Entus Nuryana Ahmad, M.I.Kom

Menurut Any Noor (2013: 8), event merupakan suatu kegiatan yangdiselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia,

baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi,dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan

lingkungan masyarakat yang diselenggrakan pada waktu tertentu.

Apa itu Event ?

George R. Terry, manajemen adalah proses yang khas yang terdiridari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukanserta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melaluipemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain.

Management?

Event Management bisa didefiniskan sebagai prosesmengorganisir sebuah event atau peristiwa penting yang

dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektifyang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan)

sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.

Event Management ?

Management of an eventencompasses all activitiesinvolved in planning, staffing,organizing and evaluationsof event. In fact. Alloperational task for anevent such as the groundwotk, venue selection andstage design, arranging theinfrastructural facilitiesrequired, liaison with artists/performersand networkingwith other activities such asadvertising, public relations,ticket sales etc fall underthe gamut of EventManagement. (Vineet Gera,2012)

Pengertian LainEvent Management

KARAKTERISTIK EVENT

Keunikan PerishabilityEvent yang pernah diselenggarakan pastinya masihdapat diulangi pada kesempatan lain, misalnya eventyang biasa diselenggarakan secara reguler. Tetapi,keunikan harus tetap muncul pada setiappenyelenggaraan event meskipun memiliki temayang sama.

Setiap event yang diselenggarakan tidak akan pernahsama. Dua event yang sama diselenggarakan pada waktudan tempat yang sama pastinya tidak akan menghasilkanevent yang sama pula. Perishability berhubugan denganpenggunaan fasilitas untuk penyelenggaraan event.

(Any Noor, 2013: 14)

Intangibility

Suasana dan Pelayanan

Personal

Setelah menghadiri event, yangtertinggal di benak pengunjungadalah pengalaman yangmereka dapatkan daripenyelenggaraan event. Hal inimerupakan tantangan untukmerubah bentuk pelayananintangibility menjadi sesuatuyang berwujud, sehinggasekecil apapun wujud yangdigunakan dalam eventmampu mengubah persepsipengunjung.

Event yang dilangsungkan disaat suasana yang tepatakan menghasilkan suksesbesar, tetapi sebaliknyakegagalan event dihasilkankarena suasana yang tidaktepat.

Interaksi personal daripengunjung merupakankunci suksespenyeleggaraan event.Misalnya, penontondilibatkan untuk ikutmenyanyi walaupun hanyasatu lagu, tetapi suasanadapat dibangun dan merekaberkontribusi padaterselenggaranya event

(Any Noor, 2013: 14)

Kategori Event Berdasarkan Ukuran danBesarnya (Any Noor, 2013:19)

Mega event adalah event yang sangat besar, memberikan dampakekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara

penyelenggaraan dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagaimedia.

Hallmark event identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah,kota atau daerah disuatu tempat. Beberapa kota di Indonesia saat ini

mulai mengembangkan event-event yang berkembang di kotanya untukdiangkat menjadi hallmark event dengan tujuan utama peningkatan

ekonomi di kotanya.

Major Event diantaranya Australian Open, US open, Indonesia Open. Alasanpenting mengapa event dikategorikan sebagai major event adalah: a) Event yang

ditampilkan meliputi kompetisi antar tim atau perorangan yang diikuti oleh pesertadari berbagai negara. b) Event tersebut harus menarik banyak pengunjung untuk

menghadirinya baik secara nasional ataupun internasional. c) Adanya media yangmeliput event tersebut dan dapat dinikmati oleh masyrakat diseluruh dunia. d)

Merupakan event keolahragaan internasional yang telah terjadwal sepanjang tahun

Event Organizer adalah kegiatan profesional mengumpulkan danmempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan,pendidikan, pemasaran dan reuni, serta bertanggung jawab

mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukanperencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk

merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan (Goldblatt, 2013).

Event Organizer ?

Aktivitas perencanaan Event Organizer atau EO selain meliputi perkiraan biaya,tanggal pelaksanaan, tempat, perijinan dan koordinasi transportasi hingga perparkiran,Event Organizer atau EO juga melaksanakan hal-hal seperti mengembangkan konsep

atau tema acara, memilih dan menentukan pembicara, koordinasi kebutuhan dilapangan (listrik, sound system, dan lain-lain), dekorasi, meja, kursi, tenda, tenaga

keamanan, makanan, polisi, pemadam kebakaran, toilet, signage, petugas kesehatanprofesional dan petugas kebersihan.

what is the job?

