KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Kokom Komala Disampaikan pada Kegiatan Latihan

Kepemimpinan Mahasiswa Kopertis Wilayah III Jakarta Selasa, 11 Nopember 2014

BIODATA

• Kokom Komala, • Widyaiswara

Griya Pamulang Estate

e-mail:

komalakosera@yahoo.com

HP. 081320719326

TUJUAN

• Setelah mengikuti kegiatan

ini peserta diharapkan

dapat berkomunikasi

dengan baik sebagai bagian

dari kemampuan penting

untuk berkinerja dalam

organisasi.

3

4

“Knowing is not enough, We must apply Willing is not enough, we must do” (Gothe)

Mengetahui saja tidak cukup -

Kita harus mengaplikasikannya

Menginginkan saja tidak cukup - Kita harus melakukannya

MOTTO OF THE DAY

KOMPONEN KOMUNIKASI

PROSES KOMUNIKASI

JENIS KOMUNIKASI

HAMBATAN

KOMUNIKASI

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

& PUBLIK

KOMUNIKASI EFEKTIF (REACH)

ETIKA KOMUNIKASI

MENDENGAR AKTIF

KOMUNIKASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI

6

Hm . . . Apa arti komunikasi?

7

Komunikasi -----Communicatus (Latin) ; Berbagi atau milik bersama

Komunikasi adalah suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan

Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik

KOMUNIKASI

8

KOMUNIKASI

Proses penyampaian

pesan/informasi dari

seseorang (pengirim)

kepada yang lain

(penerima) dengan

menggunakan cara atau

teknik/sarana

penyampaian

pesan/informasi tertentu.

EFEKTIF

jika

pesan/informasi

yang

disampaikan

telah diterima

dan dipahami

sesuai dengan

yang diinginkan

pengirim

pesan/informasi.

9

KOMUNIKASI

Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik

10

KOMUNIKASI

Proses penyampaian informasi, ide &

emosi melalui simbol, kata, gambar,

angka, grafik dan diaktualisasikan dalam

bentuk proses interaksi dua arah dari

komunikator kepada komunikan dengan

menggunakan media dan cara

penyampaian maupun kesamaan arti

yang dipahami oleh kedua pihak.

»Proses pertukaran informasi yang dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku.

11

12

KOMPONEN KOMUNIKASI

• Komunitor

• Komunikan

• Pesan

• Interaksi

• Media

• Mutual Understanding

(respon terhadap pemahaman yang sama)

13

AGAR KOMUNIKASI EFEKTIF :

1. Analisis Isi Pesan

2. Analisis penerima pesan

3. Etika komunikasi

14

ANALISIS ISI PESAN

• 5 W 1 H: ringkas, tepat, menarik dan tetap fokus pada topik pembicaraan

• Sampaikan pesan dengan makna tunggal –hindari kesalahan persepsi

• Perluas wawasan

• Perhatikan lingkungan sekitar. Perhatikan cerita-cerita menarik, joke, angka-angka dan situasi penting. Jika perlu siapkan data pendukung, jujur.

• Jangan bicara jika tidak tahu apa-apa tentang topik yang dibicarakan atau tidak dikuasai.

15

ANALISIS PENERIMA PESAN

• Identifikasi lawan bicara • Dengan berapa orang Anda berbicara • Informasi demografis tentang lawan bicara • Bagaimana hubungan Anda dengan lawan

bicara • Mengertilah gaya komunikasi lawan bicara,

bicaralah dengan bahasa mereka---sederhana tapi jelas.

• Informasi apa yang diinginkan.

16

Lanjutan ANALISIS PENERIMA PESAN

• Berusaha mengerti dunia & masalah lawan bicara

• Apa saja yang sudah diketahui penerima pesan mengenai apa yang ingin Anda bicarakan

• Kepribadian unik apa yang mungkin Anda hadapi

• Sesuaikan dengan tempat, situasi dan nuansa percakapan.

• Pastikan mereka menerima pesan Anda dan menginterpretasikan dengan benar

17

ETIKA KOMUNIKASI

• Ramah • Jadilah yang pertama menyapa

:”Assalammu’alaikum” atau “Halo “ • Tertariklah pada orang lain dengan tulus.

Bersikap tidak pandang bulu. Menerima lawan bicara sebagaimana adanya.

