E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

20

Transcript of E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

Page 1: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)
Page 2: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

1. Mempercepat proses pengadaan barang dan jasa;2. Mendapatkan harga penawaran yang lebih kompetitif, cepat dan akurat dari para

vendor yang diundang dalam proses pengadaan;3. Meningkatkan transparansi proses pengadaan sesuai aturan yang ada;4. Melakukan pemantauan (monitoring) dan pengendalian kinerja proses

pengadaan dari perencanaan pengadaan hingga pembayaran kepada vendor;5. Meningkatkan kualitas komunikasi dengan para vendor PT. Vale;6. Menurunkan biaya proses pengadaan;7. Menurunkan volume pekerjaan yang bersifat administratif dan memberikan nilai

tambah dalam proses pengadaan barang dan jasa.8. Mengurangi Human Error dalam setiap proses lelang dan pembelian9. Kendali yang lebih baik10. Otomatisasi tugas-tugas repetitif

TUJUAN IMPLEMENTASI

Page 3: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• Konsep Solusi eProcurement adalah :– Otomasi proses pengadaan secara elektronik, baik di sisi user, bagian

pengadaan, maupun Vendor– Persetujuan (approval) secara elektronik dengan sistem otentifikasi elektronik– Komunikasi yang transparan antara semua pihak terkait proses pengadaan untuk

menciptakan persaingan sehat antar mitra kerja– Pemantauan kinerja proses pengadaan untuk pengambilan keputusan yang

efektif• Pengelolaan proses eProcurement mencakup

– Pengelolaan pengadaan barang dan jasa (Procurement Management)– Pengelolaan Vendor (Vendor Management)– Pengelolaan content barang dan jasa (Commodity Management)

KONSEP SOLUSI

Page 4: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

Aplikasi eProcurement terdiri dari 2 modul,dimana modul-modul tersebut akan salingterkait:1. Modul Procurement Management, untuk

pengelolaan proses pengadaan mulai daritahap perencanaan sampai denganpenunjukan pemenang

2. Modul Vendor Management, untukpengelolaan vendor mulai dari proses aktivasi,klasifikasi dan pemantauan kinerja vendor

Solusi eProcurement adalah dengan melakukan otomasi proses pengadaan secara elektronik,baik di sisi perusahaan (user, bagian pengadaan) maupun Vendor. Dengan mengacu padaalur proses sebagaimana digambarkan di bawah ini:

Dari sisi vendor, mereka dapat mengakses vendor application, untuk melakukan prosesregistrasi termasuk pembaharuan data dan pemasukan penawaran

Intranet

Extranet

Vendor ApplicationVendor Application

Vendor ManagementVendor ManagementProcurementManagementProcurementManagement

Backend/SAP

General Workflow

Page 5: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

InternalUser/systemadministrator

Vendors

Servers

External SystemCo-location

WWW

Data SyncServices Internal System

Data-center

Topology – Scenario 1

Page 6: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

InternalUser/systemadministrator

Vendors

Servers

Co-location

WWW

Topology – Scenario 2

Page 7: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

E-procurement application was developed as web based application on top of Microsofttechnology with specification as follows:

Web Application Server- MS Windows 2008 or above as an Operating System- Internet Information Server 7 as a Web Server- MS .Net Framework 3.5 or laterDatabase Server- MS Windows 2008 or above as an Operating System- MS SQL Server 2008 or above as a Database ServerClient / Users- MS Windows XP or later as an Operating System- Internet Explorer 7 or later as a Web Browser (Application UI)

Technology Used

Page 8: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

VENDOR MANAGEMENT

Page 9: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• Vendor Registrasi• Persetujuan• Penolakan• Penerbitan nomor SPDA secara electronik (online)

• Monitoring Status Vendor• Active Vendor• Suspend Vendor• Black List Vendor

• Vendor Performance Management

VMS - Functions

Page 10: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• Bidder List Management• Online Verifikasi dokumen registrasi• Email notification• Monitoring Validitas Dokumen (masa berlaku dokumen), seperti :

• Domisili• SIUP• TDP• Surat Keagenan• Sertifikasi• HSE / CHSEMS

• Perlakuan Khusus Untuk Vendor Tertentu• Laporan :

• Online• PDF

VMS - Features

Page 11: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

Vendor Registration RegistrationApproval

Vendor UpdateProfile and Vendor

Details (Ifapproved)

