informasi, alur

155

pengelolaan data dan informasi, hingga alur bisnis proses Subdit

SISDA berdasarkan produk-produk utamanya.

Untuk rencana sumber daya yang disetujui tertuang dalam

dokumen Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur SDA

untuk sumber daya teknologinya. Dalam dokumen tersebut berisi

perjanjian – perjanjian kontrak kerja, perintah kerja, syarat khusus

dan umum kontrak kerja, hingga kerangka acuan kerja yang telah

disepakati dalam kontrak kerja dengan PT. Inakko Konsulindo

Internasional. Sedangkan untuk rencana sumber daya proses ter

dokumentasi pada Bisnis Proses Subdit SISDA dan rencana sumber

daya manusianya teridentifikasi pada Sasaran Kerja Pegawai (SKP).

b. EDM04.02 ( Pengelolaan Sumber Daya Secara Langsung )

Untuk menjelaskan komunikasi strategi sumber daya secara

langsung pada Subdit SISDA telah dijelaskan pada dokumen Bisnis

Proses Subdit SISDA untuk sumber daya proses dan manusia. Pada

dokumen tersebut dijelaskan alur komunikasi proses pengembangan

sistem informasi dan pengelolaan data yang telah dibagi berdasarkan

tugas dan unit kerjanya, sehingga memberikan kemudahan dan

saling mendukung untuk mencapai tujuan bisnis utama Subdit

SISDA dalam penyajian informasi sumber daya air. Dan untuk

komunikasi strategi sumber daya teknologi telah dijelaskan pada

dokumen Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur

SDA. Dimana pada dokumen tersebut dijelaskan batasan-batasan

156

pengelolaan yang dilakukan antara Subdit SISDA dan PT. Inakko

Konsulindo Internasional.

Untuk penugasan tanggung jawab untuk pengelolaan sumber

daya pada instansi sendiri secara umum telah dijelaskan pada

Permen PUPR No 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Pada

dokumen tersebut sudah di jelaskan dengan lengkap kedudukan,

tugas, dan fungsi dalam pengelolaan sumber daya khususnya pada

Subdit SISDA. Dan untuk perincian penugasan tanggung jawab

pengelolaan sumber daya proses dan manusia lebih lengkapnya

dijelaskan pada dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA. Sedangkan

untuk pengelolaan sumber daya teknologinya dijelaskan lebiih rinci

pada dokumen Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur

SDA. Pada dokumen tersebut dijelaskan batasan-batasan

pengelolaan pihak Subdit Sisda dan pihak PT. Inakko Konsulindo

Internasional selaku pihak kedua dalam pengembangan dan

pengelolaan teknologi pada Subdit SISDA.

Sedangkan prinsip untuk melindungi sumber daya yang ada,

dijelaskan pada dokumen Renstra DITJEN SDA. Dimana

didalamnya terdapat strategi operasional operasi dan pemeliharaan

sumber daya yang ditujukan untuk menjaga keberlanjutan fungsi

infrastruktur sumber daya air.

157

c. EDM04.03 ( Memonitor Pengelolaan Sumber Daya )

Untuk feedback mengenai alokasi dan efektivitas sumber

daya dan kemampuan sendiri terdapat pada dokumen Sasaran Kerja

Pegawai (SKP). Pada dokumen tersebut dijelaskan target dan

realisasi dari hasil kemampuan sumber daya yang dimana

selanjutnya menghasilkan masukan/saran untuk perbaikan ke

pengelolaan sumber daya yang lebih baik.

Namun, Subdit SISDA sendiri belum memiliki panduan

dalam melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi

penyimpangan pengelolaan sumber daya sendiri.

4.4.2 Data Collection BAI04 (Manage Availability and Capacity)

Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga ketersediaan lyanan,

manajemen sumber daya yang efisien dan mengoptimalkan kinerja sistem

melalui prediksi kinerja masa depan dan kebutuhan kapasitas. Data

collection BAI04 pada Subdit SISDA adalah sebagai berikut:

a. BAI04.01 (Menilai Ketersedian, Kinerja dan Kapasitas Saat Ini

Menciptakan Baseline)

Untuk menjelaskan proses menilai ketersediaan, kinerja dan

kapasitas saat ini dalam menciptakan baseline terdapat pada

dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA. Laporan ini berisikan tentang

informasi dasar entitas sistem informasi dan data, alur pengelolaan

data dan informasi, serta menjelaskan produk utama berdasarkan

tugas dan fungsi unit kerja.

158

Untuk memastikan bahwa ketersediaan, kinerja dan

kapasitas yang diperoleh dapat mendukung kebutuhan bisnis dan

memenuhi service level agreement (SLA) atau kontrak dari penyedia

layanan terdapat pada laporan Profil Pengelolaan Infrastruktur SDA.

Laporan ini dapat menjelaskan adanya proses dimana laporan terkait

gaps kinerja dan kapasitas yaitu dari target pencapaian sampai

persentasi pengembangan fisik infratruktur, dana yang di

investasikan, sampai status pengembangan infrastruktur tersebut.

b. BAI04.02 (Menilai Dampak Bisnis)

Untuk skema dan skenario ketersediaan, kinerja dan

kapasitas terdokumentasi kedalam dokumen Surat Perjanjian Kerja

Penyusunan Peta Infrastruktur SDA yang didalamnya menjelaskan

tentang surat perintah kerja, surat penunjukan penyedia jasa, dan

juga memuat skenario kerangka acuan kerja dalam memenuhi

ketersediaan, kinerja dan kapasitas.

Untuk penilaian pengaruh ketersediaan, kinerja dan kapasitas

terhadap bisnis tertuang dalam dokumen Bisnis Proses Subdit

SISDA, yang mana pada dokumen tersebut dijelaskan bagaimana

pentingnya ketersediaan informasi, kinerja subdit, dan kapasistas

unit kerja yang dimiliki memberikan dukungan data yang memadai

untuk diolah menjadi informasi serta memberikan kemudahan dan

kecepatan dalam menyajikan informasi.

159

c. BAI04.03 (Merencanakan Untuk Kebutuhan Layanan Baru)

Dalam prioritas membuat layanan baru atau mengubah layanan

yang telah ada dengan tujuan keselarasan dengan kebutuhan Subdit

SISDA terdapat dalam dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA yang

dimana pada dokumen tercantum produk – produk utama yang harus di

buat yang telah dibagi berdasarkan tugas dan fungsi unit kerja.

Untuk proses rencana peningkatan kinerja dan kapasitas

tertuang dalam dokumen RENSTRA DITJEN SDA 2015-2019 yang

berisikan tentang analisis lingkungan strategi kementerian agar dapat

menjadi potensi apa saja yang dapat meningkatkan kinerja dan

kapasitas layanan teknologi informasi di Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air.

d. BAI04.04 (Memantau dan Meninjau Ketersediaan dan

Kapasitas)

Dalam memantau dan meninjau ketersediaan dan kapasitas

dari aplikasi SISDA yaitu bisa dilihat di website instansi (

sda.pu.go.id ), yang dimana pada menu aplikasi SISDA terdapat

berbagai macam aplikasi dan sistem informasi yang tersedia. Dari

aplikasi dan sistem informasi yang tersedia, menyediakan berbagai

informasi terkait sumber daya air mulai dari informasi bendungan,

sungai, rawa, irigasi, dan sebagainya. Terdapat juga dokumen

Album Peta Infrastruktur SDA yang memuat laporan informasi -

160

informasi peta infrastruktur sumber daya air seluruh provinsi di

indonesia.

e. BAI04.05 (Menyelediki dan Mengatasi Ketersediaan, Kinerja

dan Kapasitas)

Untuk laporan gaps kinerja dan kapasitas aplikasi dan sitem

informasi pada Subdit SISDA dapat dilihat dari dokumen Profil

Pengelolaan Infrastruktur SDA. Laporan ini dapat menjelaskan

adanya proses dimana laporan terkait gaps kinerja dan kapasitas

yaitu dari target pencapaian sampai persentasi pengembangan fisik

infratruktur, dana yang di investasikan, sampai status pengembangan

infrastruktur tersebut. Namun Subdit SISDA belum memiliki

evidence berupa dokumen ataupun SOP yang tertulis mengenai

tindakan korektif dan yang membahas prosedur eskalasi darurat.

4.5 Data Validation

Pada tahap ini adalah dilakukannya validasi data yang bertujuan untuk

mengetahui hasil perhitungan kuesioner untuk mendapatkan evaluasi penilaian

capability level. Kuesioner ini didistribusikan kepada responden sesuai dengan

table RACI yang ada pada COBIT 5. Tahapan ini merupakan hasil rekapan jawaban

kuesioner yang telah dijawab oleh responden sesuai dengan RACI chart pada

COBIT 5.

161

4.5.1 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner EDM04

a. EDM04.01

Tabel 4.22 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner EDM04.01

No Aktivitas Status Distribusi Jawaban (%)

0 1 2 3 4 5

1 Memeriksa dan membuat

keputusan tentang strategi,

menyediakan sumber daya

TI dan mengembangkan

kemampuan untuk

memenuhi kebutuhan saat

ini dan kebutuhan masa

depan

As is 0 0 25 50 25 0

To be 0 0 0 0 25 75

2 Menentukan prinsip untuk

membimbing alokasi dan

pengelolaan sumber daya.

As is 0 0 25 75 0 0

To be 0 0 0 25 0 75

3 Memeriksa dan menyetujui

strategi rencana sumber

daya dan arsitektur

enterprise untuk

memberikan nilai dan

mengurangi risiko dengan

sumber daya yang

dialokasikan

As is 0 0 75 0 25 0

To be 0 0 0 25 0 75

4 Memahami kebutuhan

untuk menyelaraskan

pengelolaan sumber daya

dengan keuangan instansi

dan perencanaan sumber

daya manusia.

As is 0 0 25 50 25 0

To be 0 0 0 25 0 75

5 Menentukan prinsip-prinsip

pengelolaan dan

pengendalian arsitektur

enterprise.

As is 0 25 75 0 0

To be 0 0 0 25 0 75

TOTAL As is 0 0 35 50 15 0

To be 0 0 0 20 5 75

Berdasarkan tabel diatas maka dapat disimpulkan bahwa mayoritas

reponden dalam menilai kondisi saat ini (as is) dalam memahami harapan

bisnis berada pada tingkat kapabilitas 3 dengan presentase 50%, sedangkan

untuk kondisi yang diharapakan (to be) mayoritas mengharapkan dalam

162

pemahaman dalam harapan bisnis berada pada tingkat kapabilitas 5 dengan

presentase distribusi jawaban yaitu 75%.

b. EDM04.02



0 1 2 3 4 5

1 Mengkomunikasikan dan

mendorong penerapan

strategi pengelolan sumber

daya, prinsip, dan rencana

sumber daya yang

disepakati

As is 0 0 75 0 25 0

To be 0 0 0 0 25 75

2 Menetapkan tanggung

jawab untuk melaksanakan


As is 0 0 25 75 0 0

To be 0 0 0 25 0 75

3 Menentukan tujuan utama,

langkah-langkah dan

metrik untuk pengelolaan

sumber daya.

As is 0 0 25 50 25 0

To be 0 0 0 25 0 75

4 Menetapkan prinsip yang

berkaitan dengan

pemeliharaan sumber daya.

As is 0 0 25 75 0 0

To be 0 0 0 25 0 75

5 Menyelaraskan pengelolaan

sumber daya dengan

keuangan instansi dan

perencanaan sumber daya

manusia.

As is 0 0 25 50 25 0

To be 0 0 0 25 0 75

TOTAL As is 0 0 35 50 15 0

To be 0 0 0 20 5 75







163

c. EDM04.03



0 1 2 3 4 5

1 Memantau alokasi dan

optimalisasi sumber daya

sesuai dengan tujuan dan

prioritas instansi

menggunakan tujuan dan

metrik yang disepakati.

As is 0 0 50 50 0 0

To be 0 0 0 0 25 75

2 Memonitor strategi sumber

daya TI, strategi arsitektur

enterprise untuk

memastikan kebutuhan saat

ini dan masa depan instansi

dapat terpenuhi.

As is 0 0 0 75 25 0

To be 0 0 0 0 25 75

3 Memantau kinerja sumber

daya terhadap target,

menganalisis penyebab

penyimpangan dan

melakukan tindakan

perbaikan untuk mengatasi

penyebab yang

mendasarinya.

As is 0 0 0 100 0 0

To be 0 0 0 0 25 75

TOTAL As is 0 0 16,67 75 8,33 0

To be 0 0 0 0 25 75







164

4.5.2 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner BAI04

a. BAI04.01

Tabel 4.25 Hasil Rekapitulasi Jawaban Kuisioner BAI04.01


0 1 2 3 4 5

1 Menilai ketersediaan,

kinerja dan kapasitas data

yang ada di Aplikasi

SISDA.

As is 0 0 0 100 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

2 Memantau kinerja aktual

dan penggunaan kapasitas

Aplikasi SISDA terhadap

batasan yang telah

ditetapkan.

As is 0 0 0 100 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

3 Mengidentifikasi dan

menindak lanjuti semua

insiden yang disebabkan

oleh kinerja dan kapasitas

layanan Aplikasi SISDA

yang tidak memadai.

As is 0 0 0 0 100 0

To be 0 0 0 0 0 100

4 Mengevaluasi secara rutin

tingkat kinerja untuk semua

tingkatan pengolahan

dengan membandingkan

terhadap SLA (Service

Level Agreement).

As is 0 0 0 100 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

TOTAL As is 0 0 0 75 25 0

To be 0 0 0 0 75 25







165

b. BAI04.02



0 1 2 3 4 5

1 Mengidentifikasi solusi

yang sangat penting dalam

proses masalah manajemen

ketersediaan dan kapasitas

Aplikasi SISDA.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

2 Memetakan solusi / layanan

yang dipilih ke Aplikasi

dan infrastruktur SISDA

untuk memungkinkan

fokus pada sumber daya

yang penting untuk

perencanaan ketersediaan.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 50 50

3 Pengumpulan data tentang

pola ketersediaan dari

kegagalan dan pemantauan

kinerja Aplikasi SISDA

As is 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

4 Pembuatan rencana untuk

menggambarkan situasi

ketersediaan data Aplikasi

SISDA di masa depan yang

dibutuhkan, untuk

mencapai ketersediaan

kinerja yang sesuai dengan

kapasitas Aplikasi SISDA.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 100 0 0

5 Penentuan kemungkinan

bahwa sasaran kinerja

Aplikasi SISDA tidak akan

dicapai berdasarkan

rencana yang telah dibuat.

