EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DALAM MENERAPKAN E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG E-GOVERNMENT DALAM KEGIATAN...

EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DALAM MENERAPKANE-OFFICE UNTUK MENDUKUNG E-GOVERNMENT DALAM KEGIATAN KORESPONDENSI

KEDINASAN DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SURABAYASHABRINA ULIMA RAHMAHMEYLIA ELIZABETH RANU

Jurusan Pendidikan Ekonomi Program Studi Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi,Universitas Negeri Surabaya, Kampus Ketintang Surabaya 60231

Email: [email protected]

ABSTRACTEconomics Faculty of State University of Surabaya has applied e-office in official correspondence

activities effectively and work effectiveness of the employee has been good due to all the activities doneelectronically. In applying e-office, it is found that human resources must be expert in technology andcommitment among the chief and all employees to give the best service as supporting factors. On the other hand,the inhabiting factors are unstable connection which is able to impede data process and also human errors whichimpede the application of e-office.

Therefore, the use of information technology as a medium in official correspondence activities needs tobe improved to enhance the efficiency and effectiveness of service at Economics Faculty not only for the head ofthe faculty, but also the lecturers, the employees, and the college students. The implementation of e-office has toconsider several factors to support as appropriate infrastructures, financial institutions, commitment, humanresource, and also system maintenance to make e-office stable.Keywords : E-office, E-government, Official Correspondence, and Work Effectiveness.PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasidan komunikasi yang semakin pesatmengakibatkan organisasi pemerintahmaupun swasta dan perusahaan-perusahaanyang ingin memaksimalkan penggunakanteknologi otomatisasi dengan caramemanfaatkan teknologi yang ada dan sedangberkembang, baik untuk berkomunikasidengan banyak orang, untuk pemberianinformasi, maupun untuk keperluanadministrasi perkantoran, seperti dalamproses pengarsipan, dokumentasi dan suratmenyurat yang sering dilakukan dalamlingkungan perkantoran.

Seiring dengan perkembangan zamandan kebijakan birokrasi di Indonesia, yangmewajibkan setiap kegiatan perkantoran atauproses bisnis yang berlangsung harus berjalandengan efektif dan efisien, sehinggamenyebabkan terjadinya perpindahan proses

kegiatan kantor yang awalnya menggunakansistem konvensional ke sistem baru yaitusistem otomatisasi. Salah satu cara yang dapatdilakukan dalam mensosialisasikan e-government di lingkungan perkantoran yaitudengan cara penerapan e-office (Dewandaru,2013).

Perubahan di instansi pemerintahditandai dengan sistem tradisional yangidentik dengan paper based administrationmenuju electronic government. Electronicgovernment merupakan pemanfaatan teknologiinformasi dan komunikasi (TIK), melaluijaringan teknologi dan berbasis data untukberbagai kepentingan guna pelaksanaanpemerintahan yang efektif dan efisien dalamkegiatan perkantoran khususnya kegiatankorespondensi kedinasan. Banyaknya suratmasuk dan surat keluar yang dikelola danperlunya penyampaian surat kepada instansilain dalam kegiatan korespondensi kedinasanmenjadikan teknologi informasi sebagai media

yang dianggap mampu dan handal untukmembantu dalam pengelolaan surat danpembuatan surat yang mudah dan cepat.

Penerapan teknologi informasi dalamelectronic government ini diantaranya adalahpenerapan e-office atau e-perkantorantermasuk salah satu layanan yang ada dalame-government, yaitu untuk mendukungkegiatan perkantoran khususnya dalam haladministrasi kantor. E-office atau e-perkantoran itu sendiri merupakan sistemteknologi informasi yang bertujuan untukmenyederhanakan proses kegiatanperkantoran terutama dalam halkorespondensi kedinasan. Korespondensimerupakan komunikasi tertulis yangdilakukan antara komunikator dengankomunikan yang dapat mengirim pesan atauinformasi secara tertulis.

Sebagai salah satu hasilperkembangan e-office tentunya akanmembantu pegawai, baik di kantor, organisasipemerintah, maupun swasta dan perusahaan-perusahaan dalam menyelesaikan tugas-tugasmereka dengan baik dan tepat waktu. Tidakhanya untuk pegawai, bagi pemimpin jugaakan ikut menikmati hasilnya, seperti laporanyang dapat diselesaikan dengan cepat dantepat waktu berdasarkan data terpadu yangdigunakan di dalam sistem e-office. Sistem e-office sendiri selain untuk meminimalisasipenggunaan kertas, e-office juga bermanfaatuntuk mempermudah penyimpanan data danpengolahan data di dalam suatu kantor karenadata tersebut menjadi terpusat (centralized)dengan bantuan data base, sehingga data yangsudah disimpan akan saling terhubung danmenjadi satu sehingga dapat memberikaninformasi bagi kantor tersebut. Selain data,tentunya penggunaan komputer bagi parapegawai juga sepenuhnya dibutuhkan demiterciptanya sistem e-office (Isnindaputra, 2014).

Kebijakan dan strategi nasionalpengembangan e-government tercantum dalamInpres No.3 Tahun 2003 kepada pemerintahuntuk mengambil langkah-langkah dankeputusan sesuai dengan tugas, fungsi, dankewenangan masing-masing yang bertujuan

untuk terlaksananya pengembangan e-government secara nasional dengan mengacukepada kebijakan dan strategi nasionalpengembangan e-government (Dewandaru,2013). Tahun 2012 penerapan e-office untukmendukung e-government mulai berjalanefektif sebagai pelaksanaan dari Undang-undang No.11 Tahun 2008 tentang Informasidan Transaksi Elektronik dan Undang-undangNo.14 Tahun 2008 tentang KeterbukaanInformasi Publik.

Pada kenyataannya, perusahaan atauinstansi swasta cenderung lebihmemaksimalkan penggunaan e-office dalamkegiatan perkantoran dibanding denganperusahaan atau instansi pemerintah.Pemanfaatan teknologi informasi dalammendukung kegiatan kantor belum bisadilakukan secara maksimal karena kurangnyaperhatian pegawai, kurangnya tenaga ahli,dan aplikasi. Padahal teknologi informasi dilingkungan kantor akan berdampak padaefektivitas penerapan e-office. Sedangkanpenggunaan sistem administrasi perkantoransecara manual, banyak membutuhkanpersediaan alat tulis kantor yang cukupbanyak memakan biaya. Disamping itu, sistemsecara manual juga membutuhkan waktu dantenaga dalam proses pendistribusiandokumen, serta penyimpanan dokumenmembutuhkan banyak ruangan di kantor yangmenjadikan ruangan kantor menjadi semakinsempit dan berantakan. Pencarian dokumensemakin sulit apabila dokumen tersebut tidakdisimpan dengan teratur.

Universitas Negeri Surabayamerupakan salah satu lembaga pendidikanmilik pemerintah yang ada di Surabaya yangtelah menerapkan sistem e-office. UniversitasNegeri Surabaya memiliki tujuh fakultas didalamnya dan salah satunya adalah FakultasEkonomi. Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya telah menerapkan sistem e-office untuk kegiatan perkantorannya sejaktanggal 1 Oktober 2014. Tujuan dalampenerapan e-office ini adalah untukmeningkatkan efektivitas kerja pegawai dalamkegiatan perkantoran khususnya kegiatan

korespondensi kedinasan dari yangsebelumnya manual menjadi elektronik.

Cara kerja pegawai bagianadministrasi fakultas dan tata usaha FakultasEkonomi dalam kegiatan korespondensikedinasan manual maksudnya, pegawai masihmelakukan pencatatan nomor surat masukdan surat keluar ke dalam buku secara manualsehingga membutuhkan alat tulis yang banyakdalam penggunaannya, selain itumembutuhkan waktu yang lama karenapegawai harus mencatat satu persatu suratyang telah masuk maupun keluar. Jumlahsurat yang banyak memungkinkan banyaknyaberkas atau arsip yang menumpuk di lemariarsip. Hal ini menimbulkan masalah bagipegawai dalam pencarian surat, baik suratmasuk maupun surat keluar, karena pegawaiharus mencari satu persatu berkas atau arsipdalam lemari arsip surat sehingga pegawaitidak dapat menyelesaikan tugasnya denganbaik dan tepat waktu. Selain itu, pencatatansecara manual mengakibatkan penumpukansurat, resiko hilang dan rusaknya berkas atauarsip surat karena tumpukan terlalu banyakdan tidak terawat.

Sementara, cara kerja pegawai bagianadministrasi fakultas dan tata usaha FakultasEkonomi dalam kegiatan korespondensikedinasan elektronik di sini maksudnya, carakerja pegawai dalam melakukan pencatatansurat masuk dan surat keluar yang sudahmelalui proses komputerisasi sistem e-officeyang pengelolaannya secara onlinemenggunakan jaringan internet, sehinggapencatatan nomor surat dapat tersusun rapi,pengelolaan surat masuk dan surat keluarmenjadi terorganisir dengan baik, danpegawai dapat menyelesaikan dengan cepatdan tepat waktu karena semuanya sudahdilakukan secara otomatis, sehingga tidakmembutuhkan waktu lama dalammenyelesaikannya.

