LAPORAN ANALISIS DAN PERANCANGAN

SYSTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS FOSS “SLIMS”

Disusun Oleh :

NUR WAHYU(120709017)

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASIFAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARAMEDAN

2015

KATA PENGANTAR

Segala puji kami ucapkan kepada Tuhan YME, yang telah memberikan hidayahnya kepada kami, sehingga dalam pembuatan  proposal ini bisa berjalan dengan lancar.Dalam penyusunan proposal ini, tidak lupa kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian tugas proposal ini, sehinggga kami dapat menyelesaikannya dengan tepat waktu. Dan tidak lupa juga kami ucapkan terimakasih kepada ibu dosen yang telah membimbing kami dalam penyusunan proposal ini. Kami selaku penulis berharap semoga proposal  ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri maupun kepada pembaca umumnya.

Medan, 20 April 2015

Penulis

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Penerapan Teknologi Informasi (TI) pada saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola dan penyedia informasi merupakan salah satu bidang yang menerpkan teknologi informasi tersebut. Agar tetap eksis dan mampu bersaing maka perpustakaan harus selalu mengikuti perkembangan zaman salah satu nya perkembangan teknologi informasi. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital atau cyber library, virtual library dan istilah-stilah lainnya. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.

Otomasi Perpustakaan adalah sebuah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI).Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer. Otomasi perpustakaan (Library Automation) adalah pemanfaatan TI untuk kegiatan- kegiatan utama perpustakaan yang meliputi: pengadaan, pengolahan (inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, pengelolaan anggota, data statistic, dll.), penyimpanan (data koleksi maupun pengunjung) dan menyebarluaskan informasi (system temu kebali (OPAC) yang pada akhirnya mengubah sistem perpustakaan manual menjadi system perpustakaan terkomputerisasi.

Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumoulkan, mengelola dan menyediakan untuk umum diman penyelenggaraan perpustakaan tersebut sangat erat kaitannya dengan pelayanan yang meliputi segala sesuatu yang dibutuhkan oleh pemustaka/pengguna yang harus tersedia diperpustakaan. Ketidaksesuaian antara harapan dengan kenyataan seringkali mengakibatkan keluhan yang terus menerus muncul sebagai wujud ketidakpuasan. Oleh karena itu pengelola perpustakaan hendaknya terus berusaha meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam pengemasan dan penyebaran informasi, untuk memenuhi permintaan pengguna/pemustaka.

Perpustakaan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Sumatera Utara adalah merupakan unit pelaksana teknis untuk mendukung kegiatan penelitian dan pengkajian pertanian yang spesifik. Lokasi perpustakaan ini dibawah naungan kepala seksi penelitian dan pengkajian (kspp) BPTP Sumut. Sehubung dengan meningkatnya teknologi informasi maka saat ini Perpustakaan BPTP Sumut telah memanfaatkan komputer digital yang dapat mengakses data informasi lingkup badan Litbang Pertanian.Dengan adanya sarana dan prasarana yang terdiri dari computer modern,internet,cd,dll, sehingga informasi yang dibutuhkan pemustaka lebih cepat dan akurat yang ditemukan.

Saat ini Perpustakaan BPTP SUMUT menggunakan teknologi komputerisasi (automasi perpustakaan) untuk sistem kerumahtanggaannya, yaitu dengan menggunakan program WinISIS atau CDS/ISIS for Windows yang meliputi program pengolahan data (input data), sistem penelusuran catalog online (OPAC) dan program sirkulasi.

Berdasarkan pengamatan dan wawancara singkat yang penulis lakukan di Perpustakaan BPTP para pengguna yang akan meminjam buku langsung dibimbing oleh pustakawan menuju ke rak buku tersebut , sehingga memakan waktu lebih lama dan tidak efektif karena system WinISIS yang digunakan saat ini masih dalam batas input data untuk memudahkan pustakawan dalam pengelolaan koleksi data perpustakaan belum dapat lang terintegrasi digunakan oleh pemustaka sehingga pengguna belum memaksimalkan peran dari sistem tersebut dalam melakukan penelusuran bahan pustaka yang diinginkan pengguna.Maka dampaknya berpengaruh terhadap tinggi rendahya pemanfaatan sistem perpustakaan tersebut.

Pengolahan data yang terkomputerisasi tersebut belum sepenuhnya optimal dapat digunakan (terintegrasi) oleh pengguna perpustakaan di BPTP Sumut karena program WinISIS atau CDS/ISIS for Windows belum sepenuhnya menyediakan aplikasi pengelolaan system kerumahtanggaan perpustakaan secara keseluruhan seperti modul pengadaan dan manajemen lainnya, terlebih Fitur-fitur yang disediakan kurang up-to-date lagi, dan masih kurang bisa dikondisikan seperti open source yang sekarang, akan tetapi telah memudahkan dan membantu membuat fitur - fitur untuk memenuhi kebutuhan petugas perpustakaan

dalam pengolahan data transaksi yang terjadi seperti pendaftaran anggota baru dengan kelompok pengguna yang berbeda beda untuk mengakses koleksi khusus dibidang pertanian yang terus meningkat dari tahun ketahun, peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, stok koleksi dan pencarian koleksi berdasarkan rak serta dalam pembuatan laporan - laporan tiap periodiknya.

Sedangkan fasilitas pencarian koleksi telah di usulkan diautomasikan menggunakan aplikasi SenayanLibrary Manajemen Sistem (SLiMS). Dengan dukungan sistem berbasis Free Open Source Software (FOSS) yaitu SliMS ini cara kerja sistem yang sebelumnya belum dapat dimodifikasi dan didistribusikan seutuhnya, kini dapat diubah cara kerja yang lebih efisien, tepat, dan berdaya guna serta terjamin mutu, kualitas prosedur kerjanya dan mampu berjalan sempurna di dalam sistem jaringan lokal (intranet) ataupun internet.

Keberadaan Open Source Library Management System “SliMS” dan WinISIS atau CDS/ISIS for Windows saling mendukung dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Teknologi web yang diterapkan dalam Senayan Library Management System (SLiMS) saat ini juga telah mendukung fungsi perpustakaan digital (Digital Library) yang mampu memperluas cakupan pencarian referensi, namun tidak menyediakan informasi non-digital resource. Dari ulasan tersebut, sistem perpustakaan perlu dikembangkan agar mampu memenuhi kebutuhan pemanfaatan free open source pada skala yang lebih luas. Pengembangan sistem informasi perpustakaan yang dibahas adalah dengan mengintegrasikan arsitektur Senayan Library Management System (SLiMS) yang memiliki banyak kelebihan dibandingkan sistem otomasi perpustakaan sebelumnya

Karena sistem pengolahan data pada perpustakaan masih belum terimplementasi seutuhnya dengan system WinISIS, maka penulis akan membuat suatu perancangan analisis system pada perpustakaan tersebut. Agar data pada perpustakaan dapat di kelola dengan baik yng memungkinkan perangkat lunak dimodifikasi dan didistribusikan kepada masyrakat luas. Untuk itu diperlukan sebuah sistem manajemen yang baik, agar data perputakaan lebih terintegrasi. Berdasarkan uraian-uraian di atas penulis mengangkat permasalahan tersebut sebagai bahan penelitian. Adapun judul yang dipilih yaitu “Analisis dan Perancangan system Informasi Perpustakaan berbasis FOSS “SliMS” (Studi Kasus perpustakaan BPTP Sumatera Utara”. maka dengan Dengan perkembangan sarana teknologi modern yang lebih baik, diharapkan akan tercipta suatu lingkungan sistem kerja yang lebih produktif.

1.2 Rumusan MasalahSesuai dengan latar belakang yang telah penulis uraikan di atas, maka dalam

penulisan proposal ini penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang sistem informasi sistem baru agar dapat memperoleh informasi

tentang pengolahan data perpustakaan dengan Pemanfaatan Free Open Source Software (FOSS) “Slims”?

2. Bagaimana cara mengelola kerumahtanggaan perpustakaan yang akan diperlukan secara mudah dan cepat, tepat, teliti serta lebih efisien?

