EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP - · PDF file12/22/2016 1 1 effective team leadership supervisory...

12/22/2016 1 12/22/2016 1 12/22/2016 1

EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP

SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM

BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI

PPM MANAJE

MEN

SASARAN PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat :

1.Mengembangkan gaya kepemimpinan performance

leadership untuk meningkatkan kinerja individu / team

secara optimal

2.Melaksanakan komunikasi yang terbuka menyangkut kinerja

(kompetensi dan komitmen) bawahan sehingga menjadi

pribadi yang mandiri

PPM MANAJE

MEN

Ciri-ciri pemimpin masa depan

Identifikasi tingkat perkembangan bawahan

Keterampilan komunikasi dalam meningkatkan kinerja bawahan

Rencana tindakan pengembangan gaya kepemimpinan individu

POKOK BAHASAN

PPM MANAJE

MEN

PENGERTIAN KEPEMIMPINAN

Suatu proses untuk mempengaruhi

perilaku individu atau kelompok

untuk mencapai sasaran individu

dan sasaran organisasi (Paul Hersey & Kenneth Blanchard)

PPM MANAJE

MEN

PEMIMPIN YANG SUKSES

Fokus pada hasil. Sasaran tercapai dan tugas dilakukan dengan benar, hasil jangka pendek

Supervisi ketat

1

2

PPM MANAJE

MEN

PEMIMPIN YANG EFEKTIF

Fokus pada pemeliharaan dan peningkatan hasil jangka panjang Mengembangkan komitmen bawahan pada sasaran dan tugas karena menyadari kepentingannya Perasaan bawahan positif, saling percaya dan saling menghargai.

2

1

3

PPM MANAJE

MEN

PEMIMPIN SUKSES DAN EFEKTIF

1. Perilaku, kinerja dan hasil positif 2. Sikap, perasaan dan komitmen positif 3. Berlangsung jangka panjang

KARYAWAN BIASA MENCAPAI HASIL YANG LUAR BIASA……!!!!

PPM MANAJE

MEN

Pembahasan Kasus PT Bahan Pangan Lezat

DISKUSI KELOMPOK

PPM MANAJE

MEN

TIDAK ADA GAYA KEPEMIMPINAN YANG PALING BAIK

Tergantung situasi

Bawahan yang berbeda

Bawahan sama tugas dan

sasaran berbeda

1

2

3

PPM MANAJE

MEN

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPEMIMPINAN

a. SASARAN/TUGAS Batas waktu Pentingnya dan prioritas Kesulitan/kompleksitas Kekhususan tugas (baru, pernah dilakukan, dll)

b. ORGANISASI Budaya organisasi Stabilitas/tingkat perubahan Ekspektasi terhadap pemimpin

c. PRIBADI PEMIMPIN Competence Commitment

1

2

3

PPM MANAJE

MEN

1. Komunikasi terbuka mengenai kinerja dan perkembangan bawahan

2. Persetujuan bersama guna pencapaian sasaran/tujuan 3. Pembinaan agar ada kaitan antara sasaran individu dan sasaran

organisasi

1. Menggunakan berbagai macam gaya kepemimpinan bagi pengembangan

2. Penyesuaian gaya kepemimpinan dengan tingkat perkembangan (fleksibel dan efektif)

1. Identifikasi karakteristik dan kebutuhan pada setiap level perkembangan

2. Diagnosa kinerja competence dan commitment untuk menentukan bentuk pengarahan dan dukungan

KETERAMPILAN DASAR KEPEMIMPINAN SITUASIONAL

DIAGNOSA

FLEKSIBILITAS

MITRA PENGEMBANG

KINERJA PPM MANAJE

MEN

DIAGNOSA

PPM MANAJE

MEN

DIAGNOSA

Kemampuan dan kemauan melihat situasi dan menilai tingkat perkembangan seseorang Tujuan: Untuk menentukan gaya kepemimpinan yang sesuai untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan pekerjaan tertentu

PPM MANAJE

MEN

LEVEL PERKEMBANGAN DIPENGARUHI

Competency

Commitment

1

2

PPM MANAJE

MEN

COMPETENCY

Pengetahuan dan keterampilan dasar yang ditunjukkan oleh

seseorang untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan tugas

tertentu yang membutuhkan waktu tertentu

Competency dipengaruhi oleh : Pendidikan,Pengalaman, dan Latihan (training, pembinaan/coaching, dll).