As is 0 0 50 50 0 0

To be 0 0 0 50 50 0

6

Penentuan dampak atau

akibat dari rencana masa

depan yang telah dibuat

pada pengukuran kinerja

bisnis.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 100 0 0

7

Memastikan bahwa pemilik

proses bisnis sepenuhnya

memahami dan menyetujui

analisis ini.

As is 0 0 50 50 0 0

To be 0 0 0 0 50 50

TOTAL As is 0 0 85,71 14,28 0 0

To be 0 0 0 35,71 50 7,14



166

bisnis berada pada tingkat kapabilitas 2 dengan presentase 85,71%,

sedangkan untuk kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas mengharapkan

dalam pemahaman dalam harapan bisnis berada pada tingkat kapabilitas 4

dengan presentase distribusi jawaban yaitu 50%.

c. BAI04.03



0 1 2 3 4 5

1 Meninjau implikasi


data Aplikasi SISDA dari

analisis tren layanan yang

ada saat ini.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 0 100

2 Mengidentifikasikan

dampak ketersediaan dan

kapasitas Aplikasi SISDA

dari perubahan kebutuhan

bisnis dan peluang

perbaikan yang ada.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

3 Memprioritaskan perbaikan

yang diperlukan dan

membuat rencana


Aplikasi SISDA yang

sesuai dengan anggaran.

As is 0 0 50 50 0 0

To be 0 0 0 0 50 50

4 Menyesuaikan rencana

kinerja dan kapasitas

Aplikasi SISDA, sesuai

dengan realitas yang ada

saat ini dan mengajukan

perubahan insfrastruktur

penunjang untuk Aplikasi

SISDA.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

5 Memastikan bahwa

manajemen melakukan

perbandingan dari sumber

daya Aplikasi SISDA saat

ini, dengan perkiraan

pasokan sumber daya yang

dating

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

TOTAL As is 0 0 90 10 0 0

To be 0 0 0 0 90 10

167




untuk kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas mengharapkan dalam



d. BAI04.04



0 1 2 3 4 5

1 Menetapkan proses

pengumpulan data untuk

menyediakan kepada

manajemen untuk

dilakukan monitoring dan

pelaporan informasi

ketersediaan, kinerja dan


As is 0 50 50 0 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

2 Memberikan laporan hasil

Aplikasi SISDA rutin

dalam bentuk yang tepat

untuk diperiksa oleh bagian

IT dan manajemen.

As is 0 50 50 0 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

3 Mengintergrasikan

pemantauan dan pelaporan

kegiatan Aplikasi SISDA.

As is 0 0 50 50 0 0

To be 0 0 0 0 100

4 Memberikan laporan

kapasitas untuk

penganggaran dana atau

bagian keuangan

As is 0 0 0 50 50 0

To be 0 0 0 0 50 50

TOTAL As is 0 25 37,50 25 12,50 0

To be 0 0 0 0 87,50 12,50



bisnis berada pada tingkat kapabilitas 2 dengan presentase 37,50%,

sedangkan untuk kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas mengharapkan

168

dalam pemahaman dalam harapan bisnis berada pada tingkat kapabilitas 4

dengan presentase distribusi jawaban yaitu 87,50%.

e. BAI04.05



0 1 2 3 4 5

1 Mengarahkan karyawan

untuk memastikan

tingkatan level yang sesuai

dari ketersediaan kinerja

Aplikasi SISDA.

As is 0 0 66,67 33,33 0 0

To be 0 0 0 33,33 66,67 0

2 Mengidentifikasi

kesenjangan kinerja dan


berdasarkan pemantauan

kinerja saat ini dan yang

akan datang.

As is 0 0 0 100 0 0

To be 0 0 0 0 100 0

3 Menetapkan tindakan

korektif (misalkan

memprioritaskan tugas -

tugas atau menambahkan

sumber daya).

As is 0 0 66,67 33,33 0 0

To be 0 0 0 33,33 33,33 33,33

4 Mengintegrasikan tindakan

perbaikan yang diperlukan

kedalam perencanaan dan

proses manajemen

perubahan.

As is 0 0 66,67 33,33 0 0

To be 0 0 0 33,33 66,67 0

5 Mengidentifikasikan

prosedur eskalasi

(peningkatan) untuk cepat

tanggap dalam hal

kapasitas dan masalah

kinerja Aplikasi SISDA

yang ada.

As is 0 0 100 0 0 0

To be 0 0 0 33,33 66,67 0

TOTAL As is 0 0 60 40 0 0

To be 0 0 0 26,67 66,67 6,67




untuk kondisi yang diharapkan (to be) mayoritas mengharapkan dalam

169


presentase distribusi jawaban yaitu 66,67%.

4.6 Process Atribute Level

Tahap selanjutnya dilakukan dengan kegiatan memberi level pada setiap sub

proses, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil nilai dan capability level dari hasil

perhitungan kuesioner pada tahap-tahap sebelumnya dan melakukan analisis gap

pada tahap berikutnya.

4.6.1 Penentuan Nilai dan Capability Level pada EDM04

Berdasarkan rumus yang terdapat pada Bab II maka perhitungan

rekapitulasi distribusi jawaban untuk menentukan nilai kapabilitas dan

tingkat kapabilitas pada proses EDM04 sebagai berikut:

a. Nilai Kapabilitas EDM04.01 (Mengevaluasi Pengelolaan

Sumber Daya)

• As Is NK = (0×0)+(0×1)+(35×2)+(50×3)+(15×4)+(0×5)

100 = 2,8

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(20×3)+(5×4)+(75×5)

100 = 4,55

Capability Level saat ini pada BAI04.02 cenderung mengarah

pada level 3 Established Process, dengan nilai 2,8. Sedangkan

untuk capability level yang diharapkan cenderung mengarah pada

level 5 Optimising Process, dengan nilai 4,55.

170

b. Nilai Kapabilitas EDM04.02 (Pengelolaan Sumber Daya Secara

Langsung)

• As Is NK = (0×0)+(0×1)+(35×2)+(50×3)+(15×4)+(0×5)

100 = 2,8

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(20×3)+(5×4)+(75×5)

100 = 4,55


pada level 3 Established Process, dengan nilai 2,8. Sedangkan untuk

capability level yang diharapkan cenderung mengarah pada level 5

Optimising Process, dengan nilai 4,55.

c. Nilai Kapabilitas EDM04.03 (Memonitor Pengelolaan Sumber

Daya)

• As Is NK = (0×0)+(0×1)+(16,67×2)+(75×3)+(8,33×4)+(0×5)

100 = 2,91

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(0×3)+(25×4)+(75×5)

100 = 4,75


pada level 3 Established Process, dengan nilai 2,91. Sedangkan

untuk capability level yang diharapkan cenderung mengarah pada

level 5 Optimising Process, dengan nilai 4,75.

4.6.2 Penentuan Nilai dan Capability Level pada BAI04

Berdasarkan rumus yang terdapat pada bab II maka perhitungan

rekapitulasi distribusi jawaban untuk menentukan nilai kapabilitas dan

tingkat kapabilitas pada proses BAI04 sebagai berikut:

171

a. Nilai Kapabilitas BAI04.01 (Menilai Ketersedian, Kinerja dan

Kapasitas Saat Ini Menciptakan Baseline)

• As Is NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(75×3)+(25×4)+(0×5)

100 = 3,25

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(0×3)+(75×4)+(25×5)

100 = 4,25

Capability Level saat ini pada BAI04.01 terdapat pada level 3

Established Process, dengan nilai 3,25. Sedangkan untuk capability

level yang diharapkan terdapat pada level 4 Predictable Process,

dengan nilai 4,25.

b. Nilai Kapabilitas BAI04.02 (Menilai Dampak Bisnis)

• As Is NK = (0×0)+(0×1)+(85,71×2)+(14,28×3)+(0×4)+(0×5)

100 = 2,14

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(35,71×3)+(50×4)+(7,14×5)

100 = 3,51


Manage Process, dengan nilai 2,14. Sedangkan untuk capability

level yang diharapkan cenderung mengarah pada level 4 Predictable

Process, dengan nilai 3,51.

c. Nilai Kapabilitas BAI04.03 (Merencanakan Untuk Kebutuhan

Layanan Baru)

• As Is NK = (0×0)+(0×1)+(90×2)+(10×3)+(0×4)+(0×5)

100 = 2,10

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(0×3)+(90×4)+(10×5)

100 = 4,10



172


dengan nilai 4,10

d. Nilai Kapabilitas BAI04.04 (Memantau dan Meninjau

Ketersediaan dan Kapasitas)

• As Is NK = (0×0)+(25×1)+(37,50×2)+(25×3)+(12,50×4)+(0×5)

100 = 2,25

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(0×3)+(87,50×4)+(12,50×5)

100 = 4,12




dengan nilai 4,12.

e. Nilai Kapabilitas BAI04.05 (Menyelediki dan mengatasi

masalah ketersediaan, kinerja dan kapasitas)

• As Is NK = (0×0)+(0×1)+(60×2)+(40×3)+(0×4)+(0×5)

100 = 2,40

• To Be NK = (0×0)+(0×1)+(0×2)+(26,67×3)+(66,67×4)+(6,67×5)

100 = 3,80




dengan nilai 3,80.

4.6.3 Penentuan Level Kapabilitas

Pada bagian ini akan dilakukan penentuan rata-rata tingkat

kapabilitas setiap proses sesuai dengan model kapabilitas COBIT 5.

173

Penentuan ini dilakukan dengan cara membulatkan bilangan-bilangan yang

didapatkan dari perhitungan nilai kapabilitas sebelumnya.

1. Tingkat Kapabilitas EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

Berikut ini adalah penentuan tingkat kapabilitas EDM04

berdasarkan hasil perhitungan nilai kapabilitas yang terdapat pada

tiap sub prosesnya.

Tabel 4.30 Penentuan Level Kapabilitas EDM04

No Sub Proses Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

As Is To Be As Is To Be

1 EDM04.01 2,8 4,55 3 5

2 EDM04.02 2,8 4,55 3 5

3 EDM04.03 2,91 4,75 3 5

Rata - Rata 2,84 4,62 3 5

Dari tabel diatas menjelaskan bahwa nilai untuk kondisi saat

ini (as is) pada EDM04 adalah 2,84 atau capability level berada

dilevel 3 yaitu Established Process. Artinya adalah proses EDM04

(Ensure Resource Optimisation) pada Subdit SISDA telah dibangun

yang kemudian diimplementasikan menggunakan proses yang telah

didefinisikan dan mampu mencapai hasil dari tujuan yang telah

ditetapkan.

Sedangkan kondisi yang di harapkan (to be) berada pada

tingkat 5 dengan nilai kapabilitas 4,62 yang dimana pada tahap ini

telah diterapkan Optimising Process, dimana harus ada proses yang

terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan untuk memenuhi

tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek dari Subdit SISDA.

174

Gambar 4.5 Diagram Representasi Tingkat Kapabilitas EDM04

2. Tingkat Kapabilitas BAI04 (Manage Availability and Capacity)

Berikut ini adalah penentuan tingkat kapabilitas BAI04

berdasarkan hasil perhitungan nilai kapabilitas yang terdapat pada

tiap sub prosesnya.

Tabel 4.31 Penentuan Level Kapabilitas BAI04

No Sub Proses Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

As Is To Be As Is To Be

1 BAI04.01 3,25 4,25 3 4

2 BAI04.02 2,14 3,51 2 4

3 BAI04.03 2,10 4,10 2 4

4 BAI04.04 2,25 4,12 2 4

5 BAI04.05 2,40 3,80 2 4

Rata - Rata 2,43 3,96 2 4

Dari tabel diatas menjelaskan bahwa nilai untuk kondisi saat

ini (as is) pada BAI04 adalah 2,43 atau capability level berada

dilevel 2 yaitu Manage Process. Artinya adalah proses BAI04

0

1

2

3

4

5EDM04.01

EDM04.02EDM04.03

As Is To Be

175

(Manage Availability and Capacity) pada Subdit SISDA telah

dikelola dengan baik, dimana sudah mencakup perencanaan, moitor,

dan penyesuaian. Dan juga work product yang ada pada Subdit

SISDA telah di jalankan, dikontrol dan kilelola dengan tepat.

Sedangkan kondisi yang di harapkan (to be) berada pada

tingkat 4 dengan nilai kapabilitas 3,96 yang dimana pada tahap ini

telah diterapkan Predictable Process, dimana proses yang telah

dibangun kemudian harus di operasikan dengan batasan-batasan

agar mampu meraih harapan dari proses tersebut.

Gambar 4.6 Diagram Representasi Tingkat Kapabilitas BAI04

4.6.4 Pencapaian Proses EDM04

Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengecekan secara

bertahap pada EDM04 (Ensure Resource Optimisation) apakah proses

tersebut telah memenuhi persyaratan – persyaratan yang harus dipenuhi

0

1

2

3

4

5BAI04.01

BAI04.02

BAI04.03BAI04.04

BAI04.05

As Is To Be Max

176

pada masing – masing level dengan ketentuan kategori dari hasil penilaian

di tiap levelnya. Dalam rekapitulasi kuesioner yang telah dilakukan maka

diketahui bahwa tingkat kapabilitas EDM04 di Subdit SISDA pada saat ini

berada pada level 3 yang artinya Subdit SISDA harus memenuhi atribut dari

level 1 sampai dengan level 3.

Pemeriksaan ini mengacu pada process capability indicators yang

tercantum dalam kerangka kerja COBIT 5, pencapaian itu dilakukan supaya

mencapai level kapabilitas yang diharapkan. Berikut ini adalah tabel

penjelasan pencapaian atribut pada EDM04 (Ensure Resource

Optimisation) di Subdit SISDA pada level 1.

177

Tabel 4.32 Process Performance EDM04

Process Atribut 1.1 Process Performance

Base Practices Work Products Exist Evidence

EDM04.01

Mengevaluasi

pengelolaan

sumber daya

Prinsip panduan untuk

alokasi sumber daya dan

kemampuan

√

Sasaran Kerja Pegawai (SKP),

Bisnis Proses Subdit SISDA,

Surat Perjanjian Kerja

Penyusunan Peta Infrastruktur

SDA

Prinsip panduan untuk

arsitektur enterprise √ Bisnis Proses Subdit SISDA

Rencana sumber daya

yang disetujui √




SDA

EDM04.02

Mengarahkan

pengelolaan

sumber daya

Komunikasi strategi

sumber daya √




SDA

Penugasan tanggung

jawab untuk pengelolaan

sumber daya

√

PERMEN PUPR

No.15/PRT/M/2015,




SDA

Prinsip untuk melindungi

sumber daya √

RENSTRA DITJEN SDA 2015-

2019

EDM04.03

Memonitor

pengelolaan

sumber daya

Masukan/saran mengenai

alokasi dan efektivitas

sumber daya dan

kemampuan

√ Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

Tindakan perbaikan

untuk mengatasi

penyimpangan

pengelolaan sumber

daya.