Berdasarkan hasil wawancara denganIbu Nurul Badriyah, S.Pd selaku pegawaiadministrasi umum dan sekretaris dekanatFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya mengemukakan bahwa sistem e-

office yang sekarang ini diterapkan di FakultasEkonomi menurut beliau dapat membantukegiatan perkantoran khususnya kegiatankorespondensi kedinasan seperti penomoransurat, pengelolaan surat masuk, dan suratkeluar serta penyimpanan surat. Sistem e-officeterdapat dua akses yang digunakan yaitusebagai operator surat dan admin unit.Operator surat bertugas untuk menginputsurat masuk atau surat keluar, menerima suratmasuk atau surat keluar, membuat konsepsurat dan menggandakan surat. Sedangkanadmin unit bertugas untuk mengatur danmengelola semua alur atau proses yang dapatdilakukan oleh semua user, baik manajemen,operator, sekretaris maupun staff tetapi hanyadalam 1 unit tersebut.

Penerapan sistem e-office diharapkanmemberikan banyak manfaat terhadappeningkatan efektivitas kegiatankorespondensi kedinasan, akan tetapi sistem e-office merupakan karya tangan manusiasehingga penerapannya masih terdapatbeberapa kekurangan, berdasarkan hasilwawancara dengan Ibu Nurul Badriyahkekurangan tersebut diantaranya sepertikoneksi atau jaringan yang tidak stabil,kesalahan penulisan saat memasukkan datasurat ke dalam data base e-office sepertipenomoran surat, tanggal surat, tujuan surat,isi surat, dan jenis surat sehingga terjadiketerlambatan penyelesaian surat serta belumadanya kesadaran penerima e-office terhadappenggunaan internet yang masih rendah.Berdasarkan banyaknya kelemahan tersebutFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya berupaya sebaik mungkin untukmemperbaikinya, sehingga tujuanditerapkannya sistem e-office dapat terwujud.

Fakta dan fenomena yang sudahdijelaskan di atas menunjukkan bahwapenerapan e-office merupakan upayapemerintah dalam memanfaatkan teknologiinformasi dan komunikasi untuk memfasilitasipengelolaan korespondensi kedinasan.Banyaknya surat yang dikelola dan perlunyapengiriman surat dengan tepat dan cepatdalam kegiatan korespondensi kedinasan

menjadikan teknologi informasi sebagai mediayang dianggap mampu dan handal untukmembantu dalam pengelolaan surat danpengiriman surat yang cepat dan tepat.

Pada penelitian ini masalah yang akanditeliti tentang tingkat efektivitas kerjapegawai dalam menerapkan e-office, di sinipeneliti untuk membuktikan efektif atau tidakefektif penerapan e-office dengan wawancaradan angket yang akan dibagikan langsungkepada pegawai yang menguruskorepondensi kedinasan. Berdasarkan latarbelakang yang telah diuraikan tersebut sertamengingat pentingnya penerapan e-officeuntuk mendukung e-government dalamkegiatan korespondensi kedinasan, makapeneliti ingin mengadakan penelitianmengenai efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office untuk mendukung e-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya. Untuk mengetahuibagaimana efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office dan kegiatankorespondensi kedinasan yang dilakukan diUniversitas Negeri Surabaya, diperlukanpengamatan serta pengkajian yang lebihlanjut. Atas dasar itulah peneliti mengambiljudul Efektivitas Kerja Pegawai dalamMenerapkan E-office untuk Mendukung E-governmet dalam Kegiatan KorespondensiKedinasan di Universitas Negeri Surabaya

Tujuan yang ingin dicapai dalampenelitian ini adalah pertama, untukmengetahui penerapan e-office untukmendukung e-government dalam kegiatankorespondensi kedinasan di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya. Kedua, untukmengetahui efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office untuk mendukung e-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya. Ketiga, untuk mengetahuifaktor-faktor yang dapat mendukung danmenghambat penerapan e-office untukmendukung e-government dalam kegiatankorespondensi kedinasan di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya.

KAJIAN PUSTAKAEfektivitas

Efektivitas merupakan hubunganantara output dengan tujuan, semakin besarkontribusi (sumbangan) output terhadaptujuan yang ingin dicapai, maka semakinefektif organisasi, program atau kegiatan(Mahmudi 2005:76).Menurut Siagian (2001:24), efektivitas adalahpemanfaatan sumber daya, sarana danprasarana dalam jumlah tertentu yang secarasadar ditetapkan sebelumnya untukmenghasilkan sejumlah barang atas jasakegiatan yang dijalankannya.Apabila dicermati bahwa efektivitas kerjapada suatu organisasi baik swasta maupunpemerintah maka sasarannya tertuju padaproses pelaksanaan dan tingkat keberhasilankegiatan yang dilakukan oleh para pegawaiitu sendiri. kegiatan yang dimaksud adalahusaha yang dapat memberikan manfaat yangsebesar-besarnya bagi organisasi tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut paraahli mengemukakan definisi tentangefektivitas sebagai berikut, menurut Umar(2003:121) efektivitas merupakan harapanyang memberikan gambaran seberapa jauhtarget dapat dicapai. Sedangkan menurutHadyaningrat (1989:38) efektivitas adalahkemampuan seseorang atau sekelompokorang yang sedang melaksanakan aktivitasuntuk mendapatkan atau melahirkan hasildari kegiatan itu. Disamping itu Schermerhon(1998:5), mengatakan bahwa efektivitas kerjamerupakan suatu ukuran tentang pencapaiansuatu tugas dan tujuan. Indikator untukmengukur efektivitas kerja menurut Richarddan Steers (dalam Zuliyanti, 2005:29) meliputi,kemampuan menyesuaikan diri, prestasi kerja,dan kepuasan kerja

Dari pendapat para ahli diatas, dapatdisimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapatdilaksanakan secara tepat, efektif, dan efisienapabila pekerjaan tersebut dilaksanakandengan tepat sesuai dengan yang telahdirencanakan, maka jelas bahwasesungguhnya efektivitas kerja tidak lainadalah seorang atau beberapa orangkhususnya pegawai dalam satu unit

organisasi atau perusahaan untuk dapatmelaksanakan tujuan yang dicapai dalamsuatu sistem yang ditentukan dengan suatupandangan untuk memenuhi kebutuhansistem itu sendiri.

E-OfficeElecetronic office atau e-office yang sering jugadiistilahkan dengan otomatisasi perkantoran.Otomatisasi dalam bahasa inggris disebutautomation memiliki padanan katamechanization dan computerization (Lernout &Hauspie Speech Products N,V, 1993).Perkantoran merupakan kegiatan yangberhubungan dengan pelayanan (services)dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan,penganalisaan, dan pengkomunikasianinformasi. Cakupan aktivitas perkantoranmeliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan,pembuatan dan pengolahan kata (wordprocessing), penyajian atau display,pengelompokkan, kalkulasi data (spreadsheet),pengelolaan database, melakukan peranjanjian,pertemuan, dan penjadwalan (appointment),presentasi, korespondensi, dokumentasi, danlain sebagainya (Stanza, 2010).

Otomatisasi perkantoran berartipengalihan fungsi manual peralatan kantoryang banyak menggunakan tenaga manusiakepada fungsi-fungsi otomatis denganmenggunakan peralatan mekanis khususnyakomputer. Era otomatisasi perkantorandimulai bersamaan dengan berkembangnyateknologi informasi, penggunaan perangkatkomputer untuk keperluan perkantoran(Waluyo, 2000). Otomatisasi perkantoran tidakbisa dipisahkan dari teknologi perkantoran,sebab otomatisasi merupakan bentukpengembangan teknologi, dalam hal inipergeseran dari teknologi manual kepadateknologi otomatis.

Dalam electronic office, pegawaimempunyai akses untuk mendapatkaninformasi yang dibutuhkan di dalam filekomputer miliknya atau milik orang lain,karena dalam electronic office, antar komputerdalam suatu perkantoran saling terkoneksi.

Electronic office atau e-office merupakansoftware dan digunakan untuk mengatur polapekerjaan yang sudah atau akan dilakukanoleh pegawai, menyimpan dan mengontrolkonten-konten yang ada di dalam suatuorganisasi secara elektronik. Paparan diatasmengisyaratkan bahwa otomatisasiperkantoran merupakan proses pemilihandalam teknologi perkantoran. Dengan katalain, mempertegas definisi sebelumnya,bahwa otomatisasi perkantoran merupakanproses pengalihan metode pencatatan,penghimpunan, pengolahan, penggandaan,pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahanketerangan dari metode manual yang banyakmelibatkan tenaga manusia kepada metodeotomatis yang banyak melibatkan operasimesin otomatis bahkan Komputer.