Tahapan Event Management

Menentukan Tema - Tema sangat penting  untuk menentukan langkahselanjutnya. Tema-tema yang memunculkan fenomena baru akan banyakmendapat perhatian dari calon peserta pameran (event) maupunpengunjung nantinya. Mengadakan Penelaahan - Sebelum pelaksanaan, EO harus melakukankegiatan survey untuk menjajaki berbagai hal terkait dengan kegiatan eventsehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan SumberDaya Manusia (SDM), target peserta dan target pengunjung yang diharapkan.Metode survey bisa ditempuh dengan berbagai cara, yaitu: Telesurvey - Survey bisa juga dilakukan dengan menghubungi lewat telepondengan calon peserta yang didapat Event Organizer dari data baseperusahaan atau data dapat ditemukan dari surat kabar, majalah dan lainsebagainya. Metode ini lebih efektif bila sebelumnya kita sudah terlebihdahulu mengenal orang yang kita hubungi. Personal Interview - Event organizer bisa menanyakan langsung tanggapantarget peserta yang akan diajak apakah event tersebut tepat atau tidak untukdilaksanakan, sekaligus menampung usulan-usulan dari mereka mengenaikemungkinan terbaik dari event tersebut.

Menentukan Tema

Survey

Tele Survey

Personal Interview

Lidia Evelina. Event Organizer Pameran, (Jakarta: Indeks, 2009) hal 15-19

Banyak bentuk struktur yang bisa digunakan dalam pelaksanaan sebuah event. Dan bisadisesuaikan dengan kebutuhan yang akan dihadapi oleh sebuah event itu sendiri. Namunprinsip dasarnya kebutuhan event yang utama antara lain :

Dibidang ini kinerja tim yang digunakan lebih pada bentuk mengatur administrasi yangberkaitan dengan pelaksanaan acara. Pada umumnya bidang ini dipimpin oleh seorang ketuapanitia ataupun seorang direktur. Peran kerja dibidang ini sangatlah penting karena dasarkegiatan yang akan dilaksanakan bergantung pada pengolahan organisasi yang baik danteratur sesuai dengan kebutuhannya.

Manager umum

Bagian pemasaran tentunya akan lebih banyak berhubungan langsung dengan masyarakatumum. Sejak mulai event dilaksanakan, rencana rencana pemasaran sebuah event juga sudahharus ditentukan. Bisa dengan pemilihan sarana publikasi maupun penetapan promosi yangakan dilakukan

ManagerPemasaran

Event adalah sebuah acara yang diambil melalui penyaringan sebuah ide kreatif. Sehingga halini membutuhkan tenaga kerja yang mampu menggali sebuah konsep acara yang matangserta bisa menjalankan seluruh program yang sudah dirancang untuk bisa terlaksana denganbaik.

Koordinator Event

(Any Noor, 2009: 128)

Jenis sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan event ada 2 macam(Any Noor, 2013: 152) yaitu staf yang dibayar untuk penyelenggaraan event dansukarelawan. 

Pegawai yang dibayar - Staf yang dibayar dan dibutuhkan pada saat-saat tertentusaja. Jenis pekerjaan pada penyelenggaraan event meliputi persiapan, pelaksanaan,dan penutupan event. Jumlah staf terbanyak hanya pada saat persiapan danpelaksanaan event saja. Biasanya staf yang bekerja dalam event akan dibayar sesuaijumlah jam atau jumlah hari kerjaSukarelawan - Sesuai dengan namanya, sukarelawan tidak akan mendapatkanbayaran atas peran sertanya dalam event, tetapi mereka akan mendapatkan fasilitasstandar yang telah ditetapkan oleh penyelenggara

Media dan sponsor. Media adalah alat penunjang untuk mempermudah promosievent juga bisa sebagai sarana yang mampu menjadi tempat untuk pelaksanaanya.Dimana peran media begitu besar dalam memberikan dukungan terhadap sebuahpenyampaian informasi yang berkaitan dengan event tersebut. Sedangkan sponsormerupakan sebuah dukungan dari pihak luar yang bisa membantu jalannyaoperasional kerja dari organisasi event. Dimana kerjasama dengan sponsor ini bisaberdasarkan atas kesepakatan dari kedua pihak untuk bisa saling membantu sesuaidengan kebutuhan masing-masing.Sektor public atau pemerintahan. Dukungan dari sector ini biasanya berbeda dariyang lainnya. Sebab bentuk kerjasama yang dijalinpun tentu mempunyai tujuan danbidang yang berbeda. Dimana bentuk event yang bersifat membantu kerja dibidangprogram pemerintahan inilah yang bisa menarik perhatian pemerintah dalammemberikan dukungannya. Namun efek kerja yang dihasilkan setelah mendapatkandukungan dari pihak pemerintahan dirasa sangat membantu dan mempermudahkerja sebuah organisasi event, terutama terkait dengan perijinan dan pengompulanmassa.

Lanjutan ...

Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat dilakukan denganmetode review secara menyeluruh atau per-sesi. Tolak ukur menilai

keberhasilan penyelenggaraan event dengan menggunakan indikatorkuantitatif, seperti jumlah peserta atau undangan yang hadir dan transaksi,

sedangkan hasil dari evalusi kualitatif dan diumumkan saat penutupan acara.