3. Bagaimana cara mengelola atau memperbaiki proses pengerjaan (manajemen proses) yang dahulu dikerjakan dengan WinISIS atau CDS/ISIS for Windows sekarang dikerjakan dengan menggunakan teknologi Free Open Source Software (FOSS) yaitu SliMS yang diharapkan dapat mengurangi kesalahan dan kekurangan serta kelemahan yang ada pada sistem sebelumnya?

1.3 Tujuan Penelitian1. Membangun suatu sistem baru dengan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi

yang dibutuhkan oleh pegawai2. Membangun suatu sistem baru agar dapat memperoleh informasi tentang pengolahan

data perpustakaan secara cepat dan lebih efesien3. Memperbaiki proses pengerjaan (manajemen proses) yang dahulu dikerjakan dengan

WinISIS atau CDS/ISIS for Windows sekarang dikerjakan dengan menggunakan teknologi Free Open Source Software (FOSS) yaitu SliMS

4. Dapat mengurangi kesalahan dan kekurangan serta kelemahan yang ada pada sistem sebelumnya

1.4 Manfaaat Penelitian

Manfaat yang dihasilkan dari perancangan sistem ini adalah memberikan kontribusi terhadap ilmu pengetahuan pada bidang sistem informasi khususnya dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan dan perkembangan teknologi yang mampu diadopsi untuk meningkatakan pelayanan kepada pengguna akhir.

BAB IIKAJIAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

2.2 Konsep Sistem Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, atau bagian sebuah gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa di simpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual. Berdasarkan jenis perpustakaan dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu perpustakaan umum dan khusus. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum dengan cirri-cirinya yaitu terbuka untuk umum, dibiayai oleh dana umum dan jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma. Sedangkan perpustakaan khusus diselenggarakan oleh lembaga khusus, kantor atau instansi tertentu misalnya kantor departemen, kantor suku dinas dan lembaga pemerintahan maupun swasta dimana perpustakaan ini berorientasi pada koleksi yang bersifat khusus guna menunjang pekerjaan sehari-hari. Melihat situasi tersebut, sudah sangat tepat jika perpustakaan menggunakan sisi kemajuan computer, baik piranti lunak maupun perangkat kerasnya dalam upaya membantu penanganan manajemen yang sebelumnya dilakukan secara manual.

2.2 Konsep Dasar Sistem2.2.1 Pengertian sistem

Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling interaksi dan bergantung satu sama lain. Definisi lain menurut: a. Ryans (1981 : 5)

Sistem merupakan sebagai gabungan dari elemen-elemen (objek, manusia, informasi dan sebagainya) yang saling dihubungkan oleh suatu proses atau struktur, dan berfungsi sebagai kesatuan organisatoris dalam usaha menghasilkan sesuatu.

b. Hick (1995 : 6) Sistem sebagai sekumpulan komponen yang saling berinteraksi dan beroperasi di dalam suatu batasan. Pembatas akan nyaring setiap jenis dan tingkat dan masukan dan keluaran antara sistem dan lingkungannya.

c. Murdick, Ross dan Claggett (1984) Sistem adalah suatu susunan elemen-elemen yang berinteraksi dan membentuk datu kesatuan yang berinteraksi.

d. Kamus WebsterSistem merupakan satu kesatuan (unity) yang kompleks yang dibentuk oleh bagian-bagian yang berbeda-beda (diserve) yang masing-masing terikat pada rencana yang sama atau berkontribusi untuk mencapai tujuan yang sama.

e. Hartono, Jogianto (2005:1)Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Jadi, dapat disimpulkan sistem itu adalah suatu cara atau metode yang saling berhubungan dan saling melengkapi satu sama lainnya untuk menyelesaikan masalah agar memudahkan dalam pencapaian tujuan.

2.2.2 Karakteristik sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sift-sifat yang tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.

b. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.maskukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

f. Keluaran Sistem (Output) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempuyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran system (Objective) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

2.3 Model Pengembangan Sistem2.3.1 Model Waterfall

Pengertian Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement. Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :

Karakteristik : Salah satu model tradisional dan mudah yang tahapannya mengalir satu arah seperti air terjun.Tahapan model waterfall Menurut Roger S. Pressman :

a. System / Information Engineering and Modeling.Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.

b. Software Requirements Analysis.Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.

c. Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.

d. Testing / Verification . Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar- benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.

e. Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur- fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.

Kelebihan Model Waterfallo Software yang dikembangkan dengan metode ini biasanya menghasilkan kualitas

yang baik.o Dokumen pengembangan sistem sangat terorganisir, karena setiap fase harus

terselesaikan dengan lengkap sebelum melangkah ke fase berikutnya.o Mudah aplikasikano Memberikan template tentang metode analisis, desain, pengkodean, pengujian,

dan pemeliharaan.Kekurangan Model Waterfall

o Membutuhkan keahlian yang baik atau yang telah berpengalaman dalam mengembangkan perangkat lunak, dalam arti metode ini kurang cocok bagi pemula.

o Diperlukan manajemen yang baik, karena proses pengembangan tidak dapat berulang sebelum menghasilkan suatu produk, yaitu aplikasi. Jadi apabila dalam suatu proses seperti perancangan tidak selesai tepat waktu, maka akan mempengaruhi keseluruhan proses pengembangan perangkat lunak.

o Jarang sekali proyek riil mengikuti aliran sekuensial yang dianjurkan model karena model ini bisa melakukan itersi tidak langsung . Hal ini berakibat ada perubahan yang diragukan pada saat proyek berjalan.

o Pelanggan sulit untuk menyatakan kebutuhan secara eksplisit sehingga sulit untuk mengakomodasi ketidakpastian pada saat awal proyek.

o Pelanggan harus bersikap sabar karena harus menunggu sampai akhir proyek dilalui. Sebuah kesalahan jika tidak diketahui dari awal akan menjadi masalah besar karena harus mengulang dari awal.

2.4.2 Model PrototypePengertian Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat

lunak yang banyak digunakan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Sering terjadi seorang pelanggan hanya mendefinisikan secara umum apa yang dikehendakinya tanpa menyebutkan secara detal output apa saja yang dibutuhkan, pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang kurang memperhatikan efesiensi

algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan manusia dan komputer.

Karakteristik :o Pemilahan fungsio Penyusunan Sistem Informasio Evaluasio Penggunaan Selanjutnyao Ciri khas dari metodologi ini adalah pengembang sistem, klien, dan pengguna

dapat melihat dan melakukan eksperimen dengan bagian dari sistem computer dari sejak awal proses pengembangan.

Tahapan :a. Pengumpulan kebutuhanPelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.b. Membangun prototypingMembangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).c. Evaluasi protoptypingEvaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu langkah 1, 2 , dan 3.d. Mengkodekan systemDalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan kedalam bahasa pemrograman yang sesuai.e. Menguji systemSetelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain.f. Evaluasi SistemPelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Jika ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

g. Menggunakan system Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

Kelebihan Model Prototypeo Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.o Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.o Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan system. o Lebih menghemat waktu dalam pengembangan system.o Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang

diharapkannya.

Kekurangan Model Prototypeo Pelanggan kadang tidak melihat atau menyadari bahwa perangkat lunak yang ada

belum mencantumkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan juga belum memikirkan kemampuan pemeliharaan untuk jangka waktu lama.

o penegmbang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek. Sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman yang sederhana untuk membuat prototyping lebih cepat selesai tanpa memikirkan lebih lanjut bahwa program tersebut hanya merupakan cetak biru sistem.

o Hubungan pelanggan dengan komputer yang disediakan mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

2.3.2 Model SpiralPengertian Model spiral pada awalnya diusulkan oleh Boehm, adalah model proses

perangkat lunak evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototype dengan cara kontrol dan aspek sistematis model sequensial linier.

Model iteratif ditandai dengan tingkah laku yang memungkinkan pengembang mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih lengkap secara bertahap. Perangkat lunak dikembangkan dalam deretan pertambahan. Selama awal iterasi, rilis inkremantal bisa berupa model/prototype kertas, kemudian sedikit demi sedikit dihasilkan versi sistem yang lebih lengkap.

Karakteristik

o Menggunakan prinsip iterasi, namun dalam setiap kali iterasi diperhitungkan dengan “manajemen resikonya.

o Pada setiap siklus (iterasi) dinilai bagaimana status proyek saat ini, apakahsesuai dengan tujuan (objectives) semula.

o Mempertimbangkan risiko-risiko apa yang dapat muncul bila diadakan perubahan pada suatu iterasi dan melihat alternative apa saja yang tersedia dan menilai dampaknya bagi proyek.

o Tahap iterasi berikutnya harus menitikberatkan pada penanggulangan resiko-resiko.

o Setiap iterasi ditutup dengan pengeksekusian rencana.