- -

Rata-Rata Skor 87,5%

Pada level 1 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil Kerja Umum

(GWPs) yang ada pada COBIT 5, maka Subdit SISDA harus dapat

menyediakan bukti bahwa adanya proses yang ingin atau telah dilakukan

dalam hal EDM04 (Ensure Resource Optimisation). Untuk lebih jelasnya

peneliti telah menjelaskan bukti tersebut dalam subbab 4.4.1 Data

178

Collection EDM04 (Ensure Resource Optimisation) yang dapat dilihat di

atas.

Berdasarkan pencapaian PA 1.1 Process Performance yang

dijelaskan di atas, maka diketahui skor pencapaian PA 1.1 Process

Performance adalah 87,5% yang termasuk dalam tingkat penilaian F (Fully

Achieved). Dengan nilai tersebut, dapat dinyatakan bukti atas pendekatan

sistematis lengkap, dan pencapaian penuh atas atribut proses tersebut.

Hingga demikian dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih suatu

tingkat kapabilitas level 1 dan dapat melanjutkan penilaian ke tingkat

kapabilitas level 2.


(GWPs) yang ada pada COBIT 5, Subdit SISDA dalam Performance

Management dan Work Product Management.

179

Tabel 4.33 Performance Management EDM04

Process Atribut 2.1 Performance Management

No Work Products Exist Evidence

1 Identifikasi ruang lingkup dan tujuan proses

pengoptimalan sumber daya √





SDA

2 Merencanakan dan memonitoring proses






SDA

3 Menyesuaikan kinerja proses pengoptimalan

sumber daya √





SDA

4 Mengidentifikasikan tanggung jawab proses

pengelolaan sumber daya √

PERMEN PUPR

No.15/PRT/M/2015,




SDA

5 Mengidentifikasi dan menyediakan sumber

daya proses pengoptimalan sumber daya √





SDA

6 Mengelola antarmuka proses pengoptimalan

sumber daya √




SDA

Rata-Rata Skor 100%

Berdasarkan tabel Performance Management EDM04 diatas dapat

diketahui terdapat 6 poin yang harus dipenuhi oleh Subdit SISDA.

Pengidentifikasian ruang lingkup dan tujuan proses pengoptimalan sumber

daya dibuktikan dalam tiga dokumen, yaitu Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

untuk pengidentifikasian tujuan proses pengoptimalan sumber daya

manusia, dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA untuk pengidentifikasian

tujuan proses pengoptimalan sumber daya proses, dan dokumen Surat

180

Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur SDA untuk

pengidentifikasian tujuan proses pengoptimalan sumber daya teknologinya.

Pada dokumen – dokumen tersebut menguraikan lingkup dan menyediakan

detil-detil dari objektif performa masing-masing sumber daya.

Dalam perencanaan monitoring proses dan penyesuaian kinerja

proses pengolahan sumber daya terdokumentasi juga teridentifikasi dalam

tiga dokumen yang berbeda yaitu, Sasaran Kerja Pegawai (SKP) sebagai

standard penyesuaian kinerja sumber daya manusia, dokumen Bisnis Proses

Subdit SISDA sebagai dokumen yang menjelaskan perencanaan monitoring

sumber daya proses termasuk juga berisi rencana monitoring sumber daya

manusia, dan pada dokumen Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta

Infrastruktur SDA, yang didalamnya berisikan tentang kerangka acuan -

acuan kerja sehingga target – target yang telah di capai dapat di sesuaikan

dengan kerangka / target acuan yang telah ditetapkan.

Lalu dalam mengidentifikasikan tanggung jawab proses pengelolaan

sumber daya secara umum telah dijelaskan pada Permen PUPR No

15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan

Umum dan Perumahan Rakyat. Pada dokumen tersebut sudah di jelaskan

dengan lengkap kedudukan, tugas, dan fungsi dalam pengelolaan sumber

daya khususnya pada Subdit SISDA. Dan untuk perincian penugasan

tanggung jawab pengelolaan sumber daya proses dan manusia lebih

lengkapnya dijelaskan pada dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA.

Sedangkan untuk pengelolaan sumber daya teknologinya dijelaskan lebiih

181

rinci pada dokumen Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur

SDA. Pada dokumen tersebut dijelaskan batasan-batasan pengelolaan pihak

Subdit Sisda dan pihak PT. Inakko Konsulindo Internasional selaku pihak

kedua dalam pengembangan dan pengelolaan teknologi pada Subdit SISDA.

Kemudian dalam mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya

proses pengoptimalan sumber daya juga dibuktikan dengan tiga dokumen

yaitu Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk sumber daya manusia, Bisnis

Proses Subdit SISDA untuk sumber daya proses, dan Surat Perjanjian Kerja

Penyusunan Peta Infrastruktur SDA untuk sumber daya teknologi. Dalam

dokumen-dokumen tersebut telah diidentifikasi detil sumber daya /

informasi apa saja yang dibutuhkan dalam proses pengoptimalan masing-

masing sumber daya.

Kemudian dalam hal proses pengelola antarmuka proses

pengoptimalan sumber daya dan pembagian tugas yang jelas antara pihak

yang telibat dalam pengelolaan, sudah lengkap terdokumentasikan pada

dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA untuk pengelolaan proses dan sumber

daya. Sedangkan untuk pengmbagian tugas pengelolaan sumber daya

teknologi telah dijelaskan pada Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta

Infrastruktur SDA.

182

Tabel 4.34 Work Product Management EDM04

Process Atribut 2.2 Work Product Management


1 Kriteria kualitas dan hasil kerja proses




SDA, Bisnis Proses Subdit

SISDA, Sasaran Kerja Pegawai

(SKP)

2 Menetapkan kebutuhan dari hasil kerja

proses pengoptimalan sumber daya √




SDA, Sasaran Kerja Pegawai

(SKP)

3 Dokumentasi hasil kinerja proses



Album Peta Infrastruktur SDA

4 Evaluasi hasil kinerja proses pengelolaan

sumber daya √ Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

Rata-Rata Skor 100%

Berdasarkan tabel Work Product Management EDM04 diatas dapat

diketahui terdapat 4 poin yang harus dipenuhi oleh Subdit SISDA. Untuk

proses penetapan kriteria kualitas, kebutuhan dan hasil kerja pengoptimalan

sumber daya terdokumentasi kedalam Bisnis Proses Subdit SISDA untuk

sumber daya proses, Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur

SDA untuk sumber daya teknologi, dan Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

untuk sumber daya manusia. Pada dokumen-dokumen tersebut menjelaskan

tentang dari target – target yang harus dicapai sesuai dengan entitas sistem

informasi dan data Subdit SISDA. Dan juga berisikan tentang program,

produk utama, dan target dokumen output yang akan dihasilkan oleh

program tersebut.

Kemudian untuk pendokumentasian hasil kinerja proses

pengelolaan sumber daya dapat di lihat pada dokumen Sasaran Kerja

Pegawai (SKP) dan Album Peta Infrastruktur SDA. Yang dimana pada SKP

183

berisikan hasil pencapaian kinerja sumber daya manusia dan juga pada

Album Peta Infrastruktur SDA berisikan tentang nama program kegiatan,

nama output yang dihasilkan dan kinerja saat ini bisa dilihat dari nilai target,

realisasi dan tanda statusnya. Dan untuk Evaluasi hasil kinerja proses

pengelolaan sumber daya dapat dilihat dari hasil penilaian Evaluasi hasil

kinerja sumber daya Sasaran Kerja Pegawai (SKP).

Berdasarkan kedua tabel Process Atribut (PA) 2.1 Process

Performance dan PA 2.2 Work Product Management yang dijelaskan di

atas, maka diketahui skor pencapaian proses keduanya adalah 100% yang

termasuk dalam tingkat penilaian F (Fully Achieved). Dengan nilai tersebut,

dapat dinyatakan bukti atas pendekatan sistematis lengkap, dan pencapaian

penuh atas atribut proses tersebut.


(GWPs) yang ada pada COBIT 5, maka Subdit SISDA harus memenuhi

indikator yang ada dalam Process Definition dan Process Deployment.

Berikut ini adalah tabel yang menjelaskan pencapaian Subdit SISDA untuk

proses EDM04.

184

Tabel 4.35 Process Definition EDM04

Process Atribut 3.1 Process Definition


1 Mendefinisikan standar dari proses






(SKP)

2 Menetapkan urutan dari proses pengelolaan

sumber daya √





(SKP)

3 Mengidentifikasi peran dan kompetensi






SDA

4 Identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan

dan lingkungan kerja √



SDA

5 Menetapkan metode yang sesuai untuk






(SKP)

Rata-Rata Skor 100%

Berdasarkan tabel Process Definition EDM04 diatas dapat diketahui

terdapat 5 poin yang harus dipenuhi oleh Subdit SISDA. Dalam

mendefinisikan standar, penetapan urutan, dan menetapkan metode yang

sesuai untuk proses pengelolaan sumber daya pada Subdit SISDA telah

dijelaskan pada dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA untuk sumber daya

proses, Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) untuk sumber daya manusia, dan

Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur SDA untuk sumber

daya teknologi . Dalam dokumen tersebut dijelaskan lengkap dan detil

185

flowchart proses pengelolaannya mulai dari proses mentah, input, process,

dan output yang diharapkan dari pengelolaan masing-masing sumber daya.

Kemudian untuk mengidentifikasi peran dan kompetensi

pengelolaan sumber daya, Subdit SISDA telah mengidentifikasinya dalam

dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA untuk sumber daya proses, Sasaran

Kinerja Pegawai (SKP) untuk sumber daya manusia, dan Surat Perjanjian

Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur SDA untuk sumber daya teknologi.

Pada dokumen -dokumen tersebut dijelaskan target -target kinerja /

kompetensi oleh setiap sumber dayanya.

Tabel 4.36 Process Deployment EDM04

Process Atribut 3.2 Process Deployment


1 Menjalankan kebijakan dalam proses


Surat Perjanjian Kerja Penyusunan

Peta Infrastruktur SDA, Bisnis

Proses Subdit SISDA, Sasaran

Kerja Pegawai (SKP)

2

Menugaskan dan mengkomunikasikan

peran, tanggung jawab dan otoritas proses


√



Proses Subdit SISDA, PERMEN

PUPR No.15/PRT/M/2015

3

Memastikan kompetensi dan pelatihan yang

dibutuhkan dalam pengoptimalan sumber

daya.

√



Proses Subdit SISDA, Sasaran

Kerja Pegawai (SKP)

4

Menyediakan sumber daya dan informasi

untuk mendukung performa dalam

pengoptimalan sumber daya

√

Bisnis Proses Subdit SISDA, Surat

Perjanjian Kerja Penyusunan Peta

Infrastruktur SDA, Sasaran Kerja

Pegawai (SKP)

5 Menyediakan proses infrastruktur yang

layak untuk mendukung pengoptimalan

sumber daya

√ Surat Perjanjian Kerja Penyusunan

Peta Infrastruktur SDA

6

Mengumpulkan dan menganalisis data

mengenai performa untuk melihat

keefektifan proses pengelolaan sumber daya

- -

Rata-Rata Skor 83,33%

186

Berdasarkan tabel Process Deployment EDM04 diatas dapat

diketahui terdapat 6 poin yang harus dipenuhi oleh Subdit SISDA. Dalam

menjalankan kebijakan dan memastikan kompetensi dan pelatihan yang di

butuhkan dalam proses pengoptimalan sumber daya di jelaskan pada

dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA untuk sumber daya proses yang

didalamnya berisi arahan-arahan SISDA seperti one system, one data, one

map, one gate, dan one report standard. Surat Perjanjian Kerja Penyusunan

Peta Infrastruktur SDA untuk sumber daya teknologi yang mengidentifikasi

surat penunjukan penyedia jasa, kebijakan dan kerangka acuan kerja dan

dokumen lainnya yang akan memastikan kompetensi sumber daya teknologi

pada Subdit SISDA Dan dijelaskan juga pada dokumen Sasaran Kinerja

Pegawai (SKP) untuk sumber daya manusia tentang kebijakan yang harus

diterapkan dalam proses pengelolaan dan pengoptimalan sumber daya

manusia pada Subdit SISDA.

Juga dalam menugaskan dan mengkomunikasikan peran, tanggung

jawab dan otoritas proses pengelolaan sumber daya secara umum telah

dijelaskan pada Permen PUPR No 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Pada

dokumen tersebut sudah di jelaskan dengan lengkap kedudukan, tugas, dan

fungsi dalam pengelolaan sumber daya khususnya pada Subdit SISDA. Dan

untuk perincian penugasan tanggung jawab pengelolaan sumber daya

proses dan manusia lebih lengkapnya dijelaskan pada dokumen Bisnis

Proses Subdit SISDA yang di dalamnya dijelasakan tentang pembagian

187

dalam mencapai target -target pencapaian produk utama yang telah di bagi

berdasarkan tugas dan fungsi tiap unit kerja Subdit SISDA yaitu unit sistem

informasi sumber daya air, database sumber daya air, dan penyajian

informasi sumber daya air. Sedangkan untuk pengelolaan sumber daya

teknologinya dijelaskan lebiih rinci pada dokumen Surat Perjanjian Kerja

Penyusunan Peta Infrastruktur SDA. Pada dokumen tersebut dijelaskan

batasan-batasan pengelolaan pihak Subdit Sisda dan pihak PT. Inakko

Konsulindo Internasional selaku pihak kedua dalam pengembangan dan

pengelolaan teknologi pada Subdit SISDA.

Namun pada Subdit SISDA peneliti belum menemukan laporan

tentang Menganalisis hasil evaluasi untuk melihat keefektifan proses

pengelolaan sumber daya.