E-GovenrmentIstilah e-government berasal dari

bahasa inggris yang merupakan singkatandari Electronic Government yang berartipemerintahan elektronik. E-governmentmerupakan terobosan baru dalam sistembirokrasi pemerintahan dimana pemanfaatanteknologi informasi lebih diunggulkansehingga dapat memperbaiki kinerja birokrasipemerintahan.

Bank Dunia (dalam Indrajit, 2006:2)mendefinisikan e-government sebagaipengacuan kepada kemampuan penggunaanteknologi informasi oleh institusipemerintahan untuk mengubah relasi denganmasyarakat, kalangan bisnis dan lembagapemerintahan lainnya.Wyld (dalam Akadun, 2009:131) menyatakandefinisi e-government sebagai pemrosesansecara elektronik yang digunakan pemerintahuntuk mengkomunikasikan, menyebarkan,atau mengumpulkan informasi sebagaifasilitas transaksi dan perizinan untuk suatutujuan.

Instruksi Presiden Republik Indonesia(INPRES) RI No.3 Tahun 2003 mengemukakanbahwa tujuan e-governmet adalah sebagai a.Pembentukan jaringan informasi dan transaksipelayanan publik yang memiliki kualitas danlingkup yang dapat memuaskan masyarakatluas serta dapat terjangkau diseluruh wilayah

Indonesia pada setiap saat tidak dibatasi olehsekat waktu dan dengan biaya yangterjangkau oleh masyarakat, b. Pembentukanhubungan interaktif dengan dunia usahauntuk meningkatkan perkembanganperekonomian nasional dan memperkuatkemampuan menghadapi perubahan danpersaingan perdagangan internasional, c.Pembentukan mekanismen dan salurankomunikasi dengan lembaga-lembaga Negaraserta penyediaan fasilitas dialog publik bagimasyarakat agar dapat berpartisipasi dalamperumusan kebijakan Negara, d.Pembentukan sistem manajemen dan proseskerja yang transparan dan efisien sertamemperlancar transaksi dan layanan antarlembaga pemerintah dan pemerintah otonom.

Tujuan dari e-government tersebutsangat membantu upaya pemerintah untukmeningkatkan kualitas pelayanannya,sehingga pemanfaatan dan eksplorasiteknologi informasi dan komunikasi tidak bisaditunda lagi. Arus globalisasi dan kemajuanteknologi saat ini semakin menuntutpemerintah untuk dapat secepatnyaberadaptasi dan menerapkan inisiatif-inisiatifkonsep e-government jika tidak ingin tertinggaldengan negara-negara lain dan tersingkir daripersaingan dunia.

KorespondensiDunia korespondensi bukanlah dunia

yang statis, tetapi dinamis, yang berarti selaluberkembang seiring dengan pesatnyaperekembangan teknologi informasi dankomunikasi, baik dalam bentuk perangkatlunak (software) maupun perangkat keras(hardware). Seiring dengan tuntutan dankebutuhan dunia perkantoran dalammenyelesaikan tugas-tugas administrasiperkantoran, maka penggunaan alat bantuseperti komputer, printer, scanner, faksimilisudah menjadi bagian tidak terpisahkan bagisuatu instansi atau perusahaan. Hal ini tidakdapat dihindarkan ketika suatu negara masukdalam era globalisasi seperti yang terjadi saatini (Purwanto, 2014:97).

Korespondensi merupakankomunikasi tertulis yang dilakukan apabilaantara komunikator dan komunikan beradapada waktu dan tempat yang berbeda. DalamKamus Besar Bahasa Indonesia (1989:462)dinyatakan bahwa korespondensi berarti halsurat-menyurat.

Kegiatan saling berkirim surat olehperseorangan atau oleh organisasi disebutsurat menyurat atau korespondensi, danpihak-pihak yang terlibat atau para pelakuyadinamakan koresponden (Sugiarto, 2005:2).Komunikasi dalam kontek surat menyuratdapat diartikan sebagai proses penyampaianinformasi dari pengirim/komunikator kepadapenerima/komunikan (Revan, 2004:10).

Sehingga dari beberapa definisi diatasdapat disimpulkan bahwa korespondensiadalah kegiatan surat menyurat dalammenyampaikan suatu informasi secara tertulisyang dilakukan oleh para koresponden baik didalam instansi, antar instansi, individu-instansi atau instansi-pemerintah.METODE PENELITIAN

Penelitian mengenai Efektivitas KerjaPegawai Dalam Menerapkan E-Office untukMendukung E-Government dalam KegiatanKorespondensi Kedinasan di FakultasEkonomi Universitas Negeri Surabayamerupakan penelitian deskriptif. Penelitiandeskriptif adalah teknik penelitian yangdigunakan untuk menganalisis data dengancara menggambarkan data yang sudahterkumpul (Gunawan, 2013:83). Penelitiandeskriptif didalamnya menggunakan teknikwawancara, observasi, dokumentasi danangket. Dalam penelitian ini yangdideskripsikan adalah efektivitas kerjapegawai terhadap penerapan e-office untukmendukung e-government dalam kegiatankorespondensi kedinasan di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya.

Pendekatan kualitatif merupakansuatu proses penelitian dan pemahaman yangberdasarkan pada metodologi yangmenyelidiki suatu fenomena sosial danmasalah manusia, di dalam prosedur

pendekatan kualitatif menghasilkan datadeskriptif berupa kata-kata tertulis maupunlisan dari perilaku dan orang yang diamati(Sugiyono, 2012:15). Pemilihan pendekatankualitatif disebabkan karena sifat dari masalahyang diteliti adalah mendeskripsikan masalahatau fenomena yang terjadi mengenaiefektivitas kerja pegawai dalam menerapkane-office untuk mendukung e-government dalamkegiatan korespondensi kedinasan di FakultasEkonomi Universitas Negeri Surabaya.Adapun rancangan penelitian dapat dilihatpada gambar sebagai berikut:

Menetapkan seorang informan

Melakukan wawancara terhadap informan

Mengumpulkan dokumentasi yang berkaitan denganefektivitas kerja pegawai dalam menerapkan e-office untukmendukung e-government dalam kegiatan korespondensi

kedinasan

Menyebarkan kuesioner terhadap sampel untukmengetahui efektivitas kerja pegawai dalam menerapkan

e-office yang dilakukan pegawai

Analisis data

Pendeskripsian efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office untuk mendukung e-government

dalam kegiatan korespondensi kedinasan

Jenis data yang digunakan dalampenelitian adalah data primer berupawawancara dan jawaban responden padaangket yang akan diberikan oleh peneliti(Sugiyono, 2012:308). Selain itu data primeryang digunakan oleh peneliti adalahobservasi. Data sekunder dalam penelitian inipeneliti mengambil data yang sudah disimpanoleh Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya tentang struktur organisasi,gambaran umum instansi, visi dan misi, daftarrincian tugas masing-masing bagian pegawai,

peraturan-peraturan tertulis yang ada diinstansi (Sugiyono, 2012:308).

Penelitian ini terdapat subjek dan objekyang akan diteliti yaitu subjek atau informandalam penelitian ini adalah Bapak Sarpan,S.E., M.Si selaku Kepala Bagian Tata Usahadan Ibu Nurul Badriyah, S.Pd selaku pegawaiadministrasi umum Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya. Beserta 15pegawai bagian administrasi fakultas dan tatausaha jurusan yang ada di Fakultas EkonomiUniveristas Negeri Surabaya yang dipilihberdasarkan purposive sampling. Purposivesampling adalah teknik pengambilan sampelsumber data dengan pertimbangan tertentu,yang dianggap paling tahu tentang apa yangkita harapkan sehingga akan memudahkanpeneliti menjelajahi objek/situasi sosial yangditeliti yakni yang menerima, menggunakan,dan mengoperasikan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan (Sugiyono,2012:300).

Objek penelitian dalam penelitian iniadalah efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office untuk mendukung e-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya di Jalan Kampus KetintangSurabaya, yang berpusat pada pegawai bagianadministrasi fakultas dan tata usaha yang adadi Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya.

Teknik pengumpulan data yangdigunakan di dalam penelitian ini yaituwawancara yang ditujukan kepada KepalaBagian Tata Usaha Bapak Sarpan, S.E., M.Sidan Ibu Nurul Badriyah, S.Pd, yang bertujuanuntuk mengetahui penerapan e-office dalamkegiatan korespondensi kedinasan, efektivitaskerja pegawai dalam menerapkan e-office, danfaktor-faktor yang dapat mendukung danmenghambat penerapan e-office dalamkegiatan korespondensi kedinasan. Observasiini bertujuan untuk mengetahui aktivitas yangdilakukan oleh pegawai, peralatan apa sajayang digunakan oleh pegawai, untukmengetahui cara kerja atau caramengopersikan e-office dalam kegiatan

Kesimpulan dan Saran

korespondensi kedinasan, dan lingkungankerja pegawai.