TahapanModel spiral dibagi menjadi enam wilayah tugas yaitu:

a. Komunikasi pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.b. PerencanaanYaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan.c. Analisis Resiko Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resikomanajemen dan teknis.d. Perekayasaan Yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut.e. Konstruksi dan peluncuran Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai. f. Evaluasi PelangganYaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.

Kelebihan Model Spiralo Dapat disesuaikan agar perangkat lunak bisa dipakai selama hidup perangkat

lunak komputer.o Lebih cocok untuk pengembangan sistem dan perangkat lunak skala besar.o Pengembang dan pemakai dapat lebih mudah memahami dan bereaksi terhadap

resiko setiap tingkat evolusi karena perangkat lunak terus bekerja selama proses.o Menggunakan prototipe sebagai mekanisme pengurangan resiko dan pada setiap

keadaan di dalam evolusi produk.o Tetap mengikuti langkah-langkah dalam siklus kehidupan klasik dan

memasukkannya ke dalam kerangka kerja iteratif.o Membutuhkan pertimbangan langsung terhadp resiko teknis sehingga mengurangi

resiko sebelum menjadi permaslahan yang serius.

Kekurangan Model Spiralo Sulit untuk menyakinkan pelanggan bahwa pendekatan evolusioner ini bisa

dikontrol.o Memerlukan penaksiran resiko yang masuk akal dan akan menjadi masalah yang

serius jika resiko mayor tidak ditemukan dan diatur.o Butuh waktu lama untuk menerapkan paradigma ini menuju kepastian yang

absolute

2.3.3 Model 4GTPengertian Istilah Fourth-Generation (generasi keempat) mengarah ke perangkat

lunak yang umum yaitu, tiap pengembang perangkat lunak menentukan beberapa karakteristik perangkat lunak pada level yang tinggi. Tool akan otomatis menghasilkan sumber berdasarkan spesifikasi tersebut. Teknik 4GT ini menekankan pada kemampuan menentukan perangkat lunak pada level mesin dengan bahasa yang lebih alami atau notasi yang lebih memiliki arti. Saat ini pengembangan perangkat lunak yang mendukung 4GT, berisi tool-tool berikut : i) Bahasa non prosedural untuk query basis data; ii) Report generation; iii) Data manipulation ; iv) Interaksi layar ; v) Kemampuan grafik level tinggi ; vi) Kemampuan spreadsheet . Tiap tool ini ada tapi hanya untuk sauatu aplikasi khusus. Cakupan aktivitas 4GT :

a. Pengumpulan kebutuhan, Idealnya pelanggan akan menjelaskan kebutuhan yang akan ditranslasikan ke prototype operasional.

b. Translasi kebutuhan menjadi prototype operasional, atau langsung melakukan implementasi secara langsung dengan menggunakan bahasa generasi keempat (4GL) jika aplikasi relatif kecil.

c. Untuk aplikasi yang cukup besar, dibutuhkan strategi perancangan sistem walaupun 4GL akan digunakan.

d. Pengujian.e. Membuat dokumentasi. f. Melaksanakan seluruh aktivitas untuk mengintegrasikan solusi-solusi yang

membutuhkan paradigma rekayasa perangkat lunak lainnya.

Model 4GT memungkinkan pengembang menghasilkan spesifikasi perangkat lunak

tingkat tinggi, karena:o Membangkitkan source code secara otomatiso Bahasa non-prosedural untuk query basisdata.o Manipulasi data.o Membangkitkan laporan.o Definisi dan interaksi melalui layar.o Pengembangan aplikasi grafik tingkat tinggi.

Kelebihan Model 4GT

o Pelanggan dapat menggambarkan kebutuhannya dalam suatu rancangan sistem dan secara otomatis rancangan dapat diubah menjadi prototip operasional.

o Penggunaan perangkat 4GT tidak membutuhkan pengetahuan bahasa pemrograman, karena kode komputer (source code) dapat dibangkitkan oleh sistem 4GT.

o 4GT mengurangi waktu pengembangan perangkat lunak dan meningkatkan produktivitas manusia yang mengambangkannya.

Kelemahan Model 4GT

o Kode komputer yang dihasilkan tidak efisien dan perawatan sistem perangkat lunak besar yang dikembangkan menggunakan 4GT masih menjadi tanda tanya.

o Penggunaan 4GT masih terbatas pada aplikasi sistem informasi bisnis, khususnya analisis informasi dan pelaporan yang mengacu pada database besar.

2.4 Konsep Dasar Perancangan Proses2.4.1 Flowchart

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Untuk merancang bagan alir pada sistem ini digunakan bagan alir sistem.

2.4.2 Data Flow Diagram

Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasidengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunkan notasi notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram atau DFD)

Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan dengan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.2.5 Pengertian Analisa sistem

Menurut Jogiyanto (1999,p129) Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi.

Analisa yang tepat akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan menyebabkan penyusunan sistem gagal (Jogiyanto, 2005).

Untuk itu diperlukan ketelitian didalam melakukan sebuah analisa sistem, sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan didalam menganalisa sistem adalah :a. Tahap perencanaan sistemb. Tahap analisis sistemc. Tahap perancangan sistem

d. Tahap penerapan sisteme. Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.

Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Selain itu dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan beserta pemasukan data.

Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.

2.6 Pengertian Perancangan

Menurut Jogiyanto (1999:179) perancangan mempunyai 2 maksud, yaitu untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pemogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Pengertian perancangan sistem menurut Robert J. Versello/John Reuter III (Jogiyanto, 2001:46) yaitu “Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.

Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada programmer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat. Pada tahap ini akan diperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan sistem yang baru dan akan ditetapkan pula ruang lingkup dari sistem tersebut dengan mengumpulkan fakta studi dengan cara menyebar angket kepada para pemakai dan bekerja sama dengan para pemakai untuk menemukan masalah dan menentukan kebutuhan pemakai. Dengan demikian perancangan sistem di sini adalah untuk menggambarkan secara menyeluruh terminology yang diinginkan serta bagaimana dari masing-masing komponen rancangan sistem keluaran, masukan, pemrosesan, pengendalian, database dan platform teknologi yang akan dirancang.

Menurut Edi Purwono (2002:24), dalam perancangan suatu sistem ada 4 tahap yang harus ditempuh dalam mengetahui daur hidup sistem, yaitu :

1. Tahap investigasi (penyelidikan). Tujuan tahap investigasi adalah untuk melihat dan mengevaluasi permintaan suatu pengembangan sistem itu benar atau tidak. Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap investigasi :a. Studi awal, yaitu memahami kebutuhan pemakai serta melihat dan mengevaluasi

pengembangan sistem.b. Studi kelayakan, yaitu menentukan ruang lingkup, perkiraan biaya dan sumber daya

lainnya guna mendukung sistem yang sedang dirancang.2. Tahap analisis. Tujuan tahap analisis adalah :

a. Memberikan pelayanan informasi kepada pimpinan dalam melaksanakan proyek sistem.

b. Membantu para pengambil keputusan mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.

c. Mengevaluasi bentuk sistem lama baik proses pengolahan data maupun pembuatan laporan.

d. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai serta menyusun rencana pembangunan sistem dan langkah penerapannya.

2.7 Perangkat Lunak Yang DigunakanDidalam penulisan proposal ini penulis menggunakan software yang Berbagai

perangkat lunak yang digunakan untuk membangun SLiMS, antara lain Apache sebagai web server; HTML (Hypertext Markup Language) adalah bahasa standar yang digunakan oleh browser untuk menampilkan informasi dalam halaman-halaman web; PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa script yang disisipkan dalam HTML yang digunakan sebagai bahasa pemrograman web; dan MySQL adalah sistem manajemen database yang digunakan untuk menyimpan semua data. Semua perangkat lunak ini dibangun dengan kode sumber (source code) yang bersifat terbuka (open source). Kode sumber yang bersifat terbuka inilah yang memberikan peluang bagi para pengguna untuk mengembangkan SLiMS lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.