Definition dan PA 3.2 Process Deployment yang dijelaskan di atas, maka

diketahui skor pencapaian PA 3.1 Process Definition adalah 100% yang

termasuk dalam tingkat penilaian F (Fully Achieved) dan PA 3.2 Process

Deployment adalah 83,33% yang termasuk dalam tingkat penilaian L

(Largely Achieved). Dengan nilai tersebut, dapat dinyatakan bukti atas

pendekatan sistematis PA 3.1 Process Definition lengkap, dan pencapaian

penuh atas atribut proses tersebut. Dan untuk PA 3.2 Process Deployment

dapat dinyatakan bukti atas pendekatan sistematis, dan pencapaian

signifikan atas proses tersebut, meski mungkin masih ada kelemahan yang

tidak signifikan.

188

4.6.5 Pencapaian Proses BAI04

Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengecekan secara

bertahap pada BAI04 (Manage Availability and Capacity) apakah proses

tersebut telah memenuhi persyaratan – persyaratan yang harus dipenuhi

pada masing – masing level dengan ketentuan kategori dari hasil penilaian

di tiap levelnya. Dalam rekapitulasi kuesioner yang telah dilakukan maka

diketahui bahwa tingkat kapabilitas BAI04 di Subdit SISDA pada saat ini

berada pada level 2 yang artinya Subdit SISDA harus memenuhi atribut dari

level 1 sampai dengan level 2.

Pemeriksaan ini mengacu pada process capability indicators yang

tercantum dalam kerangka kerja COBIT 5, pencapaian itu dilakukan agar

mencapai level kapabilitas yang diharapkan. Berikut ini adalah tabel

penjelasan pencapaian atribut pada BAI04 (Manage Availability and

Capacity) di Subdit SISDA pada level 1.

189

Tabel 4.37 Process Performance BAI04


Base Practices Work Products Exist Evidence

BAI04.01 Menilai

ketersediaan, kinerja

dan kapasitas saat ini

dan menciptakan

baseline

Baseline ketersediaan,

kinerja dan kapasitas √ Bisnis Proses Subdit SISDA

Evaluasi terhadap SLA

(Service Level

Agreement)

√ Profil Pengelolaan Infrastruktur

SDA

BAI04.02 Menilai

dampak terhadap

bisnis

Skenario ketersediaan,

kinerja dan kapasitas √



SDA

Penilaian pengaruh

ketersediaan, kinerja dan

kapasitas terhadap bisnis

√ Bisnis Proses Subdit SISDA

BAI04.03 Rencana

untuk kebutuhan

layanan baru

Prioritas pengembangan √ Bisnis Proses Subdit SISDA

Rencana untuk

peningkatan kinerja dan

kapasitas

√ RENSTRA DITJEN SDA 2015-

2019

BAI04.04 Memantau

dan meninjau

ketersediaan dan

kapasitas

Laporan ketersediaan

dan kinerja √

Album Peta Infrastruktur SDA,

Aplikasi SISDA

BAI04.05

Menyelidiki masalah

ketersediaan, kinerja

dan kapasitas

Gaps kinerja dan

kapasitas √

Profil Pengelolaan Infrastruktur

SDA

Tindakan korektif - -

Prosedur eskalasi darurat - -

Rata-Rata Skor 80%


(GWPs) yang ada pada COBIT 5, maka Subdit SISDA harus dapat

menyediakan bukti bahwa adanya proses yang ingin atau telah dilakukan

dalam hal BAI04 (Manage Availability and Capacity). Untuk lebih jelasnya

peneliti telah menjelaskan bukti tersebut dalam subbab 4.4.2 Data

Collection BAI04 (Manage Availability and Capacity) yang dapat dilihat di

atas.

Berdasarkan pencapaian PA 1.1 Process Performance yang

dijelaskan di atas, maka diketahui skor pencapaian PA 1.1 Process

Performance adalah 80% yang termasuk dalam tingkat penilaian L (Largely

190

Achieved). Dengan nilai tersebut, dapat dinyatakan bukti atas pendekatan

sistematis, dan pencapaian signifikan atas proses tersebut, meski mungkin

masih ada kelemahan yang tidak signifikan. Hingga dapat dinyatakan bahwa

proses tersebut telah meraih suatu tingkat kapabilitas tersebut, namun proses

tersebut harus meraih kategori Fully Achieved (F) dengan skor 85% - 100%

untuk dapat melanjutkan penilaian ke tingkat kapabilitas berikutnya.


(GWPs) yang ada pada COBIT 5, Subdit SISDA dalam Performance

Management dan Work Product Management.

Tabel 4.38 Performance Management BAI04



1 Identifikasi ruang lingkup dan tujuan proses

ketersediaan, kinerja dan kapasitas √ Bisnis Proses Subdit SISDA

2 Merencanakan dan memonitoring proses

ketersediaan, kinerja dan kapasitas √



SDA

3 Menyesuaikan kinerja proses pengelolaan

ketersediaan, kinerja dan kapasitas √



SDA

4 Mengidentifikasikan tanggung jawab proses

pengelolaan ketersediaan, kinerja dan

kapasitas

√




SISDA

5

Mengidentifikasi dan menyediakan sumber

daya proses pengelolaan ketersediaan,

kinerja dan kapasitas

√



SDA

6 Mengelola antarmuka proses pengelolaan

ketersediaan, kinerja dan kapasitas √ Bisnis Proses Subdit SISDA

Rata-Rata Skor 100%

Berdasarkan tabel Performance Management BAI04 diatas dapat

diketahui terdapat 6 poin yang harus dipenuhi oleh Subdit SISDA.

Pengidentifikasian ruang lingkup dan tujuan proses ketersediaan, kinerja

191

dan kapasitas dibuktikan dengan adanya pendokumentasian pada dokumen

Bisnis Proses Subdit SISDA yang didalamnya terdapat cakupan siapa saja

pelaksana yang bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah

dibakukan dan ditetapkan.

Dalam perencanaan monitoring proses dan penyesuaian kinerja

proses pengolahan ketersediaan, kinerja dan kapasitas yang berhubungan

dengan objektif bisnis yang ditetapkan dan dimonitor berada pada dokumen

Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur SDA, yang

didalamnya berisikan tentang kerangka acuan - acuan kerja sehingga target

– target yang telah di capai dapat di sesuaikan dengan kerangka / target

acuan yang telah ditetapkan.

Kemudian dalam mengidentifikasikan tanggung jawab proses

pengelolaan ketersediaan, kinerja dan kapasitas secara umum telah

dijelaskan pada Permen PUPR No 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Pada

dokumen tersebut sudah di jelaskan dengan lengkap kedudukan, tugas, dan

fungsi dalam pengelolaan ketersediaan, kinerja dan kapasitas layanan

Aplikasi SISDA. Dan untuk perincian penugasan tanggung jawab

pengelolaan ketersediaan, kinerja dan kapasitas lebih lengkapnya dijelaskan

pada dokumen Bisnis Proses Subdit SISDA dan Surat Perjanjian Kerja

Penyusunan Peta Infrastruktur SDA. Pada dokumen tersebut dijelaskan

batasan-batasan pengelolaan pihak Subdit Sisda dan pihak PT. Inakko

Konsulindo Internasional selaku pihak kedua dalam pengembangan dan

192

pengelolaan teknologi pada Subdit SISDA. Yang di dalamnya dijelasakan

tentang pembagian dalam mencapai target -target pencapaian produk utama

yang telah di bagi berdasarkan tugas dan fungsi tiap unit kerja Subdit SISDA

yaitu unit sistem informasi sumber daya air, database sumber daya air, dan

penyajian informasi sumber daya air.

Kemudian dalam mengidentifikasi dan penyediaan sumber daya

untuk melakukan proses perencanaan dibuktikan dengan adanya Surat

Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur SDA yang didalamnya

terdapat identifikasi kontrak-kontrak kerja, kontrak penyediaan jasa dalam

penyediaan sumber daya.

Kemudian proses memastikan komunikasi yang efektif dan

pembagian tugas yang jelas antara pihak yang telibat dalam pengelolaan,

sudah lengkap terdokumentasikan pada dokumen Bisnis Proses Subdit

SISDA.

Tabel 4.39 Work Product Management BAI04



1

Kriteria kualitas dan hasil kerja proses


kapasitas


2

Menetapkan kebutuhan dari hasil kerja

proses pengelolaan ketersediaan, kinerja dan

kapasitas


3

Dokumentasi hasil kinerja proses


kapasitas

√

Album Peta Infrastruktur SDA,

Profil Pengelolaan Infrastruktur

SDA

4 Evaluasi hasil kinerja proses pengelolaan

ketersediaan, kinerja dan kapasitas - -

Rata-Rata Skor 75%

193

Berdasarkan tabel Work Product Management BAI04 diatas dapat

diketahui terdapat 4 poin yang harus dipenuhi oleh Subdit SISDA. Untuk

proses penetapan kriteria kualitas dan hasil kerja pengelolaan ketersediaan

informasi terdokumentasi kedalam Bisnis Proses Subdit SISDA yang

menjelaskan tentang dari sasaran strategi, indikator kinerja dan target yang

harus dicapai. Dan juga dalam menetapkan kebutuhan dari hasil kerja

pengelolaan ketersediaan, kinerja dan kapasitas terdokumentasi kedalam

Bisnis Proses Subdit SISDA berisikan tentang Program / Kegiatan,

Indikator Kinerja Kegiatan, dan target dokumen output yang akan

dikeluarkan oleh program tersebut.

Kemudian untuk pendokumentasian hasil kinerja proses

pengelolaan ketersediaan, kinerja dan kapasitas dapat di lihat pada Album

Peta Infrastruktur SDA dan Profil Pengelolaan Infrastruktur SDA. Yang

dimana berisikan tentang nama program kegiatan, nama output yang

dihasilkan, dan rekapan keuangan dan kinerja saat ini bisa dilihat dari nilai

target, realisasi dan tanda statusnya. Namun belum ada laporan yang

mendokumentasikan proses evaluasi hasil kinerja pengelolaan pengelolaan

ketersediaan, kinerja dan kapasitas informasi.


Performance dan PA 2.2 Work Product Management yang dijelaskan di

atas, maka diketahui skor pencapaian PA 2.1 Process Performance adalah

100% yang termasuk dalam tingkat penilaian F (Fully Achieved) dan PA

2.2 Work Product Management adalah 75% yang termasuk dalam tingkat

194

penilaian L (Largely Achieved). Dengan nilai tersebut, dapat dinyatakan

bukti atas pendekatan sistematis PA 2.1 Process Performance lengkap, dan

pencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Dan untuk PA 2.2 Work

Product Management dapat dinyatakan bukti atas pendekatan sistematis,

dan pencapaian signifikan atas proses tersebut, meski mungkin masih ada

kelemahan yang tidak signifikan.

4.7 Reporting the Result

Reporting the result merupakan tahap ketujuh yang membahas tentang

laporan dan hasil proses penilaian dari tahap-tahap sebelumnya. Dalam hal ini akan

dipaparkan gaps yang terdapat pada setiap proses serta rekomendasi untuk

mencapai tingkat kapabilitas proses yang diharapkan pada Subdit SISDA.

Dalam tata kelola teknologi informasi pada COBIT 5 terdapat beberapa

ketentuan yang harus dipenuhi oleh instansi agar dapat mencapai good governance.

Gaps didapatkan dari nilai tingkat kapabilitas kondisi as is pada setiap proses

terhadap nilai tingkat kapabilitas kondisi to be. Sementara, rekomendasi diberikan

sesuai dengan pemenuhan syarat untuk mencapai tingkat kapabilitas yang

diharapkan.

Berikut ini merupakan hasil penilaian capability level secara keseluruhan

dari 3 proses yang dilakukan penilaian:

195

Tabel 4.40 Rekaptulasi Hasil Penilaian

No Process Name Process Capalibility Level

0 1 2 3 4 5

1 EDM04 F

87,5 %

F

100 %

F

91,67 %

Target

Level

2 BAI04 L

80

F

87,5 %

Target

Level

Legend :

N(Not Achieved, 0-15%) P(Partially Achieved,>15%-50%) L(Largely Achieved,>50%-85%)

F(Fully Achieved,>85%-100%)

4.7.1 Gaps dan Rekomendasi Proses EDM04

Nilai capability level yang didapatkan untuk kondisi saat ini (as is)

pada EDM04 adalah 2,84 atau berada pada level 3 (Established Process),

sementara level yang diharapkan (to be) adalah 4,62 atau berada pada level

5 (Optimising Process). Gaps dan rekomendasi ini didapat dari hasil

pemenuhan proses yang sudah dipaparkan pada tahap-tahap sebelumnya

sehingga rekomendasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhan organisasi

saat ini. Maka rekomendasi untuk Subdit SISDA yakni untuk mencapai

level yang diharapkan tersebut.

Analisa gaps dan rekomendasi yang diberikan untuk proses EDM04

yakni berupa pemenuhan process attribute sesuai dengan temuan yang

didapatkan pada tahap pemenuhan indikator kapabilitas disetiap levelnya.

Berikut tabel gaps dan rekomendasi untuk level 1 dari peneliti berdasarkan

pemenuhan process attribute pada Process Performance EDM04.

196

Tabel 4.41 Gaps dan Rekomendasi Process Performance EDM04


Gaps Rekomendasi

Belum adanya dokumen yang menjelaskan

masukan/saran yang lengkap mengenai

alokasi dan efektivitas sumber daya

(manusia, proses, teknologi) dan kemampuan

yang lengkap. Karna pada Subdit SISDA

hanya baru ada dokumen yang menjelaskan

saran/masukan untuk SDM yaitu dokumen

SKP. Sedangkan sumber daya yang

dijelaskan dalam proses EDM04, termasuk

juga proses dan teknologi.

Subdit SISDA di rekomendasikan membuat

konsep atau melakukan pemantauan alokasi,

optimalisasi sumber daya yang ada pada Subdit

SISDA, sehingga dapat membuat dokumen yang

menjelaskan masukan/saran mengenai alokasi

dan efektivitas sumber daya yang lengkap.

Seperti dengan menggunakan konsep ERP

dalam merencanakan dan mengelola sumber

daya instansi.

Belum terdapat prosedur mengenai tindakan

perbaikan untuk mengatasi penyimpangan

pengelolaan sumber daya pada Subdit

SISDA.

Subdit SISDA direkomendasikan untuk

membuat SOP secara detail mengenai analisis

dasar penyebab penyimpangan atau

ketidaksesuaian kinerja sumber daya terhadap

target, hasil tindakan perbaikan, atau peninjauan

efektifitas tindakan korektif dalam mengatasi

penyimpangan pengelolaan sumber daya yang

dilakukan oleh Subdit SISDA.

Pada level 2 terdapat dua poin untuk proses pemenuhan atribut, yaitu

Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel

gaps dan rekomendasi untuk level 2 dari peneliti berdasarkan pemenuhan

process attribute.