• Mau mendengarkan pembicaraan orang lain (terbuka) dan tidak melulu membicarakan diri sendiri. Jadikan dialog atau komunikasi dua arah

18

• Jangan mengucapkan kata-kata sulit atau, kasar dan slank, istilah yang tidak dimengerti lawan bicara, porno, menyinggung sara, dan kontroversial.

• Perhatikan norma sosial • Tidak boleh melupakan nama lawan bicara. • Jangan membicarakan kekurangan diri • Jangan membuat malu lawan bicara,

menjelekkan orang lain di depan umum • Pertimbangkan tingkat kerahasiaan

KOMUNIKASI Publik

umpan balik

Pesan

MEDIA

Persepsi

Pengalaman masa lalu

MEMORI BARU

TUJUAN TINDAKAN

INDERA

Skill Komunikasi

Saluran

ide

noise

20

Sender

Self-concept

Family

Culture

Skills

Feelings

Attitudes

Values

Receiver

Self-concept

Family

Culture

Skills

Feelings

Attitudes

Values

Message

Feedback

Channel Television, telephone,

Speaking, writing,

computer

Interference

Context

(Environment,

status, time, etc)

Source: Dwyer, Judith. The Business Communication Handbook, Prentice Hall Sydney, 1999.

PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi menurut :

12 November 2014 21

INF INF

Membuat PENGIRIM SIMBOL PENERIMA Kode membaca

•Berbicara

•Menulis

•Bertindak

•Menggam

barkan

•Kata-kata

•Tindakan

•Gambar

•Angka

•Mendengarkan

•Membaca

•Mengamati

1. Model : Edwin B. Flippo

12 November 2014 22

2. Model : Stephen P. Robbin

Sumber Salur

an

Pemba-

caan

Kode

Penerima Pengko-

dean

Pesan Pesan Pesan Pesan

Umpan balik

12 November 2014 23

3. Model Herbert J. Chruden dan Arthur W. Sherman

Ideasi

Pembuat

an Kode

Penyam

paian

Peneri

maan

Pembaca

Kode

Tindak

an

Rintangan-rintangan yang mungkin

Umpan balik

Kerangka referensi

12 November 2014 24

4. Model : Shannon dan Weaver

Sumber

Encoder

Decoder

Saluran

Penerima

pesan pesan

Gangguan

12 November 2014 25

5. Dosen dengan Mahasiswa

Sumber

Encoding

Decoding

Penyam

paian

Penerima

Gangguan

Pesan Pesan

Umpan balik

26

Sumber

(Sender)

Pesan Pesan Pesan Pesan

Umpan Balik

Pengkode

an

(Encode)

Saluran

(Chanel)

Pengkode

an

(Decode

)

Penerima (Receiver)

12 November 2014 27

Menyusun

Pesan

Menyampaikan

Pesan

Penerima

Menerima

Pesan

Menafsirkan

Pesan

Pengirim

Proses dan unsur-unsur

komunikasi

12 November 2014 28

A A

A1

A2

B

PENGAJAR/

DOSEN

PESERTA/

MAHASISWA

PROSES KOMUNIKASI

YANG GAGAL

12 November 2014 29

A A

A

A

A

A

PENGAJAR/

DOSEN

PESERTA/

MAHASISWA

PROSES KOMUNIKASI

YANG BERHASIL

TAHAPAN DALAM KOMUNIKASI

30

Tahap public areas (menghindari

konflik, evaluasi diri)

Tahap exploratory exchange

(mengarah pada saling kenal

Tahap effective interaction

(persahabatan akrab)

Stable exchange stage (memiliki tahap

emosi yang efektif thd lawan bicara)

12 November 2014 31

JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI

☺menurut sifatnya Pribadi; Umum

☺menurut jumlah yang

berkomukikasi Perseorangan; Kelompok

☺menurut cara penyampaian Lisan (lsg, tidak lsg); tulisan

(gbr, surat, blanko, naskah)