Selain aplikasi Apache, HTML, PHP, dan MySQL, SLiMS juga menggunakan beberapa aplikasi open source lainnya yang digunakan SLiMS awalnya diproduksi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional. Kelahiran SLiMS ini dirintis oleh para developer yang hampir semuanya adalah para alumni Jurusan Ilmu Perpustakaan universitas terkemuka di Indonesia. Mereka adalah Hendro Wicaksono, Arie Nugraha, Wardiyono, Arif Syamsuddin, dan M. Rasyid Ridho. Dua developer lainnya adalah Eddy Subrata (konsultan IT) dan Indra Sutriadi (guru Fisika). Para developer SLiMS berkomitmen untuk terus mengembangkan SLiMS sesuai dengan kebutuhan sistem otomasi perpustakaan, berupaya mengikuti tren perkembangan teknologi dengan menerapkan fitur-fitur baru, yang tetap selaras dengan prinsip-prinsip dan standar Ilmu Perpustakaan. Untuk mendukung pengembangannya ke depan, SLiMS selain memiliki komunitas pengembang yang tergabung dalam Senayan Developer Community (SDC), juga dikembangkan oleh berbagai komunitas pengguna SLiMS yang berasal dari berbagai daerah di seluruh Indonesia, bahkan beberapa komunitas dari manca negara. Hampir di setiap provinsi di Indonesia memiliki komunitas SLiMS.

Sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan, SLiMS mampu mempermudah berbagai kegiatan manajemen administrasi perpustakaan. Jika melihat modul yang disediakan SLiMS, perangkat lunak ini mampu menjalankan berbagai fungsi manajemen administrasi yang ada di perpustakaan. Kegiatan pengolahan, peminjaman, pengembalian, pemesanan koleksi, penyiangan, manajemen anggota, fasilitas pencetakan barcode (barcode koleksi dan kartu anggota) serta berbagai jenis laporan. Melalui modul pelaporan yang cukup lengkap, SLiMS dapat membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi pengembangan perpustakaan.

Semua kegiatan ini mungkin dilakukan dengan menggunakan modul yang ada di SLiMS. Modul yang ada di SLiMS, antara lain modul Bibliografi, Sirkulasi, Keanggotaan, OPAC (Online Public Access Catalog), Inventarisasi Koleksi, Master File, Sistem, Pelaporan, dan Kontrol Terbitan Berseri.

Sebagai perangkat lunak yang termasuk dalam kategori FOSS, SLiMS berkembang sangat cepat. Sejak dirilis akhir tahun 2007 sampai dengan sekarang, perangkat lunak ini telah empat belas kali mengalami upgrade sistem mulai dari Senayan3 Stable 3 hingga mencapai versi Senayan versi 7. SLiMS versi 7 code name Cendana ini merupakan penyempurnaan dari SLiMS versi-versi sebelumnya yang dirasa masih memiliki berbagai kekurangan di samping berupaya mengikuti fitur teknologi terbaru yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tuntutan zaman. Perkembangan yang cepat ini tidak lepas dari kontribusi pengguna SLiMS yang dengan senang hati akan memberikan laporan terkait dengan kelemahan atau kekurangan yang ada di aplikasi SLiMS. Dari berbagai laporan dari para pengguna, pengembang SLiMS kemudian melakukan perbaikan dan penyempurnaan. Para pengguna SLiMS dapat berkomunikasi, memberikan laporan terkait dengan kelemahan yang ada di SLiMS serta berbagi pengalaman dalam pemanfaatan SLiMS melalui milis, forum online, grup facebook dan twitter.

Pada tahun 2009, aplikasi SLiMS berhasil memenangkan INAICTA (Indonesia ICT Award) yang diadakan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Infdonesia (Kemenkoinfo RI) untuk kategori software open source (INAICTA, 2009). INAICTA sendiri merupakan ajang lomba karya cipta kreativitas dan inovasi di bidang TIK terbesar di Indonesia. INAICTA diselenggarakan untuk mendorong terus berkembangnya produk-produk TIK lokal dibarengi dengan peningkatan kualitasnya. Ini membuktikan software SLiMS merupakan software unggulan dan telah diakui keunggulannya secara nasional.Beberapa Fitur   SLIMS

Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di- generate on-thefly.

Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut

(Advanced Search) Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) untuk

kebutuhan web service. Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data. Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material

Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain. Sirkulasi dengan fitur: Transaksi peminjaman dan pengembalian, Reservasi koleksi,

Aturan peminjaman yang fleksibel, Informasi keterlambatan dan denda. Manajemen keanggotaan. Inventarisasi koleksi (stocktaking) Laporan dan Statistik Pengelolaan terbitan berkala Dukungan pengelolaan dokumen multimedia (.flv,.mp3) dan dokumen digital. Khusus

untuk pdf dalam bentuk streaming. Beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak menggunakan penulisan selain latin. Menyediakan berbagai bahasa pengantar (Indonesia, Inggris, Spanyol, Arab, Jerman). Dukungan Modul Union Catalog Service. Counter Pengunjung perpustakaan. Member Area untuk melihat koleksi sedang dipinjam oleh anggota.

Modul sistem dengan fitur: Konfigurasi sistem global, Manajemen modul, Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup, Pengaturan hari libur, Pembuatan barcode otomatis, Utilitas untuk backup.

2.8 Perpustakaan Khusus2.8.1 Pengertian Perpustakaan Khusus

Pada umumnya setiap lembaga atau instansi baik Pemerintah maupun swasta memiliki perpustakaan ataupun pusat informasi. Perpustakaan yang terdapat pada suatu instansi baik instansi pemerintah maupun swasta disebut perpustakaan khusus. Ada beberapa pengertian tentang perpustakaan khusus diantaranya adalah:

Dalam Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (1999: 7- 8), dinyatakan bahwa: Perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (Pemerintah/swasta) atau perusahaan atau asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan di lingkungannya baik dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi pustaka dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumberdaya manusia. Sedangkan Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000: 4),

Berdasarkan beberapa pendapat pakar di atas maka dapat dinyatakan bahwa perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berorientasi pada suatu bidang ilmu tertentu sesuai dengan kebutuhan ilmu lembaga induknya dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi dari lembaga induk yang membawahi perpustakaan tersebut.

Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 156) ada beberapa ciri dari perpustakaan khusus yaitu:

a. Lebih menekankan fungsi informasi daripada fungsi lain. b. Setiap perpustakaan khusus memiliki sifat yang khas, terpulang pada badan

induknya.c. Perpustakaan khusus memberikan jasanya pada pemakai tertentu saja. d. Perpustakaan khusus memberikan jasa terbatas pada ruang lingkup subjek tertentu

saja. e. Ciri khas lainnya adalah hampir semua yang bersangkutan dengan perpustakaan

khusus selalu berskala mini. 2.8.2 Tugas, Tujuan dan Fungsi Perpustakan Khusus

Perpustakaan khusus tidak hanya sebagai tempat menyimpan, mengumpulkan, dan menata koleksi saja akan tetapi didirikannya perpustakaan khusus memiliki beberapa tujuan, yaitu:

a. Menciptakan dan memantapkan kebiasaan membaca masyarakat b. Memberikan layanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan

pemustaka. c. Mengusahakan agar semua anggota masyarakat dapat mengakses

segala macam informasi yang tersedia d. Memberikan kemudahan kepada masyarakat dalam meningkatkan ilmu

pengetahuan dan ketrampilan. (Sutarno, 2006 : 52-53)

Tujuan didirikannya perpustakaan khusus tidak hanya memberikan layanan kepada pemustaka serta meningkatkan kegemaran membaca, namun juga untuk memperluas wawasan dan pengetahuan pemustaka. Hal tersebut sesuai dengan (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010 : 3) bahwa : Tujuan perpustakaan khusus adalah untuk memenuhi kebutuhan bahan perpustakaan/informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya manusia.

Tugas dan fungsi perpustakaan khusus tercantum dalam keppres No. 11 tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional, dalam konsideransinya menyatakan bahwa perpustakaan adalah sarana pelestarian bahan pustaka hasil budaya bangsa yang berfungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan bangsa dan menunjang pelaksanaan tugas lembaga yang bersangkutan. (Pedoman perlengkapan perpustakaan khusus, 1991: 3)

Oleh sebab itu peranan perpustakaan sangat penting sekali dalam suatu instansi/ lembaga baik pemerintah maupun swasta untuk mensukseskan pelaksanaan program kerja instansi/lembaga tempat perpustakaan bernaung.