Tabel 4.42 Gaps dan Rekomendasi Performance Management EDM04


Gaps Rekomendasi

Belum adanya dijelaskan dengan lengkap dan

rinci mengenai pengidentifikasian tanggung

jawab proses pengelolaan sumber daya

secara rinci. Walaupun secara komunikasi

verbal sudah ada pembagian tugas, tetapi

pengidentifikasian dengan komunikasi verbal

tersebut belum dapat dinyatakan sebagai

evidence yang layak.

Subdit SISDA direkomendasikan membuat

dokumen yang di dalamnya mendefinisikan

tanggung jawab dan otoritas dalam melakukan

proses secara lengkap dan rinci. Dokumentasi

tersebut harus menyediakan detil dari pemilik

proses dan siapa saja yang terlibat, bertanggung

jawab. Tanggung jawab kunci dan otoritas dalam

menjalankan aktivitas kunci dari proses

didefinisikan, ditugaskan dan dikomunikasikan.

Sehingga kemudian dapat memastikan

komunikasi efektif dan tugas yang jelas antar

pihak yang terlibat

197

Tabel 4.43 Gaps dan Rekomendasi Work Product Management EDM04


Gaps Rekomendasi

Belum adanya dokumen yang

mengidentifikasian secara lengkap evaluasi

hasil kinerja proses pengelolaan sumber daya

(manusia, proses, teknologi) pada Subdit

SISDA.


melakukan pengulasan kembali dan

menyesuaikan hasil kerja sumber daya (manusia,

proses, teknologi) untuk memenuhi kebutuhan

yang telah didefinisikan. Hasil kerja adalah

subjek terdapat pengulasan kembali terhadap

kebutuhan yang disesuaikan dengan pengaturan

yang direncanakan dan isu-isu lain yang muncul

diselesaikan. Kemudian pada dokumen tersebut

harus menyediakan catatan kualitas sumber daya

pada Subdit SISDA yang harus menyediakan

jejak audit dari pengulasan kembali yang telah

dilakukan.


Process Definition dan Process Deployment. Tetapi disini penulis hanya

memberikan gaps dan rekomendasi pada Process Deployment, dikarenakan

pada Process Definition EDM04 ini Subdit SISDA telah memenuhi dan

menjelaskan secara lengkap untuk proses pemenuhan atributnya. Berikut

tabel gaps dan rekomendasi untuk level 3 dari peneliti berdasarkan

pemenuhan process attribute pada Process Deployment.

Tabel 4.44 Gaps dan Rekomendasi Process Deployment EDM04

Process Atribut 3.2 Process Deployment

Gaps Rekomendasi


mendefinisikan analisi hasil evaluasi untuk

melihat keefektifan proses pengelolaan

sumber daya pada Subdit SISDA


mengumpulkan dan menganalisis data mengenai

performa dari proses untuk mendemonstrasikan

kecocokan dan kefektifan sumber dayanya. Data

yang dibutuhkan untuk memonitor kefektifan

dan kesesuaian dari proses diseluruh organisasi

didefinisikan, dikumpulkan dan dianalisis

sebagai dasar dari perbaikan terus-menerus.Dan

kemudian pada dokumen tersebut didefinisikan

Catatan performa proses yang harus

menyediakan bukti dari alat ulas kembali yang

dilakukan untuk setiap instansi.

198

Kemudian untuk mencapai harapan / to-be Subdit SISDA yaitu pada

level 5, penulis merekomendasikan agar Subdit SISDA terlebih dahulu

melakukan pemenuhan proses atribut work product pada level 4 yaitu

Predictable Process. Untuk proses atribut yang harus dipenuhi pada level

4, sudah dijelaskan pada BAB II di Tabel 2.7 Process Measurement dan

Tabel 2.8 Process Control.

4.7.2 Gaps dan Rekomendasi Proses BAI04

Nilai capability level yang didapatkan untuk kondisi saat ini (as is)

pada BAI04 adalah 2,43 atau berada di level 2 yaitu (Manage Process.),

sementara level yang diharapkan (to be) adalah 3,96 atau berada pada level

4 (Predictable Process). Gaps dan rekomendasi ini didapat dari hasil

pemenuhan proses yang sudah dipaparkan pada tahap-tahap sebelumnya

sehingga rekomendasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhan organisasi

saat ini. Maka rekomendasi untuk Subdit SISDA yakni untuk mencapai

level yang diharapkan tersebut.

Analisa gaps dan rekomendasi yang diberikan untuk proses BAI04

yakni berupa pemenuhan process attribute sesuai dengan temuan yang

didapatkan pada tahap pemenuhan indikator kapabilitas disetiap levelnya.

Berikut tabel gaps dan rekomendasi dari peneliti berdasarkan pemenuhan

process attribute pada Process Performance BAI04.

199

Tabel 4.45 Gaps dan Rekomendasi Process Performance BAI04


Gaps Rekomendasi

Subdit SISDA masih terhambat dalam dalam

pengumpulan dan pengelolaan data dan

informasi dari kantor-kantor balai Ditjen

SDA yang tersebar di daerah. Sehingga

kemudian masih terdapat kekosongan

informasi dibeberapa menu pada Aplikasi

SISDA


melakukan peninjauan ulang prosedur manual

pengumpulan dan pengelolaan data yang ada dan

kemudian membuat standard / konsep prosedur

yang lebih efisien dan efektif untuk mendukung

skenario ketersedian dalam pengumpulan data

tentang pola ketersediaan dari kegagalan dan

pemantauan kinerja Aplikasi SISDA. Seperti

menggunakan konsep teknologi Big Data dalam

mengintegrasikan, mengelola, dan

memanfaatkan semua sumber data.

Belum terdapat adanya proses yang

mendefinisikan pengintegrasian tindakan

korektif atau perbaikan yang dilakukan

dalam melakukan pengelolaan ketersediaan

dan kapasitas informasi pada Subdit SISDA.

Subdit SISDA di rekomendasikan untuk

membuat proses dalam menetapkan tindakan

korektif (misalkan memprioritaskan tugas - tugas

atau menambahkan sumber daya). Dan juga

membuat standard kebijakan yang

mendefinisikan proses dalam mengintegrasikan

tindakan perbaikan yang diperlukan kedalam

perencanaan dan proses manajemen perubahan.

Belum adanya proses eskalasi darurat pada

Subdit SISDA


membuat prosedur standar dalam

mengidentifikasikan prosedur eskalasi

(peningkatan) untuk cepat tanggap dalam hal

kapasitas dan masalah kinerja Aplikasi SISDA.


Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel

gaps dan rekomendasi untuk level 2 dari peneliti berdasarkan pemenuhan

process attribute.

200

Tabel 4.46 Gaps dan Rekomendasi Performance Management BAI04


Gaps Rekomendasi

Belum adanya dijelaskan dengan lengkap dan

rinci mengenai pengidentifikasian tanggung

jawab proses pengelolaan kepasitas dan

ketersedian secara rinci pada Subdit SISDA.

Walaupun secara komunikasi verbal sudah

ada pembagian tugas, tetapi

pengidentifikasian dengan komunikasi verbal

tersebut belum dapat dinyatakan sebagai

evidence yang layak.

Subdit SISDA direkomendasikan membuat

dokumen yang di dalamnya mendefinisikan

tanggung jawab dan otoritas dalam melakukan

proses pengelolaan kapasitas, kinerja, dan

ketersediaan informasi secara lengkap dan rinci.

Dokumentasi tersebut harus menyediakan detil

dari pemilik proses dan siapa saja yang terlibat,

bertanggung jawab. Sehingga kemudian dapat

memastikan komunikasi efektif dan tugas yang

jelas antar pihak yang terlibat

Tabel 4.47 Gaps dan Rekomendasi Work Product Management BAI04


Gaps Rekomendasi


mengidentifikasian evaluasi hasil kinerja

proses pengelolaan kapasitas, kinerja, dan

ketersediaan informasi pada Subdit SISDA.


melakukan pengulasan kembali dan

menyesuaikan hasil kinerja, kapasitas, dan

ketersediaan informasi untuk memenuhi

kebutuhan yang telah didefinisikan. Hasil kerja

adalah subjek terdapat pengulasan kembali

terhadap kebutuhan yang disesuaikan dengan

pengaturan yang direncanakan dan isu-isu lain

yang muncul diselesaikan. Kemudian pada

dokumen tersebut harus menyediakan catatan

kualitas kapasistas dan ketersediaan informasi

pada Subdit SISDA yang harus menyediakan

jejak audit dari pengulasan kembali yang telah

dilakukan.

Kemudian untuk mencapai harapan / to-be Subdit SISDA yaitu pada

level 4, penulis merekomendasikan agar Subdit SISDA terlebih dahulu

melakukan pemenuhan proses atribut work product pada level 3 yaitu

Established Process. Untuk proses atribut yang harus dipenuhi pada level

4, sudah dijelaskan pada BAB II pada tabel 2.5 Process Definition dan tabel

2.6 Process Deployment.

201

BAB V

PENUTUP

Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari pembahasan pada bab

sebelumnya serta saran untuk perbaikan dalam penerapan tata kelola TI, sehingga

capability level yang diharapkan dapat tercapai oleh Subdit SISDA.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil evaluasi tata kelola TI pada Subdit SISDA, didapatkan

kesimpulan sebagai berikut:

1. Setelah melakukan evaluasi tata kelola TI menggunakan framework COBIT

5, maka diketahui tingkat kapabilitas pada Subdit SISDA adalah sebagai

berikut :

a. Hasil evaluasi nilai kapabilitas kondisi saat ini (as is) pada proses

EDM04 berada pada level 3 dengan nilai sebesar 2,84 yang artinya

bahwa proses yang telah dibangun kemudian diimplementasi

menggunakan proses yang telah didefinisikan yang mampu untuk

mencapai hasil dari proses. Dan nilai kapabilitas kondisi yang

diharapkan (to be) pada proses EDM04 berada pada level 5 dengan nilai

sebesar 4,62. Dengan hasil tersebut artinya terdapat gap dari kondisi

saat ini (as is) sebesar 2 terhadap kondisi yang diharapkan (to be) dan

untuk mencapai kondisi yang diharapkan (to be), direkomendasikan

agar terlebih dahulu melakukan pelaksanaan aktivitas dan pemenuhan

proses atribut work product pada level 4 (Predictable Process).

202

b. Hasil analisa tata kelola teknologi informasi yang juga dilakukan pada

Subdit SISDA, maka diketahui bahwa hasil evaluasi nilai kapabilitas

kondisi saat ini (as is) pada proses BAI04 berada pada level 2 dengan

nilai sebesar 2,43 yang artinya proses pada tahap ini dikelola yang

mencakup perencanaan, monitor, dan penyesuaian. Work products-nya

dijalankan, dikontrol dan dikelola dengan tepat pada Subdit SISDA.

Dan nilai kapabilitas kondisi yang diharapkan (to be) pada proses

BAI04 berada pada level 4 dengan nilai sebesar 3,96. Dengan hasil

tersebut artinya terdapat gap dari kondisi saat ini (as is) sebesar 2

terhadap kondisi yang diharapkan (to be) dan untuk mencapai kondisi

yang diharapkan (to be), direkomendasikan agar terlebih dahulu

melakukan pelaksanaan aktivitas dan pemenuhan proses atribut work

product pada level 3 (Established Process).

2. Berdasarkan analisa gaps yang ditemukan, maka penulis memberikan

usulan rekomendasi sebagai solusi permasalahan yang ditemukan, yang

dimana secara umum Subdit SISDA direkomendasikan untuk membuat

panduan / dokumentasi yang didalamnya mendefinisikan tanggung jawab

dan otoritas dalam melakukan proses pengelolaan sumber daya (EDM04)

dan pengelolaan kapasistas dan ketersediaan informasi (BAI04) secara

lengkap dan rinci yang dimana harus menyediakan detil dari pemilik proses

dan siapa saja yang terlibat, bertanggung jawab, sehingga kemudian dapat

memastikan komunikasi efektif dan tugas yang jelas antar pihak yang

terlibat. Kemudian melakukan pengulasan kembali dan menyesuaikan hasil

203

kerja proses pengelolaan sumberdaya (EDM04) dan pengelolaan kapasitas

dan ketersediaan informasi (BAI04) untuk memenuhi kebutuhan yang telah

didefinisikan. Sedangkan rekomendasi khusus yang diberikan untuk tiap

permasalahan yang ada, yaitu sebagai berikut :

a. Direkomendasikan untuk membuat SOP secara detail mengenai analisis

dasar penyebab penyimpangan atau ketidaksesuaian kinerja sumber

daya terhadap target, hasil tindakan perbaikan, atau peninjauan

efektifitas tindakan korektif dalam mengatasi penyimpangan

pengelolaan sumber daya (EDM04) yang dilakukan oleh Subdit

SISDA. Sehingga dapat membuat proses dalam menetapkan tindakan

korektif (misalkan memprioritaskan tugas - tugas atau menambahkan

sumber daya). Seperti dengan menggunakan konsep ERP dalam

merencanakan dan mengelola sumber daya instansi.

b. Direkomendasikan untuk melakukan peninjauan ulang prosedur

manual pengumpulan dan pengelolaan data yang ada dan kemudian

membuat standard prosedur yang lebih efisien dan efektif untuk

mendukung skenario ketersedian dalam pola pengumpulan data dari

kegagalan dan pemantauan kinerja Aplikasi SISDA. Dan kemudian

membuat prosedur standard dalam mengidentifikasikan prosedur

eskalasi (peningkatan) untuk cepat tanggap dalam hal kapasitas dan

masalah kinerja (BAI04) Aplikasi SISDA. Seperti menggunakan

konsep teknologi Big Data dalam mengintegrasikan, mengelola, dan

memanfaatkan semua sumber data.

204

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan dan analisa yang telah dibahas sebelumnya, maka

berikut ini saran untuk peningkatan pengelolaan teknologi informasi di Subdit

SISDA:

1. Kerangka kerja COBIT 5 dapat menjadi pertimbangan bagi Subdit SISDA

untuk melakukan pengelolaan sumber daya dan pengelolaan kapasitas dan

ketersediaan informasi.

2. Rekomendasi yang diberikan pada proses EDM04 (Ensure Resource

Optimisation) dan BAI04 (Manage Availability and Capacity) diharapkan

dapat diimplementasikan pada Subdit SISDA.

3. Penelitian selanjutnya dapat menggunakan skala pengukuran dan proses

yang berbeda dari penulis dalam melakukan pengukuran capability level,

sehingga diperoleh pengolahan data yang lebih bervariasi untuk mengetahui

tingkat kemampuan organisasi saat ini.