☺menurut maksud

komunikasi

Memberi perintah, ceramah,

nasihat, saran, pidato,

wawancara

☺menurut kelangsungan Langsung; tidak langsung

☺perilaku Formal; informal

☺menurut ruang lingkup Internal; eksternal

12 November 2014 32

JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI

☺dari segi formal Formal, non formal, informal

☺dari segi jarak Langsung, tidak langsung

☺dari segi

sarana/saluran/media yang

digunakan

Surat,radio, televisi, internet,

sms

☺dari segi tujuan

Seminar, diskusi panel,rapat

kerja, kampanye, dll

☺dari segi kedinasan Sesama rekan, atasan dan

bawahan

☺dari segi lawan bicara Satu orang, banyak orang

☺dari segi hirarki Vertikal, horizontal

12 November 2014 33

Manfaat komunikasi

• Mengangkat harkat dan martabat seseorang

• Membina hubungan baik di tempat kerja

• Menjalin komunikasi perasaan

• Menentukan keberhasilan dalam kegiatan

Inti interaksi sosial =

baik di dalam maupun di luar organisasi

34

HAMBATAN

KOMUNIKASI

Faktor pengetahuan

Faktor pengalaman

Faktor kecerdasan

Faktor psikologis

Faktor

biologis/fisiologis

35

FUNGSI

KOMUNIKA

SI

INFORMA

SI

EKSPRESI

SOSIAL EKONOMI

DA”WAH

KAIDAH KOMUNIKASI YANG

EFEKTIF

• Respect

• Emphaty

• Audible

• Clear

• Humble

36

REACH

37

INTERPERSONAL COMMUNICATION

• Jenis : langsung/tatap muka, tidak langsung; telepon, surat, email. Dll

• Komunikasi tatap muka : verbal dan non-verbal.

• 3 V dalam komunikasi : visual, vocal, verbal

• Komunikasi non-verbal: body language dan bahasa isyarat.

38

VOCAL • Komponen suara : - Artikulasi/kata-kata diucapkan

dengan tepat dan mudah dimengerti - Lapal atau ucapan - Vocal/suara yang baik - Intonasi, tekanan, ketinggian nada - Pengulangan/repetition - Kecepatan/ speed

39

VOCAL/ SUARA YANG BAIK

• Pernafasan yang baik

• Aksen daerah yang tidak terlalu menonjol

• Ekspresif

• Lembut

40

VERBAL

• Pilihan kata yang tepat/efektif, mencakup apa yang Anda maksud, sesuai dengan daya tangkap lawan bicara-berpikir dulu baru berbicara

• Tidak bertele-tele, ringkas, to the point, jelas/spesifik, akurat. Hindari kata “segera”, “gampang diatur”, “bereslah”. Hindari bergumam atau mengucapkan kata-kata yang tidak jelas.

41

• Hangat dan bersahabat, tidak menyerang, menggurui, merendahkan, menyalahkan,menakut-nakuti, menyinggung.

• Tetaplah konsisten

• Perhatikan tata bahasa dan penggunaan istilah

• Jangan berbicara sambil membayangkan atau memikirkan hal lain

• Gunakan selalu 3 magic word; maaf, terima kasih, mohon/tolong

42

NON-VERBAL

• Kontak mata • Ekspresi wajah • Senyum – yang tulus – mengeluarkan endorphin • Gerakan kepala, tangan, dan badan • Posisi tubuh • Penampilan fisik (pakaian, perhiasan/aksesori • Jabat tangan • Maksimalkan komunikasi non verbal: smile genuinly,

gunakan sentuhan secara hati-hati, tepuk tangan jika perlu.

43

SO CLEAR (crystal clear communication “Kris Cole”)

• Sit/stand

• Open

• Centre

• Lean (60 – 70 derajat)

• Eye Contact

• Apropriate

• Relaxed and Balanced

44

Jarak Individu Dlm Komunikasi (Allan Pease, 1981)

The Intimate Zone (Jarak Komunikasi 6-18 inc/15-45cm) Bicara dengan teman dekat

The Personal Zone (Jarak Komunikasi 18-48 inc/45-120cm)

Bicara keg. Sosial dengan Teman yg kita kenal baik The Sosial Zone (Jarak Komunikasi 4-12 feet/1,5-3,5m)

Bicara dengan orang asing The Public Zone (Jarak Komunikasi >12 feet/diatas 3,5m)

Bicara dengan pendengar Kelompok.

