Management Support System:

Scope of Coverage

Mara Nugraha ,SKom.,MMSI.

Sistem Penunjang Keputusan

Pengambilan Keputusan Managerial

Manajemen adalah proses dalam mengaturpemakaian sumber daya yang ada (man, money, material, time, space, dsb) untuk mendapatkan keluaran yang sesuai dengan tujuan organisasi

Ratio dari masukan dan keluaran menunjukkan produktivitas atau tingkat kesuksesan dari pelaku manajemen (manajer)

Tingkat produktivitas manajer tergantung dari kemampuan manajer mengeksekusi fungsimanajemen, yaitu planning, organizing, directing dan controlling

Pengambilan Keputusan (Dulu)

Kemahiran yg didapat dari pengalaman yang bertambah

Banyak aliran/gaya yang bisa digunakan untuk memecahkan masalah

Perlu kreativitas, intuisi, pengalaman, kebijaksanaan trial & error

Tidak memakai metode kuantitatif yang sistematis berdasarkan pendekatan ilmiah

Pengambilan keputusan (sekarang)

Lingkungan manajemen:

Berubah dengan cepat menjadi makin kompleks dan besar

Faktor-faktor yang mempengaruhi suatu keputusan makin banyak

Sulit bergantung pada cara lama (trial & error, dsb)

Manajer perlu bantuan teknologi komputer

Sistem Infomasi Manajemen

Sistem informasi yang digunakan untuk

pengolahan atau manajemen.

Sistem informasi berdasarkan

dukungan kepada pemakai : · Sistem pemrosesan transaksi

· Sistem informasi manajemen

· Sistem otomosi perkantoran

· Sistem pendukung keputusan

· Sistem informasi eksekutif

· Sistem pendukung kelompok

· Sistem pendukng cerdas

Evolusi dari alat Pengambilan

keputusan terkomputas

1. .Pemrosesan Transaksi (TPS)

2. Sistem Informasi Manajemen (MIS)

3. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

4. Sistem Informasi ekskekutif (EIS)

5. Expert System (ES)

6. Sistem Otomasi Kantor (OAS)

7. Artifical Neural Network (ANN)

perbedaan antara DSS dengan

TPS, MIS, OAS, ES dan EISPerbedaan Fungsi Pemakai

DSS Membantu pengambil keputusan

dengan menyediakan informasi,

model, atau perangkat untuk

menganalisa informasi

Analis, manajer, dan profesiona

TPS Menghimpun dan menyimpan

informasi transaksi

Orang yang memproses transaksi

MIS Mengonversi data yang berasal dari

TPS menjadi informasi yang berguna

untuk mengelola organisasi dan

memantau kinerja

Semua level manajemen

OAS Mengonversi data yang berasal dari

TPS menjadi informasi yang berguna

untuk mengelola organisasi dan

memantau kinerja

Staf maupun manajer

ES Menyediakan pengetahuan pakar

pada bidang tertentu untuk

membantu pemecahan masalah

Orang yang hendak memecahkan

masalah yang memerlukan kepakaran

Dilihat dari tingakatan organisasi,

manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:

1. Manajemen Puncak (Top Management)

Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang

ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen

keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil

direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para

manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya

keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep

untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.

(kaitannya dengan manajemen strategis perusahaan).

2. Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menengah harus memeiliki keahlian untuk

berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain.

Manajer bertanggung jawab melaksanakan reana dan

memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer

wilayah, kepala divisi, direktur produk.(menterjemahkan

tujuan dari top manajemen).

3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management)

Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-

rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang

lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu

keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup

prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang

khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.

(menjalankan operasional).

Berikut adalah skema manajemen

berdasarkan tingkatanya:

Dilihart dari kegiatan yang dilakukan :

◦ Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu kegiatan unitorganisasi (produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dll

◦ Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.

Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajermempunyai ungsi utama atau keahlian yang berbeda yaitu:

1. Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahliantentang bagaimana cara mengaerjakan danmenghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan denganmotivasi, supervisi, dan kemunikasi .

2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitukeahlian yang terkait dengan hal penetapan tujuanperencanaan, pengorganisasian, penyusunanpersonalia, dan pengawasan.

Teori tentang manajemen yaitu semakin keatas keputusan tidak terstruktur. Yang terkait dengan kebutuhan sistem informasi adalah SIM atau sistem pemrosesan transaksi. Kaitannya dengan seluruh fungsi di perusahaan adalah akuntansi dan bagian produksi.

SIM

- untuk menyajikan informasi u ntuk mendukung operasi dan pengambilan keputusan.

- Untuk memantau kerja, memelihara koordinasi dan menyediakan informasi.

Istilah lain SIM :

Sistem Peringatan Manajemen

sistem memberikan peringatan kepada

pemakai. Misalkan dalam siasat mahasiswa

belum lunas dalam pembayaran.

§ Sistem Laporan Manajamen

◦ Karakteristik SIM :

§ Beroperasi pada tugas-tugas terstruktur.

§ Meningkatkan efisiensi biaya.

§ Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang

berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak

secara langsung.