PPM MANAJE

MEN

COMMITMENT

Motivasi dan keyakinan diri dalam melakukan

tugas atau pencapaian sasaran tertentu

Merupakan sikap yang bisa dilihat dari perilaku

1

2

PPM MANAJE

MEN

COMPETENCY tinggi

COMPETENCY sedang-tinggi

COMPETENCY rendah-sedang

COMPETENCY rendah

COMMITMENT tinggi

COMMITMENT bervariasi

COMMITMENT rendah

COMMITMENT tinggi

D4 D3 D2 D1

TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

Pekerja mampu dan percaya diri

Pekerja yang mampu namun hati-

hati

Pembelajar yang kecewa

Pemula yang semangat

PPM MANAJE

MEN

Diagnosa Bawahan

GAMES KARTU

PPM MANAJE

MEN

TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

D4 D3 D2 D1

competency

PPM MANAJE

MEN

KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN

D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT

Penghargaan akan semangat dan keterampilan Sasaran dan peran yang jelas Standar kinerja Batas waktu Prioritas Informasi mengenai kinerja Rencana tindakan/action plan pengarahan yang spesifik Hubungan dan batasan

PPM MANAJE

MEN


D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT Info tentang sasaran, tugas dan organisasi Peranan tidak tertulis dan iklim/politik di lingkungan organisasi Langkah-langkah untuk mempelajari keterampilan baru Pelatihan langsung diberitahu cara pelaksanaan dan demonstrasi Contoh bagaimana orang lain mencapai sasaran dan melaksanakan tugas Kesempatan latihan Umpan balik atas hasil Pemecahan masalah

PPM MANAJE

MEN


D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA Sasaran yang jelas

Umpan balik yang sering

Informasi prestasi/kemajuan kerja

Bantuan analisis keberhasilan dan kegagalan

Rasa aman apabila membuat kesalahan

Penjelasan mengapa sasaran/tugas itu penting dan bagaimana

melaksanakannya

PPM MANAJE

MEN


D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA

Peluang untuk mendiskusikan, mempertimbangkan dan membagi

perasaan

Keterlibatan dan pengambilan keputusan

Dorongan

Nasihat, langkah atau alternatif kegiatan

Coaching untuk membangun atau meningkatkan keterampilan

PPM MANAJE

MEN


D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI

Coach/mentor yang mudah didekati

Peluang menguji ide-ide

Peluang untuk menyatakan pertimbangan dan membagi perasaan

Dukungan dan dorongan untuk mengembangkan keterampilan dan

memecahkan masalah-masalah individual

PPM MANAJE

MEN


D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI

Membangun rasa percaya diri dengan melihat pengalaman dan

keterampilan

Pujian dan penghargaan akan kompetensi dan kinerja

Meyakinkan hambatan pencapaian sasaran

Merangsang untuk memulai pekerjaan dan mengatasi penundaan

PPM MANAJE

MEN


D4. PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI

Keragaman dan tantangan pekerjaan

Pemimpin sebagai mentor dan rekan

Pengakuan atas kontribusi

Otonomi dan wewenang

Trust

Peluang untuk membagi pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain

PPM MANAJE

MEN

Manajer yang Piawai

LATIHAN

PPM MANAJE

MEN

4 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN

D1

Kompetensi rendah Komitmen tinggi

D2 Kompetensi rendah-

sedang Komitmen rendah

D3 Kompetensi sedang-

tinggi Komitmen bervariasi

D4 Kompetensi tinggi Komitmen tinggi

PEMULA YANG BERSEMANGAT

• Baru dalam tugas/sasaran; belum pengalaman

• Ingin belajar , mau mendapat pengarahan

• Semangat, optimis, bergairah

• Pengalaman terbatas, melakukan kesalahan

• Percaya diri berdasarkan harapan tapi bukan realitas

PEMBELAJAR YG KECEWA

• Punya pengetahuan dan keterampilan tapi belum ahli

• Frustasi mungkin ingin keluar

• Kurang semangat, bingung, kecil hati

• Berkembang dan belajar, butuh dukungan sebagai bagian dari proses belajar

• Kurang bisa diandalkan, tidak konsisten

PEKERJA YANG MAMPU TAPI BERHATI-HATI

• Mampu mandiri tapi butuh peluang dari atasan untuk menggunakan ide-ide dari orang lain