Initiate Selection forcertificateRequest CertificateReview and

Evaluate Certificate

Issued Certificate

Vendor registration and Certification issuance

Page 12: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

Input Vendor Evaluation Conduct Meeting for clarify

Create Warning Letter toVendor (if evaluation is

“Warning” status)

Vendor Receive WarningLetter (if evaluation is

“Warning” status)

Vendor evaluation Process Flow

Page 13: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

PROCUREMENT MANAGEMENT

Page 14: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• Perencanaan pengadaan• Permintaan pengadaan• Persiapan pengadaan

• Pra Kualifikasi• Paska Kualifikasi

• Undangan pengadaan• Undangan Melalui email

• Metode Pengadaan• Penunjukkan Langsung• Pemilihan Langsung

• Metode penawaran

• 1 Sampul• 2 Sampul

• Prebid meeting• Penawaran online oleh vendor

• Online Registration• Bid Bond

• Bid Opening• Evaluasi

• Administrasi• Teknis• Harga

eProcurement - Functions

Page 15: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• Penilaian Penawaran• Harga Terendah• Passing Grade• Merit Point

• Negosiasi Online• eAward (Pengumuman Pemenang

Secara Elektronik)• Pengajuan Masa Sanggah Online• Pembuatan PO & SO

• Performance Bond Monitoring

eProcurement - Functions

Page 16: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• Template evaluasi teknis• Upload dokumen RKS dan dokumen

pendukung pengadaan• Upload softcopy jaminan penawaran• Chatting dengan Internal & Vendor

(tercatat)• Penentuan Bidder List• Multi currency• eMail notification• Penilaian TKDN• Persetujuan elektronik• Penentuan Panitian

Pengadaan/Lelang• Pakta Integritas Elektronik• Monitoring progres pengadaan• Laporan :

• Online• PDF• Excel

eProcurement - Features

Page 17: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• PR Assigment (internal)- Tarik data PR dari SAP (melalui services)- Buyer di assign PR oleh Manager / Team Lead- Re-Assign PR dari buyer yang satu ke yang lainnya apabila berhalangan

• Tender Maintenance (internal)- Pembuatan Tender : Pengisian detil tender, Item PR, dan biddercandidate- Re-Assign Tender dari buyer yang satu ke yang lainnya apabilaberhalangan

• Publishing Tender (internal) - Publish Tender untuk dapat di bid oleh vendoryang di undang

• Bid Submission (external) - Pengisian bid tender dan TKDN• Technical evaluation (internal) - Evaluasi teknis dari Admin Departement

dan Buyer

eProcurement - Features

Page 18: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

• Commercial evaluation (internal) -Evaluasi commercial dari buyer• Negotiation (internal dan external) - Negosiasi harga penawaran• Create TIS (internal) - Pembuatan / Pengeditan Tender Implementation

Summary• Unsuccessfull-Objection (internal) - Masa Sanggah selama 2 hari kepada

vendor yang kalah• Set winner (internal) - Pemilihan Pemenang• Bid Result (External) - Vendor pemenang dapat menerima atau mereject

kemenangannya• Upload Signed TIS - Tender Implementation Summary yang sudah di tanda

tangani di upload sebelum proses• Generate nomor PO• Generate PO - Pembuatan nomor PO (integerasi dengan SAP)

eProcurement - Features

Page 19: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

Assign PR toBuyer

Buyer create /modify

unpublishedRFQ

Publish RFQ Vendor reviewpublished RFQ Bid Submition

TechnicalEvaluation

CommercialEvaluation

RequestNegotiation*if required

Submit bestoffering

*if negotiationrequired

Evaluate finalnegotiation

price

Insert intovendor basket

Sendunsuccessfullnotification

email

Vendorobjections

corresponding

ReceiveObjections

corresponding

Send awardnotification

email

Vendor receiveaward

Purchase Orderdata feeder &new vendor

profile

eProcurement - Process Flow

Page 20: E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)

PT. SHUBA Mitra SolusiKomp. Perkantoran Mitra Matraman Blok C-17Matraman Raya No. 148 Jakarta 13150DKI Jakarta - Indonesia

PT. SHUBA Mitra SolusiKomp. Perkantoran Mitra Matraman Blok C-17Matraman Raya No. 148 Jakarta 13150DKI Jakarta - Indonesia

www.shuba.co.idwww.shuba.co.id

@ShubaSolutions@ShubaSolutions

www.facebook.com/shubasolutionswww.facebook.com/shubasolutions

+62-21 85913646+62-21 85913646

+62-21 85913641+62-21 85913641

[email protected]@shuba.co.id

Shuba SolutionsShuba Solutions