4. Penelitian selanjutnya, dapat melakukan evaluasi dengan proses yang

berbeda agar cakupan evaluasi menjadi lebih luas pada Subdit SISDA.

Seperti menggunakan framework ITIL dalam mengevaluasi pengelolaan

layanan TI, pengembangan dan operasi TI pada Aplikasi SISDA. ITIL dapat

memberi deskripsi rinci sejumlah praktik penting TI dan menyediakan

daftar komprehensif tugas dan prosedur yang didalamnya setiap organisasi

dapat menyesuaikan dengan kebutuhannya sendiri.

205

DAFTAR PUSTAKA

Alawiah, E. T. (2017). Rancangan Aplikasi Smart City Berbasis Mobile Untuk

Meningkatkan Kulitas Layanan Publik Studi Kasus Pemkot Bogor, III(1), 24–

29.

Anri, H. (2013). Persepsi Pemustaka terhadap Tata Ruang Perpustakaan di Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Universitas Diponegoro.

Arikunto, S. (2010). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta.

Aryasa, K. (2015). Big Data: Challenges and Opportunities. In Workshop Big Data

Puslitbang Aptika dan IKP, tanggal 19 Mei 2015. Jakarta.

Budiman, A. R. (2014). Kapita Selekta Kuisioner. Jakarta: Salemba Medika.

Cantor, D. E., & Macdonald, J. R. (2009). Decision-Making in The Supply Chain:

Examining Problem Solving Approaches and Information Availability. Journal

of Operations Management, 27(3), 220–232.

https://doi.org/10.1016/j.jom.2008.09.002

Damanik, F. N. S. (2012). Menjadi Masyarakat Informasi. JSM (Jurnal SIFO

Mikroskil), 13(1), 73–82.

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air. (2015). Rencana Strategis 2015 - 2020.

Jakarta: DITJEN SDA.

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air. (2017). Bisnis Proses Subdit SISDA. Jakarta:

DITJEN SDA.

Fauziyah. (2010). Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.

206

Fitrianingsih, N. I. (2016). Audit Digital Library UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Menggunakan Framework COBIT 5. UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Fitroh, Siregar, S., & Rustamaji, E. (2017). Determining Evaluated Domain

Process Through Problem Identification Using COBIT 5 Framework. 2017

5th International Conference on Cyber and IT Service Management (CITSM),

(February), 1–6. https://doi.org/10.1109/CITSM.2017.8089281

Hartono, J. (2008). Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.

Hartono, J., & Abdillah, W. (2011). Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.

Yogyakarta: ANDI.

Hasibuan, M. S. P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Rev). Jakarta.

Huda, M. Q., Hidayah, N. A., & Utami, M. C. (2017). Exploring the organizational

factor contributing to effective IT implementation. 2017 5th International

Conference on Cyber and IT Service Management, CITSM 2017.

https://doi.org/10.1109/CITSM.2017.8089295

Huda, M. Q., & Hussin, H. (2016). Evaluation model of Information Technology

innovation effectiveness case of higher education institutions in Indonesia.

2016 International Conference on Informatics and Computing (ICIC),

(October), 221–226. https://doi.org/10.1109/IAC.2016.7905719

Idris, I. (1970). Sejarah Perkembangan Pekerjaan Umum Di Indonesia. Institut

Pendidikan Pekerdjaan Umum dan Tenaga Listrik.

Indrajit, R. E. (2014). Manajemen Organisasi dan Tata Kelola Teknologi Informasi.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

ISACA. (2012). Enabling Processes. Retrieved from

207

papers3://publication/uuid/24E0C493-40C6-4495-946E-A25765C97BF1

ISACA. (2012). Implementation. Isaca. Retrieved from

http://www.isaca.org/COBIT/Pages/COBIT-5-spanish.aspx

ISACA. (2013). A Business Framework for the Governance and Management of

Enterprise IT. Retrieved from www.isaca.org

ISACA. (2013). Process Assessment Model (PAM): Using COBIT 5. Isaca.

Isnaini, R. (2015). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Lembaga

Administrasi Negara Menggunakan Framework COBIT 5 Fokus Pada Proses

Ensure Resource Optimisation (EDM04) dan Manage Human Resource

(APO07). UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

ITGI. (2007). IT Governance Implementation Guide 2nd Edition. USA: IT

Governance Institute.

Kementerian Informasi dan Informatika. (2015). Buku Saku Big Data. Jakarta.

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Peraturan Menteri

Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Tentang Organisasi dan Tata Kerja,

Pub. L. No. 15/PRT/M/2015 (2015).

Muljono, P., & Wahjuni, S. (2011). Software Quality Evaluation of Integrated

Library Information System (INLIS) for the Librarianship Task

Implementation in the National Library of Indonesia.

Nugroho, E. (2008). Sistem informasi Manajemen: Konsep, Aplikasi, dan

Perkembangan. Yogyakarta: ANDI.

Nugroho, H. (2014). Conceptual Model of IT Governance for Higher Education

Based on COBIT 5 Framework. Journal of Theoretical and Applied

208

Information Technology, 60(2), 216–221. https://doi.org/ISSN: 1992-8645

Rahmawati, S. (2015). Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)

Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Pusat Informasi dan

Hubungan Masyarakat Kementerian Agama RI). UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

Rainer, K. R., & Cegielski, C. G. (2009). Introduction to Information Systems. John

Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd.

Sarno, R. (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Press.

Sirait, E. R. E. (2016). Implementasi Teknologi Big Data Di Lembaga

Pemerintahan Indonesia. Jurnal Penelitian Pos Dan Informatika, 6(2), 113.

https://doi.org/10.17933/jppi.2016.060201

Siregar, S. (2016). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan

Framework COBIT 5 Pada Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat

Kementerian Agama RI (Fokus EDM03, APO01, MEA02). UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

Subagyo, P. J. (2015). Metodologi Penelitian dalam Teori dan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta.

Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D (22nd ed.).

Alfabeta.

Surendro, K. (2009). Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung:

Informatika.

Wella, & Sirapanji, S. A. (2016). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Universitas Multimedia Nusantara Periode 2016, VII(2), 60–64.

209

Wibisono, S. (2008). Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi

Terintegrasi. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, X(3), 150–159.

Retrieved from

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=7370&val=544

Widiyanti, S. (2013). Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi Enterprise

Resource Planning (ERP) Pada Perusahaan dan Contoh Studi Kasus. Institut

Pertanian Bogor.

LAMPIRAN – LAMPIRAN

Lampiran 1 Transkrip Wawancara Prapenelitian

Nama : Pak Oscar

Jabatan : Staff Seksi Pengembangan Sistem Informasi

Tempat/Tanggal : Subdirektorat Sistem Informasi dan Data, Rabu 9 Agustus 2017

Keterangan : P = Peneliti, N = Narasumber

P : Apa visi misi dari Direktorat Jenderal Sumber Daya Air ?

N : Visi dan Misi Ditjen SDA sendiri telah di jabarkan secara lengkap pada Renstra 2015-

2019 Ditjen SDA.

P : Untuk SDM yang tersedia disini, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak ?

N : Kurang

P : Menurut bapak, apa dampak dari kurangnya SDM tersebut ?

N : Kerjanya menjadi harus lebih banyak. Deadline kerja tetap sesuai waktu, berarti

mengakibatkan kitanya (pegawai) yang harus kerja lembur.

P : Untuk struktural organisasi di Subdit SISDA ini saya lihat di website hanya ada Pak

Kasubdit, dan di bawahnya hanya ada pak tri dan pak ardita. Jadi secara struktural, bapak

sendiri berada dimana ?

N : Kalau saya sendiri berada pada bagian jaringan. Kalau secara struktur, saya itu seharusnya

berada di bawah pak tri yaitu bagian Pengembangan Sistem. Cuman karna saya harusnya

fungsional, fungsional itu berarti tidak punya bawahan dan tidak punya atasan. Struktural

yang dilihat oleh mas (saya) itu yang secara Struktural, sedangkan fungsional itu berbeda

tidak masuk dalam struktural itu.

P : Apa kendala Subdirektorat Sistem Informasi dan Data dalam mencapai visi dan misi

tersebut ?

N : Kendalanya adalah perilaku dan budaya. Masalahnya adalah IT ini sebenarnya relatif baru

buat mereka (enduser). Dulu kerjanya semua manual, nah sekarang berpindah ke

pengguanaan IT. Semua serba sistem, misalnya administrasi itu kan di digitalkan semua.

Namun sistem itu tidak berjalan karena mereka masih malas (enduser). Misalnya contoh

mudahnya, kita memberikan fasilitas cloud service penyimpanan data di storage kita untuk

backup data dan meminimalisir kehilangan data. Cloud itu kan sinkronise, jadi disini

(komputer) ada disana ada (cloud). Jadi misalkan disini (komputer) hilang, disana (cloud)

ada backup nya. Itu mereka (enduser) belum banyak yang memanfaatkannya. Jadi masih

banyak lagi sistem yang sudah berjalan, namun belum dimanfaatkan dengan baik seperti

sistem-sistem pelaporan dan lain sebagainya.

P : Menurut bapak, apa penyebab enduser malas memanfaatkan sistem itu ? sulitnya

beradaptasi, kurangnya pelatihan, kurangnya sosialisasi, atau bagaimana pak ?

N : Kalau terkait dengan budaya kan, terkait dengan pendidikan dan sosialisasi. Memang

kebiasaan mereka (enduser) yang tadinya kerja dengan proses manual semua. Jadi

misalkan seperti “data ini punya saya, dan misalkan saya pindah, ya sudah tanggung jawab

saya terkait data ini selesai, orang lain tidak perlu tau masalah data ini”. Itu budayanya

mereka (enduser), pikiran dan mindset nya mereka seperti itu. Jadi menurut saya itu yang

harus di ubah. Untuk mengubah itu kan kita harus mensosialisasikan dan perlu waktu

untuk itu.

P : Apakah sudah pernah dilakukan sosialisasi untuk hal tersebut apakah ?

N : Untuk sosialisasi disini saya rasa sudah cukup, tinggal orangnya (enduser) paham atau

tidak.

P : Ada gak sih pak Subdit SISDA berkordinasi dengan Pusdatin terkait dengan Tata Kelola

IT ?

N : Pasti ada lah, misalkan penggunaan sistem fingerprint, dan lain-lain.

P : Walaupun disebutkan sudah ada kordinasi, apakah masih ada penata kelolaan IT yang

tidak terkordinasi dengan baik ? misalkan Subdit SISDA membuat sistem A, padahal

Pusdatin telah membuat sistem tersebut, dan sebalikanya. Jadi mengakibatkan salah satu

sistem yang telah dibuat masing-masing tidak terpakai.

N : Ada, banyak. Contohnya, misalkan Subdit SISDA membuat sistem TUKIN (Tunjangan

Kinerja) karena top level management pada Ditjen SDA meminta dibuatkan sistem itu.

Kita sebagai penyedia disini, memfasilitasi permintaan dari atasan dengan membuat

aplikasi/sistem. Nah sementara setelah kita berkoordinasi dengan Pusdatin, mereka sudah

punya sistem yang serupa dengan itu (Sistem TUKIN) yaitu e-absensi. Kemudian kita

telah sampaikan kepada bapak Direktur/Wakil Direktur (pimpinan sebelumnya) bahwa,

aplikasi/sistem seperti ini sudah ada dibuat oleh Pusdatin, jadi yang perlu kita lakukan itu

adalah kita mengintegrasikan diri dengan mereka (Pusdatin). Jadi mesin absensi kita

tembak aja langsung kesana (e-absensi) maka data itu akan di proses sama meraka

(Pusdatin). Juga berdasarkan Peraturan Menteri, terkait dengan absensi standardnya

menggunakan dan tidak melenceng dari itu (e-absensi dari Pusdatin). Jadi disana

(Pusdatin) menggukan itu (e-absensi), kita juga menggunakan itu. Jadi harusnyakan tidak

perlu dibuat aplikasi yang serupa lagi. Tapi beliaunya (Direktur/Wakil Direktur dahulu)

bilang, “sudah dibuat saja aplikasi yang diminta”. Dan kemudian kita membuat aplikasi

yang diminta. Dan alhasil setelah dibuatkan sistem itu (TUKIN), sistem itu malah tidak

terpakai, ujung-ujungnya prosesnya kembali manual lagi. Jadi proses pengambilan data

kita manual lagi, pihak TU nya juga prosesnya pakai excel lagi, data itu dikirim kesana

lalu dikirim ke sana lagi.

P : Jadi apakah sistem e-absensi dari pusdatin itu dipakai di sini ?

N : Seharusnya itu telah di pakai, tapi saya tidak tau disini kenapa belum dipakai.

P : Apa saja sih pak sistem yang digunakan pada Ditjen SDA ini ?

N : Untuk sistem/aplikasi yang dipakai bisa cek di sda.pu.go.id sendiri.

P : Jadi dari berbagai aplikasi/sistem yang ada pada website tersebut, menurut bapak masih

ada kekurangan gak pak ?

N : Banyak yang kurang, misalkan Sistem Informasi Rawa.

P : Untuk kedepannya, apakah sudah ada tindakan untuk hal tersebut ?

N : Sebenarnya di blueprint kita sudah ada menjelaskan hal-hal tersebut. Blueprint ini berjalan

jika eselon 3 dan eselon 2 nya ok. Jadi jika Direktur dan Kasubdit sudah ok, baru dijalankan

untuk perbaikan/pengadaan hal-hal tersebut. Jadi kalau eselon 2 dan 3 tidak ok, berarti hal

yang telah di jelaskan pada blueprint tersebut belum dapat dilaksanakan. Kita itu kan

punya wewenang di SDA, dalam blueprint SDA itu ada 5 pilar sistem didalamnya, salah

satunya sistem PDSDA. Sitem ini mempunyai banyak sitem anakan, misalnya sitem

informasi Rawa, Sungai, Bendungan, Irigasi, Danau, Embung/Situ, Tanah, dan lain-lain.

Nah, dari berbagai sistem informasi yang telah di sebutkan tadi, memiliki sistem/modul

nya masing-masing, yang dimana nantinya data-data yang terdapat pada sistem-sistem

tersebut digunakan untuk mendukung sistem induk PDSDA. Tetapi faktanya, masih

banyak sistem/modul yang belum ada ataupun yang belum lengkap data/informasinya

untuk mendukung sistem induk PDSDA

P : Apakah ada masalah/kendala pada infrastruktur IT disini ?

