EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007...

12
EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word 2007 merupakan program aplikasi perkantoran yang merupakan versi selanjutnya dari Microsoft word 2003. Karena tampilan interface berbeda banyak orang yang mengatakan bahwa Word 2007 ini sulit dipelajari. Padahal sebenarnya word 2007 ini lebih mempermudah pekerjaan karena tool-tool yang diperlukan sudah langsung tersedia di menu bar dalam bentuk icon. Kata Kunci: word, office, perkantoran A. PENDAHULUAN Untuk menggunakan aplikasi Microsoft word 2007 terlebih dahulu kita install master Microsoft office 2007 kedalam computer kita. Apabila Word 2007 telah diinstal ke dalam komputer dapat langsung diaktifkan melalui Start Menu sistem operasi Windows. Ikuti langkah-langkah berikut ini : a. Klik Start pada Taskbar. b. Klik Program. c. Klik Microsoft Word 2007 B. PENGENALAN ELEMEN WORD 2007 1. Tampilan Word 2007 Setelah Word 2007 diaktifkan maka akan tampil jendela aplikasi Word 2007 beserta dokumen baru yang dinamakan Document1. Gambar 1.1 Tampilan layar Word 2007 Title Bar Ruler Line Horizontal Ruler Line Vertical Menu Bar Toolbar Scroll Bar Horizontal Scroll Bar Vertical Status Bar Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008 134

Transcript of EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007...

Page 1: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri

ABSTRAK Microsoft word 2007 merupakan program aplikasi perkantoran yang merupakan versi selanjutnya dari Microsoft word 2003. Karena tampilan interface berbeda banyak orang yang mengatakan bahwa Word 2007 ini sulit dipelajari. Padahal sebenarnya word 2007 ini lebih mempermudah pekerjaan karena tool-tool yang diperlukan sudah langsung tersedia di menu bar dalam bentuk icon. Kata Kunci: word, office, perkantoran A. PENDAHULUAN

Untuk menggunakan aplikasi Microsoft word 2007 terlebih dahulu kita install master Microsoft office 2007 kedalam computer kita. Apabila Word 2007 telah diinstal ke dalam komputer dapat langsung diaktifkan melalui Start Menu sistem operasi Windows. Ikuti langkah-langkah berikut ini :

a. Klik Start pada Taskbar. b. Klik Program. c. Klik Microsoft Word 2007

B. PENGENALAN ELEMEN WORD 2007 1. Tampilan Word 2007

Setelah Word 2007 diaktifkan maka akan tampil jendela aplikasi Word 2007 beserta dokumen baru yang dinamakan Document1.

Gambar 1.1 Tampilan layar Word 2007

Title Bar

Ruler Line Horizontal

Ruler Line Vertical

Menu Bar

Toolbar

Scroll Bar Horizontal

Scroll Bar Vertical

Status Bar

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

134

Page 2: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

135

2. Page Setup

Page Setup digunakan untuk mengatur lembaran kerja Word, seperti ukuran kertas, batas pengetikan (Margin), orientasi kertas dan batas Header and Footer. Untuk mengatur kertas kerja tersebut, ikuti prosedur berikut ini : a. Klik Tab Page Layout. b. Klik ikon Margin. c. Klik Custom margins.

Gambar 1.2 Kotak dialog Page Setup

d. Klik Paper. e. Pada Paper size pilih jenis kertas, misal : Letter 8 ½ x 11 in. f. Klik Margins kemudian tentukan batas pengetikan, misal : Top (Atas) : 3 cm

Left (Kiri) : 4 cm Bottom (Bawah) : 2.5 cm Right (Kanan) : 2.5 cm

g. Pilih orientasi kertas, misal : Portrait : bentuk tegak Lanscape : bentuk melebar

h. Klik OK

3. Identation Untuk menentukan batas pengetikan naskah dapat dilakukan melalui Ruler Line Horizontal,

yaitu: a. Paragraph Margin : batas pengetikan untuk Paragraf (alinea). b. Right Margin : batas kanan pengetikan naskah. c. Left Margin : batas kiri pengetikan naskah.