Peneliti menggunakan angket denganrancangan purposive sampling. Purposivesampling merupakan teknik pengambilansampel sumber data dengan pertimbangantertentu, yang dianggap paling tahu tentangapa yang kita harapkan sehingga akanmemudahkan peneliti untuk menjelajahi objekatau situasi sosial yang diteliti yakni yangmenerima dan menggunakan ataumengoperasikan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan (Sugiyono,2012:300).

Alasan peneliti menggunakan teknikatau metode dokumentasi adalah untukmencari data mengenai hal-hal yang berupacatatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah,gambar, dan lain-lain dan juga dapatdigunakan sebagai lampiran (Sugiyono,2012:329).

Teknik analisis data yang digunakandalam penelitian ini adalah teknik analisisdomain dan triangulasi. Teknik analisisdomain digunakan untuk menganalisisgambaran objek penelitian secara umum,namun relatif utuh tentang objek penelitiantersebut (Sugiyono, 2012:348). Tujuan penelitimenggunakan teknik analisis domain adalahuntuk menganalisis gambaran seutuhnyatentang efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office untuk mendukung e-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya.

Triangulasi diartikan sebagai teknikpengumpulan data yang bersifatmenggabungkan dari berbagai teknikpengumpulan data dan sumber data yangtelah ada (Sugiyono, 2012:330). Hasilpenelitian diharapkan adalah berupakesamaan atau alasan-alasan terjadinyaperbedaan mengecek data yang telahdiperoleh melalui beberapa sumber (Moleong,2006:330). Teknik pengujian kredibilitas datayang digunakan peneliti yaitu triangulasisumber dan triangulasi teknik. Triangulasiteknik digunakan untuk menguji kredibilitas

data dilakukan dengan cara mengecek datakepada sumber yang sama dengan teknikyang berbeda.

Sedangkan triangulasi sumber berartimembandingkan dan mengecek balik derajatkepercayaan suatu informasi yang diperoleh,seperti mengumpulkan data dari FakultasEkonomi Universitas Negeri Surabayasehingga hasil observasi dan hasil wawancaradengan mewawancarai lebih dari satu subyekyang dianggap memiliki sudut pandang yangberbeda (Moleong, 2012:331).HASIL PENELITIAN dan PEMBAHASANPenerapan E-office untuk Mendukung E-government dalam Kegiatan KorespondensiKedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya

Dalam pembahasan ini difokuskan kedalam penerapan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan dibandingkandengan korespondensi kedinasan manual.Perbedaan antara e-office dengankorespondensi kedinasan manual adalahperalatan dan perlengkapan serta media yangdigunakan untuk mendukung penerapanyang dilakukan (Dewandaru, 2013).Korespondensi kedinasan manual indentikdengan pemakaian kertas sebagai mediauntuk mencatat surat masuk, surat keluar danpenyimpanan surat meskipun tetapmenggunakan media komputer sebagai alatbantu tetapi komputer tersebut tidak terjaringonline di lingkungan Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya.

Sedangkan e-office menggunakansistem peralatan dan perlengkapan mesin-mesin elektronik, seperti seperangkatkomputer, seperangkat server, seperangkataplikasi untuk memasukkan surat masuk,surat keluar dan penyimpanan surat yangberbasis sistem informasi yang terhubungsecara online di lingkungan Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya sehingga seluruhdata surat atau informasi yang dibutuhkandapat diakses dengan mudah dan cepat. Selainitu korespondensi kedinasan manual memilikitingkat keawetan yang kurang dan

membutuhkan banyak ruang dalammenyimpan data-data surat sehingga akanmenyulitkan ketika penemuan kembali saatsurat-surat sedang dibutuhkan. Sedangkan e-office memiliki tingkat keawetan yang jauhlebih baik dan mampu mengurangipenggunaan tempat penyimpanan suratkarena semua sudah ter-cover di dalam e-officeini.

Teknik analisis domain digunakanuntuk menganalisis gambaran objek penelitiansecara umum, namun relatif utuh tentangobjek penelitian tersebut. Berikut adalah tabelpola hubungan semantic dalam penerapan e-office di Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya:

Tabel di atas merupakan keterkaitanantara domain yang dibutuhkan penelitidengan penerapan, fakta, dan informasi yangterjadi di lapangan. Dari hasil penelitiandomain maka dicocokkan pada hubungansemantik yang sesuai dengan penerapan,sehingga mampu menjawab pernyataanstruktural yang telah disusun.

Dari hasil penelitian yangdikumpulkan dari wawancara, dokumentasi,penyebaran angket, dan catatan selamaobservasi yang dikumpulkan oleh peneliti.Pembahasan efektivitas kerja pegawai dalam

merapkan e-office untuk mendukung e-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya dilakukan denganmendeskripsikan hasil temuan dan diperkuatdengan teori yang relevan dan penelitianterdahulu yang relevan.

E-Office merupakan suatu layananberupa aplikasi elektronik yangmemanfaatkan teknologi informasi dankomunikasi untuk memfasilitasi pengolahanadministrasi perkantoran yaitu korespondensikedinasan berupa surat menyurat baik suratmasuk, surat keluar dan penyimpanan surat,bagi setiap pegawai di suatu perusahaan atauinstitusi yang dilakukan secara elektronik(Dewandaru, 2013). Berdasarkan hasilwawancara dengan Ibu Nurul Badriyah S.Pdselaku pegawai administrasi umum beliaumenyatakan bahwa, aplikasi ini dapatdigunakan untuk mengelola data dan surat-surat baik surat masuk maupun surat keluaryang ada di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya, dengan berbasiskanteknologi internet dimana seluruh data dansurat-surat dan aplikasi ditempatkan disatutitik yaitu internet data center yang berada diFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya. Berikut merupakan tampilan-tampilan yang ada dalam sistem e-office, yaitusebagai berikut:

Gambar: Alur E-officeSumber: http://eoffice.unesa.ac.id















Gambar: Proses E-officeSumber: http://eoffice.unesa.ac.id

E-Office adalah sebuah perangkatlunak yang memfasilitasi keseluruhan prosessurat di dalam sebuah instansi, mulai darisurat masuk, disposisi, tracking surat sertapelaporannya, termasuk juga didalamnyapencatatan surat keluar baik tujuan keluarinstansi maupun antar bagian dalam sebuahinstansi. Aplikasi E-Office ini dapat diaksesoleh semua pegawai di instansi UniversitasNegeri Surabaya.

Gambar: Halaman Utama E-officeSumber: http://eoffice.unesa.ac.id

Berdasarkan hasil wawancara denganBapak Sarpan, S.E., M.Si selaku kepala bagianTata Usaha dan Ibu Nurul Badriyah S.Pdselaku pegawai administrasi umum beliaumenyatakan bahwa, tujuan dalam penerapane-office ini adalah untuk meningkatkanefektivitas kegiatan perkantoran khususnya

kegiatan korespondensi kedinasan dari yangsebelumnya manual menjadi elektronik.

Korespondensi kedinasan manualmaksudnya, pegawai administrasi kantorFakultas Ekonomi mencatat penomoran suratmasuk dan surat keluar ke dalam buku.Jumlah surat yang banyak memungkinkanbanyaknya berkas atau arsip yang menumpukdi lemari arsip. Hal ini menimbulkan masalahdalam pencarian surat, baik surat masukmaupun surat keluar, karena pegawai harusmencari satu persatu berkas atau arsip dalamlemari arsip surat. Selain itu, pencatatan secaramanual mengakibatkan resiko hilang danrusaknya berkas atau arsip surat karenatumpukan terlalu banyak dan tidak terawat.Sementara korespondensi kedinasanelektronik di sini maksudnya, pencatatansurat masuk dan surat keluar yang sudahmelalui proses komputerisasi sistem e-office,sehingga pencatatan nomor surat dapattersusun rapi, pengelolaan surat masuk dansurat keluar menjadi terorganisir dengan baik,dan dapat diselesaikan dengan cepat.Tersedianya pengelolaan data secara onlinemenyebabkan kelemahan-kelemahanpengelolaan data secara manual dapatditekan.

Penerapan e-office tidak terlepas darioperator yang menjalankan sistem tersebut.Hak akses untuk mengoperasikan danmelakukan pengolahan surat-surat kepadasistem diberikan kepada operator yang telahmendapat izin dari penyelenggara untukmengelola data base Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya. Hak akses inidiberikan kepada operator yang memenuhipersyaratan dan ahli dalam bidang teknologiinformasi.Menurut Indrajit (2002:66), dimungkinkanpihak-pihak yang berkepentingan mengaksesdata dan informasi terkait dengan proyekyang sedang berlangsung secara tidaklangsung merupakan sarana sosialisasi yangcukup efektif, karena disana terlihatkeseriusan pemerintah untuk selalumemberikan yang terbaik untuk rakyatmelalui implementasi beragam proyekelectronic government.















