E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)
-
Upload
shuba-solutions -
Category
Software
-
view
138 -
download
8
Transcript of E-Procurement & Vendor Management System (Bahasa Indonesia)
1. Mempercepat proses pengadaan barang dan jasa;2. Mendapatkan harga penawaran yang lebih kompetitif, cepat dan akurat dari para
vendor yang diundang dalam proses pengadaan;3. Meningkatkan transparansi proses pengadaan sesuai aturan yang ada;4. Melakukan pemantauan (monitoring) dan pengendalian kinerja proses
pengadaan dari perencanaan pengadaan hingga pembayaran kepada vendor;5. Meningkatkan kualitas komunikasi dengan para vendor PT. Vale;6. Menurunkan biaya proses pengadaan;7. Menurunkan volume pekerjaan yang bersifat administratif dan memberikan nilai
tambah dalam proses pengadaan barang dan jasa.8. Mengurangi Human Error dalam setiap proses lelang dan pembelian9. Kendali yang lebih baik10. Otomatisasi tugas-tugas repetitif
TUJUAN IMPLEMENTASI
• Konsep Solusi eProcurement adalah :– Otomasi proses pengadaan secara elektronik, baik di sisi user, bagian
pengadaan, maupun Vendor– Persetujuan (approval) secara elektronik dengan sistem otentifikasi elektronik– Komunikasi yang transparan antara semua pihak terkait proses pengadaan untuk
menciptakan persaingan sehat antar mitra kerja– Pemantauan kinerja proses pengadaan untuk pengambilan keputusan yang
efektif• Pengelolaan proses eProcurement mencakup
– Pengelolaan pengadaan barang dan jasa (Procurement Management)– Pengelolaan Vendor (Vendor Management)– Pengelolaan content barang dan jasa (Commodity Management)
KONSEP SOLUSI
Aplikasi eProcurement terdiri dari 2 modul,dimana modul-modul tersebut akan salingterkait:1. Modul Procurement Management, untuk
pengelolaan proses pengadaan mulai daritahap perencanaan sampai denganpenunjukan pemenang
2. Modul Vendor Management, untukpengelolaan vendor mulai dari proses aktivasi,klasifikasi dan pemantauan kinerja vendor
Solusi eProcurement adalah dengan melakukan otomasi proses pengadaan secara elektronik,baik di sisi perusahaan (user, bagian pengadaan) maupun Vendor. Dengan mengacu padaalur proses sebagaimana digambarkan di bawah ini:
Dari sisi vendor, mereka dapat mengakses vendor application, untuk melakukan prosesregistrasi termasuk pembaharuan data dan pemasukan penawaran
Intranet
Extranet
Vendor ApplicationVendor Application
Vendor ManagementVendor ManagementProcurementManagementProcurementManagement
Backend/SAP
General Workflow
InternalUser/systemadministrator
Vendors
Servers
External SystemCo-location
WWW
Data SyncServices Internal System
Data-center
Topology – Scenario 1
InternalUser/systemadministrator
Vendors
Servers
Co-location
WWW
Topology – Scenario 2
E-procurement application was developed as web based application on top of Microsofttechnology with specification as follows:
Web Application Server- MS Windows 2008 or above as an Operating System- Internet Information Server 7 as a Web Server- MS .Net Framework 3.5 or laterDatabase Server- MS Windows 2008 or above as an Operating System- MS SQL Server 2008 or above as a Database ServerClient / Users- MS Windows XP or later as an Operating System- Internet Explorer 7 or later as a Web Browser (Application UI)
Technology Used
VENDOR MANAGEMENT
• Vendor Registrasi• Persetujuan• Penolakan• Penerbitan nomor SPDA secara electronik (online)
• Monitoring Status Vendor• Active Vendor• Suspend Vendor• Black List Vendor
• Vendor Performance Management
VMS - Functions
• Bidder List Management• Online Verifikasi dokumen registrasi• Email notification• Monitoring Validitas Dokumen (masa berlaku dokumen), seperti :
• Domisili• SIUP• TDP• Surat Keagenan• Sertifikasi• HSE / CHSEMS
• Perlakuan Khusus Untuk Vendor Tertentu• Laporan :
• Online• PDF
VMS - Features