• Kadang-kadang ragu-ragu, tidak yakin, tentatif

• Tidak selalu percaya diri, kritis terhadap diri sendiri dan butuh bantuan untuk mampu melihat keterampilan secara objective

• Mungkin bisa jenuh dengan tugas atau sasaran

• Memberi kontribusi yang produktif

PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI

• Dikenal orang lain sebagai expert (ahli)

• Kompeten dan percaya diri

• Percaya pada kemampuan untuk bekerja secara individu

• Bisa mengendalikan diri/orang lain

• Proaktif, dapat diminta bekerja dengan beban tinggi

PPM MANAJE

MEN

12/22/2016 32 12/22/2016 32 12/22/2016 32

GAYA KEPEMIMPINAN DAN FLEKSIBILITAS

PPM MANAJE

MEN

GAYA KEPEMIMPINAN Adalah pola perilaku dan tindakan yang

ditunjukkan seseorang dalam rangka

mempengaruhi individu/kelompok untuk

mencapai sasaran/tujuan tertentu, dalam

periode waktu tertentu

PPM MANAJE

MEN

FLEKSIBILITAS

Adalah kemampuan untuk

menggunakan berbagai gaya

kepemimpinan dengan leluasa

PPM MANAJE

MEN

DUA MACAM PERILAKU KEPEMIMPINAN

DIRECTIVE

(Pengarahan)

SUPPORTIVE (Dukungan)

Menetapkan sasaran dan menjelaskan apa yang diharapkan

Memberi instruksi dan memperlihatkan cara, bagaimana dan bilamana pelaksanaannya

Supervisi ketat, memonitor dan menilai kinerja

Kata kunci Menciptakan struktur, mengorganisir, mengajar,

mensupervisi, menilai

Terlibat dalam komunikasi dua arah Mendengarkan dan mendukung Melibatkan dalam pengambilan keputusan Mendorong dan memfasilitasi pemecahan

masalah secara mandiri Kata kunci Minta input, mendengarkan, memfasilitasi,

memecahkan masalah, menjelaskan, mengajar, mendorong

PPM MANAJE

MEN

GAYA KEPEMIMPINAN Tinggi

Rendah Tinggi

Perilaku Pemimpinan • Menanyakan/mendengarkan • Memberi keyakinan • Fasilitas pemecahan masalah mandiri • Kerjasama • Umpan balik yang mendorong PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN TINGGI Mari Bicara – D3 Memutuskan

Perilaku Pemimpin •Menggali/bertanya

•Menjelaskan •Memberi Umpan balik

•Mendorong •Memuji

PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN RENDAH

D4 Memutuskan

PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN RENDAH

Pemimpin Mengarahkan

PENGARAHAN

D U K U N G A N

PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN TINGGI

Mari membicarakan – Pemimpin

Ambil keputusan

Perilaku Pemimpin •Percaya, Membiarkan

•Konfirmasi •Pemberdayaan

•Menguatkan •Menghargai •Menantang

Perilaku Pemimpin •Merumuskan •Merencanakan •Orientasi •Mengajar/memberi intruksi •Memonitor •Memberi umpan balik

Untuk Keempat Gaya •Tentukan sasaran dan apa yang diharapkan dengan jelas

•Amati dan monitor kinerja •Memberi umpan balik PPM MANAJE

MEN

GAYA S1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D1

KEBUTUHAN D1

• Mendapatkan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar

• Kejelasan sasaran dan peran • Kejelasan standar kinerja • Informasi batas waktu • Informasi/data kinerja