Berdasarkan hasil wawancara denganBapak Sarpan, S.E., M.Si beliau menyatakanbahwa anggaran khusus untuk penerapansistem e-office di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya berasal dari dana UniversitasNegeri Surabaya. Anggaran tersebutdigunakan untuk membiayai server, PC,perawatan teknologi dan media lainnya.Perwujudan dari upaya yang dilakukan untukmendukung segala sistem dari aplikasi sisteme-office memang membutuhkan biaya yangcukup besar, mengingat segala bentukpengelolaan surat dalam data base sudahberbasis elektronik. Jumlah anggaran yangcukup besar ini ternyata sesuai dengan yangdiharapkan dari tujuan sistem ini diterapkan,mulai dari berkurangnya alat tulis kantor yangdigunakan terutama penggunaan kertas.

Berdasarkan hasil observasi yang telahdilakukan, sistem e-office juga terdapat sistemkeamanan, aspek keamanan merupakan salahsatu aspek yang sering ditanyakan dalamimplementasi sebuah sistem informasi, apalagisistem dikembangkan di dalam e-office yangmemiliki data yang sangat sensfitif. Fiturkeamanan yang diterapkan pada e-office dibagimenjadi tiga kelompok berdasarkan fungsinyayang meliputi: network security merupakanfokus pada media pembawa informasi/ dataseperti jaringan komputer, komputer securitymerupakan fokus keamanan pada komputer(server, workstation, terminal) termasukdidalamnya yang berhubungan denganpengoperasian sistem, yang terakhir yaituapplication security yang berfokus kepadaprogram aplikasi (software dan database).

Efektivitas Kerja Pegawai dalamMenerapkan E-office

Hasil penelitian yang telah dilakukanoleh peneliti melalui observasi, dokumentasi,wawancara dan pemberian angket dapatdisimpulkan bahwa penerapan e-office inisangat efektif diterapkan. Menurut responden(Pegawai Administrasi Fakultas dan TataUsaha) mereka menyatakan bahwa denganadanya e-office pola baru ini mampumemudahkan dan mempercepat penyelesaiantugas-tugas korespondensi kedinasan.

Untuk mengukur tingkat efektivitaspenerapan e-office tidak jauh berbeda denganmengukur tingkat efektivitas kerja padaumumnya. Dimana penerapan e-officedikatakan efektif apabila dalam setiapkegiatannya dapat dilakukan dengan baik,tanpa adanya hambatan.

Selain itu, e-office ini dikatakan efektifbagi seluruh pegawai Administrasi Fakultasdan Tata Usaha Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya karena sudah memenuhiindikator atau kriteria efektivitas kerjanya.Indikator atau kriteria kerja tersebut adalahindikator menyesuaikan diri, indikatorprestasi kerja, dan indikator kepuasan kerjasesuai dengan yang dikemukakan olehRichard dan Stress (dalam Zuliyanti, 2005:29).

Pertama, indikator menyesuaikan diriini yang dimaksud adalah pegawai dapatsecara langsung menyesuaikan diri dalampenggunaan korespondensi kedinasanelektronik (e-office). Hal ini terbukti darijawaban 15 responden yang telah diberikanangket penelitian, dari hasil jawabanresponden angket mengenai pernyataan : (1)Pernyataan angket nomor 1, bahwa pegawaitidak merasa kesulitan dengan adanya sisteme-office ini mendapat respons sangat setujusebanyak 7 orang atau 46,7% dan responscukup setuju sebanyak 8 orang atau 53,3%menyatakan bahwa pegawai tidak merasakesulitan dengan adanya sistem e-office dalamkegiatan korespondensi kedinasan yangditunjukkan dengan total persentase sebesar100%, (2) Pernyataan angket nomor 4, bahwapegawai administrasi fakultas dan tata usahayang telah mengikuti pelatihan sistem e-officedapat langsung mengaplikasikannya dalammenyelesaikan kegiatan korespondensikedinasan mendapat respons sangat setujusebanyak 6 orang atau 40% dan respons cukupsetuju sebanyak 9 orang atau 60% menyatakanbahwa pegawai administrasi fakultas dan tatausaha yang telah mengikuti pelatihan sistem e-office dapat langsung mengaplikasikannyaatau menerapkannya dalam menyelesaikankegiatan korespondensi kedinasan yangditunjukkan dengan total persentase sebesar

100%, (3) Pernyataan angket nomor 5, bahwapegawai mampu memahami dan mentaatiaturan yang berkenaan dengan sistem e-officemendapat respons sangat setuju sebanyak 3orang atau 20%, respons cukup setujusebanyak 11 orang atau 73,3% dan responskurang setuju sebanyak 1 orang atau 6,7%menyatakan bahwa pegawai mampumemahami dan mentaati aturan yangberkenaan dengan sistem e-office yangditunjukkan dengan total persentasi sebesar93,3%.

Berdasarkan hasil jawaban 15responden angket yang telah dijabarkandiatas, dapat diketahui bahwa pegawai bagianadministrasi fakultas dan tata usaha dapatmenyesuaikan diri pada penerapan e-officedalam kegiatan korespondensi kedinasan diFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya dengan persentase antara 93,3%sampai 100%. Hal ini sesuai dengan teorimenurut Richard dan Streers (dalamZuliyanti, 2005:29) kunci keberhasilanorganisasi adalah kerjasama dalampencapaian tujuan. Setiap orang yang masukdalam organisasi dituntut untuk dapatmenyesuaikan diri dengan orang yang bekerjadi dalamnya maupun dengan pekerjaan dalamorganisasi tersebut. Jika kemampuanmenyesuaikan diri tersebut dapat berjalanmaka tujuan organisasi dapat tercapai.

Kedua, indikator prestasi kerja inimerupakan hasil atau hubungan yang terkaitdengan indikator menyesuaikan diri.Dikarenakan pegawai dapat menyesuaikandiri dengan sistem e-office tersebut, secaraotomatis prestasi kerja yang dihasilkan jugameningkat. Hal ini terbukti dari jawaban 15responden yang telah diberikan angketpenelitian, dari hasil jawaban respondenangket mengenai pernyataan: (1) Pernyataanangket nomor 2, bahwa dengan menggunakansistem e-office semua pekerjaan terselesaikandengan tepat waktu dan cepat mendapatrespons sangat setuju sebanyak 9 orang atau60%, respons cukup setuju sebanyak 5 orangatau 33,3% dan respons kurang setujusebanyak 1 orang atau 6,7% menyatakan

bahwa dengan penggunaan e-office semuapekerjaan terselesaikan dengan tepat waktudan cepat yang ditunjukkan dengan totalpersentase sebesar 93,9%, (2) Pernyataanangket nomor 6, bahwa hasil pekerjaanpegawai terselesaikan dengan cepat danhasilnya lebih akurat mendapat responssangat setuju sebanyak 5 orang atau 33,3%,respons cukup setuju sebanyak 8 orang atau53,3% dan respons kurang setuju sebanyak 2orang atau 13,3% menyatakan bahwa hasilpekerjaan pegawai terselesaikan dengan cepatdan hasil yang lebih akurat yang ditunjukkandengan total persentase sebesar 86,6%, (3)Pernyataan angket nomor 7, bahwa dalamproses pembuatan surat menyurat pegawaidapat menyelesaikan dengan waktu yangrelatif sedikit mendapat respons sangat setujusebanyak 7 orang atau 46,7%, respons cukupsetuju sebanyak 5 orang atau 33,3% danrespons kurang setuju sebanyak 3 orang atau20% menyatakan bahwa dalam prosespembuatan surat menyurat pegawai dapatmenyelesaikan dengan waktu yang relativesedikit yang ditunjukkan dengan totalpersentase sebesar 79,9%, (4) Pernyataanangket nomor 8, bahwa proses pencarian suratkembali pegawai tidak membutuhkan waktuyang relatif lama mendapat respons sangatsetuju sebanyak 6 orang atau 40%, responscukup setuju sebanyak 8 orang atau 53,3% danrespons kurang setuju sebanyak 1 orang atau6,7% menyatakan bahwa dalam prosespencarian surat kembali pegawai tidakmembutuhkan waktu yang relatif lamaditunjukkan dengan total persentase sebesar93,3%.

Berdasarkan hasil jawaban 15responden angket yang telah dijabarkandiatas, dapat diketahui bahwa prestasi kerjapegawai bagian administrasi fakultas dan tatausaha setelah menggunakan sistem e-office inimeningkat lebih baik dari yang sebelumnyapada penerapan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya denganpersentase antara 79,9% sampai 93,9%.

Hal ini sesuai dengan teori menurut Hasibuan(dalam Zuliyanti, 2005:29), prestasi kerjaadalah suatu hasil kerja yang dicapaiseseorang dalam melaksanakan tugas-tugasyang dibebankan kepadanya yang didasarkanatas kecakapan, pengalaman, kesungguhandan waktu.