Sebagai unit pelayanan yang bernaung dibawah lembaga/ instansi induk, perpustakaan harus menyesuaikan tujuan penyelenggaraannya dengan tujuan lembaga/ instansi induk yang membawahinya.

BAB IIIMODEL PENGEMBANGAN

3.1 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Pada Perpustakaan BPTP Medan Saat ini Perpustakaan BPTP Medan menggunakan teknologi komputerisasi (automasi

perpustakaan) untuk sistem kerumahtanggaannya, yaitu dengan menggunakan program CDS/ISIS for Windows yang meliputi program pengolahan data(input data), sistem penelusuran catalog online (OPAC) dan program sirkulasi.

3.1.1 Sekilas Tentang WINISIS WINISIS atau CDS/ISIS Versi Windows adalah suatu program yang dapat digunakan

untuk mengelola basis data. Program ini secara khusus dibuat untuk digunakan pada perpustakaan, pusat-pusat informasi dan dokumentasi serta kearsipan. Program ini dapat diperoleh secara gratis dari UNESCO. Jadi bukan merupakan program komersial, dimana kita harus membeli untuk dapat menggunakannya. Pada awalnya CDS/ISIS hanya digunakan untuk mengelola data berupa teks, namun dengan kemajuan dan perkembangan teknologi, kini WINISIS dapat pula digunakan untuk menangani data berbentuk selain teks. Dengan kata lain WINISIS dapat pula menangani data multi media. Yang dimaksud dengan data multi media adalah data berupa teks, gambar diam atau gambar gerak (video), serta data berupa suara. Versi beta dari WINISIS dirilis bulan Oktober 1996 oleh Divisi Pengembangan Software UNESCO. Versi beta dari suatu program aplikasi adalah versi uji coba yang sengaja diluncurkan untuk digunakan oleh masyarakat secara umum. Diharapkan masyarakat umum yang menggunakan program tersebut dapat memberi masukan berupa saran dan kritik untuk perbaikan versi tersebut. Versi resmi yaitu veri 1.31 baru diluncurkan bulan November 1998. Tanggal 17 Desember 1998 disket program yang terdiri atas dua buah disket floppy secara resmi dikirimkan ke distributor di seluruh dunia. Di Indonesia distributor resminya adalah PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia). Disket program juga disertai dengan contoh data dari CDS/ISIS versi DOS (yaitu database dengan nama CDS dan THES. Dengan penambahan format tampilan yang sesuai untuk versi windows. WINISIS sudah memenuhi kriteria standar yang diharapkan bagi program-program berbasis windows. WINISIS versi 1.4 telah diluncurkan lagi pada bulan Agustus 2000. Versi ini lebih lengkap dari versi sebelumnya.

Pengguna program WINISIS yang sebelumnya sudah pernah menggunakan program CDS/ISIS versi DOS akan lebih mudah menggunakan program ini. Karena prinsip-prinsip dasar program berbasis Windows ini sama dengan program pendahulunya yang berbasis DOS. WINISIS dapat dijalankan pada komputer berbasis Windows, baik Windows versi 3.XX atau Windows versi 9X keatas. Windows versi 3.XX adalah Windows 3.1 dan versi 3.11 (Work-groups) yang kini sudah sangat jarang digunakan. Sedangkan yang dimaksusd dengan Windows 9X keatas adalah Windows versi 95, atau Windows versi lebih baru yaitu versi 98, 2000, Me NT atau Windows XP.

3.1.2 Pengadaan

Pengadaan (acquisitions) yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, maupun hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk didalamnya.Kegiatan lain yang juga termasuk ke dalamnya adalah mencakup pemrosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan tersebut. Dalam WINISIS modul untuk pengadaan belum tersedia. Jadi masih dilakukan dengan sistem manual.

3.1.3 Pengatalogan Pengatalogan (catalouging) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk

mempersiapkan cantuman (record) bibliografi dengan tujuan menghasilkan catalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perustakaan. Aktifitas yang terjadi dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan catalog dan pembuatan label bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dilayankan. Perpustakaan BPTP menggunakan dua pedoman dalam pengatalogan antara lain :

1. Untuk penentuan nomor klasifikasi digunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification)

2. Untuk penentuan subjek digunakan LCSH (Library of Congres Subject Heading)

Untuk kepentingan penelusuran, file induk ini dapat disortir sesuai dengan kebutuhan menurut abjad pengarang, nomor klasifikasi, abjad judul, subyek dan sebagainya. Fungsi utama modul pengatalogan (koleksi) pada Perpustakaan BPTP adalah digunakan untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala.

3.1.4 Pengolahan Koleksi Buku Pengolahan koleksi buku ini dilakukan untuk mempersiapkan bhan pustaka yang

diperoleh agar dengan mudah diatur ditempat rak penyimpanan sehingga mudah untuk dilayankan kepada para pemakai perpustakaan. Metode kerja pengolahan buku menurut instruksi kerja3.1.5 Kinerja Pelayanan Penggunaan

Setiap perpustakaan memiliki sistem pelayanan yang berbeda-beda disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Di Perpustakaan BPTP sistem pelayanan yang digunakan adalah sistem pelayanan terbuka, dimana setiap pengguna dapat menelusur langsung ke rak buku untuk mencari koleksi yang diinginkannya.

Sejak tahun 2008 untuk penelusan informasi perpustakaan BPTP menyediakan layanan OPAC (Online Public Acces Katalog) yang bersistem CDS ISIS dengan tersedianya layanan ini diharapkan dapat mempermudah pengguna menelusur informasi yang diinginkannya.

Perpustakaan BPTP selain memberikan pelayanan bagi karyawan di lingkungan BPTP, juga memberikan pelayanan bagi pengguna yang berasal dari luar instansi BPTP. Pelayanan diberikan pada jam buka perpustakaan. Para pegawai perpustakaan BPTP Sumut harus mencatat bahan perpustakaan yang masuk maupun yang diluar , pencatat ini harus

dilakukan agar bahan perpustakaan yang dimiliki perpustakaan BPTP dapat terorganisir , pencatat bahan perpustakaan ini disebut dengan sirkulasi.

Pelayanan sirkulasi Perpustakaan BPTP adalah suatu kegiatan pelayanan pencatatan perubahan perpustakaan yang masuk maupun keluar , pada perpustakaan BPTP kegiatan pada pencatatan bahan perpustakaan tidak dilakukan secara rinci . Kegunaan dari pada pelayanan siskulasi ini adalah untuk mencegah hilangnya bahan pustaka ataupun sobekan/lembaran bahan pustaka tersebut . kegiatan pelayannan dilakukan pada Perpustakaan BPTP adalah peminjaman ,pengembalian,perpanjangan,penagihan,dan pemberian sanksi atau denda.

3.2 Analisis 3.2.1 Identifikasi Masalah

Tahapan yang dilakukan dalam analisis sistem adalah dengan pendefinisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem. Kendala yang sering terjadi pada perpustakaan BPTP adalah sebagai berikut :

a. Permasalahan yang timbul

1. Dalam melakukan pencatatan data anggota yang meminjam dan mengembalikan buku masih secara manual, sehingga pelayanannya memakan waktu kurang lebih 5 menit untuk setiap peminjam karena format data belum terentri dan terintegrasi sepenuhnya

2. Pencarian data koleksi perpustakaan kurang cepat Statistic pengunjung atau pencatatan data anggota perpustakaan masih manual

3. Kesulitan dalam melakukan penyusunan laporan, penyimpanan data-data belum maksimal dan optimal masih dalam bentuk lembaran-lembaran arsip walaupun sudah dibantu menggunakan komputer.

b. Identifikasi penyebab masalah Dari permasalahan yang timbul dikarenakan adanya faktor-faktor berikut:

1. Dalam pemasukan data anggota hanya berdasarkan pada buku pinjaman perpustakaan.

2. Pencarian data anggota hanya berdasarkan daftar nama masih menggunakan lembaran kertas sehingga tidak efektif dan efisien.

