ETIKA LAYANAN KEPROTOKOLAN“Sikap Terhadap Pimpinan dan

Tamu Pimpinan”

M U H A M A D Y U N A N TO

P R O TO KO L K E M E N D I K B U D

“New normal adalah perubahan perilaku untuk tetap

menjalankan aktivitas normal namun dengan ditambah

menerapkan protokol kesehatan guna mencegah

terjadinya penularan COVID-19.”

”Protokol Kesehatan dulu, baru fungsi Keprotokolan dijalankan –

Nadiem Anwar Makarim”

Definisi Protokol

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan

aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata

Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan, sebagai bentuk

penghormatan kepada seseorang sesuai dengan Jabatan dan atau

kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Undang-Undang Nomor 9 tahun 2010

- Permendikbud Keprotokolan… – on progress -

TEMPAT UPACARA PENGHORMATAN

"protokollum", yang mengandung kata,

"protos" (pertama) dan "kollo" (diletakkan).

Protokol menyangkut kaidah/norma/aturan yang berlaku,

baik untuk kegiatan-kegiatan dalam negeri maupun antar

negara secara resmi dalam menghadapi acara/upacara-

upacara;

Protokol adalah Seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dan dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta

wakil –wakilnya.

“The Complete Handbooks of Diplomatic and Social Usage”. (Pauline Innis, Mary Jane, Richard M. Sand). 2002.

Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekkan, yang

meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam kegiatan antar

bangsa.

(Encyclopedia Britania 1962)

Prinsip Protokol:

Protokol membuat setiap orang

merasa nyaman dan penting!

Memiliki pengetahuan dan pemahaman dasar mengenai

konsep pelayanan keprotokolan

Mampu memberikan pelayanan keprotokolan sesuai denganpedoman dan kebiasaan Organisasi

Prinsip Pelayanan5 S

SENYUM

SALAM

SAPA

SOPAN

SANTUN

RE

SP

ON

SIF Bagaimana

Meresponsdengan

Cepat ,Tepat, Informatif,

danKomunikatif

AM

AN

& N

YA

MA

N

Bagaimanamembuat

tamu merasaaman dan

nyaman

KO

MP

ET

EN

SI Kemampuan

Manajerial, Hard dan Soft

Skill, MelekTeknologi dan

Informasi

Etika Seorang Petugas Pelayan Pimpinan

• Berwibawa

• Sopan santun

• Berkarakter “Luwes”

• Berpakaian rapi dan menarik

• Berkomunikasi apik

• Tahu bagaimana harus bertindak

• Tata Krama Menerima Tamu

8

HOW TO BE GOOD

PROTOCOL

connection

rundown checklist

referensi

bank dataSmartphone

Handy talkie

DO DON,T

CLEAR | POWERFUL

FR

12

Penggunaan Lift

02

Penggunaan

Ruang Tunggu

03

Penggunaan

Ruang Tamu

04

Kedatangan Tamu di Lobi

- Satpam membukakan

pintu kendaraan tamu

dan pastikan memakai

masker.

- Tamu disambut oleh

petugas penyambut

(petugas protokol/

ajudan/ sespri/

pejabat).

- Satpam memeriksa

suhu tubuh tamu. Jika

di atas 37,3 derajat

maka tamu tidak

diperkenankan

bertemu pimpinan.

01

- Satpam yang

bertugas di lobi

mendampingi

petugas penyambut

dan tamu menuju lift.

- Satpam

membukakan lift

dan menekan

tombol sesuai

nomor lantai yang

dituju.

- Di dalam lift

maksimal 4 orang.

- Tamu diarahkan ke

ruang tunggu.

- Tamu dipersilakan

mengisi buku tamu.

- Apabila pimpinan

sudah siap

menerima tamu,

petugas protokol/

ajudan/ sespri

mengarahkan tamu

menuju ruang

pertemuan.

- Jumlah tamu yang

diperkenankan

masuk hanya 50%

dari kapasitas

ruangan.

- sesudah tamu

duduk, pramubakti

menyajikan

kudapan dan

minuman.

- Petugas protokol/

ajudan/ sespri,

mempersilakan

pimpinan untuk

menemui tamu.

Alur Penerimaan Tamu Pimpinan

Alur Kunjungan Kerja

Koordinasi Awal

1.Petugas memastikan bentuk acara (susunan acara, peran pimpinan pada acara, dan durasi acara).

2.Petugas memastikan lokasi acara (indoor/outdoor).

3.Petugas memastikan jumlah dan unsurpeserta.

4.Petugas memastikan ketersediaan fasilitaskesehatan di tempat acara (bilik disinfektan, tempat cuci tangan, penyanitasi tangan, tisu, dan ambulans beserta tim medis).

5.Panitia menyiapkan ruang transit dengankapasitas 50% dari jumlah maksimal.

6.Petugas memastikan semua pihak yang terlibat dalam kegiatan pimpinan (ring 1 danring 2) sudah melakukan tes kesehatanberupa rapid test (uji cepat).

7.Jika terdapat ketidaksesuaian denganprotokol kesehatan pada poin-poin di atas, maka petugas berhak memberikan masukanuntuk mempertimbangan kembali kehadiranpimpinan pada acara tersebut.

Kedatangan di Tempat Acara

1.Hanya orang dengan jabatan tertinggisebagai tuan rumah dan pejabatpendamping yang diizinkanmenyambut kehadiran pimpinan.

2.Petugas mengatur jalur kedatanganpimpinan.

3.Petugas membukakan pintu mobilsaat pimpinan tiba.

4.Petugas melakukan cek suhu badan pimpinan.

5.Petugas mengarahkan pimpinanmenuju tempat acara atau ruangtunggu; dan menyiapkan lift khusus.

6.Lift khusus pimpinan hanya bolehdigunakan oleh maksimal 3 orang.

7.Petugas memastikan pimpinan tidakmelakukan kontak langsung denganpihak lain selama acara.

Alur Kunjungan Kerja

Kepulangan

1) Hanya orang denganjabatan tertinggi sebagaituan rumah dan Pejabat pendamping yang diizinkan melepaskepulangan pimpinan.

2) Petugas mengatur jalurdan mengarahkanpimpinan menujukendaraan yang sudahdisiapkan.

Acara Inti

1.Petugas memastikan dan

mengontrol jalannya acara

serta memantau pergerakan

pimpinan selama acara.

2.Petugas mengantisipasi hal-

hal yang tidak diinginkan

terhadap keamanan dan

kenyamanan pimpinan

sesuai dengan protokol

kesehatan pembatasan fisik.