N : Saya rasa tidak ada. Kalau pun ada, itu kembali lagi kepada orangnya yang bermasalah

dalam menggunakan infratruktur tersebut.

P : Untuk masalah keamanan sistem IT disini bagaimana pak ?

N : Saya rasa tidak ada masalah, sudah cukup baik.

P : Kembali ke SDM ya pak, apakah disini ada kebijakan / aturan dalam perekrutan pegawai

? Jadi misalakan, orang tersebut jurusan non-IT tetapi disini dia malah kerja di bagian IT

N : Kalau secara teori, aturan tersebut ada. Secara teori kan orang dengan basic IT di

tempatkan pada bagian IT. Namun faktanya, saya sendiri basicnya jurusan Teknik Sipil

Keuangan. Secara teori aturan itu ada, cuman secara praktek ya belum tentu di tempatkan

berdasarkan teori tersebut dikarenakan jumlah pegawai disini kurang. Ketika jumlah

pewagai kurang, mau tidak mau harus ada orang nya yang mengurus itu (bagian IT). Jadi

yang tadinya tidak mempunyai basic IT di tempatkan dahulu di bagian IT, lalu kemudian

di berikan pelatihan.

P : Apakah ada kebijakan yang mengharuskan penggunaan IT ? misalkan pegawai diharuskan

dalam penggunaan email resmi pemerintahan.

N : Hal itu sudah ada diatur dalam PERMEN, namun pagawai disini masih belum banyak yang

menggunakan dan juga masih dalam tahapan on-progress menuju kesana.

P : Pertanyaan dari saya sudah cukup pak. Menurut bapak sendiri, apakah disini masih ada

masalah dalam Tata Kelola IT ?

N : Saya rasa tidak ada, jadi ya menurut saya masalah nya itu yang tadi kita bahas.

Nama : Pak Tri Handoko

Jabatan : Kepala Seksi Pengembangan Sistem Informasi

Tempat/Tanggal : Subdirektorat Sistem Informasi dan Data, Rabu 9 Agustus 2017

Keterangan : P = Peneliti, N = Narasumber

P : Apa yang dilakukan Subdit SISDA untuk mencapai visi misi instansi ?

N : Yang pertama itu, untuk mencapai visi misi itu tetap SDM. Kenapa ? karena kalau di

birokrasi itu kita kerja tuntutannya banyak, artinya kita gak bisa fokus, jadi misalnya

disuruh ke A. Saat kita menuju ke A itu nanti ada tugas baru, kita kerjakan dulu baru nanti

kita balik lagi, terus juga misalnya ada disposisi baru, baru kita kerjakan lagi. Nah,

fokusnya itu agak susahnya itu disitu.

P : Jadi memang SDM yang tersedia masih kurang ya pak untuk mencapai target yang telah

di tentukan tersebut ?

N : Kalau secara di atas kertas iya, cuman kan kita tidak berpatokan ke situ, seni nya disitu.

Jadi yang dikit ini bagaimana dikelola supaya minimal visi misi tercapai. Tapi sejauh ini

tidak ada masalah sih, kalau masalah didalam perjalanan ya ok lah tidak terlalu di berat-

beratkan. Jadi semuanya tetap berjalan walaupun terseok-seok. Yang artinya kalau secara

ideal, ya belum ideal.

P : Apakah disini ada kebijakan atau kualifikasi perekrutan pegawai ?

N : Itu yang mengurus Biro Kepegawaian, jadi kita cuma dapat saja.

P : Kalau sepengetahuan bapak ada gak sih pak kualifikasinya ?

N : Oh ada, ada analisis kebutuhan pegawainya, sebelum mengadakan perekrutan kan mereka

ada hitung-hitungannya.

P : Berarti blueprint tentang kualifikasi perekrutan pegawai itu ada ya pak ?

N : Ada

P : Namun fakta yang ada bagaimana pak ? misalanya pada Bagian Jaringan, sebenarnya yang

dibutuhkan harusnya orang IT, tapi yang ngisi malah orang yang bukan berlatarbelakang

jurusan IT.

N : Nggak juga sebenarnya, walaupun tetap ada ya. Artinya begini, walaupun dibagian IT kan

gak semuanya IT, ada teman-teman yang tugasnya bikin laporan kan gak perlu IT, jadi

memang ada beberapa. Yang jadi masalah itu kalau yang spesifik, misalnya programmer,

itu kan butuh ini keahlian khusus. Orang IT juga belum tentu bisa ngoding kan. Artinya

secara diatas kertas benar. Cuma kan pengalaman kerja sama di atas kertas kan berbeda.

Kalau prosedur pada blueprint, menurut saya sih sudah ok, minimalkan dari sarjana,

artinya ini sudah memenuhi kualifikasi awal.

P : Apakah ada kendala dalam pengelolaan TIK dengan divisi atau direktorat jenderal lain ?

N : Kalau kendala sih, pemahaman orang tentang teknologi informasi itu berbeda-beda. Ada

orang yang senang IT ada juga yang tidak, ada yang kemampuan IT nya sudah bagus dan

ada yang belum. Nah kadang-kadang mereka punya banyak sekali data, tetapi bentuknya

masih excel dan kertas, nah ini kan agak repot juga. Nah masalahnya disitu, standarnya

masih beda-beda.

P : Tapi apakah sudah ada sistem/standard yang mengarut agar standard operasional pegawai

itu sama ?

N : Nah ini sedang lagi dibuat, seperti tentang manajemen keamanan.

P : Jadi berarti sebelumnya belum ada ?

N : Kalau pada Subdirekrorat ini saja belum, tapi kalau pada pusatnya (Pusdatin) itu sudah.

P : Memang nya sistem yang ada disana tidak dipakai disini ?

N : Kan kalau mereka keseluruhan. Kan berbeda, kalau kita disini lebih spesifik. Kalau mereka

kan cuma ngomongnya lebih umum. Kalau disinikan udah lebih teknis. Seperti ini kan

sudah ada cetak biru TI nya dari Pusdatin. Cuman kan kalau disini (blueprint Pusdatin)

masih umum informasinya. Kalau untuk di Subdirektorat sini kan lebih khusus, seperti kita

butuh data apa. Kalau mereka kan (pusdatin) lebih strategi dan pengelolaannya bagaimana.

P : Jadi memang dengan dibuatnya standard / prosedur ini, karna memang sebelumnya sering

terjadi keterlambatan pelaporan gitu pak ya ?

N : Bahasanya sih bukan terlambat, tetapi kecepatannya yang membedakan. Soalnya disinikan

tidak ada yang boleh terlambat. Kenapa saya bilang begitu, karena begitu data itu diminta,

seberapa detik dan lamapun prosesnya, data itu harus dikasih. Tetapi masalahnya kan

kelengkapan datanya. Nah, kalau kita sudah punya struktur / prosedur yang bagus, kan

lebih bagus dan lengkap.

P : Sepengetahuan bapak, sistem informasi apa saja sih yang digunakan pada Ditjen ini ?

N : Oh banyak, Sistem Informasi Kepegawaian ada, di lantai 2 ada itu Sistem Informasi Izin

Penggunaan Air, dan banyak lainnya. Belum itu sistem informasi punya masing-masing

pada DOP Bendungan, monitoring bendungan, kan di website belum ada.

P : Kalau untuk pengimplementasiannya bagaimana pak ? Apakah sudah sesuai harapan ?

N : Kalau dikatakan sudah sesuai harapan, mungkin belum. Karena semuanya itu masih

sifatnya apa ya, kalau di bilang prototype bukan, tapi memang baru mengawali. Jadi

sifatnya itu belum settle, artinya belum bagus benar, tapi baru memulai untuk membuat.

Jadi masih dalam proses perjalanan.

P : Jadi berarti, sudah banyak sistem yang telah dibuat, tapi belum maksimal penggunaannya

?

N : Iya betul, bisa dikatakan belum maksimal gak ya ? Karena begini, posisinya itu kan, sistem

itu kan dibuat harus sesuai dengan tujuaan atau penggunanya, orientasinya kan ke

penggunanya. Nah didalam proses ini kan, si pengguna ini kebutuhannya berkembang.

Jadi yang pertama kali di desain A, ternyata berjalannya waktu “oh saya butuh A, B, C, D,

E”, padahal disini masih desain A. Jadi kalau, ya itu yang dikejar, jadi jalan terus. Jadi

kalau dikatakan posisi sekarang ya mungkin cukup untuk kebutuhan dulu yaitu yang

desain A, tapi sekarang orang mintanya udah A B. Nah ini, jadi kan harus di upgrade lagi

kan kemampuan penggunaannya.

P : Jadikan sistem yang baru kan sudah ada, apakah sistem yang dahulu masih sesuai dengan

kebutuhan ? sehingga sistem yang sekarang belum dipakai.

N : Sudah hampir tidak relevan dengan kebutuhan sekarang atau bertambah. Jadi sekarang

orang kebutuhannya sudah berbeda, kalau dulu orang lihat data sudah ok, kalau sekarang

kita mainnya itu visual, jadi basisnya GIS. Jadi sekarang orang sudah tidak mau “oh ada

foto ini”, tapi sekarang orang maunya itu foto itu ada dimana, bentuk bangunannya seperti

apa. Kalau dulu cukup “oh ini namanya Bendungan Seigong, di Batam, luasnya sekian,

dan lain lain”, cukup dengan angka-angka dan kata-kata itu sudah cukup. Sekarang kan

tidak, sekarang pakainya GIS, posisinya dimana, fotonya mana, videonya mana.

P : Tetapi untuk penggunaan oleh end user itu sudah bagaimana pak, apakah anda kendala

dalam penggunaannya?

N : Gak ada sih, menurut saya nggak ada.

P : Ada gak sih pelatihan / sosialisasi tentang penggunaan TI ?

N : Kalau itu dimasing-masing ya, jadi saya kurang begitu tau.

P : Tapi untuk Ditjen di sini bagaimana pak ?

N : Kalau disini ya ada.

P : Berarti untuk kendala end user dalam meggunakan sistem disini gak ada ya pak ?

N : Ada, sebeneranya ada. Ya itu tadi, kebutuhannya itu bergerak, dan sistem tidak mengikuti

pergerakaannya dan tidak seirama dengan permintaannya, yang jadi masalah ya disitu.

P : Jadi banyak sistem yang perlu di upgrade ya pak ?

N : Ya betul, harus mengikuti perkembangan jaman. Nah ini sebenarnya ada dua sisi. Pertama

dari segi aplikasinya sendiri perlu mengikuti perkembangan jaman dan kebutuhan, tetapi

dari segi user nya ini juga banyak yang tidak konsisten yang artinya tidak berkelanjutan.

Katakanlah seperti mereka disuruh input data-data, nah mereka itu nginput tahun lalu,

tetapi tahun ini datanya tidak di input laagi. Nah itu kan juga masalah, kalau sistemnya

udah dibenerin, tapi kalau end user nya tidak dibina untuk berkelanjutan mengisinya, ya

masalah juga.

P : Tapi sebenarnya, apakah sudah diberikan sosialisasi pak ?

N : Sudah, cuma ya begitu. Di daerah juga hampir sama masalahnya, SDM nya juga rata-rata

seperti itu.

P : Dari beberapa sistem yang ada di Ditjen, apakah ada kekurangannya pak ? seperti tadi

banyak yang perlu di upgrade.

N : Oh banyak, Kalau saya sebagai seorang sistem melihat, hampir semuanya kurang.

P : Nah kekurangan itu, dampaknya kira-kira bagaimana pak ?

N : Ya dampaknya membuat rasa orang ingin tahu itu jadi berkurang. Jadi karena ketika

kebutuhan mereka tidak terpenuhi dengan aplikasi itu, mereka berfikiran “buat apa capek-

capek ngisi kalau datanya tidak dimanfaatkan”.

P : Nah itukan, seperti yang bapak katakan banyak sistem yang kurang. Itu alasan kenapa

belum dilakukannya upgrade aplikasi terbut apa ya pak ?

N : Alasannya yang pertama, kalau disinikan itu ada budget nya. Kedua kemampuannya

memang tidak ada. Ketiga kita memikirkan juga, kalau ini kita kembangkan dampaknya

apa, ya kalau dampaknya tidak terlalu besar, ya sudah prioritasnya kita geser ke yang lain.

Jadi ada sekala prioritas.

P : Jadi seiring berjalannya waktu, sistem disini berganti-ganti dikembangkan ya pak ?

N : Ya betul, karna trend nya kan berbeda-beda.

P : Untuk masalah infrastruktur TI disini bagaimana pak ?

N : Oh sudah cukup bagus

P : Kalau masalah keamanan sistemnya bagaimana pak ?

N : Kalau menurut saya tidak terlalu ada masalah. Karna kemarin juga ribut Ransomewere

disini aman posisinya. Kalau menurut saya sih ya lumayan baguslah, tidak ada yang

terkendala. Ya mungkin kalau seperti jaringan tiba-tiba putus ya ok lah, biasanya karna

ada mungkin kabel di makan tikus atau apalah. Tapi hal itu sifatnya bukan yang masalah

bangat, palingan “oh ya di cek putus, atau oh ada kerusakan wifi” ya gitu-gitu aja, ya

masalah teknis lah.

P : Disini apakah ada kebijakan yang mengharuskan penerapan TI ? contohnya seperti

penggunaa email pemerintahan dengan domain .go.id ?

N : Kalau dalam blueprint sih gak ada. Tapi kita sudah siapkan kok, kalau untuk pejabat itu

ada email @pu.go.id. Kalau pribadi pun bisa, tapi harus mengajukan sendiri.

P : Berarti belum ada keharusan ya pak ?

N : Ya belum keharusan. Tapi memang disarankan untuk yang kalau bentuknya kedinasan

pakainya email resmi. Sekarang juga ini yang dari KPPN Kementerian Keuangan

mintanya juga harus pake email resmi dari @pu.go.id, mereka gak mau yang gmail –

gmail.

P : Berarti memang disini masih banyak yang menggunakan email resmi ya pak ?

N : Ya masih, karna memang belum adanya keharusan.

P : Seberapa besar sih pak pengaruh Subdit SISDA ini kepada Ditjen ini ?

N : Pengaruhnya besar, karena semua data masuknya kesini.

P : Itu data se-Direktorat Jenderal SDA se-Indonesia ya pak ?

N : Iya betul, karena kan dalam satu gedung ini Subdit pembina semua, jadi seluruh indonesia

itu lapornya kesini. Mereka lapornya ke pembina-pembina. Nah dari mereka (pembina)

masuk ke sini (Subdit SISDA). Jadi kadang-kadang kalau data di mereka (pembina) tidak

ada, kita langsung telepon ke daerah.