45

Persentase bahasa tubuh

55% BahasaTubuh

7% Kata- kata

38% Nada suara

(Albert Mehrabian )

12 November 2014 sukri rauf 46

MAKNA BAHASA TUBUH

No. Bahasa Tubuh Makna

1. Berdiri tegap dan lurus Eksptrovert, memandang diri sehat

2 Berdiri seperti kecapekan dengan

kepala menunduk

Intropert, tidak merasa nyaman dengan

situasi

3 Menggunakan gerakan badan secara

bebas

Terbuka, berpandangan maju dan luas,

percaya kepada diri sendiri

4 Menggunakan gerakan badan secara

terbatas

Malu, tidak mampu memiliki kepastian

dan sifat terttutup

5 Tetap menyendiri dan menjaga jarak Cenderung menyendiri, mungkin karena

malu atau tertekan

6 Condong ke arah posisi yang dapat

didekati, sedikit maju

Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap

diikutsertakan dalam percakapan

7 Duduk gelisah atau sering melihat

ke arah jam

Ingin mengakhiri percakapan, ada suara

yang mendesak harus dilakukan, rasa

8

Menunduk sambil menjawab

pertanyaan, tidak melakukan kontak

mata

Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak

berani

KOMUNIKASI DALAM DUNIA KERJA

• DOWNWARD/TOP-DOWN COMMUNICATION

• UPWARD/BOTTOM- UP COMMUNICATION

• HORIZONTAL COMMUNICATION

• INTERNAL-EXTERNAL COMMUNICATION

47

48

• Implementasi tujuan & strategi • Instruksi pekerjaan & dasar rasional * Prosedur dan praktik * Umpan balik kinerja * Indoktrinasi

*

* Masalah dan pengecualian * Saran perbaikan * Laporan kinerja * Keluhan dan perselisihan * Informasi Finansial dan akuntansi

KOMUNIKASI HORIZONTAL Penyelesaian masalah intradepartemental Koordinasi interdepartemental

Mengubah inisiatif dan perkembangan

49

PENYEBAB KEGAGALAN KOMUNIKASI

Perbedaan latar belakang budaya

Pendidikan

Status sosial

50

KOMUNIKASI

Komunikasi Verbal

Komunikasi Non-Verbal

51

• Oral/ Spoken

• Word Structure

• Something WRITTEN

• Body Language

• Eyes Contact

• Vocal Expression

• Intonation

• Face Expression

MAKNA GERAKAN PENDENGAR

• Rejection gesture : tangan dan kaki bersilang, menggosok hidung/mata/telinga, bersandar ke meja

• Cooperative gesture

• Interruption gesture

• Confidence gesture (berada di pihak pembicara)

• Frustration gesture

• Nervous gesture

• Boredom gesture (menyangga kepala)

52

53

MENDENGAR AKTIF

Upaya sungguh-

sungguh dan tulus

untuk dapat

memahami informasi

yang diperlukan

• Mendengar aktif adalah menyimak

anda memusatkan perhatian

memaknai dengan benar

pesan/informasi yang disampaikan

• Mendengar aktif

diperlukan dalam

komunikasi

antarpribadi dalam

tugas sehari-hari.

Hambatan mendengar aktif

• Hambatan dari diri

sendiri

• Persepsi kita terhadap

seseorang

• Pesan yang terlalu

panjang atau terlalu

singkat

12 November 2014 54

55

MANFAAT

MENDENGAR

AKTIF

Mengurangi

salah paham

Pendalaman

hubungan

Meningkatkan

pengetahuan

Meningkatkan

pencapaian

tujuan

56

MENJADI PENDENGAR

AKTIF

Memberikan perhatian

dan minat

Mendengar dan

menyimak dengan benar

Memahami

Bereaksi

Cara spesifik yang dipraktekkan

mendengar aktif :

- Berhenti berbicara

- Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan

- Hindari pemberian “bumbu-bumbu” pada isi pembicanaan yang lain

- Beri kesempatan orang lain untuk berbicara

- Jangan menghindar dari pembicaraan

- Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan dibicarakan orang lain.

12 November 2014 57

Cara spesifik yang dipraktekkan

mendengar aktif :

- Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara

- Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara

- Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama

- Saringlah butir-butir yang paling penting

- Berterima kasihlah kepada kawan bicara

- Berhenti berbicara

12 November 2014 58

…….Lanjutan……

59

Remember the three "Rs":

- Respect yourself

- Respect others

- Responsible for all your actions.

60