Macam Laporan SIM :

§ Laporan periodis

§ Laporan ikhtisar

§ Laporan perkecualian

§ Laporan perbandingan

Laporan SIM : menyediakan laporan yang tergolong sebagai (demand atau adhor) report, yaitu jenis laporan yang bisa diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tataletak informasi yang diperlukan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi

pengambilan keputusan

Pengambilan Keputusan Manajer

Aplikasi komputer bergeser dari kegiatan proses transaksi dan monitoring kepada aplikasi analisis solusi permasalahan (problem analysis solution)

Sistem informasi melayani manajer dalam kegiatan yang sangat penting pengambilan keputusan (89-keatas, 80 % eksekutif menganggap komputer memegang peran penting)

Pengembangan ditingkatkan kepada efektivitas pengambilan keputusan manajer, terutama

Tipe Keputusan

Structured◦ Problem yg rutin, berulang dan memiliki pemecahan yang

standar berdasarkan analisa kuantitatif

Unstructured◦ Problem yang masih kabur dan cukup kompleks yang tidak

ada solusi langsung bisa dipakai

Semi structured◦ Sebagian structured dan sebagian unstructured

Unstuctured & Semi Structured perlu SPK untuk meningkatkan kualitas informasi, memberi beberapa alternatif solusi.

Hubungan keputusan & Tipe Kontrol

Manajemen

Phase Pengambilan Keputusan

(Simon) Intelligence

◦ Pencarian kondisi yang membutuhkan keputusan (cari informasi, identifikasi objectives)

Design

◦ Mencari, membangun dan menganalisis kemungkinan solusi (manipulasi informasi, cari alternatif, beri bobot resiko/benefit pada alternatif)

Choice

◦ Memilih satu solusi untuk diimplementasikan (pilih yg paling baik , statistik alternatif, jelaskan, terangkan)

Management Science

Memecahkan masalah structured dan semi structured

Memakai analisa kuantitatif

Terdiri dari beberapa langkah

◦ Mendefinisikan masalah

◦ Mengklasifikasikan masalah dalam kategori standard

◦ Membentuk model matematika dari problem

◦ Menentukan solusi dari model

◦ Memilih dan merekomendasikan model

Management Support System (MSS)

Menjadi payung dari keluarga teknologi berbantuan komputer yg digunakan untuk membantu manajemen organisasi

Macamnya:◦ Transaction Support System (TPS) -- 50an

◦ Management Information System (MIS) 60an

◦ Office Automation System (OAS) 70an

◦ Decision Support Systems (DSS) & GDSS 80an

◦ Expert Systems (ES) 90an

◦ Executive Information Systems (EIS) 90an

◦ Artificial Neural Networks (ANN) -- 91

Evolusi CBIS

MSS TPS : (Transaction Processing Systems), melakukan pengolahan data

MIS : (Management Information System), menyediakan informasi yang diperlukan untuk kepentingan bisnis organisasi

DSS : (Decision Support System), interactive-computer based system untuk membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk memecahkan masalah semi-struktur & tidak terstruktur

GDSS : (Group Decision Support System), untuk membantu pengambilan keputusan dalam kelompok

ES : (Expert System), menggantikan manusia dalam memberi saran

EIS : (Enterprise (Executive) Information Systems), memberi informasi yg mudah dianalisa dan dilihat pada segala waktu untuk pimpinan

ANN : (Artificial Neural Networks), memberi informasi tidak sematamata berdasarkan data, model, pengetahuan tapi juga dari proses belajar dari pengalaman

Hubungan MIS dan DSS

DSS vs MIS

DSS

◦ Masalah khusus

◦ Representasi dunia nyata

◦ Menyuplai keputusan

◦ dalam waktu singkat

◦ Meningkatkan pembuat

◦ keputusan belajar

◦ tentang permasalahan

◦ Dapat dikembangkan oleh

◦ profesional non-EDP

DSS vs MIS

MIS

◦ Rangkuman yang tersetruktur

◦ Model yg dibangun dpt ketinggalan zaman

◦ Model tak tersedia long development time

◦ Aplikasi dikembangkan menggunakan

spesifikasi yg dirumuskan di depan

◦ By EDP profesional

Mengapa Kita mengambil keputusan?

Mengenai apa, dimana, kapan ?

Masalah dalam pengambilan keputusan

◦ Informasi tidak cukup, terlampau banyak, tidak

akurat, waktu terlalu sedikit, tidak mampu

mendefinisikan masalah, tidak mampu

menganalisis masalah

Mengapa membangun DSS ?

Mendapatkan Keuntungan DSS

◦ Meningkatkan kualitas keputusan

◦ Meningkatkan produktivitas

◦ Mengurangi waktu dan biaya

◦ Meningkatkan kepuasan konsumen dan karyawan

Ketidakstabilan ekonomi

Kesulitan dalam melacak berbagai tujuan bisnis

Kompetisi yang meningkat

E-commerce

Sistem yang ada tidak mensupport Decision making

Butuh informasi lebih akurat

Departemen IS terlalu sibuk

dsb

Terimakasih