Oleh:

DRS. ABD. HARIS, MPd.I

Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umroh

Kanwil Kementerian Agama

Provinsi Jawa Timur

Disampaikan pada Acara:Pelatihan Integrasi Petugas Kloter

1437 H/2016 M

Nama : Drs. H. ABD. HARIS, M.Pd.I.,M.HI.

NIP : 196905121995031001

TTL : Gresik, 12 Mei 1969

Pangkat/Gol : IV a / Pembina

Jabatan Dinas : Kepala Seksi Pembinaan Haji dan Umrah

Instansi : Bidang Penyelenggara Haji dan Umrah

Kanwil Kemenag Prov. Jatim

Alamat Kantor/Telp.Fax : Jl. Juanda II Surabaya / 031-8686017

Alamat Rumah : Perum Pelindo III Jl. Teluk Pangpang 1-A Perak Sby

Pendidikan Terakhir : S2 ( Pendidikan Agama Islam dan Hukum Islam )

Riwayat Jabatan : 1. Kepala KUA Kemenag Kab. Situbondo

2. Kasi Kerja sama Kelembagaan dan Pengembangan Pondok

Pesantren

3. Kasi di Pendidikan Agama pada Masyarakat dan Kemasjidan

4. Kasi Pembinaan Haji dan Umrah.

Materi yg disampaikan : Pencatatan dan Pelaporan Pelaksanaan Tugas

CURRICULUM VITAE

Pencatatan dan Pelaporan salah satu tugasdan fungsi Petugas Haji

Laporan pelaksanaan tugas digunakansebagai indikator setiap permasalahanyang terjadi dan bahan evaluasipelaksanaan pada tahun mendatang

LATAR BELAKANG

TUJUAN PEMBELAJARAN

Tujuan Umum

Mampu membuat laporan secara cepat,

tepat dan benar

Tujuan Khusus

Memahami pencatatan dan laporan harian

Melakukan pencatatan dan menyusunlaporan harian

MANFAAT LAPORAN

Alat pembantu dan pengawasanserta pengendalian kegiatan

Dasar dalam mengambiltindakan dan mengatasipermasalahan

Bahan laporan kepada pimpinan

Bahan informasi kepada pihak-pihak terkait

Bahan evaluasi

Pencatatan dilakukan oleh Petugas Haji danmelaporkan kepada Ka Sektor

Pencatatan dilakukan oleh Ka Sektor danmelaporkan kepada Ka Daker

Pencatatan kegiatan Yanum, BimbinganIbadah dan Pelayanan Kesehatan diolaholeh Daker dan dilaporkan kepada KetuaPPIH Arab Saudi

Hasil Pengolahan pelaksanaan kegiatandihimpun oleh Pelaksana PPIH Arab Saudidan dilaporkan kepada Menteri Agama RI

Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya

Nama Petugas Kloter, Karu dan Karom

Waktu Keberangkatan dan Kedatangan Kloter

Kondisi pemondokan, jarak dari masjidilHaram/masjid Nabawi dan nama pemilikpondokan

Kondisi jamaah selama operasional termasukArmina

Permasalahan yang dihadapi

PELAPORAN DAN ISI LAPORAN

A. TPHI KLOTER

Keadaan jamaahPelaksanaan bimbinganPelayanan Maktab/GroupKontrol Petugas Sektor/DakerMusibah /GangguanPembayaran DamJamaah yang dirujuk ke RSAS/BPHI, Ghaib,dan Wafat

Peristiwa lain

Setiap hari maks. Pkl. 15.00 WAS

Waktu berangkat dan kedatangan

Angkutan jamaah

Kondisi kemah

Fasilitas kemah

Bimbingan Peribadatan

Koordinasi dengan Maktab

Pelayanan Konsumsi

Keadaan Jamaah

Peristiwa lain

LAPORAN PELAYANAN MAKTAB DI ARMINA

PENCATATAN TPIHI KLOTER Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloternya

Jumlah KBIH dan jumlah peserta/jamaahnya

Permasalahan yang dihadapi

LAPORAN HARIAN TPIHI KLOTER

Kloter dan Embarkasinya

Tanggal Laporan Harian

Materi dan Peserta Bimbingan

Volume Pelaksanaan Bimbingan

Metode Bimbingan

PENCATATAN TKHI KLOTER

Jamaah Risti

Sanitasi pondokan dan katering

Jamaah sakit

Pengajuan kebutuhan obat dan alkes

Rujukan penderita

Kunjungan kloter

Penyakit yang menimpa jamaah kloter

Membuat surat kematian / COD

LAPORAN HARIAN TKHI KLOTER

Jumlah jenis penyakit yang dideritajamaah

Rujukan penderita ke RSAS atau BPHI

Jamaah yang wafat dan sebab kematian

Perbekalan obat dan alkes

Wabah penyakit

Hal-hal lainnya

SEKTOR JEDDAH/MADINAH

Menyambut dan mengarahkan jamaahmenuju tempat istirahat

Memantau Petugas yang membawabarang jamaah

Seksi Penerimaan

Menyiapkan tempat istirahat jamaah

Mengantar dan membimbing jamaahbeserta barang bawaanya ke tempatistirahat

Seksi Penempatan

SEKTOR JEDDAH/MADINAH

Menyampaikan berbagai informasikepada jamaah

Melayani / menjawab pertanyaanjamaah

Seksi Penerangan

Mengurus barang bawaan jamaah yangtercecer

Menginventarisir / mengirim barangtercecer sesuai poisisi dan alamat jamaahbersangkutan

Seksi Barang Tercecer

SEKTOR JEDDAH/MADINAH

Menjadi penghubung / penterjemah antarajamaah dengan instansi di Arab Saudi

Mengurus jamaah haji wafat, kehilangan paspor,kehilangan tiket dan lainnya

Seksi Penghubung / Penterjemah

Mendata kesesuaian jumlah jamaah dengandistribusi katering

Mengawasi pendistribusian makan jamaah

Seksi Katering

Menerima dan mengumpulkan paspor jamaah

Mengkoordinasi jumlah paspor jamaah denganseksi pemberangkatan

Seksi Dokumen

SEKTOR JEDDAH/MADINAH

Mengatur pemberangkatan jamaah ke Madinah /Makkah dan melakukan koordinasi dengan pihakNaqabah di Arab Saudi

Mendata dan melaporkan jumlah jamaah setiapklotar yang diberangkatkan baik ke Madinahmaupun ke Makkah

Seksi Pemberangkatan

Membimbing jamaah haji wanita

Menunjukkan tempat wudhu dan mandi jamaah

Membantu menyelesaikan masalah yangberkaitan dengan jamaah wanita

Seksi Khusus

SEKTOR MAKKAH / MADINAH

Monitoring waktu kedatangan dan keberangkatankloter

Jumlah kloter dan pondokan yang ditempati

Jumlah jamaah di sektor

Jumlah jamaah wafat

Berobat di kloter

Dirawat/dirujuk di RSAS / BPHI

Kembali dari perawatan

Sesat jalan

Kehilangan barang / uang

Melahirkan

Pelayanan maktab/majmu’ah

Pelaksanaan dam

Peribadatan / ziarah

Masalah lainnya

Laporan Harian :

DAERAH KERJA / DAKER

Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah

Kedatangan jamaah haji

Keberangkatan jamaah haji

Kegiatan yanum dan bimbingan ibadah

Permasalahan / Kasus jamaah seperti :

1. kehilangan paspor

2. kehilangan barang / uang

3. penempatan jamaah di pemondokan

4. jamaah yang tidak berangkat bersamakloternya karena sakit, sesat dan lainnya

Laporan Harian :

DAERAH KERJA / DAKER

Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah

Rekapitulasi petugas haji yang menyertaijamaah

Rekapitulasi Petugas PPIH

Penempatan Kloter perumahan maktab /majmu’ah

Kasus yang dialami jamaah

Hal-hal lainnya

Laporan Pelaksanaan Tugas ( dilampiri data

pendukung):

dan Laporan Khusus

DAERAH KERJA / DAKER

Pelayanan Kesehatan

Kunjungan BPHI

Rujukan ke RSAS / BPHI

Kematian / kelahiran

Evakuasi penderita antar daerah kerja

Kejadian Luar Biasa (KLB)

Kondisi Menu Katering

Keadaan Cuaca

Posisi Petugas TKHI

Laporan lainnya

Laporan Harian :

Laporan Khusus dan Laporan Pelaksanaan Tugas dilampiri

dengan data pendukung

Sekian dan Terimah kasih

اَلُم َعَلْيُكْم َورَْحَمُة اهلِل َوبَ رََكاتُهُ واَلسَّ