Dari pendapat diatas dapatdisimpulkan bahwa prestasi kerja adalah hasilyang dicapai pekerja dalam menyelesaikanpekerjaannya dengan mutu dan sasaran sertabatas waktu yang telah ditentukan.

Ketiga, indikator kepuasan kerja iniberarti pegawai merasa puas akan hasil kerjayang telah mereka selesaikan. Dikarenakanindikator menyesuaikan diri dan indikatorprestasi kerja telah dicapai oleh pegawaiAdministrasi Fakultas dan Tata Usahatersebut maka hal terakhir yang dirasakanadalah kepuasan, pegawai AdministrasiFakultas dan Tata Usaha merasa puas akanhasil yang telah dicapainya serta kepuasanakan penerapan korespondensi kedinasanelektronik (e-office). Hal ini terbukti darijawaban 15 responden yang telah diberikanangket penelitian, dari hasil jawabanresponden angket mengenai pernyataan: (1)Pernyataan angket nomor 9, bahwa layanankorespondensi kedinasan yang diberikansemakin membaik dengan adanya sistem e-office karena semua sudah terotomatisasimendapat respons sangat setuju sebanyak 4orang atau 26,7%, respons cukup setujusebanyak 11 orang atau 73,3% menyatakanbahwa layanan korespondensi kedinasan yangdiberikan semakin membaik dengan adanyasistem e-office karena semua sudahterotomatisasi yang ditunjukkan dengan totalpersentase sebesar 100%. (2) Pernyataanangket nomor 10, bahwa pegawai merasatidak terbebani lagi dengan pekerjaannyakarena semua terselesaikan dengan adanyasistem e-office mendapat respons sangat setujusebanyak 5 orang atau 53,3,%, respons cukupsetuju sebanyak 7 orang atau 46,7% danrespons kurang setuju sebanyak 3 orang atau20% menyatakan bahwa pegawai merasa tidakterbebani lagi dengan pekerjaannya karena

semua terselesaikan dengan adanya sistem e-office yang ditunjukkan dengan totalpersentase sebesar 79,9%. (3) Pernyataanangket nomor 11, bahwa pegawai menjadilebih nyaman dalam bekerja karena sudahtidak merasa kesulitan dalam menyelesaikanpekerjaan mendapat respons sangat setujusebanyak 4 orang atau 26,7,%, respons cukupsetuju sebanyak 8 orang atau 53,3% danrespons kurang setuju sebanyak 3 orang atau20% menyatakan bahwa pegawai menjadilebih nyaman dalam bekerja karena sudahtidak merasa kesulitan dalam menyelesaikanpekerjaan yang ditunjukkan dengan totalpersentase sebesar 79,9%.

Berdasarkan hasil jawaban 15responden angket yang telah dijabarkandiatas, dapat diketahui bahwa kepuasan kerjapegawai bagian administrasi fakultas dan tatausaha setelah menggunakan sistem e-office inimeningkat lebih baik dari yang sebelumnyapada penerapan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya denganpersentase antara 79,9% sampai 100%.Kepuasan kerja adalah sikap emosional yangmenyenangkan dan mencintai pekerjaannyaHasibuan (dalam Zulianti, 2005:30). Kepuasankerja mencerminkan perasaan seseorangterhadap pekerjaan mereka. Dengan kondisikerja yang positif, berarti para karyawanbekerja sesuai dengan prosedur, mereka tidakmenyepelekan pekerjaannya, memiliki rasatanggung jawab yang tinggi sehinggaakhirnya akan mencapai efektivitas yangtinggi pula.

Dari semua penjelasan tersebut dapatdisimpulkan bahwa penerapan e-office yangada di Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya berjalan efektif. Apabila indikatormenyesuaikan diri, indikator prestasi kerjadan indikator kepuasan kerja telah terpenuhiberarti penerapan e-office ini berjalan denganefektif. Efektivitas merupakan keadaan dankemampuan berhasinya suatu kerja yang telahdilakukan oleh manusia. Hal ini sesuai denganteori efektivitas merupakan suatu keadaanyang mengandung pengertian mengenal

terjadinya sesuatu akibat yang dikehendakiThe Liang Gie (dalam Saiman, 2002:50).

Dibawah ini adalah analisisresponden sesuai dengan hasil angket yangtelah disebar oleh peneliti yaitu sebanyak 15responden. Selanjutnya penelitimengklarifikasikan responden ke dalambeberapa kelompok, diantaranya sebagaiberikut:

Tabel Karakteristik Responden BerdasarkanUmur

Usia Jumlah Persentase25 Tahun 35 Tahun 3 20%36 Tahun 45 Tahun 6 40%46 Tahun 55 Tahun 6 40%

Jumlah 15 100%Sumber: Data Angket Penelitian (2015)

Berdasarkan pada tabel di atas,terlihat jelas bahwa sebagian besar respondenpada penelitian ini didominasi oleh pegawaiyang berusia 25 tahun - 35 tahun yaitusebanyak 20%, pegawai yang berusia 36 tahun- 45 tahun yaitu sebanyak 40%, dan pegawaiyang berusia 46 tahun - 55 tahun sebanyak40%. Meskipun terdapat banyak usia matangdan usia tua pegawai yang ada di kantoradministrasi fakultas dan tata usaha FakultasEkonomi Universitas Negeri Surabaya,pegawai yang tergolong usia muda juga dapatdengan mudah menggunakan danmenerapkan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasannya.

Bila diperhatikan berdasarkanberbagai karakteristik di atas, dapatdisimpulkan bahwa efektivitas penerapan e-office di setiap organiasasi maupunperusahaan tergantung pada berbagai faktor.Faktor-faktor yang diidentifikasi mempunyaikaitan dengan efektivitas penerapan e-office didalam ini yaitu faktor-faktor keadaan fasilitas,kondisi keuangan, kemampuan pegawaiadministrasi fakultas dan pegawai tata usahadan kemampuan manajerial kepada bagiantata usaha.

Berdasarkan hasil rekapitulasijawaban responden yang telah diolah olehpeneliti, jumlah skor hasil pengumpulan datasecara keseluruhan adalah 728. Hal ini secarakontinum dapat dibuat kategori sebagaiberikut:

Gambar: Interval Skor Ideal JawabanResponden

Sumber: Sugiyono (2012:99)Berdasarkan data yang diperoleh dari

15 responden maka jumlah skor 728 termasukdalam kategori interval cukup efektif dansangat efektif, tetapi lebih mendekati sangatefektif. Dan berdasarkan rata-rata jawabanresponden untuk seluruh item pernyataantentang efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office yaitu = ( 728 : 900) x 100%= 81% dari yang diharapkan 100%. Jadi, jikadilihat dari tingkat persentase kelompokresponden untuk pernyataan yang berkaitandengan efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office yaitu sebagai berikut:

Gambar: Interval Skor Ideal JawabanResponden

Sumber: Sugiyono (2012:99)

Keterangan :Kriteria Interpretasi Skor

Kelas Kriteriainterpretasi Skor

Kategori1 76%-100% Sangat Efektif2 51%-75% Cukup Efektif3 26%-50% Kurang Efektif4 0%-25% Sangat Tidak

EfektifSumber: Diolah Oleh Peneliti (2015)

Sangat TidakEfektif

KurangEfektif

Cukup Efektif Sangat Efektif

225 450 675 728 900

KurangEfektif

Cukup Efektif Sangat Efektif

25% 50% 75%81%

100%

Sangat TidakEfektif

Dari gambar intepretasi jawabanreponden di atas terlihat bahwa intepretasirata-rata jawaban reponden yang berkaitandengan efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office adalah sebesar 81% yangberarti responden menyatakan efektivitaskerja pegawai dalam menerapkan e-officeuntuk mendukung e-government dalamkegiatan korespondensi kedinasan di FakultasEkonomi Universitas Negeri Surabayatergolong sangat efektif.

Jadi dari hasil penyebaran angketyang berisi tentang efektivitas kerja pegawaidalam menerapkan e-office untuk mendukunge-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya yang sudah ditampilkandalam tabel-tabel dan gambar diatas terlihatbahwa rata-rata pegawai memberikanpersepsi yang positif disetiap pernyataan yangdisediakan di dalam angket. Hal itu berartibahwa efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office untuk mendukung e-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya sudah terlaksana denganbaik meskipun dalam penerapan e-office barudilakukan oleh beberapa pegawai saja akantetapi nantinya akan dilakukan secarakeseluruhan oleh pegawai.

Faktor-faktor Pendukung dan PenghambatPenerapan E-office untuk Mendukung E-government dalam Kegiatan KorespondensiKedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya.

E-Office atau Electronic Officemerupakan layanan berupa aplikasi elektronikyang memanfaatkan teknologi informasi dankomunikasi untuk memfasilitasi pengolahanadministrasi perkantoran, korespondensisurat-menyurat bagi setiap pegawai di suatuperusahaan atau institusi yang dilakukansecara elektronik (Dewandaru, 2013).