• Arahan dalam menyusun rencana tindakan yang

spesifik (5 W + 1H) • Informasi batasan/policy dan hubungan/relation • Informasi tentang peraturan tak tertulis dan iklim

dalam organisasi

PERILAKU S1

• Memberikan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar

• Merumuskan sasaran, batas waktu, dan prioritas

• Mengarahkan penyusunan rencana tindakan dan pemecahan masalah

• Mengorganisasikan, membagi informasi dan sumber daya

Cont.. PPM MANAJE

MEN


KEBUTUHAN D1

• Kesempatan untuk belajar keterampilan baru, langkah demi langkah

• Mendapatkan pelatihan langsung (OJT), ditunjukkan dan diperlihatkan bagaimana cara kerjanya

• Mendapat contoh kongkrit tentang bagaimana orang lain menyelesaikan pekerjaan

• Peluang untuk mengikuti pelatihan • Mendapat arahan dalam proses pemecahan

masalah

• Mendapatkan umpan balik atas hasil

PERILAKU S1

• Mengembangkan rencana belajar dan melatih penerapan keterampilan baru

• Mengajar dan menunjukkan cara kerja • Memberi contoh bagaimana standar kinerja yang

baik • Mengecek dan menentukan proses belajar

• Memberikan umpan balik

Cont..

PPM MANAJE

MEN

KEBUTUHAN D2

• Mendapatkan pujian atas kemampuan yang sudah dimiliki

• Kejelasan sasaran • Mendapatkan arahan tentang pentingnya sasaran/tugas

• Mendapatkan masukan atas keberhasilan dan kegagalan; dan diyakinkan apa saja kesalahan yang masih dalam batas toleransi

• Mendapatkan umpan balik • Mendapat kesempatan untuk mendiskusikan keluhan dan

berbagi perasaan • Mendapatkan nasehat dan saran langkah lanjutan • Mendapatkan dukungan

PERILAKU S2

• Memberikan pandangan tentang kemajuan yang dibuat • Menjelaskan mengapa (tentang apa dan bagaimana)

• Melibatkan individu dalam penetapan sasaran dan action

plan tetapi keputusan terakhir di tangan pemimpin

• Membantu individu menganalisa keberhasilan dan kegagalan dan mempertimbangkan alternatif-alternatif

• Mendengarkan keluhan dan ide individu


Cont.. PPM MANAJE

MEN

KEBUTUHAN D2

• Dilibatkan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

• Coaching untuk membangun dan menyempurnakan keterampilan

PERILAKU S2

• Melibatkan individu dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

• Memberi nasehat dan ide-ide membagi contoh-contoh dari pekerjaan orang lain

• Memberi info, sumber daya dan coaching untuk kelanjutan membangun dan menyempurnakan keterampilan

• Mendorong, sering memberi umpan balik dan memuji untuk membangun competence


Cont..

PPM MANAJE

MEN

KEBUTUHAN D3 • Mentor atau coach yang dapat didekati • Mendapat peluang untuk menguji ide-ide • Mendapat peluang untuk mengekspresikan keluhan atau

membagi perasaan • Mendapat dukungan dan dorongan untuk

mengembangkan keterampilan, pemecahan masalah yang mandiri

• Mendapat bantuan untuk melihat secara obyektif pada pengalaman dan keterampilan sehingga membangun kepercayaan diri

• Mendapat pujian dan penghargaan atas kompetensi dan kinerja yang tinggi

• Mendapatkan dukungan untuk meminimalkan hambatan terhadap pencapaian sasaran

PERILAKU S3

• Mendorong individu mampu menetapkan sasaran action plan dan pemecahan masalah

• Mengajukan pertanyaan mendengarkan keluhan dan berfungsi sebagai rekan penimbang

• Memfasilitasi pemecahan masalah secara mandiri dan evaluasi

• Bertanya; apa yang bisa saya bantu • Membagi pengalaman dan kerja sama bila diminta • Memberi support, keyakinan dan keberanian dan memuji

competence dan membangun commitment • Refleksi keberhasilan yang lampau dan keterampilan

untuk membangun kepercayaan diri • Menyarankan jalan untuk membuat sasaran lebih

menarik dan menantang bila motivasi sedang rendah • Menghilangkan hambatan atau pencapaian sasaran