Page 3: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

136

4. Memformat Tulisan Dan Paragraf

Berfungsi untuk mengatur ukuran huruf, jenis tulisan, warna huruf, ketebalan huruf, tulisan garis bawah, huruf miring dan perataan naskah, caranya : Blok teks (tulisan) yang akan diformat. a. Pilih Format yang diinginkan.

5. Mengatur Spasi Mengatur spasi bisa dilakukan sesudah naskah diketik atau pun sebelum dilakukan pengetikan

naskah. Bila naskah telah diketik caranya sebagai berikut : a. Blok naskah yang telah diketik.

Gambar 1.3 Contoh tulisan dalam satu paragraf

First Line Indent

Left Indent Right Indent

Keterangan :

Gambar 1.4 Toolbar Format Font dan Paragraf

15. Jenis huruf 16. Ukuran huruf 17. Memperbesar huruf 18. Memperkecil huruf 19. Menghapus format 20. Huruf tebal 21. Huruf miring 22. Garis bawah 23. Cetak coret 24. Pangkat bawah 25. Pangkat atas 26. Format kalimat 27. Memblok kata 28. Warna huruf

1. Bullet 2. Numbering 3. Membuat daftar 4. Indent kiri 5. Inden kanan 6. Sortir 7. Menampilkan paragraph 8. Rata kiri 9. Rata tengah 10. Rata kanan 11. Rata kiri dan kanan 12. Spasi baris 13. Warna background 14. Memformat tabel

22 23 24 25 26 27 28

15 16 17 18 19 20 21

6

1 2 3 5 4

8 7 9 10 11 12 13 14

Page 4: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

137

b. Pilih tab Home c. Klik ikon ini d. Klik Line Spacing Option… e. Pada Line Spacing pilih ukuran spasi yang diinginkan, misal : Double. f. Bisa juga diketikkan pada At : , misal : 1.5 (1½ spasi). g. Klik OK.

6. Menyimpan Dokumen

a. Klik ikon ini b. Klik Save atau c. Klik ikon ini d. Pada Save in tentukan Drive dan Folder tempat menyimpan dokumen,

misalnya pada drive C:\M_Dahria\Data1. e. Pada File Name ketik nama file, misal : Surat Penawaran. f. Klik Save. 7. Membuka Lembaran Kerja Baru

a. Klik ikon ini b. Klik New atau c. Klik ikon ini

8. Membuka Dokumen Yang Pernah Disimpan

a. Klik ikon ini b. Klik Open atau c. Klik ikon ini d. Pada Look in pilih Drive dan Folder tempat menyimpan file. e. Pilih File yang akan dibuka, misal : Surat Penawaran. f. Klik Open. C. TABULASI, BULLET DAN NUMBERING 1. Memilih Tabulasi

Tab atau Tabulasi digunakan untuk mengatur perataan teks berbentuk kolom-kolam yang dibatasi dengan tanda tabulasi, biasanya digunakan untuk membuat daftar harga atau daftar isi suatu naskah. a. Lihat ikon tabulasi di sudut kiri atas layar. b. Untuk memilih jenis tabulasi klik berkali-kali ikon ini (Left Tab). c. Berikut ini jenis-jenis tabulasi :

Tabulasi rata kiri.

Tabulasi rata kanan.

Tabulasi rata tengah.

Tabulasi desimal.

2. Mengatur Letak Tabulasi a. Pilih jenis tabulasi yang dibutuhkan. b. Klik di daerah Ruler Line Horizontal.

(Save)

(New Blank Document)

(Open)

Page 5: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

138

c. Silahkan geser ke kiri atau ke kanan bila posisi tidak cocok. d. Drag ke arah bawah bila ingin membuang tanda tabulasi.

3. Membuat Daftar Isi dengan Tab Stop Position a. Tempatkan tabulasi rata kanan di posisi yang diinginkan. b. Pada tab Home bagian Paragraph klik ikon ini (Paragraph). c. Pada Alignment tandai Right. d. Pada Leader tandai nomor 2...... e. Klik Set. f. Klik OK.