Berdasarkan hasil wawancara dengannarasumber yaitu Bapak Sarpan S.E., M.Siselaku Kepala Bagian Tata Usaha dan IbuNurul Badriyah S.Pd selaku pegawaiadministrasi umum, Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Surabaya mulaimenerapkan e-office sejak bulan Oktober tahun2014 dan sudah berjalan selama satu tahun.

Kebijakan menerapkan e-office dalamkegiatan perkantoran khususnya kegiatankorespondensi kedinasan, tentu saja kebijakantersebut akan menimbulkan faktor-faktor yangdapat mendukung penerapan e-office atauyang dapat menghambat pada saatpenerapannya. Faktor penghambat yangditemukan tersebut nantinya akan dijadikansebuah pembelajaran untuk seluruh instansibaik pemerintah maupun swasta agar dapatmemperbaiki kualitas layanan yang diberikanuntuk dosen, pegawai, dan seluruhmahasiswa yang ada di Fakultas EkonomiUniversiatas Negeri Surabaya. Karena padadasarnya e-office adalah sebuah karya manusiabukanlah hal yang jauh dari kesempurnaandan selalu membutuhkan penyempurnaan,sehingga dalam penerapannya pasti akanmenemukan berbagai kendala yang dapatmenghambat berjalannya e-office. Hal tersebutmemang benar adanya karena ada beberapafaktor pendukung dan penghambat yangditemukan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya.

Faktor pendukung yang ditemukanadalah: (1) tersedianya SDM yang memadaidibidang teknologi informasi. E-Office padadasarnya merupakan layanan berupa aplikasiuntuk memfasilitasi kegiatan administrasiperkantoran yaitu korespondensi kedinasanuntuk pengolaan, pengkajian, danpenyimpanan surat menyurat baik suratmasuk maupun surat keluar di sebuahinstitusi atau perusahaan. Salah satu carauntuk mewujudkan hal tersebut diperlukanSDM yang cukup memadai dan ahli di bidangteknologi informasi.Rohman (2008:45) menjelaskan bahwa,peopleware salah satu elemen penting dalampengembangan electronic government sehinggaapabila kemampuan SDM tidak sesuai denganyang dibutuhkan, maka akan menjadihambatan dalam pengembangan electronicgovernment.

SDM yang berkualitas dan memadaijustru akan menjadi faktor yang dapatmendukung dalam pengembangan electronic

government khususnya dalam penerapanelectronic office. Hal tersebut dapat dibuktikandengan kualitas SDM dalam bidang teknologiinformasi yang baik dan memadai padapenerapan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya.

Berdasarkan hasil wawancara dengannarasumber yaitu Bapak Sarpan S.E., M.Siselaku Kepala Bagian Tata Usaha dan IbuNurul Badriyah S.Pd selaku pegawaiadministrasi umum e-office dikelola olehoperator dan admin unit, dimana merupakanpegawai yang dipilih khusus sesuai dengankeahlian dalam bidangnya yaitu teknologiinfomasi. Operator dan admin unit e-officeyang dimiliki Fakultas Eknomi UniversitasNegeri Surabaya mempunyai tanggung jawabyang berbeda-beda sesuai dengan bidangmasing-masing pegawai, (2) adanya komitmendan pemberian motivasi antara pimpinan danseluruh pegawai dalam memberikan layananprima kepada stekholder. Kebijakan penerapane-office dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya dapat berjalan dengan baikselama satu tahun ini karena adanyakomitmen antara pimpinan dan seluruhpegawai dalam memberikan layanan kepadastekholder. Berdasarkan hasil wawancaradengan narasumber yaitu Bapak Sarpan S.E.,M.Si selaku Kepala Bagian Tata Usaha dan IbuNurul Badriyah S.Pd selaku pegawaiadministrasi umum beliau menyatakan bahwapimpinan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya yaitu Dekan, memberikankomitmen kepada seluruh pegawai diFakultas Ekonomi khususnya pegawai dibagian administrasi fakultas dan tata usahauntuk memberikan layanan prima kepadastekholder yaitu para pimpinan, dosen,pegawai dan seluruh mahasiswa di FakultasEkonomi. Layanan prima yang dimaksudadalah pembuatan surat masuk maupun suratkeluar yang dibutuhkan baik oleh parapimpinan, dosen, pegawai dan seluruhmahasiswa Fakultas Ekonomi dengan baikdan tepat waktu.

komitmen merupakan salah satu elemenpenting dalam pengembangan electronicgovernment Rohman (2008:51).

Salah satu dari lingkup elemenkomitmen yaitu adanya struktur organisasidan tata kerja yang dapat mewadahiperkembangan baru dalam hal model layananpublik melalui electronic government, apabilaelemen ini tidak dapat diwujudkan maka yangakan terjadi adalah dapat menghambatpengembangan electronic government.

Selain itu pemberikan motivasi jugadiberikan oleh pimpinan kepada seluruhpegawai, berdasarkan hasil wawancaradengan narasumber yaitu Bapak Sarpan S.E.,M.Si selaku Kepala Bagian Tata Usaha dan IbuNurul Badriyah S.Pd selaku pegawaiadministrasi umum beliau menyatakanbahwa, pimpinan yaitu Dekan sesekalimemberikan motivasi kepada seluruhpegawai. Pemberian motivasi tersebutdilakukan pada saat diadakan rapat untukseluruh staff dan pegawai Fakultas ekonomi,yang bertujuan agar seluruh pegawai lebihterpacu dalam menyelesaikan pekerjaannyadengan baik dan tepat waktu sertamemberikan layanan yang terbaik baik bagiseluruh stekholder yaitu para pimpinan,dosen, pegawai dan seluruh mahasiswaFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya.

Faktor penghambat yang ditemukandalam penerapan e-office di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya. Pertama,koneksi atau jaringan yang kurang stabilsehingga dapat menghambat dalampengolahan surat. E-office pada dasarnyamerupakan aplikasi yang menggunakankoneksi internet dalam pengoperasiannya.Tersedianya koneksi atau jaringan tersebutmenyebabkan masuknya surat ke dalam database e-office menjadi lancar. Berdasarkan hasilwawancara dengan narasumber yaitu BapakSarpan S.E., M.Si selaku Kepala Bagian TataUsaha dan Ibu Nurul Badriyah S.Pd selakupegawai administrasi umum beliaumenyatakan bahwa, permasalahan disiniadalah sewaktu-waktu koneksi bisa terputus

tanpa sebab yang jelas, dan apabila koneksiterputus maka proses pemasukan surat kedalam data base e-office akan terhenti, danmenunggu sampai koneksi hidup kembali.Untuk menanggulangi koneksi yang seringterputus sewaktu-waktu Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya menyediakanwifi dan setiap komputer di lengkapi olehmodem agar proses memasukkan surat masukdan surat keluar dalam data base tidakterputus, sehingga pekerjaan tidak akanmenumpuk.

Kedua, berdasarkan hasil wawancaradengan narasumber yaitu Ibu Nurul BadriyahS.Pd selaku pegawai administrasi umumbeliau menyatakan bahwa, kurangnyaketelitian dan kecermatan pegawai saatmemasukkan data-data surat seperti, nomorsurat, tanggal surat, isi surat maupun tujuansurat ke dalam data base e-office jugamerupakan salah satu hal yang menghambatpenerapan e-office. Untuk itu setiap pegawaidituntut untuk lebih fokus, teliti, dan cermatsaat memasukkan data-data surat ke dalamdata base sehingga tidak terjadi kekeliruan danpekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dantepat waktu.

Ketiga, belum adanya kesadaranpenerima e-office terhadap penggunaaninternet yang masih rendah. Berdasarkan hasilwawancara dengan narasumber yaitu BapakSarpan S.E., M.Si selaku Kepala Bagian TataUsaha dan Ibu Nurul Badriyah S.Pd selakupegawai administrasi umum beliaumenyatakan bahwa, para pimpinan diFakultas Ekonomi telah menerapkan e-officedalam kegiatan korespondensi kedinasandengan baik, namun untuk para dosen belummenerapkannya dikarenakan belum adanyasosisalisasi mengenai pentingnya penerapan e-office sehingga masih digunakannya suratmanual sebagai kegiatan korespondensikedinasannya, akan tetapi Fakultas Ekonomiakan mengupayakan penerapan e-office dalamkegiatan korespondensi kedinasan olehseluruh dosen dan juga pegawai di FakultasEkonomi Universitas Negeri Surabaya dengan

mengadakan sosialisasi tentang penerapan e-office sehingga tidak lagi menggunakan suratmanual.KESIMPULANSimpulan