3. Masalah tersebut timbul karena belum selesainya perancangan sistem informasi yang digunakan untuk melakukan pengecekan anggota dan pengolahan data sirkulasi perpustakaan

Matriks Analisa Masalah, Penyebab dan Pengaruh, Tujuan dan Batasan

Analisa Penyebab dan PengaruhAnalisa Penyebab dan Pengaruh Tujuan Peningkatan SistemTujuan Peningkatan Sistem

Masalah Masalah Penyebab danPenyebab dan Pengaruh Pengaruh

Tujuan Sistem Tujuan Sistem Batasan Sistem Batasan Sistem

Penguasaan TI rendah Database koleksi

perpustakaan tidak/kurang diupdate

Aplikasi kurang user friendly

Sarana kurang memadai

Anggaran kurang memadai

Kualitas jaringan internet beragam

• Fitur-fitur yang kurang up-to-date lagi, terlebih masih kurang bisa dikondisikan seperti open source yang sekarang.

• Tampilan yang kurang menarik jika dibandingkan dengan tampilan sekarang dan terkesan kaku

• Sangat tergantung dengan windows

• Tekstual database masih sederhana

• Fasilitas Fasilitas anggota dan anggota dan non anggota non anggota sama saja sama saja

• Persyaratan Persyaratan menjadi menjadi anggota anggota terlalu ketat terlalu ketat

• Dapat mengelola kerumahtanggaan perpustakaan yang akan diperlukan secara mudah dan cepat, tepat, teliti serta lebih efisien

• Mengurangi kelemahan dari system sebelumnya

• Untuk mengakses Senayan diperlukan web browser.

• Otoritas  akses fileSenayan menyediakan fasilitas upload (unggah) file.

3.3 Model Pengembangan system yang digunakan diprpustakaan 3.3.1 Perangkat Lunak Berbasis Open Source Untuk Perpustakaan dengan aplikasi Senayan

 Senayan Library Management System (SLiMS) merupakan salah satu FOSS berbasis web yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak berbasis web Senayan mampu berjalan sempurna di dalam sistem jaringan komputer atau internet. Perangkat lunak berbasis web saat ini sedang naik daun serta sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Perangkat lunak berbasis web sesuai dengan kebutuhan perpustakaan karena aplikasi jenis ini memungkinkan perpustakaan mendekatkan berbagai produk layanannya dengan pengguna perpustakaan. Dengan jenis aplikasi ini pengguna dapat mengakses layanan perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan karena pengguna dapat mengakses layanan yang disediakan perpustakaan melalui web atau portal perpustakaan. Senayan dikembangkan dengan menggunakan berbagai perangkat lunak open source.

Web server, bahasa pemrograman dan database yang digunakan untuk mengembangkan Sanayan semuanya merupakan perangkat lunak open source. Senayan di produksi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional. Lebih spesifik lagi kelahiran perangkat lunak otomasi perpustakaan ini dibidani oleh Hendro Wicaksono, Arie Nugraha dan Wardiyono. Guna mendukung pengembangan Senayan kedepan, saat ini perangkat lunak otomasi perpustakaan ini memiliki komunitas pengembang yang tergabung dalam Senayan Developer Community (SDC). Menu-menu yang ada di Senayan antara lain menu bibliografi, sirkulasi, keanggotaan, OPAC (online public access catalog), stocktake (penyiangan), master file, system, laporan dan kedepan akan tersedia menu pengolah koleksi terbitan berkala dan multimedia. Sebagai perangkat lunak yang termasuk dalam kategori FOSS, Senayan berkembang sangat cepat. Sejak dirilis akhir tahun 2007 sampai dengan sekarang, perangkat lunak ini telah mencapai versi Senayan3-Stable9. Senayan3-Stable9 ini merupakan penyempurnaan dari Senayan-Senayan versi sebelumnya yang dirasa masih memiliki berbagai kekurangan.

SLiMS adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, SENAYAN sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet. Keunggulan SENAYAN lainnya adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan secara natif hampir di semua Sistem Operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP dan RDBMS MySQL. SENAYAN sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti Unix*BSD dan Windows. Senayan merupakan aplikasi berbasis web dengan pertimbangan cross-platform. Untuk itu Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer programs).

3.3.2 Metodelogi pengembangan yang digunakan

Aplikasi perpustakaan digital ini dibangun dengan beberapa tahapan sesuai dengan SDLC (Software Development Life Cycle) yaitu: Requirements, Analysis, Design,

Construction, Testing, Deployment. Metode ini digunakan untuk memastikan proses pembangunan aplikasi perpustakaan digital ini sesuai dengan requirement dan memudahkan pengembangan agar tidak terjadi proses pengulangan yang tidak pasti pada tahapan tertentu. Beberapa tahapan yang ada pada SDLC. Tahapan – tahapan di SDLC digambarkan dengan model Waterfall berikut :

Waterfall Model menggambarkan proses software development dalam aliran sequential linear. Sehingga, apabila suatu proses dalam perkembangan proyek belum terselesaikan, maka proses lain dalam proyek tidak dapat dimulai. Jika proyek telah memasuki tahap selanjutnya, maka tahapan tidak bisa kembali ke tahap sebelumnya.

BAB IV

RENCANA MODEL PENGEMBANGAN SISTEM PERPUSTAKAAN

4.1 Sistem Perpustakaan BPTP SUMUT saaat ini

Saat ini Perpustakaan BPTP SUMUT menggunakan teknologi komputerisasi (automasi perpustakaan) untuk sistem kerumahtanggaannya, yaitu dengan menggunakan program WinISIS atau CDS/ISIS for Windows yang meliputi program pengolahan data (input data), sistem penelusuran catalog online (OPAC) dan program sirkulasi.

Pengolahan data yang terkomputerisasi tersebut belum sepenuhnya optimal dapat digunakan (terintegrasi) oleh pengguna perpustakaan di BPTP Sumut karena program WinISIS atau CDS/ISIS for Windows belum sepenuhnya menyediakan aplikasi pengelolaan system kerumahtanggaan perpustakaan secara keseluruhan seperti modul pengadaan dan manajemen lainnya, terlebih Fitur-fitur yang disediakan kurang up-to-date lagi, dan masih kurang bisa dikondisikan seperti open source yang sekarang, akan tetapi telah memudahkan dan membantu membuat fitur - fitur untuk memenuhi kebutuhan petugas perpustakaan dalam pengolahan data transaksi yang terjadi seperti pendaftaran anggota baru dengan kelompok pengguna yang berbeda beda untuk mengakses koleksi khusus dibidang pertanian yang terus meningkat dari tahun ketahun, peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, stok koleksi dan pencarian koleksi berdasarkan rak serta dalam pembuatan laporan - laporan tiap periodiknya.

Saat ini prosedur layanan sirkulasi pada perpustakaan BPTP masih secara manual sementara system WINISIS yang digunakan masih pada tahap pengolahan atau Input data untuk memudahkan temu balik informasi mengenai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.

2. Prosedur Manual Peminjaman

Prosedur-prosedurnya adalah sebagai berikut :

1. Anggota membawa kartu anggota.

2. Anggota membawa buku yang akan dipinjam dan menyerahkan kartu anggota ke bagian sirkulasi.

3. Bagian sirkulasi mendata identitas anggota dan buku yang akan dipinjam ke dalam buku harian peminjaman.

4. Setelah pendataan selesai anggota boleh membawa pulang buku yang dipinjam.

5. Bagian sirkulasi

Berikut ini adalah flow of document sirkulasi peminjaman :

FOD (Flow Of Document) Proses Peminjaman Buku

Proses Peminjaman Buku

3. Prosedur Manual Pengembalian

Prosedur pengembalian buku adalah sebagai berikut :

1. Anggota membawa kartu anggota. 2. Anggota membawa buku yang akan dipinjam dan menyerahkan kartu anggota ke

bagian sirkulasi. 3. Bagian sirkulasi mendata identitas anggota dan buku yang akan dipinjam ke

dalam buku harian pengembalian, apabila terjadi keterlambatan pengembalian maka anggota dikenakan denda sebesar Rp. 500,- per hari.