PPM MANAJE

MEN

KEBUTUHAN D4

• Mendapatkan keragaman dan tantangan • Pemimpin lebih berfungsi sebagai mentor dan mitra

kerja dari pada manajer • Mendapat penghargaan atas kontribusi yang diberikan • Mendapat wewenang • Mendapatkan trust • Mendapat peluang untuk membagi pengalaman,

pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain

PERILAKU S4

• Mengharapkan individu menangani dan memberi informasi tentang perkembangan

• Mengharapkan individu mengambil tanggung jawab untuk penetapan sasaran, action plan dan pengambilan keputusan

• Percaya pada judgement individu • Mengharapkan individu menilai pekerjaan sendiri dan inovasi

terus menerus • Mendorong individu untuk menantang dirinya sendiri untuk

mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi • Memberi peluang untuk membagi pengetahuan dan

keterampilan, menjadi mentor dan mengajarkan orang lain • Menghargai, menilai baik dan memberi imbalan atas

kontribusi • Memberi sumber daya tambahan bila diperlukan


PPM MANAJE

MEN

12/22/2016 43 12/22/2016 43 12/22/2016 43

PERTEMUAN TATAP MUKA PENGEMBANGAN KINERJA

PPM MANAJE

MEN

PERTEMUAN TATAP MUKA (ONE ON ONE MEETING)

Adalah struktur komunikasi terbuka untuk memonitor dan mengembangkan kinerja Relatif pendek Pertemuan fokus pada persoalan yang

dihadapi individu

PPM MANAJE

MEN

MANFAAT ONE ON ONE MEETING

Menciptakan….: 1. komunikasi yang lebih terbuka 2. kesempatan untuk melakukan coaching dan memberi support

kepada individu 3. peluang untuk tukar menukar informasi, memberikan perhatian

pada keluhan individu dan mencari pemecahan masalah 4. kesempatan untuk mengaitkan sasaran individu dengan sasaran

organisasi 5. peluang untuk menetapkan secara periodik prioritas yang disetujui

bersama 6. keeratan hubungan pemimpin dan bawahan karena ada rasa

saling percaya PPM M

ANAJEMEN

SEBELUM PERTEMUAN

1. Tetapkan jadwal pertemuan 2. Review kemajuan atas tindakan berdasarkan pertemuan one on

one sebelumnya 3. Memilih topik yang akan dibicarakan 4. Menilai tingkat perkembangan bawahan untuk setiap sasaran

atau tugas (competence dan commitment)

5. Tentukan bentuk pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan bawahan.

PPM MANAJE

MEN

SELAMA PERTEMUAN 1. Jelaskan sasaran pertemuan

2. Tentukan pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan untuk tiap sasaran atau tugas

3. Diskusi dan putuskan tindakan yang perlu diambil oleh bawahan dan catat

4. Diskusikan dan putuskan tindakan yang perlu diambil pimpinan dan catat.

PPM MANAJE

MEN

SETELAH PERTEMUAN

1. Tindak lanjuti dan monitor kemajuan

2. Meninjau ulang prioritas tugas dan sasaran yang

diperlukan

3. Catat ide-ide, intensi dan pemahaman yang

timbul

4. Tulislah agenda-agenda untuk pertemuan tatap

muka yang akan datang.

PPM MANAJE

MEN

MENGATASI KETIDAKSEPAKATAN INDIVIDU

A. SEBAB-SEBAB 1. Tidak paham sasaran / tugas 2. Tidak sadar kekurangan pengetahuan / keterampilan 3. Baru mulai tugas / pekerjaan sehingga umpan balik sangat terbatas.

B. LANGKAH-LANGKAH 1. Jelaskan kembali tugas / sasaran 2. Tanya pengalaman lampau dan competence yang ditunjukkan (contoh dan lain-lain) 3. Bandingkan kinerja individu dengan orang lain 4. Bila tetap tidak sepakat, mulai dengan persepsi individu tentang tingkat

perkembangannya dalam waktu yang lebih pendek tentukan bersama kinerjanya

PPM MANAJE

MEN

PPM MANAJE

MEN

EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP - · PDF file12/22/2016 1 1 effective team leadership supervisory...

Documents

Transcript of EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP - · PDF file12/22/2016 1 1 effective team leadership supervisory...