Setelah dilakukan penelitian tentangefektivitas kerja pegawai dalam menerapkane-office untuk mendukung e-government dalamkegiatan korespondensi kedinasan di FakultasEkonomi Universitas Negeri Surabaya makadapat disimpulkan sebagai berikut: (1)Penerapan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan mampu mendukungterciptanya tertib administrasi perkantorankhususnya dalam kegiatan korespondensikedinasan. E-Office merupakan suatu layananberupa aplikasi elektronik yangmemanfaatkan teknologi informasi dankomunikasi untuk memfasilitasi pengolahanadministrasi perkantoran yaitu korespondensikedinasan berupa surat menyurat baik suratmasuk, surat keluar dan penyimpanan surat,bagi setiap pegawai di suatu perusahaan atauinstitusi yang dilakukan secara elektronikTujuan dalam penerapan e-office ini adalahuntuk meningkatkan efektivitas kegiatanperkantoran khususnya kegiatankorespondensi kedinasan dari yangsebelumnya manual menjadi elektronik. E-office juga tidak terlepas dari unsur-unsur yangada didalamnya seperti, fitur e-office, peralatandan perlengkapan, perawatan danpemeliharaan, operator e-office, mediasosialisasi, alur perancangan e-office,keamanan dan anggaran, (2) Efektivitas kerjapegawai Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya dalam menerapkan e-office sudahberjalan sangat efektif dapat dilihat dariindikator efektivitas kerja yang terdiri dariindikator menyesuaikan diri, indikatorprestasi kerja dan indikator kepuasan kerjayang telah telah terpenuhi dengan persentasesebesar 81%. Selain itu, dari hasil penyebaranangket yang berisi tentang pernyataanefektivitas kerja pegawai dalam menerapkane-office untuk mendukung e-government dalamkegiatan korespondensi kedinasan terlihatbahwa rata-rata pegawai memberikan

persepsi yang positif disetiap pernyataan yangdisediakan di dalam angket. Hal tersebutberarti efektivitas kerja pegawai dalammenerapkan e-office untuk mendukung e-government dalam kegiatan korespondensikedinasan di Fakultas Ekonomi UniversitasNegeri Surabaya sudah terlaksana dengansangat efektif, (3) Penerapan e-office dalamkegiatan korespondensi kedinasan tidakterlepas dari faktor pendukung dan faktorpenghambat. Faktor pendukung dalampenerapan e-office adalah tersedianya SDMyang memadai di bidang teknologi informasidan adanya komitmen serta pemberianmotivasi antara pimpinan dan seluruhpegawai dalam memberikan layanan primakepada stekholder yakni para pimpinan, paradosen, pegawai dan seluruh mahasiswa diFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya. Adapun faktor penghambat yangdapat mengganggu keberhasilan penerapan e-office. Pertama, yaitu koneksi atau jaringanyang kurang stabil sehingga dapatmenghambat dalam pengolahan surat masuk,surat keluar dan penyimpanan surat. Kedua,kurangnya ketelitian dan kecermatan pegawaisaat memasukkan data-data surat seperti,nomor surat, tanggal surat, isi surat maupuntujuan surat ke dalam data base e-office jugamerupakan salah satu hal yang menghambatpenerapan e-office. Ketiga, belum adanyakesadaran penerima e-office terhadappenggunaan internet yang masih rendahsehingga dibutuhkan sosialiasi mengenaipenerapan e-office kepada seluruh pegawaidan dosen yang ada di Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Surabaya sehinggapenerapan e-office tersebut dapat berjalansecara optimal, bukan hanya digunakan olehpara pimpinan saja namun dapat digunakanjuga oleh seluruh dosen dan pegawai diFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya.

SaranBerdasarkan pembahasan dari hasil

penelitian yang telah dijabarkan pada bab-babsebelumnya dan kesimpulan akhir di atas,maka berikut beberapa saran dalampenerapan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan: (1) Penerapan e-office dalam kegiatan korespondensi kedinasandi Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya masih ditemukan beberapakekurangan. Pertama, kurang stabilnyajaringan internet yang ada di FakultasEkonomi untuk itu setiap pegawai harusdisediakan modem untuk mendukungpekerjaanya, apabila sewaktu-waktu wififakultas mengalami gangguan sehingga tidakmenghambat pekerjaan pegawai dalammenyelesaikan pekerjaannya. Kedua,kurangnya ketelitian pegawai saatmemasukkan data-data surat kedalam database e-office, sehingga pegawai dituntut haruslebih cermat, teliti, dan melakukanpengkoreksian kembali saat melakukanpengisian data surat sehingga tidak terjadikesalahan dalam surat. Ketiga, belum adanyakesadaran penerima e-office terhadappenggunaan internet yang masih rendah,sehingga perlu adanya sosialisasi mengenaipentingnya penerapan e-office kepada seluruhdosen, pegawai dan mahasiswa yang ada diFakultas Ekonomi Universitas NegeriSurabaya, (2) Penerapan e-office dalamkegiatan korespondensi kedinasan harusmemperhitungkan beberapa faktor, sepertisarana dan prasarana yang sesuai denganstandar yang telah ditetapkan, kemampuankeuangan institusi untuk mendukungpenerapan, komitmen institusi untukmenerapkan e-office dalam kegiatankorespondensi kedinasan, meningkatkansumber daya manusia yang dimiliki institusitersebut dengan melakukan pelatihan,sosialisasi tentang penggunaan e-office kepadaseluruh dosen dan pegawai, sertapemeliharaan dan perawatan sistem agarsistem tetap bekerja secara optimal.

DAFTAR PUSTAKAAkadun. 2009. Teknologi Informasi Administrasi.

Bandung: AlfabetaDewandaru, Dimas. 2013. Pemanfaatan

Aplikasi E-Office untuk MendukungPenerapan E-Government dalam KegiatanPerkantoran Puslitbang Jalan danJembatan Vol. X (1)

Fruehling, Rosemary T. 1987. Electronic OfficeProcedures New York: Gregg Division,McGraw-Hill

Gunawan, Imam. 2013. Metode PenelitianKualitatif Teori dan Praktik. Yogyakarta:Bumi Aksara

Hasibuan, Malayu S. P. 2007. Organisasi danMotivasi dasar peningkatan produktivitas.Jakarta: PT Bumi Aksara

Indrajit, Richardus Eko. 2002. ElectronicGovernment (Strategi Pembangunan danPengembangan Sistem Pelayanan PublikBerbasis Teknologi Digital). Yogyakarta:Andi

Indrajit, Richardus Eko. 2005. ElectronicGovernment In Action Ragam KasusImplementasi Sukses di Berbagai BelahanDunia.Yogyakarta: Andi

Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor3 Tahun 2003 tentang Kebijakan danStrategi Nasional Pengembangan E-Governmet.

Isnindaputra, Rizky. 2014. ImplementasiAplikasi E-Office untuk MendukungPenerapan E-Government di KantorPemerintah Daerah. Volume I.

Kamus Besar Bahasa Indonesia 1989. Jakarta:Pusat Bahasa

Lerout & Hauspie Speech Products N,V. 1993.Thesaurus On Microsoft Office 2007Belgia: Portion of InternationalCorrectSpell

Ministry of Personnel, Public Grievances andPensions. 2011. The E-Office Framework:A Way For the Government New Delhi:

Ministry of Personnel, PublicGrievances and Pensions

Moleong. J Lexi 2011. Metode PenelitianKualitatif Edisi Revisi. Bandung: RemajaRosdakarya

Ning Tias, Denok. 2013. Efektivitas PenerapanSistem Informasi AdministrasiKependudukan di Dinas Kependudukan danCatatan Sipil Surabaya. Surabaya:Universitas Negeri Surabaya

Purwandani, Sri. 2011. Analisis PenerapanElectronic Government di Kabupaten Pati.Semarang : Universitas Diponegoro

Puspita, Denok. 2013. Efektivitas PenerapanSistem Informasi AdministrasiKependudukan di Dinas Kependudukan danCatatan Sipil Surabaya. Surabaya :Universitas Negeri Surabaya

Rohman, Ahmad Ainur. 2008. ReformasiPelayanan Publik. Malang: ProgramSekolah Demokrasi bekerja samadengan Averros Press

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta.Penerbit: Ghalia Indonesia

Siagian P. Sondang, 2001. Administrasipembangunan (konsep, dimensi danstrategi). Jakarta. Bumi Aksara

Sugiyono, 2012. Metode Penelitian KuantitatifKualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta

Undang-undang No. 11 Tahun 2008 tentangInformasi dan Transaksi Elektronik.

Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentangKeterbukaan Informasi Publik.

Waluyo, D.E. 2000. Teknologi PerkantoranModern: Wacana Tentang Kantor Maya.Pengembangan Alat dan Lab JurusanAdministrasi Niaga. Semarang:Politeknik Negeri Semarang

Zuliyanti, Sri 2005. Pengaruh Pengembangan danPengawasan terhadap Efektivitas KerjaBagian Produksi. Jakarta: PrenadaPustaka

EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DALAM MENERAPKAN E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG E-GOVERNMENT DALAM KEGIATAN...

Documents

Transcript of EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI DALAM MENERAPKAN E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG E-GOVERNMENT DALAM KEGIATAN...