Gambar 2.1 Contoh penggunaan Tabulasi Stop

Gambar 2.2 Kotak dialog Tab Stop Position

Gambar 2.3 Contoh sebuah daftar isi yang dibuat dengan Tab Stop Position

Page 6: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

139

4. Bullets and Numbering Bullet adalah simbol yang berfungsi untuk memperjelas item yang satu dengan yang lainnya.

Sedangkan Number adalah List yang dipakai untuk memperjelas urutan suatu kelompok item. Untuk menambahkan Bullet atau Number terhadap suatu daftar item, caranya sebagai berikut : a. Bullet :

Pilih tab Home. Blok daftar item. Klik ikon Klik Define New Bullet… Klik Picture… Pilih salah satu model bullet. Klik OK. Klik OK lagi.

b. Number Pilih tab Home.

Gambar 2.4 Kotak dialog untuk memilih jenis simbol bullet

Gambar 2.5 Kotak dialog pilihan bullet

Page 7: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

140

Blok daftar item. Klik ikon Klik Define New Number Format… Pilih Number Style. Tentukan dimulai dari nomor berapa. Pilih perataan penomoran. Klik OK.

D. FIND AND REPLACE, GO TO, BORDERS AND SHADING, DAN DROP CAP 1. Find and Replace

Fasilitas Find and Replace digunakan untuk mencari kata sekaligus mengganti kata tersebut secara cepat dan praktis. Pencarian akan dilakukan dari awal ke akhir naskah, jika ingin melakukan pencarian dengan arah sebaliknya maka pilih UP pada kotak Search. Untuk mengaktifkan Find and Replace prosedurnya sebagai berikut : a. Tempatkan kursor pada naskah. b. Pilih tab Home. c. Klik ikon ini (Find). d. Klik Find… e. Pada Find What ketik kata yang akan dicari, misal : Kembang Ros. f. Pada Replace With ketik kata pengganti, misal : Bunga Mawar. g. Klik Find Next bila hanya mencari. h. Klik Replace All bila ingin mengganti. i. Klik Close bila selesai pencarian.

Gambar 2.6 Kotak dialog untuk memilih model penomoran

Page 8: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

141

2. Go to Fasilitas Go To digunakan untuk beralih atau menuju ke suatu tempat pada dokumen, misalnya

untuk menuju ke halaman tertentu, menuju ke baris atau ke Footnote yang diinginkan. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dilaksanakan untuk menuju halaman tertentu : a. Klik ikon ini (Find). b. Klik Go To... c. Pilih Page. d. Pada Enter page number ketik nomor halaman, misal : 53. e. Klik Go To. f. Klik Close bila telah selesai.

3. Borders and shading

Borders and Shading biasanya digunakan untuk menambahkan border (bingkai) pada dokumen (naskah), Drop Cap atau halaman. Sebagai contoh ikuti langkah-langkah untuk membingkai Drop Cap berikut ini : a. Blok Drop Cap yang sudah jadi tadi. b. Pilih tab Home. c. Klik ikon ini d. Klik Borders and Shading. e. Pada Setting pilih Shadow. f. Pada Style pilih jenis garis. g. Pada Color pilih warna garis. h. Pada Width pilih ketebalan garis. i. Klik tab Shading. j. Pada Fill pilih warna isi Drop Cap. k. Klik OK.

Gambar 3.1 Kotak dialog Find and Replace

Gambar 3.2 Kotak dialog Go To

Page 9: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

142

4. Drop Cap Merupakan format khusus teks besar di awal paragraf. Berikut ini adalah prosedur pembuatan

Drop Cap : a. Blok teks atau huruf awal paragraf. b. Pilih tab Insert. c. Klik ikon ini d. Klik Drop Cap Option… e. Pilih Dropped. f. Pilih jenis huruf bila perlu. g. Pada Lines to drop tentukan jumlah baris yang akan diikat, misal : 3. h. Pada Distance from text tentukan jarak naskah ke Drop Cap, misal : 0,2 cm. i. Klik OK.