4. Setelah pendataan selesai bagian sirkulasi mengembalikan kartu anggota. 5. Bagian sirkulasi membuat laporan data sirkulasi peminjaman yang nantinya

diserahkan kepada kepala perpustakaan Berikut ini adalah flow of document sirkulasi pengembalian buku :

FOD (Flow Of Document) Proses Pengembalian Buku

4.2 Penerapan Sistem Baru Pada Perpustakaan BPTP

Penerapan Aplikasi dan Persiapan Sampai Sekarang Perpustakaan BPTP sebelumnya menggunakan aplikasi WinISIs . Akan tetapi karena dilihat SliMS memiliki kelebihan yang dibutuhkan perpustakaan BPTP maka pada awal tahun 2015 Perpustakaan BPTP memutuskan untuk migrasi ke SliMS. Banyak yang harus dipersiapkan untuk kegiatan migrasi ini salah satunya adalah pelatihan dasar untuk pegawai dan pustakawan tentang pengenalan SliMS. Adapun beberapa tahapan yang dilalui Perpustakaan BPTP:

Tahap I (satu) meliputi :

4. Persiapan hardware dan software Menyediakan server untuk aplikasi SliMS Menyediakan thin client untuk OPAC Menyediakan perangkat komputer, printer, scanner, barcode reader

untuk pegawai yang bertugas. Mengistalkan software SliMS

5. Pelatihan dasar untuk pegawai dan pustakawan Universitas Riau tentang pengenalan SliMS.

Tahap II meliputi :

1. Migrasi database WINisis ke SliMS

2. Simulasi SliMS di Perpustakaan BPTP

3. Implementas SliMS tahap I ( seluruh bagian masih memakai aplikasi Winisis dan SliMS

4. implementasi SliMS tahap II (bagian sirkulasi pengembalian saja yang memakai aplikasi WinISIS, bagian yang lain sudah memakai SLiMS)

5. Implementasi tahap III seluruh layanan sudah memakai SliMS

Rincian Jenis dan Bentuk Kegiatan

Kegiatan ini berupa implementasi pengadaan system otomasi perpustakaan dengan menggunakan pengembangan dari software otomasi perpustakaan yang berbasis open source dan bisa di download secara gratis di internet. Yang mana penggunaan dari aplikasi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan yang bersangkutan. Berikut rinciannya:

a. Software yang digunakan

Software yang akan diajukan dalam proposal ini adalah software berbasis open source (OSS) adalah software yang menyediakan kode sumbernya (source code) dan dapat dimanfaatkan tanpa perlu mengeluarkan biaya. Biasanya software jenis ini bisa di download secara gratis di internet, selain itu bebas untuk digunakan, bebas untuk mempelajari, bebas untuk dimodifikasi agar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan Pusdiklat Tenaga Teknis Depag RI. Untuk itu kami mengajukan penggunaan sofware berbasis open source Senayan Library, yang mana merupakan perangkat lunak yang dikembangkan oleh Pusat Informasi dan Humas Depdiknas RI dan saat ini juga sudah mulai banyak digunakan oleh institusi Perpustakaan lain di bawah Depdiknas dan banyak digunakan oleh berbagai jenis perpustakaan di Indonesia. Software ini dijalankan untuk membantu rutinitas pengelolaan pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, inventarisasi data, stistik pengunjung, dan kegiatan-kegiatan lainnya yang terkait dengan pekerjaan operasional perpustakaan.

b. Alasan dan kriteria pemilihan software

Alasan dari pemilihan software senayan adalah dari segi ekonomis dapat menghemat anggaran yang akan dikeluarkan karena aplokasi didapatkan secara gratis, sedangkan dari segi operasional software ini mudah untuk dioperasikan dan bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Berikut fitur-fitur yang dimiliki oleh Senayan:

1. Online Public Access Catalog (sarana penelusur)

2. Manajemen Bibliographic Database

3. Sirkulasi Koleksi (peminjaman dan pengembalian)

4. Keanggotaan (statistik pengunjung, kartu anggota)\

5. Stock Taking

6. Reporting

7. Pembuatan Barcode koleksi

8. Konfigurasi Sistem

9. Multi Bahasa untuk User Interface

Kelebihan yang ditawarkan sofware senayan, bisa dirinci sebagai berikut:

1. Fasilitas atau menu yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan umum perpustakaan2. Harga software gratis, sehingga pengeluaran anggaran bisa dihemat untuk biaya

pelatihan pemakaian software pemenuhan sarana dan prasarana penggunaannya.3. Mempunyai tampilan interface yang sederhana, menarik serta sudah terintegrasi

dengan web.4. Dalam penggunaan baik oleh karyawan perpustakaan dalam mengolah data dan

dalam penelusuran koleksi mudah di mengerti.5. Muatan kapasitas penyimpanan data besar6. Bisa dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan perkembangan layanan perpustakaan7. Digunakan oleh banyak perpustakaan sehingga memungkinkan untuk saling

bertukar informasi mengenai penerapan software ini.

c. Hardware yang diperlukan

Untuk menunjang pelaksanaan system otomasi ini, maka berikut perangkat keras yang diperlukan:

1. Komputer Server 1 unit dengan spesifikasi sebagai berikut: prosessor intel core 2 duo, RAM 2 GB, Hardisk degan muatan 500 GB, DVD RW, LCD wide screen.

2. Komputer untuk bagian operasional/ administrasi (3 unit), dengan spesifikasi yang disesuaikan.

3. Komputer untuk user yang digunakan untuk menelusur koleksi dengan layanan OPAC) dengan spesifikasi yang disesuaikan (5 unit)

4. Hardware pendukung lainnya, seperti Printer, alat Scanning, Barcode Reader dan perlengkapan lainnya yang mendukung.

Tahapan Pelaksanaan Perancangan

1. PerencanaanTahap ini merupakan perencanaan yang dibuat untuk dapat mewujudkan penerapan aplikasi ini salah satunya dengan membuat proposal kegiatan.

2. PersiapanSetelah proposal disetujui maka mulai dilakukan persiapan matang yang berkaitan dengan pemenuhan sarana dan prasarana yang mendukung untuk penerapan aplikasi ini.

3. InstalasiTahap ini merupakan tahap pemasangan software dan hardware yang mendukung aplikasi. Instalasi harus dilakukan oleh orang yang berpengalaman dan mengerti akan software dan hardware.

4. TrainingPada tahap ini pegawai perpustakaan dilatih oleh orang yang lebih mengerti akan software dan hardwarenya yang berkaitan dengan system otomasi bersangkutan dan pegawai juga dipersiapkan untuk mampu mengoperasikan system otomasi dengan baik dan benar

5. UjicobaPengujian terhadap penggunaan sotware dilaksanakan pada tahap ini, apakah system yang digunakan sudah berjalan sesuai dengan prosedur yang sudah ada. Dengan melakukan pengecekan pada semua item yang ada dan juga untuk mengeltahui apakah system sudah terinatalasi dengan benar. Uji coba bisa dilakukan dengan memasukkan data-data yang telah dipersiapkan untuk diisi pada system otomasi.

6. SosialisasiSosialisasi adalah tahapan mengenalkan system pada lingkungan perpustakaan, baik kepada pegawai perpus maupun bagian lain.

7. ImplementasiPada tahap ini system otomasi mulai difungsikan untuk membantu berbagai rutinitas pekerjaan perpustakaan. Tahap awal dimulai dengan input data, baik data koleksi maupun data pengunjung.

8. Evaluasi dan Pengembangan.Tahap ini dilakukan setelah proses implementasi berjalan. Evaluasi diperlukan untuk mengetahui apakah system yang digunakan sudah sesuai apa belum dengan kebutuhan perpustakaan, dan apabila belum maka harus dicari jalan keluar untuk mengatasi masalah tersebut. Pengembangan disini maksudnya adalah upaya untuk melakukan penambahan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, pengembanagn dilakukan terhadap system otomasi yang sudah berjalan

9. Pelaporan (Report)Pada tahap ini dilakukan pelaporan terhadap kegiatan-kegiatan yang sudah terlaksana dalam proses pengadaan system otomasi dari awal sampai akhir. Sehingga bisa dipertanggungjawabkan hasilnya.

Flowchart Usulan system baru untuk Perpustakaan BPTP sumut

Waktu dan Jadwal Penelitian

Kegiatan ini berlangsung selama 9 minggu, dimulai dari minggu pertama bulan Mei sampai minggu kedua bulam Juni 2015 di Perpustakaan BPtp sumut. Berikut Jadwal kegiatannya:

Impementasi

Desain system baru

Decompotition Digram

Keseluruhan Desain Sistem Informasi Perpustakaan BPTP SUMUT dengan Menggunakan SLIMs

Implementasi Slims pada Perpustakaan BPTP meliputi bidang pengadaan, pengolahan, keanggotaan, sirkulasi dan pelaporan serta penelusuran. Demi memaksimalkan manfaat yang diperoleh, dilakukan modifikasi SLiMS pada bagian kartu anggota, penggabungan label dengan barcode dan tampilan OPAC SLiMS.1. Bidang Pengadaan

Bagian pengadaan menggunakan SLiMS untuk melakukan perencanaan. Sebelum membeli koleksi baru, mereka membuat daftar buku yang akan dibeli dengan melihat daftar judul di pangkalan data perpustakaan. Dengan demikian koleksi yang dibeli merupakan koleksi yang memang belum dimiliki perpustakaan dan tidak terjadi duplikasi judul.

2. Bidang Pengolahan

Setelah koleksi yang baru diperikasa langkah selanjutnya adalah mengolah koleksi tersebut. Koleksi yang diolah selanjutnya dimasukan ke pangkalan data perpustakaan melalui menu bibliografi SLiMS. Selain input data secara menual, SLiMS sebenarnya mampu melakukan copy cataloging secara peer to peer (P2P) ke database perpustakaan lain berbasis SLiMS atau dengan perangkat lunak lain yang mendukung protokol Z39.50, sayangnya disini belum digunakan. Setelah data bibliografi koleksi baru masuk ke database, selanjutnya koleksi baru tersebut dibuatkan kelengkapan bukunya yaitu label dan barcode menggunakan menu pencetakan label. Barcode sendiri posisinya menjadi satu dengan label berkat modifikasi yang dilakukan pada menu pencetakan label (label printing).

3. Bidang Keanggotaan

Anggota perpustakaan disimpan dalam pangkalan data anggota SLiMS melalui menu keanggotaan. Pendaftar anggota baru yang telah memenuhi persyaratan didata dan dibuatkan kartu anggota secara langsung. Pencetakan kartu anggota ini juga dilakukan menggunakan SLiMS menu kartu anggota yang telah dimodifikasi. Kartu anggota dibuat dua sisi memanfaatkan plugin yang disediakan oleh komunitas SLiMS. Dalam kartu anggota juga disertakan foto anggota yang diambil langsung dengan SLiMS saat menambahkan daftar anggota baru.

4. Bidang Sirkulasi

Sirkulasi menjadi lebih mudah dan cepat dengan adanya SLiMS. Saat peminjaman dan pengembalian tidak perlu mencatat secara manual, petugas tinggal membaca barcode kode anggota dan kode buku dengan barcode reader. Cara yang sama juga digunakan untuk melakukan perpanjangan peminjaman dan pemesanan koleksi perpustakaan. Membaca barcode menjadi lebih praktis karena posisi barcode yang dulunya terpisah dan berada di halaman judul sekarang dibuat menyatu dengan label sehingga tidak perlu membuka sampul untuk memindai barcode dengan barcode reader.

5. Bidang Pelaporan

Membuat laporan data statistik perpustakaan menjadi sangat mudah dengan menu pelaporan SLiMS. Menu pelaporan digunakan untuk membuat laporan koleksi, laporan keanggotaan, laporan peminjaman, bahkan aktifitas staf juga dapat dibuat dengan menu ini. Pelaporan ini dapat dibuat sesuai keinginan dengan penerapan filter yang ada. Misal menampilkan semua anggota pengguna dan sebagainya.

6. Bidang Penelusuran

Untuk mempermudah penelusuran koleksi, perpustakaan menyediakan dua komputer OPAC. Pemustaka dapat melakukan pencarian dengan memasukan kata kunci yang dikehendakinya. Pada OPAC ini juga disertakan bantuan penelusuran dan informasi perpustakaan sehingga memudahkan pemustaka. Selain komputer OPAC jaringan lokal di perpustakaan ada juga OPAC yang dapat diakses dari luar perpustakaan dengan alamat http://perpusda. pemkot-salatiga.go.id/, hanya saja pangkalan data terpisah sehingga data yang ditampilkan tidak realtime, melainkan diperbarui secara berkala.

1. Tampilan Halaman depan dan Katalog Online (OPAC)

2. Tampilan bagian pengolahan

Home

Tampilan Upload File

Tampilan bibliography

Tampilan klassifikasi

Contoh Implementasi Pengunaan system Slims pada Laporan Peminjaman Perustakaan BPTP SUMUT

BAB VPENUTUP

5.1 SimpulanBerdasarkan pada proses pembuatan sistem informasi perpustakaan yang

dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan kepustusan. Karena dalam sistem terkomputerisasi penggunaan berbasis Free Open Source Software (FOSS) yaitu SliMS mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain:

1. Aplikasi open source berlisensi .SLiMS berlisensi GNU General Public License (GPL) version 3. SLiMS bisa diunduh secara gratis melalui website resminya http://slims.web.id (SLiMS Developer Community, 2013)

2. Memenuhi standar pengelolaan koleksi perpustakaan. SLiMS dirancang untuk mengelola koleksi perpustakaan sesuai dengan International Standard Bibliographic Description (ISBD) berdasarkan Anglo American Cataloguing Rules (AACR2) level 2. Standar ini umum digunakan di seluruh dunia. Metadata yang digunakan SLiMS adalah Metadata Object Description Schema (MODS).

3. Komitmen dari developer dan komunitas. Developer dan komunitas berkomitmen untuk terus mengembangkan SLiMS. Ini terbukti dengan seringnya SLiMS mengalami upgrade sistem dan database untuk perbaikan, penyempurnaan dan penambahan fitur-fitur baru.

4. Banyak perpustakaan yang menggunakan SLiMSInformasi dapat disajikan secara tepat waktu, akurat dan relevan dan dapat menghemat waktu untuk melakukan pencarian, pencatatan dan pemasukan data

5. Memiliki manual atau dokumentasi yang lengkap. Salah satu indikator memilih aplikasi sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah tersedianya manual atau dokumentasinya secara lengkap. Manual berisi informasi bagaimana menggunakan aplikasi SLiMS dengan optimal mulai dari instalasi, menggunakan berbagai modul, trik-trik, hingga mengatasi berbagai masalah (trouble shooting).

6. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang 7. Dapat mengedit data dengan mudah8. Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan

menyelesaikan tugas-tugas dengan baik dan masih banyak kelebihan lainnya

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang diberikan penulis untuk pengembangan aplikasi sistem perpustakaan BPTP SUMUT :

10. Diharapkan dengan adanya aplikasi sistem informasi perpustakaan ini dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan semaksimal mungkin.

11. Aplikasi sistem informasi perpustakaan ini diharapkan terus dikembangkan sesuai kebutuhan yang ada.

12. Diperlukan peran aktif petugas dan anggota perpustakaan dalam pengelolaan dan pemanfataan aplikasi sistem informasi perpustakaan. Agar aplikasi sistem informasi perpustakaan ini diterapkan dan pergunakan secara berkelanjutan sesuai dengan perkembangan teknologi.

DAFTAR PUSTAKA

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 2, No. 1, September 2013, Seri G

Modul Kuliah Analisis dan Perancangan Sistem perpustakaan : Konsep PIECES,Model Model Pengembangan sistem, dan Studi Case Analisis Perancangan sistemPerpustakaan.

Setiadi, Gatot Fajar. 2011. Analisis, Perancangan dan Implementasi Sistem InformasiPembayaran pada Sekretariat Dirjen Perkebunan Departemen Pertanian, diakses pada 20 Juni 2015 20.44 WIB. Url : http://gunadarma.ac.id

http://duniaperpustakaan.com/implementasi-otomasi-perpustakaan-dengan-software-senayan/ diunduh tanggal 20 juni 2015 Pkl. 20.00, Gatot, S.Kom., 2009. Automasi Perpustakaan.

http://library.um.ac.id/images/ stories/pustakawan/kargto/Automasi%20Perpustakaan.pdf/ diunduh tanggal 19 juni Pkl. 20.00

journal.unair.ac.id/filerPDF/ln8ec6826a4dfull.pdf, diakses tanggal 23 juni 2015http://ejurnal.bunghatta.ac.id/, diakses tanggal 23 juni 2015