P : Jadi berapa orang SDM yang mengelola data-data tersebut pada Subdit SISDA?

N : Nah itu dia masalahnya, liat aja disini ada berapa orang, cuma segini sama yang di ruangan

kecil di situ tuh. Bisa dibayangkan kan, ya masalah utamanya memang SDM.

P : Dari saya kira-kira cukup segini pak, kalau menurut bapak sendiri apakah ada masalah-

masalah lain terkait tata kelola IT disini ?

N : Saya gak tau sih ya, saya juga belum tahu betul tentang COBIT sebelumnya, jadi saya

belum punya bayangan. Jadi kira-kira begitu saja, coba kamu simpulkan saja dari

wawancara ini. Nanti tinggal kita lihat, dan nanti bapaknya (Kasubdit SISDA)

mengarahkan kemana.

Lampiran 2 Hasil Wawancara Prapenelitian

Lampiran 3 Kuisioner Penelitian I (Proses EDM04)

KUISIONER I

ANALISA TINGKAT KEMATANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI

INFORMASI PADA PROSES MEMASTIKAN OPTIMALISASI SUMBER DAYA

TEKNOLOGI INFORMASI DI SUBDIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN

DATA SDA, DITJEN SDA, KEMENPUPERA RI

Kuisoner ini adalah bagian dari penelitian skripsi mahasiswa Program Studi Sistem

Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang

bertujuan untuk mendapatkan data dan opini Bapak/Ibu mengenai tata kelola informasi di

Subdit Sistem Informasi dan Data Direktorat Jenderal Sumber Daya Alam

KEMENPUPERA RI sebagai pihak yang terkait khususnya bagian yang termasuk pada

RACI COBIT 5 dalam EDM04 Ensure Resource Optimisation.

Kuisoner Capability Level ini dikembangkan untuk mengetahui tingkat kematangan pada

proses pengelolaan data baik untuk kondisi saat ini (as is), maupun kondisi yang diharapkan

(to be), yang selanjutnya dapat dijadikan dasar yang cukup untuk identifikasi prioritas

peningkatan (improvement).

Kuisioner ini mempunyai 6 (enam) pilihan jawaban. Pilihan tersebut dari level 0 sampai 5

secara berturut-turut merepresentasikan tingkat kematangan (capability level) yang semakin

meningkat terhadap suatu atribut pada proses Ensure Resource Optimisation Capacity

dimana terdapat nilai 0, 1, 2, 3, 4, dan 5.

Pada kolom “Jawaban”, responden dapat memilih salah satu jawaban yang dianggap paling

bisa mewakili kondisi kematangan baik yang saat ini maupun yang diharapkan, terkait

dengan atribut kematangan tertentu dalam proses pengelolaan data dengan memberikan

tanda ( ) pada tempat yang tersedia.

Nama Responden Kode :

Jabatan Responden

Unit/ Bidang/ Subbid

Keterangan Indikator Kapabilitas

0. Tidak adanya proses yang dilaksanakan

1. Adanya proses namun belum ditentukan apakah suatu proses sudah memberikan hasil

yang sesuai.

2. Adanya pengelolaan yang mencakup perencanaan, monitoring dan penyesuaian pada

pelaksanaan proses.

3. Adanya implementasi proses yang telah mampu dalam mencapai hasil dari proses.

4. Adanya proses yang dijalankan secara konsisten dengan batasan-batasan agar mampu

meraih tujuan dari proses tersebut.

5. Adanya proses dan terus-menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis dan

tujuan yang di proyeksikan

Contoh pengerjaan:

No Aktifitas Proses Saat ini (As Is)

Yang

Diharapkan (To

be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.

Sejauh mana pihak kementerian dalam

memeriksa dan membuat keputusan

tentang strategi, menyediakan sumber

daya TI dan mengembangkan

kemampuan untuk memenuhi

kebutuhan saat ini dan kebutuhan masa

depan?

EDM04.01

(Mengevaluasi Pengelolaan Sumber Daya)


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.


memeriksa dan membuat keputusan

tentang strategi, menyediakan sumber

daya TI dan mengembangkan

kemampuan untuk memenuhi kebutuhan

saat ini dan kebutuhan masa depan.

2.


menentukan prinsip untuk membimbing

alokasi dan pengelolaan sumber daya.

3.


memeriksa dan menyetujui strategi

rencana sumber daya dan arsitektur

enterprise untuk memberikan nilai dan

mengurangi risiko dengan sumber daya

yang dialokasikan.

4.


memahami kebutuhan untuk

menyelaraskan pengelolaan sumber daya

dengan keuangan instansi dan

perencanaan sumber daya manusia.

EDM04.02

( Mengarahkan Pengelolaan Sumber Daya)

5


menentukan prinsip-prinsip pengelolaan

dan pengendalian arsitektur enterprise.


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.


mengkomunikasikan dan mendorong

penerapan strategi pengelolan sumber

daya, prinsip, dan rencana sumber daya

yang disepakati.

2.


menetapkan tanggung jawab untuk

melaksanakan pengelolaan sumber

daya.

3.


menentukan tujuan utama, langkah-

langkah dan metrik untuk pengelolaan

sumber daya.

4.


menetapkan prinsip yang berkaitan

dengan pemeliharaan sumber daya.

5


menyelaraskan pengelolaan sumber daya

dengan keuangan instansi dan

perencanaan sumber daya manusia.

EDM04.03 ( Memonitor Pengelolaan Sumber Daya)


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.


memantau alokasi dan optimalisasi

sumber daya sesuai dengan tujuan dan

prioritas instansi menggunakan tujuan

dan metrik yang disepakati.

2.


memonitor strategi sumber daya TI,

strategi arsitektur enterprise untuk

memastikan kebutuhan saat ini dan masa

depan instansi dapat terpenuhi.

3.


memantau kinerja sumber daya terhadap

target, menganalisis penyebab

penyimpangan dan melakukan tindakan

perbaikan untuk mengatasi penyebab

yang mendasarinya.

Lampiran 4 Kuisioner Penelitian II (Proses BAI04)

KUISIONER II

ANALISIA TINGKAT KEMATANGAN TATA KELOLA TEKNOLOGI

INFORMASI PADA PROSES MANAJEMEN KETERSEDIAAN DAN KAPASITAS

TEKNOLOGI INFORMASI DI SUBDIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN

DATA SDA, DITJEN SDA, KEMENPUPERA RI

Kuisoner ini adalah bagian dari penelitian skripsi mahasiswa Program Studi Sistem

Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang

bertujuan untuk mendapatkan data dan opini Bapak/Ibu mengenai tata kelola informasi di

Subdit Sistem Informasi dan Data Direktorat Jenderal Sumber Daya Alam

KEMENPUPERA RI sebagai pihak yang terkait khususnya bagian yang termasuk pada

RACI COBIT 5 dalam BAI04 (Manage Availability and Capacity).

Kuisoner Capability Level ini dikembangkan untuk mengetahui tingkat kematangan pada

proses pengelolaan data baik untuk kondisi saat ini (as is), maupun kondisi yang diharapkan

(to be), yang selanjutnya dapat dijadikan dasar yang cukup untuk identifikasi prioritas

peningkatan (improvement).

Kuisioner ini mempunyai 6 (enam) pilihan jawaban. Pilihan tersebut dari level 0 sampai 5

secara berturut-turut merepresentasikan tingkat kematangan (capability level) yang semakin

meningkat terhadap suatu atribut pada proses Manage Availability and Capacity dimana

terdapat nilai 0, 1, 2, 3, 4, dan 5.

Pada kolom “Jawaban”, responden dapat memilih salah satu jawaban yang dianggap paling

bisa mewakili kondisi kematangan baik yang saat ini maupun yang diharapkan, terkait

dengan atribut kematangan tertentu dalam proses pengelolaan data dengan memberikan

tanda ( ) pada tempat yang tersedia.

Nama Responden Kode :

Jabatan Responden

Unit/ Bidang/ Subbid

Keterangan Indikator Kapabilitas

0. Tidak adanya proses yang dilaksanakan

1. Adanya proses namun belum ditentukan apakah suatu proses sudah memberikan hasil

yang sesuai.

2. Adanya pengelolaan yang mencakup perencanaan, monitoring dan penyesuaian pada

pelaksanaan proses.

3. Adanya implementasi proses yang telah mampu dalam mencapai hasil dari proses.

4. Adanya proses yang dijalankan secara konsisten dengan batasan-batasan agar mampu

meraih tujuan dari proses tersebut.

5. Adanya proses dan terus-menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis dan

tujuan yang di proyeksikan.

Contoh pengerjaan:


Yang

Diharapkan (To

be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.

Sejauh mana kementerian dalam menilai

ketersediaan, kinerja dan kapasitas data

yang ada di Aplikasi SISDA

BAI04.01

( Menilai ketersediaan, kinerja dan kapasitas saat ini menciptakan sebuah baseline )


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.

Sejauh mana kementerian dalam menilai

ketersediaan, kinerja dan kapasitas data

yang ada di Aplikasi SISDA.

2.

Sampai saat ini, sejauh mana kementerian

dalam memantau kinerja aktual dan

penggunaan kapasitas Aplikasi SISDA

terhadap batasan yang telah ditetapkan.

3.

Sejauh mana kementerian dalam

mengidentifikasi dan menindak lanjuti

semua insiden yang disebabkan oleh

kinerja dan kapasitas layanan Aplikasi

SISDA yang tidak memadai.

4.


mengevaluasi secara rutin tingkat kinerja

untuk semua tingkatan pengolahan

dengan membandingkan terhadap SLA

(Service Level Agreement).

BAI04.02

(Menilai dampak bisnis)


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.


mengidentifikasi solusi yang sangat

penting dalam proses masalah

manajemen ketersediaan dan kapasitas

Aplikasi SISDA yang ada.

2.


memetakan solusi atau layanan yang

dipilih ke Aplikasi SISDA dan

infrastruktur (IT dan fasilitas) SISDA

untuk memungkinkan fokus pada

sumber daya yang penting untuk

perencanaan ketersediaan.

3.


pengumpulan data tentang pola

ketersediaan dari kegagalan dan

pemantauan kinerja Aplikasi SISDA

4.


pembuatan rencana untuk

menggambarkan situasi ketersediaan data

Aplikasi SISDA di masa depan yang

dibutuhkan, untuk mencapai ketersediaan

kinerja yang sesuai dengan kapasitas

Aplikasi SISDA.

5.


penentuan kemungkinan bahwa sasaran

kinerja Aplikasi SISDA tidak akan dicapai

berdasarkan rencana yang telah dibuat.

6.


penentuan dampak atau akibat dari

rencana masa depan yang telah dibuat

pada pengukuran kinerja bisnis.

7.


memastikan bahwa pemilik proses bisnis

sepenuhnya memahami dan menyetujui

analisis ini.

BAI04.03

( Merencanakan untuk kebutuhan layanan baru )


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.


meninjau implikasi ketersediaan dan

kapasitas data Aplikasi SISDA dari

analisis tren layanan yang ada saat ini.

2.


mengidentifikasikan dampak

ketersediaan dan kapasitas Aplikasi

SISDA dari perubahan kebutuhan bisnis

dan peluang perbaikan yang ada.

3.


memprioritaskan perbaikan yang

diperlukan dan membuat rencana

ketersediaan dan kapasitas Aplikasi

SISDA yang sesuai dengan anggaran.

4.


menyesuaikan rencana kinerja dan

kapasitas Aplikasi SISDA, sesuai dengan

realitas yang ada saat ini dan mengajukan

perubahan insfrastruktur penunjang untuk

Aplikasi SISDA.

5.


memastikan bahwa manajemen

melakukan perbandingan dari sumber

daya Aplikasi SISDA saat ini, dengan

perkiraan pasokan sumber daya yang

datang.

BAI04.04

( Memantau dan meninjau ketersediaan dan kapasitas )


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.


menetapkan proses pengumpulan data

untuk menyediakan kepada manajemen

untuk dilakukan monitoring dan

pelaporan informasi ketersediaan,

kinerja dan kapasitas Aplikasi SISDA.

2.


memberikan laporan hasil Aplikasi

SISDA rutin dalam bentuk yang tepat

untuk diperiksa oleh bagian IT dan

manajemen.

3.


mengintergrasikan pemantauan dan

pelaporan kegiatan Aplikasi SISDA.

4.


memberikan laporan kapasitas untuk

penganggaran dana atau bagian keuangan.

BAI04.05

( Menyelediki dan mengatasi masalah ketersediaan, kinerja dan kapasitas )


Yang Diharapkan

(To be)

0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5

1.


mengarahkan karyawan untuk memastikan

tingkatan level yang sesuai dari

ketersediaan kinerja Aplikasi SISDA.

2.

Sampai saat ini, sejauh mana

kementerian dalam mengidentifikasi

kesenjangan kinerja dan kapasitas

Aplikasi SISDA berdasarkan pemantauan

kinerja saat ini dan yang akan datang.

3.


menetapkan tindakan korektif (misalkan

memprioritaskan tugas - tugas atau

menambahkan sumber daya).

4.


mengintegrasikan tindakan perbaikan

yang diperlukan kedalam perencanaan dan

proses manajemen perubahan.

5.


mengidentifikasikan prosedur eskalasi

(peningkatan) untuk cepat tanggap dalam

hal kapasitas dan masalah kinerja Aplikasi

SISDA yang ada.

Lampiran 5 Surat Perjanjian Kerja Penyusunan Peta Infrastruktur SDA

Lampiran 6 Album Peta Infrastuktur Sumber Daya Air

Lampiran 7 Aplikasi SISDA

Lampiran 8 Pengelolaan Infrastruktur Sumber Daya Air

Lampiran 9 Sasaran Kerja Pegawai

Lampiran 10 PERMEN PUPR No : 15/PRT/M/2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja


Lampiran 11 Bisnis Proses Subdit SISDA

Lampiran 12 Rencana Strategis 2015-2019 Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

Lampiran 13 Surat Edaran Nomor 06 Tahun 2013 Tentang Penggunaan Alamat Email

Resmi pada Instansi Pemerintahan

Lampiran 14 Surat Permohonan Data/Riset

Lampiran 15 Surat Keterangan Telah Melakukan Riset pada Direktorat Pengembangan

Jaringan Sumber Daya Air

Lampiran 16 Surat Bimbingan Skripsi

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT...

Documents

Transcript of EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT...