Bentuk Dokumen:

1. Kebijakan SPMI-PT2. Manual SPMI-PT3. Standar SPMI-PT4. Formulir SPMI-PT

1. Kebijakan SPMI-PT (Kebijakan Mutu) Dokumen tertulis berisi garis besar

penjelasan tentang suatu PT memahami, merancang dan melaksanakan SPMI dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi kepada masyarakat sehingga terwujud budaya mutu pada PT tersebut

Berisi penjelasan mengenai latar belakang, tujuan, strategi, prinsip dan arah PT untuk menjamin dan meningkatkan mutu dalam setiap kegiatan

Manfaat:

Menjelaskan kepada pemangku kepentingan PT tentang SPMI-PT secara ringkas padat namun utuh dan menyeluruh

Menjadi dasar atau payung bagi seluruh standar, manual dan formulir SPMI-PT

Membuktikan bahwa SPMI-PT terdokumentasi

Contoh kebijakan PT:

Kebijakan akademik Kebijakan penelitian dan pengabdian

masyarakat Kebijakan kepegawaian Kebijakan keuangan Kebijakan kemahasiswaan dll

2. Manual SPMI-PT (Manual Mutu) Dokumen tertulis berisi petunjuk praktis

mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana SPMI-PT dilaksanakan, dievaluasi dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan, oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakan pada semua aras dalam PT

Sebagai prosedur atau metode untuk menjalankan semua yang tertulis dalam kebijakan mutu dan standar mutu agar tujuan akhir dari SPMI tercapai.

Manfaat:

Sebagai pedoman bagi para pejabat struktural, dosen dan karyawan non dosen dalam mewujudkan budaya mutu

Sebagai petunjuk bagaimana standar mutu dapat dicapai dan ditingkatkan secara berkelanjutan

Sebagai bukti tertulis bahwa SPMI pada PT yang bersangkutan memang benar dapat dilaksanakan

Istilah lain:

Prosedur kerja: uraian tentang langkah atau metode yang harus dilalui atau dilakukan seseorang untuk mencapai atau menghasilkan sesuatu

Instruksi kerja: prosedur kerja lebih detail dan teknis

SOP: prosedur kerja yang bersifat rutin dan berulang-ulang

Jenis prosedur yang dapat dibuat untuk konteks SPMI-PT:

1. Prosedur untuk kegiatan yang bersifat teknis (technical SOP):

a. Prosedur tentang pembersihan dan perawatan toilet

b. Prosedur tentang penggunaan laboratorium kimia

c. Prosedur tentang pengecekan dan pengujian peralatan laboratorium

d. Prosedur tentang pengolahan dan evaluasi data

Jenis prosedur yang dapat dibuat untuk konteks SPMI-PT:

2. Prosedur untuk kegiatan yang bersifat administratif (administrative SOP):

a. Prosedur tentang monitoring perkuliahanb. Prosedur tentang promosi PT dalam

menjaring calon mahasiswac. Prosedur tentang seleksi calon mahasiswad. Prosedur tentang audit prodie. Prosedur tentang evaluasi diri prodif. Prosedur tentang pengadaan dan

pembelian barang

Pentahapan SPMI-PT

1. Tahap penetapan standar: tahap standar dirancang, dirumuskan dan disahkan

2. Tahap pelaksanaan standar: tahap dilaksanakan isi seluruh standar untuk dicapai

3. Tahap pengendalian standar: tahap memantau dalam pelaksanaan standar , mengoreksi bila terjadi penyimpangan terhadap isi standar

4. Tahap pengembangan standar: tahap ketika isi satu, beberapa atau seluruh standar harus dievaluasi dan ditingkatkan mutunya secara berkala dan berkelanjutan

Standar SPMI-PT

Dokumen tertulis berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi suatu PT untuk mewujudkan visi dan misinya, agar dapat dinilai bermutu sesuai dengan ketentuan perundang-undangan sehingga memuaskan para pemangku kepentingan internal dan eksternal PT

Manfaat:

1. Alat untuk mewujudkan visi, misi dan ttujuan PT

2. Indikator untuk mewujudkan tingkat mutu PT

3. Tolok ukur yang harus dicapai oleh semua pihak di dalam PT, sehingga menjadi pendorong untuk bekerja atau melebihi

4. Bukti otentik kepatuhan PT terhadap peraturan perundang-undangan dan publik bahwa PT yang bersangkutan benar memiliki dan memberi pelayanan pendidikan dengan menggunakan standar

Isi Standar:

Standar yang baik mengandung unsur ABCD: Audience : subyek yg harus melakukan sesuatu Behaviour: apa yang harus dilakukan , diukur/

dicapai/dibuktikan Competence: kompetensi/kemampuan/

spesifikasi/target/kriteria yang harus dicapai Degree: tingkat/periode/frekuensi/waktu

Key Performance Indicator (KPIs): Indicators: apa yang akan diukur/dicapai Meassures: bagaimana cara

mengukur/mencapainya Targets: apa hasil yang kita inginkan Strategy: cara mencapai target

Merancang standar:

1. Menjadikan visi, misi dan tujuan institusi sebagai sumber informasi

2. Menjadikan peraturan perundang-undangan sebagi rambu-rambu dan batasan2 yg tidak boleh diabaikan

3. Menjadikan masukan dan saran dari pemangku kepentingan eksternal PT

4. Melibatkan semua pemangku kepentingan internal PT

5. Menggunakan standar SPMI-PT dari PT lain, BAN PT, asosiasi PT dalam dan luar negeri, dll

4. Formulir/Borang/Proforma SPMI-PT Dokumen tertulis yang berfungsi untuk

mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian tak terpisahkan dari standar mutu dan manual mutu

Setiap standar membutuhkan berbagai macam formulir sebagai alat untuk memenuhi/melengkapi apa yang diatur dalam masing-masing standar

Manfaat:

1. Alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengoreksi, mengevaluasi pelaksanaan SPMI-PT

2. Bukti otentik untuk mencatat/merekam pelaksanaan SPMI-PT secara periodik

Contoh standar dan formulirContoh standar Contoh formulirStandar proses pembelajaran Formulir rencana studi (KRS)

Formulir SAPKHSDaftar hadir mahasiswaBAPDaftar nilai ujian Kuisioner penilaian kinerja dosendll

Standar seleksi calon mahasiswa

Formulir pengumumuman penerimaan calon mahasiswaFormulir PMBDaftar hadir peserta tesDaftar pengecekan tes wawancaradll

Contoh standar dan formulirContoh standar Contoh formulirStandar sarana dan prasarana Daftar pengecekan kebersihan

ruanganDaftar pengecekan peralatan dan perlengkapan laboratoriumDaftar barang inventaris kantorFormulir pemeliharaan dan perawatan sara transportasi kantordll

Standar kepegawaian Formulir penilaian kinerja pegawaiKartu tanda hadir pegawaiFormulir pengajuan permohonan cutiFormulir pengajuan tunjuangna kesehatanFormulir tes kesehatan pegawaidll