Vendor Registration RegistrationApproval
Vendor UpdateProfile and Vendor
Details (Ifapproved)
Initiate Selection forcertificateRequest CertificateReview and
Evaluate Certificate
Issued Certificate
Vendor registration and Certification issuance
Input Vendor Evaluation Conduct Meeting for clarify
Create Warning Letter toVendor (if evaluation is
“Warning” status)
Vendor Receive WarningLetter (if evaluation is
“Warning” status)
Vendor evaluation Process Flow
PROCUREMENT MANAGEMENT
• Perencanaan pengadaan• Permintaan pengadaan• Persiapan pengadaan
• Pra Kualifikasi• Paska Kualifikasi
• Undangan pengadaan• Undangan Melalui email
• Metode Pengadaan• Penunjukkan Langsung• Pemilihan Langsung
• Metode penawaran
• 1 Sampul• 2 Sampul
• Prebid meeting• Penawaran online oleh vendor
• Online Registration• Bid Bond
• Bid Opening• Evaluasi
• Administrasi• Teknis• Harga
eProcurement - Functions
• Penilaian Penawaran• Harga Terendah• Passing Grade• Merit Point
• Negosiasi Online• eAward (Pengumuman Pemenang
Secara Elektronik)• Pengajuan Masa Sanggah Online• Pembuatan PO & SO
• Performance Bond Monitoring
eProcurement - Functions
• Template evaluasi teknis• Upload dokumen RKS dan dokumen
pendukung pengadaan• Upload softcopy jaminan penawaran• Chatting dengan Internal & Vendor
(tercatat)• Penentuan Bidder List• Multi currency• eMail notification• Penilaian TKDN• Persetujuan elektronik• Penentuan Panitian
Pengadaan/Lelang• Pakta Integritas Elektronik• Monitoring progres pengadaan• Laporan :
• Online• PDF• Excel
eProcurement - Features
• PR Assigment (internal)- Tarik data PR dari SAP (melalui services)- Buyer di assign PR oleh Manager / Team Lead- Re-Assign PR dari buyer yang satu ke yang lainnya apabila berhalangan
• Tender Maintenance (internal)- Pembuatan Tender : Pengisian detil tender, Item PR, dan biddercandidate- Re-Assign Tender dari buyer yang satu ke yang lainnya apabilaberhalangan
• Publishing Tender (internal) - Publish Tender untuk dapat di bid oleh vendoryang di undang
• Bid Submission (external) - Pengisian bid tender dan TKDN• Technical evaluation (internal) - Evaluasi teknis dari Admin Departement
dan Buyer
eProcurement - Features
• Commercial evaluation (internal) -Evaluasi commercial dari buyer• Negotiation (internal dan external) - Negosiasi harga penawaran• Create TIS (internal) - Pembuatan / Pengeditan Tender Implementation
Summary• Unsuccessfull-Objection (internal) - Masa Sanggah selama 2 hari kepada
vendor yang kalah• Set winner (internal) - Pemilihan Pemenang• Bid Result (External) - Vendor pemenang dapat menerima atau mereject
kemenangannya• Upload Signed TIS - Tender Implementation Summary yang sudah di tanda
tangani di upload sebelum proses• Generate nomor PO• Generate PO - Pembuatan nomor PO (integerasi dengan SAP)
eProcurement - Features
Assign PR toBuyer
Buyer create /modify
unpublishedRFQ
Publish RFQ Vendor reviewpublished RFQ Bid Submition
TechnicalEvaluation
CommercialEvaluation
RequestNegotiation*if required
Submit bestoffering
*if negotiationrequired
Evaluate finalnegotiation
price
Insert intovendor basket
Sendunsuccessfullnotification
Vendorobjections
corresponding
ReceiveObjections
corresponding
Send awardnotification
Vendor receiveaward
Purchase Orderdata feeder &new vendor
profile
eProcurement - Process Flow
PT. SHUBA Mitra SolusiKomp. Perkantoran Mitra Matraman Blok C-17Matraman Raya No. 148 Jakarta 13150DKI Jakarta - Indonesia
PT. SHUBA Mitra SolusiKomp. Perkantoran Mitra Matraman Blok C-17Matraman Raya No. 148 Jakarta 13150DKI Jakarta - Indonesia
www.shuba.co.idwww.shuba.co.id
@ShubaSolutions@ShubaSolutions
www.facebook.com/shubasolutionswww.facebook.com/shubasolutions
+62-21 85913646+62-21 85913646
+62-21 85913641+62-21 85913641
[email protected]@shuba.co.id
Shuba SolutionsShuba Solutions