Gambar 3.5 Kotak dialog Borders and Shading

Gambar 3.6 Contoh naskah yang diberi Drop Cap dan Border

Page 10: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

143

E. INSERT PICTURE, SYMBOLS AND FOOTNOTE 1. Insert Picture (Clip Art)

Digunakan untuk menyisip gambar yang berasal dari galeri gambar. Untuk menyisip gambar dari Clip Art langkahnya sebagai berikut :

a. Pilih tab Insert. b. Klik ikon ini (Clip Art). c. Pada Search for ketik *.wmf. d. Klik Go e. Pilih dan klik gambar yang diinginkan.

Gambar 3.3 Tampilan kotak dialog Drop Cap

Gambar 3.4 Contoh naskah yang diberi Drop Cap

Gambar 4.1 Kotak dialog pilihan gambar Clip Art

Page 11: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

144

2. Insert Picture (From File) Berfungsi untuk menyisip gambar yang berasal dari file Photo atau gambar, misalnya dari

dalam disket atau dari camera digital. Untuk menyisip file photo atau gambar, ikuti langkah-langkah berikut ini : a. Pilih tab Insert. b. Klik ikon ini (Picture). c. Buka drive atau folder tempat menyimpan file photo. d. Pilih salah satu file photo yang akan disisipkan. e. Klik Insert.

3. Insert Symbol Selain menyisip Clip Art atau photo Word juga menyediakan fasilitas simbol yang bisa

disisipkan ke dalam dokumen, misalnya menyisip simbol-simbol yang tidak terdapat pada tombol keyboard, seperti : simbol kurang lebih, akar, diametar, register, dan lain-lain. Adapun prosedur untuk menyisip simbol, ikuti langkah-langkah di bawah ini : a. Pilih tab Insert. b. Klik ikon ini (Symbol). c. Klik More Symbols… d. Pada Font pilih jenis font, misal : Webdings. e. Pilih simbol yang diinginkan. f. Klik Insert. g. Klik Close.

Gambar 4.2 Kotak dialog pilihan foto yang akan disisip ke dalam dokumen

Gambar 4.3 Kotak dialog Insert Symbols

Page 12: EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 … · EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri ABSTRAK Microsoft word

Muhammad Dahria dan Yunita Syahfitri: Efektivitas Menggunakan …

Jurnal SAINTIKOM Vol. 4/ No. 1/ Januari 2008

145

4. Insert Footnote Footnote digunakan untuk menyisip keterangan dari suatu kata atau kalimat pada sebuah

naskah, bilamana oleh si penulis belum diberikan makna atau arti pada kata atau kalimat tersebut. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat Footnote : a. Letakkan kursor di posisi sebelah kanan kata yang akan di beri keterangan. b. Pilih tab References. c. Pada bagian Footnotes klik ikon ini (Footnote & Endnote). d. Klik Footnote. e. Pada Location pilih posisi Footnote : Bottom of page. f. Pada Number Format pilih penomoran Footnote, misal : 1,2,3. g. Pada Start at pilih nomor awal Footnote, misal : 1. h. Klik Insert.

F. DAFTAR PUSTAKA

Efisitek.com., 2007, Panduan Microsoft Office 2007, Bandung : Yrama Widya. Hidayatullah, A. Taufik, 2008, Microsoft Office Word 2007, Yogyakarta : Penebit Mediakom. Kurniawan, Yahya, ST., 2007, Tip dan Trik Word 2007, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. LPKBM MADCOMS, 2003, Microsoft Office 2003 / XP, Yogyakarta : Penerbit ANDI. MADCOM, 2007, Microsoft Office Word 2007, Yogyakarta : Penerbit Andi. Tosin, Rijanto., 2000, Microsoft Word 2000, Jakarta: PT. Dinastindo Adiperkasa Internasional. Ukar, Kurwani., 2002, Microsoft Office XP, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.